ENERGY FORUM 14-15/11/2012. Toolbox. all you need to succeed

Transcriptie

1 ENERGY FORUM 14-15/11/2012 Toolbox all you need to succeed

2

3 ALGEMENE INLICHTINGEN 1 PRODUCTEN EN DIENSTEN BESTELBONNEN ALGEMENE VOORWAARDEN EN REGLEMENTEN 2 3 4

4

5 INHOUDSTAFEL HOOFDSTUK ALGEMENE INFORMATIE... P 9 ALGEMENE INLICHTINGEN 1.2 TECHNISCHE INFO... P PLAN VAN DE VENUE... P 15 HOOFDSTUK STAND... P 19 PRODUCTEN & DIENSTEN 2.2 AANSLUITINGEN (VERPLICHT)... P ELEKTRISCH MATERIAAL... P OPHANGPUNTEN... P MEUBILAIR, AUDIO - VIDEO EN PLANTEN... P PARKING... P ONDERHOUD... P VERZEKERINGEN... P HOSTESSEN / STANDBEWAKING... P BADGES EN PROMOTIEMATERIAAL... P CATERING... P GOEDERENBEHANDELING EN DOUANEFORMALITEITEN... P 41 HOOFDSTUK UW BESTELLING (VERPLICHT)... P 45 BESTELBONNEN 3.2 UW SCHETS (VERPLICHT)... P UW INVENTARIS (VERPLICHT)... P UW PLANNING SERVICES... P AANSLUITINGEN OP HET WATER EN RIOLERING... P INTERNETTOEGANG... P TIJDELIJKE TELEFOONLIJN... P OPHANGINGSWERKEN... P CATERING... P VEILIGHEIDS-, GEZONDHEIDS- EN MILIEUCHARTER.. P GOEDERENBEHANDELING EN DOUANEFORMALITEITEN... P SCHETS ALGEMEEN... P 73 HOOFDSTUK ALGEMENE VOORWAARDEN... P 77 ALGEMENE VOORWAARDEN 4.2 REGLEMENTEN... P 85 & REGLEMENTEN 4.3 CHECK-LIST VOOR DE STANDENBOUWER... P 91

6

7 ALGEMENE INLICHTINGEN algemene inlichtingen

8

9 1.1 ALGEMENE INLICHTINGEN Energy Forum 2012 vindt plaats in hal 1 van BRUSSELS EXPO. OPBOUW De opbouw kan op de hieronder aangeduide dagen en uren: A. Exposanten met een eigen standbouw: Maandag 12/11/ u00 tot 20u00 Dinsdag 13/11/ u00 tot 20u00 Indien vooropbouw gewenst, neem contact op met Christian Deflandre: christian.deflandre@artexis.com B. Exposanten met een opgebouwde stand door Artexis Dinsdag 13/11/ u00 tot 20u00 BEURSPERIODE De beurs is open van woensdag 14 tot donderdag 15 november Bezoekersuren: Woensdag 14/11/ u00 tot 20u00 Donderdag 15/11/ u00 tot 18u00 Exposantenuren: Woensdag 14/11/ u00 tot 20u30 Donderdag 15/11/ u00 tot 18u30 ONTRUIMING Algemene ontruiming volgens onderstaande regeling: OPGELET Indien u een all-instand besteld heeft, dient u al uw eigen materiaal reeds op donderdag te verwijderen. Donderdag 15/11/2012 Vanaf 18u30 tot 22u00 Alleen draagbare materialen Vrijdag 16/11/ u00-14u00 Alleen voor exposanten met eigen standbouw Bij niet tijdig ontruimen bedragen de kosten minimaal 1000,00 / dag / stand, vanaf het eerste uur. TOEGANGSPRIJS PLAN Beurstoegang bezoekers: - Online registratie: 75,00 - Onsite registratie (ter plaatse): 95,00 Een gepersonaliseerd beursplan met uw standaanduiding wordt u toegestuurd. P. 9

10 GEGEVENS ORGANISATIE GEGEVENS BRUSSELS EXPO BESTELBONNEN BESTELLING & LEVERING Artexis NV, Maaltekouter 1 BE 9051 Gent Tel.: +32(0) Fax: +32(0) info@artexis.com BTW BE RPM Gent Rekeningnr: (BNP Paribas Fortis) IBAN: BE Tentoonstellingspark van Brussel vzw, Belgiëplein 1 BE 1020 Brussel Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) connections@bruexpo.be In deze map vindt u in hoofdstuk 3 de verplicht terug te sturen bestelbonnen. Na invullen neemt u best een kopie van deze bonnen voor u ze ons toestuurt. Enkele data op de bestelbonnen dient u verplicht in te vullen. Deze noodzakelijke gegevens vindt u zeer goed aangeduid op de bonnen. Alle prijzen zijn excl. BTW tenzij anders vermeld. De bestelbonnen worden teruggestuurd naar Artexis NV tenzij anders vermeld. Gelieve de bonnen terug te sturen voor de datum vermeld boven aan elke bestelbon. Laattijdig terugsturen van de bonnen resulteert in een aantal praktische problemen en mindere serviceverlening in het algemeen. Het is bij laattijdige bestelling mogelijk dat zaken niet meer conform aan uw bestelling geleverd kunnen worden. Om reglementair te bestellen dienen de bestelbonnen volledig en correct te worden ingevuld. Dit wil zeggen dat de verplichte velden zoals standnummer, klantgegevens, eventuele facturatiegegevens, naam, datum en handtekening duidelijk zichtbaar moeten zijn ingevuld. Levering van de verschillende diensten, waaronder elektriciteitsaansluiting, gebeurt slechts na betaling van alle facturen. Het tijdstip van levering is afhankelijk van het soort dienst en van de volgorde waarin de bestellingsopdrachten bij Artexis NV zijn binnengekomen. Laattijdige bestellingen kunnen geen voorrang krijgen op tijdig bestelde zaken. Bij onnauwkeurige levering van de bestelde goederen en/of klachten i.v.m. de geleverde diensten, wordt u verzocht zo snel mogelijk na levering, en max binnen de 24 uur, contact op te nemen met het beurssecretariaat om alsnog gevolg te kunnen geven aan uw klachtmelding. TARIEVEN! Er wordt gewerkt met een preferentieel tarief, geldig tot en met 7/10/2012. Vanaf 8/10/2012 zal het voorkeur tarief verhoogd worden met 25%. Vanaf de 1e opbouwdag wordt er op het preferentieel tarief een suppplement van 50% aangerekend. Hou hiermee rekening bij het plaatsen van uw bestellingen. Artexis NV behoudt zich het recht om de tarieven, op eender welk tijdstip aan te passen aan de gangbare marktsituatie. FACTURATIE PRIJZEN VERHUUR In handelszaken wordt, omwille van een vlot en efficiënt rechtsverkeer, algemeen aangenomen dat op een handelaar/exposant de verplichting rust om op brieven en facturen te reageren wanneer niet wordt ingestemd met de inhoud ervan. Het niet reageren bij ontvangst van een brief, geldt als vermoeden van aanvaarding. Aangezien in een factuur het bestaan van een verbintenis wordt geponeerd, is die verplichting nog prangender. Er wordt dan ook unaniem aanvaard dat het niet protesteren van een factuur binnen de 8 werkdagen het vermoeden oplevert dat de handelaar het met de factuur en haar bepalingen eens is. Er bestaat voor de handelaar/exposant een morele verplichting om te protesteren indien hem een bevestiging wordt gericht die een verbintenis voor hem inhoudt. Dit geldt nog meer wanneer men meermaals aan de bedoelde factuur werd herinnerd. De prijzen in deze toolbox zijn geldig voor de duur van de beurs (prijs in euro, exclusief BTW). P. 10

11 GEHUURDE GOEDEREN VERZEKERING GEGEVENS SABAM De gehuurde materialen en/of goederen blijven op het terrein van het beursgebouw en worden teruggegeven bij het einde van de beurs. Elk gehuurd goed dat niet of beschadigd wordt teruggegeven zal gefactureerd worden aan de reële kostprijs. Elke exposant is verplicht zich bij deelname aan een beurs georganiseerd door Artexis NV te verzekeren voor: 1 Stand en standinhoud (all risk verzekering) 2 Burgerlijke Aansprakelijkheid -deelname beurzen Om bij eventuele schade of diefstal tussenkomst van de verzekeraar te kunnen bekomen, is het belangrijk dat u aan volgende voorwaarden voldoet: 1 Artexis NV in het bezit stellen van een gedetailleerde en gewaardeerde inventarislijst van het standmateriaal en de tentoongestelde goederen vóór aanvang van opbouw. 2 Bij schade of diefstal onmiddellijk (binnen 24u) het beurssecretariaat op de hoogte brengen van de zaak en er een schadeaangifteformulier invullen, alsook een proces-verbaal laten opstellen door de politie in geval van diefstal. De exposant is verantwoordelijk voor materialen gehuurd bij Artexis NV en dient deze te laten verzekeren. Indien de gehuurde goederen niet worden verzekerd via Artexis NV, zal bij verlies een bedrag aangerekend worden dat overeenstemt met de waarde van de verdwenen voorwerpen. Dit bedrag zal rechtstreeks door de leverancier gefactureerd worden. De achtergrondmuziek in de hallen en op de standen is met SABAM geregeld door de organisatie. Videofilms zonder muziek zijn niet onderhevig aan auteursrechten. Voor videofilms met muziek moet de exposant de rechten zelf regelen met SABAM. Noodzakelijk zijn in dat geval : nummer van toelating van SABAM. opgave nr. SO/ datum van toelating U vraagt deze gegevens best op aan de makers/leveranciers van de video s. Voor muziekgroepen, combo s, zangers en andere live optredens dienen de auteursrechten steeds afzonderlijk geregeld te worden met SABAM. Voor meer informatie kan u altijd contact opnemen met: SABAM, Aarlenstraat 75/77, BE 1040 Brussel, Tél.: , frontoffice@sabam.be. BILLIJKE VERGOEDING WETGEVING HANDELSPRAKTIJKEN De billijke vergoeding is van toepassing wanneer er muziek wordt uitgezonden in voor het publiek toegankelijke plaatsen, ter gelegenheid van een gebeurtenis van voorbijgaande aard. Verdere info : SIMIM, Almaplein 3 bus 5, 1200 Brussel tel.:+32(0) , fax : +32(0) , simim@simim.be. Elke exposant dient zich te houden aan de wetgeving met betrekking tot de handelspraktijken. Voor meer inlichtingen kan u steeds contact opnemen met onderstaande instelling: FOD Economie, KMO, Middenstand & Energie Controle en Bemiddeling - WTC III Koning Albert II - laan 16 BE 1000 Brussel Tel. +32(0) Fax +32(0) P. 11

12 OPGELET! WAARSCHUWING BETREFFENDE: EXPOGUIDE, WORLD BUSINESS GUIDE EN FAIRGUIDE. Artexis NV wenst klaar en duidelijk te vermelden dat er geen enkele samenwerking bestaat rond de Fair Guide, World Business Guide en ExpoGuide. Wij hebben geen enkele toestemming gegeven om op gelijk welke manier onze bedrijfsnaam of enige beursnaam te gebruiken in de verspreiding van hun informatie via mail, fax, brief of welke andere manier ook. WORLD BUSINESS GUIDE De firma World Business Guide vraagt ondernemers om hun gegevens gratis te updaten. Ogenschijnlijk gratis want in de kleine lettertjes van het contract valt te lezen dat het gaat om een jaarlijkse bijdrage van 995, en dat het contract automatisch wordt verlengd. EXPO GUIDE Expo Guide stuurt bedrijven een brief met een formulier om gegevens te corrigeren voor een vermelding in Expo Guide. Na ondertekening van de brief is men voor een periode van 3 jaar gebonden aan een jaarlijkse betaling. FAIR GUIDE (CONSTRUCT DATA) De brief van het Oostenrijkse bedrijf Construct Data suggereert bedoeld te zijn om correcties door te geven op de vermelding in Fair Guide, en een registratie via ombedrijfsgegevens up-to-date te houden. Ook hier is men, na ondertekening van de brief, gebonden aan een jaarlijkse betaling. Lees aandachtig de kleine letters voor u Voor akkoord tekent. Artexis NV neemt of draagt geen enkele verantwoordelijkheid indien u dergelijke bestelbon heeft getekend. We maken u er graag attent op dat de bestelbonnen van Artexis NV steeds herkenbaar zijn aan het logo van de beurs en onze coördinaten. Bij de minste twijfel gelieve contact op te nemen met Artexis NV customer.support@artexis.com Wij vertellen u dan graag wie onze partners zijn betreffende de organisatie van onze diverse beurzen. Wij nodigen u trouwens uit om ons elke briefwisseling van deze partijen over te maken. P. 12

13 1.2 TECHNISCHE INFO TECHNISCH Paleis 1 Oppervlakte: m² Lengte: 154,30m Breedte: 65,00m Hoogte onder balken: 8,00m Hoogte beperkt tot 6,45m onder de warme luchtkokers naast 1B en 1E. Afmetingen brandkast: 1,10m x 0,50m Maximum last: 12 ton per wagen op de kabelgoten BRANDHASPELS WIEL- EN RUPSLADER ELEKTRISCHE INSTALLATIE ELEKTRICITEIT GEBRUIK VAN GAS De brandkranen en brandblusapparaten moeten steeds zonder moeilijkheden en zonder verplaatsing van voorwerpen toegankelijk zijn. Hou hiermee rekening bij het concept en de opbouw van uw stand. Bij het gebruik van een wiel- en rupslader moet de schepbak of graafbak van de wiellader zonder tanden uitgevoerd zijn en moeten de rupsen van rubbers voorzien zijn. De voorschriften inzake veiligheid van de elektrische installatie van standen op beurzen kan u terugvinden in deel 4 Reglementen en bepalingen. Controle van de elektrische installatie: Brussels Expo oefent controle uit op de installaties, vóór de inschakeling van de stroom. Elke installatie die niet voldoet aan de officiële veiligheidsvoorschriften kan geweigerd worden zonder verhaal tegenover Artexis NV. Wij verwijzen naar de voorschriften inzake veiligheid van de elektrische installaties van de standen op beurzen. Deze veiligheidsvoorschriften werden ons overgemaakt door een erkend keuringsorganisme en zijn gebaseerd op de Belgische normen. U vindt deze richtlijnen in deel 4 Reglementen en bepalingen. Tengevolge van veiligheidsinstructies betreffende het gebruik van vloeibaar gemaakte petroleumgassen (propaan/ butaan) in publiek toegankelijke ruimtes, hebben wij de verplichting u mee te delen dat deze gassen niet mogen gebruikt worden in de gebouwen van Brussels Expo. P. 13

14

15 1.3 PLAN VAN DE VENUE P. 15

16

17 PRODUCTEN & DIENSTEN producten & diensten

18

19 2.1 STAND Vergeet niet om uw technische schets van uw stand terug te sturen via de bestelbon 3.2 Uw schets en hierop de tekst mee te delen voor op uw naambord (met een maximum van 20 karakters). Indien u een eigen stand voorziet, gelieve het veiligheidscharter in hoofdstuk 3 te willen invullen en terugsturen. Raadpleeg tevens de volgende pagina en ontdek welke constructies niet toegelaten worden op de beurs. ENERGY FORUM ALL-IN INBEGREPEN > Oppervlakte > Standenbouw > Belettering > Voltapijt met beschermfolie in antracietgrijs > Schoonmaak > Verlichting via spots op arm (halogeen 150W alu) > Elektriciteitsaansluiting van 3000W > Meubilair (zie hieronder) > 1 balie Priscilla wit > 1 lunchbag Opmerking: De foto hiernaast is een schets. Kleuren en afwerkingen kunnen verschillen van de realiteit. Het meubilair dat op uw stand geleverd wordt, hangt af van de oppervlakte van uw stand. -> All-in standen van 9m² en 12m² krijgen 1 tafel Calais, 3 stoelen Julia en 3 barkrukken Shirley -> All-in standen van 18m² krijgen 1 tafel Calais, 3 stoelen Julia, 1 hoge tafel Nice en 5 barkrukken Shirley -> All-in standen van 24m² krijgen 2 tafels Calais, 6 stoelen Julia, 1 hoge tafel Nice en 6 barkrukken Shirley Stoel Julia Tafel Nice Tafel Calais Barstoel Shirley artexis catalogus OPTIE Om uw stand compleet in te richten bestel: Code 399 Plasmascherm 40" 475,00 Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 19

20 OPGELET Pop-up standen, zoals hieronder afgebeeld, worden niet toegelaten op de beurs! Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling P. 20 Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com

21 2.2 AANSLUITINGEN A) ELEKTRICITEITSAANSLUITING OPGELET Hebt u een Energy Forum All-in stand gehuurd, dan is er standaard reeds een aansluiting van 3000W voorzien. Indien dit niet voldoende is, bestel de aansluiting die u extra nodig hebt via de bestelbon Artexis 3.1. Bereken het vermogen dat en/of de stroom die u nodig hebt (verbruik door machines, lampen, apparaten... samentellen). Vergeet niet de plaats waar u de aansluiting wenst, aan te duiden op de schets 3.2 Uw schets. De kabels lopen vanuit de kanalen bovengronds naar de gewenste plaats. Code 271 Elektriciteitsaansluiting Watt 1 X 10A 1 stopcontact 201, VOLT Code 272 Elektriciteitsaansluiting Watt 1 X 10A 3 stopcontacten 356,00 Code 273 Elektriciteitsaansluiting Watt 1 X 16A 3 stopcontacten 408, VOLT Code 274 Elektriciteitsaansluiting Watt 1 X 20A TRI 6 stopcontacten 583,00 B) AANSLUITINGEN OP HET WATER EN DE RIOLERING (enkel voor exposanten met eigen standbouw) De aansluiting op het water en riolering wordt rechtstreeks besteld via Brussels expo. Bestel via de bestelbon 3.5 «Aansluitingen op het water en riolering». C) INTERNET Uw PC dient uitgerust te zijn met een netwerkkaart (UTP-interface). Via een standaard internetverbinding mag U tot maximaal 5 PC s via een hub aansluiten. Indien U zelf niet over deze hub beschikt, kan U altijd extra aansluitingspunten bijbestellen. Configuratie Mail Server: SMTP adres = smtp.colt.net De internetverbinding op de voorziene aansluitingen is operationeel op de laatste dag van de opbouw, vanaf 14u. Om U te behelpen stelt BRUSSELS EXPO een WIFI verbinding gratis aan in de Paleizen. Deze verbinding is wel niet gewaarborgd en beperkt. BRUSSELS EXPO kan in geen enkel geval verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele tijdelijke onderbrekingen, alsook voor onderbroken of verloren data of voor ongeoorloofde informatie die via de verbinding wordt verzonden. Door het ondertekenen van deze bestelbon, geeft U uw akkoord m.b.t. deze voorwaarden. Voor verdere inlichtingen, kan er contact opgenomen worden (Tel. : o.gheysens@brussels-expo.be). artexis catalogus De Internetaansluiting wordt rechtstreeks besteld via Brussels expo. Bestel via de bestelbon 3.6 «Internettoegang». D) TELEFOONLIJN Een tijdelijke telefoonlijn wordt rechtstreeks besteld via Newtel NV. Bestel via de bestelbon 3.7 «Tijdelijke telefoonlijnen». Elke aanvraag (of wijziging op een bestaande aanvraag) ingestuurd na aanvang van de opbouw zal slechts uitgevoerd worden onder voorbehoud van de uitvoerbaarheid. Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling, 3.5 Aansluiting op het water en riolering, 3.6 Internettoegang, 3.7 Tijdelijke telefoonlijnen Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 21

22

23 2.3 ELEKTRISCH MATERIAAL OPGELET : aansluitingen niet inbegrepen! Vloergoot Verlengkabel Stopcontact 220V = 1,5 m Stopcontact 220V = 1,5 m Geschikt voor 16A Geschikt voor 16A Code: ,00 Code: ,00 Stopcontact 220V > 1,5 m Stopcontact 220V > 1,5 m Vloergoot 78 mm x 8 mm Geschikt voor 16A Geschikt voor 16A Code: ,17/m Code: ,00 Code: ,00 artexis catalogus Vergeet ook uw elektrische aansluitingen niet te bestellen (zie 2.2 Aansluitingen) Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 23

24

25 2.4 OPHANGPUNTEN Deze bestelbon wordt opgemaakt onder voorbehoud dat de ophanging door het Tentoonstellingspark van Brussel vzw (Brussels expo) wordt erkend als zijnde uitvoerbaar. Bovendien en om geldig te zijn, dient het TPB minstens 3 dagen voor de (voor)opbouwperiode in het bezit te zijn van de bestelbon 3.8. De ophangingswerken wordt rechtstreeks besteld via Brussels expo. Bestel via de bestelbon 3.8 «Ophangingswerken». OPGELET TOEGANG TOT HET PLAFOND IS TEN STRENGSTE VERBODEN EN ZAL BESTRAFT WORDEN MET BOETES! 2.5 MEUBILAIR, AUDIO-VIDEO EN PLANTEN Indien u meubilair, planten en/of audiovisueel materiaal wenst te bestellen, gelieve Customer Support te willen contacteren op volgend mailadres : customer.support@artexis.com 2.6 PARKING Op 14 en 15 november, de dagen van het evenement zelf, wordt parking A ter beschikking gesteld van de exposanten en bezoekers die ervan willen gebruik maken op eigen risico en mits betaling van het geldende dagtarief van 5,00 (btw inclusief) per voertuig per dag, te betalen aan de inrit van de parking. artexis catalogus Bestel via de bestelbon 3.8 Ophangingswerken Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 25

26

27 2.7 ONDERHOUD OPGELET Inbegrepen voor huurders van een all-in stand De onderhoud van de stand bevat de reiniging van de vloer en de lediging van vuilnisbakken. Code 351 Onderhoud van de stand 10,00 / M² Wij wijzen de exposanten op het feit dat omwille van veiligheidsredenen alleen de firma SANIVEST het recht heeft s avonds de standen te reinigen. De exposanten worden er tevens aan herinnerd dat er geen afval achtergelaten mag worden na de afbraak van hun stand (tapijt, dozen, documentatie, enz.). OPGELET Zij dienen zelf te zorgen voor het ophalen van afval. Indien er toch afval achtergelaten wordt, zal de organisator na de beurs een bijkomende factuur aan de exposant overmaken voor een tarief van 50,00 EUR/m³ (ontruimingskosten en container). Een minimumbedrag van 50,00 EUR zal aangerekend worden. Gelieve uw standenbouwer van deze maatregel op de hoogte te brengen, daar deze streng toegepast zal worden. Eventuele klachten i.v.m. een niet of verkeerd geleverde prestatie dienen gemeld te worden op het secretariaat, en dit de dag zelf voor 11u00. artexis catalogus Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 27

28

29 2.8 VERZEKERINGEN A) ALL RISK VERZEKERING Alle exposanten zijn verplicht hun stand, de tentoongestelde materialen, goederen en alle ingehuurde materialen te verzekeren in all risk. De verzekering all risk werd onderschreven door Artexis NV voor rekening van de exposanten. Artexis NV treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. De premie bedraagt: 0,48% op de te verzekeren waarde. Een minimum premie van 40,00 wordt automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw andere bestellingen. Hierdoor bent u reeds verzekerd in all risk voor een waarde van 8.350,00 op voorwaarde dat u aan de volgende voorwaarden heeft voldaan: - Wanneer een gedetailleerde en gevaloriseerde inventaris werd ingediend bij Artexis NV voor het vertrek van de goederen uit de firma. - Na ontvangst van de verschuldigde vergoeding. De verzekering vergoedt geen enkel schadegeval indien niet alle facturen conform het reglement van Artexis NV betaald werden. Bij schade of diefstal is het noodzakelijk om binnen de 24 uur het beurssecretariaat op de hoogte te brengen van de zaak en er een schadeaangifte formulier in te vullen, alsook in geval van diefstal een proces verbaal te laten opstellen door de politie. VERZEKERINGSVOORWAARDEN Alle risico s volgens polis A VERHEYEN. (= all risk verzekering = transportverzekering = nagel tot nagel polis) - De dekking geldt van alle punten van de wereld naar de beurs en terug. Nagel tot nagel m.a.w. het transport heen en terug en het verblijf op de beurs ( nagel tot nagel ). - Bij onvoldoende verzekering betaalt de verzekerde zijn evenredig aandeel in de schade. - De dekking wordt opgeheven indien tijdens de inventariscontrole door een aangestelde van de verzekeraar fouten ontdekt worden. OPGELET De waarborg is tijdens de opbouw- en afbraakhandelingen (d.w.z. de periode voor datum en uur van de officiële opening van de beurs en juist na de sluiting van de beurs laatste dag van de beurs) slechts verworven voor het permanent bewaakt materiaal. UITSLUITINGEN VAN VERGOEDING Schade ingevolge eigen gebrek, slijtage, chemische, atmosferische en thermische krachten, werking der goederen, elektrische, elektronische en mechanische storingen is uitgesloten. Indirecte schade en schade aan derden ten gevolge van risico s van roest en oxidatie voor goederen, niet verpakt in volle kisten tijdens transport en/of schade voortvloeiend uit een gebrekkige verpakking. B) VERPLICHTE VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID Alle exposanten zijn verplicht zich te verzekeren voor hun burgerlijke aansprakelijkheid voor deelname aan beurzen. De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid werd onderschreven door Artexis NV voor rekening van de exposanten. Artexis NV treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. De verzekeringspremie bedraagt 20,00. De dekking bedraagt maximum ,48 per schadegeval voor lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade vermengd. De vrijstelling ten laste van de exposant bedraagt 61,97 per schadegeval. artexis catalogus VERZEKERINGSVOORWAARDEN B.A. VOOR DE EXPOSANTEN: Polis Burgerlijke aansprakelijkheid - AXA Belgium - polis De dekking Burgerlijke Aansprakelijkheid van de deelnemers-exposanten beloopt ,48 lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade vermengd per schadegeval. - Binnen de dekking en de bovenvermelde limiet van de toepasselijke polissen, waarborgt deze verzekering de geldelijke gevolgen van de burgerlijke aansprakelijkheid van de deelnemers-exposanten en organisatoren wegens schade toegebracht aan derden tijdens deelname aan beurzen en manifestaties in Flanders expo. - Deze verzekering is verworven ten suppletieve titel, t.t.z. treedt pas in werking na uitputting van ieder andere polis - zelfs later afgesloten - die dit risico dekt. - De vrijstelling bedraagt 61,97 per schadegeval, en blijft ten laste van de exposant. Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 29

30

31 2.9 HOSTESSEN / STANDBEWAKING A) HOSTESSEN Een hostess op uw stand verhoogt uw imago en haalt vlotter bezoekers binnen op uw stand. Als u een hostess op uw stand wilt tijdens de beurs, vul dan de gewenste prestatie in op de bestelbon. U kunt kiezen per dag of voor de volledige periode. U kunt ook aangeven welke taken u voorziet: onthaal van klanten op uw stand, uitdelen van folders of andere ( bediening drankjes & toast, wegwijzen naar uw stand, ). De hostesses zijn voorzien van een uniform van Artexis NV. U kunt ook uw eigen uniform voorzien. De talen die de hostesses spreken zijn Nederlands, Frans en Engels. U kunt opteren voor andere talen. Bel dan even met Christelle Mertens op tel.: +32 (0) Code 421 basistarief 27,00 / uur Code 422 > 9 uur / dag of > 38 uur / week zondagtarief 40,50 / uur Code 423 Feestdagen 54,00 / uur OPGELET Er wordt telkens een minimum van 6 uur (opeenvolgende uren per dag) aangerekend per prestatie. B) STANDBEWAKING Als u een bewaker op uw stand wilt tijdens de opbouw van de beurs, de eigenlijke beurs en/of de afbouw van de beurs, dan kan u dat aanduiden op de bestelbon. U kunt kiezen per afzonderlijke dag of voor de volledige beursperiode. Er wordt telkens een wettelijk minimum van 3 uur aangerekend per prestatie. Code 351 Dag - Nacht 45,00 / uur artexis catalogus OPGELET Duid de data en uren, of de ganse periode, aan op de bestelbon 3.4 Uw planning services. Vul op deze bestelbon ook in of u voorziet in eigen uniformen en geef een duidelijke taakomschrijving. Bereken ter controle zelf het aantal dag- en nachturen en vul in onder de juiste kolom. Bestel via de bestelbon 3.4 Uw planning services Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 31

32

33 2.10 BADGES EN PROMOTIEMATERIAAL BELANGRIJK! Ervaring en onderzoek leert ons dat proactieve exposanten gemiddeld 3 keer meer bezoekers op hun stand mogen verwelkomen dan exposanten die hun deelname niet actief promoten. We bieden u hieronder enkele krachtige tools aan om uw marktprofiel te versterken en meer leads te genereren. En vergeet niet, wij nodigen bezoekers uit op Energy Forum 2012, enkel u kunt hen uitnodigen op uw stand! Aarzel niet me te contacteren indien u verder vragen heeft. Veel succes met de voorbereidingen & tot op de beurs! Annelies Dedecker Communications Officer Energy Forum annelies.dedecker@artexis.com Tel.: 09/ fax: 09/ UW KLANTEN UITNODIGEN STANDAARD TOEGANGSPRIJZEN Hieronder vindt u het standaardtarief voor bezoekers, zoals het ook op de website te vinden is. De online registratie voor bezoekers op start vanaf begin september. Type registratie Periode Prijs Online T.e.m. 15/11 75 Ter plaatse 14/11 en 15/11 95 UITNODIGINGEN Wij sturen u in de 3 de week van september een pakket toe met 200 FREE INVITATIONS (1 versie Engelstalig, elke ticket is geldig gedurende de 2 beursdagen). Hiermee kunt u uw klanten uitnodigen voor een gratis bezoek aan Energy Forum. U als exposant betaalt slechts 25 per persoon (ipv het standaardtarief) via nafacturatie, en dan nog enkel voor diegenen die de beurs effectief bezocht hebben. Bijbestellen van extra Free Invitations kan gratis en onbeperkt. Levering gebeurt binnen de 3 werkdagen. Aanvraag per naar annelies.dedecker@artexis.com. DIGITAAL UITNODIGEN Vraag dan GRATIS REGISTRATIECODES op die u integreert in uw ing. Aanvraag per naar annelies.dedecker@artexis.com. artexis catalogus OF WIJ DOEN HET VOOR U! U heeft enkele waardevolle contacten (energy managers van de 4000 grootste energie verbruikers in BE) in uw bestand maar vindt geen tijd om hen uit te nodigen? Of u wenst niet tussen te komen in de kosten van hun toegangsticket? Stuur ons dan hun contactgegevens (via formulier in bijlage) en als ze weerhouden worden, regelen wij de uitnodiging en nemen we ook de prijs van hun ticket voor onze rekening. EXPOSANTENBADGES Deze badges zijn strikt persoonlijk, niet overdraagbaar en tijdens de openingsuren van de beurs zichtbaar te dragen. Exposantenbadges zijn geldig gedurende beide beursdagen. Elke exposant heeft recht op 1 is gratis badge per 3 m². Extra badges kosten 25 (in nafacturatie). Bestel via de bestelbon 3.4 Badges uw Bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 33

34 Hoe geeft u de namen van uw standpersoneel op? U ontvangt medio september een met uw login en paswoord om op het Exhibitor Platform van de website in te loggen en daar uw badges aan te maken. U zult achteraf een ontvangen met daarin een barcode bewijs van de registraties. Als u dit barcodebewijs meeneemt naar de beurs, wordt die ter plaatste gescand en rolt ter plaatse de badge uit de printer. Wat wordt u achteraf (eventueel) gefactureerd? Stel, u heeft een stand van 15 m² en heeft 10 exposantenbadges aangevraagd via het Exhibitor Platform. U heeft dus recht op 5 gratis exposantenbadges en zult er na de beurs nog 5 per factuur dienen te betalen à rato van 25/badge, dus voor een totaalsom van 125, inclusief btw. ENERGY NIGHT OP 14 NOVEMBER Vindt plaats op woensdag 14 november vanaf 20u op de beursvloer. In aanwezigheid van uw mede-exposanten, VIPS, academici en politici. De ideale gelegenheid om te netwerken dus! Iedere exposant kan 2 collega s gratis delegeren op de Energy Night. Extra personen die deze avond willen bijwonen worden achteraf gefactureerd aan 40 per persoon. GRATIS PROMOTIE TOOLS Vervolledig uw gegevens in de online catalogus Uw gegevens zijn ondertussen opgeladen in de online catalogus. U kunt die ten allen tijde corrigeren en bovendien ook gratis verder aanvullen met: uw logo (max. 1 mb) de categorie waarin u actief bent een korte beschrijving van uw producten/diensten Werkwijze: Via het Exhibitor Platform. Mail met uw logingegevens volgt in september. Integreer een Energy Forum banner in uw s/facturen/brieven/website/advertenties/ Logo s en banners in verschillende formaten kunt u downloaden via: onder For exhibitors. Stuur ons uw kort nieuws, persberichten en activiteiten tijdens de beurs Graag mailen in het Engels - naar: annelies.dedecker@artexis.com. Alles wordt online geplaatst. Organiseer gratis uw persconferentie tijdens Energy Forum Wij zorgen voor een zaal en alle technische voorzieningen. Neem contact op met annelies.dedecker@artexis.com voor meer info.! BELANGRIJK - Expo Guide / Fair Guide Indien u briefwisseling ontvangt van Expo Guide of Fair Guide, gelieve hier dan NIET op te reageren en zeker geen documenten te ondertekenen. Dit initiatief gaat uit van malafide bedrijven die exposanten geld afhandig proberen te maken. SPONSORPAKKETTEN Hieronder bieden we u een aantal interessante mogelijkheden. Voor meer info hieromtrent, gelieve contact op te nemen met annelies.dedecker@artexis.com. Lanyards Max. 1 sponsor per beurs Elke bezoeker krijgt bij registratie een persoonlijke badge. Deze badge wordt aan een lanyard bevestigd, die door u aan te leveren is. Het type lanyard dient eerst door de organisatie goedgekeurd te worden. Dé manier om uw bedrijf onder de aandacht te brengen. Uw merk rond de hals van elke bezoeker! Welcome bag Max. 1 sponsor Alle bezoekers ontvangen deze tas bij aankomst op de beurs. Deze tas wordt overhandigd, samen met een beknopte catalogus. U levert de tas aan. Keuze tas in overleg met de organisatie. Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling P. 34 Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com

35 Balpen + blocnote Max. 1 sponsor Uw balpen en blocnote worden meegegeven in de Welcome Bag aan iedere bezoeker die de beurs betreedt. U levert zelf blocnotes en blocnotes balpennen aan. Gift bag Max. 2 sponsors Bij het verlaten van de beurs ontvangen alle bezoekers deze tas met sampling materiaal. U levert de 1500 Gift Bags aan. Een stevige plastic draagtas is hier voldoende. Vlaggen (per vlag) Max. 8 sponsors Buiten aan de inkom van de beurs wordt de mogelijkheid voorzien om vlaggen te plaatsen. Het allereerste contactmoment met de bezoeker! U levert de vlag aan. Sampling/brochure in de Gift Bag Max. 8 sponsors Sampling materiaal omvat folders en lichte/kleine gadgets. Ivm grote/zware gadgets, boeken, Slot van 30 in het seminarieprogramma Volgens beschikbaarheid en na goedkeuring door het Steering Committee. Badging Max. 1 sponsor Op alle badges wordt uw logo in kleur vermeld. Audiovisuele sponsoring Max. 5 sponsors Op de catering corner wordt 1 plasmascherm geplaatst, waarop u uw promofilm kan afspelen. Uw promotiemateriaal (maximum 30 seconden) wordt in een doorlopende lus afgespeeld. Het formaat wordt afgestemd met de organisatie. Bovendien krijgt iedere sponsor ook 1 folderrek toegewezen waarin hij zijn materiaal kan plaatsen. Deze folderrekken worden naast het plasmascherm geplaatst. Host en hostess outfits sponsor Uw logo wordt groot opgedrukt op de outfit van de hosts en hostessen. U hoeft enkel het logo aan te leveren, wij coördineren de volledige bestelling van a tot z. U krijgt natuurlijk ook een proefdruk te zien waarop u uw akkoord dient te geven. Alle ideeën zijn welkom Heeft u zelf nog een origineel idee dat een mooie visibiliteit garandeert en hierboven nog niet is vermeld? Neem dan gerust contact op met Annelies Dedecker op 09/ of annelies.dedecker@artexis.com. Voor meer info hieromtrent, gelieve contact op te nemen met annelies.dedecker@artexis.com. artexis catalogus Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 35

36

37 VISITOR APPLICATION FORM FOR FREE ENTRANCE NAME OF EXHIBITING COMPANY: Contact person: Direct tel. no.: Please fill in the requested data below. If this person is considered to be a high potential visitor (= energy manager or likewise of Belgium s 4000 largest energy consumers), he/she will receive a free invitation to Energy Forum. GUEST 1: (please use capital letters) Name + first name: Address: Postal code + City : Direct phone: Mobile phone: GUEST 2: (please use capital letters) Name + first name: Address: Postal code + City : Direct phone: Mobile phone: GUEST 3: (please use capital letters) Name + first name: Address: Postal code + City : Direct phone: Mobile phone: artexis catalogus PLEASE RETURN BEFORE OCTOBER 31ST TO ANNELIES DEDECKER, Communications Officer Energy Forum > annelies.dedecker@artexis.com > fax: +32 (0) > post: Artexis Exhibitions, Annelies Dedecker, maaltekouter 1, 9051 Gent. Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 37

38

39 2.11 CATERING Exposanten met een all-in stand ontvangen elke dag een lunchpakket voor 1 persoon per 3 m 2 stand. Indien u uw genodigden en/of medewerkers tijdens de beurs graag een hapje of drankje wenst aan te bieden, stelt de huiscateraar u met genoegen kant en klare oplossingen voor. Op bestelbon 3.9 Catering kan u verschillende pakketten vinden die wij aanbieden. U kunt zelf uw receptie of drink samenstellen op een zeer overzichtelijke manier. Wenst u uw gasten op een verrassende en persoonlijke wijze te onthalen? Onze huiscateraar zoekt samen met u naar een geschikte cateringformule. OPGELET De contactgegevens van onze huiscateraar kan u terugvinden op bestelbon 3.9 Catering. Bestellingen en facturatie gebeuren rechtstreeks via Horeto. artexis catalogus Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 39

40

41 2.12 GOEDERENBEHANDELING EN DOUANEFORMALITEITEN DHL Trade Fair and Events (DHL TFE) is aangesteld als de officiële logistieke dienstverlener van Artexis. Dit houdt in dat DHL TFE alle logistiek op het beursterrein van Brussels expo verzorgt. Als deelnemer aan een beurs, heeft u maar één kans om uw producten aan uw klanten te presenteren en ze te overtuigen van uw kwaliteit en toegevoegde waarde. Om gedurende deze kritische momenten succesvol te zijn moet alles perfect zijn: de uitnodigingen die u verzonden heeft, uw product- en bedrijfspresentaties, de uitstraling van uw medewerkers, uw stand én de logistiek. Indien u uw logistiek toevertrouwt aan DHL TFE, kunt u zich volledig concentreren op uw bezoekers en klanten en zo het meeste profijt van uw beursdeelname hebben. Zo n 50 jaar specialiseert DHL Trade Fairs and Events zich al in beurslogistiek. Het is altijd ons doel geweest om de beurs- en evenementenindustrie te begrijpen. We willen weten waar we over praten en we dienen uw wensen en eisen te begrijpen. artexis catalogus Waarvoor kan u bij DHL TFE terecht: Huren van heftrucks en kranen voor laden en lossen (met operator) Transpaletten, rolwagens, Werkkrachten Opslag tijdens de beurs Douaneformaliteiten OPGELET Het bestelformulier en de prijslijst van DHL TFE kan u vinden onder 3.11 Goederenbehandeling en douaneformaliteiten. Bestellingen en facturatie gebeuren rechtstreeks via DHL TFE. Bestel via de bestelbon 3.1 Uw bestelling Indien u niet de gewenste producten vindt, contacteer ons op customer.support@artexis.com P. 41

42

43 BESTELBONNEN bestelbonnen

44

45 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ UW BESTELLING VANAF 08/10/2012, WORDT ER EEN SUPPLEMENT AANGEREKEND VAN 25% OP DE VERMELDE PRIJS VANAF DE 1 STE OPBOUWDAG, WORDT ER EEN SUPPLEMENT AANGEREKEND VAN 50% OP DE VERMELDE PRIJS ALGEMENE GEGEVENS KLANTNR.: BEDRIJF: BTW NR: CONTACTPERSOON: TELEFOONNR: BESTELBON FACTURATIEADRES ADRES: BTW NR: POSTCODE: PLAATS: CODE MODELREFERENTIE AANTAL PER STUK TOTAAL EX XXXX 2 14,00 28, VANAF 08/10/2012 > +25 % VANAF 12/11/2012 > +50 % NAAM : TOTAAL DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) customer.support@artexis.com POST Artexis NV - CUSTOMER SUPPORT Maaltekouter Gent NAAM CS: DATUM: voor de organisatie De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in hoofdstuk Algemene voorwaarden en reglementen, zijn aanvaard door ondertekening van de bestelbon. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

46 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ UW BESTELLING VANAF 08/10/2012, WORDT ER EEN SUPPLEMENT AANGEREKEND VAN 25% OP DE VERMELDE PRIJS VANAF DE 1 STE OPBOUWDAG, WORDT ER EEN SUPPLEMENT AANGEREKEND VAN 50% OP DE VERMELDE PRIJS CODE MODELREFERENTIE AANTAL PER STUK TOTAAL EX XXXX 2 14,00 28, VANAF 08/10/2012 > +25 % VANAF 12/11/2012 > +50 % NOM : NAAM : TOTAAL DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) customer.support@artexis.com POST Artexis NV - CUSTOMER SUPPORT Maaltekouter Gent NAAM CS: DATUM: voor de organisatie De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in hoofdstuk Algemene voorwaarden en reglementen, zijn aanvaard door ondertekening van de bestelbon. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

47 BEDRIJF: ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDNR: 3.2 UW SCHETS GELIEVE VOLGENDE INFO AAN TE DUIDEN OP HIERNAVOLGEND ROOSTER: 1 Waar u de elektrische aansluiting wenst op uw stand. 2 Geef een schets van uw stand aan de hand van de opgegeven symbolen. OPGELET Uw technische schets dient louter als extra info bovenop uw bestelling. Bestellingen dienen te gebeuren via de desbetreffende bestelbon 3.1 Uw bestelling. ACHTERWAND UW SCHETS VOORZIJDE STROOMTOEVOER AFMETINGEN DEUR FRIES STOPCONTACT VOLLE WAND HEBT U NOG OPMERKINGEN OF INFORMATIE DATA TE PLAATSEN OP NAAMBORD: NAAM : HANDTEKENING DATUM : / / TEL +32 (0) FAX +32 (0) customer.support@artexis.com POST Artexis NV - CUSTOMER SUPPORT Maaltekouter Gent NAAM CS/OPE: DATUM: voor de organisatie De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in hoofdstuk Algemene voorwaarden en reglementen, zijn aanvaard door ondertekening van de bestelbon. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

48

49 BEDRIJF: STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 INVENTARIS VERZEKERING 3.3 A) VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID De premie is reeds inbegrepen in de vaste kosten. B) ALL RISK VERZEKERING Inventarislijst verplicht in te vullen. UW INVENTARIS (VERPLICHT) Gelieve hieronder een detail te geven van de te verzekeren zaken + hun waarde (aankoopprijs). Zonder gedetailleerde en gevaloriseerde lijst, verleent de verzekeraar geen dekking. Indien u op de terugstuurdatum nog niet over alle info beschikt om deze lijst op te maken, kan u deze lijst nog afgeven op het beurssecretariaat tijdens de opbouw. 1. EIGEN STAND/ MATERIAAL EN/OF GOEDEREN OMSCHRIJVING AANTAL PER STUK TOTAAL TE VERZEKEREN ( EXCL. BTW ) EX XXXX 2 14,00 28, TEL +32 ( FAX +32 (0) customer.support@artexis.com POST Artexis NV - CUSTOMER SUPPORT Maaltekouter Gent NAAM CS: DATUM: voor de organisatie De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in hoofdstuk Algemene voorwaarden en reglementen, zijn aanvaard door ondertekening van de bestelbon. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

50 BEDRIJF: ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R : 3.3 UW INVENTARIS (VERPLICHT) 2. GEHUURD MATERIAAL ARTEXIS NV (INDIEN VAN TOEPASSING): Maak een totaal van alle gehuurde materialen en bereken de verzekeringswaarde (door te vermenigvuldigen x3). Vul dit hier in. Totale huurwaarde... x3 = TOTAAL TE VERZEKEREN WAARDE PUNT 2: 3. WAARDE VAN DE GEHUURDE STAND (INDIEN VAN TOEPASSING): Energy Forum Stand + bijhorende inhoud:...waarde 3.000,00 TE VERZEKEREN WAARDE PUNT 3: MAAK HET TOTAAL VAN PUNTEN EN VUL DE TOTAAL TE VERZEKEREN WAARDE IN: PREMIEBEREKENING > Is de totaal te verzekeren waarde lager dan 8.350,00 premie = 40,00 Deze premie wordt automatisch aangerekend. > Is de totaal te verzekeren waarde hoger dan 8.350,00: Totaal te verzekeren waarde tot.premie ,00 = x 0,0048 Ter Info Bij niet terugsturen van deze bestelbon voor de vooropgestelde datum zal Artexis NV overgaan tot het factureren van de basisverzekering. (enkel dekking voor gehuurd materiaal bij Artexis NV, niet voor eigen materiaal) NAAM : DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) customer.support@artexis.com POST Artexis NV - CUSTOMER SUPPORT Maaltekouter Gent NAAM CS: DATUM: voor de organisatie De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in hoofdstuk Algemene voorwaarden en reglementen, zijn aanvaard door ondertekening van de bestelbon. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

51 BEDRIJF: STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ UW PLANNING SERVICES Met deze bestelbon kan u de diensten die u aangeboden worden onder 2.9 Hostessen/ Standbewaking vastleggen qua datum en tijdstippen. Code OMSCHRIJVING DIENST Datum Uur Totaal 1 van U tot U U 2 van U tot U U 3 van U tot U U 4 van U tot U U 5 van U tot U U 6 van U tot U U 7 van U tot U U 8 van U tot U U 9 van U tot U U 10 van U tot U U 11 van U tot U U 12 van U tot U U 13 van U tot U U 14 van U tot U U 15 van U tot U U 16 van U tot U U 17 van U tot U U 18 van U tot U U 19 van U tot U U 20 van U tot U U Gelieve onderstaande kaders in te vullen indien u beroep doet op de diensten van een hostess. UNIFORM AANGELEVERD DOOR UW BEDRIJF: ja nee OMSCHRIJVING TAKENPAKKET: NAAM : DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) customer.support@artexis.com POST Artexis NV - CUSTOMER SUPPORT Maaltekouter Gent NAAM CS: DATUM: voor de organisatie De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in hoofdstuk Algemene voorwaarden en reglementen, zijn aanvaard door ondertekening van de bestelbon. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

52

53 N PALAIS: N STAND : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ AANSLUITINGEN OP HET WATER EN DE RIOLERING (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) ALLE VERMELDE PRIJZEN ZIJN AAN VOORKEURTARIEF, GELDIG TOT 20 WERKDAGEN VÓÓR DE OPENING VAN DE BEURS, ZIJNDE 16/10/2012, ZO KAN UW AANVRAAG SNELLER EN EFFICIËNTER BEHANDELD WORDEN. NA DEZE PERIODE WORDT HET STANDAARDTARIEF AANGEREKEND (=VOORKEURTARIEF + 20%). GELIEVE HIERBIJ EEN SCHETS VAN UW STAND TE VOEGEN WAAROP AL DE BESTELDE AANSLUITINGEN AANGEDUID STAAN (3.12 SCHETS ALGEMEEN). BESTELBON ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: ADRES: BELG.BTW: INT.BTW: NR. BANKREKENING: CONTACTPERSOON: RECHTSTREEKS N R.: FACTURATIEADRES ADRES: BTW NR: TEL/FAX : UW BESTELBON NUMMER TE VERMELDEN OP ONZE FACTUUR : FORMULE A : WATERAANSLUITINGEN OP GELIJKVLOERS Code AANTAL OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF EXCL. 21% BTW 1 A Aanvoer (1/2») + afvoer (5/4») + keukenunit (90x50cm) met boiler 5L. 360,00 1 B Aanvoer (1/2») + afvoer (5/4») + keukenunit (90x50cm) zonder boiler 250,00 TOTAAL EXCL. 21% BTW 2 Aanvoer (1/2 ) + afvoer (5/4 ) 227,00 4 Aanvoer (1/2 ) 158,00 5 Afvoer (5/4 ) 158,00 3 Diverse aansluitingen (boiler, vaatwasser) 30,00 TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

54 N STAND : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ AANSLUITINGEN OP HET WATER EN DE RIOLERING (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) EXTRA Code AANTAL OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF EXCL. 21% BTW TOTAAL EXCL. 21% BTW 25 Huur boiler 10 L (2.200 W) 110,00 FLEX Aanvullen en ledigen van baden tot 2m³ (jaccuzzi) 80,00 EAU Aanvullen en ledigen van baden vanaf 2m³ Via bestek connections@brussels-expo.be Elk toestel dat aangesloten wordt op het waterdistributienet moet in overeenstemming zijn met NBN-EN 1717 en erkend door BELGAQUA. Gelieve hieronder aan te duiden welk type(s) toepassing er op de stand voorzien wordt in het kader van een speciale toestemming voor het gebruik van aërosolvormende waterobjecten (zie 4 hierna) : Zwembad, whirlpool, vijver Filtersysteem Luchtbevochtigers en vernevelaars U verklaart kennis te hebben genomen van de belangrijke informatie omtrent tarieven, betalingsmodaliteiten, reglementeringen, enz vermeld op de volgende pagina, en deze te hebben aanvaard. NAAM : DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

55 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R : 3.5 AANSLUITINGEN OP HET WATER EN DE RIOLERING (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) BIJZONDERE BEPALINGEN 1. TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN Op bestellingen (en wijzigingen op bestaande bestellingen) aangevraagd binnen de 20 werkdagen vóór de opening van de beurs zal een meerprijs van 20% aangerekend worden. Elke verplaatsing van een aansluiting die aangevraagd wordt tijdens de (voor-)opbouw zal het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie van 45 /uur (exclusief BTW). Na ontvangst van de bestelling, zal Brussels Expo een factuur opmaken. De betaling ervan kan via bankoverschrijving of via kredietkaart. Indien U betaling via kredietkaart verkiest, gelieve ons te contacteren. De indienststelling van de aansluiting gebeurt wanneer alle verschuldigde sommen aan Brussels Expo vereffend zijn. De persoon (de firma) die onderhavig document ondertekend heeft, verbindt zich ertoe deze prestatie te vereffenen ingeval van betwisting door de vennootschap waarvan de naam vermeld is in het vak «Facturatieadres. Indien de ter beschikking gestelde apparatuur niet in goede staat wordt teruggegeven, worden de volgende bedragen gefactureerd: Elektrische boiler 10L. : 150 (exclusief BTW) Keukenunit met boiler : 150 (exclusief BTW) Keukenunit zonder boiler : 150 (exclusief BTW) 2. SCHETS Gelieve hierbij een georiënteerde schets van uw stand te voegen waarop de bestelde aansluitingen aangeduid staan (3.12 Schets algemeen). Bij gebrek aan informatie, zullen de aansluitingen uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats. 3. TECHNISCHE INFORMATIE Elke aanvraag (of wijziging op een bestaande aanvraag) ingestuurd na aanvang van de opbouw zal slechts uitgevoerd worden onder voorbehoud van de uitvoerbaarheid. Keukenunit (B87, 80xD50xH90cm) met of zonder boiler 5L Alle aansluitingen op het waterdistributienet en de betrokken toestellen moeten beantwoorden aan de voorschriften van de Brusselse Intercommunale voor Waterdistributie (BIWD), evenals aan de norm NBN-EN 1717 en aan de vereisten van BELGAQUA. Alle aangesloten apparaten moeten goedgekeurd zijn door BELGAQUA. Voor verdere inlichtingen hieromtrent gelieve rechtstreeks contact op te nemen met BELGAQUA ( Ingeval van niet-conformiteit zullen de diensten van Brussels Expo de wateraansluiting afkeuren en elk apparaat dat niet in orde is leegpompen op kosten van de exposant, zonder schadeloosstelling. BELGAQUA kan eveneens een onherroepelijk proces-verbaal opmaken tijdens hun controle op de stand. 4.VEILIGHEID Gelieve U te refereren naar het Veiligheidsreglement van Brussels Expo. TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

56

57 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R : 3.6 INTERNETTOEGANG (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) INTERNETTOEGANG ALLE VERMELDE PRIJZEN ZIJN AAN VOORKEURTARIEF, GELDIG TOT 20 WERKDAGEN VÓÓR DE OPENING VAN DE BEURS, ZIJNDE 16/10/2012, ZO KAN UW AANVRAAG SNELLER EN EFFICIËNTER BEHANDELD WORDEN. NA DEZE PERIODE WORDT HET STANDAARDTARIEF AANGEREKEND (=VOORKEURTARIEF + 20%). GELIEVE HIERBIJ EEN SCHETS VAN UW STAND TE VOEGEN WAAROP AL DE BESTELDE AANSLUITINGEN AANGEDUID STAAN (3.12 SCHETS ALGEMEEN). ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: ADRES: BELG.BTW: INT.BTW: NR. BANKREKENING: CONTACTPERSOON: RECHTSTREEKS N R.: FACTURATIEADRES ADRES: BTW NR: TEL/FAX : UW BESTELBON NUMMER TE VERMELDEN OP ONZE FACTUUR : Beschrijving HOEVEELHEID VOORKEURTARIEF * (EXCL. 21% BTW) Standaard aansluiting(en) (RJ45 WAN verbinding) 168,00 B2B AANSLUITING (EN) (Aanbevolen voor VPN verbindingen met gewaarborgde bandbreedte) 512 kb/s 384,00 1 mb/s 576,00 2 mb/s 774,00 4 mb/s 1032,00 Meer dan 4 mb/s Bijkomende kabel (max. 4 per aansluiting) Gelieve de hoeveelheden, alsook het totale bedrag in te vullen via bestek o.gheysens@brussels-expo.be 96,00 /aansluitingspunt Totaal (excl BTW) TOTAAL (EXCL. 21% BTW) Ik voeg hierna een georiënteerde schets met de juiste plaatsbepaling van het/de aansluitingspunt(en). U verklaart kennis te hebben genomen van de belangrijke informatie omtrent tarieven, betalingsmodaliteiten, reglementeringen, enz vermeld op de volgende pagina, en deze te hebben aanvaard. NAAM: DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

58 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ INTERNETTOEGANG (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) 1. TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN Op bestellingen (en wijzigingen op bestaande bestellingen) aangevraagd binnen de 20 werkdagen vóór de opening van de beurs zal een meerprijs van 20% aangerekend worden. Elke verplaatsing van een aansluiting die aangevraagd wordt tijdens de (voor-)opbouw zal het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie van 45 /uur (exclusief BTW). De wijziging van het type internetverbinding, aangevraagd door de exposant tijdens de opbouw, kan slechts uitgevoerd worden op voorwaarde dat dit geen problemen kan veroorzaken bij de anderen klanten die op dezelfde internetlijn aangesloten zijn. Het tarief van deze bijkomende prestaties bedraagt 125 /uur (exclusief BTW). Communicatiekosten en abonnementsgeld zijn in de prijs begrepen. Na ontvangst van de bestelling, zal Brussels Expo een factuur opmaken. De betaling ervan kan via bankoverschrijving of via kredietkaart. Indien U betaling via kredietkaart verkiest, gelieve ons te contacteren. De indienststelling van de aansluiting gebeurt wanneer alle verschuldigde sommen aan Brussels Expo vereffend zijn. De persoon (de firma) die onderhavig document ondertekend heeft, verbindt zich ertoe deze prestatie te vereffenen ingeval van betwisting door de vennootschap waarvan de naam vermeld is in het vak «Facturatieadres. 2. SCHETS Gelieve hierbij een georiënteerde schets van uw stand te voegen waarop de bestelde aansluitingen aangeduid staan (3.12 Schets algemeen). Bij gebrek aan informatie, zullen de aansluitingen uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats. 3. TECHNISCHE INFORMATIE Elke aanvraag (of wijziging op een bestaande aanvraag) ingestuurd na aanvang van de opbouw zal slechts uitgevoerd worden onder voorbehoud van de uitvoerbaarheid. Uw PC dient uitgerust te zijn met een netwerkkaart (UTP-interface). Via een standaard internetverbinding mag U tot maximaal 5 PC s via een hub aansluiten. Indien U zelf niet over deze hub beschikt, kan U altijd extra aansluitingspunten bijbestellen. Configuratie Mail Server : SMTP adres = smtp.colt.net De internetverbinding op de voorziene aansluitingen is operationeel op de laatste dag van de opbouw, vanaf 14u. Om U te behelpen stelt Brussels Expo een WIFI verbinding gratis aan in de Paleizen. Deze verbinding is wel niet gewaarborgd en beperkt. Brussels Expo kan in geen enkel geval verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele tijdelijke onderbrekingen, alsook voor onderbroken of verloren data of voor ongeoorloofde informatie die via de verbinding wordt verzonden. Door het ondertekenen van deze bestelbon, geeft U uw akkoord m.b.t. deze voorwaarden. Voor verdere inlichtingen, kan er contact opgenomen worden (Tel. : connections@brussels-expo.be) 4. VEILIGHEID Gelieve U te refereren naar het Veiligheidsreglement van Brussels Expo. TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

59 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R : 3.7 TELEFOONLIJNEN (NAAR NEWTEL TERUGSTUREN) DE BESTELBON MOET 20 WERKDAGEN VOOR AANVANG VAN DE BEURS DOORGESTUURD WORDEN. DEADLINE: 16/10/2012 GEEN ENKELE AANSLUITING ZAL UITGEVOERD WORDEN INDIEN DE BETALING NIET VOLDAAN IS MET BETREKKING TOT DEZE BESTELBON. BIJ LAATTIJDIGE TERUGZENDING VAN DEZE BESTELBON WORDEN DE WERKEN ALLEEN VOLGENS DE HAALBAARHEID ERVAN UITGEVOERD EN ZULLEN BIJKOMENDE ADMINISTRATIEKOSTEN ( 250) WORDEN AANGEREKEND. TELEFOONLIJNEN ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: ADRES: BELG.BTW: INT.BTW: NR. BANKREKENING: CONTACTPERSOON: RECHTSTREEKS N R.: FACTURATIEADRES ADRES: BTW NR: TEL/FAX : UW BESTELBON NUMMER TE VERMELDEN OP ONZE FACTUUR : Ik bestel tegen de algemene en specifieke voorwaarden van Newtel voor mijn stand. Code A1 A2 ANALOGE LIJNEN Eerste Analoge lijn (bekabeling + wanddoos + activatie + huurgeld v/d netlijn + afbouw) Bijkomende analoge lijn (tarief enkel geldig bij gelijktijdige aanvraag van eerste lijn) PRIJS (EXCL. BTW) 210,00 85,00 A3 Huur vast toestel Euroset ,00 D1 D2 Eerste draadloze lijn ( activatie + huurgeld v/d netlijn + afbouw) + huur draadloos Dect toestel Gigaset S3 Professional Bijkomende draadloze lijn (tarief enkel geldig bij gelijktijdige aanvraag van eerste lijn) + huur draadloos Dect toestel Gigaset S3 Professional 190,00 125,00 AANTAL TOTAAL F1 Huur Faxtoestel (papier + toner inbegrepen) 50,00 C1 Belkrediet (minimum aantal=1, saldo wordt niet terugbetaald, herladen is mogelijk tijdens de beurs) 50,00 Alle prijzen zijn excl. BTW (21%) en excl. Communicatiekosten. Alg.voorwaarden : http// Wenst u enkel nationale telefoonnummers te vormen gelieve dit hiernaast aan te duiden. (Indien u dit niet selecteert zal u zowel nationale als internationale telefoonnummers kunnen vormen). NAAM: DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) Technische hotline: FAX +32 (0) expo@newtel.be POST Newtel NV Lozenberg Zaventem

60 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ TELEFOONLIJNEN (NAAR NEWTEL TERUGSTUREN) SCHEMA Gelieve hieronder de gewenste plaatsen van de aansluitingen aan te duiden met X en de bijbehorende code in het overeenkomende vakje. Bij gebrek aan correcte informatie plaatsen wij de aansluiting naast de stroomvoorziening. WAND ACHTERAAN STAND.OF GANG STAND.OF GANG VOORAAN NAAM: DATUM: / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) expo@newtel.be POST Newtel NV Lozenberg Zaventem

61 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R 3.8 OPHANGINGSWERKEN (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) ALLE VERMELDE PRIJZEN ZIJN AAN VOORKEURTARIEF, GELDIG TOT 20 WERKDAGEN VÓÓR DE (VOOR-)OPBOUW VAN DE BEURS, ZO KAN UW AANVRAAG SNELLER EN EFFICIËNTER BEHANDELD WORDEN. NA DEZE PERIODE WORDT HET STANDAARDTARIEF AANGEREKEND. VOOR PUNTEN AANGEVRAAGD TIJDENS DE (VOOR-) OPBOUW ZAL HET LAST MINUTE TARIEF AANGEREKEND WORDEN. GELIEVE HIERBIJ EEN SCHETS VAN UW STAND TE VOEGEN WAAROP AL DE BESTELDE AANSLUITINGEN AANGEDUID STAAN. BESTELBON ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: ADRES: BELG.BTW: INT.BTW: NR. BANKREKENING: CONTACTPERSOON: RECHTSTREEKS N R.: FACTURATIEADRES ADRES: BTW NR: TEL/FAX : UW BESTELBON NUMMER TE VERMELDEN OP ONZE FACTUUR : FORMULE A : OPHANGPUNTEN ZONDER HUUR VAN TAKELS VANAF 12/10/2012 CODE OMSCHRIJVING AANTAL VOORKEURTARIEF EXCL. 21 % BTW STANDAARDTARIEF EXCL. 21 % BTW LAST MINUTE EXCL. 21 % BTW G1 Punt in Paleis 2, 4, 6, 8, 9, 10 of ,00 186,00 223,20 M1 Punt in Paleis 1, 3, 5, 7 of ,00 235,50 282,60 Aanvraag voor meer dan 50 punten per stand via bestek o.gheysens@brussels-expo.be CTL Verplichte AIB controle, per punt 14,00 14,00 14,00 Type ophangpunt : duid uw keuze aan Staalkabel (max 50 kg/punt) Ketting (+50 kg/punt - max gewicht is verschillend per paleis) FORMULE B : OPHANGPUNTEN MET HUUR EN INSTALLATIE VAN TAKELS VANAF 12/10/2012 CODE OMSCHRIJVING AANTAL VOORKEURTARIEF EXCL. 21 % BTW STANDAARDTA- RIEF EXCL. 21 % BTW LAST MINUTE EXCL. 21 % BTW G1TAK Punt in Paleis 2, 4, 6, 8, 9, 10 of ,00 354,00 424,80 M1TAK Punt in Paleis 1, 3, 5, 7 of ,00 403,50 484,20 CTL Verplichte AIB controle, per punt 14,00 14,00 14,00 U verklaart kennis te hebben genomen van de belangrijke informatie omtrent tarieven, betalingsmodaliteiten, reglementeringen, enz vermeld op de keerzijde van deze bon, en deze te hebben aanvaard. NAAM: DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

62 STANDN R ENERGY FORUM 14 & 15/11/ OPHANGINGSWERKEN (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) 1. TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN Voorkeurtarief : van toepassing voor elke aanvraag, ingediend minimum 20 werkdagen voor de 1e (voor) opbouwdag Standaardtarief : van toepassing voor elke aanvraag ingediend minder dan 20 werkdagen en minimum 3 werkdagen voor de 1e (voor) opbouwdag Last Minute : van toepassing voor laattijdige aanvragen, onder voorbehoud van uitvoerbaarheid (toegang, gewichtslimiet ) Complexe uitvoeringen maken deel uit van een grondige studie door de diensten van Brussels Expo. Het tarief van de punten is afhankelijk van het aantal bestelde punten. Specifieke prijsaanvraag vanaf 50 punten. Na ontvangst van de bestelling, zal Brussels Expo een factuur opmaken. De betaling ervan kan via bankoverschrijving of via kredietkaart. Indien U betaling via kredietkaart verkiest, gelieve ons te contacteren. De persoon (de firma) die onderhavig document ondertekend heeft, verbindt zich ertoe deze prestatie te vereffenen ingeval van betwisting door de vennootschap waarvan de naam vermeld is in het vak «Facturatieadres. 2. SCHETS Om een goede uitvoering van de ophangingswerken te kunnen verzekeren, gelieve de volgende informatie op de schets te vermelden: - De ligging van de stand in het paleis en t.o.v. de buurstanden. - De exacte plaats van ieder punt t.o.v. de randen van de stand (coördinaten (x,y)). - De effectieve belasting per punt. (Indien geen enkel punt de 100kg overschrijdt, volstaat de totale belasting.). - De hoogte van de punten. (= de hoogte van ophangingspunten ; niet de hoogte van de last zelf.). 3. TECHNISCHE INFORMATIE Elke aanvraag (of wijziging op een bestaande aanvraag) ingestuurd na aanvang van de opbouw zal slechts uitgevoerd worden onder voorbehoud van de uitvoerbaarheid. In geval van mogelijke last minute uitvoering van ophangpunten (wijziging of supplement) moet de werkzone op aangeven van Serviscene (= de uitvoerder) verplicht geëvacueerd worden (deze werkzone kan eventueel ook de naburige standen betreffen). Deze maatregel is noodzakelijk om in regel te zijn met de wettelijke verplichtingen inzake risicopreventie. Eventuele extra kosten zijn voor rekening van de exposant. De verhuur van de takel omvat de installatie van de takel aan het ophangpunt van Serviscene, het wegbergen van de ketting in de kettingzakken tijdens de opbouw en het uithalen van de ketting tijdens de afbouw en het weghalen van de takel van het ophangpunt. Alle takels zullen voor de 1ste dag van de opbouw geplaatst worden. Alle kettingen van de takels worden tijdens de laatste dag van de opbouw weggeborgen en de kettingen van de takels worden tijdens 1 dag van de opbouw naar beneden gelaten (deze datum hangt af van de toegankelijkheid van het Paleis). Serviscene neemt contact op met de klant om deze datum vast te leggen. Tijdens de Last Minute periode is de verhuur afhankelijk van de toegankelijkheid van de paleizen en de beschikbaarheid van het materiaal. Aangezien personen onder de opgehangen lasten kunnen lopen of blijven stilstaan, eisen wij bij gebruik van (manuele of elektrische) takels voor de ophanging van lasten in de paleizen : - ofwel de nuttige last van de takels te delen door twee (bv : een takel van 500kg mag slechts 250 kg dragen) - ofwel gebruik te maken van veiligheidskabels of kettingen om de takels te beveiligen (de ophangingen verdubbelen). Gezien de capaciteit van de nylon spansets niet gewaarborgd bij temperaturen boven 100 C en gezien de bijzondere risico s van brand (stands), van hoge temperaturen (spots) en van de aanwezigheid van personen onder de opgehangen last, zijn ophangingen door middel van spansets niet toegestaan. Het gebruik van metalen kabels in een nylon omhulsel worden wel aanvaard. De verlichtingsaccessoires (spots, lasers, rails, boxen, ) moeten elk apart aan de lichtbruggen worden vastgemaakt. Bij gebruik van kabelklemmen dient hun aantal en toepassing te beantwoorden aan de voorschriften van de constructeur en aan alle normen en regels geldend. De kabels en kettingen die U gebruikt om materiaal op te hangen boven het publiek, moeten in ieder geval een minimale breukvastheid van 8 tot 10 hebben (ofwel dient de in de catalogus vermelde bedrijfslast in twee gedeeld te worden). De toegang tot onze dakstructuur is ten strengste verboden. Brussels Expo bestudeert de aanvraag in de veronderstelling dat deze is goedgekeurd door het Organiserend Comité van de manifestatie. Brussels Expo heeft het alleenrecht om ophangingen goed te keuren van decoratieve voorwerpen, lichtstructuren of andere voorwerpen in het algemeen, aan de bovenbouw van de paleizen Enkel Brussels Expo is bevoegd om ophangingspunten te voorzien. De exposant zal bij inbreuk aan deze voorwaarde een factuur ontvangen van 500 per punt, vermeerderd met de specifieke kosten (controleorganisme) en eventueel reparatiekosten voor schade die bij deze overtreding werd aangericht. Bovendien mag Brussels Expo het voorwerp verwijderen zonder het akkoord van de overtreder, en zijn de kosten en risico s voor rekening van de exposant. Brussels Expo kan hierbij niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade. Het Organiserend Comité zal systematisch in kennis gesteld worden van de vastgestelde fraude. Voor alle ophangingen zal Brussels Expo beroep doen op een officieel controleorganisme. De kost van deze controle zal verrekend worden op basis van de eenheidsprijs vermeld op de bestelbon. De exposant is verantwoordelijk voor de informatie die hij doorspeelt aan Brussels Expo betreffende zijn project, alsook voor de structurele samenhang van de opgehangen voorwerpen. Het doorgeven van verkeerde informatie betekent automatisch de nietigverklaring van de overeenkomsten van Brussels Expo t.o.v. de exposant en sluit elke verantwoordelijkheid van Brussels Expo uit bij ongevallen. 4. VEILIGHEID Gelieve U te refereren naar het Veiligheidsreglement van Brussels Expo. TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

63 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R 3.8 OPHANGINGSWERKEN (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: TEL: FAX: INT.BTW: CONTACTPERSOON: BESTELBON SCHEMA Gelieve op de schets de buurstanden te vermelden, de gangen rond de stand te tekenen en de gewenste locatie van het bestelde op de stand aan te duiden. Bij gebrek aan informatie, zal de aansluiting uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats. Gelieve de exacte plaats van ieder punt t.o.v. de randen van de stand (coördinaten x,y) te vermelden, de effectieve belasting per punt (indien geen enkel punt de 100kg overschrijdt, volstaat de totale belasting), en de hoogte van de punten (en niet de hoogte van de structuur zelf). NAAM: DATUM: / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

64

65 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R 3.9 CATERING (NAAR HORETO TERUGSTUREN) ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: CONTACTPERSOON: TEL/FAX : DATE DE LA COMMANDE / / LEVERINGSDATUM / / LEVERINGSUUR: u STAND N : HALL : FACTURE INFORMATION : ADRESS : BTWN R : RÉFERENCE DE FACTURE : BESTELBON KREDIET KAART NUMMER: VERVALDATUM: / BIJ ELKE BESTELLING WORDT ER EEN KREDIET KAART GARANTIE GEVRAAGD *** GELIEVE 24 UUR VOORAF TE BESTELLEN EEN KORTING VAN 5% BIJ BESTELLING 5 OF MEER DAGEN IS TOEGEKEND (M.U.V. PROMOTIE AANBIEDINGEN EN LUNCHBOXES) CODE AANTAAL PRIJS TOTAAL COCA COLA 1,5 L X PACK VAN ,20 COCA COLA LIGHT 1,5 L X PACK VAN ,20 FRISDRANK FRUITSAP WATER COCA COLA 33 CL X PACK VAN ,00 COCA COLA LIGHT 33 CL X PACK VAN ,00 FANTA 33 CL X PACK VAN ,00 ICE TEA BRUISEND 33 CL X PACK VAN ,20 MINUTE MAID SINAASAPPELSAP 33 CL X ,00 MINUTE MAID MULTIVITAMINEN 33 CL X ,00 MINUTE MAID SINAASAPPELSAP 1 L X ,00 MINUTE MAID MULTIVITAMINEN 1 L X ,00 PLAT SPA MINERAALWATER 0,5 L X ,50 PLAT SPA MINERAALWATER 1,5 L X ,00 BRUISEND SPA MINERAALWATER 0,5 L X ,00 BRUISEND SPA MINERAALWATER 1,5 L X ,00 MAES PILS 33 CL X ,00 BIER MAES PILS VAT 30 L ,00 GRIMBERGEN 33CL X ,00 *** Gelieve 24 uur vooraf te bestellen GRIMBERGEN VAT 30 L ,00 NAAM: TOTAAL DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) vss@horeto-expo.com POST HORETO EXPO - BRUSSELS EXPO Belgiëplein 1 B1020 Brussel

66 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ CATERING (NAAR HORETO TERUGSTUREN) CODE AANTAAL PRIJS TOTAAL J.P CHENET, BLANC 25 CL X ,00 J.P CHENET, ROUGE 25 CL X ,00 BORDEAUX CH. ANNICHE BLANC 75 CL ,50 WIJN CHABLIS- WILLIAM FÈVRE 75 CL ,00 BORDEAUX CH ANNICHE, ROUGE 75 CL ,50 BOURGOGNE-DOMAINE DU CLOS NOIR 75 CL ,00 CHENIN-AFRIQUE DU SUD, BLANC 75 CL ,00 PINOTAGE-AFRIQUE DU SUD, ROUGE 75 CL ,00 CHAMPAGNES / SCHUIMWIJN ALCOHOLISCHE DRANKEN POMMERY ,00 CRÉMANT DE BOURGOGNE 75 CL ,00 WHISKY J&B 70 CL ,00 CRÉME DE CASSIS 100 CL ,00 CROISSANT ,80 ONTBIJT / LUNCH *** CHOCOLADEBROODJE ,20 MINI-CROISSANT ,00 MINI-CHOCOLADEBROODJE ,00 MINI-ROZIJNENBROODJE ,00 KAAS ,00 HAM, KAAS ,50 AMÉRICAIN ,50 KIP, EI, MOSTERDMAYONAISE ,50 FRANSE STOKBRODEN TONIJN ,50 ITALIAN ,20 FITNESS ,20 PUUR PLEZIER ,20 SEA SIDE ,20 ZWEEDSE TRIANGEL ,20 ASSORTIMENT STOKBRODEN *** ,70 PARISIENNE 250 GR ,50 SALADES SALADE 'NIÇOISE' 250 GR ,50 INTRIGANTE ,50 *** Gelieve 24 uur vooraf te bestellen CAESAR' SALADE 250 GR ,50 NAAM: TOTAAL DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) vss@horeto-expo.com POST HORETO EXPO - BRUSSELS EXPO Belgiëplein 1 B1020 Brussel

67 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ CATERING (NAAR HORETO TERUGSTUREN) CODE AANTAAL PRIJS TOTAAL SOEP VAN DE DAG THERMOS SOEP 1L *** ,00 GRIGNOTINE SCHOTEL ,00 KOUDE SCHOTELS *** SCANDINAVISCHE SCHOTEL ,00 BROODJE ,65 BESTELBON KOFFIE EN WARME DRANKEN LUNCH BOXES *** Elke dag een ander menu SNOEPERIJEN TRAITEURSPRO- DUCTEN*** STOKBROOD ,50 GEMALEN KOFFIE 250 GR ,50 THEEZAKJES 25 ST ,20 MELKPORTIES 240 ST ,50 SUIKERKLONTJES 240 ST ,00 MELK 1L ,50 KOFFIEFILTERS N 4 *20 ST ,00 LUNCH BOX EXPO : 1 driehoeksboterham, 1 sandwich, 1 Plat Spa mineraalwater 33cl, 1 Salade, 1 dessert LUNCH BOX BUSINESS : 1 Koud gerechtje vis of vlees, 1 Salade, 1 dessert, Kazen Bestek, sausjes, zout en peper, 1 broodje, 1 plat Spa mineraalwater 33cl , ,00 MARS ,20 TWIX ,20 BOUNTY ,20 MUFFIN ,50 BROWNIE 2,50 SANDWICHES BUFFET CLASSIC 24 ST ,00 SANDWICHES BUFFET BUSINESS 24 ST ,00 FRUITMAND 3 KG ,50 MAND MET GROENTESTICKS 10 PERS ,00 ASS. HARTIGE HAPJES 48 ST ,00 MINI GEBAKJES 48 ST ,00 MINI MACARONS 72PCS ,00 *** Gelieve 24 uur vooraf te bestellen NAAM: TOTAAL DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) vss@horeto-expo.com POST HORETO EXPO - BRUSSELS EXPO Belgiëplein 1 B1020 Brussel

68 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ CATERING (NAAR HORETO TERUGSTUREN) ZOETIG- EN HARTIGHEDEN ONZE COCKTAIL VOOR 10 PERSONEN*** WEGWERPMATE- RIALEN VERKOOP MATERIAAL VERHUUR MATERIAAL (GEDURENDE HET SALON) ONZE PROMOTIES *** Gelieve 24 uur vooraf te bestellen CODE AANTAAL PRIJS TOTAAL KOEKJES BLACK JACK 400 GR ,00 CHOCOLATS CÔTE D'OR (GEMENGD) ,00 GEZOUTEN PINDA'S DUYVIS 1KG ,00 GEZOUTEN CHIPS 200GR ,00 PAPRIKA CHIPS 200GR ,00 ZOUTEN KOEKJES TUC 400 GR ,00 48 gemengde hartige hapjes, 48 gemengde mini gebakjes, 2 flessen Crémant de Bourgogne, 100 servetten, 20 champagne glazen ,00 PLASTIC BEKERS 50 ST ,50 PLASTIC KOFFIEBEKERS 50 ST ,50 PLASTIC WIJNGLAZEN 12 ST ,50 CHAMPAGNE GLAZEN 10 ST ,50 PLASTIC BORDEN 25 ST ,00 PLASTIC VORKEN 50 ST ,00 PLASTIC MESSEN 50 ST ,00 PLASTIC LEPELS 50 ST ,00 ROERSTAAFJES 100 ST ,20 PAPIEREN SERVETTEN 100 ST ,00 KEUKENROL 2 ST ,00 AFVALZAKKEN 25 ST ,00 SPONS ,50 AFWASMIDDEL ,50 REINIGINGSPRODUCT V. RUITEN ,00 IJSBLOKJES 10 KG ,50 WIJNGLAZEN BAK ,00 LONG DRINK GLAZEN BAK ,00 BIER GLAZEN BAK ,00 IJSEMMER ,30 DIENBLAD (ROESTVRIJ STAAL) ,00 KOM / SCHAALTJE ,00 WATERKOKER ,50 KOFFIEZETAPPARAAT ,00 KOELKAST ,00 KOFFIE KIT DUBBEL ,00 BEER KIT ,00 DRINK 'IT ,00 COFFEE KIT ,00 WATER KIT ,00 ESPRESSO KIT ,00 NAAM: TOTAAL DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) vss@horeto-expo.com POST HORETO EXPO - BRUSSELS EXPO Belgiëplein 1 B1020 Brussel

69 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R 3.10 Dit document dient, samen met de eventuele risicoanalyse(s), vóór de start der werken aan de veiligheidscoördinator bezorgd te worden VEILIGHEIDS-, GEZONDHEIDS- EN MI- LIEUCHARTER (NAAR AIB VINCOTTE TERUGSTUREN) ALGEMENE GEGEVENS NAAM EXPOSANT: Geachte exposant, Uw stand kan op 2 verschillende manieren opgebouwd worden. Gelieve aan te kruisen wat van toepassing is: A. U huurt bij de organisatie een kant en klare stand. B. U bouwt zelf de stand, of U laat deze bouwen door een standenbouwer: In dit geval hadden wij graag enkele extra inlichtingen in verband met de wijze waarop deze stand opgebouwd wordt, ontvangen. Gelieve aan te kruisen wat van toepassing is: 1. U bouwt een modulaire stand (hoogte beperkt tot 2,5m) 2. U bouwt een stand (lager dan 2,5m) 3. U bouwt een modulaire stand (hoger dan 2,5m) zonder verdieping 4. U bouwt een stand (hoger dan 2,5m) zonder verdieping 5. U bouwt een stand met een toegankelijke verdieping (personeel of publiek) 6. U plaatst professionele verlichting (lichtbruggen) of audiovisueel materiaal In de gevallen 2,4 5 en 6 dient de standenbouwer eveneens een risicoanalyse toe te voegen. Gegevens van de STANDENBOUWER:... Adres :... Nr.... Postnr.:... Gemeente:... Tel :... Fax:... Werfverantwoordelijke :... GSM :... Eventuele onderaannemers : GEGEVENS ONDERAANNEMER (NAAM, ADRES, TEL) OMSCHRIJVING WERK (ZIE PUNT B) 1 2 INTENTIEVERKLARING*: 1. De ondergetekende stuurt dit V.G.M.-charter ingevuld en ondertekend terug en bevestigt dat hij de veiligheidsvoorschriften van toepassing op Brussels Expo, doorgenomen en duidelijk begrepen heeft. Hij verbindt zich er toe de verplichtingen inzake veiligheid, gezondheid en milieu strikt te laten naleven door diegene die de stand opbouwt. Hij zal de informatiebrochure overmaken aan de standenbouwer en vraagt hem indien nodig (zie punt B) een risicoanalyse toe te voegen. 2. De ondergetekende verklaart het veiligheidsreglement van Brussels Expo ontvangen te hebben van het Organiserend Comité en de nodige initiatieven te zullen nemen om al zijn werknemers en desgevallend ook de (onder)aannemers die voor zijn rekening werken, te informeren over de inhoud van dit veiligheidsreglement. 3. De ondergetekende verklaart dat hij in geval van een arbeidsongeval op de stand onmiddellijk de veiligheidscoördinator zal contacteren en hem de nodige bijkomende informatie zal bezorgen. NAAM EN FUNCTIE: DATUM : / / HANDTEKENING * Intentieverklaring, conform het artikel 29 van de Wet op het welzijn. FAX +32 (0) AIB-SAFETY@BRUEXPO.BE POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

70

71 BEDRIJF: STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ GOEDERENBEHANDELING EN DOUANEFORMALITEITEN (RECHTSTREEKS TE BESTELLEN BIJ DHL) ALGEMENE GEGEVENS BEDRIJF: CONTACTPERSOON: TELEFOONNR: ADRES: BTW NR: TARIEF UUR BEGIN UUR EINDE BESTELBON MANPOWER WERKKRACHT / UUR (3) 39,00 EUR u u DISPATCHER / UUR (3) 45,00 EUR u u + TRANSPALET (3) 49,00 EUR u u VORKHEFTRUCK MET CHAUFFEUR Tarief wordt afgerekend per begonnen tijdseenheid en wordt afgerond naar de bovenliggende volledige tijdseenheid, behalve indien anders overeengekomen. VORKHEFTRUCK 3T / 30 MIN 55,00 EUR u u VORKHEFTRUCK 3T / UUR 49,00 EUR u u VORKHEFTRUCK 5T / UUR (1) 145,75 EUR u u VORKHEFTRUCK 10T / UUR (1) 193,00 EUR u u KRAAN MET OPERATOR TELESCOPISCHE KRAAN 10 T / UUR (2) 122,00 EUR u u TELESCOPISCHE KRAAN 30 T / UUR (2) 151,00 EUR u u COMPACT KRAAN 10 T / UUR (2) 315,00 EUR u u BEGELEIDER / UUR (2) 45,00 EUR u u Opmerkingen: Kraanwerk wordt steeds in overleg met de opdrachtgever ingepland. De bestelling voor kraanwerk dient ons steeds 2 weken voor uitvoering van de werken te bereiken. Indien de werken niet met het bestelde materiaal uitgevoerd kunnen worden, dan zal in overleg met de opdrachtgever beter geschikt materiaal worden geplaatst aan daarvoor overeengekomen tarieven. VERHUUR MATERIAAL ZONDER OPERATOR MANUELE TRANSPALET / UUR (3) 4,00 EUR u u TRANSPLATEAUWAGEN / UUR (3) 4,00 EUR u u ROLWAGEN / UUR (3) 4,00 EUR u u SCHAARLIFT / DAG 180,00 EUR u u SCHAARLIFT / WEEK 685,50 EUR u u (1) minimum 3 uur facturatie (2) Minimum 5 Uur (indien niet combineerbaar met andere gebruikers) (3) Minimum 4 Uur NAAM : DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) fairs.benelux@dhl.com De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van DHL Trade Fairs & Events Benelux worden automatisch herkend door ondertekening van deze bestelbon. Zie algemene voorwaarden achteraan in Toolbox). POST DHL Freight (Belgium) NV DHL Trade Fairs & Events Benelux Flanders expo Maaltekouter 1 T4 B-9051 Sint-Denijs-Westrem (Gent)

72 STANDN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/ GOEDERENBEHANDELING EN DOUANEFORMALITEITEN (RECHTSTREEKS TE BESTELLEN BIJ DHL) OPSLAG TIJDENS DE BEURS (INCL. AFHALING, OPSLAG, TERUGLEVERING) Minimum 1 m 3 LEGE VERPAKKINGEN 43,50 EUR/m 3 m 3 GOEDERENOPSLAG (BEWAAKTE OPSLAG) 63,00 EUR/m 3 m 3 AFMETINGEN WORDEN GECONTROLEERD OP DE BEURS BEHANDELINGSVERZEKERING (VERPLICHT) Minimum 5,00 EUR OP ALLE BEHANDELINGEN UITGEVOERD DOOR DHL PERSONEEL 5% OP BEHANDELING DOUANEKOSTEN DOUANEFORMALITEITEN: PER DOCUMENT 125,00 EUR DOUANEFORMALITEITEN VANAF 3E TARIEFLIJN: PER EXTRA LIJN 11,00 EUR DOSSIERKOSTEN DOUANE 160,00 EUR BEHANDELING EXTRA DOCUMENTEN, ZOALS INVOERVERGUNNINGEN EN OORSPRONGSCERTIFICATEN 30,00 EUR FYSIEKE DOUANECONTROLE, PER UUR 37,50 EUR TOESLAGEN (normale werkuren maandag t/m vrijdag van tot uur) MAANDAG T/M VRIJDAG NA UUR + 50 % ZATERDAG + 50 % ZONDAG, FEESTDAGEN % PER DOSSIER ADMINISTRATIEKOSTEN, CORRESPONDENTIE 30,00 EUR Opmerkingen: Alle tarieven worden afgerekend per volledige eenheid (tijd, volume, aantal). Elke begonnen eenheid wordt afgerond naar de naast hoger gelegen eenheid. Elke opdracht wordt beschouwd als losstaande opdracht en wordt op die manier afgerekend. Indien voor een prestatie een minimum van toepassing is, dan wordt het minimum steeds afgerekend indien de prestatie niet het minimum overschrijdt. Al onze verrichtingen geschieden op basis van de Algemene Belgische Expeditie Voorwaarden 2005, gepubliceerd in de bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 24 juni 2005 onder nr en van de aanvullende voorwaarden DHL Trade Fairs & Events Benelux voor on site logistiek. Deze voorwaarden zijn op eenvoudig verzoek verkrijgbaar. NAAM : DATUM : / / HANDTEKENING TEL +32 (0) FAX +32 (0) fairs.benelux@dhl.com De algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van DHL Trade Fairs & Events Benelux worden automatisch herkend door ondertekening van deze bestelbon. Zie algemene voorwaarden achteraan in Toolbox). POST DHL Freight (Belgium) NV DHL Trade Fairs & Events Benelux Flanders expo Maaltekouter 1 T4 B-9051 Sint-Denijs-Westrem (Gent)

73 PALEISN R : ENERGY FORUM 14 & 15/11/2012 STANDN R : 3.12 SCHETS ALGEMEEN (NAAR BRUSSELS EXPO TERUGSTUREN) ALGEMENE GEGEVENS FIRMA: CONTACTPERSOON: TEL FAX: Gelieve op de schets de buurstanden te vermelden, de gangen rond de stand te tekenen en de gewenste locatie van het bestelde op de stand aan te duiden door gebruik te maken van de correcte code (zie legende onderaan). Bij gebrek aan informatie, zal de aansluiting uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats. Bij aanvraag van water- of gasaansluitingen, een schouw, gelieve de voorziene toestellen te vermelden (vaatwas, waterbekken, oven, gasfornuis, gaskachel, houtkachel, ). Elke verplaatsing van een aansluiting die aangevraagd wordt tijdens de (voor-)opbouw zal het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie van 45 /uur (exclusief BTW). ACHTERWAND VOORZIJDE E ELECTRICITEIT I INTERNET C SCHOUW W WATER G GAS A PERSLUCHT TEL +32 (0) FAX +32 (0) connections@ brussels-expo.be POST TENTOONSTELLINGSPARK VAN BRUSSEL V.Z.W. BELGIËPLEIN 1 - B BRUSSEL

74

75 ALGEMENE VOORWAARDEN EN REGLEMENTEN algemene voorwaarden en reglementen

76

77 4.1 ALGEMENE VOORWAARDEN ARTIKEL 1 : DEFINITIES In het kader van deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: - Aanvaarding: de door ARTEXIS genomen en schriftelijk aan de kandidaat-exposant meegedeelde beslissing dat hij als exposant op de beurs wordt aanvaard, nadat hij zijn aanvraag tot deelname heeft ingediend en afhankelijk van de voorwaarde dat de exposant zich aan de algemene voorwaarden houdt. - ARTEXIS: de organisator van de beurs, naargelang van de beurs met name, de naamloze vennootschap ARTEXIS EXHIBITIONS, met maatschappelijke zetel gevestigd te BE-9051 Gent, Maaltekouter 1 en een exploitatiezetel te 1200 Brussel, Sint-Lambertusstraat 135, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder ondernemingsnummer , rechtbank van koophandel van Gent. - Gebouw: het onroerend goed waarin of waaromheen de beurs wordt georganiseerd. - Kandidaat-exposant: de natuurlijke of rechtspersoon, handelaar, fabrikant of producent of zijn algemeen agent of kleinhandelaar, of elke vereniging, instantie of instelling die zijn wens tot deelname aan de beurs te kennen heeft gegeven door zijn aanvraag tot deelname in te dienen bij ARTEXIS. - Algemene voorwaarden: deze algemene voorwaarden. - Tariefvoorwaarden: de tarieven die van toepassing zijn op de indiening door de kandidaat-exposant van zijn aanvraag tot deelname en op zijn deelname aan de beurs en die aan de aanvraag tot deelname of aan elk ander handelsdocument zijn vastgehecht. De gedrukte tarieven zijn exclusief BTW. - Openingsdatum van de beurs: de officiële openingsdatum van de beurs, met dien verstande dat in geval van een Avant-Première, deze zal beschouwd worden als de officiële openingsdatum van de beurs. - Aanvraag tot deelname: het door ARTEXIS aan de kandidaat-exposant verstrekte aanvraag tot deelname tot de beurs, dat nadien naar behoren door de kandidaatexposant ingevuld en bij ARTEXIS ingediend is. - Exposant: de kandidaat-exposant van wie de aanvraag tot deelname door ARTEXIS is aanvaard. - Beurs: de door ARTEXIS georganiseerde beurs, zoals gespecificeerd in de aanvraag tot deelname, die o.a. ten doel heeft de exposanten enerzijds en de bezoekers anderzijds rechtstreeks met elkaar in contact te brengen en de handel te stimuleren door de exposanten een efficiënte omgeving te bieden om in contact te komen met de markt en de bezoekers een brede mogelijkheid om zich te informeren. De in dit artikel gedefinieerde termen hebben dezelfde betekenis in het enkelvoud en in het meervoud. ARTIKEL 2: TOEPASSELIJKHEID VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN 2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle verbintenissen uit overeenkomst tussen ARTEXIS en de kandidaat-exposant/de exposant met betrekking tot de indiening van de aanvraag tot deelname door de kandidaatexposant, de behandeling daarvan door ARTEXIS en eventueel de aanvaarding van de kandidaat-exposant en zijn deelname als exposant aan de beurs. 2.2 In zijn relatie met ARTEXIS ziet de kandidaat-exposant/ de exposant uitdrukkelijk af van de toepassing van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan deze algemene voorwaarden opgesteld zouden zijn. 2.3 Om geldig te zijn, moet elke afwijking van de algemene voorwaarden van tevoren schriftelijk, uitdrukkelijk en door ARTEXIS ondertekend zijn overeengekomen. 2.4 Door de indiening van zijn naar behoren ingevulde en ondertekende aanvraag tot deelname, dat aan ARTEXIS is gericht, verklaart de kandidaat-exposant uitdrukkelijk dat elke contractuele relatie tussen hem en ARTEXIS met betrekking tot de beurs door deze algemene voorwaarden wordt beheerst. ARTIKEL 3: AANVRAAG TOT DEELNAME 3.1 Formaliteiten De aanvraag tot deelname kan alleen worden gedaan op het document dat door ARTEXIS is opgesteld. Deze aanvraag tot deelname moet in zijn originele vorm door de kandidaat-exposant worden ingediend nadat het naar behoren ingevuld en ondertekend is. Een ander document wordt niet in aanmerking genomen. Hetzelfde geldt voor aanvragen tot deelname die een of ander voorbehoud bevatten. Dat betekent dat, indien de kandidaat-exposant voorwaarden toevoegt aan zijn aanvraag tot deelname, die niet tegenstelbaar kunnen zijn aan ARTEXIS, en dat die bijgevolg geen deel zullen uitmaken van het contractuele kader tussen ARTEXIS en de kandidaat-exposant betreffende zijn aanvraag tot deelname, alsook zijn eventuele deelname aan de beurs. 3.2 Rechtswaarde van de aanvraag tot deelname De indiening van de aanvraag tot deelname door de kandidaat-exposant vormt een bindend en onherroepelijk aanbod van zijn kant om deel te nemen aan de beurs onder de voorwaarden die vermeld zijn in de algemene voorwaarden, in de tariefvoorwaarden, in zijn aanvraag tot deelname en in elk ander contractueel document met betrekking tot de beurs dat hem aan ARTEXIS bindt. Elke latere wijziging of herroeping van de aanvraag tot deelname zal worden beschouwd als een eenzijdige opzegging door de kandidaat-exposant, en zal worden beheerst door de bepalingen van artikel 6. De naar behoren door de kandidaatexposant ingevulde aanvraag tot deelname wordt voorlopig geregistreerd door ARTEXIS, dat het verzoek beoordeelt met toepassing van de in artikel 4 vermelde criteria. 3.3 Onoverdraagbaarheid De naar behoren door de kandidaat-exposant ingevulde aanvraag tot deelname en de latere Aanvaarding daarvan door ARTEXIS zijn niet overdraagbaar door de kandidaatexposant, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van ARTEXIS. In het geval van een dergelijke toestemming blijft de overdragende kandidaat-exposant of exposant hoofdelijk en ondeelbaar aansprakelijk met de overnemende kandidaat-exposant of exposant voor de verplichtingen die voortvloeien uit de indiening van de aanvraag tot deelname en de Aanvaarding. De naar behoren door de kandidaat-exposant ingevulde aanvraag tot deelname en de latere Aanvaarding daarvan door ARTEXIS zijn daarentegen wel overdraagbaar door ARTEXIS in geval van overdracht van de Beurs door ARTEXIS. Bovendien heeft ARTEXIS het recht om al of een deel van zijn rechten en/of verplichtingen die voortvloeien uit zijn contractuele relatie met de kandidaat-exposant/exposant over te dragen of in onderaanneming te geven. P. 77

78 ARTIKEL 4: BEOORDELING VAN DE AANVRAAG TOT DEELNAME EN WEIGERING OF AANVAARDING VAN DE KANDIDAAT-EXPOSANT De beoordeling van de aanvraag tot deelname gebeurt door het selectiecomité van de beurs dat door ARTEXIS is opgericht. 4.1 Selectiecriteria Op alle aanvragen tot deelname die door de verschillende kandidaat-exposanten worden ingediend, wordt een selectie toegepast door het selectiecomité, dat zich daarvoor baseert met name op de volgende criteria : (I) de beschikbaarheid van verschillende expositieruimtes; (II) de evenwichtige verdeling van de inhoud van de beurs; (III) de overeenstemming van de oriëntatie van de kandidaatexposant met die van de beurs; (IV) de kwaliteit van de producten, merken en/of tentoongestelde werken; (V) de variatie van producten en/of de tentoongestelde werken. 4.2 Omstandigheden die een aanvaardingsweigering rechtvaardigen Op basis van het besluit van het selectiecomité kan ARTEXIS de aanvaarding weigeren in één of meer van de volgende gevallen: (I) de aanvraag tot deelname is niet verenigbaar met één of meer van de in artikel 4.1 vermelde criteria; (II) de kandidaat-exposant houdt zich niet aan één of meer van zijn verplichtingen die voortvloeien uit de indiening van zijn aanvraag tot deelname; (III) de kandidaat-exposant heeft zich niet gehouden aan één of meer verplichtingen die hij tegenover ARTEXIS of een daaraan gelieerde maatschappij had naar aanleiding van een beurs die eerder door ARTEXIS of een daaraan gelieerde maatschappij is georganiseerd; (IV) de activiteit van de kandidaat-exposant houdt geen of weinig verband met het doel of oogmerk van de beurs; (V) de kandidaat-exposant brengt de goede orde van de beurs of het morele of materiële gezag van de beurs of van ARTEXIS in gevaar of dreigt dat te doen; (VI) de kandidaat-exposant houdt zich niet aan de criteria voor de inrichting en decoratie van de locatie en de stand, zoals door ARTEXIS omschreven in de handleiding voor de exposant, en presenteert andere producten en merken dan door de kandidaat-exposant voorgesteld in de aanvraag tot deelname; (VII) de eigenaar of de exploitant van het gebouw verzet zich tegen de aanvaarding van de kandidaat-exposant. 4.3 Gevolgen van de aanvaardingsweigering De aanvaardingsweigering wordt schriftelijk door ARTEXIS ter kennis gebracht van de kandidaat-exposant. Een aanvaardingsweigering kan voor ARTEXIS geen gevolgen hebben en ARTEXIS kan in geen geval aansprakelijk en verplicht tot betaling van een of andere schadevergoeding worden gehouden, of het nu gaat om directe, indirecte, incidentele of andere schade. 4.4 Acceptatie De aanvaarding van de aanvraag tot deelname wordt schriftelijk door ARTEXIS ter kennis gebracht van de kandidaat-exposant. Alleen deze kennisgeving vormt de aanvaarding van de kandidaat-exposant door ARTEXIS. De voorafgaande uitwisseling van brieven of andere willekeurige documenten (zoals het in artikel 8.2 vermelde beursplan) tussen ARTEXIS en de kandidaat-exposant kan in geen geval de genoemde aanvaarding opleveren. Overeenkomstig artikel maakt deze aanvaarding onmiddellijk alle verschuldigde en in artikel vermelde bedragen opeisbaar, zelfs als de exposant zijn deelname later om welke reden dan ook annuleert of als de exposant besluit de aanvankelijk door hem gevraagde oppervlakte te verminderen. ARTEXIS is gerechtigd geen rekening te houden met een aanvaarde aanvraag tot deelname zolang de voorschotnota en de saldofactuur die op deze aanvaarding volgden, niet geheel zijn voldaan door de exposant van wie de aanvraag tot deelname is aanvaard. De aanvaarding doet in geen geval een of ander recht ontstaan op deelname aan een toekomstige beurs - anders dan de beurs waarvoor de aanvaarding geldt - die later door ARTEXIS of een gelieerde maatschappij georganiseerd zou worden. Een eerdere deelname aan de beurs geeft in geen geval recht op een latere deelname aan deze beurs. ARTIKEL 5: Vergoedingen, betalingswijzen en termijnen 5.1 Vergoedingen De aanvaarding door ARTEXIS van het door de kandidaat-exposant/exposant ingediende aanvraag tot deelname leidt tot de opeisbaarheid, bij de kandidaatexposant/exposant en ten gunste van ARTEXIS, van alle volgende bedragen: (I) het inschrijfgeld, met inbegrip van de premie van de verzekering die de exposant op grond van artikel 11 belooft af te sluiten; (II) de kosten van het beschikbaar stellen van de locatie; (III) alle andere diverse kosten die in de tariefvoorwaarden en alle andere handelsdocumenten zijn bepaald, of deze nu verplicht, facultatief of het gevolg van de toepassing van deze algemene voorwaarden zijn. De volgens artikel verschuldigde bedragen worden hierna de verschuldigde bedragen genoemd De verschuldigde bedragen alsook de andere bedragen die verschuldigd zijn door de exposant wegens zijn deelname aan de beurs, geven in het algemeen en voorzover mogelijk aanleiding tot de volgende drie opeenvolgende factureringen: (I) de facturering van een voorschot van 40% over alle verschuldigde bedragen zodra de door de kandidaatexposant ingediende aanvraag tot deelname door ARTEXIS is aanvaard (door middel van de voorschotnota); (II) de facturering van het saldo van alle verschuldigde bedragen ten minste negentig dagen voor de officiële openingsdatum van de beurs (door middel van de saldofactuur); en (III) de facturering van de technische bestellingen ten minste dertig dagen voor de officiële openingsdatum van de beurs (door middel van de factuur voor de technische bestellingen). In het geval dat de aanvraag tot deelname minder dan negentig dagen maar meer dan dertig dagen voor de officiële openingsdatum van de beurs bij ARTEXIS wordt ingediend, gebeurt de facturering van het voorschot en het saldo in één keer zodra de door de kandidaat-exposant ingediende aanvraag tot deelname door ARTEXIS is aanvaard. De facturering van de technische bestellingen gebeurt dan ten minste dertig dagen voor de officiële openingsdatum van de beurs. In het geval dat de aanvraag tot deelname minder dan dertig dagen voor de officiële openingsdatum van de beurs bij ARTEXIS wordt ingediend, gebeurt de facturering van het voorschot, het saldo en de technische bestellingen in één keer zodra de door de kandidaat-exposant ingediende aanvraag tot deelname door ARTEXIS is aanvaard. 5.2 Betaling van de verschillende bedragen De door ARTEXIS uitgeschreven facturen moeten na ontvangst, netto zonder korting, contant worden voldaan op het hoofdkantoor van ARTEXIS. Al de kosten di BETALING VAN DE VERSCHILLENDE BEDRAGEN e verbonden zijn met de door de exposant gebruikte betalingswijze, zijn integraal te zijnen laste. P. 78

79 5.2.2 ARTEXIS is gerechtigd geen rekening te houden met een aanvaarde aanvraag tot deelname zolang de exposant van wie de aanvraag tot deelname werd aanvaard, de facturen die aan hem werden gericht niet volledig heeft betaald De inbezitneming van de locatie en de stand door de exposant is afhankelijk van de volledige betaling van alle verschuldigde bedragen en andere bedragen die verschuldigd zijn aan ARTEXIS, met inbegrip van eventuele toeslagen. Evenzo is de inachtneming van ter plaatse door een exposant bestelde technische aanvullingen afhankelijk van de volledige betaling van alle door deze exposant aan ARTEXIS verschuldigde bedragen en van de voorafgaande betaling van de factuur die overeenstemt met deze bestellingen. 5.3 Betalingswijzen De betalingen dienen te geschieden in euro s en per overschrijving naar de op de facturen genoemde bankrekening(en). Met uitzondering van bankcheques worden cheques daarbij niet aanvaard Elke betaling die wordt gedaan in handen van een vertegenwoordiger of aangestelde van ARTEXIS is niet bevrijdend, behoudens uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van ARTEXIS. 5.4 Bezwaren tegen facturen Elk bezwaar tegen een factuur moet binnen acht dagen na de datum van facturering kenbaar worden gemaakt. Een dergelijk bezwaar beïnvloedt geenszins de verplichting van de exposant om de andere facturen te betalen die opeisbaar zijn op het moment van het bezwaar en verleent hem geen recht om een willekeurige betaling aan ARTEXIS op te schorten of een andere willekeurige verplichting tegenover laatstgenoemde op te schorten. 5.5 Betalingsverzuim of te late betaling Betalingsverzuim op de vervaldag van elke factuur leidt van rechtswege en zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is, tot de opeisbaarheid van moratoire rente tegen een tarief van 12% per jaar. Dit betalingsverzuim op de vervaldag leidt, onder dezelfde voorwaarden als de opeisbaarheid van de rente, tot de betaling van een vaste schadevergoeding van 10% van het bedrag van de onbetaalde factuur, met een minimum van 250 euro. ARTEXIS is tevens gerechtigd de uitvoering op te schorten van alle verplichtingen die ARTEXIS zou kunnen hebben tegenover de exposant die elke factuur verzuimt te betalen. Dit prerogatief kan worden uitgeoefend door de eenvoudige vaststelling van het betalingsverzuim, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is Bovendien leidt betalingsverzuim op de vervaldag van elke factuur ook tot de onmiddellijke opeisbaarheid van alle andere sommen die de exposant aan ARTEXIS verschuldigd is, zelfs op latere vervaldagen Als één of meer aan ARTEXIS verschuldigde facturen uiterlijk vijftien dagen na de datum van uitschrijven nog niet zijn betaald, leidt dit betalingsverzuim van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling tot verval van het recht op de locatie, onverminderd de andere bepalingen van dit artikel 5.5 en deze algemene voorwaarden. Hieruit volgt dat ARTEXIS in dit geval vrij over de locatie kan beschikken en deze opnieuw kan verhuren aan een andere kandidaat-exposant/exposant. 5.6 Delegatie van facturatie Aangezien Artexis Exhibitions nv haar facturatie aan Artexis NV heeft gedelegeerd zullen de facturen met betrekking tot uw deelname aan de beurs door Artexis NV worden opgestuurd. ARTIKEL 6: AFSTAND VAN DEELNAME DOOR DE EXPOSANT OF VERMINDERING VAN DE GEVRAAGDE OPPERVLAKTE 6.1 Onverminderd de bepalingen van artikel 3.2 moet een exposant zijn afstand van deelname en elke vermindering van de aanvankelijk in zijn aanvraag tot deelname gevraagde oppervlakte per aangetekende brief ter kennis brengen van ARTEXIS, ongeacht het feit of deze afstand of vermindering voor of na de aanvaarding door ARTEXIS plaatsvindt. 6.2 Naargelang het toepasselijke geval leidt een dergelijke afstand of vermindering tot de opeisbaarheid van de volgende bedragen: (I) als de afstand of vermindering overeenkomstig artikel 6.1 minstens 180 dagen vóór de openingsdatum van de beurs wordt aangekondigd, zal 40% van de verschuldigde bedragen verschuldigd zijn als schadevergoeding wegens eenzijdige opzegging; (II) als de afstand of de vermindering overeenkomstig artikel 6.1 minder dan 180 dagen maar minstens 90 dagen vóór de openingsdatum van de beurs wordt aangekondigd, zullen de verschuldigde bedragen volledig verschuldigd zijn als schadevergoeding wegens eenzijdige opzegging; (III) als de afstand of de vermindering overeenkomstig artikel 6.1 minder dan 90 dagen vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, zal een bedrag dat overeenstemt met 120% van de verschuldigde bedragen verschuldigd zijn als schadevergoeding wegens eenzijdige opzegging, en dat, wegens de bijkomende schade die daaruit voortvloeit voor ARTEXIS omwille van het laattijdige karakter van de afstand of de vermindering; (IV) indien de afstand of de vermindering niet wordt aangekondigd aan ARTEXIS overeenkomstig de in artikel 6.1, voorziene procedure, zal een bedrag dat overeenstemt met 120% van de verschuldigde bedragen verschuldigd zijn als schadevergoeding wegens eenzijdige opzegging, en dat, wegens de bijkomende schade die daaruit voortvloeit voor ARTEXIS wegens de niet-naleving van die procedure De in dit artikel 6.2. opgenomen bedragen zijn verschuldigd van rechtswege en zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is. 6.3 De in artikel 6.2 genoemde schadevergoedingen beïnvloeden geenszins het recht van ARTEXIS om aanvullende schadevergoeding van de exposant te eisen als de werkelijk door ARTEXIS geleden schade hoger is dan de bedragen van de schadevergoedingen wegens eenzijdige opzegging zoals bepaald in artikel Te late betaling van de in dit artikel 6 genoemde bedragen leidt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling tot de opeisbaarheid van moratoire rente tegen een jaarlijks tarief van 12%. ARTIKEL 7 : ONDERHUUR/OVERDRACHT De onderhuur of overdracht in welke vorm dan ook, zelfs als deze gratis, tijdelijk of gedeeltelijk is, van elk recht in verband met de beurs dat voortvloeit uit de contractuele relatie tussen ARTEXIS en de exposant is iedere exposant streng verboden. De exposant verklaart en erkent dat de belangen van ARTEXIS en het goede verloop van de beurs ernstig worden geschaad door de aanwezigheid tijdens de beurs van een exposant die ARTEXIS niet kent. ARTIKEL 8: LOCATIES 8.1 Toewijzing van de locaties ARTEXIS bepaalt alleen de wijze van toekenning van de locaties, die worden toegewezen met inachtneming van met name de in artikel 4.1 genoemde criteria. In het algemeen wordt aan één en dezelfde exposant niet meer dan één locatie voor hetzelfde artikel toegewezen, behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming vooraf van ARTEXIS. Deelname aan een eerdere editie van de beurs geeft in geen geval recht op een bepaalde locatie bij een latere editie van deze beurs Een exposant kan zijn eventuele bezwaren naar behoren gemotiveerd aan ARTEXIS doen toekomen binnen P. 79

80 acht dagen na de bekendmaking door ARTEXIS van de toegewezen locatie. Na kennis ervan te hebben genomen, neemt ARTEXIS een gemotiveerde beslissing hierover. Deze beslissing is definitief en wordt schriftelijk ter kennis van de exposant gebracht ARTEXIS behoudt zich het recht voor een toegewezen locatie te verplaatsen, de vorm ervan te wijzigen of één of meer aan een exposant of groep van exposanten toegewezen locaties te verplaatsen naar één of meer andere locaties als redenen van algemene organisatie dit vereisen. De uitoefening door ARTEXIS van een dergelijk recht geeft in geen geval aanleiding tot een of andere schadevergoeding ten gunste van de exposant. ARTEXIS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een beslissing van de eigenaar of exploitant van het gebouw waardoor een locatie gewijzigd zou worden of de aanblik ervan veranderd zou worden Beursplan ARTEXIS overhandigt een van de eigenaar of exploitant van het gebouw afkomstig beursplan aan de exposant. Dit plan wordt slechts ter informatie aan de exposant overhandigd en ARTEXIS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verschillen tussen de afmetingen in dit plan (die slechts indicatief zijn) en de werkelijke afmetingen van de locatie. Het is aan de exposant om zich ervan te vergewissen dat de aan hem toegewezen locatie overeenstemt met de beschrijving ervan in het beursplan Alle afmetingsfouten bij de afbakening op de grond van de stand moeten schriftelijk aan ARTEXIS worden medegedeeld op het ogenblik dat de exposant zijn stand inricht. ARTEXIS zal een verantwoordelijke afvaardigen om de eventuele afmetingsfouten vast te stellen. ARTEXIS zal geen enkel gevolg geven aan de klachten die na de montage van de stand zouden worden ingediend De inbezitneming De inbezitneming door een exposant van de aan hem toegewezen locatie is afhankelijk van de volledige betaling van de verschuldigde bedragen, alsook van de andere bedragen die verschuldigd zijn door de exposant omwille van zijn deelname aan de beurs. Op voorwaarde dat deze betaling heeft plaatsgevonden, wordt de locatie aan de exposant beschikbaar gesteld aan het begin van de opbouwperiode die van tevoren aan hem is meegedeeld, onder voorbehoud van het recht van ARTEXIS om striktere termijnen op te leggen. De aanvaarding van onderaannemers van de exposant in het gebouw is doorgaans onderworpen aan de voorafgaande toestemming van ARTEXIS. Als een locatie één dag voor de officiële openingsdatum van de beurs niet in gebruik is genomen, zal dat beschouwd worden als een eenzijdige opzegging door de exposant, en mag ARTEXIS van rechtswege over deze locatie beschikken, zonder de betrokken exposant van tevoren daarvan te hoeven verwittigen. In dit geval is ARTEXIS geen schadevergoeding verschuldigd, terwijl de exposant tegenover ARTEXIS een schadevergoeding dient te betalen wegens eenzijdige opzegging voor het in artikel 6.2 (IV) voorziene bedrag. Ingeval een ruimte niet volledig is ingericht en gedecoreerd overeenkomstig het dossier dat aan ARTEXIS werd voorgelegd, en na rekening te hebben gehouden met de eventuele opmerkingen van ARTEXIS, kan ARTEXIS aan de exposant extra kosten opleggen voor verlichting, toezicht en onderhoud bovenop de andere kosten die voortvloeien uit die laattijdige inrichting Alle eventuele fouten of gebreken van een locatie moeten schriftelijk ter kennis van ARTEXIS worden gebracht. Bij gebreke van een dergelijke kennisgeving wordt de exposant verondersteld de aan hem toegewezen locatie in perfecte staat en beantwoordend aan de eisen van zijn activiteiten op de beurs te hebben ontvangen. Elke willekeurige beschadiging of aantasting die daarna wordt ontdekt, tijdens de beurs of nadat de exposant zijn locatie heeft afgebroken, wordt geacht door de exposant te zijn veroorzaakt en maakt hem alleen aansprakelijk. 8.4 Gebruik van de locatie De exposant wijst een afgevaardigde aan die verantwoordelijk is voor de aan de exposant toegewezen locatie vanaf de inbezitneming ervan. Deze afgevaardigde blijft gedurende de hele beurs tot aan het uiteindelijke afbreken verantwoordelijk voor de locatie. De locatie moet open en klaar zijn om bezoekers te ontvangen vanaf de officiële openingsdatum van de beurs en kan pas worden gesloten op het moment dat de beurs sluit. 8.5 Inrichtingsvoorschriften De exposant van wie de aanvraag tot deelname is aanvaard, dient een dossier in bij ARTEXIS dat een maatschets omvat. Verder moet uit dit dossier met name voldoende duidelijk blijken wat het inrichtingsconcept van de stand is en dat de naburige stands en de algemene inrichting van de beurs geen hinder van de stand zullen ondervinden. ARTEXIS behoudt zich het recht voor de inbezitneming van een locatie door een exposant te weigeren totdat deze locatie is ingericht in overeenstemming met het bij ARTEXIS ingediende dossier en nadat rekening is gehouden met de eventuele opmerkingen van ARTEXIS. Bovendien behoudt ARTEXIS zich het recht voor alle inrichtingen of andere installaties weg te halen of te wijzigen die de algemene inrichting van de beurs, de naburige exposanten of het publiek hinderen of die in het algemeen niet in overeenstemming zijn met het van tevoren ingediende dossier. 8.6 Afbreken van de locatie Het afbreken van een locatie kan pas beginnen bij aanvang van de afbreekperiode, die van tevoren is meegedeeld, en moet binnen die periode worden voltooid, onder voorbehoud van het recht van ARTEXIS om striktere termijnen op te leggen. Het afbreken gebeurt uitsluitend door de exposant, onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid en op zijn uitsluitende kosten. De exposant die tapijt in zijn locatie legt met behulp van dubbelzijdig plakband, moet dit plakband verwijderen op het moment van afbreken. Doet hij dat niet, dan wordt hem het herstel van de locatie in rekening gebracht door ARTEXIS of de reinigingsdienst van het gebouw. Het afbreken wordt pas geacht te zijn voltooid op het moment dat de locatie is hersteld in de staat waarin deze zich bevond voor de inbezitneming door de exposant. De exposant van wie de locatie niet binnen de opgelegde termijnen is afgebroken, wordt bestraft met een boete die per vertragingsdag 20% van de verschuldigde bedragen, alsook van de andere bedragen die door de exposant verschuldigd zijn op grond van zijn deelname aan de beurs aan ARTEXIS verschuldigd is De exposant wordt bij uitsluiting aansprakelijk gesteld ingeval van willekeurige beschadiging of aantasting van de aan hem toegewezen locatie, zoals vastgesteld door de afgevaardigden van ARTEXIS na het afbreken van de locatie. ARTIKEL 9: GEËXPOSEERDE PRODUCTEN, STUKKEN, WERKEN EN APPARATEN 9.1 Toegestane producten, stukken, werken en apparaten Alleen de producten, stukken, werken en apparaten die uitvoerig door de exposant zijn vermeld in de aanvraag tot deelname, kunnen worden geëxposeerd. Deze producten, stukken, werken en apparaten moeten de gewaarmerkte aanduiding van hun landen van oorsprong bevatten en door ARTEXIS zijn aanvaard. 9.2 Producten die verboden zijn op de beurs Zijn verboden op de beurs en in en rond het gebouw: - alle gevaarlijke producten, stoffen en goederen, explosieve en brandbare stoffen en in het algemeen alle stoffen, producten en goederen die ARTEXIS gevaarlijk of van dien aard acht dat de exposanten of bezoekers er last van hebben; - producten die niet worden vermeld in de aanvraag tot deelname dat de exposant naar behoren ingevuld en bij ARTEXIS ingediend heeft. P. 80

81 ARTEXIS behoudt zich het uitsluitende recht voor om te oordelen over het gevaarlijke of hinderlijke karakter van de producten, alsook om dergelijke producten op kosten van de exposant te laten weghalen, onverminderd zijn recht om de exposant uit te zetten overeenkomstig artikel Voorschriften met betrekking tot productveiligheid De geëxposeerde producten, stukken, werken en apparaten moeten uitgerust en geïnstalleerd worden overeenkomstig de veiligheidsvoorschriften en de federale, gewestelijke en gemeentelijke verordeningen die op het moment van de beurs van kracht zijn op de plaats waar de beurs wordt gehouden. Tijdens demonstraties moet de exposant alle voorzorgsmaatregelen nemen om de veiligheid van het personeel en de bezoekers te garanderen en de locaties en het gebouw in goede staat te houden De producten, stukken, werken en apparaten die in het gebouw worden geëxposeerd, mogen niet buiten de muren van het gebouw komen gedurende de beurs, behalve als ARTEXIS van tevoren speciale toestemming daarvoor heeft gegeven. ARTEXIS geeft op verzoek speciale uitvoervergunningen (uitvoerbewijzen) af voor waardevolle producten, stukken, werken en apparaten. Op vertoon van deze uitvoerbewijzen kan de exposant deze waardevolle producten, stukken, werken en apparaten weghalen ARTEXIS behoudt zich het recht voor de herkomst van de geëxposeerde producten, stukken, werken en apparaten te controleren en zich ervan te vergewissen dat ze worden vermeld op de aanvraag tot deelname. Eventueel behoudt ARTEXIS zich het recht voor producten, stukken, werken en apparaten van de beurs te halen waarvan de toelating niet volgens de vereiste vorm gevraagd en verleend is, zonder dat de exposant gerechtigd is een of ander verhaalsrecht tegen ARTEXIS uit te oefenen of aanspraak te maken op een of andere schadevergoeding De exposant is bij uitsluiting aansprakelijk voor elk ongeval dat kan gebeuren met betrekking tot de producten, stukken, werken en toestellen die worden geëxposeerd, of als gevolg van demonstraties van de apparatuur die hij exposeert of hanteert, zonder dat ARTEXIS daarvoor op de een of andere manier aansprakelijk kan worden gesteld. De exposant verplicht zich ertoe zich op eerste verzoek van ARTEXIS te voegen in om het even welk geding of geschil waarin ARTEXIS het (als eiser of verweerder) opneemt tegen een derde en dat verband houdt met het zich voordoen van een dergelijk ongeval. Bovendien verplicht de exposant zich ertoe ARTEXIS schadeloos te stellen voor elke vraag voor schadevergoeding van ARTEXIS, in de hoofdsom, rente en kosten, die verband houdt met het zich voordoen van een dergelijk ongeval. ARTIKEL 10: ALGEMENE BEPALINGEN 10.1 Verboden in verband met de deelname van de exposant aan de beurs Het is de exposant streng verboden: - monsters, circulaires, pamfletten of reclame uit te delen (naar aanleiding van de beurs) of hinderlijke of andere demonstraties te geven, op welke manier die ook worden verricht, die de naburige exposanten of de bezoekers kunnen hinderen of de reputatie, het imago of het succes van de beurs kunnen schaden; - de voorwerpen vooruitspringend te plaatsen aan de buitenzijde van de locatie die aan hem is toegewezen; - materiaal dat eventueel aan de exposant ter beschikking is gesteld, op welke manier dan ook te beschadigen; - artikelen in de reclame uit te delen en films te vertonen zonder dat ARTEXIS van tevoren speciale schriftelijke toestemming daarvoor heeft gegeven; - audiovisuele apparatuur zodanig te gebruiken dat de verspreide of getoonde boodschappen in één of meer naburige locaties waargenomen of gehoord kunnen worden; - het vertonen of afficheren van foto s of drukwerken met een politiek of polemisch karakter alsook van andere documenten die ARTEXIS kan beschouwen als zijnde van die aard dat ze schadelijk zijn voor de reputatie, het imago of het succes van de beurs, alsook voor de reputatie van de personen die in de voornoemde foto s en drukwerken worden voorgesteld of verantwoordelijk gesteld. - affiches op de binnen- of buitenwanden van de lokalen, pilaren, balustrades enzovoort te schilderen of plakken Veiligheidsmaatregelen tegen brand Het is de exposant streng verboden gas in flessen of tanks te gebruiken binnen de muren van het gebouw. Elk brandbaar materiaal dat deel uitmaakt van de inrichting van een locatie, moet brandwerend zijn gemaakt. ARTEXIS is gerechtigd alle nuttige maatregelen te nemen op kosten van de exposant die aansprakelijk zal zijn in geval van een schadegeval. De afgevaardigden van de brandweer van de stad waar het gebouw is gevestigd, kunnen inspectiebezoeken houden en elke exposant die de geldende voorschriften heeft overtreden, kan onmiddellijk door ARTEXIS worden uitgezet overeenkomstig artikel Onderhoud van de locatie De exposant is bij uitsluiting aansprakelijk voor het onderhoud van zijn locatie. Als echter blijkt dat reinigings- of herstelwerkzaamheden noodzakelijk zijn (zoals het verwijderen van afval, het verwijderen van vlekken en het vervangen van tegels), dan worden deze tegen kostprijs in rekening gebracht aan de aansprakelijke exposanten. De aansprakelijke exposanten betalen deze kosten op eerste verzoek van ARTEXIS Personeel van de exposant Overeenkomstig de Belgische sociale wetgeving is de exposant bij uitsluiting aansprakelijk voor het op zijn locatie bijhouden van een register van het door hem tewerkgestelde personeel, met dien verstande dat de exposant verplicht is om al de bepalingen van de sociale wetgeving die van toepassing zijn op zijn personeel, naleeft. De exposant moet zijn personeel op een adequate manier verzekeren tegen arbeidsongevallen en moet verzekeren dat dat ook geldt voor het personeel van eventuele onderaannemers van de exposant. ARTEXIS kan bijgevolg in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor een eventueel arbeidsongeval waarvan het personeel van de exposant of van eventuele onderaannemers het slachtoffer zou zijn Water, elektriciteit, telefoon Elke aansluiting op de leidingwatervoorziening en de desbetreffende toestellen moet voldoen aan de geldende voorschriften. Aansluitingen via buigbare leidingen zijn verboden. Elektrische aansluitingen worden verzorgd door de technische dienst van het gebouw. Een telefoonaansluiting moet ten minste één maand voor de officiële openingsdatum van de beurs worden gereserveerd Opbouw- en afbreekuren De exposant verplicht zich ertoe de opbouw- en afbreekuren in acht te nemen die hem door ARTEXIS worden meegedeeld Mede-exposant(en) In het geval dat ARTEXIS een exposant (hierna te noemen de hoofdexposant ) de mogelijkheid biedt om samen te werken met één of meer partners (hierna te noemen de medeexposant(en) ), zijn de algemene voorwaarden van toepassing op de mede-exposant(en) zowel als op de hoofdexposant, die hoofdelijk aansprakelijk is voor alle betalings- en andere verplichtingen van zijn mede-exposant(en). De mede-exposant(en) vult (vullen) net als de hoofdexposant een aanvraag tot deelname in. De totale kosten om de door de hoofdexposant en zijn mede-exposant(en) gebruikte locatie beschikbaar te stellen, worden aan de hoofdexposant in rekening gebracht. Bovendien worden de vaste kosten en andere optionele kosten individueel in rekening gebracht aan P. 81

82 de hoofdexposant en zijn mede-exposant(en), waarbij duidelijk is dat de vaste kosten individueel per exposant in rekening worden gebracht, ongeacht het feit of deze exposant een hoofdexposant of een mede-exposant is Wettelijke verplichtingen van de exposanten De exposanten worden eraan herinnerd dat zij zich op elk moment moeten houden aan de wettelijke verplichtingen die op hen van toepassing zijn, met name op het commerciële, sociale, fiscale vlak en op het vlak van de douane en accijnzen, en intellectuele eigendom, gezien hun hoedanigheid van handelaar, met name ten aanzien van handelsgebruiken en wijzen van informatieverschaffing en etikettering van de producten die zij exposeren. Er wordt uitdrukkelijk erkend en aanvaard door de exposant dat ARTEXIS op elk willekeurig moment aanbevelingen kan doen wat betreft het niveau van de beurs, met name wat betreft de verkooptechnieken en kortingen die de exposant gedurende de beurs op de bezoekers of kopers toepast of wil toepassen Catalogus ARTEXIS is uitsluitend gerechtigd om de catalogus van de beurs uit te geven. De exposant moet de informatie die bestemd is voor de catalogus tijdig overmaken aan ARTEXIS. ARTEXIS heeft het recht om de informatie en de teksten die haar worden overhandigd, te wijzigen, en dat, zonder mogelijkheid van beroep vanwege de exposant. ARTEXIS kan niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten in de teksten en/of vertalingen die vermeld worden in de catalogus. ARTEXIS is de enige houder van de auteursrechten en van andere rechten van intellectuele eigendom op de catalogus die door haar wordt uitgegeven. De reproductie of de mededeling aan het publiek van de volledige of een deel van de catalogus is bijgevolg verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ARTEXIS Foto s, illustraties en andere grafische elementen De exposant verklaart en garandeert dat alle foto s, illustraties en andere grafische en/of tekstuele elementen die hij aan ARTEXIS ter hand stelt om met name in de beurscatalogus te worden opgenomen of aan de pers te worden doorgegeven, vrij zijn van alle rechten, zodat ARTEXIS ze vrijelijk op welke manier dan ook kan gebruiken, verveelvoudigen, doorgeven, overdragen of exploiteren. In het geval dat dit niet zo zou zijn, verplicht de exposant zich ertoe alle rechten te voldoen die over deze aan ARTEXIS ter hand gestelde foto s, illustraties en andere grafische en/ of tekstuele elementen overgemaakt aan ARTEXIS en om ARTEXIS schadeloos te stellen voor alle kosten, schade, nadeel of verlies dat ARTEXIS kan lijden omwille van het feit dat die foto s, illustraties en andere elementen overgemaakt aan ARTEXIS niet vrij zouden zijn van alle rechten. ARTEXIS behoudt zich het recht voor om foto s te nemen tijdens de beurs, alsook tijdens de perioden van opbouw en afbouw, en behoudt zich het recht voor om die foto s te gebruiken, reproduceren, mee te delen of te exploiteren op welke manier ook. Behoudens in geval van een anderluidende vraag aan ARTEXIS door de exposant via een aangetekende brief minstens één maand vóór de openingsdatum van de beurs, verklaart de exposant en erkent deze aan ARTEXIS gratis en definitief de eventuele rechten over te dragen die hij op die foto s kan hebben. De fototoestellen en de camera s die door de exposanten, hun vertegenwoordigers of onderaannemers worden meegebracht worden enkel toegestaan na toestemming van ARTEXIS. Enkel ARTEXIS of een derde door haar aangestelde persoon heeft het recht om foto s te maken of om te filmen tijdens de beurs, en tijdens de perioden van opbouw en afbouw Rookverbod In overeenstemming met de legale toepasbare bepalingen, geldt het rookverbod algemeen. De exposanten moeten waken over de naleving van dit verbod rond en op hun ruimte Verspreiding van gratis uitnodigingen De verspreiding van gratis uitnodigingen bij de ingang van het salon is verboden, alsook het gebruik van uitnodigingen of van toegangskaarten andere dan die vervaardigd door ARTEXIS. ARTIKEL 11: VERZEKERING EN AANSPRAKELIJKHEID 11.1 De exposant is verplicht elke eventuele burgerlijke aansprakelijkheid die hij zou kunnen oplopen in relatie tot de beurs te dekken door in te stemmen met deelname aan de collectieve verzekeringspolis die ARTEXIS namens de exposanten heeft afgesloten. In het algemeen dekt deze polis de schade die de exposant zou kunnen toebrengen aan het gebouw, aan derden of aan de eigendom of bezittingen van derden, volgens de bepalingen van deze polis. Ingeval van schade moet de exposant onverwijld aan ARTEXIS en aan de door ARTEXIS aangestelde agent een schriftelijk verslag aan ARTEXIS doen toekomen van de omstandigheden die tot de schade hebben geleid ARTEXIS biedt aan de exposanten tevens de mogelijkheid om een verzekering af te sluiten met betrekking tot de producten, stukken, werken en toestellen die deze exposeert via een deelname aan een collectieve verzekeringspolis, een all-risk basistentoonstellingspolis die door ARTEXIS wordt afgesloten namens de exposanten. In het algemeen geeft deze polis zowel overdag als s nachts gedurende de beurs dekking tegen diefstal en beschadiging van de aan de exposant toebehorende voorwerpen, volgens de bepalingen van deze polis. In geval van schade moet de exposant aan ARTEXIS en aan de door ARTEXIS aangestelde agent meteen een schriftelijk verslag overmaken van de omstandigheden die tot het schadegeval hebben geleid. In geval van diefstal moet de exposant onverwijld een klacht indienen bij de politie en een proces-verbaal laten opmaken. Tenzij de exposant vóór de facturering van de technische bestellingen door ARTEXIS de bewijzen levert die als voldoende worden beschouwd door de agent van ARTEXIS dat hij beschikt over een geschikte verzekering met betrekking tot de producten, stukken, werken en toestellen die hij exposeert, is de exposant verplicht om zich aan te sluiten bij de allrisk basistentoonstellingspolis, voorgesteld door ARTEXIS Om te kunnen genieten van de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en van de allrisk basistentoonstellingspolis afgesloten door ARTEXIS namens de exposanten, moet de exposant de bestelbonnen invullen die vermeld worden in het dossier van de exposanten van de beurs. Wat betreft de allrisk basistentoonstellingspolis moet de exposant een inventaris opmaken van de door die verzekering te dekken goederen. De exposant kan pas van die verzekering genieten na de integrale betaling van de daarmee gepaard gaande premies. Al de kosten die eventueel door ARTEXIS moeten worden gedragen omdat een exposant niet verzekerd is of wegens de niet-naleving door de exposant van de bepalingen van dat artikel 11, moeten integraal door de exposant worden terugbetaald. De verzekerde exposant moet zijn deel van de schade dragen in geval van onvoldoende dekking door die verzekeringen. De exposant kan op elk ogenblik kennisnemen van de kostprijs, van de dekking, alsook van de voorwaarden, beperkingen, uitsluitingen en eventuele franchises van die verzekeringen voorgesteld door ARTEXIS op eenvoudige aanvraag gericht aan ARTEXIS. We wijzen erop dat ARTEXIS niet tussenkomt als P. 82

83 medeverzekeraar, noch als verzekeringsagent, noch als tussenpersoon Los van de deelname van de exposant aan de all-risk basistentoonstellingspolis verklaart en erkent de exposant op een onvoorwaardelijke en onherroepelijke wijze dat hij ingeval van diefstal, ongeval of schade afziet van elke vordering en van elk verhaal tegen ARTEXIS, de eigenaren, exploitanten of gebruikers van het gebouw, de onderaannemers en de deelnemers aan de beurs, en de leiders, verantwoordelijken, bestuurders of aangestelden van deze entiteiten of instellingen, alsook de personen of vennootschappen die verbonden zijn met die entiteiten of instellingen. Bovendien doet de exposant, zowel in zijn naam als in die van de door hem gemachtigde personen alsook in naam van zijn verzekeraars voor wie hij garant staat, uitdrukkelijk afstand op een onvoorwaardelijke en onherroepelijke wijze van elke vordering en verhaalsrecht die hij zou mogen uitoefenen tegen ARTEXIS, de eigenaren, exploitanten of gebruikers van het gebouw, de onderaannemers en de deelnemers aan de beurs, en de leiders, verantwoordelijken, bestuurders of aangestelden van deze entiteiten of instellingen, alsook de personen of vennootschappen die verbonden zijn met die entiteiten of instellingen, op grond van alle wettelijke of bovenwettelijke bepalingen of wegens elke schade die direct of indirect aan hen of aan derden veroorzaakt zou zijn. Zowel in zijn naam als in die van de door hem gemachtigde personen verplicht de exposant zich ertoe deze afstand van verhaalsrecht ter kennis te brengen van hun verzekeraars voor schade, burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen. In het geval dat ARTEXIS zich niet (volledig) zou kunnen baseren op de vrijstellingen van aansprakelijkheid die in zijn voordeel zijn bepaald in deze algemene voorwaarden, erkent en aanvaardt de exposant dat de aansprakelijkheid van ARTEXIS dan beperkt is tot een maximumbedrag dat overeenkomt met de som van de bedragen die ARTEXIS aan de exposant in rekening heeft gebracht voor zijn deelname aan de beurs. ARTIKEL 12: UITZETTING 12.1 ARTEXIS behoudt zich het recht voor een exposant met onmiddellijke ingang van de beurs te verwijderen en elke contractuele relatie met laatstgenoemde te beëindigen als deze exposant zich niet houdt aan de algemene voorwaarden of elke andere contractuele bepaling die hem aan ARTEXIS bindt. Zo kan ARTEXIS met name in de volgende (niet-limitatieve) gevallen overgaan tot uitzetting van de exposant: - verzuim van de exposant om elk aan ARTEXIS verschuldigd bedrag te betalen; - niet-inachtneming door de exposant van het verbod van onderhuur of overdracht; - niet-inachtneming door de exposant van de bepalingen die regels bevatten met betrekking tot de veiligheid of de aard van de geëxposeerde producten enzovoort; - het zich voordoen van een van de in artikel 4.2 genoemde omstandigheden Evenzo behoudt ARTEXIS zich het recht voor een exposant met onmiddellijke ingang van de beurs te verwijderen en elke contractuele relatie met laatstgenoemde te beëindigen als de exposant failliet gaat, insolvent wordt of stilzwijgend of uitdrukkelijk erkent dat hij zijn schulden niet kan nakomen. Als ARTEXIS niet overgaat tot een dergelijke uitzetting en/of als de curator besluit de locatie te gebruiken die aan de exposant is toegewezen, is het de curator verboden er de producten van de exposant te verkopen tegen lagere prijzen dan de prijzen die de exposant hanteerde voor de datum van zijn faillissement De uitzetting van de exposant beïnvloedt geenszins de opeisbaarheid van de totale bedragen die de exposant op grond van artikel 5 verschuldigd is Als de exposant weigert de locatie vrijwillig te verlaten, kan ARTEXIS overgaan tot zijn gedwongen uitzetting, op uitsluitende kosten van de exposant Naast de uitzetting van de exposant is ARTEXIS gerechtigd een vergoeding van de uitgezette exposant te eisen voor alle schade die ARTEXIS geleden zou kunnen hebben wegens de feiten die tot de uitzetting hebben geleid, zoals een vergoeding voor de indirecte schade of de morele schade, waaronder de aantasting van het imago of de goede naam van ARTEXIS of de beurs Ingeval van uitzetting kan de exposant geen terugbetaling van ARTEXIS of om het even welke vergoeding eisen voor de eventuele schade die de exposant wegens zijn uitzetting heeft geleden. ARTIKEL 13: OVERMACHT Als gevallen van overmacht worden beschouwd: brand, oorlog, natuurrampen, overheidsmaatregelen, beslissingen met betrekking tot de beurs door de eigenaar of exploitant van het gebouw die het gebruik van de locatie en/of de organisatie van de beurs aanzienlijk duurder en/of onmogelijk maken, en alle andere gevallen of situaties die het gebruik van de locatie en/of de organisatie van de beurs aanzienlijk duurder en/of onmogelijk maken. Ingeval van overmacht heeft ARTEXIS het recht de uitvoering van de contractuele relatie met de exposant op te schorten voor de duur van de overmacht, dat wil zeggen deze contractuele relatie op elk moment met onmiddellijke ingang geheel of ten dele te ontbinden, zonder gehouden te zijn tot schadeloosstelling van de exposant. Ingeval van overmacht blijven de door de exposant gestorte bedragen bovendien in handen van Artexis, waarbij laatstgenoemde niet gehouden is tot een of andere terugbetaling of schadevergoeding. ARTIKEL 14: ANNULERING VAN DE BEURS OF VAN EEN ZONE OP DE BEURS DOOR ARTEXIS In het geval dat ARTEXIS besluit de beurs niet te organiseren, of een zone van de beurs besluit te schrappen om een willekeurige reden, die echter geen geval van overmacht van zijn kant vormt, is alleen de terugbetaling van de reeds geïnde voorschotten en facturen aan de exposant verschuldigd, zonder dat de exposant aanspraak kan maken op onverschillig welke rechten op een schadevergoeding om welke reden dan ook. ARTIKEL 15 : TOEPASSELIJK RECHT, BEVOEGDE RECHTBANK EN TAAL Voor de toepassing, interpretatie en uitvoering van onderhavige Algemene Bepalingen is uitsluitend de Belgische wetgeving geldig, met uitsluiting van alle andere wetgeving. Alle geschillen tussen ARTEXIS en de exposant die voortvloeien uit of betrekking hebben op onderhavige Algemene Bepalingen, worden uitsluitend en definitief beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarbinnen het gebouw zich bevindt. Bij geschillen verbinden Artexis en de exposant zich ertoe de taal te hanteren van het gerechtelijk arrondissement waarbinnen het gebouw zich bevindt, of, indien het gebouw zich in het gerechtelijk arrondissement van Brussel bevindt, de taal die gebruikt wordt in de aanvraag tot deelname als dat het Nederlands of het Frans is of het Frans indien de taal die gebruikt wordt in de aanvraag tot deelname het Engels is of enige andere taal dan het Nederlands of het Frans. P. 83

84

85 4.2 VEILIGHEIDSREGLEMENT BRUSSELS EXPO GEBRUIK VAN WATER Alleen water van de BIWD (Brusselse Intercommunale voor Waterdistributie) mag worden gebruikt. De werken voor de aan- en afvoer van het water worden door Brussels Expo verzorgd, op kosten van de exposant en op basis van het geldende tarief. De aanvragen moeten worden ingediend bij de Dienst Aansluitingen bruexpo.be). Het water van de brandlansen en brandkranen mag niet worden gebruikt. De exposant met installaties die water in gesloten kring gebruikt (volledige of gedeeltelijke recuperatie van het water dat de installatie voedt door middel van een pomp of ander systeem), of installaties met stilstaand water MET de mogelijkheid dat het water wordt verneveld, moet thermometers plaatsen om het publiek en de controle-instantie te tonen dat het gebruikte water te koud is om een gezondheidsrisico te vormen. Het gebruikte water mag nooit warmer dan 20 C zijn. Het water moet dagelijks ververst worden, of de exposant moet het chloreren met een waarde bij het begin van de dag van 3 tot 5 mg/l (ppm) vrij chloor, door de toevoeging van een oplossing van hypochloriet. Hij moet elk toestel driemaal per dag controleren. Het chloorgehalte mag nooit lager zijn dan 2 mg vrij chloor pet liter water. Voor de installatie bij het begin van de beurs in werking wordt gesteld, moet de exposant al haar onderdelen ontsmetten. Het gebruik van sierfonteinen die water in de vorm van nevel verspreiden is verboden. De exposant moet met regelmatige controles verifiëren dat de temperatuur van het water in elk toestel/elke installatie voor demonstraties in gesloten kring niet warmer is dan 20 C, dat het dagelijks wo rdt ververst of dat uit controles blijkt dat het chloorgehalte voldoet aan de voorgeschreven normen, namelijk minimum 2 mg vrij chloor per liter water. Deze gegevens moeten voor elk demonstratietoestel genoteerd worden in een logboek, met vermelding van de dag en het tijdstip van de controle en het ogenblik waarop het water wordt ververst. De organisator moet een ad hoc reglement bij zijn algemene reglement voegen. Hij moet tijdens de beurs en op kosten van de exposant het water door een onafhankelijk laboratorium laten controleren. Het laboratorium controleert ook of het logboek correct is bijgehouden. OPHANGINGEN OPHANGINGEN EN BEVESTIGINGEN Alle stands en decoratie-elementen moeten volledig zelfdragend zijn, zonder ophanging aan of steun tegen muren of plafonds of andere infrastructuur van Brussels Expo. Van deze bepaling kan enkel afgeweken worden op verzoek van de organisator en met inachtneming van de volgende procedure: - De organisator dient ten gepaste tijde voor elke afwijking bij Brussels Expo een verzoek in met alle details die een correcte beoordeling mogelijk maken. Brussels Expo is niet verplicht om eventuele weigeringen te rechtvaardigen. Verhaal tegen weigeringen is niet mogelijk. - Brussels Expo wijst enerzijds een aannemer aan, belast met alle ophangingswerken (deze aannemer zorgt voor de verankeringspunten), en anderzijds een EDTC in het kader van het ARAB, dat belast wordt met de goedkeuring van de plannen en berekeningen voor ze worden uitgevoerd, en met de controle van de eigenlijke uitvoering voor het begin van het evenement. - Vanaf de verankeringspunten moet de exposant de ophanging zelf verder uitvoeren of laten uitvoeren. - De verslagen van deze EDTC (op drie exemplaren), zonder opmerkingen en/ of inbreuken, worden aan Brussels Expo overgemaakt vóór de opening van het evenement. - De aanvrager zal een verzekeringspolis «Burgerlijke Aansprakelijkheid» onderschrijven die uitdrukkelijk de risico s voortvloeiend uit de ophangingen dekt. Deze polis zal de verzaking vermelden van alle verhaal tegenover Brussels Expo. P. 85

86 - Het is de organisatoren en de exposanten streng verboden zich op het dak of in de valse plafonds te begeven. Deze zones zijn voorbehouden voor aannemers die voor rekening van Brussels Expo werken. Elke overtreding zal bestraft worden. ELEKTRICITEIT VOORSCHRIFTEN INZAKE DE VEILIGHEID VAN DE ELEKTRISCHE INSTALLATIE VAN STANDS OP BEURZEN 1 INLEIDING Deze voorschriften werden opgesteld met het doel: - een praktische richtlijn voor de exposant en zijn elektricien-installateur te vormen; - de elektrische veiligheid en kwaliteit op de stands te waarborgen; - risico s op elektrocutie en brand te voorkomen. Ze vervangen in geen geval de reglementaire voorschriften voor elektrische installaties. TERMINOLOGIE 1. Elektrische kast betekent altijd de vaste infrastructuur van de Paleizen waar men met door Brussels Expo tot op de stands aangelegde kabels stroom kan afnemen. 2. Verdeelborden zijn tijdelijke «koffers» die door Brussels Expo of door de exposant op de stand worden geplaatst. 2 ALGEMEEN BEPALINGEN De elektrische installaties worden, vóór de indienststelling, door een EDTC aangeduid door Brussels Expo gekeurd op basis van de voorschriften van het AREI (Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties) inzake: 1. risico s op direct contact (art. 30 tot 40, 48 en 49) 2. risico s op indirect contact (art. 68 tot 95) 3. risico s op voor elektrisch materieel veroorzaakte brand (art. 104) De elektrische installatie wordt uitgevoerd volgens de regels van goed vakmanschap (art. 5), door bekwame en gekwalificeerde elektriciens (cfr. NBN EN ). Het uitvoeren van de aansluiting, het plaatsen van de verdeelkasten en de levering van de elektrische stroom aan de stands gebeuren uitsluitend door personeel van Brussels Expo of van een door Brussels Expo gemandateerde firma. De elektrische kasten in de Paleizen moeten altijd bereikbaar blijven. Voor elke elektrische kast dient men een werkruimte van minimaal 1,2 meter (diepte) vrij te laten van obstakels, zodat elke interventie op een veilige manier uitgevoerd kan worden Het plaatsen van een scherm, een gordijn of een (dubbele) deur voor de kast is wel toegelaten. Let op, de vrije breedte (opening) van de deur moet aan beide zijden 10 cm groter zijn dan de achterliggende elektriciteitskast. Voorbeeld: als de kast 1 m breed op 2 m hoog is, moet de open ruimte van de deur of het gordijn minimum 1,20 m breed op 2,10 m hoog zijn. 3 VERDEELBORD VAN DE EXPOSANT HET VERDEELBORD Het omhulsel is bij voorkeur gemaakt van isolerend materiaal. Als het van metaal is, wordt het met een PE-verbinding aan de aarde verbonden (te installeren voor de plaatser van het verdeelbord). Het verdeelbord moet altijd bereikbaar zijn en mag zich niet direct op de grond bevinden maar bij voorkeur op 1,50 m hoogte (op poten of een steun). Het verdeelbord mag in geen geval in een slotvaste ruimte worden geplaatst! De beschermingsgraad van het geheel moet minstens gelijk zijn aan IP 4X. De ongebruikte kabelingangen van het verdeelbord moeten afgedicht zijn. DE VOEDINGSKABEL EN DE ALGEMENE VERMOGENSSCHAKELAAR De aansluiting door Brussels Expo van de verdeelkast naar de stand gebeurt met een soepele kabel van minimum 5 x 6 mm². Aan het begin van de standinstallatie wordt een automatische differentieelschakelaar geplaatst, type A, max. 30 ma of gevoeliger. Hij moet een uitschakelvermogen hebben dat minstens gelijk is aan het ter beschikking gesteld nominale vermogen, en een aangepaste stroomsterkte. P. 86

87 BEVEILIGING VAN DE STROOMBANEN Elke stroombaan die van het verdeelbord vertrekt, moet beveiligd worden met smeltzekeringen of automaten, rekening houdend met volgende criteria: A) ZEKERINGEN EN KALIBREERELEMENTEN Te beschermen sectie In Genormaliseerde kleur 1,5 mm² 10 A Oranje 2,5 mm² 16 A Grijs 4 mm² 20 A Blauw 6 mm² 32 A Bruin 10 mm² 50 A Groen B) AUTOMATISCHE STROOMONDERBREKERS Te beschermen sectie In Genormaliseerde kleur 1,5 mm² 16 A Oranje 2,5 mm² 20 A Grijs 4 mm² 25 A Blauw 6 mm² 40 A Bruin 10 mm² 63 A Groen Het is verboden een eenpolige beveiliging op de nulgeleider te plaatsen, op een driefasige stroombaan met verdeelde nulgeleider of als hoofdbeveiliging in het verdeelbord. De stroomkringen II (F + N) moeten beveiligd worden op beide geleiders, zelfs als de 2 de de nulgeleider is. De voorwaarden van het art. 128 van het AREI mogen toegepast worden bij aanwezigheid van een bevoegde persoon met de kwalificatie BA4 of BA5. Het gebruik van eenpolige schakelaars in een stroomkring van verlichtingstoestellen is toegelaten, voor zover de In de 16 A niet overschrijdt. Deze schakelaar moet de fasegeleider onderbreken. Eenpolige schakelaars zijn niet toegelaten voor het bedienen van stopcontacten. DE AARDSTRIP Het verdeelbord of kast moet uitgerust zijn met een aardklem of -strip, waarop de PE-geleiders van de aansluitingskabel, van alle vertrekkende -4-01/06/2010 kabels en van de eventuele equipotentiaalverbindingen worden aangesloten. 4 KEUZE VAN DE ELEKTRISCHE KABELS Art. 198, 199 en 209 van het AREI. zijn van toepassing. De beschermingsgeleider (aardingsgeleider) moet geel/groen zijn. Deze kleuren en al hun combinaties mogen niet voor actieve geleiders gebruikt worden. Blauw is voorbehouden voor de nulgeleider in de stroombanen die een dergelijke geleider bezitten. Het gebruik van XVB-kabels kan toegelaten worden, op voorwaarde dat ze over de volledige lengte vast bevestigd worden. Het gebruik van VGVB, VVB en XFVB-kabels in niet vaste montages is verboden. De kabels moeten bevestigd worden met aangepaste kabelklemmen. Het gebruik van niet-genormaliseerde kabels zoals VTLMB (naast elkaar) is verboden. Voor de aansluiting van de stands wordt uitsluitend gebruikgemaakt van VTMB (HO5VV-F) of CTMB (HO7-R-NF) (dubbel geïsoleerde soepele kabels met dienstspanning min. 500 V of gelijkwaardig). Minimale doorsneden van de elektrische leidingen op de stands: - 1,5 mm² voor de verlichtingstoestellen - 2,5 mm² voor de stopcontacten De leidingen moeten, afhankelijk van de plaatsing, goed tegen mechanische beschadiging beschermd zijn (bv. kabels op vloer te beschermen met plinten). Alle metalen omhulsels van toestellen van de klasse 1 (niet dubbel geïsoleerd) moeten geaard worden. De aardings- en beschermingsgeleiders moeten integraal deel uitmaken van de voedingskabels. P. 87

88 5 ELEKTRISCHE TOESTELLEN STOPCONTACTEN Het gebruik van dominostekkers is verboden (men moet conforme meervoudige contactdozen gebruiken). Men moet contactdozen conform NBN C met aardingscontact en kinderveiligheid gebruiken. Opbouwschakelaars en stopcontacten moeten voorzien zijn van monteerplaatjes. AANSLUITING VAN DE ELEKTRISCHE KABELS Het gebruik van onbeschermde kroonsteentjes is verboden. Kroonsteentjes mogen uitsluitend worden gebruikt in aftakdozen of voor verlichtingstoestellen, op voorwaarde dat de klem volledig afgeschermd wordt door een daartoe voorzien element van het verlichtingstoestel. De afdichting van aftakdozen, verdeeldozen (kabelinvoer) dient te gebeuren met afsluitdoppen, of aangepaste wartelinvoeren. = OK VERLICHTINGSTOESTELLEN OP LAAGSPANNING Bij halogeenspots en laagspanningsspots mogen er zich in de lichtbundel op een afstand van minder dan 50 cm geen brandbare materialen bevinden (tenzij anders vermeld op de spot). Bij het gebruik van spotrails: - Verbod tot plaatsing op een hoogte van minder dan 2,20 m boven de vloer. - Er moet steeds een vrije ruimte van 203 cm worden voorzien in de circulatiezones. - Op de uiteinden moeten afdichtingskapjes aangebracht worden. Spots met zeer lage spanning mogen niet in of op brandbare materialen geplaatst worden. Het gebruik van autotransformatoren (spaartrafo s) als voeding met zeer lage spanning is verboden. Een veiligheidstransformator is verplicht. De gebruikte trafo s moeten conform zijn met een NBN-norm of een geharmoniseerde norm (NBN CN of NBN CN ). De transformator wordt primair en secundair beveiligd tegen overstroom. De secundaire beveiliging is niet noodzakelijk bij een kortsluitvaste transformator. Het is niet toegelaten de trafo s te monteren op een brandbare ondergrond of in een brandbare omgeving (met uitzondering van aangepaste types). NEONVERLICHTING (ONTLADINGSLAMPEN OP HOOGSPANNING) De transformatoren moeten overeenstemmen met de NBN C en of de inscriptie BNL dragen. Autotransformatoren zijn verboden. Voor de convectors: NBN Het pictogram «levensgevaar» moet op de trafo en het verlichtingsmotief aangebracht zijn (driehoek met bliksem). De transformator moet gevoed worden door een afzonderlijke kring en bediend met een tweepolige schakelaar met de vermelding «NEON». De lampen en trafo s moeten gemonteerd zijn op onbrandbare dragers. De elektroden moeten overkapt zijn. Het gebruik van de aardingsgeleider of het metalen geraamte als geleider is uitdrukkelijk verboden. VERLICHTINGSTOESTELLEN OP ZEER LAGE SPANNING MET BLANKE VOEDINGSGELEIDERS Het gebruik van verlichtingstoestellen op zeer lage spanning met blanke voedingsgeleiders of blanke onder spanning staande delen kan worden toegelaten onder de volgende voorwaarden: - Deze verlichtingswijze mag slechts aangewend worden in een moeilijk brandbare omgeving, op een hoogte van min. 2,5 m boven het vloeroppervlak; - Alle brandbare materialen moeten verwijderd zijn in een zone met een straal van min. 0,5 m rond de geleiders en de verlichtingstoestellen. - De gebruikte trafo s moeten conform zijn met een NBN-norm of de geharmoniseerde normen. - De trafo wordt primair en secondair beveiligd tegen overstroom. P. 88