1. Algemene richtlijnen Contactgegevens Technische gegevens / Adres/ standenplan Openingsuren... 7

Transcriptie

1 Inhoud 1. Algemene richtlijnen Contactgegevens Technische gegevens / Adres/ standenplan Openingsuren Openingsuren bezoekers Openingsuren standhouders Standen: open afbouwinformatie Algemene basisinformatie voor standhouders Doelgroepen beurs Exposantenontbijt exposantenbadges exposanten vip ruimte Beurssecretariaat Catering tijdens open afbouw & de beurs Inschrijving en betaling Veiligheidsvoorschriften Diefstal Communicatie en publicitair materiaal WIFI Standaard informatie standen en afbeeldingen Extra diensten Algemeen Verlichting Stroomverdeling Canvasdoek Achterwanden en zijwanden Paneel F Stand meubilair Extra s stand meubilair Digitale apparatuur Overnachten in de buurt Taxis. 17 1

2 6.12. Sabam 17 Wij vragen u om dit document te bezorgen aan alle betrokken medewerkers bij deze beurs. Niet alleen bevat het document heel wat praktische informatie over de voorbereiding, ook bevat het een schat aan praktische informatie voor de beursdag zelf. 1. Algemene richtlijnen 1.1. Contactgegevens Confederatie Bouw Adres: Lombardstraat 34-42, 1000 Brussel Beursverantwoordelijke: Filip Coveliers Tel.: GSM: filip.coveliers@confederatiebouw.be Accountmanager & verantwoordelijke standen Kristel Dekempeneer Tel.: GSM: kde@confederatiebouw.be Boekhouding Muriel Maris Tel.: Muriel.maris@confederatiebouw.be Technisch contact Erik Janssens Tel.: GSM: erik.janssens@formatplus.be 2

3 2. Technische gegevens / Adres Wild Gallery, Gerijstraat 11, 1190 Brussel Hieronder kan u een plan vinden van de locatie. Wij gebruiken de gelijkvloerse + 2de verdieping als beurshal, op deze verdieping is er ook een seminariezaal voorzien voor de exposanten (voor planning contacteer kde@confederatiebouw.be of ) Totale oppervlakte van de ganse beurs: m². 3

4 Standenplan: De ingang van de beurs voor de bezoekers is voorzien aan de Gerijstraat 11 2 de verdieping 4

5 Hiernaast worden ook nog bijkomende seminarieplaatsen voorzien op de 4 de verdieping ENKEL voor seminaries van de organisator en zijn partners (dus niet voor de exposanten). Plan eveneens hieronder Parking Voor de exposanten is er parking voorzien in het gebouw. (Lutterbruglaan 86) Echter tijdens de beurs zijn de parkingplaatsen beperkt en wij reserveren per stand 1 binnenparkeerplaats. Ook buiten is er een parking voorzien (prijs 5 /dag) Gerijstraat Parking in het gebouw is gratis bij de opbouw voor de exposanten. 5

6 Tijdens de beursdagen zullen er aan de ingang van beide parkings parkingboys staan. Mits voorlegging van parkingvoucher (die later per mail zal bezorgd worden aan de exposanten) zal er per stand 1 gratis parkeerplaats voorzien worden in de binnenparking. Toegang binnenparking: Lutterbruglaan 86. (bijkomende wagens dienen te parkeren op de buitenparking: adres Gerijstraat 21-23!) Opgelet hoogte binnenparking: 2,05m Opbouw: de exposanten hebben de mogelijkheid op dinsdag 10 oktober hun stand in te richten. Afbouw: de standen moeten meteen na sluiting van de beurs op 12 oktober vanaf 20 uur tot uiterlijk 21 uur leeggemaakt worden, aangezien de standenbouwer enkel die nacht heeft om alle standen af te breken. Wij moeten de locatie op vrijdag 13 oktober terug overdragen aan Wild Gallery waar weer een ander event gepland staat! 6

7 3. Openingsuren 3.1. Openingsuren bezoekers De beurs is geopend voor bezoekers op: 11 en 12 oktober 2017 van 10 tot 20 uur. Het seminarieprogramma start om 9 uur Openingsuren standhouders Inrichting standen: 10/10/2017 van 8 18 uur Vrijmaken van de standen op 12/10/2017 tussen 20 en uiterlijk 21 u Standhouders die met een vrachtwagen materiaal komen opladen dienen eerst met de organisatie plaats & uur af te spreken. De plaatsen voor vrachtwagens zijn erg beperkt. Standen dienen bemand te zijn van 10 tem 20 uur Standen: open afbouwinformatie Algemene opbouw van de standen door standenbouwer en plaatsing stand meubilair van zondag 8/10 t.e.m. dinsdag10/10 Inrichting standen door exposanten : 10/10 08u00-18u00 opgelet wij werken met slots omdat het aantal parkeerplaatsen beperkt is in de ondergrondse garage, wij delen deze later nog mede via mail. Er is in het gebouw een goederenlift + 2 personenliften. Afmetingen goederenlift : Diepte 2m60 - Lengte 2m30 - Hoogte 2m20 Max. gewicht : 3200kg Vrijmaken van de standen door de exposanten: op 12/10/2017 tussen 20 en uiterlijk 21 u. Onze standenbouwer heeft enkel die nacht om de volledige beurs af te breken omdat de lokalen de volgende dag verhuurd zijn aan een andere organisatie. Afbouw door de standenbouwer begint meteen na sluiting beurs op 12/10 te uur tot max 6 uur op 13/10. (Zalen Wild Gallery verhuurd op 13/10 vanaf 8 u) Indien u afwijkt van de meubels die wij u aanbieden, hetgeen kan, graag een mail t.a.v. muriel.maris@confederatiebouw.be Woensdag 11/10/ u00: welkomstkoffie + exposantenontbijt 10u00: opening Brussels DC beurs voor bezoekers. Gedurende de dag vinden er ook seminaries en workshops plaats. (zie website: programma) 7

8 4. Algemene basisinformatie voor standhouders 4.1. Doelgroepen beurs Deze beurs is ook een netwerkevent en richt zich tot de aannemers in de bouw, architecten, bouwkundig ingenieurs en ingenieurs-architecten + adviesbureaus, studenten van technisch onderwijs en universiteiten, toeleveringsbedrijven voor de branche.. Toegang is betalend en voor de professionele bezoekers (voorinschrijving via de website is noodzakelijk en geeft als inschrijving en betaling geregistreerd werden de mogelijkheid tot registratie voor de seminaries) Exposantenontbijt exposantenbadges exposanten lounge ruimte gelijkvloers Er wordt een gratis exposantenontbijt aangeboden in de lounge area op 11/10/2017, dit van 08u00 tot 9u30. U krijgt daar tevens de badges voor de mensen die de stand bemannen alsook alle bijkomende informatie. Gezien de exposantenbadges gepersonaliseerd zijn, is het belangrijk dat alle namen van de standhouders minstens 10 dagen op voorhand worden doorgegeven via de website in de exposantenmodule. Alle ingeschreven standhouders ontvangen later nog een persoonlijke mail met allerlei details en nuttige informatie over de beurs (zoals vb. ook de parkingvoucher). Per stand voorzien wij standaard 6 exposantenbadges (+ 1 parkingvoucher voor de binnenparking). Indien u er meer wenst, kan u dit bekomen tegen betaling (5 euro per extra badge ) Catering op de beurs is betalend, er zal gewerkt worden met armbanden met herlaadchip verkrijgbaar aan het onthaal. (meer hierover later) Geef deze informatie zeker door aan de personen die op de stand zullen aanwezig zijn tijdens het evenement Beurssecretariaat Het beurssecretariaat bevindt zich in de lounge area op de gelijkvloers. Voor technische vragen, zowel tijdens open afbouw als op de beurs zelf kan u terecht op het technisch servicenummer: Catering tijdens open afbouw & beursdagen Voor mensen die open afbouwen is er geen catering voorzien. (ook geen drank of andere automaten). Tijdens de beursdagen voorziet de organisatie in gratis koffie & thee voor de exposanten in de lounge area op de gelijkvloers. Er zal andere betalende drank geserveerd worden vanaf 11u30 tem 19u30. Gerechten (betalend) worden geserveerd vanaf 12u00 tem 19u00. De cateringpunten staan verspreid over de 2 verdiepingen van de beurs. 8

9 Wij vragen u met aandrang om enkel beroep te doen op onze cateraar indien u vb. een drink op uw stand wil geven. Dit kan mits bestelling via onze cateraar: gregoire@lesfreresdebekker.be. Deze kosten zullen u dan later gefactureerd worden. U dient deze bestellingen dan wel te doen uiterlijk 7 dagen voor start van de beurs Inschrijving en betaling De stand wordt bij intekenen direct gefactureerd en dient betaald te worden voor 31 augustus Standen die op 31 augustus niet betaald zijn, worden opnieuw vrijgegeven. De organisatie heeft het recht om, in overleg met de standhouder, zijn standplaats te wijzigen; dit enkel ten voordele van de kwaliteit en het goede verloop van de beurs Veiligheidsvoorschriften Momenteel geldt in België nog steeds het dreigingsniveau 3. Verhoogde waakzaamheid is dan ook noodzakelijk. De organisatie behoudt zich dan ook het recht voor om strengere veiligheidsmaatregelen te nemen indien deze nodig blijken (na overleg met politie en instanties). Een aantal dagen voor de beurs zal u nog een praktische veiligheidsbriefing ontvangen. Mocht u tijdens op-, afbouw of op de beursdag zelf verdachte zaken zien, dan vragen wij u om dit zo snel mogelijk te melden aan het beurssecretariaat. Met het oog op de veiligheid vragen wij alvast volgende zaken te willen respecteren: De veiligheidsvoorschriften zoals opgesteld door de siteverantwoordelijke moet worden nageleefd: Op de stand tentoongestelde onderdelen van goederen, die een gevaar kunnen opleveren voor andere standhouders of bezoekers (bijvoorbeeld scherpe randen), dienen door de standhouder voldoende te worden afgeschermd. Er is een rokerszone voorzien in de sas aan de ingang van de Wild Gallery. Toegang tot de site van de beurs is enkel mogelijk via Gerijstraat nr. 11. Catering en drank is enkel beschikbaar in de voorziene cateringpunten en is betalend Diefstal De organisatie zorgt voor de bewaking van de site, maar is niet verantwoordelijk voor diefstal. Wij vragen dan ook aan onze standhouders om geen kostbare voorwerpen achter te laten zowel voor, tijdens als na de beurs. 9

10 4.8. Communicatie en publicitair materiaal Het logo van de beurs mag gebruikt worden door de fabrikanten vanaf het moment dat de factuur betaald werd. Dit wordt door de organisator aangereikt via de website in FR en NL. De bezoekerslijsten zullen na de beurs ter beschikking worden gesteld aan de deelnemende standhouders. De namen van de standpermanentie worden uiterlijk 10 dagen voor het evenement doorgegeven zodat hun badge beschikbaar is op de dag zelf. Dit dient te gebeuren via de website. De organisator zorgt voor digitale uitnodigingen en levert het nodige publicitair materiaal aan de exposanten, deze zal beschikbaar zijn via de website van de beurs (tevens luik exposanten). Zonder toestemming van de organisatie, is het verboden publicitair materiaal buiten de stand op te stellen of uit te delen in de gangen, doorgangen of aan de in- of uitgang WIFI Op de beursvloer is WIFI aanwezig, gratis voor elke bezoeker en exposant. Afhankelijk van het aantal gebruikers, kan de capaciteit van dataverkeer wel beperkt zijn. 5. Standaard informatie standen Elke stand heeft een oppervlakte van 16 m2 (4 m diep X 4 m breed). De tussenwanden zijn 3 meter hoog en de scheiding gebeurt standaard door zwarte gordijnen. De volledige oppervlakte van de beursoppervlakte wordt voorzien van tapijt in antracietgrijs. Een pakket van standmateriaal wordt aangeboden aan de standhouder. Dit omvat het volgende:. Elektriciteit 220 V, 16W. 4 halogeenspots (300W per spot). 1 stopcontactdoos Extra diensten / zaken met betrekking tot de stand kan u via ons bestellen (optioneel), zoals de huur van schermen, canvasdoeken, extra spots, extra verdeelpunten elektriciteit, 10

11 Enkele afbeeldingen van mogelijke standinrichting Gesloten stand bedrukking met LCD scherm op voet Gesloten stand bedrukking met opgehangen LCD scherm Open stand voor gecombineerde standen Bache zij- en achterwand 300 x 300 Canvasdoek 100 x 100 of 100 x 200 of 200 x 200 met bedrukking full color Paneel F 4 : 1,22 x 2,44 m Gesloten stand met scheiding zwarte gordijnen 11

12 6. Extra diensten 6.1. Algemeen Bestellen is mogelijk via de webshop op de website ( Login met mail contactpersoon + unieke code DCB17 Gelieve rekening te houden met de deadlines van de bestellingen: Bestellingen betreffende de stand zelf zijn mogelijk tot uiterlijk 11 september (indienen files bedrukking tot uiterlijk 15 september. Stand meubels kan u bestellen tot donderdag 28 september. Voor iedere latere bestelling (tot max 3 dagen voor aanvang van de beurs) zal een meerkost van 200% aangerekend worden (zonder garantie dat de meubels nog voorradig zijn) Verlichting Elke stand heeft standaard 4 Halogeenstralers van 300W. Bijkomende Halogeenspot aan 30 /spot Andere verlichting op aanvraag 6.3. Stroomverdeling Elke stand heeft standaard 1 stroompunt 220V/16W met multistekker. Prijzen geïnstalleerd, netto Bijkomend idem stroompunt aan 50,00 Andere stroompunten op aanvraag 6.4. Canvasdoek Doek opgespannen op houten spieraam. Prijzen geïnstalleerd, meer info op aanvraag Bedrukt Recto Full color Afwerking: Opgespannen op houten of aluminium frame Prijzen zijn inclusief: Controle van drukklare PDF-bestanden. Productie, aanmaak en transporten van de canvassen. Montage (de dag voor uw eigen stand-opbouw) en demontage van de canvas. Prijzen zijn exclusief creatie & opmaak van de bestanden. 12

13 FORMATEN: Benaming Afmetingen Prijs E1 - A 100 cm x 100 cm 115,00 E1 - B 100 cm x 200 cm 195,00 E1 - C 200 cm x 200 cm 330,00 Andere formaten zijn mogelijk op aanvraag. Creatie en opmaak zijn mogelijk op aanvraag. De canvas is na de beurs uw eigendom. Gelieve tijdens uw bestelling van de canvas, te vermelden of u deze na de afbouw van de stand wenst te recupereren. TECHNISCHE INFO VOOR AANLEVEREN MATERIAAL: Het beeld moet 10 cm groter zijn Links / Rechts / Boven / Onder voor de zijkanten van de canvas. Min. resolutie van 100 dpi. Aanleveren in drukklare pdf. Standnummer vermelden bij de naam van het document. Gelieve er ook bij te vermelden op het plan, waar de canvassen moeten hangen en op welke hoogte. Vermelde prijzen zijn geldig voor bestellingen die geplaatst worden voor 11/09/2017. Bestanden voor drukwerken dienen in ons bezit te zijn ten laatste op 15/09/

14 6.5. Achterwanden en zijwanden Prijzen geïnstalleerd, netto Materiaal: PVC bache, bedrukt Recto Full color Afwerking: standaard worden de baches met ringen (links, rechts en boven) voorzien. Onderaan is de afwerking met sleuf. De afwerking kan ook volgens afspraak (afhankelijk van formaat en doel van de bache). Prijzen zijn inclusief: Controle van drukklare PDF-bestanden, productie, aanmaak en transporten van de baches, montage (de dag voor uw eigen stand-opbouw) en demontage van de baches, huur van metalen frame om de baches op te spannen en te monteren. Prijzen zijn exclusief creatie & opmaak van de bestanden. FORMATEN: Code Referentie Prijs/bache F1- A x 200 cm 125,00 F1- B x 300 cm 245,00 F1- C x 300 cm 435,00 De bache(s) zijn na de beurs uw eigendom. Gelieve er rekening mee te houden dat wanneer u de baches bestelt u van ons het correcte formaat voor de opmaak krijgt. VOORZIE OP ELK DOCUMENT EEN AFLOOP VAN MIN 7MM VOOR DE AFWERKING VAN DE BACHES Gelieve, tijdens uw bestelling van de bache, te vermelden of u deze na de beurs wenst te behouden of deze niet dient gerecupereerd te worden. Baches worden niet gedemonteerd tijdens de afbouw van de standen. Na retour van alle materialen kan de bache u opgestuurd worden of gestockeerd worden voor de volgende editie. Gelieve hier duidelijk uw keuze aan te duiden aub. 14

15 Vermelde prijzen zijn geldig voor bestellingen die geplaatst worden voor 11/09/2017. Bestanden voor drukwerken dienen in ons bezit te zijn ten laatste op 15/09/ Paneel F4 Prijzen geïnstalleerd, netto Houten paneel Wit afgewerkt (dikte 12 mm) Afwerking: Wit blanco Mogelijkheid om producten, posters, ed. op te hangen Formaat: F4-A - 1,22 x 2,44 m 135,00 (Andere formaten en/of constructies op aanvraag). Vermelde prijzen zijn geldig voor bestellingen die geplaatst worden voor 11/09/2017. Bestanden voor drukwerken dienen in ons bezit te zijn ten laatste op 15/09/ Stand meubilair Onze prijs (excl.btw) geldt: Incl. plaatsing en ontruiming & transport heen/retour naar Wild Gallery All-in white pakket hoog - Prijs: 200 Inhoud: Benaming Afbeelding Set Prijs: 2 tafels + 6 stoelen Prijs/bijkomende stuks 2 hoge tafels Afmetingen: L75 x B75 x H105cm 1 tafel = 80 15

16 200 6 hoge barkrukken Isidoro 1 barkruk = Extra s stand meubilair Benaming Afbeelding Prijs Toog Lounge met lichtelement prijs/m²: 200 Zijpaneel Toogelement 100 Folderrek De luxe Digitale apparatuur Wij bieden u tevens de mogelijkheid om via ons een aantal standaard toestellen te huren voor de beurs. Deze zullen reeds geïnstalleerd en klaar staan op de dag van de beurs. Tevens wordt er technische bijstand op het moment van de beurzen voorzien (indien er gewerkt wordt met bij ons gehuurde schermen of laptop) LCD scherm: Monitor 40 inch op statief = 240 Monitor 48 inch op statief = 300 Monitor 50 inch op statief = 330 Opm. : het is mogelijk een LCD scherm aan de wand te bevestigen, prijs op aanvraag De schermen zijn voorzien van een usb aansluiting, hdmi, vga aansluting. 16

17 Indien externe aansturing gewenst, gelieve te kiezen tussen volgende optie: Laptop: 125 euro Opgelet: Powerpoints kunnen niet in hun originele vorm afgespeeld worden via USB. (Kan via laptop of omzetting van ppt naar.mp4/.mov). Alle bovenvermelde diensten kan u eenvoudig bestellen via de webshop ( Maak hierbij gebruik van uw unieke code en vermeld uw standnummer. Uw facturatiegegevens staan reeds vooraf ingevuld Overnachten in de buurt Overnachten in de buurt? Dan kan u hier enkele suggesties vinden Hotel Pullman Brussels Centre Midi : Victor Hortaplaats 1, 1060 Sint-Gillis Hotel Midi-Zuid : Jamarlaan 11, 1060 Sint-Gillis Hotel Ibis Brussels Centre Gare Midi: Engelandstraat 2-20, 1060 Sint-Gillis Nekotel Concept Art Hotel : Europaesplanade 27-29, 1060 Sint-Gillis Atlas Hotel Brussels, Grasmarkt 78-80, 1000 Brussel. Indien u bij boeking van een kamer (via info@atlas-hotel.be of via tel ) vermeldt dat u standhouder bent op BIM beurs geniet u een korting van 6 per nacht/per kamer Taxi s Taxi Verts: of Taxis Ucclois 2000: SABAM De Billijke Vergoeding moet betaald worden wanneer u opgenomen muziek afspeelt in een voor publiek toegankelijke plaats. De oorsprong van de muziek is niet relevant. U kan uw verklaring invullen via de website Indien u uw aangifte niet ten laatste 5 werkdagen voor de beurs verstuurt aan Outsourcing Partners, dan wordt een verhoging van 15% van het verschuldigde bedrag (met een minimum van 114,90) zoals voorzien in het Koninklijk Besluit toegepast. Indien u hierover verdere vragen heeft, kan u terecht bij Outsourcing Partners via onderstaande contactgegevens: Adres: Martelaarslaan Gent Telefoon: Fax: info@bvergoed.be Website: Houdt er rekening mee dat het geluidsvolume beperkt moet blijven tot maximaal 70 decibel. 17

18 OPGELET: Vergeet niet om ook de reglementering i.v.m. SABAM goed na te kijken! ( 18