Ing. 25 juli 2017 PS PS 27 september 2017

Transcriptie

1 Ing. 25 juli 2017 PS PS 27 september 2017

2 Omgevingsdienst Regio Nijmegen Jaarstukken (bestaande uit Jaarverslag en jaarrekening) 2016 Datum: 24 maart 2017 Versie: Dagelijks Bestuur

3 jaarstukken 2016 ODRN Inhoudsopgave 0. BESTUURSSAMENVATTING 5 1. INLEIDING 8 2. TERUGBLIK BESTUUR ODRN UITVOERING PROGRAMMA S Vergunningverlening Handhaving en toezicht BRZO en complexe vergunningverlening Projecten Wat heeft het gekost? GELEVERDE PRESTATIES NAAR DEELNEMERS BEDRIJFSVOERING De mens in de organisatie Communicatie Juridische kwaliteitszorg Kwaliteitsborging en criteria Dienstverleningsovereenkomsten Processen en informatievoorziening Productiviteit Klachten (personeel gerelateerd) PARAGRAFEN Financiële paragraaf Risicoparagraaf en weerstandsvermogen Bedrijfsvoering Onderhoud kapitaalgoederen Risico-inventarisatie JAARREKENING Algemeen Balans Toelichting op de balans Het overzicht van baten en lasten 55 3

4 Jaarstukken 2016 ODRN 8.5 Wet normering topinkomens Initiële kosten ten laste van opstartbudget BIJLAGEN Overzicht formatie per 31 december van het jaar Staat van activa Nadere toelichting van geleverde prestatie naar de deelnemers Leden Algemeen Bestuur Controleverklaring Ernst & Young Accountants LLP Verklarende woordenlijst 84 4

5 Jaarstukken 2016 ODRN 0. Bestuurssamenvatting Bestuur Er zijn geen wijzigingen in de personele samenstelling van het Dagelijks en Algemeen Bestuur geweest. Uitvoering programma s Vergunningverlening In 2016 zijn 965 milieu gerelateerde vergunningverleningszaken afgerond. Het betreft hier een optelsom van alle reguliere en uitgebreide Wabo-procedures met de activiteit milieu, de meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit, Besluit landbouw en het Besluit mobiel breken, de vooroverleggen en alle specialistische adviezen. Daarnaast zijn er per 31 december 2016 nog 342 milieu gerelateerde vergunningverleningszaken lopend. Voor de activiteit bouwen zijn er 880 bouwzaken afgerond in Handhaving en toezicht De totale planning van alle uitvoeringsprogramma s (HUP) voor 2016 opgeteld bedroeg initiële controles. Werkelijk zijn controles van de verschillende HUP s uitgevoerd. Dit is 106% van het totaal. Hiervan zijn 1031 geplande controles uit het HUP 2016 uitgevoerd en 298 controles uitgevoerd als zogenaamde inschieters. De inschieters zijn controles naar aanleiding van klachten, opleveringscontroles maar ook controles op basis van waarnemingen van inspecteurs. Daarnaast hebben wij in totaal 689 bouwdossiers afgerond voor gemeenten Berg en Dal, Nijmegen en de provincie Gelderland. Alle meldingen / milieuklachten van burgers zijn opgevoerd in de webapplicatie S@men. Dagelijks worden deze klachten opgepakt en in behandeling genomen. Er zijn 711 milieuklachten binnen gekomen. Hiervan hebben er 28 geleid tot handhaving. Daarnaast zijn er 323 bouwklachten binnengekomen. Brzo en complexe vergunningverlening In 2016 zijn 49 BRZO-inspecties en 102 Wabo controles in Gelderland en Overijssel (zowel provinciaal als gemeentelijke bevoegd gezag) uitgevoerd. In 2016 zijn 267 complexe milieugerelateerde vergunningverleningszaken afgerond in het stelsel van Gelderse omgevingsdiensten. Het betreft hier een optelsom van alle reguliere en uitgebreide Wabo-procedures met de activiteit milieu, de meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit, Besluit landbouw en het Besluit mobiel breken, de vooroverleggen en alle specialistische adviezen bij complexe bedrijven Daarnaast zijn er per 31 december 2016 nog 205 milieu gerelateerde vergunningverleningszaken lopend. Bedrijfsvoering Personeel Het ziekteverzuim over 2016 is 4,60%, tendens stijgend. De meldingsfrequentie van 1,06 ligt ruim onder de landelijke norm van 1,50. Met bijna alle personeelsleden is in

6 Jaarstukken 2016 ODRN driemaal een gesprek gevoerd: aan het begin van het jaar een planningsgesprek, halverwege het jaar een voortgangsgesprek en aan het eind van het jaar een evaluatiegesprek. Driemaal per jaar met elkaar in gesprek is relatief veel maar de ervaringen aan werknemers- en werkgeverskant zijn zeer positief. Communicatie In 2016 heeft de focus gelegen op externe communicatie, waaronder positionering en profilering van de ODRN in het kader van de ontwikkeling richting een outcome georiënteerde organisatie. Hiervoor is gebruik gemaakt van bestaande middelen en is een aantal nieuwe middelen ontwikkeld. Er is een corporate film gemaakt over de scope van het werk bij de ODRN. Daarnaast zijn er twee nieuwsbulletins (korte filmpjes) gemaakt waarmee op een pakkende manier onder andere onze opdrachtgevers worden geïnformeerd over actualiteiten, lopende zaken, nieuwe projecten etc. Deze filmpjes zijn via verschillende kanalen verspreid; LinkedIn, ODRN-Facebookpagina, ons Youtube-kanaal en de website. Het afgelopen jaar heeft de pers meerdere keren over de ODRN bericht. Dit was niet alleen als gevolg van het reactief reageren op persvragen, maar ook doordat de pers proactief benaderd is. Kwaliteitsborging en criteria 2.1 Onze definitie van kwaliteit is dat producten en diensten voldoen aan de wettelijke eisen, klantwensen en eigen kwaliteitseisen (in die volgorde). Landelijk geldt dat iedere omgevingsdienst aantoonbaar gaat voldoen aan de kwaliteitscriteria. De ODRN voert sinds haar oprichting jaarlijks zelfevaluaties en metingen uit om zich er van te verzekeren dat er sprake is van progressie op dat gebied. Daarnaast neemt de ODRN vanaf 2017 deel aan de uitvoering van audits waardoor ook externe toetsing en beoordeling plaatsvindt. De ODRN streeft er naar te voldoen aan zowel de procescriteria als de deskundigheidscriteria. Om kwalitatief goede producten te kunnen blijven leveren dient immers de bedrijfsvoering op orde te zijn (procescriteria geven daar handvatten voor) en medewerkers te beschikken over voldoende kennis en vaardigheden op diverse deskundigheidsgebieden (deskundigheidscriteria geven daar richtlijnen voor). Naar aanleiding van de bepaalde stand van zaken is een verbeterplan en opleidingsplan opgesteld waarin verbeterpunten zijn opgenomen. Die plannen zijn in uitvoering genomen en dat zal er in 2017 toe leiden dat de ODRN robuust is op alle binnen de kwaliteitscriteria opgenomen thema's, waar de ODRN belang bij heeft. Processen en informatievoorziening Vanuit de strategische keuze om procesgericht georganiseerd te zijn is ook in 2016 invulling gegeven aan de opgave om een efficiënte inzet van middelen te realiseren en de bestuurbaarheid van de organisatie te borgen. Processen zijn het fundament van elke organisatie; zonder een goed proces geen vooruitgang! Processen vormgeven en veranderen doet de ODRN dan ook met, voor en door medewerkers. Want processen zijn de bouwstenen waaruit producten en diensten naar klanten ontstaan. 6

7 Jaarstukken 2016 ODRN Binnen de ODRN heeft met het programma Informatievoorziening in 2016 een digitale transformatie plaats gevonden. WRS is in combinatie met Corsa (ons documentmanagementsysteem) hét kernsysteem van de ODRN geworden. Het ging daarbij echter niet alleen om de verbeterde inrichting van systemen, maar juist in samenhang met verbetering van processen, werkwijzen en competenties van medewerkers. Financiën Financieel was het een heel spannend jaar voor de ODRN: Bij inputfinanciering is de uitgavenkant onzeker en de inkomstenkant zeker. De overgang naar outputfinanciering betekent dat ook de inkomstenkant onzeker wordt. Voor elke euro dient gewerkt te worden. Prima principe, maar wel -omdat alles nieuw is- met de zorg of we het goed geregeld hebben. Gelukkig zijn er geen financiële tegenvallers opgetreden. Het strakke budgetbeheer heeft uiteindelijk geleid tot een positief operationeel exploitatiesaldo van euro. Daarnaast is er een vrijval van euro op de voorziening reiskosten. In totaal is het resultaat dus euro. Het a-structurele voordeel is vooral ontstaan door de realisatie in 2016 van extra opdrachten. 7

8 Jaarstukken 2016 ODRN 1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag (incl. de jaarrekening 2016) van de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN). Qua opzet sluit dit jaarverslag aan bij eerder uitgebrachte Bestuursrapportages (BERAP) uitgebreid met de voor de jaarafsluiting noodzakelijke onderdelen, zoals balans en verplichte paragrafen. 2. Terugblik 2016 In 2016 heeft de ODRN geïnvesteerd in de kwaliteit van dienstverlening en het behalen van de afgesproken prestaties. Belangrijk is daarbij dat er verbinding bestaat naar onze opdrachtgevers maar ook naar onze externe partners. We hebben in 2016 naar de gemeenten en de provincies Gelderland en Overijssel, stevig ingezet om goede kwaliteit te borgen. De ODRN heeft in 2016 een audit gedaan waarbij is gekeken in hoeverre voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria 2.1. Dat is nu inzichtelijk. Daar waar nog opleidingen van medewerkers nodig zijn worden deze in het opleidingsprogramma 2017 gepland. De ODRN in het stelsel van 7 Gelderse Omgevingsdiensten In 2016 heeft Lysias de werking van het Gelders stelsel van omgevingsdiensten geëvalueerd. De hoofdconclusie is dat het Gelders stelsel bestaansrecht heeft en adaptief is. Dit betekent dat het stelsel de toekomstvragen, zoals bijvoorbeeld de komst van de Omgevingswet, aan kan. de ODRN is binnen dat stelsel verantwoordelijk voor het inhoudelijk deel van de complexe vergunningverlening. De kwaliteit van deze taakuitvoering is onbetwist maar de bekendheid die de partners in de andere regio's hebben kan stukken beter. Dit wordt in projectvorm in 2017 opgepakt. BRZO-Uitvoering Vanaf 2014 hebben wij vanuit de positie als één van de 6 BRZO-omgevingsdiensten actief de voorbereidingen getroffen om bij de wijziging van bevoegd gezag van de BRZO bedrijven naar de provincies per 1 januari 2016 slagvaardig van start te gaan. De ODRN heeft met de provincies Overijssel en Gelderland afspraken gemaakt om de werkwijze zoveel mogelijk te uniformeren en te implementeren. De mandaten, DVO, de werkwijze en de gebruikte systemen zijn met de provincie Overijssel afgestemd. Daarbij zijn de aanbevelingen die de Rekenkamer Oost heeft neergelegd met betrekking tot het opdrachtgeverschap ter harte genomen. Op basis van het gegeven mandaat, dat voor deze taak door beide bevoegde gezagen is neergelegd, dienen de provincies Gelderland en Overijssel een goede opdracht te formuleren. Daarbij heeft de ODRN de verplichting zich te verantwoorden over de voortgang van uitvoering van dat programma. Dat is in 2016 gebeurd. Het personeel dat de BRZO-taak uitvoert voor vergunningverlening, toezicht en handhaving volgt een verplicht opleidingsplan dat getoetst is aan de kwaliteitscriteria. Het personeel van de provincie Overijssel belast met de BRZO-taak is nu nog in dienst van de provincie Overijssel maar zal per 1 januari 2018 overgaan naar de ODRN. 8

9 Jaarstukken 2016 ODRN In het programma Impuls - het gezamenlijk programma van de 6 BRZO-omgevingsdiensten - is de ODRN portefeuillehouder van het programma onderdeel vergunningen. De harmonisatie van vergunningvoorschriften, het beheer van die voorschriften en het uniform gebruik ervan is één van de belangrijke doelstellingen van dit deel van het programma. Uitvoeringsprogramma 2016 Het uitvoeringsprogramma 2016 is gestoeld op outputfinanciering. Dat betekent ieder van onze partners een programma heeft laten uitvoeren waarvan de prijzen in de Product -en dienstcatalogus (PDC) staan opgenomen. De kwaliteit van elk van die producten komt voort uit vastgestelde wet- en regelgeving en door de partners vastgestelde beleidskaders. Lopende het programmajaar is de informatie over de voortgang van het programma scherper geworden. De werking van ons zaaksysteem WRS is lopende het programmajaar steeds beter geworden. Als ODRN zijn wij ons er van bewust dat de omslag naar outputfinanciering er toe heeft geleid dat de sturingsinformatie naar onze opdrachtgevers in 2016 niet altijd even consistent is geweest en ook in de tijd wat verbrokkeld is aangeleverd. De inzet van de verschillende tools die nodig zijn voor programmering, facturatie en managementinformatie zijn lopende 2016 steeds beter ingeregeld maar hebben in het programmajaar 2016 ook de nodige zorgen gekend. Onze opdrachtgevers hebben daar lopende het programmajaar altijd begrip voor gehad en in het overleg is altijd open gesproken over de vragen die rond de invoering van de outputfinanciering speelden. De constatering is anderzijds gerechtvaardigd dat het opdrachtgeversoverleg binnen onze regio open is en steeds meer kwalitatieve meerwaarde laat zien. Uniformering van opdrachten, DVO en mandaten is nog niet helemaal gerealiseerd maar er zijn in 2016 belangrijke inhoudelijke stappen gezet. Voor een goede invulling door de ODRN van het uitvoeringsprogramma van ieder van de partners is het opdrachtgeversoverleg daarmee van groot belang. Hier wordt het programma besproken en ook de bijsturing die nodig is. We hebben als dienst het opdrachtgeversoverleg en daarbij horende accounthouderschap ook in 2016 serieus ingevuld en dat heeft de ODRN belangrijke aandachtspunten opgeleverd. De zakelijke relatie met het bevoegd gezag -de opdrachtgever- wordt kwalitatief in balans gehouden door met de partners te praten over de kwaliteit van de uitvoering. Oftewel: niet alleen de kwantiteit van het uitgevoerde programma is belangrijk maar ook de kwaliteit of het effect van de uitvoering van het uitvoeringsprogramma naar de omgeving. Dat blijft een belangrijk punt van aandacht. De Omgevingswet zal in 2019 in werking treden. De uitvoering van de omgevingsplannen die de partners opstellen zal voor een belangrijk deel door de ODRN worden uitgevoerd. Dat vraagt om een andere rol die nu moet worden ingezet. Oefenen in pilots en het opleiden van medewerkers zal de komende tijd belangrijk worden waarbij ook een financieringsvraag op tafel ligt. Belangrijke conclusie is dat de uitvoering van de werkprogramma s in 2016 een resultaat te zien geeft waarbij tegen de 100 % is geleverd. Bouwtaken gemeenten Beuningen en Heumen In 2016 heeft de gemeente Beuningen zich voorbereid op de overdracht van de niet verplichte BRIKS-taken in de richting van de ODRN. Per 1 januari is die overdracht een feit geworden en voert de ODRN ook daarvoor een programma uit. 9

10 Jaarstukken 2016 ODRN In 2016 heeft de ODRN zich voorbereid om voor de gemeente Heumen de vrijwillige bouwtaken uit te gaan voeren. Wij hebben daartoe samen met deze gemeente een workload opgesteld en daar de kostprijs tegen aan gezet. Medio 2017 zal ook de gemeente Heumen een definitief besluit nemen over de uitvoering van de vrijwillige bouwtaken. Wet private kwaliteitsborging De Tweede Kamer is akkoord gegaan op 21 februari 2017 met het wetsvoorstel van minister Plasterk (BZK) over kwaliteitsborging in de bouw. Volgens het wetsvoorstel krijgt iedere consument als opdrachtgever in de bouw een sterkere positie. Ze krijgen betere bescherming als na oplevering van een bouwwerk gebreken worden ontdekt. Dat komt door het aanscherpen van de wettelijke aansprakelijkheid van de aannemer. Nieuw in het wetsvoorstel is verder: Aannemers krijgen de plicht om hun consumenten te informeren hoe zij verzekerd zijn voor risico s bij faillissement en voor gebreken tijdens de bouw en na oplevering. Ook moeten zij bij oplevering een consumentendossier aan de opdrachtgever geven. Private partijen ontwikkelen methodes voor kwaliteitsbewaking om te zorgen dat aannemers zich houden aan de bouwtechnische eisen uit het Bouwbesluit. Een onafhankelijke publieke toelatingsorganisatie oordeelt of een voorgestelde methode voor kwaliteitsbewaking voldoet aan de eisen. De gemeente controleert bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning of aan alle nieuwe wettelijke eisen is voldaan. Het wetsvoorstel gaat nu door naar de Eerste Kamer. Het is de bedoeling het nieuwe stelsel vanaf 2018 stapsgewijs in te voeren. De toepassing van de nieuwe werkwijze geldt dan eerst voor de bouw van woningen en eenvoudige bouwwerken, zowel nieuwbouw als verbouw. Na evaluatie volgt uitbreiding van de nieuwe werkwijze naar meer complexe bouwwerken. Dienstverleningsovereenkomst met de gastheer De huisvesting en de andere PIOFAH-taken worden door gastheer Nijmegen geleverd. In de dagelijkse gang van zaken gaat het best goed, maar natuurlijk zijn er onderdelen welke geoptimaliseerd kunnen worden waarbij wij denken aan het beheer van onze WRS applicatie en de prestatie van het computernetwerk. Overleg daarover vindt plaats als onderdeel van de evaluatie die wij rond de zomer van 2017 samen met de gemeente Nijmegen af ronden. Vanaf 1 april 2018 zal dan de keuze moeten zijn gemaakt of en op welke wijze de gastheerovereenkomst met de gemeente Nijmegen wordt voortgezet Vennootschapsbelasting Door een wetsaanpassing kunnen met ingang van 1 januari 2016 overheidsondernemingen ook belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting (VPB-plicht) worden. Als gevolg van de wet Modernisering VPB-plicht overheidsondernemingen moet er geïnventariseerd worden of er sprake is van een VPB-plicht. Na intensief overleg tussen het Bureau Belastingplicht Overheidsondernemingen (BBO) en een afvaardiging van diverse OD s is geconcludeerd dat er mogelijkheden zijn om de administratieve lasten voor OD s te beperken en dat OD s niet of nauwelijks VPB hoeven te betalen. Als een OD kan aantonen dat de overheidstaken op basis van wetgeving zijn uitgevoerd en dat op alle andere (commerciële) activiteiten geen winst is behaald, dan hoeft de OD: 10

11 Jaarstukken 2016 ODRN Geen fiscale administratie te voeren; Geen aangifte VPB te doen; En geen VPB te betalen. Nagenoeg alle taken die de OD s uitvoeren zijn voorgeschreven door wetgeving en daarom zijn deze zogenoemde overheidstaken vrijgesteld van VPB. De onderbouwing hiervan is vastgelegd in een activiteitenlijst waarin de taken beschreven en geclusterd zijn. Hiermee kan worden aangetoond dat de taken zijn vrijgesteld. Opbrengsten verdient met activiteiten die niet op deze activiteitenlijst staan zijn niet vrijgesteld. Dit zijn volgens de fiscus commerciële activiteiten. Door aan te tonen dat er geen of maar beperkte winst is behaald, blijven de administratieve lasten beperkt. Er hoeft geen aangifte gedaan te worden en geen VPB te worden betaald. Dit kan op drie manieren: Activiteiten zijn aantoonbaar tegen kostprijs uitgevoerd zonder winst; De winst op commerciële activiteiten blijft onder euro per jaar of euro in 5 jaar; De winst behaald op deze commerciële activiteiten wordt terugbetaald aan de opdrachtgevers. De terugbetaling aan de opdrachtgevers zorgt ervoor dat de opbrengst kostendekkend is en daarmee niet als winst gekenmerkt wordt. 3. Bestuur ODRN Van inputfinanciering naar outputfinanciering Met ingang van 1 januari 2016 is de ODRN na een zorgvuldige en grondige voorbereiding als eerste omgevingsdienst in Gelderland overgestapt van inputfinanciering naar outputfinanciering. Vlak voor de zomer heeft het bestuur vooral stilgestaan bij de jaarrekening 2015 en de begroting Het jaar 2015 is met een positief exploitatiesaldo afgesloten. Het Algemeen Bestuur heeft in juli besloten het exploitatiesaldo deels te bestemmen voor uitkering aan de deelnemers in de ODRN. Tevens heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met de begroting 2017 die in balans is en uitgaat van outputfinanciering. Na vaststelling van de stukken zijn deze ingezonden aan het Ministerie van BZK. Naast de financiële stukken zijn wederom een aantal onderwerpen vastgesteld die te maken hebben met de interne financiële organisatie van de ODRN. Nieuwe dienstverleningsovereenkomsten ODRN heeft in 2016 een nieuwe DVO gesloten met de provincie Overijssel. ODRN is belast met de BRZO taak in deze provincie. Met ingang van 1 januari 2016 zijn de provincies alleen nog maar bevoegd voor BRZO-inrichtingen. De dienstverleningsovereenkomsten die gesloten waren met de twee omgevingsdiensten vielen dientengevolge hier tussen uit. Daarnaast zullen in deze provincie enige veranderingen plaats hebben in de organisatie van de omgevingsdiensten. Daarmee was het noodzakelijk dat een aantal nadere afspraken dienden te worden vastgelegd. Evaluatie ODRN: DOOR Gedurende 2016 is een traject gestart met betrekking tot de organisatie ODRN. De ODRN is nu een aantal jaren actief en bezien wordt in hoeverre de organisatie zoals die is vormgegeven in nu nog voldoet met een doorkijk naar ontwikkelingen zoals de 11

12 Jaarstukken 2016 ODRN Omgevingswet. In de vergaderingen is daar een aantal malen mondeling verslag van gedaan. In 2017 zal dit traject worden afgerond. Doorontwikkeling Gelders stelsel Binnen het stelsel van omgevingsdiensten heeft een evaluatie van de werkwijze van het stelsel plaatsgevonden. Een bureau is voor deze evaluatie ingehuurd en heeft opdracht gekregen de evaluatie op te pakken. Dit bureau, Lysias, is gekomen met een rapport waarna een nadere opdracht is verstrekt voor de uitwerking daarvan in de vorm van een Plan van Aanpak. Dit plan is in het najaar van 2016 in zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur besproken en heeft men kennisgenomen van de te zetten stappen. Er worden geen grote wijzigingen nodig gehad maar wel enige aanpassingen zoals aandacht voor het overleg van voorzitters van de besturen van de diensten. Jaarverslag klachten en Jaarverslag archiefinspectie Het verslag van de klachtencoördinator is uitgebracht en besproken door het Dagelijks Bestuur. Daarin wordt door de coördinator verslag gedaan van de in 2015 binnengekomen klachten. Het Algemeen Bestuur heeft dit Jaarverslag voor kennisgeving aangenomen. Ook heeft de archiefinspecteur een verslag uitgebracht over de stand van het archief. Daarbij zijn een aantal aanbevelingen gedaan. Het Dagelijks Bestuur heeft opdracht verstrekt deze aanbevelingen uit te werken en uit te voeren. Hiervoor wordt een plan van aanpak opgezet met een daarbij behorende tijdsplanning. Europese energie richtlijn (EED) In 2016 is ook enige keren gesproken over het zogenaamde EED de Europese Energie Directive ofwel Europese Energie richtlijn. Deze richtlijn dateert al van 25 oktober 2012 maar is pas recentelijk door het Rijk geïmplementeerd. De EED beoogt een overall energie-efficiëntieverbetering van 1,5% per jaar te bereiken bij eindgebruikers van energie. Er is door het Rijk onderschat welke gevolgen de EED- richtlijn heeft, zowel voor bedrijven maar ook voor omgevingsdiensten. Omdat er nog onduidelijkheid bestaat hoe dit alles uitpakt, aangepakt gaat worden en hoe de financiering is is bij ODRN besloten eerst te komen met een plan van aanpak alvorens aan de slag te gaan. Dit plan is inmiddels gereed. Diverse overige onderwerpen Zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur hebben ingestemd met de zogenaamde BERAP, Bestuursrapportage over stand van zaken van de geleverde producten en diensten per 1 oktober Tevens zijn een flink aantal regelingen voor het personeel door het Dagelijks Bestuur vastgesteld en van toepassing verklaard op de ODRN. Deze regelingen worden centraal in het Gelders stelsel besproken tussen werknemers en werkgevers, het zogenaamde Centraal Georganiseerd Overleg (CGO). Indien men op het niveau van het CGO het met elkaar eens is geworden dienen de regelingen nog door elk bestuur separaat per omgevingsdienst te worden vastgesteld. Tot slot hebben het Dagelijks en Algemeen Bestuur ingestemd met het controleprotocol voor de controle van de jaarrekening 2016 en hebben Ernst & Young opdracht verstrekt de controle van de rekening ter hand te nemen. 12

13 Jaarstukken 2016 ODRN 4. Uitvoering programma s 4.1 Vergunningverlening Wat doen we? Voor de gemeente Nijmegen, gemeente Berg en Dal en de Provincie Gelderland verzorgen we WABO-breed de vergunningverlening. Dat betekent dat we zowel de vergunningverlening voor milieu als de zogenaamde Briks-taken (bouwen, reclame, inritten, kappen en slopen) verzorgen. Daarnaast verlenen we voor de gemeente Nijmegen op grond van de APV en Leegstandswet enkele vergunningen (bouwobjecten, woningonttrekking en leegstandsvergunning). Voor de gemeenten, Beuningen, Heumen, Druten en Wijchen verzorgen we de vergunningverlening voor het onderdeel milieu. De ODRN stelt voor de hele provincie voor de zogenaamde complexe bedrijven de omgevingsvergunningen op voor het onderdeel milieu. De verantwoording van deze activiteiten vindt plaats in hoofdstuk 4.3. Wat hebben we bereikt? Inmiddels zijn met alle deelnemers werkafspraken gemaakt over de te volgen werkwijzen en te hanteren procedures in het kader van vergunningverlening. Wat hierbij opvalt is dat er een grote verscheidenheid is aan processen en systemen. Hierdoor is de werkwijze voor iedere deelnemer verschillend. In de bijlage 9.3 is per gemeente een overzicht gegeven van de uitgevoerde werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Wabo-vergunningen met activiteit milieu In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van het aantal zaken (milieugerelateerd) per opdrachtgever dat in 2016 is afgerond. Het betreft hier een optelsom van alle zaken: reguliere en uitgebreide Wabo-procedures met de activiteit milieu, meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit, Besluit bodemkwaliteit, Besluit mobiel breken, melding gesloten bodemenergiesystemen, de vooroverleggen en alle specialistische adviezen (zoals externe veiligheid, ruimtelijke ordening, geluid, lucht/geur en bodem). 13

14 Jaarstukken 2016 ODRN Opdrachtgever Aantal afgerond Aantal Lopend Beuningen Druten Berg en Dal Heumen Nijmegen Wijchen Provincie Gelderland (incl. BRZO) Totaal Het aantal milieugerelateerde zaken is aanzienlijk gestegen. In vergelijking met 2015 waren in dezelfde periode 628 zaken afgerond tegen 965 in In dit overzicht zijn nu ook alle vergunningen voor BRZO-bedrijven meegeteld bij de opdrachtgever provincie Gelderland. Vorig jaar stonden deze aantallen van BRZObedrijven met gemeentelijk bevoegd gezag buiten onze regio in de paragraaf Complexe vergunningverlening. Wabo-vergunningen met de activiteit bouwen De ODRN voert de WABO-taak Briks uit voor gemeente Berg en Dal, gemeente Nijmegen en de provincie Gelderland. In 2016 zijn voor de activiteit Bouwen zijn er in totaal 880 producten afgerond. Hiervan zijn 184 bouwactiviteiten voor gemeente Berg en Dal, 28 bouwactiviteiten voor de Provincie Gelderland en 668 bouwactiviteiten zaken voor de gemeente Nijmegen afgerond. Opdrachtgever Waarvan afgeronde bouwzaken 1 Berg en Dal 184 Nijmegen 668 Provincie Gelderland 28 Totaal 880 Opvallend is de kleine zaken (< ) achterblijven bij de prognose en dat het aantal grote zaken (> ) ruimschoots gehaald worden. 1 Bouwzaak = het bouwen van een bouwwerk 14

15 Jaarstukken 2016 ODRN 4.2 Handhaving en toezicht Wat doen we? Voor alle partners is een handhavingsuitvoeringsprogramma 2016 (HUP) opgesteld met te controleren bedrijven en uit te voeren projecten. Voor gemeente Berg en Dal en gemeente Nijmegen is daarnaast ook een werkplan gemaakt op het gebied inspecties Briks. Het HUP voor de 6 regiogemeenten en de provinciale bedrijven in het ODRN-gebied omvat geplande milieucontroles voor Alle bedrijven zijn ingedeeld in categorieën (A1 t/m D4/5). Per categorie is gerekend met het kengetal uit de productencatalogus. Wat hebben we bereikt? Er zijn milieucontroles van de verschillende gemeentelijke HUP s uitgevoerd. Dit is 106% van het totaal. Hiervan zijn er vooraf geplande controles uit het HUP 2016 uitgevoerd alsmede 298 controles uitgevoerd als zogenaamde inschieters. Inschieters zijn controles naar aanleiding van klachten, opleveringscontroles maar ook controles op basis van waarnemingen van inspecteurs. In de tabel in hoofdstuk 5 staan de toezicht- en handhavingsactiviteiten opgesomd. Het geplande aantal is afkomstig uit het HUP De gerealiseerde getallen geven de werkzaamheden over 2016 weer. Verderop in het jaarverslag worden per opdrachtgever de cijfers nader uitgewerkt. Producten milieu gepland werkelijk uitgevoerd voor Aantal controles Aantal meldingen in S@men Aantal klachten leidend tot handhaving.. 28 Aantal hercontroles milieu Aantal Voornemen LOD Aantal LOD Producten Bouw gepland werkelijk uitgevoerd voor Aantal geïnspecteerde bouwdossiers 689 Aantal klachten 323 Alle meldingen/milieuklachten van burgers worden opgevoerd in de web applicatie S@men. Dagelijks worden deze klachten opgepakt en in behandeling genomen. Er zijn 711 milieuklachten (in 2015: 498) binnen gekomen. Hiervan hebben er 28 geleid tot een controlebezoek. Daarnaast zijn er 323 bouwklachten (in 2015: 346) ingediend waarvan 274 voor gemeente Nijmegen (in 2015: 310). Er is een forse toename in het aantal milieuklachten te zien, terwijl het aantal bouwklachten is afgenomen. Dit kan te maken hebben met de bekendheid van het meldingsprogramma S@men. 15

16 Jaarstukken 2016 ODRN 4.3 BRZO en complexe vergunningverlening Wat doen we? De ODRN is verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van de majeure risicobedrijven. Het gaat om bedrijven die vallen onder het Besluit Risico's Zware Ongevallen (BRZO) voor zowel milieu als bouwen (dit laatste alleen indien het bevoegd gezag dit aan de ODRN heeft gemandateerd) in Oost Nederland (Overijssel en Gelderland). Daarnaast gaat het om bedrijven die vallen onder categorie 4 van Bijlage 1 van de Richtlijn industriële emissies (RIE). Het gaat op dit moment om in totaal 59 bedrijven (54 BRZO en 5 RIE categorie 4). De ODRN heeft voor de taken van vergunningverlening, toezicht en handhaving bij majeure risico bedrijven het mandaat gekregen van de provincies Gelderland en Overijssel. In dat kader zijn ook dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De bestuurlijke advies commissie VTH van de provincies hebben als ambitie aangegeven dat de provincie de bestuurslaag is die excelleert in het uitvoeren van de VTH taken bij de majeure risico bedrijven en daardoor zorg draagt voor een veilige en gezonde leefomgeving. In de praktijk wordt deze ambitie vooral vorm gegeven door in totaal zes BRZO omgevingsdiensten in Nederland. De diensten doen dit door: de inzet op kwalitatief hoogwaardige vergunningverlening, toezicht en handhaving; transparante sturing en verantwoording; samenwerking met partners zoals ILT, SZW, OM en de veiligheidsregio's; pro-actief in beleidsontwikkeling en wetgeving; vanuit de nabijheid van de bedrijven en burgers, waar gekwalificeerde Brzo- Omgevingsdiensten de VTH-taken uitvoeren; de medewerkers worden vanuit de zes Brzo-Omgevingsdiensten aangestuurd die functioneren als zijnde één organisatie. Wat hebben we bereikt? Het ministerie van Infrastructuur & Milieu heeft middelen beschikbaar gesteld om een deel van genoemde ambitie te kunnen realiseren. Dit is gefinancierd uit het landelijke programma Impuls Omgevingsveiligheid. Gezamenlijk met de andere BRZO omgevingsdiensten is een jaarprogramma opgesteld en lopen diverse projecten zoals de uniformering en kaderstelling van vergunningverlening, het verbeteren van de inspectiemethodiek, het opstellen van een actueel landelijk vergunningenoverzicht BRZO, het ontwikkelen van een nieuwe landelijke gemeenschappelijke inspectieruimte (de database waarin de inspecteurs hun rapporten aanmaken en archiveren) en vele anderen. ODRN levert de projectleider voor enkele projecten, zoals de uniformering en kaderstelling vergunningverlening. Opleidingen In 2016 hebben de medewerkers die nog niet voldoen aan de BRZO kwaliteitscriteria opleidingen gevolgd bij de Hogeschool Utrecht. De meesten zijn daarvoor geslaagd en een aantal moet in 2017 nog opleidingen volgen. 16

17 Jaarstukken 2016 ODRN Uitvoeringsprogramma inspecties In de onderstaande tabel staan de toezicht activiteiten opgesomd m.b.t. de BRZOinspecties, WABO-inspecties en beoordelingen veiligheidsrapportages (VR) in Gelderland en Overijssel. De tabel laat het geplande aantal uit de BRZO jaarplanning zien naast de gerealiseerde getallen tot 31 december BRZO Oost Gepland in 2016 Gereed per a Aantal BRZO controles Gelderland b Overijssel 17 c 14 d aantal WABO controles Gelderland Overijssel e 26 Beoordeling VR 29 f 9 g a. De uitgevoerde controles zijn inclusief die controles die al wel zijn uitgevoerd, maar nog niet geheel administratief zijn afgerond. b. Bij één bedrijf (Primagaz) is de in december geplande Brzo-controle niet uitgevoerd omdat de inspecteurs van twee van de drie partners ziek waren. Op grond van de landelijke afspraken bestaat een Brzo-inspectieteam minimaal uit twee partners. c. In de rapportage tot september was abusievelijk 18 opgenomen; hier zat echter nog een inspectie tussen die door Staatstoezicht op de Mijnen is uitgevoerd. d. Eén bedrijf (Hardix) betreft een inrichting waar wel een vergunning op ligt, maar waar in 2016 geen activiteiten werden uitgevoerd; bij nader inzien is daar geen Brzo-inspectie uitgevoerd. Eén bedrijf (Ovako) valt door gewijzigde regelgeving niet meer onder het Brzo. Bij één bedrijf (Elementis) zijn geen drie maar twee Brzo-inspecties uitgevoerd. e. De systematiek in Overijssel is anders. Er wordt niet gestuurd op aantallen controles, maar op benodigde tijd om aspecten bij een bedrijf te controleren. Hierdoor worden geen aantallen controles gepland. Voor de bedrijven in Overijssel is daarom uitgegaan van 1 controle per bedrijf. f. Naar aanleiding van de wijziging van het Brzo, worden alle bedrijven geacht geactualiseerde delen van een veiligheidsrapport aan te leveren. Door wijziging van het Brzo hebben echter niet alle bedrijven deze verplichting meer; daarnaast hebben niet alle bedrijven een VR ingediend. Overeenkomstig landelijke afspraken hebben deze bedrijven een begunstigingstermijn tot 1 januari 2017 gekregen. De Veiligheidsrapporten zijn in de periode juni/juli ingediend. g. Door gewijzigde regelgeving behoefden drie bedrijven geen Veiligheidsrapport meer op te stellen (Ovako, Technoplating, Veco). Vijf bedrijven (Primagaz, Shell, Wolff (2x) en Gasunie) hebben pas eind december het veiligheidsrapport ingediend. Tien beoordelingstrajecten zijn nog niet afgerond. 17

18 Jaarstukken 2016 ODRN VERGUNNINGVERLENING BIJ COMPLEXE BEDRIJVEN Wat doen we? De ODRN verzorgt de vergunningverlening voor het onderdeel milieu voor complexe bedrijven in Gelderland. We verzorgen deze vergunningverlening, behalve voor de ODRN, voor de 6 overige Omgevingsdiensten (OD s) in Gelderland. Hierbij zijn wij verantwoordelijk voor de inhoud en totstandkoming van de vergunning voor het aspect milieu terwijl de OD waar de aanvraag wordt gedaan (lokale omgevingsdienst) verantwoordelijk is voor het proces. Wij leveren de vergunningen aan in de vorm van een advies. De lokale omgevingsdienst verzorgt (afhankelijk van mandaat) o.a. publicatie en verzending van de vergunning. Wat hebben we bereikt? In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van het aantal afgeronde en lopende vergunningenprocedures per omgevingsdienst in Gelderland. Omgevingsdienst Afgeronde procedures Lopende procedures Achterhoek (ODA) Regio Arnhem (ODRA) De Vallei (OddV) Noord Veluwe (ODNV) Rivierenland (ODR) Veluwe IJssel (OVIJ) Totaal Met de andere OD s is er frequent contact over de diverse procedures en producten. Dit intensieve overleg is noodzakelijk om de voortgang van de procedures te waarborgen en om de communicatie met partijen en belanghebbenden op niveau te houden. Deze communicatie zal nog toenemen vanwege het groter wordende belang van de omgevingsdialoog. Het aantal zaken waarvoor de ODRN advies levert aan een andere OD in het stelsel, is gestegen van 196 afgeronde zaken in 2015 naar 267 in De stijging kan worden verklaard door een grotere vraag. De stijging betekent niet altijd dat ook meer uren op deze taak zijn geleverd. Er wordt efficiënter gewerkt en mogelijk is door het invoeren van werken volgens de productencatalogus een groter aantal zaken opgevoerd. 18

19 Jaarstukken 2016 ODRN 4.4 Projecten Binnen het programma Advies en Projecten wordt de behandeling van bezwaar- en beroepschriften tegen door ons genomen besluiten uitgevoerd voor zover deze binnen het aan ons verleende mandaat vallen. Daarnaast worden binnen dit programma de juridische advieswerkzaamheden uitgevoerd die niet rechtstreeks gerelateerd zijn aan onze vergunningverlenings- en handhavingsprocessen. Te denken valt bijv. aan juridische adviezen op het gebied van de invoering van de Omgevingswet of adviezen over de opzet/inhoud van een gemeentelijke legesverordening v.w.b. de aan onze gemandateerde taken. Voor wat betreft Projecten gaat het om specifieke projecten en opdrachten die buiten de gebruikelijke werkzaamheden van het werkplan vallen. In hoofdstuk 4.5 is een specificatie van de projecten/opdrachten opgenomen. 19

20 Jaarstukken 2016 ODRN 4.5 Wat heeft het gekost? Kosten binnen het werkplan Onderstaand een overzicht van de kosten[voor de deelnemers] op de verschillende onderdelen. Omschrijving Beuningen Druten Berg en Dal Heumen Nijmegen Wijchen Provincie Totaal Vergunning behandelen Uitvoeren toezicht Handhaven Advisering en bijzondere opdrachten Totaal kosten werkplan Dit betreffen kosten gemaakt binnen de afspraken van het werkplan Dit werkplan wordt aan het begin van elk dienstjaar met de deelnemers gemaakt waarbij het financieel kader het geraamde bedrag in de ODRN begroting is, eventueel aangevuld met bijzondere afspraken. Zetten we de werkelijke bedragen af tegen de begrote bedragen dan ontstaat volgend beeld: 20

21 Jaarstukken 2016 ODRN Omschrijving Beuningen Druten Berg en Dal Heumen Nijmegen Wijchen Provincie Totaal Geraamd in primitieve begroting Extra budget voor inspecties overheveling. BRZO bedrijven van gemeente naar provincie Overheveling BRZO bedrijven van stelsel naar provincie Totaal kosten werkplan geraamd werkelijke kosten werkplan Realisatie percentage 60% 90% 104% 71% 90% 83% 127% 96% Daarnaast is er per de balansdatum van 31 december 2016 een veelvoud van producten onderhanden. Er zijn uren aan besteed maar deze uren zijn nog niet gefactureerd omdat de afspraak is dat wij voor de producten met een vaste prijs deze pas factureren nadat het product gereed is. Dit zogenoemde onderhandenwerk vertegenwoordigt een waarde van euro. Tellen we dit onderhandenwerk bij de werkelijke kosten en zetten dit dan weer af tegen de begrote omzet van het werkplan dan ontstaat dit: Omschrijving Beuningen Druten Berg en Dal Heumen Nijmegen Wijchen Provincie Totaal Werkelijke kosten werkplan Onderhandenwerk Totaal Totaal kosten werkplan geraamd Realisatie percentage 73% 98% 117% 83% 104% 99% 134% 108% Al met al kan worden geconcludeerd dat de werkplannen in ieder geval financieel zijn gerealiseerd. Opvallend is wel het lagere percentage bij Beuningen. Daar zal nader onderzoek naar worden gedaan. De uitschieter naar boven, de provincie, is verklaarbaar door de overheveling van de BRZO en RIE-4 bedrijven naar de provincie en de door de provincie ook gevraagde extra capaciteit hiervoor. Dit leidt tot hogere kosten voor de provincie. In de begroting 2016 was met de overheveling nog geen rekening gehouden geen rekening gehouden. Controleverschillen, nog te verrekenen Bij controle op de jaarrekening heeft de accountant geconstateerd dat er in de facturering een geringe afwijking is opgetreden. De verwerking van de korting op producten waarmee we in 2015 al mee zijn begonnen en die we in 2016 hebben gefactureerd is niet helemaal goed gedaan. Ten onrechte is soms de volledige productprijs in rekening gebracht. Daarnaast is er een klein verschil geconstateerd tussen de urenadministratie en factuur. Per saldo leidt dit tot het volgende financieel effect. 21

22 Jaarstukken 2016 ODRN Omschrijving Beuningen Druten Berg en Dal Heumen Nijmegen Wijchen Provincie Totaal nog te betalen aan nog te ontvangen van per saldo nog te verrekenen De bedragen zijn in de balans als nog te betalen/nog te ontvangen opgenomen en zullen met de 1 ste kwartaalfactuur 2017 worden verrekend. Kosten buiten het werkplan Naast kosten/opbrengsten uit het werkplan hebben we nog andere opbrengsten gerealiseerd. Bovenregionale taken Dit betreft opbrengsten uit het stelsel voor uitgevoerde werkzaamheden in het kader van complexe vergunningverlening. Geraamd hiervoor was, na correctie voor de BRZO overheveling, een bedrag van euro. Dit bedrag is bij de OD s binnen het stelsel in rekening gebracht en ook ontvangen. De werkelijke productie voor de 6 omgevingsdiensten is uitgekomen op euro. Het verschil dient nog aan de OD s te worden terugbetaald. Hiervoor is een reservering gedaan. NIG taken [Niet inrichting gebonden taken] Met de komst van de technische specialisten per 1 januari 2016 vanuit de provincie voeren wij voortaan voor de provincie de lucht/geluid/geur taken en risicokaart uit. Deze taken [en ook de budgetten] zitten niet in het normale provinciale werkplanbudget, maar worden apart gefactureerd. Diverse opdrachten In 2016 is een substantiële opbrengst uit opdrachten gerealiseerd. In totaal is een bedrag van euro gefactureerd.. Het betreffen de volgende opdrachten: -Provincie Gelderland, uitvoering Briks taken Provincie Gelderland, uitvoering NBW Provincie Gelderland, omgevingswet Provincie Gelderland, BRZO opleidingsuren Provincie Gelderland, BRZO Oost coördinatie Omgevingsdiensten specialistische taken Gemeente Heumen, Heumensoord Gemeente Heumen, detachering Gemeente Nijmegen, div. opdrachten afd. veiligheid Gemeente Nijmegen, diverse opdrachten Gemeente Beuningen, detachering Gemeente Beuningen, detachering vv briks Omgevingsdienst de Vallei Diverse kleinere opdrachten Diversen: verrekening voorgeschoten kosten Totaal

23 Jaarstukken 2016 ODRN Subsidies Aan subsidies is verantwoord een bedrag van euro. Dit betreft euro aan BRZO subsidie in het kader van het rijksprogramma Impuls, waar de provincie Zuid Holland kassier is. en euro Provinciaal veiligheid subsidie. 23

24 Jaarstukken 2016 ODRN 5. Geleverde prestaties naar deelnemers Onderstaand wordt een overzicht geschetst van de werkzaamheden van de ODRN in In paragraaf 9.3 zijn deze cijfers per deelnemer nogmaals opgenomen met een verklarende toelichting. Ten opzichte van de prestaties van vorig jaar is een toename in de geleverde producten te zien. Dit geldt voor zowel vergunningen als ook voor toezicht en handhaving. 24

25 jaarstukken 2016 ODRN Geleverde prestaties naar deelnemers omschrijving Beuningen Druten Berg en Dal Heumen Nijmegen Wijchen Provincie 2 Totaal 1.Geraamd in primitieve begroting Extra budget voor inspecties Overheveling BRZO bedrijven: Van gemeente naar provincie Van stelsel naar provincie Geraamde omzet Bedrag gefactureerd Realisatie percentage 60% 90% 104% 71% 90% 83% 127% 96% 7.Saldo onderhanden werk (nog niet gefactureerd) totaal 5 en Planning HUP Controles uitgevoerd (aantal) Inschieters / extra Totaal aantal controles Controles uitgevoerd (% planning) 92% 109% 116% 107% 111% 100% 106% 106% 14.Aantal hercontroles (+ % totaal controles) 82 (62%) 87 (73%) 106 (65%) 54 (68%) 330 (70%) 120 (78%) 79 (65%) 858 (70%) 15.Voornemen LOD (+ % totaal controles) 36 (27%) 25 (21%) 37 (23%) 17 (22%) 130 (28%) 31 (20%) 24 (20%) 300 (24%) 16.LOD (+ % totaal controles) 6 (5%) 7 (6%) 12 (7%) 3 (4%) 39 (8%) 9 (6%) 9 (7%) 85 (7%) 2 Exclusief de niet inrichting gebonden taken 25

26 Jaarstukken 2016 ODRN 17.Aantal milieuklachten in 57 (42) 12 (8) 43 (14) 39 (87) 469 (299) 69 (23) 22 (25) 711 (498) 18.Aantal klachten leidend tot handhaving 3 (5%) 0 (0%) 6 (14%) 4 (10%) 13 (3%) 1 (1%) 1 (5%) 28 (4%) 19.Aantal geïnspecteerde bouwdossiers 124 (297) 519 (499) Aantal bouwklachten in S@men 49 (36) 274 (310) 0 (0) 323 (346) 21.Aantal afgeronde Wabo-aanvragen activiteit bouw Aantal sloopmeldingen 233 (208) 723 (746) 30 (46) Aantal gebruiksmeldingen 10 (6) 174 (174) 14 (9) Aantal leegstandswet aanvragen 18 (14) 133 (152) 0 (0) Aantal afgeronde Wabo-aanvragen activiteit kap 58 (50) 90 (118) 6 (10) Aantal afgeronde Wabo-aanvragen activiteit reclame 10 (15) 95 (104) 5 (8) Aantal afgeronde Wabo-aanvragen activiteit brandveilig gebruik 1 (2) 22 (46) 0 (0) 23 26

27 jaarstukken 2016 ODRN 6. Bedrijfsvoering 6.1 De mens in de organisatie De medewerkers vormen de belangrijkste factor voor een succesvolle taakuitvoering van de ODRN. Om dit mogelijk te maken is ook in 2016 weer gewerkt aan het verder ontwikkelen en uitvoeren van een personeelsbeleid, dat past bij de uitdaging van de ODRN en de rol die de medewerkers daarin vervullen. Wat wilden we bereiken Ook in 2016 hebben we er verder gewerkt om de juiste mens op de juiste plaats in de organisatie te laten functioneren en goed toe te rusten voor zijn taak. Dit hebben we o.a. gerealiseerd door alle medewerkers een zgn. HR21 normfunctie toe te wijzen met de daaraan gekoppelde benodigde en gewenste HR21 competenties. Ook het verder uitwerken van het opleidingsplan in het kader van de kwaliteitscriteria 2.1 heeft een bijdrage geleverd in het verder goed toerusten van de medewerkers. Wat hebben we bereikt? Op basis van de afspraken in het Gelders Stelsel zijn bij de ODRN enkele HR-instrumenten geïmplementeerd. In het jaarverslag van 2015 is daarvan al melding gemaakt. Daarnaast zijn er een aantal ODRN-regelingen uitgewerkt, zoals het verzuimbeleid en het rouwprotocol. Invoering HR21 functiewaarderingssystemen uitbreiding functiehuis ODRN Alle medewerkers hebben een HR21 normfunctie toegewezen gekregen. De hoofdtaakbeschrijvingen, die bij de start van de ODRN zijn vastgesteld, hebben daarvoor als basis gediend. Naar aanleiding van de verkenning naar de inrichting/organisatie van de Administratie zijn enkele functies gewijzigd. Daarvoor was uitbreiding van het functiehuis van de ODRN nodig. Besluitvorming is in december 2016 afgerond. Invoering competentiemanagement Aan HR21 zijn ook competentieprofielen gekoppeld. Voor de ODRN zijn op basis van de HR21 profielen in samenspraak met de medewerkers uitwerkingen gemaakt, die passen bij de functies en taken, die aan medewerkers zijn opgedragen. HR-gesprekkencyclus Ook hier heeft de ODRN gekozen voor een uitwerking van de Gelderse afspraken, die past bij de aard en de cultuur van de organisatie wordt het eerste jaar dat er volgens de nieuwe regeling wordt gewerkt. Deze cyclus vervangt het oude systeem van jaar- en evaluatiegesprekken. 27

28 jaarstukken 2016 ODRN Voorbereiding vervolg Gelders Sociaal Plan en expertgroep In de Expertgroep P&O, waarin de P&O ers van de verschillende Gelderse Omgevingsdiensten samenwerken, wordt er gewerkt aan een gezamenlijke Visie op HRM. In 2016 is o.a. verder vorm gegeven aan de ontwikkeling van een Gelders arbeidsmarkt, het vormgeven van een beleid t.a.v. duurzame inzetbaarheid, de voorbereiding en implementatie van het zgn. Individueel Keuzebudget IKB en de evaluatie van het GSP. E-portfolio In het kader van de kwaliteitscriteria 2.1 hebben alle medewerkers van de ODRN in 2016 het E-Portfolio traject doorlopen in samenwerking met Yacht. Naar aanleiding van de 0-meting, van het E-portfolio traject, is er een verbeterplan opgesteld en is er, in samenwerking met Yacht, ook een start gemaakt met het schrijven van een opleidingsplan. In 2017 wordt dit verder opgepakt. Nieuwe taken In het jaarverslag over 2015 is reeds melding gemaakt van de overdracht van taken [lucht geluid en risicokaart] vanuit de Provincie Gelderland. In dit kader zijn per 1 januari drie medewerkers van de Provincie Gelderland in dienst getreden. Ook is conform het GSP de plaatsingsprocedure m.b.t. de overkomst van de WABO medewerkers van de gemeente Beuningen en asbest/bodemmedewerker gemeente Wijchen uitgewerkt, begeleid en uitgevoerd. De indiensttredingsdatum van deze medewerkers is 1 februari Arbeidsverzuim als gevolg van ziekte In de begroting 2016 is voor arbeidsverzuim 3 als gevolg van ziekte de norm gesteld op 5%. De registratie over 2016 toont aan dat het daadwerkelijke lager is dan de norm, maar wel hoger dan vorig jaar: 4,60% voor 2016 tegen 3,81% voor In 2016 is met name het middellange verzuim toegenomen. Uitgesplitst naar verzuimduur ziet dit er over 2016 als volgt uit: Verzuimduur % 2015 % 2016 kort [t/m 7 dagen] 0,71 0,86 middel [8 t/m 42 dagen] 0,60 1,08 lang [43 t/m 365 dagen] 2,50 2,56 Totaal 3,81 4,60 Meldingsfrequentie De meldingsfrequentie is het totaal aantal ziekmeldingen in één kalenderjaar gedeeld door het gemiddeld aantal personeelsleden in één kalenderjaar. De [landelijke] norm hiervoor is 1,5: dus elke medewerker meldt zich gemiddeld anderhalf keer per jaar ziek. De werkelijke meldingsfrequentie voor de ODRN is 1,06 [voor 2015 was dit 1,22]. 3 Bij het verzuim gaat het om de medewerkers die een formeel dienstverband hebben bij de ODRN. Alle medewerkers die bij de ODRN werkzaam zijn via bijvoorbeeld de Gastheer Nijmegen, de Provincie Gelderland of via een andere constructie, tellen niet mee bij dit getal. 28

29 jaarstukken 2016 ODRN Planningsgesprekken Ons streven was om in 2016 minimaal met 90% van de medewerkers een dergelijk gesprek te hebben. Het werkelijk percentage medewerkers waarmee planningsgesprekken gevoerd is, ligt op 95% 4. Hiermee is de doelstelling voor 2016 gehaald. Evaluatiegesprekken In het laatste kwartaal 2016 hebben de evaluatiegesprekken plaatsgevonden. Ons streven was om in 2016 minimaal met 90% van de medewerkers een dergelijk gesprek te hebben. Het werkelijk percentage medewerkers waarmee evaluatiegesprekken gevoerd is, ligt op 90%. De doelstelling over 2016 is dus gehaald. 6.2 Communicatie In 2016 heeft de focus gelegen op externe communicatie, waaronder positionering en profilering van de ODRN in het kader van de ontwikkeling richting een outcome georiënteerde organisatie. Hiervoor is gebruik gemaakt van bestaande middelen en is een aantal nieuwe middelen ontwikkeld. Er is een corporate film gemaakt over de scope van het werk bij de ODRN. Daarnaast zijn er twee nieuwsbulletins (korte filmpjes) gemaakt waarmee op een pakkende manier onder andere onze opdrachtgevers worden geïnformeerd over actualiteiten, lopende zaken, nieuwe projecten etc. Deze filmpjes zijn via verschillende kanalen verspreid; LinkedIn, ODRN-Facebookpagina, ons Youtube-kanaal en de website. In afwachting van de herziening van de website voor het Gelders stelsel en de daarin begrepen Omgevingsdiensten, heeft de ODRN een tijdelijke website ontwikkeld. Er is gekozen voor een ander CMS dat compatibel is met de gedigitaliseerde PDC. Deze is op de website, via een login, ontsloten voor onze opdrachtgevers. De trend van het uitgebreid gebruikmaken van beeld, die vorig jaar is ingezet, is doorgetrokken in de site. De corporate film heeft een prominente plaats op de site en er zijn iconen ontwikkeld voor de verschillende thema s, zoals bouwen, milieu, klachten, nieuws etc. Er is een verbeterslag gemaakt in de vindbaarheid van informatie op de website en de gebruikersvriendelijkheid. Zo is er bijvoorbeeld een directe ingang voor het melden van klachten op de site gecreëerd. Het afgelopen jaar heeft de pers meerdere keren over de ODRN bericht. Dit was niet alleen als gevolg van het reactief reageren op persvragen, maar ook doordat de pers proactief benaderd is. Op initiatief van de ODRN zijn verschillende interviews gegeven over onder andere monumenten, klachtenafhandeling bij de ODRN en het project reclamebeleid Molenstraat. Ten behoeve van de interne communicatie zijn diverse nieuwe middelen ontwikkeld. Voor het competentiemanagementtraject is bijvoorbeeld een communicatiepakket gemaakt bestaande uit onder andere een competentiekaartspel en paspoort. Voor nieuwe medewerkers is een (opvouwbare) kaart ontworpen waarop belangrijke 4 Het gaat bij zowel de planningsgesprekken en de evaluatiegesprekken om de medewerkers die een formeel dienstverband hebben bij de ODRN. Alle medewerkers die bij de ODRN werkzaam zijn via bijvoorbeeld de Gastheer Nijmegen, de Provincie Gelderland of via een andere constructie, tellen niet mee bij dit getal. 29

30 jaarstukken 2016 ODRN informatie over de ODRN en werken bij de ODRN staat en waarop een aantal begrippen en afkortingen uitgelegd worden, die typerend zijn voor de dienst. 6.3 Juridische kwaliteitszorg In 2016 is een projectplan Juridische kwaliteitszorg opgesteld dat elf projecten beschrijft die ertoe moeten bijdragen dat de ODRN in haar handelen en met haar producten en diensten voldoet aan de kwaliteitscriteria vanuit wetgeving en afspraken met opdrachtgevers. Deels zijn het bestaande projecten die in 2016 verder opgepakt zijn onder de paraplu juridische kwaliteitszorg, een belangrijk project is bijvoorbeeld geweest de uniformering van de dienstverleningsovereenkomsten die de ODRN met haar opdrachtgevers sluit. Dit project is op inhoud in 2016 afgerond, besluitvorming vindt plaats eerste kwartaal Deels zijn het nieuwe projecten, die met name uitvoering krijgen in het jaar Bijvoorbeeld het analyseren van bezwaar- en beroepszaken, teneinde in de primaire besluitvorming verbeteringen te kunnen doorvoeren. 6.4 Kwaliteitsborging en criteria 2.1 Onze definitie van kwaliteit is dat producten en diensten voldoen aan de wettelijke eisen, klantwensen en eigen kwaliteitseisen (in die volgorde). Landelijk geldt dat iedere omgevingsdienst aantoonbaar gaat voldoen aan de kwaliteitscriteria. De ODRN voert sinds haar oprichting jaarlijks zelfevaluaties en metingen uit om zich er van te verzekeren dat er sprake is van progressie op dat gebied. Daarnaast neemt de ODRN vanaf 2017 deel aan de uitvoering van audits waardoor ook externe toetsing en beoordeling plaatsvindt. Door naar binnen én naar buiten te kijken wordt het perspectief op wat klantwensen nu echt inhouden beter begrepen. Daar heeft de ODRN in 2016 invulling aan gegeven in de vorm van reguliere gesprekken, interviews en met het Medewerkers onderzoek, Klanttevredenheidsonderzoek, project DOOR, etc. De ODRN doet dit vanuit de overtuiging dat; je klanten echt goed begrijpen, verder gaat dan bedenken wat de klant zou willen! Partners, opdrachtgevers en bestuur hebben aangegeven groot belang te hechten aan een professionele uitvoeringsdienst en verlangen efficiency en prestatieverbetering, zodat kwalitatief goede producten tegen een redelijke prijs worden geleverd. Daaraan is invulling gegeven door onnodige processtappen te verwijderen, standaardisatie en automatisering waar mogelijk en borging van continue verbetering. In 2016 heeft de ODRN daarin veel bereikt. De zorg voor kwaliteit maakt ook in 2017 integraal deel uit van de ODRN bedrijfsvoering. Kwaliteitsborging levert de ODRN: Het continu verbeteren van processen en producten; Levering van kwalitatief goede producten tegen een goede prijs; Actuele sturingsinformatie en rapportage over geleverde prestaties; Het op beheersbare wijze laten verlopen van werkprocessen; Borging van kwaliteitseisen die wij aan onszelf stellen en/of ons opgelegd worden; Inzicht in verwachtingen van afnemers en daaraan beter kunnen voldoen; Voorkomen van onkosten door vermindering van verspilling en fouten; Verhoging van kwaliteitsbewust handelen bij alle medewerkers. 30

31 jaarstukken 2016 ODRN De ODRN geeft met behulp van de zelfevaluatietool sinds 2013 jaarlijks inzicht in de mate waarin zij voldoet aan de landelijke kwaliteitscriteria. Zo hebben we ook in 2016 metingen laten uitvoeren waarmee is vastgesteld in welke mate medewerkers en organisatie voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.1. In onderstaande afbeelding is daarvan schematisch een weergave opgenomen. De ODRN streeft er naar te voldoen aan zowel de procescriteria als de deskundigheidscriteria. Om kwalitatief goede producten te kunnen blijven leveren dient immers de bedrijfsvoering op orde te zijn (procescriteria geven daar handvatten voor) en medewerkers te beschikken over voldoende kennis en vaardigheden op diverse deskundigheidsgebieden (deskundigheidscriteria geven daar richtlijnen voor). Naar aanleiding van de bepaalde stand van zaken is een verbeterplan en opleidingsplan opgesteld waarin verbeterpunten zijn opgenomen. Die plannen zijn in uitvoering genomen en dat zal er in 2017 toe leiden dat de 31

32 jaarstukken 2016 ODRN ODRN robuust is op alle binnen de kwaliteitscriteria opgenomen thema's, waar de ODRN belang bij heeft. 6.5 Dienstverleningsovereenkomsten In 2016 is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst met de provincie Overijssel overeengekomen vanwege het feit dat de bevoegdheid inzake de BRZO taak voor Overijssel nu geheel bij de provincie is komen te liggen. Tevens vindt momenteel een ontwikkeling plaats binnen de provincie met betrekking tot de twee aldaar functionerende netwerkomgevingsdiensten tot volwaardige diensten. Daarnaast is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst met de omgevingsdienst ODR in procedure vanwege een innigere samenwerking tussen de twee diensten. Vaststelling is voorzien begin Processen en informatievoorziening Vanuit de strategische keuze om procesgericht georganiseerd te zijn is ook in 2016 invulling gegeven aan de opgave om een efficiënte inzet van middelen te realiseren en de bestuurbaarheid van de organisatie te borgen. Processen zijn het fundament van elke organisatie; zonder een goed proces geen vooruitgang! Processen vormgeven en veranderen doet de ODRN dan ook met, voor en door medewerkers. Want processen zijn de bouwstenen waaruit producten en diensten naar klanten ontstaan. Het systematisch ordenen van de processen, investeren in de ontwikkeling van de relatie, helderheid over het gedeelde belang en het verder bouwen aan vertrouwen, heeft voor de ODRN in 2016 geleidt tot meer grip op de bedrijfsvoering. De ODRN heeft de aan haar toevertrouwde taken naar efficiënte processen vertaald en in een Bedrijfsprocesmodel afgebeeld Deze vormen vervolgens de basis voor onze informatievoorziening. 32

33 jaarstukken 2016 ODRN Binnen de ODRN heeft met het programma Informatievoorziening in 2016 een digitale transformatie plaats gevonden. WRS is in combinatie met Corsa (ons documentmanagementsysteem) hét kernsysteem van de ODRN geworden. Het ging daarbij echter niet alleen om de verbeterde inrichting van systemen, maar juist in samenhang met verbetering van processen, werkwijzen en competenties van medewerkers. Daarbij is als uitgangspunt genomen om automatisering in te zetten wanneer het snel en efficiënt moet en mensen in te zetten waar contact en aandacht wenselijk is. De informatievoorziening is daarmee ondersteunend aan de medewerker en kan daardoor (beter) voorzien in de behoefte van de klant én de kwaliteit van de gegevens beter borgen. Ook heeft de ODRN inmiddels de beschikking over basisrapportages waardoor wij in staat zijn op zowel product- als programmaniveau de benodigde stuur- en verantwoordingsinformatie te genereren. Op basis hiervan en door de ontwikkeling van een facturatiemodule binnen WRS, is de ODRN goed in staat om output gefinancierd te werken. De ODRN heeft in 2016 met de Gelderse Omgevingsdiensten meegewerkt aan het ontwikkelen van één centraal gegevensmagazijn. Het stelt de ODRN in staat om de informatie over onze inrichtingen centraal te registreren en voor partners beschikbaar te maken. De ODRN levert hiervoor maandelijks gegevens aan bij het centrale gegevensmagazijn van I-GO. Daaruit bleek dat de ODRN in 2016 weer een mooie sprong gemaakt heeft in de verbetering van de gegevenskwaliteit. De objectgegevens van de complexe inrichtingen zitten boven de verwachte 90% van de Kernregistratie en voor de BRZO inrichtingen bij de ODRN zelfs op 92,5%. De basis van de informatievoorziening is op orde en in 2017 kan verder gewerkt worden aan verfijning en verdieping! 33

34 jaarstukken 2016 ODRN Wat leverde het procesgericht georganiseerd zijn de ODRN op? een duidelijkere toedeling van verantwoordelijkheden en taken kostenbesparing door wegnemen van overbodige stappen en automatisering beter overzicht op zaken, documenten en meer inzicht in workload en prestaties proactief kunnen sturen op realiseren KPI s snel en goed in kunnen werken nieuwe medewerkers meer ruimte en aandacht voor kwaliteitsverbetering door een effectiever verbeterproces en het voorkomen van risico s De ODRN beschikte alleen over een Nijmeegse geoviewer om data geografisch te kunnen weergeven. In 2016 is een nieuwe viewer ingericht en getest met geodata uit de hele provincie. Hiermee krijgt de ODRN steeds meer zijn eigen gezicht en in 2017 zal deze geoviewer verder worden aangevuld met verschillende relevante kaartlagen. Uitgangspunt hierbij is om de geodata via zogenaamde services met de bronhouders uit te wisselen zodat deze altijd up-to-date zijn. De overdracht van alle lopende en archiefwaardige zaken van de gemeente Berg en Dal is afgerond. Aangezien de procesinformatie uit het voormalige Squit van de gemeente Berg en Dal niet zonder meer kon worden verwijderd volgens de archiefinspecteur, heeft de gemeente Berg en Dal de data bevroren en in een raadpleegomgeving bij de IRvN neergezet. De ODRN is vanwege het archiefmandaat beheerder van deze omgeving. De gemeente Beuningen heeft besloten om per alle BRIKS-taken over te dragen aan de ODRN. Hiervoor zijn in 2016 de systemen zodanig aangepast dat ook de informatievoorziening naar de gemeente Beuningen geregeld is. Zo zijn de BAG-gegevens gekoppeld, is de adviesmodule beschikbaar gekomen voor de informatie-uitwisseling t.b.v. adviesaanvragen aan de adviseurs van de gemeente Beuningen en hebben medewerkers van de gemeente Beuningen toegang gekregen tot WRS en Corsa zodat zij over alle relevante informatie kunnen beschikken. 6.7 Productiviteit 5 In onderstaande grafiek is een overzicht gegeven over de gerealiseerde productiviteit van het afgelopen jaar. In de begroting is de norm voor de productiviteit bepaald op 72% voor een heel jaar. In de grafiek is deze norm als horizontale zwarte lijn aangegeven. Uit de grafiek blijkt dat de norm net niet gehaald is en dat de werkelijke productiviteit over 2016 uitgekomen is op bijna 70 % [69,7%][2015:69%]. Voor de berekening van de productiviteit worden de directeur en staf niet meegenomen. Waarom halen we de norm (nog) niet?: Gebleken is dat er voor de interne projecten 6 geen of onvoldoende tijd is gereserveerd. De tijd die aan die projecten wordt besteed wordt als improductief verantwoord, maar in de 5 De definitie die we voor productiviteit gebruiken: productiviteit zijn de uren die medewerkers direct op de producten schrijven. 34

35 jaarstukken 2016 ODRN improductiviteitsberekening is hiermee geen rekening gehouden. Dit gaat knellen en dit moet anders. Opvallend is wel dat de afdelingen Vergunningen beiden de norm wel halen Momenteel [begin 2017] doen we onderzoek naar de oplossingsmogelijkheden voor dit probleem. 6.8 Klachten (personeel gerelateerd) In 2016 zijn 7 personeel gerelateerde klachten ingediend. In een separaat jaarverslag zal hierover worden gerapporteerd. 6 Om een professionele organisatie in conditie te zijn is het belangrijk continu te verbeteren. Om dit te kunnen realiseren werken wij in projectvorm en langs de volgende lijnen: Output gefinancierd werken en geautomatiseerd factureren; Investeren in professionalisering opdrachtgevers - opdrachtnemers relatie; Investeren in medewerkers; e- portfolio, EVC trajecten en deskundigheidscriteria; Optimaliseren WRS, werkprocessen en digitaliseren productencatalogus; Anticiperen op veranderende wet- en regelgeving (bijv. privatisering bouwbesluit, Omgevingswet); Werken met Uitvoeringsprogramma s en in projecten; Actieve bijdrage aan evaluatie stelsel van omgevingsdiensten. 35