1 e bestuursrapportage Bestuursrapportage over het 1 e kwartaal van het boekjaar 2015

Transcriptie

1 1 e bestuursrapportage 2015 Bestuursrapportage over het 1 e kwartaal van het boekjaar 2015

2 1 e bestuursrapportage Bestuursrapportage over het 1 e kwartaal van het boekjaar 2015 Datum: 25 mei juni 2015 Status: Vastgesteld Omgevingsdienst Achterhoek 1 Elderinkweg 2, 7255 KA Hengelo (Gld) info@odachterhoek.nl /OmgevingsdienstAchterhoek

3 Inhoud Inleiding Resultaten per programma Programma 1 Vergunningverlening Programma 2 - Toezicht en Handhaving Programma 3 - Advies Programma 4 Bovenregionale taken Ontwikkelingen en projecten Implementatie VTH systeem (Open wave) Evaluatie ODA P&O: kwaliteitscriteria en e-portfolio ODA Zonder Omwegen (OZO): slimmer werken Outputfinanciering... 9 Bijlage: Behaalde resultaten per partner Besluit Algemeen Bestuur

4 Inleiding Voor u ligt de 1 e Bestuursrapportage (BERAP) over De BERAP is onderdeel van de begroting- en verantwoordingcyclus. De hele begroting- en verantwoordingcyclus bestaat in beginsel uit vier documenten. Begroting 1 e BERAP 2 e BERAP Jaarverslag/Jaarrekening. In deze 1 e BERAP geven we informatie over de stand van zaken na het 1 e kwartaal 2015 (1 januari 1 april) met betrekking tot de uitvoering van de programma s en bijzondere projecten. Hierbij bedoelen wij de programma s zoals ze staan in de programmabegroting van De financiële mutaties van de begroting 2015 hebben wij reeds in een afzonderlijke 1 e begrotingswijziging 2015 aan u voorgelegd. Leeswijzer In het 1 e hoofdstuk geven wij u inzicht in de in het 1 e kwartaal behaalde resultaten per programma. De resultaten worden voornamelijk weergegeven in staafdiagrammen. Daarin staat per onderdeel van wat gedaan is ten opzichte van de specifieke ingebrachte taken (bijv. het aantal ingebrachte milieucontroles) of ingeschatte taken (aantal verwachte meldingen/vergunningen op basis van de kwartaalgemiddelde van 2014). Daarna geven wij een toelichting op eventuele afwijkingen en/ of bijzonderheden. In hoofdstuk 2 geven wij de stand van zaken aan met betrekking tot projecten en ontwikkelingen. In de bijlage staan de behaalde resultaten per partner uitgesplitst. 3 Aldus opgemaakt door het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek, Bronckhorst, 18 maart De voorzitter De secretaris,, drs. J.H.A. van Oostrum Ir. P.G.M. van Oosterbosch

5 1. Resultaten per programma 1.1 Programma 1 Vergunningverlening Vergunningen en meldingen MER 5 2 ontvankelijkheid vooroverleg uitgebreid Binnengekomen Afgerond Regulier kwartaalgemiddelde 2014 Melding totaal Toelichting Bovenstaande staafdiagram laat per procedure zien hoeveel er het eerste kwartaal zijn afgerond ten opzichte van de binnengekomen aantallen. Ook is er een vergelijking gemaakt met het kwartaalgemiddelde van In totaal zijn er in het eerste kwartaal van 2015 iets meer procedures afgehandeld dan het kwartaalgemiddelde van vorig jaar. Dit komt door de grotere hoeveelheid meldingen en dan met name op het gebied van asbest. Uit de gegevens valt op dat maar iets meer dan de helft van de reguliere procedures die zijn binnen gekomen zijn afgehandeld. Voor deze procedures geldt een termijn van 8 weken. In de meeste gevallen is dit een termijn van orde en in een beperkt aantal gevallen is een fatale termijn aan de orde. Bij reguliere procedures zijn aanvragen vaak niet compleet en wordt om aanvullende gegevens gevraagd. Dit zorgt voor vertraging in het proces. Op dit moment worden twee data geregistreerd: datum van binnenkomst van de aanvraag en datum van verlening. Er is nog geen zicht op de doorlooptijden. Momenteel wordt een VTH-systeem geïmplementeerd en later dit jaar worden deze doorlooptijden wel inzichtelijk. Voor de uitgebreide procedures geldt een termijn van orde van 26 weken. De procedures die afgerond zijn, zijn dus gestart in Verder komt ook bij deze procedure het geregeld voor dat aanvullende gegevens gevraagd worden. Daarnaast kost de behandeling van zienswijzen veel tijd. Het aantal zienswijzen verschilt per procedure waardoor het nu lastig is om in te schatten wanneer een procedure is afgehandeld. Maar ook voor deze procedure kunnen we meer inzicht verschaffen op het moment dat het VTH-systeem geïmplementeerd is. Geen vergunning is van rechtswege verleend.

6 1.2 Programma 2 - Toezicht en Handhaving Toezicht en handhaving Controles inrichtingen 449 (28%) 1596 Klachtenbehandeling Milieutoezicht slopen/ asbest Milieutoezicht toepassing grond Milieutoezicht bodemsaneringen (47,6%) (32%) (34%) Gepland in 2015 Uitgevoerd 1e kwartaal Zaken met een hogere tijdsbesteding Aalten 9 Berkelland 1 Bronckhorst 4 Doetinchem 4 Lochem 1 Oost Gelre 3 Winterswijk 6 Zutphen 1 5 Toelichting Controles inrichtingen 28% van de geplande controles uit het HUP (Handhavinguitvoeringsprogramma) 2015 en de achterstand van 2013 en 2014 zijn in het eerste kwartaal uitgevoerd. Dit betekent dat we voor het totaal op schema zitten ten aanzien van het HUP 2015 en de opgelopen achterstand. Wel zijn er nog grote verschillen tussen de aantallen per gemeente/ provincie. Bij een aantal zijn nog maar weinig controles gedaan, terwijl ook bij een aantal al veel meer zijn gedaan. Dit komt met name door het branchegericht werken. Een bepaalde branche kan namelijk bij een gemeente veel voorkomen en bij een andere gemeente bijna niet. In de loop van het jaar wordt dit recht getrokken. Klachtenbehandeling Van de 194 klachten zijn er 163 binnen de termijn afgehandeld (83%). Asbesttoezicht De ODA voert asbesttaken voor vier partners uit (Doetinchem, Bronckhorst, Zutphen en Oost Gelre). Het aantal uitgevoerde asbesttaken was in het eerste kwartaal fors hoger dan gepland. Dit wordt de komende periode afgestemd met de betreffende partners. Bodemtoezicht Het milieutoezicht op de toepassingen van grond en de bodemsaneringen liggen ruim op schema ten opzichte van de geplande aantallen in het HUP Zaken met een hogere tijdsbesteding In een aantal gemeentes lopen er zaken die zeer veel tijd extra kosten. Deze zaken worden met de betreffende gemeentes besproken en waar nodig wordt ook afgestemd welke consequentie dit kan hebben op de tijdsbesteding bij de reguliere controles.

7 1.3 Programma 3 - Advies Adviezen Licht 0 1 0,5 Milieuzonering 1 1,5 Lucht/ geur 3 0,8 Juridische zaken Externe veiligheid Cultuurhistorie/ erfgoed RO algemeen Geluid/ trillingen Binnengekomen Afgerond Kwartaalgemiddelde 2014 Archeologie Bodem Constructieve veiligheid Overige adviezen totaal 289, Toelichting Het staafdiagram laat zien hoeveel procedures per specialisme het eerste kwartaal zijn binnengekomen en afgehandeld. Ook staat per specialisme het kwartaalgemiddelde van 2014 vermeld. Dit om de uitgevoerde taken te kunnen vergelijken met vorig jaar. Totaal zijn er in het eerste kwartaal van verzoeken om adviezen binnen gekomen en 399 adviezen verstrekt. Hiervan is een aantal verzoeken al ingediend in Er zijn dus ruim meer adviezen afgehandeld ten opzichte van het kwartaalgemiddelde van vorig jaar. Wat verder opvalt is dat op het gebied van cultuurhistorie/erfgoed slechts 6 van de 23 en voor juridische zaken 3 van de 9 binnengekomen adviezen zijn afgehandeld. Dit komt omdat bij deze adviezen vaak sprake is van veel (voor)overleggen en langdurige projecten waarbij veel begeleiding gewenst is. Verder heeft dit ook te maken met het tijdstip van indiening (bijv. eind maart). Het kopje Overige adviezen betreft werkzaamheden op het gebied van het beheer van het bedrijvenbestand en het voorzien van bodeminformatie aan de makelaars. Dit speelt alleen bij gemeente Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk.

8 1.4 Programma 4 Bovenregionale taken Niet alle Gelderse omgevingsdiensten zijn voldoende robuust om alle opgedragen taken uit te voeren. Om die robuustheid wel te garanderen, is een Gelders stelsel ontwikkeld. Omgevingsdiensten waar bovenregionale taken zijn belegd, zorgen voor de uitvoering daarvan ten behoeve van alle Gelderse omgevingsdiensten. De volgende voor de ODA van belang zijnde bovenregionale taken zijn als volgt belegd: Bovenregionale taak Ketentoezicht Complexe vergunningverlening provinciaal Complexe vergunningverlening gemeentelijk Belegd bij Omgevingsdienst Rivierenland Omgevingsdienst Nijmegen Omgevingsdienst Nijmegen De cijfers van de complexe vergunningverlening zijn al geïntegreerd in de cijfers van de voorgaande hoofdstukken. Voor de bovenregionale Ketenhandhaving is een programma ketentoezicht 2015 Gelderse omgevingsdiensten opgesteld. Onderstaande tabel uit dit programma geeft aan wat de ODA aan ketenhandhaving in 2015 gaat doen. Taak Aantal Controles Uren per controle Interventies Uren per interventie In kwartaal Totale uren Asbest ,2,3,4 555 Co-vergisting ,2,3 375 Autodemontage ,2,3,4 400 Verontreinigde grond ,2,3,

9 2. Ontwikkelingen en projecten Binnen de ODA zijn diverse ontwikkelingen en projecten. Hieronder een overzicht van de voortgang. 2.1 Implementatie VTH systeem (Open wave) Status: In uitvoering Voortgang: Op schema Planning gereed: Korte omschrijving project: Implementatie van het (registratie)systeem voor vergunningen, Toezicht en Handhaving systeem. Toelichting voortgang: - half maart: Leren van het systeem door applicatiebeheerder en informatieadviseur - eind maart: Starten met inrichten van de processen in het systeem De inrichting loopt verder door t/m juli, waarbij het systeem ook nog getest wordt. Daarnaast worden de medewerkers in mei/ juni voor het gebruik van het systeem opgeleid. Eind mei volgt ook een afspraak met de verschillende partners over de koppeling van Open Wave met het VTH systeem van de partner. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Niet van toepassing 2.2 Evaluatie ODA 8 Status: In uitvoering Voortgang: Op schema (inmiddels afgerond op 13 mei) Planning gereed: Korte omschrijving project: In de GR en de DVO s staat dat er een evaluatie van de ODA dient plaats te vinden in De insteek daarin is met name om maar een aantal zaken te evalueren. We hebben er voor gekozen om een evaluatie te doen voor een totaalbeeld. Toelichting voortgang: - januari: Opstellen van het plan van aanpak door de klankbordgroep - 18 februari: Vaststelling van het plan van aanpak door het AB - februari/ maart: Vinden van een onafhankelijke uitvoerder door de klankbordgroep - eind maart: opdrachtverstrekking aan Richard de Winter als uitvoerder Eind maart is samen met Richard de Winter al de planning gemaakt voor de vervolgacties: - april: interviews en de doorlichting van alle stukken - mei/ juni: bespreken en vastlegging van de resultaten Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Niet van toepassing

10 2.3 P&O: kwaliteitscriteria en e-portfolio Status: In uitvoering Voortgang: Op schema Planning gereed: Korte omschrijving project: Individuele medewerkers bouwen digitaal hun portfolio op (opleiding, werkervaring en frequentie werk). Op basis hiervan wordt bekeken of de ODA voldoet aan de algemene kwaliteitscriteria VTH. Verder geeft dit inzicht in benodigde ontwikkeling en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers op deskundigheidsgebieden, door middel van opleiding, training of aanvullende werkervaring. Toelichting voortgang: - Alle medewerkers hebben hun diploma s, werkervaring en frequentie ingevuld. - Alle medewerkers hebben aansluitend een gesprek met een auditor gehad en zijn daarbij beoordeeld op basis van de kwaliteitscriteria. Er loopt nog een aanvullende audit voor medewerkers met een MBO-diploma die op een HBO functie werkzaam zijn. Deze medewerkers krijgen op basis van werkervaring en een capaciteitentest de gelegenheid om aan te tonen dat zij aan het gestelde werk- en denkniveau kunnen voldoen. Naar verwachting is eind juni het eindrapport beschikbaar. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Per medewerker wordt gekeken welke actie/ bijsturing nodig en/ of wenselijk is. 2.4 ODA Zonder Omwegen (OZO): slimmer werken 9 Status: In uitvoering Voortgang: Op schema Planning gereed: Korte omschrijving project: Volgens het lean principe worden 11 belangrijke processen binnen de ODA bekeken en geoptimaliseerd. Daarbij wordt ook bepaald wat de gemiddelde doorlooptijden en de werkelijke bewerkingstijden zijn van deze processen. Ook worden de Kritische procesindicatoren (KPI s) daarbij aangegeven. Toelichting voortgang: - Van 4 processen is al een nieuwe werkwijze bedacht. - 2 processen zijn al wel bekeken, maar nog niet afgerond. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Niet van toepassing 2.5 Outputfinanciering Status: In voorbereiding Planning gereed: Voortgang: Nog op te starten Korte omschrijving project: Om op 1 januari 2017 te kunnen starten met outputfinanciering moet al dit jaar begonnen worden met de voorbereidingen er van. Want begin 2016 zal de wijze van outputfinanciering meegenomen moeten worden in de begroting over Hiervoor moet dus in 2015 input komen. Toelichting voortgang: Echte invulling van dit project begint na de zomer. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Uit de evaluatie blijkt dat de ODA extra capaciteit nodig heeft voor control. Daarvoor wordt tijdelijk extra capaciteit aangetrokken. Deze controller levert een belangrijke bijdrage aan de vormgeving van de outputfinanciering.

11 Bijlage: Behaalde resultaten per partner Afgeronde vergunningverleningprocedures per partner Partner MER Ontvanke Vooroverleg Uitgebreid Regulier Melding Totaal -lijkheid Aalten Berkelland Bronckhorst Doetinchem Lochem Montferland Oost Gelre Oude IJsselstreek Winterswijk Zutphen Provincie Totaal Toezicht en handhaving per partner Partner Inrichting Klachten/ Sloop/ Toepassing Bodem- Totale controles meldingen asbest grond sanering zaken Aalten Berkelland Bronckhorst Doetinchem Lochem Montferland Oost Gelre Oude IJsselstreek Winterswijk Zutphen Provincie Totaal

12 BESLUIT ALGEMEEN BESTUUR Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek; Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 8 juni 2015 tot vaststelling van de 1 ste bestuursrapportage 2015 B E S L U I T: De 1 ste Bestuursrapportage 2015 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek op 24 juni De voorzitter, drs. J.H.A. van Oostrum De secretaris, Ir. P.G.M. van Oosterbosch 11

13 Advisering per partner Partner Milieuzone Lucht/ Juridisch Externe Erfgoed/ RO Geluid/ Archeologie Bodem Construct. Overig Totaal Totaal geur veiligheid Cultuur Algemeen trilling veiligheid binnen afgerond Aalten Berkelland Bronckhorst Doetinchem Lochem Montferland Oost Gelre Oude IJsselstreek Winterswijk Zutphen Totaal