bestuursrapportage 2017

Transcriptie

1 Omgevingsdienst Achterhoek l e bestuursrapportage 2017 Bestuursrapportage over de eerste 4 maanden van het boekjaar 2017

2 l e bestuursrapportage Bestuursrapportage over het de eerste 4 maanden van het boekjaar 2017 Datum: 7 juni 2017 Status: Concept Omgevingsdienst Achterhoek Omgevingsdienst Achterhoek Elderinkweg 2, 7255 KA Hengelo (Gld) info@odachterhoek.nl www. odachterhoek.nl /OmgevingsdienstAchterhoek OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK

3 Inhoud Inleiding 3 1. Resultaten per programma Programma I - Vergunningverlening Programma 2 - Specialismen Programma 3 - Toezicht & handhaving Programma 4 - Bovenregionale taken 8 2. Financiën en personeel 9 3. Ontwikkelingen en projecten DVO's Ondersteunende diensten Vorming van ODA archief Risico- en effectgericht toezicht & handhaving 11 Bijlage: Behaalde resultaten per partner 12

4 Inleiding Voor u ligt de l e Bestuursrapportage (BERAP) over De BERAP is onderdeel van de begroting- en verantwoordingcyclus. De hele begroting- en verantwoordingcyclus bestaat in beginsel uit vier documenten. > Begroting > l e BERAP > 2 e BERAP > Jaarverslag/Jaarrekening. In deze l e BERAP geven we informatie over de stand van zaken na de le 4 maanden 2017 (1 januari - 1 mei) met betrekking tot de uitvoering van de programma's en bijzondere projecten. Hierbij bedoelen wij de programma's zoals ze staan in de programmabegroting van Leeswijzer In het l e hoofdstuk geven wij u inzicht in de behaalde resultaten in de le 4 maanden per programma. De resultaten worden weergegeven in staafdiagrammen. Daarin staat per onderdeel wat gedaan is ten opzichte van de specifieke ingebrachte taken in het Handhavingsuitvoeringsprogramma (HUP) 2017 bij toezicht en handhaving of ten opzichte van de voorgaande jaren bij specialismen en vergunningverlening. Daarna geven wij een toelichting op eventuele afwijkingen en/ of bijzonderheden. In hoofdstuk 2 geven we een stand van zaken met betrekking tot de begroting en het personeel, waarna in hoofdstuk 3 een aantal projecten en ontwikkelingen behandeld wordt. In de bijlage staan de behaalde resultaten per partner uitgesplitst.

5 1. Resultaten per programma 1.1 Programma 1 - Vergunningverlening Vergunningen en meldingen Melding Maatwerkvoorschriften Uit M Regulier uitgebreid Ontvankelijkheidstoets M Afgerond le 4 maanden Afgerond in 2016 Afgerond in 2015 vooroverleg totaal Toelichting Bovenstaand staafdiagram laat per procedure zien hoeveel afgerond is in de eerste 4 maanden van dit jaar ten opzichte van de voorgaande 2 jaren. In totaal zie je een klein verschil in totale aantal afgehandelde procedures in verhouding tot voorgaande jaren. Het zijn er minder, maar dit zegt nog niets over het verdere verloop van dit jaar. Dit omdat er veel procedures (en dan met name de uitgebreide procedures) een langere doorlooptijd hebben. Veel minder vooroverleggen Dit komt omdat per 1 januari 2017 de gemeente Bronckhorst de taken op het gebied van cultuurhistorie terug heeft gehaald. Veel vooroverleggen waren namelijk voor cultuurhistorie. KPI's 4 WABO vergunningen met uitgebreide procedure zijn later afgerond dan de termijn van orde van 6 maanden. Dit in verband met het wachten op een VVGB verklaring vanuit de provincie Gelderland of het afhandelen van zienswijzen. De andere WABO vergunningen zijn binnen de wettelijke termijnen (enkele met verlenging vanwege het aanvullen van gegevens) afgehandeld. Er zijn ook geen vergunningen van rechtswege verleend door het verstrijken van de termijnen. Klanttevredenheid meldingen Activiteitenbesluit Eind vorig jaar zijn we een klanttevredenheidsonderzoek gestart, waarbij we in eerste instantie de tevredenheid over de procedure van de meldingen Activiteitenbesluit en de afhandeling klachten/ meldingen hebben getoetst. Later volgen ook andere producten. In onderstaande grafieken staan de resultaten en de respons van in totaal 144 uitgevraagde meldingen Activiteitenbesluit in Daaruit blijkt dat 91% tevreden of zeer tevreden is. De motivatie voor de ontevredenheid waren met name punten op te lange doorlooptijd en mindere communicatie. De motivatie voor de tevredenheid waren daarentegen juist punten op het snel afhandelen en een goede communicatie. Verder waren ze tevreden over de hulpvaardigheid en de servicegerichtheid van onze medewerkers. De tips uit de motivaties worden gebruikt om onze dienstverlening en procedure te verbeteren.

6 Tevredenheid Activiteitenbesluit Respons Activiteitenbesluit l Ontevreden l Tevreden l Zeer tevreden Respons Non-respons 1.2 Programma 2 - Specialismen Specialismen Bodem 17 Lucht en geur 96 Geluid en trillingen =U3 Externe veiligheid ^1^77 Milieueffectrapportage ^.5 Juridische zaken Milieuzonering ^ 3%1 Archeologie Cultuurhistorie Constructieve veiligheid -53- U =r 1 7 : J Afgerond le 4 maanden Afgerond in 2016 Afgerond in 2015 Licht ^ Natuurbescherming 1 $ 5 EVOA advies (afval) 1 ^ RO Algemeen ^ 6 8 totaal "I Toelichting Het aantal is in verhouding tot vorig jaar meer. De vergelijking met 2015 is eigenlijk niet goed te maken, omdat de registratie toen anders en niet zo goed was als nu. Verder hadden we toen het product RO algemeen waarin veel specialismen in 1 product zaten.

7 Daarnaast leveren we wat overige (specialistische taken) aan de partners en dat betreft o.a. Advisering overig ikv milieu, ruimtelijke plannen en ontwikkelprojecten Dit betreft advisering over de milieuaspecten binnen de komende Omgevingswet. Beleidsondersteuning Met name ondersteuning op beleid voor risico- en effectgericht toezicht en handhaving. Front office Op het gebied van hulp bij b.v. het invullen van de OLO en/ of het AIM, maar ook bij beantwoording van kleine (algemene) vragen van de gemeente zelf. Verder leveren wij voor enkele gemeentes ook bodeminformatie aan b.v. adviesbureaus en makelaars. KPI's De adviezen zijn met uitzondering van 19 adviezen binnen de afgesproken termijn van 4 weken geleverd. De 3 ingediende bezwaren zijn ongegrond verklaard. Ook het verzoek om voorlopige voorziening is afgewezen. Wel is een (hoger) beroep gegrond verklaard, maar het uiteindelijke besluit is daarbij in stand gebleven. 1.3 Programma 3 - Toezicht & handhaving Toezicht en handhaving Reguliere controles inrichtingen Klachten en meldingen Aspectcontroles ] 40! Slopen/ asbest Wet bodembescherming Vuurwerkcontroles Afgerond le 4 maanden HUP 2017 Afgerond in 2016 Geluidmetingen j ^54 EPRTR 44 I 32 Handhavingsacties ' 0 I 65 Totaal ^^^^^^mkêêm Toelichting In totaal zijn in verhouding tot het HUP 2017 te weinig controles afgerond. Dat heeft te maken met de reguliere controles inrichtingen. Dit heeft een aantal oorzaken: In het begin van het jaar zijn nog een aantal controles afgerond uit Dit komt omdat een aantal hersteltermijnen over het jaar heen gaan en de hercontroles daarvan dus pas in 2017 uitgevoerd konden worden.

8 In het begin van het jaar worden controles opgestart en hebben bij overtredingen en hersteltermijnen een langere afhandeltermijn; Er worden 517 controles uitbesteed en deze uitbesteding is net opgestart; Dus ondanks de kleine hoeveelheid afgeronde reguliere controles, gaan wij er vanuit dat dit aantrekt en het HUP 2017 dus voor deze controles uitgevoerd gaat worden. Wel heeft dit voor ons nu de komende tijd extra aandacht om er op toe te zien dat dit ook daadwerkelijk gebeurd. Klachten/ meldingen Er zijn in verhouding tot het aantal klachten/ meldingen van vorig jaar ongeveer net zoveel klachten/ meldingen. De meeste klachten/ meldingen zijn van slechts een aantal bedrijven binnen de Achterhoek. Deze worden dan ook bij ons opgepakt als aandachtsbedrijven. Aspectcontroles Voor 2016 en 2017 betreft dit met name controles naar aanleiding van klachten en meldingen. Geluidmetingen, controles EPRTR en vuurwerkcontroles Deze controles zijn net opgestart (EPRTR) of komen veelal later in het jaar. Geluidmetingen zijn meestal metingen die in het voorjaar en de zomer gedaan worden bij evenementen en vuurwerkcontroles worden aan het eind van het jaar uitgevoerd. KPI's Van 325 (22%) van alle 1473 geplande controles is een l e controle uitgevoerd. 96% van alle klachten/ meldingen zijn binnen 2 weken afgehandeld. Klanttevredenheid klachten/ meldingen Eind vorig jaar zijn we een klanttevredenheidsonderzoek gestart, waarbij we in eerste instantie de tevredenheid over de procedure van de meldingen Activiteitenbesluit en de klachtafhandeling hebben getoetst. Later volgen ook andere producten. In onderstaande grafieken staan de resultaten en de respons van in totaal 100 uitgevraagde klachten/ meldingen in Daaruit blijkt dat 45% tevreden of zeer tevreden is. De motivatie voor de ontevredenheid waren met name punten op het resultaat, de tijd waarbinnen iets opgelost kan worden en dat er alleen maar op de wetgeving/ vergunning gecontroleerd wordt (de klachten zijn daarom niet altijd te verhelpen). De motivatie voor de tevredenheid waren punten op het snel oppakken en begrip en hulpvaardigheid van onze medewerkers. De tips uit de motivaties worden, waar mogelijk, gebruikt om onze dienstverlening en procedure te verbeteren. Tevredenheid klachten/ meldingen Respons klachten/ meldingen I Ontevreden l Tevreden I Zeer tevreden I Respons l Non-respons

9 1.4 Programma 4 - Bovenregionale taken Niet alle Gelderse omgevingsdiensten zijn voldoende "robuust" om alle opgedragen taken uit te voeren. Om die robuustheid wel te garanderen, is een Gelders stelsel ontwikkeld. Omgevingsdiensten waar bovenregionale taken zijn belegd, zorgen voor de uitvoering daarvan ten behoeve van alle Gelderse omgevingsdiensten. De volgende voor de ODA van belang zijnde bovenregionale taken zijn als volgt belegd: Omgevingsdienst Rivierenland Omgevingsdienst Nijmegen Omgevingsdienst Nijmegen De cijfers van de complexe vergunningverlening zijn al geïntegreerd in de cijfers van de voorgaande hoofdstukken. Voorde bovenregionale Ketenhandhaving is een programma 'ketentoezicht 2017 Gelderse omgevingsdiensten' opgesteld. Hierin zijn de volgende ketenaspecten geprioriteerd: Asbest; - Afval; Bodemas van afvalverbranders Aandachtsbedrijven in Gelderland. De regie op deze taken ligt in het Gelders stelsel bij de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). De ODA voert zelf de taken uit en wordt daarbij ondersteund door de ODR. Over het hele jaar is voor de ODA hier 1,2 fte voor beschikbaar. OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK

10 2. Financiën en personeel Verloop begroting 2017 De belangrijkste uitgaafposten in de begroting 2017 na l e 1. Personeelskosten ( ) 2. Bovenregionale taken ( ) 3. Organisatiekosten ( ) en 4. Organisatieondersteuning ( ). wijziging betreffen: De belangrijkste inkomsten betreffen de bijdragen van de partners ( ). Deze bijdrage is uiteindelijk afhankelijk van de werkelijk geleverde producten en diensten. Voor de eerste 4 maanden loopt deze achter ten opzichte van de prognose over Maar dat ligt met name aan toezicht en handhaving. Daar zijn nog weinig reguliere controles tot nu toe afgerond. Zoals eerder vermeld, zal dit in de loop van het jaar bijtrekken. W De realisatie blijft binnen de begroting. Personeelsbestand en ziekteverzuim Personeelsbestand in aantal fte's Directie & staf Afdeling Vergunningen & specialist Afdeling Toezicht & handhaving 8,37 28,01 30,44 8,94 25,43 29,11 Totaal 66,81 63,48 Het totaal aantal aanwezige fte's is 3,5 fte lager dan de begroting Het ziekteverzuim van 1 januari tot 1 mei 2017 is 4,61 %.

11 3. Ontwikkelingen en projecten Binnen de ODA zijn diverse ontwikkelingen en projecten. Hieronder een overzicht van de voortgang. 3.1 DVO's Ondersteunende diensten Status: Lopend Planning gereed: Voortgang: Vertraagd Korte omschrijving project: De ondersteunende diensten worden geleverd door Berkeiland (Financiële administratie), Bronckhorst (Facilitaire zaken en huisvesting), Doetinchem (ICT) en Lochem (Personeelsen salarisadministratie). Om het verwachtingspatroon van de te leveren en te ontvangen diensten op elkaar af te stemmen dienen hiervoor DVO's opgesteld te worden. Toelichting voortgang: Wat is er al gebeurd: De DVO's met de gemeente Bronckhorst en Berkeiland zijn ondertekend; Een concept DVO van de gemeente Doetinchem is beoordeeld en waar nodig door ons aangepast. Gesprekken zijn met de gemeente Lochem gevoerd en daaruit zijn afspraken en de werkzaamheden ook al vastgesteld. Wat moet er nog gebeuren: Vaststelling en ondertekening van de definitieve DVO Doetinchem. Opstellen en ondertekening van een DVO door de gemeente Lochem; Eventuele aanvullende acties/bijsturing: De archieffunctie gaat in de loop van de tijd van Bronckhorst naar Doetinchem. Te zijner tijd worden de betreffende DVO's aangepast. 3.2 Vorming van ODA archief Status: Lopend Planning gereed: Korte omschrijving project: Het opzetten van een eigen ODA archief in samenwerking met de gemeente Doetinchem. In eerste instantie voor de primaire taken waarvoor we nu nog geen eigen archief hebben (liggen alleen nog bij de gemeentes), daarna volgen de secundaire taken (deze liggen nu nog bij Bronckhorst). Toelichting voortgang: Wat is er al gebeurd: Gesprekken met de partners over het te vormen archief zijn gevoerd; De inrichting van het archief inclusief de koppeling met het VTH-systeem; Wat moet er nog gebeuren: Afronding van de testfase van het archiefsysteem; 12 juni 2017: ingebruikname van het archiefsysteem door de ODA; Concrete afspraken met de partners over het gebruik van het archief door de partners en de gevolgen voor hun eigen archief (o.a. over het wel of niet vullen daarvan); Mandatering of delegatie ODA voor de archieftaken door de partners. Een partnerwerkgroep is een advies hiervoor aan het voorbereiden. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Geen

12 3.3 Risico- en effectgericht toezicht & handhaving Status: Lopend Planning gereed: V jifli^blil!t^!tai4jbhl!lij Korte omschrijving project: Toezicht en handhaving efficiënter afstemmen op mogelijke risico's en effecten. Toelichting voortgang: Wat is er al gebeurd: Rapportage van te hanteren uitgangspunten en randvoorwaarden n.a.v. deze startbijeenkomst. Deze zijn door de partners vastgesteld. Een bijeenkomst met partners op 27 maart 2017 over de concrete invulling van een systeem voor het risico- en effectgericht toezicht & handhaving; Wat moet er nog gebeuren: Het compleet maken van het inrichtingenbestand in ons VTH-systeem Open Wave; Invullen van het systeem voor de bepaling van de risico's en effecten; Het aanpassen van het handhavingsprogramma over 2018 aan dit systeem; Het maken van de HUP 2018 op basis van risico- en effectgericht toezicht en handhaving. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: geen

13 Bijlage: Behaalde resultaten per partner Afgeronde vergunningverleningprocedures per partner l e 4 maanden 2017 Aalten Aantal Berkeiland Aantal Melding Activiteitenbesluit 12 Melding Activiteitenbesluit 30 Maatwerkvoorschriften 2 Overige meldingen 2 Milieu regulier 5 Milieu regulier 4 Milieu uitgebreid 2 Milieu uitgebreid 2 Ontvankelijkheidstoets 1 Monumenten regulier 1 Vooroverleg 1 Ontvankelijkheidstoets 4 Totaal 23 Vooroverleg 2 Totaal 45 Bronckhorst Aantal Doetinchem Aantal Melding Activiteitenbesluit 17 Melding Activiteitenbesluit 32 Maatwerkvoorschriften 1 Overige meldingen 96 Milieu regulier 4 Milieu regulier 3 Ontvankelijkheidstoets 1 Milieu uitgebreid 3 Vooroverleg 2 Actualiseren voorschriften milieu 1 Totaal 25 Ontvankelijkheidstoets 2 Vooroverleg 2 Totaal 139 Lochem Aantal Melding Activiteitenbesluit 24 Overige meldingen 1 Maatwerkvoorschriften 12 Milieu regulier 5 Milieu uitgebreid 2 Ontvankelijkheidstoets 6 Vooroverleg 1 Totaal 51 Montferland Aantal Melding Activiteitenbesluit 4 Milieu regulier 1 Milieu uitgebreid 1 Totaal 6 Oost Geire Aantal Melding Activiteitenbesluit 13 Overige meldingen 42 Maatwerkvoorschriften 3 Milieu regulier 3 Milieu uitgebreid 1 Ontvankelijkheidstoets 1 Vooroverleg 2 Totaal 65 Oude IJsselstreek Melding Activiteitenbesluit Milieu regulier Milieu uitgebreid Ontvankelijkheidstoets Vooroverleg Totaal Aantal Provincie Aantal Melding Activiteitenbesluit complex 1 Overige meldingen complex 3 Milieu/meervoudig complex regulier 5 Milieu/meervoudig complex uitgebr. 2 BRIKS complex regulier 6 BRIKS complex uitgebreid 1 Vooroverleg 2 Totaal 20 Winterswijk Melding Activiteitenbesluit Milieu regulier Milieu uitgebreid Ontvankelijkheidstoets Vooroverleg Totaal Aantal 8 13

14 Zutphen Aantal ODA Totaal Aantal Melding Activiteitenbesluit 14 Melding Activiteitenbesluit 181 Overige meldingen 46 Melding activiteitenbesluit complex 1 Maatwerkvoorschriften 2 Overige meldingen 187 Milieu regulier 1 Overige meldingen complex 3 Milieu uitgebreid 1 Maatwerkvoorschriften 20 Ontvankelijkheidstoets 1 Milieu regulier 28 Totaal 65 Milieu/meervoudig complex regulier 5 Milieu uitgebreid 17 Milieu/meervoudig complex uitgebr. 2 BRIKS complex regulier 6 BRIKS complex uitgebreid 1 Monumenten regulier 1 Actualiseren voorschriften milieu 1 Ontvankelijkheidstoets 28 Vooroverleg 14 Totaal 495 Afgeronde controles en handhavingacties per partner l e 4 maanden 2017 Partner Inrichting Klacht/ Vuur Sloop/ Bodem Aspect Hand Totaal controles melding werk Asbest sanering controles* having** Aalten Berkeiland Bronckhorst Doetinchem Lochem Montferland Oost Gelre Oude IJsselstreek Winterswijk Zutphen Provincie Totaal * Geluidsmetingen, controles nav klachten, strafrechtelijke controles, EPRTR, EED ** Verzoek om handhaving, handhavingsbesluiten, last onder dwangsom, last onder bestuursdwang OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK

15 Afgeronde verzoeken om advisering per partner Partner Milieuzone Lucht/ Bodem Externe Geluid/ Juridische Cultuur/ Archeologie Natuurbe Construct, Noodzaak Totaal geur veiligheid trilling zaken erfgoed scherming veiligheid Mer Aalten Berkeiland Bronckhorst Doetinchem Lochem Montferland Oost Gelre Oude IJsselstreek Provincie Winterswijk Zutphen ?*** 0 9 Totaal De advisering wordt door ODA intern bij Zutphen geregeld en vindt plaats op basis van aantal uren.