Nationale aanbesteding Ondergrondse KWH-meters t.b.v. ondergrondse perscontainers

Transcriptie

1 Nationale aanbesteding Ondergrondse KWH-meters t.b.v. ondergrondse perscontainers Zaaknummer: Versiedatum: perscontainers

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemene informatie Gemeente Assen Innovatiegericht inkopen Samenwerking met gemeenten & organisaties Milieu, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment Achtergrondinformatie van de aanbesteding De Overeenkomst Informatie en communicatie Programma van eisen Inleiding Algemene eisen Prijsstelling en facturering Inschrijvingsvereisten Algemeen Eisen Gunning Inleiding Gunningcriteria Gunningcriterium Prijs Gunningcriterium Kwaliteit Gunningcriterium Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen Gunningprocedure Bijlagen Bijlage A Checklist gevraagd gegevens Bijlage B: Algemene eisen Bijlage C: Inschrijfstaat Prijs perscontainers

3 1 Inleiding 1.1 Algemene informatie Gemeente Assen Assen is een stad in ontwikkeling. In 2030 telt de stad ongeveer inwoners. Hierdoor komt er meer druk te staan op de beschikbare ruimte. Er zullen meer woningen moeten komen en ook zullen de hoeveelheid bedrijven toenemen. Aan de andere kant moet de gemeente rekening houden met natuurbehoud, recreatieve mogelijkheden en een grotere verkeerstroom. Een mooie uitdaging voor de gemeente en haar partners! Innovatiegericht inkopen Waar mogelijk moedigt de gemeente innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing. Dit kan vanuit de gemeente zelf, of vanuit de ondernemer komen. Zoals bijvoorbeeld een nieuwe innovatieve oplossing, ook wel radicale oplossing genoemd. Ook de verdere ontwikkeling van een bestaand product kan vallen onder een innovatiegerichte oplossing Samenwerking met gemeenten & organisaties De gemeente Assen onderzoekt de mogelijkheid nauwer samen te werken met gemeenten en andere (publiekrechtelijke) organisaties in de omgeving van Assen om haar (beheer) activiteiten en dienstverlening te combineren of een intensieve samenwerking aan te gaan. In de praktijk kan dit betekenen dat opdrachten worden uitgebreid en niet alleen beperkt zijn tot de gemeente Assen maar bijvoorbeeld ook voor een buurgemeente. Dit kan leiden tot een gewijzigde afname in het kader van deze aanbesteding. Het omgekeerde kan ook het geval zijn. Door samen te werken kan de afname van producten en diensten ook worden beperkt. Inschrijver kan derhalve geen rechten ontlenen aan de in dit aanbestedingsdocument genoemde hoeveelheden. 1.2 Milieu, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Social Return on Investment In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de gemeente Assen een voorbeeldfunctie. Opdrachten waarbij niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden aan ten grondslag liggen worden niet afgesloten. Zoals: kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, nietbetaling van leefbaar loon. In het kader van duurzaamheid houdt de gemeente rekening met CO2 reductie en het hergebruik van grondstoffen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat zij hier aan meewerkt. Ook vindt de gemeente maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk. De gemeente streeft er naar om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te schakelen. Bijvoorbeeld in het kader van een onderwijstraject of het in dienst nemen van een arbeidsgehandicapte. perscontainers

4 1.3 Achtergrondinformatie van de aanbesteding Door team reiniging van de Gemeente Assen, wordt gebruik gemaakt voor het inzamelen van afval van ondergrondse containers. Deze locaties wil de Gemeente assen uitbreiden met inzameling van PMD middels ondergrondse perscontainers. Deze perscontainers werken op 380V, de levering hiervan willen we realiseren door het plaatsen van ondergrondse KWH-meters. 1.4 De Overeenkomst Deze overeenkomst betreft het leveren, transporteren, afleveren, plaatsen, aansluiten, afvoeren vrijgekomen grond, aanvullen grond van ongeveer 45 ondergrondse KWH-meters. De in dit document genoemde aantallen zijn slechts een indicatie en Inschrijvers kunnen hier geen rechten aan ontlenen, noch kan de Inschrijver, aan wie wordt gegund, aan een eventuele opdracht exclusiviteit of afnameverplichting ontlenen. 1.5 Informatie en communicatie De coördinatie van deze aanbesteding geschiedt door dhr. J. Heijenga. Deze aanbesteding geschiedt, inclusief de inschrijvingen, via TenderNed. Alle communicatie dient te geschieden via TenderNed. Vragen en/of opmerkingen die niet via TenderNed aan de gemeente Assen zijn gericht, worden niet in behandeling genomen. Meer informatie over TenderNed is te vinden op: Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan op een andere wijze dan via TenderNed te communiceren met de Opdrachtgever. Afhankelijk van het aantal en het soort vragen kan de gemeente Assen een pre-bid meeting/informatiebijeenkomst houden. De gemeente Assen is voornemens om op 18 oktober 2016 om uur een pre-bid meeting te houden. Tijdens de pre-bidmeeting zullen de vragen die vooraf uiterlijk 11 oktober 2016 voor uur via TenderNed zijn gesteld worden beantwoord. Indien de Inschrijver bij de pre-bid meeting aanwezig wenst te zijn, moet dit 11 oktober 2016 voor gemeld zijn. Naar aanleiding van de beantwoording van de ingediende vragen wordt een Nota van Inlichtingen opgesteld, die deel uit zal maken van dit aanbestedingsdocument. U kunt vragen indienen via TenderNed. perscontainers

5 De opdrachtgever streeft naar het realiseren van de onderstaande planning. Activiteit Datum Tijdstip 1 Publicatie aanbesteding ondergrondse KWHmeters 2 Uiterlijke datum indienen vragen /aanmelden pre-bid meeting. 3 Pré-bid meeting (Locatie: Buitenzorg, Van Doornestraat 5 te Assen) 4 Beantwoording vragen d.m.v. Nota van inlichtingen 27 september oktober :00 uur 18 oktober :00 16:00 uur 19 oktober Indienen offertes 26 oktober :00 uur 6 Einde beoordeling offertes 8 november Voorlopige gunning 8 november Definitieve gunning (tekenen contract, locatie: Buitenzorg, Van Doornestraat 5 te Assen) 29 november :00 15:00 uur 9 Start contract 29 november 2016 perscontainers

6 2 Programma van eisen 2.1 Inleiding Door indiening van de offerte verklaart Inschrijver akkoord te zijn met de uitgangspunten van dit Programma van eisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen is een uitsluitingsgrond en houdt in dat de aanbieding niet in behandeling wordt genomen. Alle te leveren goederen en diensten dienen te allen tijde te voldoen aan alle in Nederland geldende wetten, normen en richtlijnen voor veiligheid, milieu en installatievoorschriften geldend voor opdrachtnemer en gebruiker. Dit zijn bijvoorbeeld het CE-keurmerk, alsook de richtlijnen m.b.t. duurzaamheid zoals is beschreven door het Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. 2.2 Algemene eisen In Bijlage B zijn de eisen opgenomen waaraan de ondergrondse KWH-meters moeten voldoen. Inschrijver stuurt Bijlage B volledig ingevuld en ondertekend mee met de inschrijving. 2.3 Prijsstelling en facturering Inschrijver dient in de prijsbijlage bijlage C de prijzen op te geven. Deze prijzen zijn vast gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst. De geoffreerde prijzen betreft een all-in tarief denk hierbij aan: transport, aflevering, plaatsing, aansluiting, afvoeren vrijgekomen grond, aanvullen grond en garantie etc. doch exclusief BTW. Facturering dient eenmaal per maand digitaal te geschieden naar: crediteuren@assen.nl onder vermelding van het Zaaknummer Inkoop. Op de factuur dient minimaal vermeld te worden per ordernummer gescheiden: Aantallen afgeleverd onderwerp (incl. de eenheidsprijzen) Locatie van plaatsing Data van aflevering Factuurbedrag Let op: U dient het zaaknummer en contactpersoon te vermelden bij de NAW gegevens bij de regel T.A.V. van de factuur. Mocht dit niet het geval zijn wordt de factuur niet betaald. perscontainers

7 3 Inschrijvingsvereisten 3.1 Algemeen Inschrijver dient de documenten genoemd in de checklist van Bijlage A volledig en naar waarheid in te vullen, te ondertekenen en in te dienen. 3.2 Eisen 1. Inschrijver dient te voldoen aan de eisen gesteld in de Eigen Verklaring. 2. Inschrijvingen dienen te geschieden via de inschrijfmodule van TenderNed. 3. Correspondentie en inschrijvingen dienen te geschieden in de Nederlandse taal. 4. Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan gedane mededelingen, toezeggingen, of op andere wijze gecommuniceerde boodschappen aan de Inschrijver, tenzij deze door de opdrachtgever schriftelijk zijn bevestigd per mail. 5. Op een eventuele opdracht zijn, met uitsluiting van de door Inschrijver gebruikte branchevoorwaarden, algemene voorwaarden of andere voorwaarden, uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Assen van toepassing. 6. Door in te schrijven op onderhavige aanbesteding gaat Inschrijver akkoord met de in dit beschrijvend document gestelde voorschriften en bepalingen. 7. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor te allen tijde de verstrekte gegevens en verklaringen aan een nader onderzoek te onderwerpen en op juistheid te controleren, evenals de opgegeven referenties te benaderen. 8. Het indienen van een strategische inschrijving, waaronder wordt verstaan een inschrijving die geen reëel beeld geeft van de waarde van de gevraagde gunningcriteria, kan tot uitsluiting leiden. 9. Van Inschrijvers wordt verwacht strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ter zake van alle vertrouwelijke informatie welke hen bekend is of wordt van de opdrachtgever. De informatie welke hem ter beschikking staat, zal hij niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het doen van de inschrijving. Anderzijds zal opdrachtgever de inhoud van de offertes evenzeer strikt vertrouwelijk behandelen. 10. De opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-) documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Inschrijvers bekend te maken, met uitzondering van het gestelde in artikel en van de Aanbestedingswet Een geschil tussen de bij de aanbesteding betrokkenen - daaronder begrepen een geschil dat slechts door één van de betrokkenen als zodanig wordt beschouwd - dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbesteding, wordt beslecht door de bevoegde rechter in Noord Nederland, vestiging Assen. 12. Gunning geschiedt onder het voorbehoud, dat daartoe de vereiste toestemmingen door de bevoegde autoriteiten zijn verkregen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. perscontainers

8 13. Gunning van de opdracht zal kenbaar worden gemaakt via TenderNed. 14. Voor het uitbrengen van de inschrijving zullen geen kosten worden vergoed. 15. Dit document is met zorg samengesteld. Mocht Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan maakt de Inschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 11 oktober 2016 tot 14:00 uur CET aan Opdrachtgever kenbaar, via TenderNed op de wijze omschreven in paragraaf 1.5 met opgave van de correctievoorstellen en eventuele onderbouwing. Ook eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document dient Inschrijver zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 11 oktober 2016 tot 14:00 uur CET, via TenderNed, kenbaar te maken. Van Inschrijvers wordt een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat een Inschrijver geen rechtsgeldig beroep kan doen op onvolkomenheden of tegenstrijdigheden die door hem niet binnen de hiervoor genoemde termijn aan de orde zijn gesteld, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest. Ten aanzien van deze onvolkomenheden of tegenstrijdigheden heeft een Inschrijver in die situatie zijn rechten verwerkt. perscontainers

9 4 Gunning 4.1 Inleiding Naast de in hoofdstuk 3 genoemde criteria, waarop Inschrijvers worden getoetst, zal er een beoordeling plaatsvinden op grond van gunningcriteria. Uitsluitend inschrijvingen die voldoen aan alle selectiecriteria en aanbestedingsvoorwaarden zullen worden beoordeeld aan de hand van de gunningcriteria. De te hanteren gunningmethodiek is de economisch meest voordelige aanbieding. In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de gunningcriteria en gunningmethodiek. 4.2 Gunningcriteria In de onderstaande tabel staan de gunningcriteria met de daarbij behorende weging in de onderlinge verhouding waarop de offertes worden beoordeeld. 1. Prijs 45% 2. Kwaliteit 35% 3. Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen 20% Gunningcriterium Prijs We hanteren een all-in tarief zie paragraaf 2.3 prijs en facturering voor bijzondere stelposten. Inschrijver dient bijlage C in te vullen en mee te sturen met de inschrijving. Het gunningcriterium prijs wordt beoordeeld door een ter zake deskundig beoordelingsteam. De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die de laagste prijs heeft geoffreerd, krijgt voor het onderdeel prijs het maximum van 100 punten, de overige schrijvers scoren naar rato Gunningcriterium Kwaliteit Het gunningscriterium kwaliteit omvat de vraag aan de inschrijver om aan te tonen hoe zij de beste kwaliteit (volgens de gestelde normen en eisen) levert voor deze opdracht en hoe deze kwaliteit door de inschrijver wordt gewaarborgd. Daarnaast willen wij terug vinden hoe de opdrachtnemer te werk gaat bij uitvoering en hoe ze omgaan met evt. verkeershinder en overlast. Innovaties en verbeteringen aan de gestelde eisen zullen hierin ook meegenomen worden. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een plan van aanpak (maximaal 3 A4). De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Kwaliteit het maximum van 100 punten, de overige Inschrijvers scoren naar rato Gunningcriterium Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen Bij dit gunningaspect wordt naast de beoordeling op de duurzaamheidsaspecten, betreffend het ondergrondse KWH-meters en de productie ook de milieuaspecten met betrekking tot CO2 reductie en het hergebruik van grondstoffen beoordeeld. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de gemeente Assen een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en streeft naar het maximaal haalbare. Zo zullen opdrachten waarbij niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) niet door de gemeente Assen worden perscontainers

10 afgesloten. Hierbij mag ook gedacht worden aan het slim/duurzaam organiseren bij plaatsing van een ondergrondse kwh meter. Opdrachtgever verlangt van de Inschrijver een plan van aanpak (maximaal 2 A4). De beste Inschrijver, zijnde de Inschrijver die volgens bovenstaande methodiek het meeste aantal punten heeft behaald, krijgt voor het onderdeel Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen het maximum van 100 punten, de overige Inschrijvers scoren naar rato. 4.3 Gunningprocedure Elk gunningcriterium wordt door elk lid van de beoordelingscommissie per Inschrijver beoordeeld en van punten voorzien. De beoordeling gaat uit van vaste normen en waarden en dus niet van een 0 punt Indien één of meerdere beoordelaars één of meer (sub)criteria als onacceptabel heeft aangemerkt en daarom 0 nul punten heeft toegekend, heeft dit een uitsluitend karakter. 1 punt Indien het aspect voldoet aan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 2 punten Indien het aspect beter voldoet aan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 3 punten Indien het aspect ruim voldoende wordt beoordeeld dan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 4 punten Indien het aspect als zeer goed wordt beoordeeld dan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. 5 punten Indien het aspect als uitmuntend/innoverend wordt beoordeeld dan het gevraagde conform het aanbestedingsdocument en Nota van Inlichtingen. Na deze individuele beoordeling komt de beoordelingscommissie bijeen om hun definitieve cijfer(s) en waarderingen per Inschrijver kenbaar te maken. Wanneer dit gebeurd is zullen de prijzen toegevoegd worden. De Inschrijver met de hoogst behaalde eindscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om met de Inschrijvers die mogelijk tot één van de contractpartners kunnen behoren een verificatiegesprek te voeren waarin de voorlopig geselecteerde aanbieders worden gevraagd hun offerte nader toe te lichten. Doel van dit verificatiegesprek is om mogelijke interpretatieverschillen te bespreken. Tevens kan een vertaling van contractuele aspecten naar de eventueel af te sluiten Overeenkomst worden besproken. Indien uit de verificatiegesprekken blijkt dat de eindscore moet worden aangepast, zal de beoordelingscommissie dit doorvoeren. Met dien verstande dat nimmer een score hoger gewaardeerd kan worden dan uit de offerte en dus de eerste beoordeling kon worden opgemaakt De eindscore voor de totale beoordeling bepaalt de rangorde. De Inschrijver met de hoogst behaalde eindscore per perceel heeft de economische meest voordelige inschrijving gedaan en is daarmee de beste aanbieding. Aan deze Inschrijver zal een voorstel tot het aangaan van een Overeenkomst worden aangeboden. De afgewezen partijen die bezwaren hebben tegen het voornemen tot gunning dienen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking een kort gedingdagvaarding te laten betekenen bij de gemeente Assen, onder gelijktijdige toezending van een kopie van de dagvaarding aan de gemeente Assen, t.a.v. L. de Klerk, Postbus 30018, 9400 RA Assen onder vermelding van het zaaknummer. De bevoegde rechter is de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kort gedingdagvaarding correct is betekend, zal de gemeente Assen naar perscontainers

11 verwachting over gaan tot definitieve gunning. In dat geval zijn inschrijvers niet-ontvankelijk in de bezwaren/vorderingen en is het recht om te protesteren vervallen. De gemeente Assen behoudt zich het recht voor om met de op één na beste aanbieder eveneens een Overeenkomst aan te gaan, welke uitsluitend geactiveerd zal worden indien de oorspronkelijke contractpartner niet aan zijn verplichtingen kan of wil voldoen. perscontainers

12 5 Bijlagen 5.1 Bijlage A Checklist gevraagd gegevens Inschrijver verklaart onderstaande documenten bij de offerte te hebben gevoegd: Omschrijving 1. Ingevulde en ondertekende eigen verklaring Paraaf 2. Plan van aanpak Kwaliteit (maximaal 3 A4) 3. Plan van aanpak Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (maximaal 2 A4) 4. Bijlage A Checklist (Ingevulde en ondertekend) 5. Bijlage B PVE (Ingevulde en ondertekend) 6. Bijlage C Prijs (Ingevulde en ondertekend) Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Datum Naam (bedrijf) Gevestigd te (plaats) Naam ondergetekende Functie Handtekening perscontainers

13 5.2 Bijlage B: Algemene eisen. Eis of wens Eisen en wensen Voldoet Toelichting of verwijzing Algemene functionele eisen 1. E De ondergrondse KWH-meters is voorzien van een deksel. 2. E De ondergrondse KWH-meters is voorzien van een afsluitbare luchtklok. 3. E kwh-meterbord moet via een frame naar boven kunnen worden getrokken ten behoeve van het aflezen van de meter. 4. E Stroomvoorziening voor 400V. 5. E Het gietijzeren deksel moet bestand zijn tegen zwaar verkeer. 6. E Naast het plaatsen van de meter dient ook de ondergrondse perscontainer op het kwh-meterbord te worden aangesloten. 7. E De kasten voldoen aan de elektrische normen NEN 1010 en EN E De stroomkabel tussen ondergrondse perscontainer en ondergrondse kwhmeter moet 16 Ampère traag zijn afgezekerd. 9. E De afsluitbare luchtklok dient te worden geleverd zonder cilinderslot. Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Datum Naam (bedrijf) Gevestigd te (plaats) Naam ondergetekende Functie Handtekening perscontainers

14 5.3 Bijlage C: Inschrijfstaat Prijs. kwh-meter stukprijs Totaal (x45) ex BTW Zie paragraaf 2.3 en voor inhoud prijs. Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende Inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en ondertekend. Datum Naam (bedrijf) Gevestigd te (plaats) Naam ondergetekende Functie Handtekening perscontainers