Scenario Assurantie (Dias) TELEFOONKOPPELING

Transcriptie

1 Scenario Assurantie (Dias) TELEFOONKOPPELING December 2016

2 Hoofdstuk 1, Telefoonkoppeling Inhoud 1 Telefoonkoppeling Telefoon inkomend Telefoon inkomend inrichten Telefooncentrale inrichten ToeDia01.exe (telefoonkoppeling) ToeDia02.exe (telefoonkoppeling) Telefoon uitgaand Telefoon uitgaand inrichten Uitgaande telefoon gebruiken... 5 Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 2

3 Hoofdstuk 1, Telefoonkoppeling 1 TELEFOONKOPPELING U kunt vanuit Dias direct met uw relaties telefoneren. Ook kunt u de gegevens van een relatie automatisch openen wanneer een relatie telefoneert. U heeft een hiervoor geschikte telefooncentrale nodig. U richt de centrale in zoals beschreven in het onderwerp TELEFOON INKOMEND INRICHTEN (pagina 1). Wanneer u van UNIT4 Financiële Intermediairs een Linux-server in gebruik heeft èn gebruik maakt van de VoIP-oplossing van Unit4, is de Linux-server uw telefooncentrale. Deze is dan al voor u ingericht. U hoeft alleen maar Dias in te stellen zoals beschreven in het onderwerp TELEFOON INKOMEND INRICHTEN (pagina 1). Hoe u gebruikmaakt van de telefoonkoppeling leest u in het onderwerp UITGAANDE TELEFOON GEBRUIKEN (pagina 5). 2 TELEFOON INKOMEND U kunt Dias automatisch het venster Toegang relatie laten openen wanneer de relatie naar uw telefooncentrale belt. Voorwaarde is dat het telefoonnummer in Dias bekend is. U kunt er ook voor kiezen een telefoonnotitie te laten openen bij een inkomende telefoonverbinding. U volgt hiervoor de volgende stappen: 1. TELEFOON INKOMEND INRICHTEN (pagina 1) 2. TELEFOONCENTRALE INRICHTEN (pagina 2) Let op! Wanneer een contactpersoon van een instantie belt, worden de gegevens van het bedrijf getoond. Dit is ook zo als het telefoonnummer van de contactpersoon in Dias is geregistreerd bij de gegevens van de contactpersoon. Als de contactpersoon met hetzelfde telefoonnummer ook is geregistreerd als een relatie van het type Persoon, krijgt u een keuzevenster te zien waarin u kunt kiezen welke gegevens u wilt zien. 2.1 TELEFOON INKOMEND INRICHTEN U kunt bij een inkomend telefoongesprek Dias automatisch een venster laten openen: het venster Toegang Relaties van de relatie waarbij het binnenkomende telefoonnummer is geregistreerd. het venster om een telefoonnotitie aan te maken. Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 1

4 Hoofdstuk 2, Telefoon inkomend Dit richt u als volgt in: 1. Kies in het lint voor Beheer > groep Organisatie > Medewerker. Het venster Muteren medewerkers wordt geopend. 2. Kies Wijzigen. 3. Selecteer de juiste medewerker. 4. Activeer het tabblad Instellingen. 5. Plaats een vinkje in het veld Notitievenster openen bij inkomende telefoonlijn. Verwijder het vinkje wanneer het venster Toegang Relaties geopend moet worden. 6. Kies Bewaar. 7. Herhaal dit voor andere medewerkers. Om het bovenstaande te laten werken, moet u ook uw telefooncentrale hiervoor inrichten. Zie hiervoor het onderwerp TELEFOONCENTRALE INRICHTEN (pagina 2). Wanneer u gebruik maakt van de VoIP-oplossing van Unit4 is dit al voor u ingericht. 2.2 TELEFOONCENTRALE INRICHTEN In dit onderwerp leest u hoe u zelf de telefooncentrale in kunt richten om deze met Dias te laten communiceren. Let op! UNIT4 Financiële Intermediairs ondersteunt het inrichten van de telefooncentrale niet. Wanneer u gebruik maakt van de VoIP-oplossing van Unit4 is de Linux-server uw telefooncentrale. Deze is dan al voor u ingericht. U gebruikt een van onderstaande programma's voor de telefoonkoppeling. De programma's bevinden zich in de map?:\unit4afi\diamant\prog (? is de naam van de schijf waarop Dias is geïnstalleerd). De programma's hebben de volgende kenmerken: In TOEDIA01 (pagina 3) wordt gebruik gemaakt van een bestand waarin naast het telefoonnummer nog enkele parameters aanwezig zijn. TOEDIA02 (pagina 4) gebruikt als parameter slechts het telefoonnummer zelf. Welke van de twee programma's u moet gebruiken is afhankelijk van de mogelijkheden van uw telefooncentrale. Voor het uitbellen met de telefoonkoppeling moet de centrale werken met het Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 2

5 Hoofdstuk 2, Telefoon inkomend TAPI2-protocol. TAPI staat voor Telephony Application Programming Interface. De telefooncentrale moet vanaf de lokale PC een TAPI-commando kunnen accepteren. Dit commando moet op de lokale PC gebruikt worden alsof zich een TAPI-compatibel modem op de PC bevindt. De telefooncentrale moet lokaal een driver kunnen installeren die zich als een ouderwets TAPI2-modem presenteert. Een aantal telefooncentrales hebben deze mogelijkheid. De leverancier van de centrale kan u hierover informeren ToeDia01.exe (telefoonkoppeling) In dit onderwerp leest u hoe de werking van het programma ToeDia01.exe is. Dit heeft u nodig voor het inrichten van de telefoonkoppeling van Dias. Lees hierover meer in het onderwerp TELEFOONKOPPELING (pagina 1). De telefooncentrale moet de mogelijkheid hebben om een commando uit te voeren om ToeDia01.exe te kunnen gebruiken. De leverancier van uw telefooncentrale kan u hierover informeren. De aansturing van ToeDia01.exe wordt gedaan door een selectiebestand. Dit selectiebestand kan op twee verschillende manieren zijn opgebouwd: 1. Het selectiebestand bevat drie parameters: Relatienummer Netnummer Abonneenummer Het relatienummer moet als parameter worden meegegeven bij het aanroepen van Toedia01.dat door de telefooncentrale, bijvoorbeeld "toedia01.exe 1141" voor relatienummer Het selectiebestand bevat alleen het volledige telefoonnummer. Het programma toedia01.exe wordt aangeroepen met het woord TELEFOONNR en het betreffende telefoonnummer in het commando, bijvoorbeeld "toedia01.exe TELEFOONNR ". Hiermee wordt de relatie gezocht waarbij dit telefoonnummer voorkomt. Voor buitenlandse nummers zou het bijvoorbeeld Toedia01.exe TELEFOONNR zijn. 2. Zijn er meer relaties en/of contactpersonen met hetzelfde telefoonnummer dan wordt een keuzevenster getoond waarin u de juiste relatie kunt selecteren. Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 3

6 Hoofdstuk 3, Telefoon uitgaand TELEFOONNR is een veldnaam in Dias die toedia01.exe gebruikt. U moet dit woord exact zo in het commando van de telefooncentrale (laten) plaatsen. Om de telefoonmodule te kunnen gebruiken bij een inkomend gesprek moet Dias geopend zijn. Hoe één en ander in de telefooncentrale ingeregeld moet worden is aan de leverancier van de centrale. Deze informatie is bij Unit4 niet aanwezig ToeDia02.exe (telefoonkoppeling) In dit onderwerp leest u hoe de werking van het programma ToeDia02.exe is. Dit heeft u nodig voor het inrichten van de telefoonkoppeling van Dias. Lees hierover meer in het onderwerp TELEFOONKOPPELING (pagina 1). Wanneer u werkt met een telefooncentrale die slechts één parameter kan doorgeven aan Dias, kunt u voor de telefoonkoppeling gebruikmaken van het programma ToeDia02. Dit programma stuurt alleen het telefoonnummer door naar de telefooncentrale. In andere gevallen kunt u gebruik blijven maken van TOEDIA01 (pagina 3), dat zowel het telefoonnummer als de vaste tekst TELEFOONNR naar Dias stuurt. 1. Een voorbeeld is het commando Toedia02.exe Hiermee wordt de relatie gezocht waar dit telefoonnummer voorkomt. Voor buitenlandse nummers zou het bijvoorbeeld Toedia02.exe zijn. 2. Zijn er meer relaties en/of contactpersonen met hetzelfde telefoonnummer dan wordt een keuzevenster getoond waarin u de juiste relatie kunt selecteren. Om de telefoonmodule te kunnen gebruiken bij een inkomend gesprek moet Dias geopend zijn. Hoe één en ander in de telefooncentrale ingeregeld moet worden is aan de leverancier van de centrale. Deze informatie is bij Unit4 niet aanwezig. 3 TELEFOON UITGAAND Als uw telefooncentrale hiervoor is ingericht, kunt u direct vanuit Dias uw relatie opbellen. U volgt hiervoor de volgende stappen: 1. TELEFOON UITGAAND INRICHTEN (pagina 5) 2. UITGAANDE TELEFOON GEBRUIKEN (pagina 5) Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 4

7 Hoofdstuk 3, Telefoon uitgaand 3.1 TELEFOON UITGAAND INRICHTEN Als u een telefooncentrale heeft die met een script vanaf het werkstation aangestuurd kan worden, kunt u onderstaande werkwijze volgen voor het inrichten van uitgaande telefoonkoppeling. Dias gebruikt voor het uitbellen de opdracht BelUit.bat [telefoonnummer] [Dias relatieregistratienummer]. Dit batchbestand moet u zelf aanmaken in de Diamant\prog directory. In dit bestand plaatst u een opdrachtregel om uw telefonie-applicatie aan te sturen. De parameters [telefoonnummer] en [Dias relatieregistratienummer] geeft u mee als %1 en %2. Voorbeeld van een BelUit.bat: "c:\program files\myphone\call.exe %1" Het formaat van het telefoonnummer wordt vanuit Dias aangestuurd met de landcode tabel. Als u geen land ingevuld heeft wordt automatisch +31 gebruikt. Als u wel een land heeft ingevuld wordt de code gebruikt die ingevuld is in de landentabel. Deze vindt u onder Beheer > groep Inrichting > Coderingen > Relaties > Land. Als uw centrale een toevoeging nodig heeft om een externe lijn te openen kunt u die in het commando opnemen. Voorbeeld van een BelUit.Bat met een voorloopnul voor een externe lijn: "c:\program files\myphone\call.exe 0%1" Vraag uw telefoonleverancier om meer informatie over de centrale. 3.2 UITGAANDE TELEFOON GEBRUIKEN Als uw telefooncentrale hiervoor is ingericht, kunt u direct vanuit Dias uw relatie bellen. Zie ook het onderwerp TELEFOONKOPPELING (pagina 1). De telefoonkoppeling gebruikt u als volgt: 1. Open een venster van waaruit u een relatie kunt bellen. Dit zijn bijvoorbeeld vensters van de relatiegegevens, het contract, schades of posten. Bij de relatie moeten één of meer telefoonnummers zijn ingevuld. 2. Kies in het lint van dit venster groep Hulpmiddelen > Bellen. Het venster Relatie bellen wordt geopend met het tabblad Bellen. Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 5

8 Hoofdstuk 3, Telefoon uitgaand 3. Selecteer in het veld Telefoonnummer het juiste nummer als er bij de relatie verschillende telefoonnummers zijn ingevoerd. 4. Kies Bellen: De telefoonverbinding wordt tot stand gebracht. 5. Kies Bewaar om het venster te sluiten. CONTACTPERSOON BELLEN Bij een relatie van het type Instantie kunt u op het tabblad Bellen een van de telefoonnummers bellen die bij deze instantie zijn ingericht. U kunt er ook voor kiezen om direct een contactpersoon te bellen: 1. Activeer het tabblad Contactpersonen. 2. Selecteer de contactpersoon die u wilt bellen. 3. Kies Bel contact: De telefoonverbinding wordt tot stand gebracht. 4. Kies Bewaar om het venster te sluiten. De inrichting van de telefooncentrale is beschreven in het onderwerp TELEFOONCENTRALE INRICHTEN (pagina 2). 3.3 UITGAANDE TELEFOON VANUIT HET KLANTBEELD Vanuit het klantbeeld kunt u de knop Bellen gebruiken: Deze functie is beschikbaar vanaf Dias versie Scenario Assurantie (Dias) Telefoonkoppeling 6