Om te starten met HIPIN, klikt u met de rechtermuisknop op het HIPIN pictogram. Als u hierop klikt, verschijnt onderstaand HIPIN menu.

Transcriptie

1 Verkorte handleiding HIPIN Desktop Integratie HIPIN Desktop Integratie koppelt je Windows Desktop aan jou telefoon. Dat betekent dat je gesprekken kunt bedienen vanaf je desktop en dat je telefoon instellingen kunt wijzigen met HIPIN. Tevens maakt HIPIN het mogelijk om gebruik te maken van contacten en telefoonnummers die binnen applicaties (zoals Microsoft Outlook) en webpagina s beschikbaar zijn, te gebruiken. HIPIN kan nummers bellen, maar ook contact informatie tonen als je een oproep ontvangt. 1. Snel starten Om te starten met HIPIN, klikt u met de rechtermuisknop op het HIPIN pictogram. Als u hierop klikt, verschijnt onderstaand HIPIN menu. HIPIN is discreet aanwezig als als een groen cirkeltje (of rood als u in gesprek bent) rechtsonder in de Taakbalk. Telefoon scherm Dubbelklik op het pictogram op de Taakbalk om het telefoonscherm te openen. Of kies via de rechtermuisknop de Telefoon functie uit het HIPIN menu. Contactinformatie: De naam en het telefoonnummer van de betreffende persoon. Acties: Gebruik deze knoppen om actie te ondernemen met betrekking tot het huidige gesprek en de contactpersoon. Gespreksinformatie: Andere informatie over het huidige gesprek. Preview scherm Als je wordt gebeld, verschijnt het Preview scherm. Dit scherm bevat de informatie die ook in het algemene Telefoonscherm staat, maar dan meer in een compact formaat. Bovendien verdwijnt het kort nadat je opgenomen hebt. Contact informatie: Het telefoonnummer en de naam van de andere partij en je eigen toestel nummer en naam. Acties: Gebruik deze knoppen om actie te ondernemen met betrekking tot het huidige gesprek. Verkorte handleiding HIPIN Desktop Integratie.docx pagina 1 Roy Lammerink

2 2. Bellen HIPIN biedt verschillende manieren om mensen te bellen. Dit hangt af van de manier waarop je beschikt over een nummer van een contactpersoon of bedrijf. Aan de hand van deze manieren laten we in dit hoofdstuk zien hoe HIPIN bellen gemakkelijker maakt. Bellen met een telefoonnummer op papier Je kunt met de rechtermuisknop klikken op het HIPIN pictogram in de taakbalk en dan het nummer invoeren in het tekst vak bovenaan. Of je kunt dubbelklikken op het HIPIN pictogram zodat het Telefoon scherm opent. Je kunt nu gelijk het nummer intypen en HIPIN zal automatisch omschakelen naar het Bellen scherm. Bellen met iemand waar u recentelijk mee heeft gebeld Als je hebt gebeld met HIPIN, dan staan staat het gesprek in je gespreksgeschiedenis. Klik in het menu op Recente oproepen om de lijst te openen. Klik vervolgens op de persoon die je wilt terugbellen. Bellen vanaf een website menu Algemeen voor Bellen. Vervolgens klik je op Dialing handlers zodat je daarna per browser de extensie kunt activeren of downloaden. Bellen vanuit een andere applicatie Klembord bellen: menu Algemeen voor Bellen. Vervolgens zet je een vinkje bij klembord bellen. Wanneer je nu een telefoonnummer kopieert, dan zal door de pop-up gevraagd worden of je het nummer wilt bellen. Bellen vanuit applicatie: menu Algemeen voor Bellen. Vervolgens klik je op toevoegen, zodat je een nieuw scherm krijgt Bellen vanuit applicatie instellen Selecteer het type applicatie van waaruit je wilt bellen en doorloop de stappen die nu op het scherm volgen. In sommige gevallen is er meer kennis nodig van de applicatie en de technische omgeving. Raadpleeg eventueel uw systeembeheerder of leverancier bij onduidelijkheden. In sommige applicaties verschijnt nu een Bel en Ophang- knop verschijnen aan de rechterkant van het tekstvak. Bellen vanuit een zelfontwikkelde applicatie of database Raadpleeg uw systeembeheerder of leverancier om dit voor u in te stellen. Verkorte handleiding HIPIN Desktop Integratie.docx pagina 2 Roy Lammerink

3 3. Gespreksbeheer Het Telefoon scherm verschijnt als je belt of gebeld wordt. Je kunt nu op verschillende manieren acties ondernemen op een actief gesprek. Doorverbinden Om een gesprek door te verbinden klik je op Ruggespraak of Doorverbinden. Je komt nu in een Ruggespraak of Doorverbind scherm en je kunt het nummer intypen naar wie je het gesprek wilt doorschakelen. Als je voor Doorverbinden hebt gekozen, wordt het gesprek direct doorgezet. Als je voor Ruggespraak hebt gekozen wordt het originele gesprek in de wacht gezet in afwachting van de doorschakeling. Je kunt ook een inkomende oproep Doorverbinden naar een andere extensie zonder op te nemen. Dit gaat op een soortgelijke wijze als Doorverbinden. Wachtstand Om een gesprek in de wachtstand te zetten klik je eenvoudig op Wachtstand. De beller zal nu de wachtstand muziek horen, indien deze is geactiveerd. 4. Beschikbaarheid van collega s Kies in het HIPIN menu voor Beschikbaarheid. Je ziet hier in één overzicht of een gebruiker In gesprek of Beschikbaar is. Tevens zie je het bijbehorende interne telefoonnummer of externe doorkiesnummer. Bovendien zie je of de gebruiker Niet storen heeft aangezet of een Doorschakeling heeft gemaakt. Maar ook zie je van Call Center medewerkers of ze Ingelogd of Uitgelogd zijn. Door simpel weg te klikken op de naam, start je een telefoongesprek. In de bovenste regel kun je ook eenvoudig zoeken op naam. 5. Adresboeken en contactpersonen Kies in het HIPIN menu voor Adresboek. Je kunt hier zoeken in het zoekscherm door een Naam, een Bedrijfsnaam of een Telefoonnummer in te voeren. Als je een contactpersoon hebt gevonden kun je dubbelklikken om deze te bellen. Ook kun je hier een Nieuw contact toevoegen die in je persoonlijke telefoonboek wordt bewaard. Dit is tevens mogelijk terwijl je aan het bellen bent, of achteraf vanuit de belgeschiedenis. 6. Belgeschiedenis Kies in het HIPIN menu voor Belgeschiedenis. Je kunt deze lijst gebruiken om telefoonnummers terug te vinden van iemand die je recentelijk hebt gesproken. Je ziet zowel de inkomende, als uitgaande, als gemiste oproepen. Je kunt op het nummer en eventuele naam klikken om contact gegevens toe te voegen. Verkorte handleiding HIPIN Desktop Integratie.docx pagina 3 Roy Lammerink

4 7. Instellingen en configuratie Kies in het HIPIN menu voor Configuratie. Het instellingen-menu bevat verschillende opties waarmee je het gebruiksgemak van HIPIN kunt vergroten. Als je klikt op de optie Configuratie in het menu, kom je op een pagina met een aantal opties aan de linkerkant. Telefonie De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn reeds gevraagd tijdens de installatie van HIPIN. Interface Hier kun je eventueel een andere taal selecteren en aangeven of deze applicatie automatische moet opstarten. Tevens kun je sneltoetsen Bellen Hier kun je voor typen applicaties die HIPIN ondersteunt aanen uitzetten. Zoals eerder besproken kan dat op de volgende manieren : klembord bellen, bellen vanaf een website, bellen vanuit een applicatie en TAPI bellen ( elke applicatie welke Microsoft TAPI ondersteunt kan via HIPIN bellen ). Gebeurtenissen Je kunt zelf instellen in welke gevallen het Telefoon venster of het contact popup scherm verschijnt. Ook kun je instellen dat externe programma s worden geopend als u bijvoorbeeld gebeld wordt. Integratie Je kunt hier een integratie maken met een database, zodat in de database wordt gezocht naar het nummer waardoor je gebeld bent, zodat er een naam aan gekoppeld kan worden. Tevens wordt de database handmatig doorzoekbaar vanuit het Adresboek scherm. Contacten die worden gevonden in de database kunnen worden weergegeven als pop-up. Voor applicaties zoals Outlook zal HIPN de instellingen zoeken en gebruiken waarmee de integratie zal werken. Je hoeft geen actie meer te ondernemen. Voor de meer geavanceerde databases zal je HIPIN moeten helpen om de instellingen te vinden door de gevraagde gegevens in te vullen, zoals je wachtwoord. Verkorte handleiding HIPIN Desktop Integratie.docx pagina 4 Roy Lammerink

5 8. Bel instellingen Kies in het HIPIN menu voor Functies en kies dan in het submenu voor Bel instellingen. Je kunt hier je Bel instellingen configureren, zoals Niet Storen, Altijd Doorschakelen, vertraagd Doorschakelen, Kantoor op Afstand, maar ook Anywhere. Bij het tabblad Doorschakelen kun je kiezen uit: Altijd Doorschakelen Doorschakelen bij bezet Vertraagd doorschakelen Doorschakelen bij onbereikbaar Bij het tabblad Kantoor op afstand, dan zal bijvoorbeeld je telefoon thuis, je mobiel of je toestel op je hotelkamer functioneren als je toestel op kantoor. Uitgaande gesprekken worden opgezet via deze HIPIN applicatie en je wordt vervolgens op het nummer dat je hier ingeeft gebeld en vervolgens wordt het gesprek via de telefooncentrale opgezet naar degene die je wilt bellen. Bij het tabblad Niet storen / Nummerweergave blokkeren, kun je zoals de naam het al zegt de Niet storen functie activeren en/of je Nummerweergave blokkeren. Bij het tabblad Anywhere ( mits deze licentie actief is ) kan bijvoorbeeld je één of meerdere nummers opgeven waar je bereikbaar wilt zijn. Als je hier je eigen mobiele nummer instelt, dan zal de telefooncentrale jou mobiele nummer bellen. In combinatie met de HIPPER app, kun je zelfs je mobiele telefoon verder integreren. Functies zoals doorverbinden en intern bellen komen dan beschikbaar. Vraag uw systeembeheerder naar de mogelijkheden. Support 24Connect Voor meer handleidingen kunt je onze kennisbank raadplegen op: Heb je een technische vraag of storing, dan staat onze supportdesk je graag te woord. 24Connect is van maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 17:30 uur telefonisch bereikbaar op Ook kun je een sturen naar support@24-connect.nl en behandelen we jou vraag zo spoedig mogelijk. Verkorte handleiding HIPIN Desktop Integratie.docx pagina 5 Roy Lammerink