Tritel Unity Receptionist Handleiding

Transcriptie

1 Tritel Unity Receptionist Handleiding

2 Inhoud 1. Opstarten De Lay-out Gesprekken Doorverbinden Opzetten conferentie gesprek Beëindigen Meerdere gesprekken besturen Gesprek in de wacht en link naar gebruiker Notitie toevoegen aan gesprek Status Tab Contacten Contacten Status Gesprek overnemen Opties voor een gebruiker die bezet is Opties voor een gebruiker die beschikbaar is Mijn status Versiebeheer Versie Datum Initialen B.G

3 1. Opstarten De eerste keer dat u Unity opgestart, zal er gevraagd worden naar de inloggegevens. Hier kunt u de inloggegevens invoeren die uw contactpersoon heeft ontvangen. Beschikt u niet over deze gegevens? Neem dan contact op met de supportafdeling van Tritel via , optie 2. Wijzig het serveradres naar ws.tritel.nl. Druk op de groene knop om de instellingen te bevestigen. Unity zal hierna herstarten met de nieuwe instellingen. 2

4 2. De Lay-out Unity is verdeeld in drie gedeeltes; gespreksknoppen, actief beloverzicht en de contactenlijst. De belgeschiedenis en voic s staan bij de contactenlijst. Het actieve beloverzicht toont alle gesprekken voor de aangemelde gebruiker. Deze gesprekken kunt u besturen met de gespreksknoppen. De knoppen veranderen wanneer u een gesprek aanneemt. Wanneer u Unity opstart zal deze automatisch tot 50 gebruikers tonen. De status geeft aan of deze persoon aanwezig is zodat u weet of u een inkomend gesprek kunt doorverbinden. 3

5 3. Gesprekken Icoon Functie Omschrijving Bellen Klik op het icoon en voer het nummer in dat u wilt bellen. Gebruik de rechter muisknop om een eerder gemaakt gesprek opnieuw te bellen. Hierbij heeft u de keuze uit de tien laatst gebelde nummers. Beantwoorden Beantwoord een inkomend gesprek. Vrijgeven In de wacht Terugpakken Voic Doorverbinden Conferentie Recording Deze knop wordt zichtbaar wanneer er een gesprek gaande is. Klik hierop om een gesprek te beëindigen. Indien er meerdere gesprekken actief zijn, klik eerst op het gesprek wat u wil beëindigen en daarna op de knop vrijgeven. Deze knop zet een actief gesprek in de wacht. Indien er meerdere gesprekken actief zijn, klikt u eerst op het gesprek dat u in de wacht wilt zetten. Deze knop wordt zichtbaar wanneer er een actief gesprek in de wacht staat. U gebruikt deze knop om verder te gaan met het gesprek. Klik op de voic knop om een gesprek gelijk door te zetten naar uw voic . Klik op deze knop om een actief gesprek door te verbinden naar een ander nummer. Sleep een gesprek over een contact in uw contactenlijst om een actief gesprek door te verbinden zonder een nummer in te hoeven voeren. Selecteer twee of meer actieve gesprekken en klik daarna op de conference knop om een drie gesprek op te zetten met de actieve bellers. Klik op recording om het gesprek op te nemen of om deze opname te pauzeren. 4

6 3.1 Doorverbinden Er zijn verschillende manieren om een gesprek door te verbinden: Warm doorverbinden extern Beantwoord een inkomende gesprek. Begin een tweede gesprek met het gewenste nummer of collega. Na het opzetten van een tweede gesprek kiest u voor doorverbinden. Warm doorverbindinen intern Beantwoord een inkomend gesprek, zoek de gebruiker waarna u wil doorverbinden, druk op uw rechter muisknop op de gebruiker en selecteer doorverbinden met ruggespraak. Dit zet de oorspronkelijke beller in de wacht waarna je na de aankondiging bij jouw collega de transfer doorverbindknop kan gebruiken om het gesprek door te verbinden. Koud doorverbinden extern Klik op de knop doorverinden en voer het nummer in waarheen je wil doorverbinden. Hiermee zal het gesprek direct zonder aankondiging doorverbonden worden. Koud doorverbinden intern Zoek de collega waarheen u wilt doorverbinden. Sleep het actieve gesprek naar de collega. Hiermee zal het gesprek direct zonder aankondiging doorverbonden worden. Het is ook mogelijk om door te verbinden naar een mobiele telefoon of voic . Dit doet u door met uw rechtermuisknop op de betreffende collega te klikken, en te kiezen voor de optie doorverbinden naar mobiel of voic Opzetten conferentie gesprek Begin het eerste gesprek Start het tweede gesprek op Klik op de conferentieknop om een conferentie op te starten met beide bellers. Om meer mensen toe te voegen, dan begint u een extra gesprek en selecteert u nogmaals de conferentieknop om deze mensen samen te voegen. 5

7 3.3 Beëindigen U wilt een conferentiegesprek beëindigen, maar u wilt doorgaan met één enkele beller. Selecteer de beller waarmee u het gesprek wil beëindigen en gebruik de knop vrijgeven. Om een conferentie gesprek te beëindigen en beide partijen te beëindigen, hang de telefoon op of selecteer beiden partijen en gebruik de knop vrijgeven. Om een conferentiegesprek te beëindigen maar de overige partijen in gesprek te laten, gebruikt u de doorverbindknop om de partijen met elkaar te verbinden. 3.4 Meerdere gesprekken besturen Om een specifiek gesprek te besturen selecteer het in de actieve gesprekken tab. Indien er maar een gesprek actief is zal deze automatisch geselecteerd worden. Hierna kunt u de gespreksknoppen gebruiken om verschillende acties te doen. 3.5 Gesprek in de wacht en link naar gebruiker U kunt een gesprek doorverbinden naar een collega die op dat moment nog in gesprek is. Dit doet u door met de rechter muisknop op de betreffende gebruiker te drukken. Kies vervolgens voor gesprek in de wacht en link naar gebruiker. U kunt zien dat het gesprek in de wacht staat. Bij opmerkingen wordt in het rood aangegeven voor wie deze persoon in de wacht staat. Wanneer deze collega weer beschikbaar is, zal dat hier in het groen komen te staan. U kunt nu het gesprek slepen naar uw collega of u kunt met uw rechter muisknop op overdracht doorverbinden naar extensie klikken. 6

8 U kunt de wachtduur en het gedrag van deze functie wijzigen door in de instellingen te gaan naar huidig gesprek. 3.6 Notitie toevoegen aan gesprek Tijdens een actief gesprek kunt u een opmerking toevoegen. Dit doet u door met uw rechter muisknop op het gesprek te klikken op notitie toevoegen aan gesprek. 7

9 . 4. Status Tab 4.1 Contacten Door op contacten te klikken krijgt u een overzicht tot maximaal 50 gebruikers te zien. Door met uw rechter muisknop op beheer gebruikers te klikken kunt u de lijst wijzigen naar de gewenste indeling. 8

10 4.2 Contacten Status Iedere afbeelding geeft aan wat de status op dat moment is van uw collega s. Het envelopje bij de afbeeldingen geeft aan dat de desbetreffende collega ook online is. Status Omschrijving Getoonde afbeelding Beschikbaar Deze gebruiker is momenteel beschikbaar Rinkelt Deze gebruiker heeft een inkomende oproep. In gesprek Niet beschikbaar Deze gebruiker is in gesprek. Deze gebruiker is niet beschikbaar. Hij of zij heeft een doorschakeling actief of heeft do no disturb (dnd) aanstaan. 4.3 Gesprek overnemen Deze optie biedt de mogelijkheid om een gesprek die overgaat bij een collega over te nemen. Druk met de rechter muisknop op de gebruiker die een rinkelend gesprek heeft en kies beantwoord gesprek. 9

11 4.4 Opties voor een gebruiker die bezet is. 4.5 Opties voor een gebruiker die beschikbaar is. 10

12 5. Mijn status U kunt uw status aapassen door op uw status te gaan staan en op uw rechter muisknop te klikken. U kunt uzelf op beschikbaar (wel of niet aanwezig op kantoor), bezig en niet beschikbaar te zetten. Daarnaast kunt u uzelf op do not disturb (dnd) zetten maar kunt u ook een doorschakeling activeren en configureren. 11