Go Connect Office + Agenda. Wat is Go Connect Office +? Taakbalkmenu Uitgaande/Inkomende oproepen/adresboeken Bereikbaarheid/Beschikbaarheid Berichten

Transcriptie

1 Go Connect Office + Agenda Wat is Go Connect Office +? Taakbalkmenu Uitgaande/Inkomende oproepen/adresboeken Bereikbaarheid/Beschikbaarheid Berichten

2 Wat is Go Connect Office +? Wat? Go Connect is een Unified Communications-tool. Waarom? Een gebruiksvriendelijke oplossing met als doel de communicatiekanalen zoals , chat, gsm en vaste telefoon in een bedrijf te integreren. Voor efficiëntere communicatie en meer productiviteit. Go Connect Office Plus biedt ook handige functies zoals Voorkeur aanbevolen apparaat (bureautelefoon, softphone, mobiele telefoon) Op reikbaarheid gebaseerde voorinstellingen Gecombineerd beschikbaarheidsscherm Dit met Outlook-, en Google Places-integratie. Een inkomende oproep wordt op die manier herkend via Outlook of Google Places. Uw gesprekspartner wordt herkend en u krijgt de identificatie op uw scherm. Andere functies van het pakket zijn o.a. Uw aanwezigheid/afwezigheid kenbaar maken aan uw collega s Historiek van uw gesprekken opvragen Chatfunctie Telefoonboek aanvullen, wijzigen

3 Waar kan ik Go Connect terugvinden?

4 Taakbalkmenu 1/3 Rechtermuisknop op het Go Connect-icoon om het taakbalkmenu te zien Quick dial box ( Voer Zoektekst of te bellen nummer in ): Typ een naam in en druk op Enter om direct te zoeken in het adresboek of typ hier een nummer in en druk op Enter om het nummer onmiddellijk te bellen. 2. Recente oproepen: Zie in één oogopslag onlangs gebelde nummers en klik erop om deze opnieuw te bellen. 3 Aanbevolen apparaat: Wanneer meerdere apparaten geregistreerd staan bij een gebruiker en aangesloten zijn op het telefoonsysteem, kan de gebruiker instellen welk het voorkeursapparaat uit deze lijst is. 4 Functies Uw eigen extensie doorverbinden naar een telefoonnummer. U kan uw extensie in niet Storen plaatsen, ze kunnen de mensen niet doorschakelen.

5 Taakbalkmenu 2/ Bereikbaarheid Handmatig de bereikbaarheid aanpassen. U kan de bereikbaarheid status laten afhangen van de beschikbaarheid status van de Agenda in Outlook. 6. Telefoon Hiermee open je het telefoonvenster. 7. Beschikbaarheid Om het beschikbaarheidsscherm te openen. 8. Berichten sturen Om een chat bericht te starten.

6 Taakbalkmenu 3/ Adresboek Om het adresboekvenster te openen. 10. Belgeschiedenis Om de belgeschiedenis te raadplegen en er rechtstreeks een oproep te starten. 11. Configuratie Daar kan u de integraties beheren en de configuratie van de Go Connect aanpassen. 12. Help Dan gaat u naar de online help pagina van de Go Connect. 13. Go Connect afsluiten Gebruik dit om de software mee af te sluiten.

7 Uitgaande oproepen 1/3 Er zijn verschillende manieren om met Go Connect een oproep tot stand te brengen 1) Quick dial box : Telefoonnummer invoeren bovenaan in taakbalkmenu + enter 2) Recente oproepen/belgeschiedenis: Rechtstreeks een reeds gesproken contact bellen door dubbelklik op het telefoonnummer in Belgeschiedenis of Recente oproepen 3) Selecteer het nummer in gelijk welk webpagina of document: CTRL + F1 of CTRL + C en op het tekstballon klikken.

8 Uitgaande oproepen 2/3 4) Via Adresboek Via de zoekfunctie van het adresboek in het taakbalkmenu, detecteert Connect de contacten om met een muisklik op telefoonnummer om oproep te starten

9 Uitgaande oproepen 3/3 Bij uitgaande gesprekken ziet u onderaan de popup. Als u dubbelt klikt op de popup verkrijgt u het telefoonvenster. Er kunnen verschillende acties gekozen worden. Wanneer u digits moet intypen bij een keuzemenu, gebruikt u hiervoor het digits-scherm

10 Inkomende oproepen Bij binnenkomende oproepen krijg je een pop-up scherm onderaan je scherm te zien. Klik op beantwoorden Of Dubbelklik erop om het Telefoonvenster van hieronder te krijgen. In het telefoonvenster krijg je volgende informatie: Contactgegevens: de naam en het telefoonnummer van de oproeper Acties: telefoonfuncties waarvan u gebruik kan maken tijdens een gesprek. Belinformatie: overige informatie over de actuele oproep.

11 Inkomende oproepen wachtstand U klikt op het icoontje in het pop-up venster. Of Dubbelklik op het pop-up venster om het Telefoonvenster van hieronder te krijgen. Wachtstand om een oproep in wacht te plaatsen (met wachtmuziek). Om de oproep uit wacht te halen gebruik je terugnemen

12 Inkomende oproepen - intern doorverbinden Bij doorverbinden en ruggespraak geef je in dit scherm het nummer in naar wie je wenst door te verbinden of met wie je de ruggespraak wenst. U kan vanuit dit scherm ook het beschikbaarheidsscherm oproepen en daarin op naam zoeken en doorverbinden. 1. Beantwoorden 2. Naar beschikbaarheid gaan. 3. Naam of nummer intypen. Hier klikken of Enter Of dubbelklik op de naam 4. Doorverbinden

13 Inkomende oproepen extern doorverbinden 1/2 Bij doorverbinden extern gaat u naar adresboek. Er bestaan verschillende manieren. Hierbij zijn er twee uitgelegd. Via het telefoonscherm : 1. Beantwoorden 2. Op het doorverbindicoon klikken, dan komt het telefoonscherm open. 3. Via de sliderknop ziet u het Taakbalkmenu 4. Klikken op Adresboek 5. Klikken op het telefoonnummer 6. Klikken op doorverbinden

14 Inkomende oproepen extern doorverbinden 2/2 Via quick dail box: 1. Beantwoorden 2. Met de echtermuisknop op het go connect icoon klikken 3. Naam intypen en enter 4. Klikken op het telefoonnummer 5. Klikken op doorverbinden

15 Beschikbaarheid-scherm Het Beschikbaarheid -scherm laat toe om op een eenvoudige manier zien of collega s beschikbaar zijn. Dit is toegankelijk via taakbalkmenu of via sliderknop in linkerbovenhoek van het telefoonscherm. In gesprek inkomende oproep In gesprek Uitgaande oproep In vergadering -> Bezet Werken op afstand Pauze Niet beschikbaar Niet aan het werk

16 Beschikbaarheid aanpassen 1/2 In het beschikbaarheids-scherm kan elke gebruiker onder zijn extensie + naam bijkomende vrije tekst toevoegen, zichtbaar voor alle gebruikers.

17 Beschikbaarheid aanpassen 2/2

18 Bereikbaarheid aanpassen-handmatig Elke gebruiker kan handmatig zijn bereikbaarheid aanpassen via Bereikbaarheid in het taakbalkmenu

19 Bereikbaarheid aanpassen- Automatisch met de Outlook agenda. 1/3 U kan de bereikbaarheid van Go Connect automatisch laten meegaan met u outlook agenda. Bij een afspraak kan u kiezen voor volgende weergaves van uw afspraak. De Go Connect neemt de volgende bereikbaarheidstatus over van de Outlook afspraakweergave. Outlook Vrij Elders werkend Voorlopig bezet Bezet Niet aanwezig Buiten werktijd Go Connect Beschikbaar Buiten het bedrijf werkend Vergadering Vergadering Niet aan het werk Buiten werktijd

20 Bereikbaarheid aanpassen- Automatisch met de Outlook agenda. 2/3 Dit kan u instellen bij Configuratie- Activiteiten: Aanvinken als u wenst de integratie met de Outlook agenda te gebruiken. Aanvinken als u het vergader onderwerp van u afspraak wenst kenbaar te maken aan uw collega s.

21 Bereikbaarheid aanpassen- Automatisch met de Outlook agenda. 3/3 U kan aan de verschillende bereikbaarheid statussen ook een actie toevoegen. Bv. bij verlof moet mijn extensie doorverbonden worden naar mijn collega. Deze instellingen kan u terugvinden bij Configuratie- bereikbaarheid.

22 Adresboek contact toevoegen Contacten toevoegen in het gedeeld adresboek kan dmv nieuw contact in het adresboek.

23 Belgeschiedenis Standaard laat het scherm Belgeschiedenis de vijftig meest recente oproepen zien. De komende vijftig kunnen worden geopend door op de rechterknop op de pagina in de rechterbenedenhoek van het venster te drukken. U kan filteren op u belgeschiedenis.

24 Berichten Om een chat bericht te starten selecteer je berichten in het taakbalkmenu of bericht versturen na rechtermuisknop op het gewenste contact in het beschikbaarheidsscherm 1 1. Conversatie: Alle eerdere conversaties worden hier in chronologische volgorde weergegeven. Selecteer een conversatie om deze opnieuw te openen. 2. Vak Aan: Namen / nummers van de ontvanger(s) van het bericht worden hier getypt of u kunt de knop aan het einde van het vak gebruiken om ze toe te voegen (zie Select Peer). Meerdere ontvangers moeten gescheiden worden met een puntkomma (;). 3. Rich text: Om opmaak toe te passen op de tekst (vet, cursief, onderlijnen ) 4. Tekstinvoer: Typ hier uw tekst en druk op Enter om het bericht te verzenden. Hyperlinks, getypt of geplakt, worden automatisch geformatteerd. 5. Selecteer Peer: Als u op de knop klikt (op het einde van het vak om ontvangers toe te voegen), zie je het Select Peer scherm 6. Type: Selecteer het type peer dat je wenst weer te geven (Alle Toestellen (alle extensies) alle apparaten (alle toestellen aangesloten op de telefooncentrale) gebruiker (alle GoConnect gebruikers). 7. Zoek-knop: Na het selecteren van een type of het ingeven van zoektekst klik je op deze knop om de lijst bij te werken. 8. Zoek tekst: Voer hier de tekst in om de zoekresultaten te verfijnen. Om een volledige lijst te laten zien, laat u dit veld leeg. 9. Peer resultaten: De gevonden contacten worden hier weergegeven. Selecteer contact en klik op OK; meerdere contacten kunnen tegelijkertijd worden toegevoegd door het ingedrukt houden van de Ctrl-toets, vervolgens op OK te klikken