Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum

Transcriptie

1 Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Team Communicatie: Janet Hartlief Carin Pier

2 Inleiding Het gemeentebestuur van Loppersum wil stappen zetten ter verbetering van het communicatiebeleid. In het coalitieakkoord van 2010 heeft het college aangeven communicatie met de burger belangrijk te vinden. Als speerpunten worden genoemd het versterken van het imago, het verbeteren van de toegankelijkheid van zowel bestuur als gemeente en als derde speerpunt wordt het vergroten van de aantrekkelijkheid van de gemeente genoemd. Om deze ambities waar te kunnen maken is een strategische visie op communicatie van de gemeente Loppersum nodig. Die wordt in dit plan geformuleerd en uitgewerkt aan de hand van de door de organisatie vastgestelde kernwaarden; open, betrouwbaar, ondernemend, groen en last but not least klantgerichtheid. Iedereen: raadsleden, college, management en medewerkers van de gemeente Loppersum kunnen hier leidraden en kaders aan ontlenen die de organisatiebrede (corporate) communicatie van de gemeente Loppersum de komende jaren effectiever en efficiënter kunnen laten verlopen. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 2

3 Samenvatting In dit plan wordt een strategische visie op de communicatie van de gemeente Loppersum gegeven. Als voor alle aspecten van communicatie dezelfde strategische, corporate uitgangspunten worden gehanteerd zal dat imagoverbeterend en versterkend werken en kan daarnaast de efficiency van de organisatie verhogen. Geïntegreerd communicatiebeleid Een strategische inzet op communicatie vergt een geïntegreerd communicatiebeleid: ook wel corporate communicatie genoemd. Het brengt lijn tussen alle vormen van in- en externe communicatie. Dit gebeurt door het gefundeerd stroomlijnen van de boodschap van de gemeente, maar ook door het bewaken van het gezicht van gemeente Loppersum middels de huisstijl. Corporate communicatie zorgt voor een eenduidige communicatie binnen de gemeentelijke organisatie en tussen de gemeentelijke organisatie en de buitenwereld. Communicatie is het verzenden en ontvangen van boodschappen; niet alleen door wat je zegt of schrijft, ook door wat je doet en hoe je dat doet. Communicatie is een strategisch beleidsinstrument dat de gemeente Loppersum inzet om haar organisatiedoelstellingen te bereiken. Dit geldt des te meer nu de gemeentelijke organisatie een professionaliseringslag wil maken. Ook het vraagstuk hoe om te gaan met de communicatie richting de burger rondom het saneringsplan in het kader van artikel 12-status van de gemeente komt hierbij aan de orde. Een belangrijk proces is het omschakelen van de zendergerichte communicatie naar doelgroepgerichte communicatie. Uitgangspunten De strategische uitgangspunten van het communicatiebeleid zijn de voorwaarden waar alle communicatiemiddelen en uitingen volgens het team Communicatie aan dienen te voldoen. Te weten; - openheid: niet alleen voor de burger, maar ook met de burger - toegankelijkheid: laagdrempeligheid, aanspreekbaarheid en begrijpelijke communicatie - corporate communicatie: een geïntegreerde aanpak - intern voor extern: werknemers zijn de ambassadeurs van de gemeente, door interne samenhang en loyaliteit. Communicatieve kernwaarden De kernwaarden vormen het kader waarbinnen de gemeentelijke communicatie zich afspeelt. Deze kernwaarden zijn in zekere zin de inhoud van communicatie. In alle afwegingen over hoe te communiceren in de verschillende situaties moeten deze waarden terugkomen. Ze vormen het communicatieve DNA van Loppersum. Ze zijn afgeleid uit de identiteit en ambities van de gemeente en sluiten daar naadloos bij aan. De communicatieve kernwaarden zijn: - Open (wijds landschap, bestuur is toegankelijk, communicatie is transparant) - Betrouwbaar (afspraak is afspraak) - Ondernemend (levendig, toekomstgericht, vele activiteiten o.a. op gebied van cultuur en sport) - Klantgericht (dienstverlenend, burger centraal, begrijpelijke communicatie) - Groen (recreatie, rust, ruimte) Vanuit deze kernwaarden zijn keuzes te maken voor juist het ene of het andere communicatiemiddel, het ene beeld boven het andere. Tevens geven ze antwoord op de vraag wanneer te communiceren of op de vraag of je moet communiceren. Daar liggen dan geen persoonlijke, esthetische of per keer wisselende argumenten aan ten grondslag, maar iedere keer dezelfde kernwaarden. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 3

4 Communicatiemiddelen Bij de kernwaarden van Loppersum past een communicatiestijl die getypeerd kan worden als persoonlijk en mensgericht. Grote massamediale communicatiecampagnes zijn niet nodig en niet passend bij de identiteit van de gemeente Loppersum. Maar niet alle communicatie kan persoonlijk zijn en dus hanteert de gemeente Loppersum ook andere vormen en middelen, zoals de gemeentelijke mededelingen in de Ommelander Courant. Interne communicatie Bij interne communicatie is het aandachtspunt de medewerkers structureel meer te betrekken bij de zaken die spelen. Veelal gaan we er vanuit dat door de kleinschaligheid van de organisatie de informatie al bekend is bij de medewerker. Door beleidsmatig om te gaan met interne communicatie en uitgaande van de strategische visie en kernwaarden kan het organisatiebeleid beter worden uitdragen en weten de medewerkers beter wat hun aandeel is in het grotere geheel. Uiteindelijk werkt dit door in het verbeteren van het imago van de gemeente Loppersum en zijn medewerkers de ambassadeurs van de organisatie. Externe communicatie Voor de externe communicatie ligt de focus op openheid en transparantie; dit impliceert een proactief mediabeleid. Door de perscontacten te stroomlijnen via Communicatie kan de gemeente zelf bijdragen aan het verbeteren van de berichtgeving in de pers. Uiteraard hebben we niet alles in de hand, maar dat wat we kunnen regisseren moeten we regisseren. Actiepunten Dit beleidsplan geeft in hoofdstuk vijf een uitwerking van een aantal actiepunten om te komen tot geïntegreerde communicatie. Deze actiepunten vloeien voort uit het coalitieakkoord (2010) waarin het college heeft aangeven communicatie met de burger belangrijk te vinden. Als speerpunten worden genoemd het versterken van het imago, het verbeteren van de toegankelijkheid van zowel bestuur als gemeente. Als derde speerpunt wordt het vergroten van de aantrekkelijkheid van de gemeente genoemd. In grote lijnen kunnen we stellen dat de focus meer komt te liggen op een proactief persbeleid, het zichtbaar maken van het bestuur, het vormgeven van interactief beleid en het belang van digitale dienstverlening en de interne communicatie van de organisatie. Deze notitie is enerzijds bedoeld om helder te maken wat de organisatie van het team Communicatie kan verwachten. En anderzijds is het een strategisch fundament van waaruit we het corporate communicatiebeleid van de gemeente Loppersum verder kunnen professionaliseren. Janet Hartlief Carin Pier Loppersum, 5 oktober 2010 Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 4

5 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Corporate Communicatie pag Corporate communicatie pag Communicatierollen pag De gemeente als handhaver van wetten en regels pag De gemeente als dienstverlener, leverancier van producten en diensten pag De gemeente als beleidsontwikkelaar pag De gemeente als geografische eenheid pag De gemeente als organisatie pag Participatie pag Participatieladder pag. 7 Hoofdstuk 2 De omgevingsfactoren voor communicatie pag Maatschappelijke ontwikkelingen pag Digitalisering pag Bureaucratisering pag Mondige burger pag Vertrouwen inde overheid pag. 9 Hoofdstuk 3 Bouwstenen voor visie op communicatie pag Kernwaarden pag Identiteit pag Coalitieakkoord pag Huisstijl pag Communicatiedoelgroepen pag Interne doelgroepen pag Externe doelgroepen pag Communicatiemiddelen pag Middelenmatrix pag. 15 Hoofdstuk 4 Strategische visie op Communicatie pag Uitgangspunten pag Speerpunten pag Imago pag Inwoners zo veel mogelijk betrekken pag Voorlichting pag Digitale dienstverlening pag Interne communicatie pag. 19 Hoofdstuk 5 Acties pag Imago pag Digitale dienstverlening pag Burgerparticipatie pag Voorlichting pag Consequenties interne organisatie pag. 26 Hoofdstuk 6 De organisatie van de communicatie pag Taken team Communicatie pag Adviserend en uitvoerend pag Verantwoordelijkheden pag Formatie en budget pag. 30 Hoofdstuk 7 Communicatie over communicatie pag. 31 Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 5

6 Hoofdstuk 1 Corporatie communicatie 1.1 Corporate communicatie Corporate communicatie beoogt een eenduidig beeld te scheppen over de gemeentelijke organisatie naar de binnen- en buitenwereld zodat de organisatie op de lange termijn goed kan functioneren. Corporate communicatie wordt ook wel geïntegreerde communicatie genoemd. Het is namelijk het overkoepelende communicatiebeleid dat kaders schept voor alle vormen van communicatie binnen een organisatie. Het legt de verbinding tussen in- en externe communicatie van een organisatie. Een eenduidig beeld scheppen kan alleen maar als je weet wie je bent (=corporate identity) en als je weet hoe je gezien (wilt) word(t)(en) (=corporate imago). Bij corporate communicatiebeleid probeer je afstemming of balans te krijgen tussen de coporate identity en het corporate imago. Of anders gezegd: bij corporate communicatiebeleid probeer je de kernboodschappen van de organisatie in een eenduidige vorm (bijv. door de huisstijl) naar buiten te brengen. Het vormgeven van corporate communicatiebeleid is een complex proces waar je een lange adem voor moet hebben. Dit beleidsdocument is dan ook voor de komende jaren de basis van waaruit we gaan werken. Communicatie is een strategisch beleidsinstrument dat de gemeente Loppersum inzet om haar organisatiedoelstellingen te realiseren. Communicatie moet daarom integraal onderdeel van elk beleidsplan zijn en een verantwoordelijkheid van iedere medewerker (communicatief bewustzijn). Communicatie is geen exclusief domein van het team Communicatie. Enkele onderdelen van algemene communicatie, de zogenoemde corporate communicatie (- middelen), zoals perscontacten, inkoop van communicatiemiddelen, of de doorontwikkeling en handhaving van de huisstijl, zijn wel het domein van het team Communicatie. Het is verder de verantwoordelijkheid van het team Communicatie om door middel van adviezen richting te geven aan de communicatie van de gemeente Loppersum. Hoe wil de gemeente met elke doelgroep communiceren? Wat is de boodschap die ze wil uitdragen? 1.2 Communicatierollen Communicatie is het constant onderhouden van relaties met burgers, bedrijven en instellingen. Hierbij is het consequent uitdragen van de identiteit van de organisatie van belang, zodat bij de buitenwereld een eenduidig beeld van de gemeente ontstaat. Communicatie is begrip vragen voor keuzes die we maken. Communicatie is uitleg geven over wet- en regelgeving. De gemeente communiceert vanuit verschillende rollen. De rol van waaruit de gemeente handelt, bepaalt voor een groot deel welk middel van communicatie zij inzet De gemeente als handhaver van wetten en regels Gemeenten hebben de plicht om wetten en regels die zijn ingesteld door de overheid en haar zelf te controleren op naleving. De gemeente communiceert (vooraf) met haar doelgroepen over wetten en regels en zorgt dat deze worden gehandhaafd (communicatie achteraf). De communicatie is veelal eenrichtingverkeer; het gaat hier vooral om het geven van informatie. Communicatiemiddelen: folder/brochure, gemeentelijke advertentie, (informatie)bijeenkomst, etc De gemeente als dienstverlener, leverancier van producten en diensten Gemeenten verkopen producten (paspoorten e.d.) en verlenen diensten (aangiften van geboorten, voltrekken van huwelijken enz.). Communicatie richt zich op welke producten en diensten een gemeente levert en tegen welke voorwaarden (informeren). De communicatie is veelal eenrichtingverkeer; de burger wordt geïnformeerd door de gemeente. Communicatiemiddelen: KlantContactCentrum, gemeentelijke website, folder/brochure, gemeentelijke advertentie, bewonersbrief, producten en dienstencatalogus, etc. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 6

7 De gemeente als beleidsontwikkelaar Het ontwikkelen en uitvoeren van beleid is één van de kerntaken van een gemeente. Draagvlak bij externe doelgroepen is van essentieel belang bij het realiseren van beleid. Communicatie gaat dan ook met name over het begeleiden van het proces om tot draagvlak te komen. De communicatie is veelal tweerichtingsverkeer; de dialoog wordt bewust opgezocht, maar ook is de communicatie deels beïnvloedend. Communicatiemiddelen: inspraakavond, informatieavond, excursie, enquête etc De gemeente als geografische eenheid Gemeenten hebben niet alleen een belangrijke (afhankelijkheids-)relatie met inwoners en bedrijven, maar ook met bezoekers (toeristen en forensen), andere overheden (buurgemeenten, provincie, rijksoverheid, waterschappen). Een goed imago van de gemeente levert een positieve bijdrage aan de relatie met al deze doelgroepen. Corporate communicatie levert op haar beurt een bijdrage aan haar (gewenste) imago. Ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid. De communicatie is veelal overredend van aard. Communicatiemiddelen: advertenties, nieuwsbrieven VVV, etc De gemeente als organisatie Het imago (het beeld dat het publiek heeft) van een organisatie is dat wat een organisatie uitstraalt of wil uitstralen (identiteit of gewenste identiteit). Een organisatie moet zich heel goed bewust zijn wie zij is en wil zijn en dit consequent en continu uitdragen door planmatig te communiceren. Communicatiemiddelen: gemeentelijke advertentie, gemeentelijke website, toespraken door leden van het college, netwerken, collegebezoeken aan de dorpen, etc. 1.3 Participatie Interactief beleid houdt in dat burgers en anderen al in een vroeg stadium bij de beleidsvorming betrokken worden om mee te denken en te praten over problemen en mee te werken aan mogelijke oplossingen en de uitvoering daarvan. Door de burger te betrekken bij zaken die hen aangaan krijgen ze meer binding met de gemeente en vertrouwen in de gemeente. Communicatie is een belangrijk ondersteunend middel voor het participatieproces. Communicatie kan helpen bij het bereiken van begrip, acceptatie en mogelijk draagvlak voor plannen Participatieladder Er zijn verschillende vormen van participatie te onderscheiden, waarin de mate van participatie en dus de rol van burgers verschilt. Er zijn verschillende redenen voor burgerparticipatie en de bijbehorende vormen of gradaties kunnen in een soort continuüm worden gezet zodat er een zogenaamde participatieladder ontstaat. Hoe hoger op de ladder, hoe meer de burger betrokken wordt bij het besluitvormingsproces (Edelenbos, 2006). De volgende rollen kunnen burgers toebedeeld krijgen: Informeren, Raadplegen, Adviseren, Coproduceren en Meebeslissen. Voor de communicatie met de burger is het belangrijk dat per onderwerp vooraf bekeken moet worden waar de burger op de participatieladder staat om hier vervolgens de communicatie op af te stemmen. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 7

8 Hoofdstuk 2 Omgevingsfactoren voor het communicatiebeleid Het communicatiebeleid van de gemeente Loppersum staat niet op zichzelf, maar heeft te maken met een aantal omgevingsfactoren zoals maatschappelijke ontwikkelingen, die van invloed zijn op de communicatie. Ingegaan wordt op digitalisering, bureaucratisering, de mondige burger,de vergrijzing en het vertrouwen in de overheid. Allemaal zaken waar we als gemeente Loppersum geen directe invloed op hebben, maar waar we dagelijks mee van doen hebben. 2.1 Maatschappelijke ontwikkelingen De maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op het communicatiebeleid zijn de steeds verdergaande digitalisering, de bureaucratisering, de mondige burger, het vertrouwen in de overheid en de vergrijzing Digitalisering De opkomst van internet is enorm snel gegaan en ontwikkelt zich nog steeds in een hoog tempo. De ontwikkelingen van digitale dienstverlening hebben grote gevolgen voor de manier waarop de gemeente haar communicatie inricht. Gevolgen voor communicatie: - Actief gebruik maken en up to date houden van technische mogelijkheden is noodzakelijk. - Internet is vooral een haalmiddel. Sommige informatie moet een organisatie blijven brengen! - Houd rekening met doelgroepen die niet of in mindere mate over digitale communicatiemiddelen beschikken. Daarom is het belang van andere corporate communicatiemiddelen zo belangrijk, bijvoorbeeld de gemeentelijke advertentie Bureaucratisering Ondanks verwoede pogingen van de overheid tot deregulering lijkt het aantal regels nog niet drastisch af te nemen. Dit ondersteunt het slechte imago dat de buitenwereld heeft van een gemeente als logge organisatie. Communicatie kan helpen duidelijkheid te scheppen in de wirwar van regelgeving. Gevolgen voor communicatie: - De bureaucratisering dwingt de gemeentelijke organisatie nog meer aandacht aan voorlichting te geven over wijzigingen in regelgeving. Dit vereist communicatiemiddelen waarmee je snel en flexibel kunt communiceren, zoals internet, folders en de gemeentelijke advertentie Mondige burger of inwoner De burger wordt steeds mondiger en is op veel terreinen deskundig. Het kennismonopolie van de overheid verdwijnt, de overheid wordt steeds meer procesbegeleider. De burger heeft overal zelf keuzes in en wil die ook graag hebben. Een ander aandachtspunt is dat de Nederlandse bevolking vergrijst (met als bijkomend gevolg krimp). Gevolgen voor communicatie: - Burgers willen steeds meer meepraten en meebeslissen over het beleid dat de gemeente ontwikkelt, met name over zaken die hen direct raken. Dit betekent dat interactief beleid steeds meer vorm moet krijgen. - Door de vergrijzing is het wenselijk ook traditionele communicatie middelen, naar de digitale dienstverlening, in stand te houden. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 8

9 Vertrouwen in de overheid De Nederlandse bevolking is steeds minder tevreden over de overheid. Uit diverse onderzoeken op rijksniveau blijkt dat verschillende elementen hieraan bijdragen. Onder andere het cynisme van de media richting overheid leidt ertoe dat een negatief beeld van de overheid ontstaat. Maar ook het nemen van impopulaire maatregelen (bezuinigingen) leidt tot minder vertrouwen in de overheid bij de burger. Gevolgen voor communicatie: - Het staat buiten kijf dat gemeenten hun werk goed (moeten) doen. En ook al doen we 99% van het werk goed, dan is de 1% die we niet goed doen direct aanleiding tot negatief nieuws. Dit betekent dat in communicatie moet worden benadrukt wat goed gaat: Be good and tell it! - Goed relatiebeheer met alle doelgroepen op alle niveaus (politiek en ambtelijk) is van essentieel belang. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 9

10 Hoofdstuk 3 Bouwstenen voor visie op communicatie Om een visie op en uitgangspunten voor communicatie te ontwikkelen is het zaak te kijken naar strategische uitgangspunten van de organisatie. Communicatie is als zodanig dienstbaar aan het realiseren van intenties, ambities en beleidskeuzes die de organisatie heeft. Van het formuleren van dergelijke uitgangspunten kan overigens wel een richtinggevende werking uitgaan. In feite gaat het om het operationaliseren van de kernwaarden van de organisatie via communicatie. 3.1 Kernwaarden Kernwaarden zijn de waarden en normen van onze organisatie. Kernwaarden vormen de identiteit van een organisatie. Ze vormen het hart, geven betekenis aan en zijn een leidraad voor het dagelijks handelen en hebben dus hun weerslag in alle uitingen van de gemeente. In de gemeente Loppersum zijn de volgende kernwaarden geformuleerd Open, Betrouwbaar, Ondernemend, Klantgericht, Groen. Kernwaarde Betekenis Vertaalslag gemeente Open Wijds landschap Open en eerlijke communicatie De medewerkers en het bestuur van de gemeente Loppersum zijn betrokken bij hun werk en de burgers in onze gemeente. Ze zijn Bestuur is integer en aanspreekbaar. Ze werken toegankelijk transparant en zijn toegankelijk en bereikbaar. Het is een houdingsaspect, niet alleen de naleving van de Wet openbaarheid van bestuur. Betrouwbaar Afspraak is afspraak De medewerkers en het bestuur van de gemeente Loppersum zijn betrouwbaar en integer. Zij doen geen beloftes die we niet waar kunnen maken. Het basisprincipe afspraak is afspraak is leidend. Ondernemend Levendige gemeente Vele activiteiten op het gebied van sport, cultuur en natuur Toekomstgericht m.b.t. bouw- en ontwikkelprojecten Klantgericht Dienstverlenend Burger centraal Begrijpelijke communicatie Afspraak is afspraak Groen Recreatie Ruimte Rust Gezondheid De medewerkers en het bestuur van de gemeente Loppersum ontwikkelen ideeën en projecten samen met inwoners en bedrijven. Ze hebben een hands-on mentaliteit (aanpakken). Met een hoog dienstverlenend niveau leveren ze een daadkrachtige bijdrage aan een goede leefomgeving. De medewerkers zijn zich bewust van het dienstverlenende karakter en stelt de burger centraal zodat de burger weet waar hij aan toe is. De communicatie uitingen zijn in begrijpelijke taal geschreven. Loppersum is een groene gemeente en vindt het toerisme belangrijk. En draagt dit zoveel mogelijk uit. Be good and tell it! Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 10

11 3.2 Identiteit De communicatieve uitgangspunten moeten uit een oogpunt van geloofwaardigheid en draagvlak in lijn zijn met de identiteit van de gemeente. Globaal bestaat het volgende beeld: de gemeente Loppersum is het groene hart van de provincie Groningen. Een relatief kleine plattelandsgemeente met 17 dorpskernen, inwoners en op een grondgebied van hectare. Je zou de identiteit als volgt kunnen omschrijven; de gemeente Loppersum is een zelfbewuste groene ondernemende gemeente die open en betrouwbaar is. De kernwaarden van onze organisatie komen hierin uiteraard terug. Saneringsplan De gemeente heeft een artikel 12-status. Dit houdt in dat de gemeente van de rijksoverheid extra geld krijgt, maar daar tegenover staat financieel toezicht van het Rijk. De artikel 12-status heeft gevolgen voor het imago van de gemeente Loppersum. Alhoewel het vervelend is om slechte boodschappen te moeten vertellen, is het een kans om Loppersum op de kaart te zetten. Het saneringsplan moet gezien worden als een kans! De communicatie met de burger over dit plan dient extra aandacht te krijgen. Als we in staat zijn slecht nieuws transparant en open te communiceren kan dat bijdragen aan begrip bij de inwoners en aan een positiever imago. Samenwerking Eemsdelta De gemeente Loppersum maakt onderdeel uit van de Samenwerking Eemsdelta. In 2009 hebben de gemeenten Delfzijl, Eemsmond, Appingedam en Loppersum het bestuursakkoord getekend. Daarin spreken ze zich uit voor gemeentelijke samenwerking. Deze samenwerking is belangrijk voor de identiteit van de gemeente Loppersum. Kwaliteitshandvest Tezamen met dit strategisch communicatieplan wordt het kwaliteitshandvest van de gemeente Loppersum aan de raad gepresenteerd. Dit heeft alles te maken met het versterkende karakter van beide documenten. De gemeente Loppersum heeft een goede dienstverlening hoog in het vaandel staan en heeft dit verwoord in het kwaliteitshandvest. Hierin worden de servicenormen beschreven. Transparantie over de dienstverlening is van belang voor zowel onze doelgroepen als voor de medewerkers intern. Voor de burger is het belangrijk wat hij van ons kan en mag verwachten, maar het dwingt ons ook intern oog te hebben (en te houden) voor de dienstverlening. De kernwaarden open, betrouwbaar en klantgericht staan in dit kwaliteitshandvest centraal. Zaakgericht werken De organisatie heeft gekozen voor de implementatie van Zaakgericht werken en reeds nu is hiervoor een projectgroep van start gegaan. Het team communicatie ziet hierin een enorme kans voor de interne organisatie; hiermee moet voor de medewerkers de gevoelsmatige link gemaakt worden naar een verbinding met de organisatie, waardoor dit een imagoversterkende factor voor de organisatie zal zijn. In principe wordt met deze manier van werken gekozen voor het digitaal ontsluitbaar maken van alle ambtelijke informatie van en voor alle medewerkers van de organisatie. Dus niet meer iedere werknemer zijn eigen deel op de harde schijf, met zijn eigen documenten, per afdeling, die hij pas zou kunnen/willen delen op het moment dat iemand er om vraagt. Nee, juist alle informatie op een digitaal, voor iedereen die op enige manier iets bij zou kunnen dragen aan deze informatie, toegankelijk medium en het ontsluitbaar maken van alle beleidsstukken via een centraal punt. Eén van de functies voor de interne organisatie is het z. g. Kennisdelen ; door alles ontsluitbaar te maken via één datasysteem kan een ieder zijn kennis toevoegen en daarmee anderen wellicht op een hoger level brengen door deze ook te inspireren mee te denken over de materie. En uiteraard wordt ook deze kennisdeler op zijn beurt gevoed door anderen die hun kennis delen en meedenken over zijn issues. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 11

12 3.3 Coalitieakkoord In het coalitieakkoord (Met keuzes -in overleg- meer kansen) heeft het college een aantal speerpunten beschreven. In dit strategisch communicatieplan worden onderstaande drie speerpunten nader uitgewerkt omdat communicatie hier een belangrijk onderdeel van is. - Versterken imago - Bereikbaarheid gemeente verbeteren - Aantrekkelijkheid gemeente vergroten 3.4 Huisstijl De kernwaarden zijn doorgevoerd in de huisstijl van de gemeente Loppersum. De huisstijl is belangrijk voor een eenduidige uitstraling naar buiten toe. De burger moet vertrouwen hebben in de afzender van de boodschap. Het huisstijl handboek geeft handvatten voor de uitingen van de gemeente Loppersum. Het team Communicatie is bewaker van de huisstijl. Dit betekent dat geen uitingen ontwikkeld worden zonder dat Communicatie betrokken is en haar fiat heeft gegeven. Het wapen staat voor eenheid en professionaliteit. De uitgangspunten landschap, recreatie, milieu en de blauwe lucht komen tot uitdrukking in de sprekende kleuren binnen de huisstijl. De witruimte creëert reinheid, rust en openheid en staat voor een fraai en schoon milieu. De blauwe kleur staat voor de blauwe lucht boven de gemeente. De groene kleur staat voor de natuur, het gras, de bomen en de agrarische bedrijvigheid en de gele kleur staat voor de recreatieve mogelijkheden 3.5 Communicatiedoelgroepen De gemeente Loppersum heeft vele en zeer diverse doelgroepen. Uit het oogpunt van effectieve communicatie is het zaak hier bewust van te zijn en te gaan voor maatwerk (doelgroepgerichte benadering). Door eerst de doelgroepen helder te hebben, kunnen de communicatiemiddelen worden bepaald. Door het gericht zenden van de boodschap, is de kans op resultaat vele malen groter. Onderstaand worden de communicatiedoelgroepen beschreven. De interne doelgroepen worden eerst genoemd vanuit de gedachte dat goede externe communicatie vanuit een goed geïnformeerde interne doelgroep plaatsvindt Interne doelgroepen - Gemeenteraad - College van B&W - Medewerkers - Managementteam Gemeenteraad De gemeenteraad is het hoogste orgaan en dus een belangrijke interne doelgroepen binnen de gemeentelijke organisatie. De communicatie van de gemeenteraad en het college/ ambtelijk apparaat gebeurt als gevolg van het dualisme meer en meer los van elkaar. De griffier ondersteunt de raad en draagt zorg voor de communicatie naar de raad. Het team Communicatie is zijdelings betrokken. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 12

13 College van B&W Burgemeester en wethouders hebben als dagelijks bestuur van de gemeente een grote communicatieplicht, maar zijn zelf ook doelgroep van communicatie in die zin dat zij moeten weten welke zaken er in de gemeentelijke organisatie spelen. Dit vergroot de betrokkenheid. In de praktijk lopen de lijnen van en naar het team Communicatie direct via het college of via de gemeentesecretaris. Medewerkers De kernwaarden van de gemeentelijke organisatie als geheel moeten bekend zijn bij de medewerkers. Verder is het belangrijk dat ze zich bewust zijn van de communicatieve uitwerking daarvan. Werknemers moeten niet alleen gedreven zijn hun werk zo integer, flexibel, ondernemen, gedreven en klantgericht mogelijk te verrichten, ze moeten zich ook bewust zijn van hun verantwoordelijkheid voor de gemeentelijke communicatie: hun (communicatieve) gedrag bepaalt in belangrijke mate de waardering van de lokale overheid. Een technocratische brief of kastje naar de muur telefoongesprek doet meer kwaad dan vele advertenties goed kunnen maken. Ook aan het communiceren van successen kunnen zij in belangrijke mate bijdragen. De medewerkers moeten ook weten hoe de interne communicatiestromen lopen en hoe ze daar toegang toe kunnen krijgen. Managementteam Het managementteam is een belangrijke bron van communicatie voor de gemeentelijke organisatie en de leden hebben ook belang bij goede signalen vanuit de in- en externe omgeving. Daarbij zal de nadruk vooral op de interne communicatie liggen en het sturen van de organisatie qua beleid en doelstellingen Externe doelgroepen - Inwoners van de gemeente Loppersum - Ondernemers - Media - Overige Inwoners van de gemeente Loppersum Communicatie met inwoners vindt regelmatig, zo niet dagelijks, plaats. Aan de receptie/balie van het gemeentehuis, via brieven, op straat tijdens de veegacties, via internet, tijdens overleggen en vergaderingen en via de pers. Een groot deel van deze communicatie is persoonlijk en daarom moeilijk te regisseren. Daar waar regisseren wel kan, vindt doelgroepsegmentatie plaats en wordt de boodschap zoveel mogelijk op de doelgroep afgestemd. Ondernemers Een goed klimaat voor ondernemers is van belang voor de gemeente Loppersum. Ook zij moeten zich thuis voelen in Loppersum en zich betrokken voelen bij de gemeente. Bovendien moeten ze op de hoogte zijn van de spelregels die gelden en weten waar ze terecht kunnen met vragen en opmerkingen. Open lijnen met ondernemersorganisaties zijn belangrijk. Communicatie adviseert, de bedrijvencontactpersoon is verantwoordelijk voor die contacten met de ondernemers. Media De media zijn te verdelen in drie categorieën: - lokaal: de Ommelander courant, Buurcontact, Eemsbode, Eemslander - regionaal: Dagblad van het Noorden, RTVNoord - landelijk: zoals Hart van Nederland, NOS Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 13

14 De media vervullen de rol van intermediair om de doelgroepen van de gemeente Loppersum te bereiken. Communicatie met de media vindt vrijwel dagelijks plaats. Zowel actief als reactief. Via door het versturen van persberichten en beantwoorden van persvragen, telefonisch of persoonlijk via interviews. Afhankelijk van de complexiteit van een onderwerp wordt soms een persconferentie georganiseerd. Dit wordt uitsluitend gedaan, als zo n bijeenkomst iets toevoegt aan een persbericht. Ook voor de mediacontacten geldt dat de informatie open, transparant, tijdig en snel moet zijn. En dat zowel goed als slecht nieuws moet worden gecommuniceerd. De perscontacten lopen altijd via het team Communicatie. Medewerkers hebben geen contact met de media, zij verstrekken uitsluitend feitelijke informatie aan de communicatieadviseur voor de beantwoording van de persvragen. In overleg met de collegeleden spreekt de communicatieadviseur af wie woordvoerder is namens de gemeente. Overige Er zijn nogal wat organisaties waarmee de gemeente te maken heeft. Bijvoorbeeld buurgemeenten, provincie,vng etc. Daarnaast is het belangrijk oog te hebben voor de informatie voor potentiële inwoners en bedrijven die zich hier willen vestigen. Het is van belang dat dergelijke informatie gemakkelijk toegankelijk is. Het team Communicatie kan hierin ondersteunen. De vakinhoudelijk specialist is verantwoordelijk voor de informatie. In specifieke gevallen en/of bij speciale verschijningsvormen van communicatie kunnen andere doelgroepen aan bod komen. Afhankelijk van het onderwerp van communicatie en de gevolgen hiervan voor de omgeving wordt bovenstaande lijst natuurlijk per project/onderwerp verder gespecificeerd. De communicatie moet goed worden afgestemd op de doelgroep om een optimaal effect van de communicatie te krijgen. Door inhoud en communicatiekanaal te koppelen aan specifieke doelgroepen, kan de doelgroep beter bereikt worden. 3.6 Communicatiemiddelen Via allerlei kanalen (gemeentepagina, gemeentegids, gemeentelijke website, brieven, folders, s) krijgen inwoners van de gemeente Loppersum via woord, beeld en geluid een indruk van onze organisatie. Via internet bijvoorbeeld lezen inwoners wat de diensten zijn, bij de ingang staan de openingstijden, op een informatieavond horen inwoners wat de belangrijkste aandachtspunten zijn en in de centrale hal ervaren bezoekers van het gemeentehuis welke moeite de gemeente neemt om haar bezoekers op een nette manier te ontvangen. De uiteenlopende communicatiemiddelen moeten zoveel mogelijk herkenbaar zijn en eenheid hebben. Dat wil zeggen dat de bestaande huisstijl consequent moet worden toegepast. De toon van de middelen is weliswaar afhankelijk van het medium, maar met het oog op de doelgroep(en) en het beleid van de gemeente wordt een actieve en eenvoudige, maar effectieve manier van verwoorden gehanteerd. Uiteraard in samenspraak met de kernwaarden. De toon van de middelen moet zijn: - open, betrokken en oplossingsgericht; - zakelijk; - duidelijk, prettig leesbaar en toegankelijk (afgestemd op de doelgroep). Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 14

15 3.6.1 Middelenmatrix In onderstaande middelenmatrix een overzicht van de verschillende communicatiemiddelen en de communicatiedoelgroepen. Dit overzicht is niet volledig, maar geeft een goed beeld van de meest gangbare middelen en doelgroepen. Com.-middelen Gemeenteraad College B&W Medewerkers Managementtea m Media Inwoners Overige Bedrijven Advertentie X X X X X X X X mbt begroting Brieven X X X B&W besluiten X X X X X X X X X X X Gemeentelijke X X X X X X X X Mededelingen Folders X X Gemeentegids X X X X X X X X Informatie- X X X X X avonden Intranet X X X Persbijeenkomsten X X X Persberichten X X X X X X X Website X X X X X X X X Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 15

16 Hoofdstuk 4 Strategische visie op Communicatie Zoals al gezegd; communiceren doen we allemaal. Communicatie is dan ook een aangelegenheid van de gehele organisatie. Ieder heeft hierin zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Het is tevens een belangrijke gedeelde verantwoordelijkheid. Iedereen bepaalt met zijn gedrag en werkzaamheden het imago dat de burger van de gemeente heeft: het bestuur, het management en alle medewerkers. Het inzetten van corporate communicatie als strategisch management instrument levert een bijdrage aan het behalen van de organisatiedoelstellingen of projectdoelstellingen. Voordat er begonnen kan worden met communiceren moet de strategie helder zijn; wie zijn de communicatiedoelgroepen, wat is de boodschap (doelgroepgericht) en welke communicatiemiddelen sluiten hierbij aan? 4.1 Uitgangspunten Onder strategische uitgangspunten in het communicatiebeleid verstaan we in feite de voorwaarden waaraan alle communicatieactiviteiten en middelen dienen te voldoen. Openheid Openheid is een begrip dat de gemeente Loppersum hoog in haar vaandel wil dragen, het is niet voor niets een van de kernwaarden. Openheid is een houding en gaat veel verder dan de letter en de geest van de Wet Openbaarheid van Bestuur, die het gemeentebestuur verplicht al zijn besluiten openbaar te maken en toe te lichten. Openheid geeft aan hoe het gemeentebestuur met medewerkers en burgers wil omgaan; het tekent een sfeer en de bereidheid samen mét, in plaats van alleen vóór de burger aan de ontwikkeling van de gemeente te willen werken. Toegankelijkheid De gemeente wil laagdrempelig zijn. De beleidsprocessen moeten toegankelijk zijn, de bestuurders en ambtenaren moeten toegankelijk en aanspreekbaar zijn. Loppersum kiest ervoor om beleid, daar waar mogelijk, te maken in samenspraak met burgers, bedrijfsleven of hun vertegenwoordigers. Bij de dienstverlening is de burger of ondernemer uitgangspunt. Bestuurders en raadsleden zijn benaderbaar; in persoon of via brieven, mails of anderszins. In de communicatie betekent dat tweerichtingsverkeer; niet alleen zenden, maar ook ontvangen. Geïntegreerde communicatie De gemeente kiest voor het concept van geïntegreerde communicatie (corporate communicatie). Dit is het uitgangspunt dat alle communicatieactiviteiten op elkaar afgestemd zijn om één consistent beeld van de gemeente uit te dragen. Communicatie is in dit concept een centraal managementinstrument, dat een bijdrage levert aan het realiseren van politiek-bestuurlijke en organisatiedoelstellingen. Centrale aansturing moet zorgen voor een integrale afstemming van alle communicatiemiddelen, qua inhoud, vormgeving en communicatietoon. Intern voor extern Het belang van goede interne communicatie is algemeen bekend. Werknemers zijn in zekere zin de ambassadeur van de gemeente. Het stimuleren van interne samenhang en loyaliteit begint met het delen van kennis en successen. In principe streven we ernaar om de interne doelgroepen zoveel mogelijk voor of gelijktijdig met de externe doelgroepen te informeren. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 16

17 4.2 Speerpunten In het coalitieakkoord worden voor communicatie een aantal speerpunten benoemd, die onderstaand nader worden uitgewerkt en geconcretiseerd. Eerst gaan we in op het imago, interactief beleid, voorlichting, digitale dienstverlening en interne communicatie Imago Het imago van de gemeente Loppersum (en van haar bestuur) hangt nauw samen met de profilering van het bestuur, het persbeleid en de PR van de gemeente. Onderstaand gaan we hier nader op in. Corporate communicatie: bewaken eenheid De kernwaarden en ambities van het college en de organisatie zijn het uitgangspunt voor communicatie. Van belang is om deze steeds centraal te stellen in communicatieve uitingen en gedrag. Dat vraagt om eenduidig opereren, waarbij het gaat over de wijze waarop de gemeente naar buiten treedt en communiceert met de pers, de burger, bedrijven, instellingen en andere overheden. Het bewaken van die eenheid doen we onder de noemer van corporate communicatie. Daaronder vallen het bewaken van de huisstijl en het trainen en elkaar scherp houden op gedrag. Het team Communicatie heeft hierin een actieve rol, maar is niet eindverantwoordelijk. Dit is gedeelde verantwoordelijkheid van bestuur en organisatie. Profilering bestuur Voor een goede profilering van het bestuur is het van belang om de kernwaarden en ambities van het coalitieakkoord steeds aan de basis te laten staan van alle communicatie-uitingen en gedrag. Bijvoorbeeld: Het college bezoekt jaarlijks de 17 dorpen van onze gemeente. Door onder andere deze bezoeken ontstaat een steeds duidelijker beeld van de wensen van de burgers. En die wensen moeten in de organisatie een rol spelen in keuzes die worden gemaakt. Doelstellingen - Bijdragen aan een grotere onderlinge betrokkenheid en openheid - College en werknemers weten wat er speelt in de dorpen - Bewoners voelen zich gehoord en zijn bereid mee te denken - Bewoners hebben vertrouwen in de gemeente en in de gezamenlijke aanpak van knelpunten - Het bestuur is zichtbaar actief Persbeleid Doel van het onderhouden van contacten met de pers is de activiteiten en opvattingen van de gemeente in de media belicht te krijgen, zodanig dat deze berichtgeving optimaal bijdraagt aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Daarvoor is het nodig een actieve opstelling te kiezen. Niet alleen wachten tot de vragen van de pers op de gemeente afkomen, maar ook zelf proactief de media benaderen over onderwerpen die van belang zijn in het gemeentelijke beleid. De communicatieadviseur draagt zorg voor centrale coördinatie en tijdige beantwoording van persvragen. Doelstellingen - Proactief persbeleid wordt ontwikkeld - De communicatie is tijdig en transparant - De kernwaarden worden toegepast in omgang met de media Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 17

18 Public Relations Public Relations (PR) is gericht op het bekend maken van sterke punten van de gemeente en doelgroepen aan te zetten om daar gebruik van te maken. De gemeente Loppersum is een prachtige gemeente met o.a. veel wandel- en fietsroutes. Deze sterke punten zullen in de verschillende uitingen beter moeten worden weergegeven. Ook in dit geval; onbekend maakt onbemind. Doelstelling - Het vergroten van de bekendheid van de gemeente Inwoners zoveel mogelijk betrekken (Interactieve beleidsvorming) Eén van de ambities van het college gaat over het meer betrekken van inwoners bij planvorming. Een moderne overheid betrekt haar burgers bij voorbereiding, besluitvorming en uitvoering van haar beleid. Wil er sprake zijn van een interactieve aanpak, dan moet het beleid in samenwerking en door wisselwerking met andere partijen tot stand komen. Deze partijen worden bij het beleid betrokken, in een zo vroeg mogelijk stadium. Afhankelijk van de proces- en randvoorwaarden kan de ruimte voor invloed verschillend zijn. Er wordt voor alle fasen van het beleidsproces bekeken wanneer, hoeveel en met wie de gemeente participatie aangaat. Doelstellingen en doelgroepen De doelgroep bestaat uit alle inwoners, bedrijven en instellingen die direct of indirect betrokken zijn bij een bepaald beleidsonderwerp. En intern: het college, management, Communicatie en bij bepaalde beleidsonderwerpen betrokken teams. Doelstellingen zijn: - Bewoners eerder en beter betrekken - Bewoners serieus nemen - Gemeente(-bestuur) meer profileren en zichtbaar maken - Draagvlak vergroten Voorlichting Goede publieksvoorlichting is onontbeerlijk en zorgt ervoor dat belanghebbenden duidelijkheid en inzicht krijgen in gemeentelijk beleid en gemeentelijke producten en diensten. Ook zorgt publieksvoorlichting ervoor dat belanghebbenden kunnen reageren op (voorgenomen) beleid op basis van volledige en betrouwbare informatie. Doelstellingen: de doelgroepen: - Voelen zich betrokken bij de gemeente en hebben inzicht in de (organisatie van de) dienstverlening - Zijn op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de gemeente Loppersum. - Weten de gemeente te vinden en worden snel, efficiënt en professioneel geholpen/bediend - Zijn zich bewust van hun rol en hun positie ten opzichte van de gemeente - Worden geïnformeerd over deelname aan het politieke proces - Kennen kanalen voor informatie en interactie via de website en gebruiken die (optimaal) - Herkennen de gemeentelijke producten Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 18

19 Digitale dienstverlening De digitale dienstverlening van de gemeente is onderdeel geworden van het reguliere werkproces. De medewerkers beheren zelf hun eigen pagina s en zijn tot redacteur benoemd. Deze beheerorganisatie zorgt voor borging van inhoudelijke vakkennis en het bedienen van de burger. Doelstellingen - Burgers kunnen steeds meer producten via de gemeentelijke website afnemen - De burger weet dat de gemeentelijke website de digitale toegangspoort is voor gemeentelijke producten en diensten Interne communicatie Interne communicatie is van invloed op het functioneren van de organisatie en daarmee op de identiteit en het imago van de organisatie. Het motiveren van collega s, het verbeteren van de informatievoorziening, de overlegstructuur en het werken aan de gewenste cultuur zijn daarbij belangrijke pijlers. Er is een aantal overkoepelende doelstellingen. bestuurders en medewerkers: - Ontvangen tijdig en met regelmaat relevante informatie - Weten wie waar welk werk verricht - Weten wat werkinhoudelijk wordt verwacht - Zijn op de hoogte van actueel beleid en kennen de beleidsuitgangspunten - Voelen zich betrokken bij de gemeente - Zijn trots op de gemeente - Zijn ambassadeurs van de gemeente - Geven elkaar feedback - Denken en handelen klantgericht Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 19

20 Hoofdstuk 5 Uitvoeringsacties In dit hoofdstuk vindt u per speerpunt, hoe gemeente Loppersum op dit moment omgaat met communicatie en welke acties de komende jaren uitgevoerd. Samen met het managementteam gaat Communicatie bespreken hoe en wanneer de veranderpunten geïmplementeerd gaan worden. De speerpunten zijn imago, digitale dienstverlening, burgerparticipatie en voorlichting. 5.1 Imago Context: - Onbekend maakt onbemind. Het is mede daarom belangrijk het bestuur en de organisatie voldoende zichtbaar te maken; - Managen van verwachtingen. Het is voor het imago van de gemeente belangrijk dat de doelgroepen weten wat ze concreet van de organisatie kunnen verwachten. Deze afspraken dienen vervolgens ook te worden nagekomen; - Om te zorgen dat de boodschap goed overkomt is het belangrijk goed na te gaan wie de doelgroepen zijn en te zorgen dat de boodschap begrijpelijk is voor deze doelgroep; - Perscontacten stroomlijnen via team Communicatie is onderdeel van het professionaliseren van de organisatie en kan worden gezien als een quick win. Met weinig moeite snel resultaat; - Communicatie over het proces in aanloop naar het resultaat is een manier om begrip te kweken bij de burger. Door eerder met de communicatie te starten en de burger te betrekken in het proces of het proces inzichtelijk te maken, begrijpt de burger beter waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Imago-onderzoek Communicatiemedewerker Janet Hartlief gaat, in het kader van haar studie Communicatie Management aan de Hogeschool Utrecht, een onderzoek uitvoeren naar het imago van de gemeente Loppersum. Zij zal een plan van aanpak presenteren aan het MT, waarin ook een raming van de kosten gemaakt zal worden. De kosten zullen vooral voortkomen uit het houden van een grote enquête: de verzending en het verwerken van de gegevens. - Persberichten gaan uit over onderwerpen die spelen ook - Communicatieplannen zijn standaardonderdeel van de projectplannen. In de communicatieplannen wordt de mate van participatie vastgelegd. Tijdens informatieavond wordt duidelijk verteld of het een informatie- of inspraakavond is. - Pers uitnodigen bij bijeenkomsten ook - Per project wordt in het communicatieplan vastgelegd wie de communicatiedoelgroepen zijn en welke communicatiemiddelen het effectiefst kunnen worden ingezet. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 20

21 - Wekelijkse publicatie besluitenlijst B&W op website gemeente Loppersum. ook - Het nieuwe format B&W besluiten geeft de burger meer informatie; - Persberichten n.a.v. besluitenlijst B&W versturen.; - Invoering persuurtje op donderdagmorgen: indien daartoe aanleiding is, n.a.v. collegebesluiten genomen op de dinsdag voorafgaand. - Perscontacten zijn veelal reactief. Persvragen worden correct en tijdig beantwoord. - Een proactief persbeleid. De gemeente is de regisseur en wil open en eerlijk communiceren; - Pers wordt uitgenodigd bij activiteiten of bijeenkomsten; - Perscontacten stroomlijnen via team Communicatie. De communicatieadviseur kan verbindingen leggen met andere onderwerpen die spelen waardoor het voor de journalist interessanter wordt. Bijkomend voordeel is dat primaire reacties kunnen worden voorkomen. Dit komt het imago ten goede. - Mijlpalen worden niet of sporadisch gevierd. We zijn te bescheiden. - We kunnen trots zijn op de zaken die goed gaan en daar wordt extra aandacht besteed. Be good and tell it; - Door team Communicatie vanaf het begin van een project te betrekken kan een succes beter worden uitgedragen; - In portefeuillehouders overleggen wordt aandacht besteed aan mijlpalen, indien nodig schuift team Communicatie aan bij dit overleg om te bespreken hoe dit publicitair uit te benutten. - Team Communicatie is niet altijd op de hoogte van uitingen die ontwikkeld worden. - Alle uitingen die het imago van de gemeente raken gaan langs team Communicatie, voor een tekstuele en huisstijl-check, maar ook om een inschatting te maken van de risico s m.b.t. imagoschade. - Als het nodig is worden actuele berichten op de website van de gemeente Loppersum geplaatst. - Naast successen en mijlpalen wordt ook slecht nieuws zoals vertraging van een traject actief gecommuniceerd. Afspraak = afspraak. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 21

22 - Medewerkers van de gemeente Loppersum krijgen een cursus communicatieve vaardigheden om ze meer bewust te maken van hun rol met betrekking tot ( en versteviging van) het imago van de gemeente Loppersum. Het gaat hierbij om leesbaarheid, toegankelijkheid voor de burger. - Een keer per twee jaar wordt een welkomstdag voor nieuwe inwoners georganiseerd. - Programma meer inrichten op het toeristische thema om te bevestigen dat ze een goede keuze hebben gemaakt door in de gemeente Loppersum te gaan wonen. - Het college doet de jaarlijkse dorpsbezoeken in relatieve stilte. De bezoeken verlopen in goede harmonie, maar er wordt weinig tot niets over gecommuniceerd richting de burger. - Het college gaat in overleg met de dorpen actiever communiceren over de dorpsbezoeken. Communicatie pakt dit samen met de dorpencoördinator op. Bespreekpunten worden actief gecommuniceerd. - De dorpsbezoeken worden vooraf aangekondigd in de gemeentelijke advertentie en op de website. - De burgemeester bezoekt regelmatig bedrijven in de gemeente. - In overleg met de bedrijven wordt hier actiever over gecommuniceerd. Team Communicatie pakt dit samen met de beleidsmedewerker EZ op. - De burgemeester kan op werkbezoeken worden vergezeld door één of meerdere wethouders. - De inwoners van de gemeente Loppersum kunnen een afspraak maken met een van de collegeleden als daar aanleiding voor is. Met de introductie van een laagdrempelig spreekuur op een vaste dag en tijdstip (iedere eerste donderdag van de maand van 17 tot 18 uur) kunnen inwoners praten met het college over onderwerpen die hen raken. Onder het genot van een kopje koffie wil het college de afstand tussen de burger en bestuur verkleinen. - Uitleg over dit (inloop)spreekuur gebeurt in de gemeentelijke advertentie en op de website van de gemeente. - Eénmaal per kwartaal zal de gemeente, eventueel in samenwerking met de raad, een inloopbijeenkomst organiseren voor burgers over actuele onderwerpen. Strategisch Communicatieplan Gemeente Loppersum Oktober 2010 Auteurs: C. Pier & J. Hartlief 22