De PDCA cirkel. Eric Schmitz. Eric Schmitz

Transcriptie

1 De PDCA cirkel Tip: de PDCA-cirkel zal niet tot de DNA van uw bedrijf gaan horen, als u de PDCAmethodiek niet in uw eigen bedrijfsstijl en in uw eigen bedrijfsjargon vastlegt. Dus, lees er over, leer er over en schrijf dan uw eigen bedrijfs-pdca-methodiek. Geen Lean denkbaar zonder de PDCA-cirkel! De PDCA-cirkel behoort tot het DNA van het Lean bedrijf. Toch wordt er nogal snel overheen gegaan in de stijl van: dat kennen we, dat weten we, hoe vervelend. Met als resultaat dat verrassend weinig mensen de PDCAmethodiek kennen én toepassen. Borging door continu verbeteren In het Lean denken gaat men ervan uit dat borging door het in stand houden van normen, werkinstructie, standaardprocedures niet werkt. In stand houden van bestaande regels is kiezen voor verval. Slechts door continu en snel te verbeteren kan men de langzame achteruitgang en het wegglijden van de bestaande regels tegengaan. Door op korte termijn steeds kleine stapjes ter verbetering te zetten gaat men in tegen het afglijden van de regels. Tezelfdertijd heeft men hierdoor natuurlijk ook een mechanisme op gang gebracht dat echt stappen in het verbeteren zet. Het wordt hierdoor een tweede natuur om te denken in PDCA-stijl. Wetenschappelijk denken De PDCA-cirkel wordt ook al eens omschreven als wetenschappelijk denken. Wat natuurlijk zwaar klinkt voor wat het is. Maar opnieuw ga hier niet te licht over. Eigenlijk geeft men aan dat wij mensen van nature uit niet denken in PDCA-stappen. Ergens werkt bij ons nog de reflex van vluchten of vechten. Met de term wetenschappelijk denken proberen we afstand te nemen van ons menselijk actiegericht denken. De natuur kent geen status quo. Dit wordt ook onderschreven door bijvoorbeeld de tweede wet van de thermodynamica (en het toenemen van entropie in een gesloten systeem) of de chaostheorie. Twee sprekende voorbeelden hierop gebaseerd: - Stel u een zaal voor met vele rijen stoelen netjes op rijen achter elkaar geplaatst. Indien men hier niet extra energie in steekt dan kan men er zeker van zijn dat na een beperkte tijd niet alle stoelen meer netjes staan en dat de wanorde in deze stoelen met de tijd zal toenemen. Omgekeerd is niet zo: stel een zaal met vele stoelen in wanorde door elkaar geplaatst. De stoelen zullen in de loop van de tijd niet netjes op rijen komen. - De natuurkundige Lorenz deed in de jaren 60 van vorige eeuw onderzoek naar weersvoorspellingen via computer (wat toen nog een heel ding was met input via ponskaarten, grote listings ). Hij deed hierbij input van data tot op 6 cijfers na de komma. Toen hij de berekeningen herhaalde kreeg hij volledig andere resultaten dan daarvoor. Reden: de tweede input was slechts gebeurd tot op 3 cijfers na de komma nauwkeurig. Waarmee nog eens heel zichtbaar werd gemaakt dat heel kleine verschillen in input zeer grote verschillen in output kunnen geven. Vandaar ook de uitspraak dat de wind, gemaakt door een kolibrievogeltje in het Amazonewoud een orkaan in de VS kan doen ontstaan. Pagina 1

2 Wat verstaat men onder wetenschappelijk denken? Een probleem wordt gesteld. Men zal dan na zorgvuldig en diepgaand onderzoek een hypothese stellen. Een hypothese is een voorspelling of een beschrijving van wat er zal gebeuren indien men bepaalde ingrepen in het bestudeerde proces uitvoert. Essentieel is dus dat men - een proces beschrijft in zijn huidige situatie. - aangeeft welke procesparameters men zal wijzigen en welke men niet zal wijzigen - een hypothese uitwerkt die bepaalt wat de outputwijziging van het proces zal zijn ten gevolge van een wijziging in de specifieke procesparameters - niet alleen beschrijft men de wijziging maar de hypothese legt ook uit waarom men dat verwacht (geeft inzicht in de werking van de het proces) - door uitvoeren van testen toont men aan dat het proces inderdaad reageert zoals de hypothese beschreef (incl. uitproberen op herhaalbaarheid van resultaten) - of zoals nogal eens gebeurt de testen wijzen uit dat de hypothese niet sluitend is. Een hypothese = niet gegarandeerd resultaat Het is natuurlijk altijd fijn om gelijk te halen, ook voor wetenschappers. Dus een hypothese die via testen bevestigd wordt, is goed voor het ego. Maar iets geleerd heeft men niet. Tenslotte is er maar bevestigd wat men al wist. Een hypothese die niet bevestigd wordt door de proeven is het begin van echt leren: als men de moed opbrengt om daar zijn tanden in te zetten, dan zal men meer weten als voor de proef. Hier kunt u het verschil gaan maken! Ook dit onthouden: een hypothese kan niet bewezen worden door er over te discussiëren. Een hypothese wordt bewezen door vakkundig testen en experimenten gecontroleerd uit te voeren. Niet vergeten als u in heftige discussies belandt (die er zullen komen als u met bezielde en betrokken mensen werkt). Tijdens het testen van de hypothese: wees hard en streng over de data wees wantrouwig over het verloop van het proces check zorgvuldig alle data wees echter aangenaam en professioneel menselijk met uw collega s tijdens de ganse PDCA-cirkel. De PDCA-cirkel moet draaien, en snel De PDCA-methodiek als borging vraagt een continu draaiend wiel. Dat betekent dat de stappen klein moeten zijn. Want u moet in beweging blijven. Proefopstellingen of testen die weken en maanden voorbereiding vragen zijn dodelijk voor het verbetergebeuren op zich. Daarom moet de Doe-fase praktisch zijn en een testfase: elke dag moet er iets gebeurd zijn, niet elke week of elke maand. Zet uw proeven in deze zin op. Streef niet de perfectie na. Trouwens, de gekozen problemen moeten ook op dit niveau een hoge graad van urgentie Hebben. De gewenste verbetering moet passen in het overkoepelende bedrijfsplan. En dus is het niet een vrijblijvende Spielerei. Pagina 2

3 Procesparameters en output Tijdens het ontrafelen van een proces hebt u twee soorten van data of parameters die duidelijk apart moeten bekeken worden. De procesparameters Er zijn de parameters (die dingen die u meet of interessant vindt) die iets vertellen hoe het proces zelf verloopt: dat zijn de procesparameters. In een bakoven bij een bakkerij kan dat bijvoorbeeld zijn: - de temperatuur of het temperatuurprofiel van de oven; - de cyclustijd of het tijdsverloop van de bakcyclus; - de hoeveelheid toegevoegde stoom - de hoeveelheid water in een bakje die mee in de oven gezet wordt; - de hoeveelheid broden die per lading in de oven gaan; - alles wat we nog kunnen bedenken omdat we dat als techneuten belangrijk vinden. Die parameters kunnen gemeten en/of gestuurd worden (bijvoorbeeld de buitentemperatuur kan gemeten worden maar niet gestuurd; de oventemperatuur zal gemeten én gestuurd worden). Er zijn ook procesparameters (dingen die het proces beïnvloeden) waarvan we vermoeden dat ze het proces op zich beïnvloeden maar die nu ongestuurd en ongekend zich voortdoen. Bijvoorbeeld de temperatuur van het deeg op het moment dat het in de oven gaat en in de veronderstelling dat we daar niets aan doen noch iets aan meten). De output Er zijn ook de parameters van het proces die op het doel van het proces slaan: de output. In een bakoven zal dat bijvoorbeeld zijn: - het aantal goede broden die er op 24 h gemaakt worden. Er is een groot verschil tussen proces- en output parameters. De eerste zijn de middelen om het tweede te realiseren. In de PDCA-cirkel vindt u dat verschil zo terug: - in de Plan-fase wordt zowel de variaties en verloop van proces- en outputparameters beschouwd. Men zal zoeken naar beheersing van de procesparameters om een gewenste output te realiseren. De hypothese die op gezet wordt zal proberen een verband te leggen tussen beiden. Pagina 3

4 - in de Doe-fase wordt geëxperimenteerd met de procesparameters. De output zal genoteerd en gevolgd worden. Maar het wordt als een gevolg gezien van de test. De Doe fase draait er vooral om de veronderstelde invloed van de behandelde procesparameters op de output te testen en uiteindelijk te begrijpen. Daarom dat hier observatie zo belangrijk is. - In de Check fase leunt u achterover en kijkt nog eens rustig naar de hypothese, de testresultaten en het uiteindelijke doel van dit alles: beheersing van de output. De grote les is meestal: in de Doe-fase gaat het er niet om de output te halen maar om te begrijpen wat het beïnvloedt. In de Check fase gaat het erom om goed te beseffen wat de output echt beïnvloedt. Als dat duidelijk is, dan is het ook mogelijk om naar een stabiele output te gaan door de juiste (accurate) borging in werking te stellen. Literatuur Kaizen. De sleutel van Japans succesvolle concurrentie, Masaaki Imai, Kluwer, 1990, ISBN Gelukkig in Nederlands vertaald. Typisch Japans boek: in detail en elk woord, elke zin heeft vele dubbele bodems. Dit boek is geen werkboek voor Kaizen events. Het is hét basishandboek. Geeft een beter begrip over het continu verbeteren. Gemba Kaizen. A Commonsense, Low-Cost Approach to Management, Masaaki Imai, McGraw-Hill, 1997, ISBN Dit boek was door Imai bedoeld als werkboek. Het maakt gebruik van voorbeelden, case studies Zoals altijd vraagt het toch nog veel inleving en zelf-werk (maar dat is dan ook lean). Toyota Kata. Managing People for Improvement, Adaptiveness, and Superior results, Mike Rother, McGraw-Hill, 2010, ISBN Hier wordt de verbeter- en daaraan verbonden coachcultuur zoals ze in Lean denken is ingebakken, in diepte ontrafeld. The Toyota Way Fieldbook. A Practical Guide for Implementing Toyota s 4PS, Jeffrey K. Liker David Meier, McGraw-Hill, 2006, ISBN Is een boek dat op uw bureau kan liggen. Dit moet niet in zijn geheel en in volgorde gelezen worden. Hoofdstuk 17 is volledig gewijd aan de PDCA cyclus. Pagina 4

5 Plan Begrijp het probleem door analyse ( bv via de 7 tools) Ga in elk geval naar de Gemba (bv via de 5 Gemba wetten) Bepaal hieruit uw hypothese (of bepaal de root cause) Stel aan hand hiervan uw testen en acties op Do Voer uw proeven en acties uit Observeer zorgvuldig om uw hypothese al dan niet te kunnen bevestigen Stuur bij indien nodig Hier moet snel en continu gehandeld worden. Dit is een testfase. Acties die te lang duren moeten wijken voor tijdelijke acties. Nog eens, dit is een testfase om te leren en te begrijpen. De borging en definitieve invoering komen later. Tracht hier dus in testmode het proces te laten werken zoals je het gepland hebt inclusief met de verwachte procesparameters en output. Ook (nog eens) Gemba: geef voorkeur aan feiten in plaats van data. Data vindt u op uw pc, in uw files, op uw bureau. Feiten vindt u alleen in de realiteit. Check Act Beslis dat uw hypothese (uiteindelijk) is bevestigd. Dat betekent o.a. dat de outputresultaten, zoals voorspeld door de hypothese, herhaaldelijk en met begrijpen van het proces gehaald werden. Uw inzicht in het proces is gegroeid. U weet dat u de beoogde resultaten kunt herhalen en dus als eigen target op u nemen. Kies een volgende thema om te verbeteren. Verklaar waarom deze keuze gemaakt wordt. Leg een verband met strategie/jaaractieplan van uw afdeling en uw bedrijf. Bepaal het doel. Maak hiervoor een analyse van het probleem. Stel aan de hand hiervan de nodige testen en acties op. En de cirkel is aan het draaien Pagina 5

6 Pagina 6