OVER DE VERBETER KATA. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 1

Transcriptie

1 OVER DE VERBETER KATA Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 1

2 Lean Management Teachers Deze Nederlandse vertaling wordt u aangeboden door: Lean Management Teachers Prins Willem Alexanderlaan GB Apeldoorn Nederlandse vertaling door: Emiel van Est emiel@leanmanagement.nl

3 WAT IS DE VERBETER KATA? De Verbeter Kata modeleert het creatieve proces De Verbeter Kata is een universeel, menselijk patroon voor verbeteren, aanpassen en innoveren. Het patroon weergegeven door het Verbeter Kata model bestaat waarschijnlijk al zolang als er mensen zijn. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 2

4 HET GAAT OVER WETENSCHAPPELIJK LEREN WERKEN De Verbeter Kata is een 4 staps routine die je dagelijks oefent om van streven en wetenschappelijk werken een dagelijkse gewoonte te maken Huidige Obstakels Volgende Doel Visie en Uitdaging 1 Met een Visie en Uitdaging in gedachten... 2 Begrijp de Huidige. 3 Definieer de volgende Doeltoestand. 4 Beweeg richting de Doeltoestand met PDCA, wat obstakels blootlegt waaraan gewerkt moet worden. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 3

5 DIT ZIJN DE VIER OPEENVOLGENDE STAPPEN VAN DE VERBETER KATA Begrijp de Richting Begrijpen Huidige Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doel - Doel ACT CHECK Go and See PLAN DO D T HT De 5 Vragen Welke Uitdaging streven we na? Wat is het huidige patroon van werken? Wat is het volgende patroon van werken dat we willen hebben? Een stapsgewijs ontdekkingsproces tussen waar we staan en waar we als volgt willen zijn. Planning Uitvoering Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 4

6 Laten we eens kijken naar het patroon van de Verbeter Kata Om een gevoel voor de hele routine te krijgen Begrijp de Richting Begrijpen Huidige Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doel - Doel ACT PLAN Go and See CHECK DO D T HT De 5 Vragen De volgende panelen zijn gemaakt door Bill Costantino en Mike Rother Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 5

7 HOE ZIJN WE GENEIGD OM TE REAGEREN OP EEN PROBLEEM OF OM TE GAAN MET EEN DOEL? In zaken, politiek of het dagelijkse leven, we denken vaak dat het de beste manier is om te overleggen over de juiste antwoorden en om consensus te bereiken. Helaas, deze onwetenschappelijke benadering is alleen nuttig in eenvoudige gevallen waar hetzelfde pad voordien reeds is afgelegd. Het is geen goede manier om van ons menselijke leervermogen gebruik te maken en meer complexe situaties aan te pakken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 6

8 DE VERBETER KATA IS EEN SYSTEMATISHE EN WETENSCHAPPELIJKE AANPAK die de creatieve mogelijkheden van mensen om uitdagende doelen te bereiken activeert en mobiliseert. Het is een middel voor het ontwikkelen van oplossingen en uitdagingen langs onzeker paden. Het kan worden gebruikt in het bedrijfsleven, onderwijs, politiek en het dagelijkse leven. Het patroon van de Verbeter Kata kan door iedereen worden geleerd, maar om het te leren moet je oefenen Begrijp de Richting Begrijpen Huidige Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doel - Doel ACT PLAN Go and See CHECK DO D T HT De 5 Vragen Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 7

9 DE VERBETER KATA IS EEN VIER-STAPS PROCES, MET TWEE FASES: EEN PLANNING FASE EN EEN UITVOER FASE Merk echter op dat 'plannen' in dit geval anders is dan wat je misschien dat plannen is. Het gaat niet alleen om een actieplan Begrijp de Richting Begrijpen Huidige Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doel - Doel ACT PLAN Go and See CHECK DO D T HT De 5 Vragen Planning Uitvoering Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 8

10 Planning Fase Waar Willen We Naar Toe? STAP 1: BEGRIJP DE RICHTING. Een baanbrekende uitdaging wordt op het niveau van de waardestroom van de organisatie gesteld om een overkoepelend doel te bieden en een plek waar de individuele proces-verbeterinspanningen samenkomen. Deze uitdaging kan uit een future-state value stream map komen. Hierna, wordt de rest van de Verbeter Kata op het individuele proces niveau toegepast. Je bent hier Baanbrekende Uitdaging Voorbeeld: Future State Value Stream Map Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 9

11 STAP 2: BEGRIJP DE HUIDIGE TOESTAND. Nu, voor het individuele proces, bestudeer de huidige toestand in detail door het volgen van de Proces Analyse kata.het resultaat van deze analyse vertegenwoordigt je huidige kennisgrens van het proces dat je aan het bekijken bent. De Huidige en Kennisgrens Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 10

12 STAP 3: VASTLEGGEN VOLGENDE DOELTOESTAND. Het doel van het bestuderen van de huidige toestand is de feiten en gegevens te verzamelen die je nodig hebt om een beschrijvende proces doeltoestand vast te leggen in de richting van de uitdaging. De doeltoestand ligt buiten de huidige kennisgrens en heeft een gespecificeerde realisatie datum die 1 week tot 3 maanden verder ligt. De doeltoestand beschrijft in detail hoe je wilt dat het focus proces functioneert op de realisatie datum. Volgende Doeltoestand Doel Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 11

13 Uitvoerings Fase Hoe er te komen NU IS ER EEN GRIJZE ZONE. Je weet niet precies hoe je de doeltoestand op de gespecificeerde realisatie datum zult bereiken. De grijze zone is de leerzone Onbekend Terrein, De Grijze Zone Doel Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 12

14 STAP 4: ITEREER RICHTING DE VOLGENDE DOELTOESTAND. Gebruik de twee dagelijkse (of kata) voor snelle PDCA experimenten (Leerling) + coaching cycli met de Vijf Vragen (Coach). Je bent op zoek naar het meest directe pad door het veld van obstakels richting je doeltoestand. Dit zal geen rechte lijn zijn. Je bent in een modus van snel leren en ontdekken terwijl je door de grijze zone heen werkt, je koers aanpassend gebaseerd op de feiten en data die je al experimenterende hebt verzameld. Snelle PDCA Cycli en het Pad van Ontdekking Doel Uitdaging De kennisgrens verplaatst naar rechts als de obstakels worden overwonnen Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 13

15 JE WERKT NIET AAN IEDER MOGELIJK OBSTAKEL. Je hoeft alleen die kwesties op te lossen die je verhinderen om het proces te laten werken op een wijze die in overeenstemming is met de volgende doeltoestand. Uit elk experiment krijg je nieuwe informatie en dienovereenkomstig pas je de volgende stap daarop aan om iteratief je weg te vinden naar de doeltoestand op de realisatie datum. Potentiële Obstakels Obstakels waaraan is gewerkt Doel Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 14

16 NU BEN JE HIER. Er is een nieuwe kennisgrens en een nieuwe huidige toestand. En de Leerling is vaardiger geworden in het toepassen van het Verbeter Kata patroon. Nieuwe huidige toestand = verbeterde prestaties Dichter bij de baanbrekende uitdaging Kennisgrens opgerekt Vaardigheid met de Verbeter Kata vergroot Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 15

17 HERHAAL HET PATROON. Het patroon van de Verbeter Kata herhaalt zich terwijl je de volgende doeltoestanden op procesniveau richting de overkoepelende baanbrekende uitdaging vaststelt en dan nastreeft. Er is een serive van doeltoestanden nodig om de uitdaging te halen Opeenvolgende Doeltoestanden Richting de Uitdaging DT DT DT DT Uitdaging Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 16

18 DE VERBETER KATA IS EEN META ROUTINE Het is werken aan hoe je denkt Elke organisatie heeft werkroutines. Het patroon van de Verbeter Kata is een andere en bijzonder krachtige routine omdat het een meta-routine is. Het is een "meta-gewoonte" die gericht is op het wijzigen van je geestelijke besturingssysteem zodat je menselijke vermogens tot grotere bloei komen. Om dit te begrijpen, moet je onderscheid maken tussen WAAR je aan werkt van HOE je er aan werkt. De Verbeter Kata richt zich op het HOE. De Verbeter Kata is een inhoud-vrij patroon voor de manier waarop we verbeteren, aanpassen en innoveren aanpakken. Vaardigheden zijn domein-specifiek. Je leert geen honkbal spelen door het beoefenen van voetbal. Maar het patroon van de Verbeter Kata is een manier van werken richting iedere doelstelling. Het patroon van de Verbeter Kata oefenen ontwikkelt de mentaliteit en gewoontes om uitdagende doelen te bereiken. Het creëert een verandering in de cultuur van de organisatie die continue verbetering vergemakkelijkt. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 17

19 WAT HET OEFENEN VAN DE VERBETER KATA JE BRENGT De patronen in de Verbeter Kata worden gebruikt door teams om: Doelen te stellen en te halen die voorbij de huidige mogelijkheden liggen Obstakels te overwinnen en uitdagingen te realiseren Te harmoniseren hoe ze verbeteren, aanpassen en innoveren Echte continue verbetering te genereren Evolutie en verandering met een positief gevoel van wij kunnen dat tegemoet te treden. De Verbeter Kata biedt een gemeenschappelijk protocol; een onderwijsbare routine voor het harmoniseren van de manier waarop mensen in een organisatie samenwerken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 18

20 DE VERBETER KATA GEEFT HOUVAST ALS HET PAD ONZEKER IS Het is een soort troostdoekje Leer Zone Mysterie Onzekerheid Schijnbare Zekerheid Comfort Zone De Verbeter Kata geeft ons een manier om met meer vertrouwen te navigeren door onbekend terrein. Ik heb het nog nooit gedaan, maar ik weet hoe ik het kan uitzoeken en mijn weg kan vinden." Het helpt ons onzekerheid meer als een kans te ervaren. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 19

21 DE KETTINGREACTIE DIE WE ZOEKEN Het oefenen van de Verbeter Kata brengt mensen van een voorspelbare-zone mentaliteit naar en verkennende mentaliteit Vergrootte Vaardigheid Wanneer teams de Verbeter Kata oefenen worden ze bekwamer en vaardiger in het bereiken van uitdagingen... omdat ze iteratief en wetenschappelijk leren werken. Zelf Redzaamheid Daardoor, raken ze meer vertrouwd met onvoorspelbare paden Openstaan voor Uitdagingen Wat hen in staat stelt om meer open te staan voor nieuwe uitdagingen! Zelfredzaamheid: De overtuiging dat je een situatie aankunt Zelfredzaamheid is aangeleerd! Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 20

22 DE VERBETER KATA IS TOYOTAʼS FUNDAMENTELE MANIER VAN CONTINU VERBETEREN Het is het achterliggende proces Het patroon van de Verbeter Kata is een fundamentele manier van werken bij Toyota en er zijn verschillende manieren waarop het wordt geoefend en versterkt bij Toyota, met inbegrip van het dagelijks management, dagelijkse probleemoplossing, kwaliteitcirkels, verbeterprojecten, Toyota Business Practices & A3s. Het Verbeter Kata patroon is ingebed in elk van deze activiteiten en wordt, uiteindelijk, aan iedereen bij Toyota geleerd. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 21

23 DE VERBETER KATA & COACHING KATA ZIJN HET MINDER ZICHTBARE DEEL VAN LEAN Door het oefenen van de Verbeter Kata wordt verbetering, aanpassing en innovatie ingesleten in het dagelijkse werk. Als we Lean oplossingen onderwijzen zonder ook de Verbeter Kata routine te onderwijzen, dan is het onwaarschijnlijk dat je de aanleg ontwikkelt voor de continue verbetering die Toyota en Lean kenmerken. Zichtbaar Lean oplossingen (tools, technieken en principes) om kwaliteit, kosten en levering te verbeteren Minder Zichtbaar De Verbeter Kata routine van denken & doen Managers als coaches voor het oefenen van deze routine Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 22

24 HOE PASSEN DE LEAN TOOLS EN PRAKTIJKEN HIERBIJ? Lean tools, technieken en principes om kwaliteit, kosten en levering te verbeteren zijn net zo bruikbaar en belangrijk als altijd, maar ze horen gebruikt te worden binnen de context van de Verbeter Kata. Wat probeer je voor elkaar te krijgen? Lean tools worden er bij gehaald (pull) als de situatie dat vraagt. De mindset die je probeert te ontwikkelen is er één van iteratief te werk gaan om te ontdekken en te doen wat nodig is om doelen te halen, in tegenstelling tot een mindset van het pushen en implementeren van voorgedefinieerde oplossingen of tools. Bijvoorbeeld, als een kanban systeem een team zal helpen om de Doeltoestand te halen, dan wordt op dat moment een kanban systeem ter sprake gebracht en gebruikt. Teams blijven gefocust op hun volgende Doeltoestand. Deze aanpak maakt onze inspanningen betekenisvoller en succesvoller. Het onderwijst ons meer wetenschappelijke en effectievere gewoontes van denken en doen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 23

25 VOOR VALUE STREAM MAPPERS Het patroon van de Verbeter Kata is hoe je de future-state map realiseert! Teken geen current-state map met gemarkeerde problemen om daar vervolgens achteraan te gaan. Teken een future-state map van hoe je wilt dat de waarde stroomt, en gebruik dan het patroon van de Verbeter Kata om de waardestroom op die manier te laten functioneren. Current State VS Map Future State VS Map HT DT HT DT HT DT HT DT Gebruik de Verbeter Kata om systematisch naar je future state ontwerp te bewegen HT = Huidige, DT = Doeltoestand Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 24

26 DE VERBETER KATA IS FRACTAAL Het kan overal in de organisatie worden toegepast. 3 3 Vastleggen Volgende Doeltoestand 2 Begrijp de Huidige Begrijp de Richting PDCA Richting de Doeltoestand Het is een gedecentraliseerd proces dat wordt uitgelijnd door zowel een gemeenschappelijke uitdaging als een gemeenschappelijke manier om van werken (kata) naar die uitdaging. Fractale weergave door Mr. Emiel van Est Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 25

27 DE VERBETER KATA VERBINDT HET STRATEGISCHE EN HET OPERATIONELE De uitdaging is de sleutel voor uitlijning. Het coachen van de Verbeter Kata is de taak van het middenmanagement Vaststelling van richting is onderdeel van leiderschap Huidige Obstakels Volgende Doel Uitdaging Visie Managen Dagelijks streven naar de volgende Doeltoestand, door cycli van experimenten. Leiden Concentreren op strategische visie; uitdagingen stellen, en zorgen dat managers het patroon van de Verbeter Kata onderwijzen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 26

28 DE VERBETER KATA GAAT OVER HET WETENSCHAPPELIJK STREVEN NAAR EEN NIEUWE STAAT, NIET ENKEL REAGEREN OF JAGEN Troubleshooting Reageren op problemen. Je moet dit doen omdat problemen gebeuren, maar het is niet genoeg voor het concurrentievermogen. Reageren op verbeterpunten die iemand ziet. Wetenschappelijk Streven Een stapsgewijs proces gericht op een bepaalde Doeltoestand. Elke stap wordt genomen op basis van een hypothese (voorspelling), en wat je van die stap leert beïnvloedt de volgende stap. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 27

29 HET VERSCHIL TUSSEN STREVEN EN TROUBLESHOOTING Troubleshooting Brandjes blussen Kennisgrens Streven Uitdaging Terugval Problemen Huidige Obstakels Doel Afnemende prestaties Onderhouden (Defensief) Op dit moment best bekende prestaties Verbeteren (Offensief) Verbeterde prestaties Diagram door Emiel van Est Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 28

30 CONTINUE VERBETERING VEREIST STREVEN! Bloeien in onvoorspelbare, concurrerende omstandigheden vereist het systematisch streven naar iets, niet alleen reageren op problemen. Reageren op problemen ( troubleshooting ) is nodig, maar het is niet voldoende voor duurzaam concurrentievermogen. Om continue verbetering, aanpassing en innovatie te bereiken, moet het streven naar de volgende Uitdaging en Doeltoestand een deel van ieders werkdag zijn. Reageren & Brandjes blussen Streven Troubleshooting betekent vaak proberen vast te houden De Werkdag Streven brengt je naar de kennisgrens en dwingt je om te leren & aan te passen NB: De streefactiviteit beschreven in deze handleiding duurt slechts een klein deel (een segment) van elke dag, en de afzonderlijke stappen kunnen klein zijn. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 29

31 KEY POINT VOOR EFFECTIEVERE SAMENWERKING Vraag je team niet, Wat kunnen we of wat zouden we hier moeten verbeteren? Ga niet op verspilling jacht. Wanneer we iets doen creëren we zenuwbanen en, uiteindelijk, gewoontes. Het lijkt misschien een goed idee om te beginnen met waste walks of een jacht op verspilling om de mensen te sensibiliseren voor verspilling. Maar wat je eigenlijk doet is een mentale gewoonte starten van het maken van willekeurige verbeteringen. Dat zal je organisatie mogelijk niet leiden naar duurzaam concurrentievermogen. Doel Neem eerst tijd om overeenstemming te bereiken over een Doeltoestand. (Hiervoor zul je de gewenste richting en de huidige toestand moeten begrijpen.) Werk vervolgens samen om de obstakels naar die Doeltoestand, één obstakel en één stap tegelijk, te overwinnen met behulp van de PDCA cyclus. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 30

32 WAT KUNNEN WE VERBETEREN? versus WAT MOETEN WE VERBETEREN? Simpelweg mensen vragen, Wat kunnen we verbeteren? is geen effectieve manier voor continu verbeteren, het genereren van teamwork en empowerment van mensen: Ieders standpunt is van nature beperkt en bevooroordeeld Wij raken snel overweldigd met diverse actiepunten Er is slechts beperkte tijd per dag voor verbetering Probeer in plaats daarvan de aandacht te richten op wat we moeten verbeteren. De Lean revolutie betekent overal Kaizen, maar niet voor alles. Het vereist het werken aan die dingen die een werkproces van de Huidige naar een gedefinieerde volgende Doeltoestand brengen. Doel Het aanpakken van de obstakels naar een overeengekomen Doeltoestand is een geweldige manier om ieders ideeën er bij te betrekken! Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 31

33 HET PATROON VAN DE VERBETER KATA START EEN REIS VAN OEFENING EN ONTDEKKING We zijn hier Obstakels Onbekend Terrein We willen hier zijn Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 32

34 NOG ÉÉN DING Zodra je start de Verbeter Kata toe te passen op een proces, moet je niet meer stoppen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 33

35 DE VERBETER KATA IN LOSSE ONDERDELEN DEEL II en III van dit handboek leiden je door de details van de Verbeter Kata in deze vier fasen Huidige Obstakels Volgende Doel Visie en Uitdaging 1: Begrijp de Richting 3: Leg de volgende Doeltoestand vast 4: Beweeg richting de Doeltoestand met PDCA en Coaching Cycli 2: Begrijp de Huidige Mike Rother / Verbeter Kata Handboek Over de Verbeter Kata 34