DEEL III Hoe Er Te Komen

Transcriptie

1 Nu is het tijd om op te schakelen DEEL III Hoe Er Te Komen Twee Hoofdstukken: PDCA Richten de Doeltoestand Coaching Kata: Coaching Cycli met de Vijf Vragen Mike Mike Rother / / Verbeter Improvement Kata Kata Handboek Handbook PDCA PDCA Cycli Cycles 1

2 Lean Management Teachers Deze Nederlandse vertaling wordt u aangeboden door: Lean Management Teachers Prins Willem Alexanderlaan GB Apeldoorn Nederlandse vertaling door: Emiel van Est emiel@leanmanagement.nl

3 Nu is het tijd voor Coaching Cycli met de Vijf Coaching Kata Vragen. Dit wordt gedaan terwijl de Leerling met PDCA in de richting van de Doeltoestand beweegt. Meestal wordt in dit stadium het patroon en de logica van de Verbeter Kata duidelijk voor de Leerling. Meestal valt hier het kwartje. PART III Leerling Begrijp de Richting Begrijp de Huidige Toestand Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doeltoestand Verbeter Kata Coaching & Instructie Coaching Cycli Coaching Kata Coach Vijf Basic Coaching Vragen 1. Wat proberen we te bereiken? 2. Waar zijn we nu? 3. Wat staat ons momenteel in de weg? 4. Wat is onze volgende stap en wat verwachten we? 5. Wanneer kunnen we zien wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? De Vijf Vragen 1) Wat is de Doeltoestand? 2) Wat is nu de Actuele Toestand? (Draai de kaart om) > 3) Welke Obstakels denk je dat je verhinderen om de Doeltoestand te bereiken? Met welke éne ben je nu bezig? 4) Wat is je Volgende Stap? (volgende PDCA / experiment) Wat verwacht je? 5) Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? *Vaak zul je meerdere PDCA cycli aan hetzelfde obstakel werken. Mike Mike Rother / / Verbeter Improvement Kata Kata Handboek Handbook PDCA PDCA Cycli Cycles 2

4 STORYBOARD VAN DE LEERLING --VOORBEREIDING IS COMPLEET -- Leerling en Coach zullen nu het hele bord gebruiken Focus Proces: Uitdaging: Doeltoestand Realisatiedatum: Huidige Toestand PDCA Cycli Registratie Parkeerplaats Obstakels Mike Mike Rother / / Verbeter Improvement Kata Kata Handboek Handbook PDCA PDCA Cycli Cycles 3

5 De Verbeter Kata Oefen deze Routine PDCA RICHTING DE DOELTOESTAND Ter referentie zie: Hoofdstuk 6 Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 4

6 ORIENTATIE Begrijp de Richting Begrijpen Huidige Toestand Vastleggen Volgende Doeltoestand PDCA Richting Doeltoestand Doel Toestand ACT PLAN CHECK Go and See DO DO DT HT De 5 Vragen Welke uitdaging streven we na? Wat is het huidige patroon van werken? Wat is het volgende patroon dat we willen hebben? Het iteratieve ontdekkingsproces tussen huidige toestand en doeltoestand Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 5

7 Concept Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 6

8 NU JE EEN DOELTOESTAND HEBT, HOE GA JE ER KOMEN? Je kunt de hele weg niet zien Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 7

9 Het Allerbelangrijkste: NEEM AAN DAT HET PAD ONDUIDELIJK IS We maken een plan met de intentie het plan uit te voeren. Maar de werkelijkheid is lineair noch voorspelbaar genoeg om alleen dit een effectieve manier te laten zijn voor het bereiken van onze Doeltoestanden. Met complexe systemen kunnen we van te voren niet goed genoeg plannen of richten om de Doeltoestand te halen. Ongeacht hoe goed je hebt gepland, het pad naar de Doeltoestand is min of meer een grijs gebied. Volgende Huidige Stap Toestand? De grijze zone??? Doel Toestand De Doeltoestand die je hebt vastgelegd is een voorbereiding op het experimenteren bij je huidige Kennisgrens Het komt nu aan op iteratieve vindingrijkheid, ontvankelijkheid en aanpassing aan nieuwe omstandigheden. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 8

10 WAT IS WETENSCHAPPELIJK DENKEN? Gaandeweg leren op weg naar de Doeltoestand. Omdat het pad naar de Doeltoestand niet met nauwkeurigheid voorspeld kan worden, moeten we dat pad vinden door te experimenteren als een wetenschapper. Met ieder inzicht past een wetenschapper zijn/haar koers aan om te profiteren van het geleerde. Wat we mogelijk als wetenschappelijk beschouwen Kwantificatie en precisie Objectief en zeker Onthult wat er is Bv: We hebben het goede plan gemaakt Wat wetenschappelijk werkelijk is Gaat over onzekerheid, dubbelzinnigheid & onvolledigheid Nooit vrij van fouten Een ontdekkingsproces, via systematische trial and error Bv: Ons plan is een hypothese Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 9

11 DIT IS DE WELBEKENDE PDCA CYCLUS (4) Standaardiseer, stabiliseer wat werkt, of begin de PDCA cyclus opnieuw ACT PLAN (1) Definieer wat je verwacht te doen en wat er zal gebeuren. Dit is de hypothese of voorspelling (3) Vergelijk de werkelijke uitkomst met de verwachtte uitkomst. CHECK or Study DO (2) Test de hypothese, d.w.z. probeer het proces te draaien zoals gepland. Kijk goed wat er gebeurt. De stappen van PDCA vormen een wetenschappelijk proces om kennis te vergaren. PDCA biedt ons een praktische manier om een Doeltoestand te bereiken. Het is de manier om door de grijze zone heen te werken, en het kenmerk van een lerende organisatie. Maar laten we eens kijken hoe PDCA werkt... Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 10

12 VIER BELANGIJKE PUNTEN OVER PDCA Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 11

13 Key Point 1 A over PDCA ʻVERRASSINGʼ IS VAAK HOE PDCA JE HELPT OM TE LEREN EN TE VERBETEREN Veel van het leren gebeurt wanneer de werkelijkheid afwijkt van de voorspelling Onverwachte resultaten (verrassingen) leiden tot waardevolle leerervaringen. De Verbeter Kata mentaliteit wil deze lessen gebruiken. Het is vooral wanneer een hypothese wordt weerlegd dat je nieuwe inzichten kunt opdoen die je helpen bij het leren; verbeteren; aanpassen en innoveren Het doel van PDCA is het genereren van verrassingen en dus kansen om te leren en vooruitgang te boeken richting de Doeltoestand. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 12

14 HOE ONVERWACHTE RESULTATEN JE VOORUIT HELPEN RICHTING DE DOELTOESTAND De wetenschappelijke aanpak: Wanneer een resultaat is zoals voorspeld dan bevestigt het iets dat je al dacht. Wanneer het resultaat anders is dan voorspeld sta je op het punt iets nieuws te leren. Voorspelling Bevestigd Weerlegd Versterkt huidig denken. Als het volgen van een pad in de sneeuw. Verrassing. Potentie voor nieuwe kennis, leren & ontdekking. Bevestigde voorspellingen zetten je vast. Weerlegde voorspellingen leiden je weg van je aannames en dwingen tot verkenning. If the result confirms the hypothesis, then you've made a measurement. If the result is contrary to the hypothesis, then you've made a discovery. ~ Enrico Fermi Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 13

15 HOE PDCA WERKT De P van PDCA is een verwachting of een voorspelling een hypothese De C van PDCA is een reflectie... Wat leren we hier van? Wat moeten we aanpassen? Illustratie van The Team Handbook, page 3-33 Onverwachte resultaten geven nieuwe richting aan je denken en dwingen nieuwe interpretaties en stappen af. Wanneer je reflecteert en probeert te begrijpen waarom je voorspelling onnauwkeurig was, ontdek je nieuwe inzichten en bouw je nieuwe kennis. Dit komt omdat een weerlegde hypothese een kennisgrens onthult. Wanneer iets anders gebeurt dan wat je hebt voorspeld --wanneer een plan, stap, geloof of hypothese onjuist blijkt te zijn wordt een kennisgrens zichtbaar en sta je op het punt iets te leren. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 14

16 Key Point 2 A over PDCA PDCA CYCLI (EXPERIMENTEN) WORDEN UITGEVOERD OP DE KENNISGRENZEN Er is altijd een kennisgrens. zoek er naar. De kennisgrens is het punt waar je geen feiten en data meer hebt en begint te raden. Dit is waar je het volgende PDCA experiment hoort uit te voeren; leer waar de feiten toe leiden. Voorspelbare Zone Huidige Kennisgrens Onzekerheid / Leer Zone??? Volgende Doeltoestand Hier willen we naar toe Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 15

17 VOORBEELD We weten hoe een pull systeem werkt, maar we weten niet alles wat nodig is om jouw pull systeem te laten werken. Omdat geen twee pull systemen gelijk zijn zul je moeten experimenteren om je weg te vinden en te leren hoe je jouw pull systeem werkend kunt krijgen zoals gewenst. Doeltoestand Voorspelbare Zone Onzekerheid / Leer Zone Huidige Kennisgrens Pull systeem tussen proces A & B werkend volgens dit ontwerp op (datum) Herken de Kennisgrens, voer daar zo snel mogelijk je volgende PDCA experiment uit! Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 16

18 Key Point 3 over PDCA SNELLE & FREQUENTE PDCA CYCLI = MEER LEREN Wanneer doe je de ʻcheckʼ? Frequent! Een deel van het meest nuttige leren is afkomstig van korte en frequente PDCA cycli (dagelijkse experimenten). De Verbeter Kata gaat over het testen en leren in snelle en frequente cycli. Oude manier Lange PDCA cycli Check infrequent (bv: wekelijks) Check resultaten Verbeter Kata Manier Snelle PDCA cycli (kort & frequent) Check na iedere stap Check proces details Doeltoestand Doeltoestand Huidige Toestand Huidige Toestand Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 17

19 LANGE PDCA CYCLI PRODUCEREN GEEN GEDETAILLEERD GENOEG LEREN OM DE VINDINGRIJKHEID VAN HET TEAM TE ACTIVEREN Hoeveelheid leren, aanpassing en innovatie Soms minuten Plan Do Check tijd Resultaat Plan D o C h e c k Proces Plan D o C h e c k tijd Proces Plan D o C h e c k Proces Lange PDCA Cycli Snelle PDCA Cycli Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 18

20 SNELLE & FREQUENTE PDCA CYCLI PDCA gebeurt natuurlijk op alle niveaus van een organisatie. Echter, het leren dat het meest bruikbaar is voor verbetering, aanpassing en innovatie komt vaak uit kleine PDCA cycli op het procesniveau. Waarom? Op microniveau pikken we meer nuttige details op. Checks op alleen een hoger, macroniveau kunnen slechts leiden tot vermoedens over waarom iets gebeurt, in plaats van nuttige, gedetailleerde feiten en gegevens voor aanpassing te leveren. Met macro PDCA cycli zijn er vaak te veel variabelen in het spel om gedetailleerd leren mogelijk te maken. Op microniveau kunnen we nog steeds aanpassingen doen en de Doeltoestand op tijd bereiken. Checks op een hoger niveau komen ook vaak te laat om er nog veel aan te doen. Kleine PDCA cycli zijn op een schaal waar falen de klant niet schaadt. Je maakt een keten van PDCA cycli waar wat in de éne stap is geleerd leidt tot de volgende stap. Je kunt altijd een volgende stap vinden en wanneer je een volgende stap hebt kun je weer een volgende vinden en daardoor blijft het doorgaan. Snelle en frequente (dagelijkse) PDCA cycli op het proces niveau is hoe de adaptieve "lerende organisatie" werkelijkheid wordt. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 19

21 DUS IEDERE STAP = EEN PDCA CYCLUS Huidige Toestand ACT CHECK ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT ACT PLAN PLAN CHECK PLAN CHECK D O PLAN CHECK PLAN CHECK D O PLAN CHECK PLAN CHECK D O PLAN CHECK PLAN CHECK D O PLAN CHECK PLAN CHECK D O PLAN CHECK PLAN CHECK D O CHECK DO DO DO DO DO DO DO PLAN DO Doel Toestand Voor iedere stap: Definieer wat je verwacht dat er gebeurt Observeer de uitkomst Reflecteer en pas indien nodig aan Een PDCA cyclus duurt soms maar een paar minuten: Stel dat we besluiten, in het streven naar een Doeltoestand, wat werkzaamheden te verplaatsen van de ene operator naar een andere. We nemen die stap, zien dat het niet werkt zoals verwacht, maar herkennen dan een mogelijkheid die wel het gewenste effect zou kunnen hebben. Dat was een PDCA cyclus. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 20

22 MACRO EN MICRO PDCA CYCLI Volgens de Vijf Coaching Kata Vragen Vraag 1 & 2 relateren aan PDCA op macroniveau. Korte, snelle PDCA cycli zijn bij vraag 4 & 5. ACT CHECK or Study Go and See PLAN DO Vraag 1 & 2: (Macro) Wat is de Doeltoestand Wat is nu de Actuele Toestand? ACT PLAN Vraag 4 & 5: Wat is je volgende stap? (Micro) Illustratie van Toyota Kata, page 144 CHECK DO Wannneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? Macro PDCA cycli vormen context, of richting, maar veel leren, verbetering, aanpassing en innovatie komt van de Micro PDCA cycli. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 21

23 Key Point 4 over PDCA NIET IEDERE STAP ZAL LEIDEN TOT EEN MEETBAAR VOORDEEL Jij en de leden van je team hebben wellicht een mentaliteit dat bijna elke stap een meetbaar voordeel moet opleveren. Maar dat is een onmogelijk hoge lat die je in de voorspelbare zone houdt. Deze mentaliteit zal jouw organisatie niet toestaan om echt te verbeteren, aan te passen, te innoveren en de concurrentie te verslaan. In feite is het de Doeltoestand van het team die het voordeel met zich meebrengt. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 22

24 HET PAD NAAR DE DOELTOESTAND IS GEEN RECHTE LIJN De PDCA procedure is gespecificeerd, maar het pad is dat niet. Onderweg zullen er dingen gebeuren die je denken veranderen en er toe leiden dat je je ideeën herziet. De Doeltoestand blijft hetzelfde, maar het pad verschuift terwijl je leert. Je mislukte voorspellingen zijn ontdekkingen die je vertellen waar je je energie op moet richten en leiden je naar je volgende stap. Cartoon door Demetri Martin Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 23

25 Huidige Toestand DOE EXPERIMENTEN BINNEN DE PDCA ZONE De Doeltoestand heeft een harde realisatiedatum en is meetbaar. Er zijn budgettaire beperkingen en kwaliteitsparameters. Het is binnen deze gedefinieerde limieten dat de leerling en het team snelle experimenten ontwerpen en uitvoeren richting de Doeltoestand. Bijvoorbeeld: de PDCA experimenten horen zo uitgevoerd te worden dat de klant er geen last van heeft, wat een reden is om ze zo klein mogelijk te houden. Doel Toestand Binnen deze zone hoeven niet al je stappen een voordeel te tonen. Mislukte tests zijn hier nodig om te leren! De Doeltoestand heeft een Vastgelegde Datum en is Meetbaar Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 24

26 OEFENEN Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 25

27 TIJD OM DE PET VAN DE WETENSCHAPPER OP TE ZETTEN... Scientists perform research toward a more comprehensive understanding of nature,...en UIT TE KIJKEN NAAR KENNISGRENZEN Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 26

28 HOE RICHTING DE DOELTOESTAND TE WERKEN Stap voor stap, met leren en aanpassing onderweg Met de Verbeter Kata aanpak leer je terwijl je streeft naar het bereiken van de Doeltoestand, en doe je aanpassingen op basis van wat je leert Doel Toestand Volgende Doel Toestand Kennisgrens Huidige Toestand Verder Zien Volgende Stap Laatste Stap Blootleggen van onvoorziene problemen & obstakels op de weg Wat we hebben geleerd in de vorige stap kan invloed hebben onze volgende stap Gebruik de vijf vragen bij iedere stap Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 27

29 VERWEZENLIJKEN DAGELIJKSE PDCA MET DEZE TWEE IN ELKAAR GRIJPENDE ROUTINES De Vijf Vragen De Vijf Vragen 1) Wat is de Doeltoestand? 2) Wat is nu de Actuele Toestand? (Draai de kaart om) > 3) Welke Obstakels denk je dat je verhinderen om de Doeltoestand te bereiken? Met welke éne ben je nu bezig? 4) Wat is je Volgende Stap? (volgende PDCA / experiment) Wat verwacht je? 5) Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? *Vaak zul je meerdere PDCA cycli aan hetzelfde obstakel werken. Voor de coach PDCA Cycli Registratie Formulier PDCA CYCLI REGISTRATIE FORMULIER Datum Proces Proces Meting Stap Wat verwacht je? Resultaat Wat Leren we? Voor de leerling Ontmoet elkaar iedere dag bij het focus proces en gebruik deze twee tools Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 28

30 Voor de Coach DE VIJF COACHING KATA VRAGEN Het patroon van deze vijf vragen stimuleren wetenschappelijk denken & gedrag De Vijf Vragen 1) Wat is de Doeltoestand? 2) Wat is nu de Actuele Toestand? (Draai de kaart om) > 3) Welke Obstakels denk je dat je verhinderen om de Doeltoestand te bereiken? Met welke éne ben je nu bezig? 4) Wat is je Volgende Stap? (volgende PDCA / experiment) Wat verwacht je? 5) Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? *Vaak zul je meerdere PDCA cycli aan hetzelfde obstakel werken. Kaart omdraaien om te reflecteren op de laatste stap Achterzijde van kaart Reflectie sectie Reflecteer op de Laatst Genomen Stap Omdat je niet echt weet wat het resultaat van een stap zal zijn! 1) Wat was je Laatste Stap? 2) Wat was je Verwachting? 3) Wat Gebeurde er Werkelijk? 4) Wat heb je Geleerd? > Terug Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 29

31 DE COACH STELT DE VIJF VRAGEN BIJ IEDERE STAP Leerling Doel Toestand De routine voor de coach wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Huidige Toestand Coach De Vijf Vragen 1) Wat is de Doeltoestand? 2) Wat is nu de Actuele Toestand? (Draai de kaart om) > 3) Welke Obstakels denk je dat je verhinderen om de Doeltoestand te bereiken? Met welke éne ben je nu bezig? 4) Wat is je Volgende Stap? (volgende PDCA / experiment) Wat verwacht je? 5) Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap? *Vaak zul je meerdere PDCA cycli aan hetzelfde obstakel werken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 30

32 De PDCA Routine van de Leerling Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 31

33 WAAR KOMEN DE STAPPEN DIE JE NEEMT VANDAAN? De dagelijkse stappen die je neemt naar de Doeltoestand zullen niet afkomstig zijn van een actieplan of een Pareto analyse. Ze zullen meestal komen uit een reeks van snelle en frequente PDCA cycli, waar wat je leert in één stap je vaak leidt naar de volgende stap. Uit elk experiment krijgt de leerling nieuwe informatie en zal zijn of haar volgende stap dienovereenkomstig aanpassen, om de weg naar de Doeltoestand binnen het gewenste tijdsbestek iteratief te vinden. De leerling werkt aan obstakels die hij of zij achtereenvolgens vindt als belemmering voor het bereiken van zijn/haar Doeltoestand. Deze stappen worden door de Leerling gepland, uitgevoerd, beoordeeld en opgenomen in de PDCA CYCLI REGISTRATIE, in dialoog met de Coach. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 32

34 Voor de Leerling PDCA CYCLI REGISTRATIE FORMULIER Datum Proces Stap Wat verwacht je? Proces Meting Resultaat Observeer nauwkeurig Wat Leren we? A B C Coaching Cycle EXPERIMENT Iedere rij = één experiment. Dit is een keten van PDCA cycli, waar een stap voortbouwt op wat in de vorige stap werd geleerd. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 33

35 HOE GEBRUIK JE HET PDCA REGISTRATIE FORMULIER Voor de eerste coaching cyclus doet de Leerling een voorstel voor de 1e stap en wat daarvan wordt verwacht. Het PDCA Cycli Registratie Formulier helpt je wetenschappelijk denken en gedrag te ontwikkelen Het PDCA Cycli Registratie Formulier lees je van links naar rechts, rij voor rij. Iedere rij = één experiment. Als je eenmaal aan de gang bent herhaalt het 1 2 patroon op het formulier zich na ieder experiment PDCA CYCLI REGISTRATIE FORMULIER Datum Proces 2 2 Gebaseerd op wat er in de laatste stap is geleerd stelt de Leerling de Volgende Stap voor en beschrijft hier wat hij/zij van de volgende stap Verwacht. Wat verwacht Stap je? Resultaat Wat Leren we? 1 Proces Meting 1 Na het voltooien van een stap of experiment reflecteert de Leerling en vult dan hier het Resultaat en Wat we Leren in De informatie wordt door de Leerling op het PDCA Cycli Registratie Formulier geschreven voor de volgende coaching cyclus. Tijdens de coaching cyclus zal de coach de voorgestelde volgende stap (volgende experiment) accepteren, of feedback geven om te helpen het ontwerp van het volgende experiment te verbeteren. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 34

36 DRIE SOORTEN PDCA EXPERIMENTEN Een experiment is een leerervaring die niet perse een verandering in het focus proces betreft. "Verdere analyse" of "Gaan Kijken" kan een experiment zijn. De volgende hiërarchie gaat van minder naar meer wetenschappelijk. Alle drie zijn ze acceptabel. 1) Ga Kijken Directe observatie en gegevens verzameling, zonder iets te veranderen, om meer te leren over een proces of situatie. 2) Verkennend Experiment Introduceren van een verandering in een proces om via directe observatie te zien hoe het proces reageert. Dit helpt om een beter inzicht in het proces te krijgen. Voorbeeld: Probeer een proces uit te voeren zoals omschreven in de Doeltoestand om te zien wat er gebeurt. Dit is vaak een vroeg experiment. 3) Testen van een Hypothese Introduceren van een verandering, idealiter slechts één enkele factor, samen met een voorspelling van wat je verwacht dat er zal gebeuren. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 35

37 Eerste PDCA cyclus WAT MOET JE EERSTE STAP ZIJN? Het eerste experiment is vaak een verkennende stap Een belangrijk punt om te onthouden is dat je geen Pareto analyse nodig hebt of moet starten met het grootste obstakel. In feite, voor beginners is het vaak beter om niet meteen het grootste obstakel aan te pakken. Het maakt niet uit waar je begint omdat, zodra je aan de slag gaat, je verbonden bent in een keten van PDCA cycli. Alle obstakels waar je aan moet werken wachten geduldig totdat je ze blootlegt. Je eerste obstakel is vrij te kiezen. Een tactiek voor een eerste stap is om te proberen het proces uit te voeren zoals beschreven in de Doeltoestand. We weten al dat het niet zal werken, maar je bent nu op een kennisgrens. Dat wil zeggen, je hebt wellicht slechts een vermoeden over de eerste te nemen stap. Een verkennend experiment onthult echte obstakels, zodat je wetenschappelijk vaststelt waaraan je moet werken. Tweede PDCA cyclus Probeer het proces volgens de Doeltoestand uit te voeren Zie een hoop echte obstakels Noteer ze op de obstakel parkeerplaats Kies een obstakel Start je PDCA cycli Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 36

38 CALIBREER DE LEERLING VOOR HET EXPERIMENT ---- Vraag: waarom experimenteren we? ---- Het is niet: Laten we kijken of deze Doeltoestand werkt - maar veel meer - Laten we kijken wat we moeten doen om dit te laten werken Dit is wat velen van ons zullen denken waar experimenteren over gaat Kalibreer het team naar deze houding voordat je begint We weten al dat het in eerste instantie niet zal werken. We zijn geïnteresseerd in wat niet gaat zoals gepland, zodat we kunnen leren waar we aan moeten werken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 37

39 Als je experimenteert KIJK EN DENK NIET TE VER VOORUIT Je weet eigenlijk niet wat het resultaat zal zijn van de volgende stap. Als je eenmaal een Doeltoestand hebt, concentreer je dan op de volgende stap. Wat je daarvan leert zal waarschijnlijk invloed hebben op de daarop volgende stap. Wees dus in het moment, en pas PDCA toe. Je zult het volledige pad naar de Doeltoestand alleen achteraf zien. Waarschijnlijk zul je niet de meest directe route naar de Doeltoestand hebben genomen Doel Toestand Verder Zien Huidige Toestand Volgende Stap Laatste Stap "Every step taken alters the horizon, changes the field of vision, causing us to see what had been thus far circumscribed as something quite different." ~ James P. Carse, NYU Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 38

40 VOER JE EXPERIMENT ZO SNEL EN ZO GOEDKOOP MOGELIJK UIT Doe het experiment nu met wat je maar tot je beschikking hebt. Ik wil het volgende obstakel zo snel mogelijk zien! Doel Toestand Wachtende Obstakels Huidige Toestand Neem deze stap zo snel mogelijk, met duct tape en touw als het nodig is, zodat je verder kunt kijken. Wacht niet tot je een perfecte oplossing hebt. Een tijdelijke oplossing is OK. Aangezien het weerlegde hypotheses zijn (onverwachte resultaten) die ons helpen de weg vooruit te zien, zijn we er in geïnteresseerd problemen of obstakels zo snel mogelijk te zien. We kunnen het volgende echte obstakel alleen zien nadat we een stap zetten, dus neem die stap zo snel mogelijk. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 39

41 VERMIJD OVERDREVEN LANGE PDCA CYCLI De tijd die nodig is voor een PDCA cyclus is gerelateerd aan de cyclustijd van het proces waarmee je bezig bent. Hoe langer de procescyclus, hoe langer de PDCA cyclus, vooral omdat je wellicht meer dan één datapunt nodig hebt. Ingewikkelde processen vergen mogelijk langere PDCA cycli, die je leren kunnen vertragen. Wanneer een procescyclus lang is, probeer het experiment dan uit te voeren in een cyclus die opzettelijk is ingekort. Vraag jezelf, "Hoe kunnen we deze stap of dit idee zo snel mogelijk testen?" Vergeet niet, je kunt niet verder kijken (voorbij de kennisgrens) zonder daadwerkelijk je idee op een bepaalde manier te proberen. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 40

42 REFLECTIE DE OPVOLGING NA IEDER EXPERIMENT Een geplande stap is een hypothese die wordt getest. Na elk experiment reflecteert de Leerling door het bestuderen, bijwerken en voorbereiden voor de volgende coaching cyclus. PDCA CYCLI REGISTRATIE FORMULIER Datum Proces Proces Meting Stap Wat verwacht je? Resultaat Wat Leren we? De Leerling gebruikt nu alle velden van het PDCA Cycli Registratie Formulier Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 41

43 STAPPEN VOOR HET VERWERKEN VAN HET RESULTAAT VAN EEN EXPERIMENT Instructies voor de Leerling (A) Bekijk je voorspelling. Vergelijk wat je bedoeld had te doen met wat je eigenlijk deed. (B) Vat de feitelijke resultaten in het 'Resultaat' veld samen. (C) Wat heb je, op basis hiervan, geleerd over het focus proces, of het proces van verbeteren? Vermeld dit in het veld "Wat leren we. (D) Dat alles tot je nemend, beslis wat je plan is voor de volgende stap en wat je als resultaat verwacht. PDCA CYCLI REGISTRATIE FORMULIER Datum Proces Proces Meting Stap Wat verwacht je? Resultaat Wat Leren we? A D B C De leerling verwijst naar deze informatie tijdens de coaching cyclus Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 42

44 STEL JEZELF DEZE VRAAG NA IEDER EXPERIMENT Wat weerhoudt de operators er van om volgens het gewenste patroon te kunnen werken? Dit perspectief zal je gefocust houden op de werkprocessen en je helpen om samen te werken met het proces team. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 43

45 WEN ER AAN OM IN DE LEERZONE TE ZIJN Daar vindt verbetering, aanpassing en innovatie plaats. Doel Toestand Je zult onderweg successen ervaren Huidige Toestand maar totdat de Doeltoestand is bereikt zul je buiten je zone van zekerheid. in de leerzone, werken. Geef je Doeltoestand niet op! De mislukkingen en obstakels die je tegenkomt zijn geen redenen om de Doeltoestand op te geven. Het zijn de dingen die je moet uitzoeken en uitwerken. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 44

46 Houd in gedachten: DE HUIDIGE TOESTAND ZAL NIEUW ZIJN NA IEDER EXPERIMENT Elke keer dat je een aanpassing doet in een proces, is het een nieuw proces. De Leerling moet opnieuw de Huidige Toestand beoordelen en dit veld op het storyboard bijwerken ter voorbereiding van elke dagelijkse coaching cyclus. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 45

47 BEREID NU JE EERSTE EXPERIMENT VOOR OP WEG NAAR JE DOELTOESTAND Stap Wat verwacht je? De eerste stap is vrij. Verander daarna steeds één onderdeel per keer gebaseerd op wat je hebt geleerd van de laatste PDCA cyclus. Mike Rother / Verbeter Kata Handboek PDCA Cycli 46