Gent januari 2011

Transcriptie

1 Gent januari 2011 Gent, maart 2010 Betreft: Uitnodiging voor Agriflanders 2011, 13, 14, 15 & 16 januari 2011, Gent site Flanders Expo Geachte, Van donderdag 13 tot en met zondag 16 januari 2011 gaat op de site Flanders expo de 7de editie door van de Vlaamse land- en tuinbouwbeurs Agriflanders. De vorige edities kenden steeds een groot succes. Ruim 320 exposanten en bezoekers maken Agriflanders dé beurs van en voor de Vlaamse land- en tuinbouw. Wij willen graag uw bedrijf uit nodigen om deel te nemen. Het is ons doel een vlotte en correcte beursdeelname voor u mogelijk te maken. Tevens is het mede onze opdracht dat u een vlotte communicatie kan tot stand brengen met klanten, met de pers, met een sterk geïnteresseerd publiek, met buitenlandse bedrijven en met bezoekers. Daartoe voeren wij een gerichte pers- en publiciteitscampagne, via verschillende binnen- en buitenlandse vakbladen. Een belangrijke mediacampagne en een doelgerichte mailingactie zullen ervoor zorgen dat u op Agriflanders 2011 een sterk geïnteresseerd publiek ontmoet. Deelnemen aan Agriflanders is essentieel. Aarzel niet ons te contacteren voor verdere info. Hoogachtend. Annie De Groote Algemeen secretaris Georges Van Keerberghen Voorzitter Organisatie: Agriflora c.v., Kortrijksesteenweg 1097 c, 9051 Gent t +32 (0) f +32 (0) e info@agriflanders.be kbc btw be

2 Samen met de bijlage terugsturen vóór 31 augustus 2010 Gent januari 2011 Inschrijvingsformulier Firmanaam: Straat: Postnr: Gemeente: Tel.: Btw-nr: Contactpersoon: contactpersoon: Website: Fax: Bankrekening: GSM: Briefwisseling: r Nederlands r Frans De ondergetekende, gevolmachtigde van bovengemelde firma, gaat akkoord met de gestelde voorwaarden in het Algemeen Reglement en de algemene schikkingen van Artexis nv, en zal deelnemen aan de beurs Agriflanders, die doorgaat te Gent van 13 tot en met 16 januari 2011 en aanvaardt de opgelegde bijdragen te betalen: 1 Standruimte (reglement art. 8) 1.1 Standoppervlakte: x 20 m² = m² x 45 euro/m² = r en ontvangt 4 euro korting per m² bij snelle inschrijving (vóór 1 juli 2010) 1.2 vraagt een aangepaste stand: r 2 open zijden (hoekstand): supplement van 200 euro (minimum 40 m²) r 3 open zijden (kopstand): supplement van 400 euro (minimum 80 m²) r 4 open zijden (eilandstand): supplement van 600 euro (minimum 120 m²) Dossierrecht (reglement art. 9) 150 euro Kaarten (reglement art. 13) r Verminderingskaarten (per 10 stuks te bestellen): aantal: x 3 euro = r Relatiekaarten (per 10 stuks te bestellen): aantal: x 8 euro = r Exposantenkaarten: 2 gratis per 20 m² standruimte met min. 2 en max. 20 stuks Bijkomende exposantenkaarten (geldig 4 beursdagen): aantal: x 18 euro = r Parkingkaarten exposant (max. 1 kaart per 20 m² standruimte): aantal: x 14 euro = Totaal (excl. btw) = En stort de helft van het verschuldigde bedrag vóór 31 augustus 2010 en het saldo bij ontvangst van de factuur. Opgemaakt te, op / / Handtekening: Stempel van de firma: Organisatie: Agriflora c.v., Kortrijksesteenweg 1097 c, 9051 Gent t +32 (0) f +32 (0) e info@agriflanders.be kbc btw be

3 Gent januari 2011 Samen met het inschrijvingsformulier terugsturen vóór 31 augustus 2010 Bijlage Uw hoofdrubriek op onze website Firmanaam: Contactpersoon: Straat: Postnr: Gemeente: Gelieve in deze lijst uw hoofdrubrieken aan te duiden met een kruisje voor de rubriek aub: Toelevering algemeen Stamboeken en aan-/verkoop van Afvalbehandeling Geiten Beroepskledij Neerhofdieren Waterbehandeling Paarden Constructies en inrichting Pelsdieren Beveiligingssystemen Pluimvee Biogasinstallaties Rundvee Bouwmaterialen Schapen Energie Varkens Industriebouw Toelevering teelten Klimaatregeling Beregening en drainage Omheining Meststoffen Stalinrichting Zaden Stallenbouw Toelevering veeteelt Waterbehandeling Algemeen Woningbouw Diergeneeskunde Diensten K.I. Banken Mestverwerking Landbouwverenigingen Paardensport Media Reiniging en hygiene Onderwijs Silo s Overheid Slachthuizen Software Verzorging Verzekeringen Weegapparatuur Machines en materiaal Veevoeders Bedrijfsvoertuigen Veevoederadditieven Machines Veevoeders Tractoren Voeding en producten Voeding Hoeve- en streekproducten Organisatie: Agriflora c.v., Kortrijksesteenweg 1097 c, 9051 Gent t +32 (0) f +32 (0) e info@agriflanders.be kbc btw be

4 Gent januari 2011 Algemeen reglement Agriflanders Gent, site Flanders Expo 13, 14, 15 & 16 januari 2011 ALGEMEEN 1 Agriflanders is toegankelijk voor alle producten en diensten die verband houden met veehouderij in de ruimste zin, voor teelten en mechanisatie op erfniveau en voor alle producten die land- en tuinbouw voorbrengt. De afdeling hoeve- en streekproducten hebben een eigen reglement en aangepaste inschrijvingsdocumenten. 2 Belangstellenden verbinden zich uitdrukkelijk en zonder voorbehoud dit algemeen reglement na te leven door het inzenden van hun aanvraag tot deelname. 3 Ingeval Agriflanders om niet voorziene redenen verdaagd, afgelast, de duur ervan verkort, de stands beperkt of afgeschaft zou worden, kan het bewijs van deelname de verantwoordelijkheid van de Raad van Beheer niet binden en geeft dit geen enkel recht op schadevergoeding. In bovenvermelde gevallen kunnen de exposanten enkel aanspraak maken op de terugbetaling van de provisie en de vergoedingen, mits aftrek van de proportionele deelname in de uitgaven, die reeds werden gedaan door de Raad van Beheer. INSCHRIJVING 4 De deelnemers dienen voor hun aanvraag het daartoe bestemde inschrijvingsformulier te gebruiken. De organisatie bevestigt de ontvangen inschrijving. 5 De deelnemers kunnen een reservatie nemen op een standplaats. Dit kan telefonisch, via fax of via mail. Deze reservatie is kosteloos. Deze reservatie is geldig voor 14 dagen, maar de organisatie heeft het recht om aan de deelnemer bevestiging te vragen binnen de 48 uren. 6 De organisatie van Agriflanders dient op 31 augustus 2010 in het bezit te zijn van de aanvraag tot deelname. 7 Laattijdige aanvragen zullen enkel onderzocht worden indien er nog vrije standruimten zijn. Hierbij zal rekening gehouden worden met de volgorde van de inschrijvingen. De annulatie van deelname dient door een aangetekend schrijven te worden meegedeeld aan de organisatie vóór 30 november In dit geval wordt enkel het voorschot niet terugbetaald. Na deze datum worden de volledige inschrijvingskosten aangerekend. DEELNAMEVOORWAARDEN 8 Standruimte De exposanten kunnen een standruimte huren met een oppervlakte van 20 m² of een veelvoud van deze oppervlakte. De prijs per vierkante meter bedraagt 45 euro. Indien de inschrijving voor 1 juli 2010 (poststempel) op de organisatie is, bedraagt de prijs 41 euro/m². De toewijzing van de standen gebeurt door de organisatie, dat steeds het recht heeft wijzigingen aan te brengen aan de standen. Supplementen voor standen met meerdere open zijden: 2 open zijden (hoekstand): bijkomend 200 euro, indien min. opp. van 40 m 2 3 open zijden (kopstand): bijkomend 400 euro, indien min. opp. van 80 m 2 4 open zijden (eilandstand): bijkomend 600 euro, indien min. opp. van 120 m 2 De exposanten mogen geen standruimte onderverhuren of andere firma s op hun stand laten tentoonstellen zonder het uitdrukkelijk akkoord van de organisatie. De exposanten mogen enkel op hun stand reclamefolders of ander promotiemateriaal uitdelen.

5 9 Dossierrecht Iedere deelnemingsaanvraag geeft aanleiding tot de opening van een dossier, waarvoor een forfaitair dossierrecht van 150 euro per stand aangerekend wordt. 10 Verzekeringen Het reglement voor exposanten van Artexis nv (Flanders Expo) verplicht alle exposanten een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid als exposant. Deze polis wordt afgesloten door Artexis nv via een verplicht terug te sturen formulier in het exposantendossier. De prijs bedraagt 20 euro. Er kan vrijblijvend een verzekering alle risico s worden afgesloten via Agriflanders bij KBC Verzekeringen (document in exposantendossier). Deze verzekering dekt: brand, ontploffing, diefstal, eigen schade vanaf het ogenblik dat de verzekerde voorwerpen zich bevinden in de stand en tot op het ogenblik van verwijdering, met uitsluiting van laden en lossen, monteren en demonteren. Afstand van verhaal: De exposant verbindt er zich toe onherroepelijk en onvoorwaardelijk, zowel in eigen naam als zich sterkmakend voor derden-eigenaars van meegebrachte goederen en voor de onderaannemers, alsook voor de verzekeraars, vennoten, organen, aangestelden en uitvoeringsagenten van alle hiervoorgenoemden, zowel rechtstreeks als onrechtstreeks te verzaken aan enige aansprakelijkheidsvordering en afstand te doen van elk verhaal jegens Artexis nv, de vzw ITV, al diegenen die prestaties leveren in opdracht van Artexis nv of er op enige wijze actief zijn, al dan niet tegen renumeratie, al dan niet onder gezag en dit zowel op zelfstandige basis als onder de vorm van een vennootschap en jegens de organisatoren, de mede-exposanten, de andere deelnemers, de door Artexis nv aangestelde concessionarissen, waaronder de nv Gourmet Invent, de Stad Gent en alle hiervoor genoemden te vrijwaren tegen elke vordering van derden. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen die tijdens de opbouw of ontruiming van de standen of tijdens de manifestatie zelf zouden gebeuren. 11 De organisatie moet onmiddellijk in kennis gesteld worden van diefstal of beschadiging op de terreinen van de tentoonstelling. Binnen de 24 uren moet elke diefstal, verlies of beschadiging gemeld worden aan de verzekeraar en de politie. De organisatie kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor het eventueel verval van schadevergoeding, opgelopen wegens laattijdige aangifte. 12 Er kan contact worden opgenomen met de organisatie van Agriflanders om studiedagen, persontmoetingen, vergaderingen of seminaries te organiseren in het voorgebouw. Het organiseren van deze manifestaties ter gelegenheid van Agriflanders moet steeds aan de organisatie voorgelegd worden. INKOM 13 Agriflanders zal toegankelijk zijn voor het publiek op donderdag 13, vrijdag 14, zaterdag 15 en zondag 16 januari 2011, telkens van 9.00 tot uur. De officiële toegangsprijs bedraagt 10 euro. Kinderen onder de 12 jaar vergezeld van hun ouders, worden gratis toegelaten. Inkomkaarten voor exposanten Verminderingskaarten: iedere exposant kan verminderingskaarten kopen, per 10 stuks, voor de prijs van 3 euro per kaart. Hierbij betaalt de bezoeker 5 euro i.p.v. 10 euro. Relatiekaarten: iedere exposant kan relatiekaarten bestellen, per 10 stuks, voor zijn klanten voor de prijs van 8 euro per kaart. Hierbij is de toegang voor de bezoeker gratis. Exposantenkaarten: gratis elke exposant krijgt 2 kaarten per 20 m² standruimte met een maximum van 20 exposantenkaarten. Bijkomende exposantenkaarten kunnen besteld worden aan 18 euro per kaart. Parkeerkaarten: iedere exposant kan parkeerkaarten kopen aan 14 euro per stuk met een max van 1 kaart per 20 m² standoppervlakte De toelating van het publiek kan door de Raad van Beheer geheel of gedeeltelijk geschorst worden om iedere geldige reden, onder meer om veiligheidsredenen. Tevens kan de Raad van Beheer om dezelfde redenen overgaan tot gehele of gedeeltelijke evacuatie van het publiek. WEBSITE 14 Wij vermelden, gratis, volgende informatie van de exposanten op onze website: Adresgegevens, logo en website met link naar de website van de exposant Informatie over de firma (tekstvorm) Hoofdrubrieken, merken en omschrijving, diensten, producten, De exposant dient hiervoor de nodige informatie via door te geven.

6 EXPOSANTENDOSSIER 15 Door Agriflanders wordt het exposantendossier, na inschrijving, toegestuurd en dit omvat volgende diensten en mogelijkheden : verzekering alle risico s, gegevens voor de website, aankoop van inkomkaarten, aankoop van exposantenkaarten, aankoop van parkeerkaarten, nieuwigheden op de beurs (persdossier), organiseren van studiedagen, persontmoetingen, seminaries, standenplan. 16 Door Artexis nv wordt, na inschrijving, een toolbox toegestuurd met volgende diensten en mogelijkheden: alle technische voorzieningen (water, gas, elektriciteit, ). mogelijkheid voor het bestellen van meubels, tapijt, standen, planten, BETALINGSVOORWAARDEN 17 Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. De helft van het verschuldigd bedrag is te betalen tegen uiterlijk 31 augustus Een deelnemingsaanvraag komt enkel in aanmerking als deze som betaald is. Het saldo wordt betaald bij ontvangst van de factuur, opgesteld door Agriflora c.v., Kortrijksesteenweg 1097c, 9051 Gent; en ten laatste op 1 december 2010 en dit op bankrekening Agriflora c.v.: (kbc Bank). (bic code: kredbebb) (iban: be ) Niemand zal over zijn standplaats kunnen beschikken indien hij niet alle facturen vooraf en op de gestelde vervaldata heeft betaald. b) exposanten met modulestand dinsdag 11 januari tot uur woensdag 12 januari tot uur Bij vervroegde opbouw (aan te vragen via Artexis nv) bedragen de kosten minimaal 395 euro per dag. 19 Beursperiode De beurs is open van donderdag 13 januari 2011 tot en met zondag 16 januari Bezoekersuren: elke beursdag van 9.00 tot uur. Exposantenuren: telkens 1 uur vóór opening tot 1 uur na sluiting van de beurs. Om uur dient de standen ontruimd te zijn, zodat het beurscomplex kan gesloten worden. 20 Toegangsprijs Algemene toegangsprijs: 10,00 euro met reductiekaart: 5,00 euro met relatiekaart: gratis kinderen -12 jaar: gratis 20 De afbouw en ontruiming van de standen dienen beëindigd te zijn op dinsdag 18 januari 2011 om uur. De afbouw kan op de hieronder aangeduide dagen en uren: zondag 16 januari tot uur maandag 17 januari tot uur dinsdag 18 januari tot uur Vanaf woensdagmorgen 19 januari 2011 wordt per dag een boete van minimaal 1000 euro per dag aangerekend door Artexis nv. Alle, binnen bovenvermelde termijn niet weggehaalde goederen, zullen door de organisatie weggehaald worden op kosten van de betrokken exposant. Na een termijn van 30 dagen heeft de organisatie het recht deze goederen te verkopen. PRAKTISCH 18 Opbouw en inrichting van de standen mag beginnen vanaf maandag 10 januari om 8.00 uur. Elementen voor de inrichting en schuttingen worden niet door de organisatie geleverd. De opbouw kan op de hieronder aangeduide dagen en uren: a) exposanten met eigen standbouw maandag 10 januari tot uur dinsdag 11 januari tot uur woensdag 12 januari tot uur INRICHTING VAN DE STANDEN 22 Plan: een gepersonaliseerd beursplan met uw standaanduiding wordt u afzonderlijk toegestuurd. 23 De inrichting van de stands moet overeenkomen met wat bepaald is in het algemeen reglement en met de voorschriften van Artexis nv (site Flanders Expo) en de brandweer. Daags vóór de opening dienen alle werkzaamheden beëindigd te zijn vóór uur.

7 Tijdens de openingsuren is het verkeer met alle materiaal verboden. Heftoestellen, kranen, e.a. mogen alleen werken binnen de hallen mits toestemming van de directie van de hallen en de organisatie. Machines, motoren en toestellen mogen alleen in werking gesteld worden met elektrische stroom en mogen niet gevaarlijk, luidruchtig of hinderlijk zijn. Zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toelating van de organisatie mag geen enkel projectietoestel in werking gesteld worden. Een toestel dat niet in overeenstemming is met de veiligheidsreglementen van Artexis nv, mag niet in werking gesteld worden. 24 Ontwerp van uw standenplan Om het harmonieus geheel te bevorderen behoudt de organisatie zich het recht voor alle storende installaties en versieringen te laten wegnemen of te doen veranderen. 29 De exposanten kunnen in geen geval aanspraak maken op vergoedingen hoger dan de bedragen die zij gestort hebben. 30 Gegevens Agriflanders De organisator van Agriflanders is Agriflora cv., Kortrijksesteenweg 1097c, b 9051 Gent tel.: +32 (0) fax: +32 (0) info@agriflanders.be website: hr Gent: btw: be Bank: kbc bic code: kredbebb iban: be Gent, 2 maart 2010 Spandoeken mogen in geen enkel opzicht het esthetisch uitzicht van de tentoonstelling ontsieren. Hierover oordeelt de organisatie. Elke leurhandel is verboden behoudens voorafgaandelijke toelating van de organisatie. Gratis uitreiking van consumpties is toegelaten op de stand zelf. VARIA 25 Alle beschadigingen, door de exposanten veroorzaakt, zowel voor, tijdens, als na de tentoonstelling, zullen hersteld worden op kosten van de exposanten. 26 Indien een deel van de stand voorbehouden wordt voor het tentoonstellen van dieren, dient de organisatie hiervan op de hoogte gesteld te worden en zullen speciale werken moet uitgevoerd worden om het bevuilen van de vloer te verhinderen. De kosten hiervan zijn ten laste van de exposant. 27 Taksen, van welke aard dan ook, zijn ten laste van de exposanten. Alle vermelde prijzen zijn, tenzij anders vermeld, exclusief btw. 28 Geschillen tussen de Raad van Beheer en de exposanten zullen enkel voor de rechtbank van Gent gebracht worden, zo zij niet door een minnelijke schikking geregeld kunnen worden.