Notulen (15.01) 2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen.

Transcriptie

1 Notulen (15.01) van de gezamenlijke vergadering van de Raad van Toezicht, het bestuur en de klachten- (advies)commissie van Stichting Eigen Bouw met Huurdersvereniging Eigen Bouw, gehouden op maandag 14 december 2015 in het kantoor van de stichting Aanwezig: - namens de Raad van Toezicht: de heren F.H. Schutte (voorzitter), G.M. Brand en G.J. van Raan - namens het bestuur: de heer A.B.A.M. Nijland - namens de klachten(advies)commissie: de heren J.J.M. van Gessel, Ph. Veldpape, R. Ekkerman en mevrouw J. van Velsen-van Burik - namens Huurdersvereniging Eigen Bouw: mevrouw M. van Arendonk en de heren M.A. Nijenhuis en L. Lugtenberg belangstellende (voor bestuur huurdersvereniging): de heer E. Kloppers Notulist: - mevrouw A.G.M. Jonker-Veens 1. Opening De voorzitter van de Raad van Toezicht, de heer Schutte heet de aanwezigen van harte welkom, speciaal mevrouw Van Arendonk en de heren Kloppers en Ekkerman die voor het eerst aanwezig zijn. De heer Kloppers gaat mogelijk deel uitmaken van het bestuur van de huurdersvereniging. Er vindt een korte voorstelronde plaats. 2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 3. Notulen a. Vaststelling notulen gezamenlijke vergadering d.d De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van de actielijst: : protocollen bij brand: dit is besproken met de huurdersvereniging maar blijft een aandachtspunt. De huurdersvereniging overweegt een toelichting door een medewerker van de Veiligheidsregio IJsselland aan de bewonerscommissies c.q. huurders, m.n. van de portiekwoningen. 4. Algemene zaken De jaarverslagen zijn niet vooraf toegestuurd. Besloten wordt in de toekomst de verslagen weer vooraf toe te zenden. Als thema wordt na de vergadering de huurdersenquête op een interactieve wijze toegelicht door Companen. Met verwijzing naar de schriftelijke verslagen worden enkele items toegelicht. a. Verslag Raad van Toezicht Stichting Eigen Bouw over het jaar 2015 De voorzitter noemt de taken en rolinvulling van de Raad van Toezicht: toezicht houden op afstand, besluiten nemen over begroting, statuten, reglementen, acties en speerpunten uit het ondernemingsplan. Als belangrijke onderwerpen worden genoemd de relatie met de huurder en het niveau van begeleiden en faciliteren van de huurders, de kwetsbaarheid van de organisatie van Eigen Bouw, onderzoek naar het duurzame verdienmodel. Nieuwe ontwikkelingen kunnen invloed hebben op de werkorganisatie. Op basis van de nieuwe Woningwet dienen corporaties zich te richten op het sociale segment. Als niet toegelaten instelling heeft Eigen Bouw hierin een andere positie maar wil wel een maatschappelijk betrokken verhuurder blijven. Eigen Bouw is in gesprek met de woningbouwcorporaties over de versterking van elkaars positie. Het uitgangspunt is 1

2 een zelfstandige positie van Eigen Bouw, met een toegevoegde waarde, op een sociale manier, aan de onderkant van het geliberaliseerde huursegment, net boven de huurgrens. De huurdersvereniging constateert een spanningsveld tussen het gereguleerde woningbezit van 85% en het geliberaliseerde/vrijesectordeel. Het ondernemingsplan is meer gericht op dit laatste. Eigen Bouw wil een sociale onderneming zijn maar wat betekent dit voor het grootste deel van de huurders, en voor de investeringen in beide segmenten. De voorzitter antwoordt dat niet anders wordt omgegaan met de gereguleerde huurwoningen. De geschetste ontwikkelingen zijn een zoektocht. Bij de actualisatie van het strategisch voorraadbeleid in 2016 komt dit nader aan de orde. Het streven is een zelfstandig Eigen Bouw met een onderscheidende plek in de Deventer samenleving. b. Jaarverslag 2015 Klachten(advies)commissie Stichting Eigen Bouw In het verslagjaar zijn geen klachten ontvangen. De zittingstermijn, na drie herbenoemingen, van de heer Veldpape verstrijkt per 31 december De huurdersvereniging zal gevraagd worden een nieuw lid voor te dragen. De voorzitter van de huurdersvereniging geeft aan dat dit is besproken met de directeurbestuurder en dat de profielschets wordt afgewacht. c. Jaarverslag Huurdersvereniging Eigen Bouw 2015 De voorzitter van de huurdersvereniging noemt als primaire taak het behartigen van de belangen van de huurders. De tweede pijler is het versterken van het professioneel handelen als bestuur. In het afgelopen jaar is het bestuur het gesprek met de huurders, per complex en individueel, aangegaan over diverse onderwerpen. Men wil de slogans van Eigen Bouw toetsen aan de concrete werkelijkheid. Het bestuur is benieuwd naar de presentatie van de resultaten van het onderzoek onder (toekomstige) huurders. Het bestuur van de huurdersvereniging heeft geïnvesteerd in contacten met en scholing via de Woonbond. De positie is anders dan bij woningcorporaties, o.a. ten aanzien van de Overlegwet en de Woningwet. In Gelderland en Overijssel blijkt de huurdersvereniging van Eigen Bouw de enige met deze status. Op complexniveau hebben woningcorporaties een vergelijkbaar instituut. Het bestuur vraagt zich af of een onderliggende overeenkomst tussen directeur-bestuurder en huurdersvereniging over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, naast de Overlegwet, wenselijk is. Met de directeur-bestuurder is een goed overleg opgebouwd, in een open sfeer. De huurdersvereniging zou echter graag invloed en bevoegdheden hebben, niet alleen ten aanzien van het huurbeleid maar ook voor andere zaken. In samenspraak met de directeur-bestuurder wordt geprobeerd om deel te gaan nemen aan het overleg van de gemeente met de Deventer huurdersverenigingen, over o.a. prestatieafspraken gericht op sociale huurwoningen. De voorzitter van de Raad van Toezicht merkt op dat het bestuur van de huurdersvereniging een mooie professionaliseringsslag heeft gemaakt. d. Jaarverslag 2015 Bestuur Stichting Eigen Bouw De directeur-bestuurder licht het jaarverslag uitvoerig toe. Verhuur: eind 2015 heeft Eigen Bouw 773 huurwoningen in bezit, 37 minder dan in 2014 als gevolg van verkoop van 1 woning en sloop van 36 woningen. 85% valt in het gereguleerde segment (huurprijs tot 710) en 15% in het geliberaliseerde segment. De huurprijs in het gereguleerde segment is aan wetgeving gebonden, in het geliberaliseerde deel is deze afhankelijk van de markt. Voor beide segmenten geldt het woningwaarderingsstelsel. Daarnaast bezit Eigen Bouw 22 bedrijfsruimten en 386 2

3 stallingsruimten met een afzonderlijk huurcontract. Van de 15 bedrijfsruimten in De Kogge staan vanaf het begin 2 units leeg. In het gereguleerde woningbezit is geen leegstand. In de geliberaliseerde woningen staan op dit moment 6 appartementen leeg; de gemiddelde leegstand daarvan is 3 maanden. Diverse parkeerplaatsen zijn onverhuurd door de ruime gemeentelijke parkeernormen bij nieuwbouwlocaties en het feit dat een deel van de klantgroep (ouderen) geen auto meer bezit. In 2015 waren er 68 verhuizingen (in ). De mutatiegraad is nagenoeg gelijk gebleven. De huurderving als gevolg van verhuizingen, onderhoud en leegstand is 3,4% (2014: 3,1%). De stijging ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door leegstand bij geliberaliseerde woningen. Dit fluctueert sterk en blijft een aandachtspunt. Binnen Eigen Bouw ligt de norm voor de huurderving van het geliberaliseerde deel op 2% en voor de overige woningen op 1%. De landelijke cijfers zijn niet bekend. De stijging is mede een gevolg van de crisis. Geconstateerd is dat er een mismatch is tussen het inschrijvingenbestand en de producten die Eigen Bouw in de markt zet. De komende jaren zal meer aandacht aan marketing moeten worden besteed. Desgevraagd geeft de directeur-bestuurder aan dat in het ondernemingsplan een onderzoek naar de toegevoegde waarde van bedrijfsruimten is opgenomen. Het rendement van verhuurde bedrijfsruimten is hoog maar de risico s zijn groter. Met de gemeente Deventer is een verruiming van het bestemmingsplan voor de bedrijfsruimten aan het Koggeschip afgesproken waardoor naast maatschappelijke doeleinden ook detailhandel mogelijk is. De huurachterstand van 0,25% (ca ) is in vergelijking met woningcorporaties uitzonderlijk laag. Ca. 2 jaar geleden is gestart met sociale incasso teneinde de achterstand zo laag mogelijk te houden. Bij een achterstand wordt binnen 2 weken contact gelegd met de huurder, telefonisch of middels een huisbezoek. Zo nodig wordt men doorverwezen naar instanties als de budgetadviesdienst of de gemeentelijke kredietbank. Door dit sociale incassobeleid waren er in 2015 geen huisuitzettingen. Voor het gereguleerde deel bedroeg de huurverhoging gemiddeld 1,88% (landelijk 2%), exclusief de harmonisatie. Voor het geliberaliseerde deel bedroeg de inflatoire verhoging 1% (landelijk 1,4%), inclusief de harmonisatie. Het planmatig onderhoud, conform de meerjarenonderhoudsbegroting, was gericht op instandhouding van de wooncomplexen (schilderwerk, vervangen dakvensters, reiniging ventilatiesystemen e.d.). De projecten vanuit het SVB waren gericht op specifieke maatregelen of levensduurverlenging. Bij complex 141 is groot onderhoud gecombineerd met energiemaatregelen. De vereiste 70% deelname van huurders was binnen 14 dagen gerealiseerd. De investering bedroeg circa per woning. In afwachting van verdere ontwikkelingen is het terrein na de sloop van woningen in de Rubensstraat en Nicolaas Maesstraat tijdelijk voor recreatie beschikbaar gesteld aan de buurt. Eigen Bouw profileert zich hiermee als maatschappelijke onderneming en niet als een projectontwikkelaar. Over de verkoop van complex 151 is Eigen Bouw in gesprek met collega woningcorporaties. Hiermee is onlangs gestart en de verwachte doorlooptijd is minimaal 8 maanden. Zodra dit concreter is wordt de huurdersvereniging geïnformeerd door de directeur-bestuurder. De totaalscore voor de klanttevredenheid was begin december 2015: 8,1 (in 2014: 8,3). Het landelijk gemiddelde is 7,6. Onze score betekende een 3 e plaats. De bevraagde onderwerpen zijn communicatie, wijze muteren woning, reparaties, planmatig en groot onderhoud, klachtenafhandeling. De ondergrens voor continuering van het label is voor 3

4 het laatste onderwerp door KWH aangepast naar minimaal 6. Op verzoek van de huurdersvereniging zal de directeur-bestuurder hen informeren over de complexherkomst van de klachten. De definitie van een klacht is niet helder; vaak worden reparatieverzoeken door de huurder ingediend als een klacht. Bij het onderwerp bedrijfsvoering noemt de directeur-bestuurder de kwetsbaarheid van Eigen Bouw, met 11 medewerkers (9,1 fte). De norm in de corporatiebranche is 1 : 100 verhuureenheden. Eigen Bouw streeft naar een bezetting van 1 : 125 verhuureenheden. De personeelskosten zijn met 829 per verhuureenheid 10% hoger dan het landelijk gemiddelde in De interactieve website is operationeel geworden en huurders maken er steeds meer gebruik van. Ten aanzien van beleidsvorming zijn in 2015 o.a. aan de orde geweest het ondernemingsplan, de enquête toekomstgerichte/vraaggestuurde dienstverlening, modellen voor de organisatie-inrichting en het huurbeleid. Activiteiten voor 2016 zijn o.a. de implementatie herpositionering frontoffice/klant & markt, vernieuwing bedrijfsautomatisering, actualiseren SVB, herijken MJOB, inkoopen aanbestedingsbeleid, implementatie risicomanagement. In het ondernemingsplan is het maatschappelijk verantwoord ondernemen opgenomen. Het duurzaamheidsaspect wordt dan ook onderdeel van het inkoopbeleid. De besproken jaarverslagen worden na de vergadering uitgereikt aan de aanwezigen. 5. Wat verder ter tafel komt a. Concept vergaderrooster 2016 De vergaderfrequentie van het overleg met de huurdersvereniging gaat van 3 naar 5. Eventuele verhinderingen worden doorgegeven aan de directeur-bestuurder. 6. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 7. Sluiting Als dank voor de vele jaren beschikbaarheid, sinds 2005, als lid van de Klachtenadviescommissie overhandigt de voorzitter een attentie aan de heer Veldpape. De heer Veldpape dankt de leden van de Klachtenadviescommissie en de directeurbestuurder voor de prettige samenwerking. Onder dankzegging voor ieders aanwezigheid en inbreng sluit de voorzitter om uur de vergadering. 4

5 Actielijst (15.01) (van de gezamenlijke vergadering van de Raad van Toezicht, het bestuur, de klachten(adviescommissie) van Stichting Eigen Bouw met de Huurdersvereniging Eigen Bouw d.d. 14 december 2015) Nummer Actie besproken Uitvoering Jaarverslag vooraf toezenden directeurbestuurder d. Overzicht klachten per complex aan huurdersvereniging sturen directeurbestuurder 5