MANDAAT EN PROCURATIEREGELING 2019

Transcriptie

1 MANDAAT EN PROCURATIEREGELING 2019

2 Inhoudsopgave Inleiding Bevoegdheid directeur-bestuurder Mandaathouders Bevoegdheden Mandaathouders Afzonderlijke goedkeuring raad van toezicht Accordering facturen Betalingen Mandaat met betrekking tot ondertekening van documenten Mandaat bij afwezigheid mandaathouder Slotbepaling... 7 Bijlage 1: Verleende Mandaten... 8 Bijlage 2: Kostensoort/Factuurstroom... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1

3 Inleiding De Mandaat en Procuratieregeling houdt in dat aangewezen personen/functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van contractuele verplichtingen namens Woningstichting Domus dan wel een mandaat of budgetbevoegdheid hebben. Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen geldt als uitgangspunt dat deze passen binnen de door de directeur-bestuurder vastgestelde en door de Raad van Commissarissen (RvC) goedgekeurde jaarbegroting. Ook wanneer deze passen binnen de goedgekeurde jaarbegroting dienen verplichtingen die gevolgen hebben voor ons beleid eerst door de directeur-bestuurder te worden vastgesteld. Bij de Kamer van Koophandel is vastgelegd wie een volmacht heeft tot het aangaan van contractuele verplichtingen. De Mandaat en Procuratieregeling ligt ter inzage op ons kantoor en is te raadplegen op onze website: De Mandaat en Procuratieregeling is vastgesteld door de directeur-bestuurder en goedgekeurd door de RvC van Woningstichting Domus d.d. 28 november

4 1. Bevoegdheid directeur-bestuurder De directeur-bestuurder van Woningstichting Domus is bevoegd de woningcorporatie te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de RvC, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. Dit is vastgelegd in de statuten. Aan voorafgaande goedkeuring van de RvC is onderworpen het besluit van de directeur-bestuurder voor het doen van financiële transacties welke in totaal de vastgestelde begroting met meer dan ,- overschrijden. De directeur-bestuurder is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van werkzaamheden van de werkorganisatie en heeft de mogelijkheid om bevoegdheden te mandateren aan medewerkers. Daarbij blijft de directeurbestuurder altijd eindverantwoordelijk. De wijze waarop de mandatering plaatsvindt wordt vastgelegd in deze regeling. De directeur-bestuurder is bevoegd tot het verkrijgen, vervreemden en bezwaren van registergoederen conform voorgenomen beleid tot een bedrag van ,-. 3

5 2. Mandaathouders 2.1 Bevoegdheden Mandaathouders De directeur-bestuurder is bevoegd om mandaat te verlenen. De directeurbestuurder verleent per 28 november 2018 mandaat uitsluitend aan de genoemde personen/functionarissen te weten: A. Manager Wonen & Vastgoedstrategie - mandaathouder A B. Manager Financiën & Control - mandaathouder B C. Specialist vastgoedbeheer - mandaathouder C D. Technisch woonconsulent - mandaathouder D E. Communicatie & Bestuur ondersteuning - mandaathouder E F. Sr. Woonconsulent - mandaathouder F Mandaathouder A: Heeft een budgetbevoegdheid tot 5.000,- (vijfduizend euro) ten behoeve van bestaand woonbeleid, de woonruimteverdeling, de sociale en fysieke leefbaarheid, buurten en (aanpak van) huurachterstanden; Is bevoegd tot het aangaan en ondertekenen van standaard huurovereenkomsten voor woningen, garages en parkeerplaatsen namens de woningcorporatie; Is bevoegd tot het vaststellen van de huurprijs (conform het huurprijs- en Strategisch Voorraadbeleid) bij nieuwe verhuring van woningen van de woningcorporatie; Is bevoegd tot het extern representeren van de woningcorporatie uitsluitend binnen het eigen taakveld en volgt hierbij het beleid van de woningcorporatie. Heeft een budgetbevoegdheid tot 5.000,-(vijfduizend euro) ten behoeve van uitgaven en investeringen in ICT-hardware en software voor de woningcorporatie; Mandaathouder B: Heeft een budgetbevoegdheid tot 5.000,- (vijfduizend euro) voor de inhuur van extern advies, begeleiding en ondersteuning op financieel en fiscaal gebied en control werkzaamheden voor de woningcorporatie; Is bevoegd tot het extern representeren van de woningcorporatie uitsluitend binnen het eigen taakveld en volgt hierbij het beleid van de woningcorporatie. Mandaathouder C: Heeft een budgetbevoegdheid tot een bedrag van ,- (tienduizend euro) ten behoeve van het (laten) uitvoeren planmatig onderhoud aan het vastgoed van Woningstichting Domus Heeft een budgetbevoegdheid tot een bedrag van ,- (tienduizend euro) ten behoeve van de onroerende zaak belasting. 4

6 Mandaathouder D: Heeft een budgetbevoegdheid tot een bedrag van 2.500,- (tweeduizend vijfhonderd euro) ten behoeve van het (laten) uitvoeren van dagelijks onderhoud en mutatieonderhoud aan het vastgoed van Woningstichting Domus. Heeft een budgetbevoegdheid tot 1.000,- (duizend euro) ten behoeve van uitgaven in Servicekosten, Huisvesting kantoorpand, vervoersmiddelen en kantine kosten. Mandaathouder E: Heeft een budgetbevoegdheid tot 2.500,- (tweeduizend vijfhonderd euro) ten behoeve van communicatiekosten, lay-out jaarverslag, kantoorkosten inclusief kantoor inventaris, contributies en abonnementen. Mandaathouder F: Is bevoegd tot het aangaan en ondertekenen van betalingsregelingen met huurders van Woningstichting Domus in het kader van huurachterstand; 2.2 Afzonderlijke goedkeuring raad van toezicht In artikel 4 van de statuten van Woningstichting Domus is aangegeven de besluiten van de directeur-bestuurder die vooraf afzonderlijke goedkeuring van de RvC behoeven. 2.3 Accordering facturen Voor facturen gericht aan Woningstichting Domus geldt dat deze altijd door drie aangewezen bevoegde personen moeten worden geaccordeerd. 1. Allereerst tekent de medewerker Financiën & Control voor akkoord betreffende de administratieve juistheid van de factuur. 2. Daarna tekent de budgethouder c.q. de inhoudelijk medewerker voor akkoord conform opdracht en (aanvullende) afspraken van de gefactureerde aankopen/werkzaamheden. 3. Tot slot tekent de directeur-bestuurder of mandaathouder voor akkoord betreffende de betaling van de factuur. In de situatie dat de directeur-bestuurder zelf de opdrachtgever is zijn stap 2 en 3 geïntegreerd in één handeling van de directeur-bestuurder. 2.4 Betalingen Voor betalingsopdrachten geldt dat deze altijd door twee aangewezen bevoegde personen moeten worden ondertekend. Naast de directeur-bestuurder zijn dat de Manager Financiën & Control en/of de medewerker Financiën & Control die mede ondertekenen. 5

7 2.5 Mandaat met betrekking tot ondertekening van documenten Met betrekking tot de ondertekening van de documenten en externe communicatie is volgende onderverdeling bij Woningstichting Domus van toepassing. Brieven waarin het beleid wordt verklaard: Directeur-bestuurder Arbeidsovereenkomsten: Directeur-bestuurder Huurovereenkomsten woningen en parkeergelegenheden: Manager Wonen & Vastgoedstrategie (Mand. A) Betalingsregelingen huurachterstand: Sr. Woonconsulent (Mand. F) Overige huurovereenkomsten: Directeur-bestuurder Standaard afdelingsbrieven: Medewerker (Mand. A, B, C, F) Niet standaard afdelingsbrieven: Manager Wonen & Vastgoedstrategie (Mand. A) 2.6 Mandaat bij afwezigheid mandaathouder Met betrekking tot de ondertekening van de documenten en externe communicatie is bij afwezigheid van de mandaathouder de volgende onderverdeling bij Woningstichting Domus van toepassing. Brieven waarin het beleid wordt verklaard: Medewerker (Mand. A, B, C) Arbeidsovereenkomsten: N.v.t. Huurovereenkomsten woningen en parkeergelegenheden: Sr. Woonconsulent (Mand. F) Betalingsregelingen huurachterstand: Sr. Woonconsulent (Mand. F) Overige huurovereenkomsten: N.v.t. Standaard afdelingsbrieven: Andere medewerker (Mand. A, B, C) Niet standaard afdelingsbrieven: Medewerker (Mand. A, B, C,) 6

8 3. Slotbepaling De Mandaat en Procuratieregeling wordt vastgesteld door de directeur-bestuurder en goedgekeurd door de RvC van Woningstichting Domus. De (werking van de) regeling wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast. De aanpassingen worden vastgesteld door de directeur-bestuurder en goedgekeurd door de RvC. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directeur-bestuurder, binnen de kaders en mandaat dat hij heeft van de RvC en in lijn met de statuten en reglementen van Woningstichting Domus. 7

9 Bijlage 1: Verleende Mandaten Door de directeur-bestuurder verleende bevoegdheden en type mandaathouder: Naam Mandaathouder Functie Iwan Loeffen A Manager Wonen & Vastgoedstrategie Mevrouw M. de Vocht B Manager Financiën & Control De heer J. van Helden C Specialist vastgoedbeheer De heer M. Gielen D Technisch Woonconsulent Mw. S van der Poel E Communicatie & Bestuur ondersteuning Mevrouw K. Diederen F Sr. Woonconsulent 8