Procuratieregeling Rentree 2018

Transcriptie

1 Procuratieregeling Rentree 2018 Goedkeuring MT d.d. 20 februari 2018 Goedkeuring RvC d.d. 27 maart 2018 Definitieve versie d.d. 27 maart 2018 Bijlagen: Bevoegdhedenoverzicht Rentree d.d. 27 maart

2 Inhoudsopgave 1. Algemene bepalingen Definities Functie, vaststelling en wijziging Inwerkingtreding Citeertitel Waarneming Bestuur Verlenen van volmacht door Bestuur Procuratiehouders Procuratiehouder A Procuratiehouder B Procuratiehouder C Procuratiehouder D Procuratiehouder E Tekenbevoegheid Het doen van betalingen Lenen en beleggen Overige bevoegdheden

3 1. Algemene bepalingen 1.1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. Bestuur: het orgaan dat de Stichting bestuurt als bedoeld in artikel 2:44 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 25 van de Woningwet. b. Procuratie: de bevoegdheid van met name genoemde functionarissen om namens het Bestuur op te treden in daartoe aangewezen situaties, alsmede de bevoegdheid tot het doen van betalingen en het aangaan van verplichtingen. c. Procuratiehouder: degene aan wie volmacht is verleend. d. Raad van Commissarissen (RvC): de Raad van Toezicht als bedoeld in artikel 30 van de Woningwet. e. Statuten: de statuten van de Stichting, de dato 4 oktober f. Substitutie: de in artikel 3:64 van het Burgerlijk Wetboek omschreven bevoegdheid van een gevolmachtigde de aan hem verleende volmacht aan een ander te verlenen. g. Stichting: Woningstichting Rentree. h. Volmacht: de in artikel 3:60 van het Burgerlijk Wetboek omschreven bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten. i. Website: de website van Rentree 1.2. Functie, vaststelling en wijziging 1. Dit reglement geeft nadere voorschriften, die het Bestuur en de medewerkers van Rentree bij de uitoefening van hun taak tot de Stichting dienen na te leven, ter uitwerking en aanvulling op het bepaalde in het Bestuursreglement. 2. Waar dit reglement strijdig is met de Statuten, prevaleren deze laatste. Waar dit reglement strijdig is met de wet, prevaleert dit laatste. 3. Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door het Bestuur met goedkeuring van de RvC. 4. Dit reglement wordt op de Website geplaatst. 5. Dit reglement wordt ingeschreven in de registers van de Kamer van Koophandel Inwerkingtreding Het reglement treedt in werking met ingang van 1 januari Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als Procuratieregeling Rentree Waarneming Bestuur 1. In geval van belet of ontstentenis van het Bestuur is statutair voorzien in artikel Wanneer zich bij afwezigheid van het Bestuur, zonder dat er sprake is van belet of ontstentenis, een situatie voordoet, waarin uitstel van beslissing niet kan lijden, wordt in eerste instantie waargenomen door de manager Financiën voor zover dit binnen zijn bevoegdheid valt. 3. Wanneer dit niet het geval is, legt de manager Financiën de kwestie voor aan de voorzitter of de vicevoorzitter van de Raad van Commissarissen. De voorzitter of de vicevoorzitter handelt in casu naar bevind van zaken. 3. Verlenen van volmacht door Bestuur 1. Het Bestuur van de Stichting is conform artikel 8 van de Statuten bevoegd de Stichting te vertegenwoordigen. Het Bestuur is derhalve degene, die bevoegd is tot het verlenen van volmachten. 2. Om de continuïteit en voortvarendheid van handelen van de Stichting mogelijk te maken is het noodzakelijk dat aan functionarissen, ressorterend onder het Bestuur een volmacht wordt verleend tot het verrichten van bepaalde rechtshandelingen. 3

4 3. Diegene, aan wie in het kader van dit reglement volmacht is verleend, is niet bevoegd de aan hem verleende volmacht te verruimen door splitsing van rechtshandelingen en/of transacties. 4. Door diegene, aan wie in het kader van dit reglement volmacht is verleend, is substitutie niet toegestaan. 5. Het Bestuur kan bij afzonderlijk besluit uitsluitend aan nader te noemen functionarissen volmacht verlenen, tot nader te specificeren rechtshandelingen en de daarvoor geldende nadere eisen. 4. Procuratiehouders 4.1. Procuratiehouder A De manager Vastgoed is bevoegd de Stichting te binden tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van , - (vijfentwintigduizend euro) exclusief btw, voor zover deze zijn opgenomen in de begroting van Rentree Procuratiehouder B De Teamleider KCC is bevoegd de Stichting te binden tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van , - (vijfentwintigduizend euro) exclusief btw, voor zover deze zijn opgenomen in de begroting van Rentree Procuratiehouder C De manager Financiën is bevoegd de Stichting te binden tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van , - (vijfentwintigduizend euro) exclusief btw, voor zover deze zijn opgenomen in de begroting van Rentree Procuratiehouder D De teamleider ICT is bevoegd de Stichting te binden tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van , - (vijfentwintigduizend euro) exclusief btw, voor zover deze zijn opgenomen in de begroting van Rentree Procuratiehouder E De functionaris is bevoegd de Stichting te binden tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van , - (tienduizend euro) exclusief btw, voor zover deze zijn opgenomen in de begroting van Rentree en indien deze in de bij deze regeling behorende bijlage Bevoegdheden overzicht Rentree aan betreffende functionaris is toegewezen. Het Bestuur mag deze bijlage wijzigen zonder dat daarvoor goedkeuring nodig is van de RvC. 5. Tekenbevoegdheid Het ondertekenen van correspondentie is aan de individuele medewerker voorbehouden. Voorwaarde is, dat de correspondentie niet kan leiden tot het ontstaan van enige verplichting aan de zijde van de Stichting. 4

5 6. Het doen van betalingen 1. In het administratieve proces van het aangaan van verplichtingen tot en met het doen van betalingen zijn drie fasen te onderscheiden, te weten: a. het plaatsen van de order in het processysteem; b. de verwerking en de fiattering van de factuur; c. het feitelijk doen van de betaling. 2. Bij het feitelijk doen van betalingen wordt uitgegaan van een tweehandtekeningensysteem. Bij het elektronisch betalen is het noodzakelijk dat er twee (elektronische) handtekeningen worden gezet om een betaling te laten plaatsvinden. Handmatige betalingen vinden niet plaats. Van het MT moet altijd minimaal 1 lid een (elektronische) handtekening zetten bij een betaling. Dit betreft de volgende MT-leden: - Directeur/Bestuurder - Manager Financiën Een eerste handtekening kan worden gezet door: - Financial controller - Business controller - Manager Financiën - Directeur Bestuurder Hierbij dienen zij zich te vergewissen dat de te verrichten betalingen zijn onderbouwd door deugdelijke, goedgekeurde stukken. 3. Het Bestuur heeft geen beschikking over een betaalpas met een door de bank bepaalde standaard bestedingsruimte. 4. De Directeur-bestuurder heeft de beschikking over een bedrijf creditcard. Voor het gebruik van dit soort betaalmiddelen geldt het volgende: - Dit betaalmiddel wordt bij uitzondering gebruikt, bijvoorbeeld wanneer betaling op andere wijze niet mogelijk is - De uitgaven worden onderbouwd door deugdelijke, goedgekeurde stukken. Een voorbeeld hiervan is een factuur, welke conform de procuratieregeling en bevoegdhedenoverzicht is goedgekeurd. - De betaalmiddelen worden alleen gebruikt voor betalingen, waarvoor in deze Procuratieregeling bevoegdheid is gegeven. - De betaalmiddelen worden alleen gebruikt voor zakelijke betalingen. In geen geval mogen hiermee privé betalingen worden gedaan, ook niet als deze betalingen bij Rentree gedeclareerd zouden kunnen worden. De betaalmiddelen worden alleen gebruikt voor betalingen, waarvoor in deze Procuratieregeling bevoegdheid is gegeven 7. Lenen en beleggen Voor het aantrekken van leningen en voorstellen van beleggingen wordt verwezen naar het Reglement Financieel Beleid en Beheer, oktober 2017, en het Treasurystatuut d.d. november Overige bevoegdheden Binnen Rentree zijn de overige bevoegdheden als volgt verdeeld: Aanstellings- / ontslagprocedure: Directeur bestuurder Vastleggen procedures: Teamleider ICT, goedkeuring door directeur bestuurder Vertegenwoordiging buiten de organisatie van Rentree: Afhankelijk van situatie en na consultatie verantwoordelijke manager Bij tijdelijke en voorzienbare afwezigheid van de directeur bestuurder fungeert de Manager Financiën als waarnemend bestuurder. Teamleiders dienen als achtervang bij afwezigheid van beide. 5

6 Bewonersadviesraad: Beleidsadviseur Klachten over de organisatie: Directeur bestuurder, teamleiders Huurprijsbeleid: Directeur bestuurder na advies beleidsadviseur Salarisverhogingen: Directeur bestuurder na advies van HR adviseur Calamiteiten: In geval van calamiteiten treed het calamiteitenprotocol in werking. 6