Procuratieregeling versie 2.2,

Transcriptie

1 Procuratieregeling versie 2.2,

2 Procuratieregeling Stichting Woondiensten Aarwoude Stichting Woondiensten Aarwoude, verder te noemen: de stichting De procuratieregeling houdt in dat aangewezen personen/functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de stichting en haar verbindingen. Een apart aanhangsel behorende bij deze regeling bevat een overzicht van personen/functionarissen en de directie die zij vertegenwoordigen en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn. Uitsluitend de personen/functionarissen vermeld in aanhangsel A hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De procuratieregeling, inclusief aanhangsels A en B ligt ter inzage op het kantoor van de stichting en staat tevens vermeld op haar website; Tevens is de procuratieregeling inclusief aanhangsels A en B gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel in Den Haag. De stichting kan niet worden gehouden aan verplichtingen die zijn aangegaan door medewerkers die niet volgens het procuratieschema gevolmachtigd zijn deze verplichting aan te gaan en zal deze verplichtingen als niet verbindend beschouwen. Alle vermelde bedragen zijn inclusief BTW. De directeur-bestuurder van de stichting is conform de statuten bevoegd de stichting te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de Raad van Commissarissen, die niet door de wet of statuten aan andere organen zijn opgedragen. De directeur-bestuurder is bevoegd volmachten te verlenen aan medewerkers van de stichting. De directeur-bestuurder verleent per datum van vaststellen zoals vermeld op pagina 5 van deze regeling volmacht uitsluitend aan de in het aanhangsel opgenomen personen/functionarissen, te weten: A. Hoofd Wonen - procuratiehouder A. B. Hoofd Bedrijfsvoering - procuratiehouder B. C. Projectleider nieuwbouw en vastgoedbeheer - procuratiehouder C. D. Opzichters - procuratiehouder D. E. Woonconsulenten - procuratiehouder E. F. Projectmedewerker Beheer en Onderhoud - procuratiehouder F. G. Senior medewerker Vastgoedbeheer - procuratiehouder G. H. Directiesecretaresse - procuratiehouder H. I. Mdw Financiële Verslaglegging & Interne Controle - procuratiehouder I. Met inachtneming van onderstaande voorwaarden, voor zover van toepassing: Procuratiehouders A, B en C zijn na toestemming van de directeur-bestuurder bevoegd de uitoefening van hun bevoegdheden schriftelijk over te dragen aan onder hen ressorterende medewerkers. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 1

3 Procuratiehouder A: o Tot ,- per woning voor mutatie-onderhoud; o Tot 5.000,- per woning voor klachtenonderhoud; o Tot ,- per woning voortvloeiende uit WMO (na goedkeuring ISDR); o Tot 5.000,- per woning voor comfortverbeteringen waar een kostendekkende huurverhoging voor wordt doorberekend; o Tot ,- per opdracht voor advieswerkzaamheden samenhangende met de verantwoordingsvelden van de afdeling; o Tot ,- per opdracht voor werkzaamheden binnen de verantwoordingsvelden van de afdeling die hierboven niet nader zijn gespecificeerd. aangaan van verplichtingen uit contractonderhoud voor CV installaties; Is bevoegd tot het namens de stichting afsluiten van huurcontracten met natuurlijke personen. Is gemandateerd namens Woondiensten Aarwoude huisvestingsvergunningen te verstrekken. Procuratiehouder B: o Tot ,- per opdracht voor advieswerkzaamheden samenhangende met de verantwoordingsvelden van de afdeling; o Tot ,- per opdracht voor automatisering (ICT), informatisering en telefonie. o Tot ,- per opdracht voor werkzaamheden binnen de verantwoordingsvelden van de afdeling die hierboven niet nader zijn gespecificeerd. Is gemachtigd Woondiensten Aarwoude in rechte te vertegenwoordigen in alle gerechtelijke procedures aangaande huurincasso, huurachterstanden en overige vorderingen die Stichting Woondiensten Aarwoude heeft op derden. Is bevoegd tot het namens de stichting afsluiten van huurcontracten met natuurlijke personen. Is gemandateerd namens Woondiensten Aarwoude huisvestingsvergunningen te verstrekken. Procuratiehouder C: o Tot ,- per opdracht voor projectmatige onderhoudswerkzaamheden; o Tot ,- per nieuwbouwproject voor meer- en minderwerk. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 2

4 Procuratiehouder D: o Tot 5.000,- per woning voor mutatie-onderhoud; o Tot 2.000,- per woning voor klachtenonderhoud; o Tot 5.000,- per woning voor asbestsanering; o Tot 5.000,- per woning voortvloeiende uit WMO (na goedkeuring ISDR); o Tot 5.000,- per woning voor comfortverbeteringen waar een kostendekkende huurverhoging voor wordt doorberekend. Procuratiehouder E: o Tot 2.000,- per woning voor klachtenonderhoud; o Tot 500,- voor representatie. Procuratiehouder F: o Tot 5.000,- per woning voor regulier planmatig onderhoud met een maximum van per opdracht. Procuratiehouder G: o Tot ,- per opdracht voor projectmatige onderhoudswerkzaamheden; o Tot 5.000,- per woning voor regulier planmatig onderhoud met een maximum van per opdracht. Procuratiehouder H: o Tot 2.000,- per opdracht voor de aankoop van kantoorbenodigdheden; o Tot 2.000,- per opdracht voor drukwerk; o Tot 2.000,- per opdracht voor abonnementen en literatuur; o Tot 2.000,- per opdracht voor publicaties en advertenties in lokale en landelijke uitgaven; o Tot 2.000,- per opdracht voor opdrachten samenhangend met representatie; o Tot 2.000,- per opdracht voor communicatie o Tot 5.000,- per opdracht voor opleidingen conform het opleidingsplan. Procuratiehouder I: Is gemachtigd Woondiensten Aarwoude in rechte te vertegenwoordigen in alle gerechtelijke procedures aangaande huurincasso, huurachterstanden en overige vorderingen die Stichting Woondiensten Aarwoude heeft op derden. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 3

5 Vervanging Bij afwezigheid van een procuratiehouder vindt vervanging plaats volgens onderstaand schema: Procuratiehouder Vervanging Directeur- Voorzitter Raad van Commissarissen bestuurder A Directeur-bestuurder, Procuratiehouder B B Directeur-bestuurder, Procuratiehouder A C Directeur-bestuurder D Procuratiehouder A E Procuratiehouder A/B F Procuratiehouder A G Procuratiehouder A H Directeur-bestuurder I Procuratiehouder B Wijze van opdrachtverstrekking Voor alle opdrachten geldt dat deze in principe schriftelijk worden verstrekt en ondertekend door de volgens het procuratieschema hiertoe gerechtigde functionaris. Ook opdrachten die per fax worden uitgezet dienen voorzien te zijn van handtekening van de volgens het procuratieschema hiertoe gerechtigde persoon. Uitzondering betreft opdrachtverstrekkingen middels elektronische weg (internet) of telefonisch, waarvoor binnen Woondiensten Aarwoude op de wijze zoals vermeld in aanhangsel B verantwoord dient te worden. Hierbij dient wel altijd een opdrachtbevestiging (orderbevestiging) inclusief gemaakte prijsafspraken te worden toegezonden aan de stichting via post, fax of . Aanhangsel B is een intern stuk wat niet wordt gepubliceerd. Opdrachten buiten de taakstellende begroting Bij opdrachtverstrekking buiten de taakstellende begroting zal altijd middels een besluit van de directeur-bestuurder en, indien nodig, een RvC-besluit toestemming moeten worden verleend. Voor de volgende transacties dient altijd getekend te worden door de directeur-bestuurder: Verplichtingen die uitstijgen boven de genoemde bedragen voor procuratiehouders A, B, C, en H; Overeenkomsten voor het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen; Opdrachten voor werving en/of selectie; Het aangaan van arbeidsovereenkomsten; Het aangaan van leningen; Het aangaan van huurcontracten met rechtspersonen; Het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten met derden; Het aangaan van overeenkomsten voor start of ontwikkeling van nieuwbouwprojecten en/of renovatieprojecten. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 4

6 Verantwoordingsvelden per afdeling: Onderstaand wordt aangegeven welke verantwoordingsvelden binnen de taakstellende begroting bij welke afdeling horen. De stichting kent de afdelingen Wonen (WON), Bedrijfsvoering () en Staf (STAF) Verantwoordingsveld Huurontvangsten Klachtenonderhoud Mutatie-onderhoud Planmatig onderhoud Contractonderhoud (exclusief CV) Vergoedingen Overheidsbijdragen Overige bedrijfsopbrengsten Salarissen en overige personeelslasten Automatisering, informatisering, telefonie Overige algemene kosten Nieuwbouw Kantoorbenodigdheden Drukwerk Abonnementen en literatuur Afdeling /WON WON WON WON WON STAF STAF STAF STAF Betalingen Voor het verrichten van betalingen per bank zijn altijd twee handtekeningen benodigd. In aanhangsel C is opgenomen welke medewerkers gerechtigd zijn de eerste of tweede handtekening voor betalingen te plaatsen. Aanhangsel C is een intern stuk wat niet wordt gepubliceerd. Voor het verrichten van kasbetalingen geldt dat hierbij te allen tijde een kassabon of betaalbewijs moet worden gevraagd. Deze kassabon of het betaalbewijs moet door de direct leidinggevende van de functionaris die de uitgave doet voor akkoord worden geparafeerd. Kasbetalingen boven 500,- dienen van tevoren gemeld te worden aan de directeurbestuurder. Uitgaande post De procuratie met betrekking tot het tekenen van uitgaande post, zowel op papier als digitaal, wordt vastgesteld in aanhangsel D (intern stuk). Voor uitgaande post middels digitale media is de in het bericht opgenomen Disclaimer van toepassing. Ontvangers van uitgaande papieren post mogen er vanuit gaan dat, mits het stuk is opgesteld op het briefpapier van de stichting, de stichting zich verbindt aan hetgeen in het poststuk is vermeld. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 5

7 Vaststelling Deze procuratieregeling is vastgesteld door de directeur-bestuurder van Woondiensten Aarwoude op de datum van ondertekening en treedt in werking per Woubrugge, 26 april 2017, Origineel ondertekend en vastgesteld d.d. 26 april 2017 D. Visser directeur-bestuurder Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 6

8 Aanhangsel A: Overzicht van personen die vanaf 8 mei 2017 bevoegd zijn namens Woondiensten Aarwoude opdrachten aan derden te verstrekken Naam Functie Procuratiehouder De heer D. Visser Directeur-bestuurder Algemeen bevoegd Mevrouw D. Veehof Hoofd Wonen a.i. A De heer G.J. van de Aast Hoofd Bedrijfsvoering a.i. B De heer A.C. Vergeer Senior Projectleider C Nieuwbouw en Vastgoedbeheer De heer N.J.H. Oomen Senior Opzichter D De heer L. Remmelzwaal Opzichter D De heer A. de Jong Woonconsulent E Tijdelijk niet ingevuld Senior Woonconsulent E De heer J.N. van Leeuwen Projectmedewerker Beheer F en Onderhoud De heer C.F.M. van Projectleider ontwikkeling G Scheppingen Mevrouw A. van der Bie Directiesecretaresse H Nijenhuis Mevrouw C.M. van Alst- Zuidwijk Medewerker Financiële Verslaglegging & Interne Controle I Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 7

9 Aanhangsel B: Opdrachtverstrekkingen middels elektronische weg (internet) of telefoon Voor verplichtingen die via elektronische weg of telefoon worden aangegaan, gelden de in het procuratieschema vermelde maximumbedragen. Voor dit soort verplichtingen dient een bevestiging te worden uitgedraaid en ondertekend door de functionaris die de verplichting is aangegaan. Als bevestiging wordt geaccepteerd een uitdraai van (bijvoorbeeld) het orderformulier of een ontvangen bevestiging. Indien deze niet worden verstrekt, dient de functionaris die de verplichting is aangegaan zelf een bevestiging inclusief bedragen op te stellen. Een (kopie)exemplaar hiervan dient bij de factuur te worden gevoegd, alvorens de factuur betaalbaar wordt gesteld. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 8

10 Aanhangsel C: Betalingen per bank Voor het verrichten van betalingen per bank zijn altijd twee handtekeningen benodigd. De in het volgende overzicht benoemde functionarissen zijn bevoegd voor het plaatsen van de eerste danwel de tweede handtekening. De eerste en tweede handtekening kunnen nimmer door dezelfde functionaris worden geplaatst. BNG bankrekening e handtekening Finale handtekening Mevrouw C.M. van Alst Zuidwijk De heer D. Visser Mevrouw C.A. van Amerongen de Rover BNG bankrekening e handtekening Finale handtekening Mevrouw C.M. van Alst Zuidwijk De heer D. Visser Mevrouw C.A. van Amerongen de Rover ABN AMRO bankrekening e handtekening Finale handtekening Mevrouw C.M. van Alst Zuidwijk De heer D. Visser Mevrouw C.M. van Alst-Zuidwijk Internetbankieren De heer D. Visser Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 9

11 Aanhangsel D: Procuratie met betrekking tot het ondertekenen van uitgaande post Voor alle uitgaande post geldt dat deze dient te worden opgesteld en ondertekend conform hetgeen in de huisstijl is vastgesteld. Voor de bevoegdheid tot ondertekenen van de uitgaande stukken geldt het volgende: Brieven waarin het vastgestelde beleid van Woondiensten Aarwoude uiteen wordt gezet Ondertekening door het afdelingshoofd van de betreffende afdeling. Standaard afdelingsbrieven (voortvloeiende uit normale processen binnen de afdeling) Ondertekening door de betreffende medewerker. Niet-standaard afdelingsbrieven met hogere gevoeligheid Ondertekening door het afdelingshoofd van de betreffende afdeling. Klachtenafhandeling Conform het hierover vastgestelde beleid. Brieven aangaande arbeidsrelatie medewerker Woondiensten Aarwoude Deze dienen ten allen tijde door de directeur-bestuurder te worden ondertekend. Brieven aan bestuursorganen van stakeholders en relaties (waaronder colleges van gemeenten, de RvC en de Stichting Bewonersbelangen Aarwoude) Deze dienen te allen tijde door de directeur-bestuurder te worden ondertekend. Klachten over het functioneren van medewerkers Uitgaande post handelend over dit onderwerp wordt altijd ondertekend door de hogere leidinggevende. Inhoudelijke klachten over de dienstverlening van Woondiensten Aarwoude De medewerker die verantwoordelijk is voor het onderwerp van de klacht tekent voor correspondentie aangaande deze klacht. Procuratieregeling Woondiensten Aarwoude Pagina 10