Procuratieregeling. Sprengenland Wonen. inclusief alle verbindingen

Transcriptie

1 Procuratieregeling Sprengenland Wonen inclusief alle verbindingen Versie 1.6 (website) - augustus 2013

2 1. Kaders en definities Deze procuratieregeling is een nadere uitwerking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Definities en nadere toelichtingen Bedragen Alle in deze regeling opgenomen bedragen zijn inclusief BTW. Jaarplan Een jaarplan wordt voorafgaand aan een kalenderjaar opgesteld en bevat de actiepunten voor het eerstkomende boekjaar, alsmede een integrale meerjarenbegroting. De vaststelling van een jaarplan is specifiek gericht op het voorgenomen beleid en de daaruit voortvloeiende activiteiten voor het eerstvolgende boekjaar en de daarbij behoren financiële consequenties. MT (managementteam) Het MT bestaat uit de directeur-bestuurder, de manager bedrijfsvoering en de manager wonen. PT (projectteam) Het PT bestaat uit de directeur-bestuurder, de manager bedrijfsvoering, de manager wonen, de beleidsmedewerker en de controller. RvC (Raad van Commissarissen) Toezichthoudend orgaan met als taak om toezicht te houden op het beleid en de algemene gang van zaken in de onderneming. Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013 pagina 1

3 2. Het aangaan van verplichtingen De directeur-bestuurder regelt middels deze procuratieregeling de delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de manager bedrijfsvoering en de manager wonen, binnen de onderstaand aangegeven kaders. Vervolgens delegeert het MT middels deze procuratieregeling : directeur-bestuurder delegatie aan de stafmedewerkers (de medewerker bestuursondersteuning, de controller en de medewerker beleidsontwikkeling) manager bedrijfsvoering delegatie aan de medewerkers binnen de afdeling bedrijfsvoering (de financieel-economisch medewerker, de financieel-administratief medewerker en de projectcoördinator vastgoed) manager wonen delegatie aan de medewerkers binnen de afdeling wonen (de technisch woonconsulent en de woonconsulent). -bestuurder (de heer D. de Man) De directeur-bestuurder is onvoorwaardelijk vertegenwoordigingsbevoegd. De in de statuten en deze procuratieregeling vermelde beperkingen van de bevoegdheid hebben uitsluitend interne werking. Voor opdrachten voor nieuwbouwprojecten is de directeur-bestuurder bevoegd. Medewerker bestuursondersteuning (mevrouw A. Voskamp) Uitgaven op het gebied van pr en communicatie, sponsoring, representatie, advertenties, contributies, abonnementen, opleidingen en cursussen tot maximaal per verplichting. (de heer F.W. Schimmel) Uitgaven voor accountants en adviseurs in het kader van intern/extern toezicht, risicobeheersing, integriteit en dergelijke. Medewerker beleidsontwikkeling (de heer G. van der Linde) Uitgaven op het gebied van beleidsontwikkeling tot een maximum van per verplichting. Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013 pagina 2

4 (mevrouw A.G.M. Ermers-Mulder) Uitgaven op het gebied van de bedrijfsvoering (automatisering, huisvesting, porti, telefonie, drukwerk, inventaris, leasecontracten, adviezen e.d.) alsmede opdrachten die de bevoegdheid van de genoemde medewerkers van de afdeling bedrijfsvoering te boven gaan tot een maximum van per verplichting. Financieel-economisch medewerker (mevrouw A.M.W. Stoer) Uitgaven in het kader van bancair verkeer, inlichtingen bij de Kamer van Koophandel, bankgaranties en dergelijke tot een maximum van per verplichting. Financieel-administratief medewerker (mevrouw A. Martijnse-Wals) Uitgaven ten behoeve van het innen van huurachterstanden tot een maximum van per keer. Projectcoördinator vastgoed (de heer J.W. Borg) (de heer J.H. Klaasen) Uitgaven in het kader van het oplossen van ingewikkelde technische problemen, het laten uitvoeren van onderzoek in verband met planmatig onderhoud, het geven van opdrachten voor de uitvoering van planmatig onderhoud tot een maximum van per verplichting. Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013 pagina 3

5 (mevrouw T. Zeevaart) Uitgaven op het gebied van wonen (in de ruime betekenis van deze omschrijving), waaronder begrepen kosten voor woonruimteverdeling, leefbaarheid, huurdersparticipatie, adviezen en verkoopkosten. Daarnaast uitgaven die de bevoegdheid van de genoemde medewerkers van de afdeling wonen te boven gaan tot een maximum van per verplichting. Technisch woonconsulent (de heer G.H. Grootherder) (de heer H.A.T. Sloot) Uitgaven voor het klachten- en mutatieonderhoud tot maximaal per aangegane verplichting. Woonconsulent (mevrouw H. Tetteroo-van de Sprenge) (de heer A. Wernicke) Uitgaven in het kader van leefbaarheid, het inschakelen van preventieve woonbegeleiding en het belonen van bewoners, met een maximum van 750 per verplichting. Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013 pagina 4

6 3. De ondertekening van correspondentie Correspondentie, waaruit verplichtingen of aansprakelijkheden kunnen voortvloeien die uitgaan boven het mandaat van de medewerker wordt getoetst en ondertekend door de direct leidinggevende. Voor het ondertekenen van correspondentie geldt de volgende richtlijn : directeur Brieven gemeente/overheid (bestuurlijk) Klachten over de medewerkers Correspondentie over juridische aangelegenheden Afsluiten of wijzigen van leningsovereenkomsten Bestuurlijke correspondentie WSW, CFV, Corpodata Afsluiten van verzekeringen Correspondentie/opdrachten automatisering Overige opdrachten (voor zover deze niet vallen onder de kaders als omschreven in hoofdstuk 2) manager wonen Correspondentie met bewoners en instanties over overlast en dergelijke Aangaan van huurovereenkomsten voor woningen, garages en bedrijfsruimten Correspondentie en opdrachten in het kader van WMO-aanpassingen Correspondentie met betrekking tot verzekeringskwesties (schade-afhandeling) Adviesaanvragen bij huurdersbelangenorganisatie Alle overige correspondentie manager bedrijfsvoering Correspondentie met bewoners en instanties over betalingsachterstanden, betalingsregelingen, uitzettingsprocedures en dergelijke projectcoördinator vastgoed Offerte-aanvraag voor planmatig onderhoud Opdrachten voor planmatig onderhoud (zie de kaders als omschreven in hoofdstuk 2) Afrekening woningmutaties (huur en kosten) Offerte-aanvraag voor verzekeringen Opdrachten voor planmatig onderhoud medewerker beleidsontwikkeling controller Brieven WSW, CFV, Corpodata (voor zover geen bestuurlijke ondertekening is vereist) medewerker wooninformatie Bevestiging van een huuropzegging financieel-administratief medewerker Afrekening servicekosten Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013 pagina 5

7 4. Plaatsvervanging en waarneming Bij een afwezigheid van een medewerker van vijf werkdagen of langer neemt plaatsvervanger 1 de verantwoordelijkheden over voor de acties die geen langer uitstel dulden. Is ook plaatsvervanger 1 vijf dagen of langer afwezig dan treedt plaatsvervanger 2 in diens plaats. In onderstaand schema is deze vervangingsregeling vormgegeven. Afwezig (en niet bereikbaar) Plaatsvervanger 1 Plaatsvervanger 2 (inzake bedrijfsvoering) (inzake wonen) (betalingen) (WSW, CFV, Corpodata) (bestuurlijke zaken) (werkgeverszaken) Medewerker bestuursondersteuning Medewerker beleidsontwikkeling, met een verplichte consultatie van de manager wonen. Bij ontbreken van overeenstemming verplicht contact met de directeur of (indien niet bereikbaar) met de voorzitter RvC Zie directeur (bestuurlijke zaken) Voorzitter RvC Voorzitter RvC Zie directeur (bestuurlijke zaken) onder plaatsvervanger 1 Zie directeur (bestuurlijke zaken) onder plaatsvervanger 1 5. Versie en vaststelling Versie 1.6 vaststelling door de directeur-bestuurder : voorafgaande instemming van de RvC : voorafgaande afstemming in de Auditcommissie : Ingangsdatum van deze regeling : Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013 pagina 6