Procuratieregeling Woningstichting Rochdale

Transcriptie

1 Procuratieregeling Woningstichting Rochdale Inleiding Deze regeling is vastgesteld door de Raad van Bestuur en van toepassing op Woningstichting Rochdale met ingang van 15 november 2018 (Versie nummer ). Algemeen Deze regeling geeft aan welke functionarissen gemachtigd zijn: 1. Tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de stichting; 2. Om elk voor de eigen afdeling en voor het eigen facturen of andere bewijsstukken die nodig zijn voor een betaling voor akkoord te paraferen; 3. Namens Woningstichting Rochdale betalingen goed te keuren in het Electronic Banking systeem. Beheer van de regeling De afdeling IB is de beheerder van deze regeling. De regeling wordt altijd vastgesteld door de RvB. Verzoeken tot wijziging kunt u indienen bij de afdeling Interne Beheersing. Na overleg met de portefeuillehouder van de RvB wordt de aanpassing ingebracht in het RvB overleg. Na vaststelling in het RvB overleg wordt de nieuw aangenomen versie gepubliceerd op zowel het intranet als het internet. Vervanging bij afwezigheid Indien een tekeningbevoegde afwezig is dient er getekend te worden door een andere manager, directielid of RvB met dezelfde procuratiebevoegdheid of hoger. Automatische incasso Indien bij hoge uitzondering een automatische incasso wordt afgegeven c.q. wordt verlangd moet deze getekend worden door de manager financiële administratie. Ad Interim Externen die ad interim een functionaris vervangen hebben de bevoegdheden conform de procuratie die bij de functie hoort. Uit dienst Indien een tekeningbevoegde uit dienst is dan vervalt de geldende procuratie gelijktijdig met het beëindigen van het dienstverband. Rochdale Onderhoud BV en andere deelnemingen De procuratieregeling van Rochdale Onderhoud BV is gelijk en volgend aan deze regeling. Deze regeling geldt ook voor personen die verantwoordelijk zijn voor activiteiten in deelnemingen zoals bv s, cv s en vof s tenzij anders bepaald en bekrachtigd door de Raad van Bestuur. Volmachten volgens het volmachtregister De bestuurssecretaris beheert het volmachtregister. Volmachten worden altijd ondertekend door een lid van de RvB. Gevolmachtigden volgens het volmachtregister, indien van toepassing, dienen altijd te handelen conform de procuratieregeling.

2 2 1. Het aangaan van contractuele verplichtingen namens de stichting De aangewezen personen/functionarissen hebben volmacht tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de stichting. Een afzonderlijk aanhangsel behorend bij deze regeling bevat een overzicht van personen/functionarissen en de directie die zij vertegenwoordigen en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn. Inkopen tot 1.000,- kunnen de leidinggevenden van alle afdelingen zelf inregelen. De leidinggevende blijft verantwoordelijk voor deze inkopen. Voor de kernactiviteiten zijn de afdelingen Dagelijks Onderhoud, Vastgoed, Zakelijke Markt en Sociaal Beheer verplicht om opdrachten/verplichtingen vanaf 1.000,- via de geautomatiseerde werkstromen te laten verlopen omdat deze systemen zijn ingericht conform de procuratieregeling. De Raad van Bestuur van Woningstichting Rochdale is op grond van de statuten bevoegd de stichting te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de Raad van Commissarissen, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. De Raad van Bestuur verleent per 19 november 2018 volmacht uitsluitend aan de in onderstaande tabel en in het aanhangsel opgenomen personen/functionarissen. Aangaan verplichtingen Exclusief BTW AB A B C D E Alle bevoegdheden binnen kaders gesteld door RvC < per overeenkomst binnen begroting /eigen < per overeenkomst binnen begroting /eigen < per overeenkomst binnen begroting /eigen < per overeenkomst binnen begroting /eigen < per overeenkomst binnen begroting /eigen 2. Tekeningsbevoegdheid voor besteding van ten De aangewezen functionarissen zijn elk voor de eigen afdeling en voor het eigen gemachtigd om facturen of andere bewijsstukken die nodig zijn voor een betaling voor akkoord te paraferen. De tekeningbevoegde zorgt er zelf voor dat een andere medewerk(st)er voor prestatie akkoord tekent. Tekenen facturen F G H I J Inclusief BTW behalve bij verlegde BTW dan exclusief < , per factuur tezamen met andere bestuurders onbeperkt < per factuur < per factuur < per factuur < per factuur

3 3 *1 *2 Naast de reguliere procuratie van is de Manager Zakelijke Markt bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten en het doen passeren van notariële akten betreffende de door de stichting te verkopen onroerende zaken en het splitsen van woningen in appartementsrechten, waaronder mede wordt verstaan de daden van beschikking en met het recht van substitutie. Daarnaast is deze persoon bevoegd tot het aangaan van huurovereenkomsten en voor het aangaan van verplichtingen in VvE s (Vereniging van Eigenaren). Voor deze handelingen geldt tot een bedrag van De manager Financiën is bevoegd tot het tekenen van nota s voor gemeentebelastingen, waterschapslasten, nutsbedrijven, loonheffing, BTW en overige heffingen cq toeslagen waarvoor we geen opdracht hebben vertrekt maar conform de regelgeving moeten betalen tot Het goedkeuren van betalingen in het Electronic Banking systeem De aangewezen functionarissen zijn bevoegd tot het uitvoering geven van betalingen via Electronic Banking of andere betalingswijzen. Uitvoeren betalingen K L M Via Electronic Banking en overige betaalmethoden -Betaalopdrachten < goedkeuren, samen met functionaris M - HR betaalopdrachten onbeperkt goedkeuren - Incasso opdrachten onbeperkt goedkeuren -i.s.m. andere functionaris L betaalopdrachten < goedkeuren, samen met functionaris M betaalopdrachten > goedkeuren - Incasso opdrachten onbeperkt goedkeuren -Betaalopdrachten onbeperkt goedkeuren binnen het rekeningstelsel van Rochdale om te zorgen dat er voldoende saldo is op de betaalrekeningen en/of leningen rekeningen om aan onze betalingsverplichting te kunnen voldoen.

4 4 Procuratie Aangaan verplichtingen & Inkooporders Tekenen facturen Betalingen AB A < B < C < D < E< F < 5 mln. / onb. G < H < I < J < K L M Raad van Bestuur Voorzitter RvB Lid RvB Lid RvB Dagelijks Onderhoud Manager Dagelijks Onderhoud Teamleider Mutatie- service oh Teamleider Opzichters Opzichters Vastgoed Manager Vastgoed Hoofd Projecten Hoofd Bedrijfsbureau Projectleiders Wonen Manager Klantdienstverlening Manager Woonservice Manager Gebiedsbeheer Teamleider Sociaal Beheer Gebiedsregisseur Teamleider Incasso Financiën Manager Financiën *2 Teamleider Boekhouding Exploitatie Overige afdelingen Manager Zakelijke markten *1 Hoofd JZ Bestuurssecretaris Hoofd IB Manager Digitalisering en Informatievoorziening Manager HR Manager Strategie Manager Communicatie Voorzitter Personeelsstichting Penningmeester Personeelsstichting Voorzitter Ondernemingsraad Manager Bedrijfsvoering Teamleider Facilitaire Diensten

5 5 Aanhangsel bij de Procuratieregeling Woningstichting Rochdale De procuratieregeling Woningstichting Rochdale geeft aan welke functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de stichting. Dit aanhangsel maakt onderdeel uit van deze regeling en bevat een overzicht van personen/functionarissen en de directie die zij vertegenwoordigen en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn. Uitsluitend de personen/functionarissen vermeld in het aanhangsel hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De procuratieregeling inclusief aanhangsel ligt ter inzage op het kantoor van de stichting en staat tevens vermeld op haar website, De Raad van Bestuur van Woningstichting Rochdale is op grond van de statuten bevoegd de stichting te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de Raad van Commissarissen, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. De regeling wordt altijd vastgesteld door de Raad van Bestuur. Na vaststelling in het Raad van Bestuur overleg wordt de nieuw aangenomen versie gepubliceerd op internet. De Raad van Bestuur verleent per 19 november 2018 volmacht uitsluitend aan de in het overzicht opgenomen personen/functionarissen, te weten: Naam Functie Procuratiehouder Mevrouw M.H.W. van Buren Voorzitter RvB algemeen bevoegd Mevrouw B. de Maar Lid RvB algemeen bevoegd De heer N.T.J. Overdevest Lid RvB algemeen bevoegd De heer E. Nagengast Manager Vastgoed A De heer P. de Boer Manager Dagelijks Onderhoud B De heer M. Kokhuis Manager Zakelijke Markt C* Mevrouw C. Engelsma Manager Klantdienstverlening C Mevrouw H. Ramakers Hoofd Bedrijfsbureau C De heer A. Kruijt Hoofd Projecten C Mevrouw E. Boeser-Bakker Manager Woonservice C Mevrouw M. Lötters Manager Gebiedsbeheer C Mevrouw M. Biemans Manager Strategie C Mevrouw S. Aupers Manager Communicatie C De heer W.P. Gispen Manager Financiën C Mevrouw J. van Blokland Hoofd Interne Beheersing C De heer R. van Someren Manager Digitalisering en informatievoorziening C Mevrouw J. Kragtwijk Manager HR C De heer F. van Arensbergen Manager Bedrijfsvoering C Mevrouw S. Faber Hoofd Juridische Zaken D De heer S. Oosterhoff Teamleider Mutatie- en service onderhoud D De heer P. Prins Teamleider Opzichter Onderhoud D De heer T. Reijnders Bestuurssecretaris D Mevrouw H. Dannarag Teamleider Facilitaire Diensten D Mevrouw A. Abrahams Teamleider Sociaal Beheer D De heer R. van Dijk Gebiedsregisseur D De heer J. Wouters Teamleider Incasso a.i. D De heer M. Mooij Teamleider Boekhouding Exploitatie D De heer V. Nieuwenhuizen Voorzitter Ondernemingsraad D Indien een tekeningsbevoegde uit dienst is dan vervalt de geldende procuratie gelijktijdig met het beëindigen van het dienstverband.

6 6 Procuratiehouder A Is bevoegd de stichting te binden betreffende het aangaan van overeenkomsten ten behoeve van de door de stichting te kopen of verkopen onroerende zaken, vastgoedbeleid en vastgoedmanagement tot vijfhonderdduizend euro ( ,-) per overeenkomst, die zijn opgenomen in de door de RvB vastgestelde en door de RvC goedgekeurde jaarbegroting respectievelijk vastgestelde ten gerelateerd aan de activiteiten waarvoor de betrokken functionaris verantwoordelijk is. Procuratiehouder B Is bevoegd de stichting te binden betreffende het aangaan van overeenkomsten tot tweehonderdenvijftigduizend euro ( ,-) per overeenkomst, die zijn opgenomen in de door de RvB vastgestelde en door de RvC goedgekeurde jaarbegroting respectievelijk vastgestelde ten gerelateerd aan de activiteiten waarvoor de betrokken functionaris verantwoordelijk is. Procuratiehouder C Is bevoegd de stichting te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftigduizend euro ( ,-) die zijn opgenomen in de door de RvB vastgestelde en door de RvC goedgekeurde jaarbegroting respectievelijk vastgestelde ten gerelateerd aan de activiteiten waarvoor de betrokken functionaris verantwoordelijk is. Procuratiehouder D Is bevoegd de stichting te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro ( ,-) die zijn opgenomen in de door de RvB vastgestelde en door de RvC goedgekeurde jaarbegroting respectievelijk vastgestelde ten gerelateerd aan de activiteiten waarvoor de betrokken functionaris verantwoordelijk is. * Deze persoon is bevoegd tot het doen passeren van notariële akten betreffende de door de stichting te verkopen woningen, parkeerplaatsen en BOG (bedrijfsonroerend goed) en het splitsen van woningen waaronder mede wordt verstaan de daden van beschikking en met het recht van substitutie. Daarnaast is deze persoon bevoegd tot het tekenen van BOG huurcontracten en voor het aangaan van verplichtingen voortkomend uit besluiten uit de VvE (Vereniging van Eigenaren) vergaderingen. Voor alle handelingen geldt tot een bedrag van