Procuratieregeling stichting Woonstad Rotterdam d.d. 1 mei 2015

Transcriptie

1 Procuratieregeling stichting Woonstad Rotterdam d.d. 1 mei Inleiding De procuratieregeling houdt in dat aangewezen functionarissen binnen de daaraan gestelde grenzen bevoegdheid (volmacht) hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichten namens Woonstad Rotterdam. Ten aanzien van de bevoegdheden van de leden van de Raad van Bestuur wordt verwezen naar de Statuten en het Bestuursreglement van de stichting Woonstad Rotterdam. 2. Algemene bepalingen 2.1. De toegekende bevoegdheden (bijlage 1) worden uitgeoefend binnen de statutaire kaders van stichting Woonstad Rotterdam De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen het kader van de taken en verantwoordelijkheden zoals deze voor de desbetreffende functionaris zijn opgenomen in functiebeschrijvingen en managementcontracten De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de kaders van de door de Raad van Bestuur vastgestelde jaar- en meerjarenplannen, jaarbegroting, ondernemingsplan, regelingen en statuten alsmede overige door de Raad van Bestuur genomen besluiten. Een toegekende bevoegdheid die leidt tot een overschrijding van de jaarbegroting mag worden uitgeoefend, indien en voor zover gehandeld wordt met inachtneming van het bepaalde in de door de Raad van Bestuur vastgestelde notitie (bijlage 2) inzake financieel sturen De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de binnen Woonstad Rotterdam geldende afspraken inzake besluitvorming De functionaris aan wie bevoegdheden zijn toegekend dient op een door Woonstad Rotterdam voorgeschreven wijze verantwoording af te leggen over de uitoefening van de bevoegdheden Alle genoemde bedragen zijn inclusief BTW Transacties met financiële instellingen vallen buiten deze regeling tenzij de bevoegdheid daartoe voortvloeit uit de onder de punten 2.2 en 2.3 genoemde documenten en besluiten. Procuratieregeling vastgesteld door de RvB d.d. 22 april 2015 Pagina 1 van 6

2 3. Procuratie 3.1. Binnen deze regeling worden de volgende procuraties onderscheiden: Procuratiehouder A tweehonderdvijftigduizend euro ( ,00). Procuratiehouder B tweehonderdvijftigduizend euro ( ,00). - Is, tezamen met een lid van de Raad van Bestuur, bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen ten behoeve van vastgoedontwikkelingsprojecten en inkooptrajecten, voor zover het gaat om verplichtingen die uitgaan boven het bedrag waartoe een lid van de Raad van Bestuur bevoegd is (zijnde vijfhonderdduizend euro ( ,00)). Voorwaarde is het bestaan van een door de Raad van Bestuur goedgekeurd projectbesluit respectievelijk inkoopprogramma met bijbehorende budgetten. - Is, in afwijking van het bepaalde in punt 3.2, bevoegd tot het doen van betalingen, ongeacht de hoogte ervan, indien en voor zover de verplichting daartoe voortvloeit uit een door de Raad van Bestuur goedgekeurd projectbesluit. - Is, binnen de kaders van een door de Raad van Bestuur goedgekeurd Projectbesluit 1 bevoegd om de volgende rechtshandelingen te verrichten: o het aangaan van grondreserveringsovereenkomsten; o het overeenkomen van stedenbouwkundige randvoorwaarden met de gemeente; o het aanvragen van omgevingsvergunningen; o het aangaan van grondtransacties met de gemeente. - Is, binnen de kaders van een door de Raad van Bestuur goedgekeurd Projectbesluit 2 bevoegd om de volgende rechtshandelingen te verrichten: o het aangaan van koop-/aannemingsovereenkomsten; o het ontbinden van in het vorige punt genoemde overeenkomsten. Procuratiehouder C tweehonderdvijftigduizend euro ( ,00). individuele verkopen op basis van een door de Raad van Bestuur genomen besluit met betrekking tot verkoop van meerdere panden, een complex of een project. individuele aankopen of verkopen op basis van een door de Raad van Bestuur genomen besluit in het kader van een aankoop/verbetering/verkoop-project. individuele aankopen op basis van een door de Raad van Bestuur genomen totaalbesluit. individuele terugkoop ingevolge MVE/MGE-verplichtingen. individuele verkoop van als MVE/MGE bestempelde panden. Procuratieregeling vastgesteld door de RvB d.d. 22 april 2015 Pagina 2 van 6

3 Procuratiehouder D vijftigduizend euro ( ,00). Procuratiehouder D1 vijftigduizend euro ( ,00). - Is, in afwijking van het bepaalde in punt 3.2, bevoegd tot het doen van betalingen, ongeacht de hoogte ervan, indien en voor zover de verplichting daartoe voortvloeit uit een door de Raad van Bestuur goedgekeurd projectbesluit. - Is bevoegd, bij afwezigheid van de Dircecteur Vastgoedontwikkeling, de nodige handelingen te verrichten binnen het systeem Dynamics Vastgoed. Dit doet hij met inachtneming van de bevoegdheden van betreffende directeur. Procuratiehouder E vijfentwintigduizend euro ( ,00). Procuratiehouder F tienduizend euro ( ,00). Procuratiehouder G vijfentwintighonderd euro ( 2.500,00). Procuratiehouder H twaalfhonderd en tien euro ( 1.210,00) ten behoeve van het verrichten van reparaties De bevoegdheid tot het aangaan van een enkelvoudige externe verplichting tot een bepaald bedrag impliceert de bevoegdheid tot het doen van (een) betaling(en) die uit deze verplichting voortvloei(t)(en) tot aan dat bepaalde bedrag In onderstaand overzicht is weergegeven aan welke functionaris welke procuratie toekomt: 1. Regiodirecteur Regio Procuratiehouder A 2. Manager Finance & Control F&C Procuratiehouder A 3. Directeur Vastgoedontwikkeling VGO Procuratiehouder B 4. Directeur Stadswonen/Manager VAB Stadswonen/VAB Procuratiehouder C 5. Secretaris Raad van Bestuur BJZ Procuratiehouder D 6. Manager Strategie & Reputatie S&R Procuratiehouder D 7. Manager HR HR Procuratiehouder D 8. Manager Techniek Regio Procuratiehouder D 9. Manager VVE-beheer VVE-beheer Procuratiehouder D 10. Manager Inkoop/Uitvoering Inkoop/VGO Procuratiehouder D1 11. Manager Bedrijfsadministratie F&C Procuratiehouder D 12. Manager Treasury & Fiscale zaken F&C Procuratiehouder D 13. Manager I&A I&A Procuratiehouder D Procuratieregeling vastgesteld door de RvB d.d. 22 april 2015 Pagina 3 van 6

4 14. Manager Facilitaire Zaken FAZ Procuratiehouder D 15. Manager Vastgoedsturing&Portefeuillemanagement V&P Procuratiehouder D 16. Manager Wijkteam Regio Procuratiehouder E 17. Manager VSH VSH Procuratiehouder E 18. Manager Incasso Incasso Procuratiehouder E 19. Manager KCC KCC Procuratiehouder E 20. Manager Staf Verhuur en Beheer Staf V&B Procuratiehouder E 21. Teamleider Techniek Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder E 22. Manager Internal Auditing IAD Procuratiehouder F 23. Teamleider Backoffice FAZ Procuratiehouder F 24. (SR) Projectmanager VGO Procuratiehouder F 25. (SR) projectcoördinator VGO Procuratiehouder F 26. Teamleider KCC KCC Procuratiehouder F 27. Coördinator Huurincasso Incasso Procuratiehouder F 28. Projectleider Renovatie & Onderhoud Regio Procuratiehouder F 29. Programmamanager Regio Procuratiehouder F 30. Teamleider Planning F&C Procuratiehouder F 31. Teamleider Control F&C Procuratiehouder F 32. Teamleider Financiële administratie F&C Procuratiehouder F 33. Teamleider Huurzaken F&C Procuratiehouder F 34. Teamleider Grootboek/Vastgoedadm. F&C Procuratiehouder F 35. Teamleider VVE-administratie VVE-beheer Procuratiehouder F 36. Teamleider VVE-beheer VVE-beheer Procuratiehouder F 37. Procesmanager I&A Procuratiehouder F 38. Teamleider Service/Beheer/Onderh I&A Procuratiehouder F 39. Teamleider Aan- en Verkoop VAB Procuratiehouder F 40. Teamleider Bedrijfshuisvesting VAB Procuratiehouder E 41. Senior communicatie adviseur S&R Procuratiehouder F 42. Adviseur Nieuwe Media S&R Procuratiehouder F 43. Controller Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder F 44. Teamleider Verhuur Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder F 45. Teamleider Woonservice Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder F 46. Vastgoedbeheerder PO Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder F 47. Adviseur Communicatie Staf V&B Procuratiehouder G 48. Adviseur Gebiedscommunicatie Staf V&B Procuratiehouder G 49. Adviseur Portefeuillemanagement V&P Procuratiehouder G 50. Adviseur Vastgoedsturing V&P Procuratiehouder G 51. HR-Adviseur HR Procuratiehouder G 52. Secretaresse Secr.team Procuratiehouder G 53. Medewerker Ondersteuning Aan-/Verkoop VAB Procuratiehouder G 54. Medewerker Terugkoop VAB Procuratiehouder G 55. Opzichter Bedrijfshuisvesting VAB Procuratiehouder G 56. Opzichter Aan- en verkoop VAB Procuratiehouder G 57. Communicatieadviseur VAB Procuratiehouder G 58. Senior adviseur aan- en verkoop VAB Procuratiehouder G 59. Verkoopadviseur VAB Procuratiehouder G 60. Adviseur bedrijfshuisvesting VAB Procuratiehouder G 61. Regiosecretaresse Regio Procuratiehouder G 62. Coördinator verhuur Regio Procuratiehouder G 63. Medewerker verhuur Regio Procuratiehouder G 64. Medewerker Technisch Beheer Regio Procuratiehouder G 65. Coördinator wijkbeheer Regio Procuratiehouder G 66. Medewerker wijkbeheer Regio Procuratiehouder G 67. Medewerker beheer en advies Regio Procuratiehouder G 68. Projectleider wijken Regio Procuratiehouder G Procuratieregeling vastgesteld door de RvB d.d. 22 april 2015 Pagina 4 van 6

5 69. Administratief medewerker wijkteam Regio Procuratiehouder G 70. Projectcontroller VGO Procuratiehouder G 71. Projectassistent VGO Procuratiehouder G 72. VVE-beheerder VVE-beheer Procuratiehouder G 73. Directiesecretaresse BJZ Procuratiehouder G 74. (Junior) Juridisch adviseur BJZ Procuratiehouder G 75. Medewerker verhuur VSH VSH Procuratiehouder G 76. Opzichter VSH VSH Procuratiehouder G 77. Woningbeheerder Studentenhuisv. Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder G 78. Medewerker Klantcontacten KCC Procuratiehouder H 79. Medewerker Sociale Media & Informatisering KCC Procuratiehouder H 80. Medewerker Workforce Management KCC Procuratiehouder H 81. Medewerker Social Media & Communicatie KCC Procuratiehouder H 82. Huismeester Regio Procuratiehouder H 83. Medewerker huurincasso Incasso Procuratiehouder H 84. Medewerker Woonserv. Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder H 85. Medewerker Reparatieserv. Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder H 86. Allround Mdw. Onderh. Stadswonen Stadswonen Procuratiehouder H 3.4. In geval van afwezigheid van een functionaris worden de bevoegdheden van deze functionaris uitgeoefend door de functionaris op het naasthogere niveau, of door de secretaris RvB. Indien laatstgenoemde in geval van afwezigheid als waarnemer optreedt, doet hij dat met inachtneming van de bevoegdheden van de desbetreffende functionaris. Bij afwezigheid van één van de leden van de Raad van Bestuur of wanneer de functie van een van lid van de Raad van Bestuur vaceert, is -in gevallen waarin deze leden enkel gezamenlijk bevoegd zijn Woonstad Rotterdam te vertegenwoordigen- de secretaris van het bestuur of de manager Finance & Control bevoegd het betrokken lid van de Raad van Bestuur waar te nemen met inachtneming van de bevoegdheden van de desbetreffende bestuurder. 4. Verbindingen De bevoegdheden van functionarissen die een positie vervullen binnen één van de verbindingen van de stichting Woonstad Rotterdam, zijn neergelegd in de statuten en/of reglementen van de desbetreffende verbindingen, in besluiten van de algemene vergadering van aandeelhouders, in afspraken tussen de algemene vergadering van aandeelhouders en de desbetreffende functionarissen danwel in aanstellingsbrieven van de desbetreffende functionarissen. 5. Opdrachtverstrekking aan Woonstad Rotterdam door derden Ook ten aanzien van door derden aan Woonstad Rotterdam verstrekte opdrachten (zoals door een Vereniging van Eigenaars) is deze procuratieregeling onverkort van toepassing. Bij de uitvoering van een verstrekte opdracht dient de functionaris zich derhalve zowel te houden aan de grenzen van de eigen procuratie, zoals neergelegd in deze procuratieregeling als aan een eventuele grens van de derde (VVE). De laagste van de twee is bepalend. Procuratieregeling vastgesteld door de RvB d.d. 22 april 2015 Pagina 5 van 6

6 6. Openbaarheid 6.1. De regeling wordt op intranet en de website geplaatst In het Handelsregister van de Kamer van Koophandel wordt -in analogie met de Raad van Bestuur- de procuratie van de directeuren en de manager VAB geregistreerd. 7. Slotbepaling 7.1. Met de vaststelling van deze procuratieregeling komen eerdere regelingen inzake procuratie en/of mandatering te vervallen per 30 april Het beheer van deze regeling ligt bij de secretaris RvB. Aldus vastgesteld door de Raad van Bestuur van Woonstad Rotterdam d.d. 22 april Procuratieregeling vastgesteld door de RvB d.d. 22 april 2015 Pagina 6 van 6