Procuratieregeling Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer 28-07

Transcriptie

1 Procuratieregeling Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer INLEIDING 1.1 Introductie Deze procuratieregeling heeft betrekking op de Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (Stichting Regsam) en de organisatie van de onder haar bevoegd gezag vallende organisatieonderdelen. De regeling maakt deel uit van de bestuurlijke structuur en heeft als doel expliciet aan te geven hoe de bevoegdheids- en verantwoordelijkheidsverdeling is geregeld ten aanzien van het aangaan van (arbeids)overeenkomsten, inkoopopdrachten etc. en het afwikkelen van alle financiële verplichtingen, behoudens de verplichtingen die normaliter 1 voortvloeien uit de reeds bestaande arbeidsovereenkomsten m.b.t. personeel van de stichting. Een snelle en efficiënte afhandeling is essentieel voor de bedrijfsvoering van de stichting. Procuratiehouders dienen daarom zorg te dragen voor een vlotte afhandeling. 1.2 Begripsbepalingen Directeur Arbeidsovereenkomst Begroting Bestuur Budgethouder Medewerker financiën Overeenkomst Procuratiehouder De door Bestuur benoemde functionaris die leiding geeft aan de dagelijkse gang van zaken binnen de stichting en belast is met de voorbereiding en uitvoering van het beleid en de activiteiten van de stichting en bevoegd is daarvoor alle noodzakelijke handelingen te verrichten. Een verbintenis die de Stichting Regsam aangaat met een natuurlijk persoon voor het verrichten van arbeid De door het Bestuur vastgestelde begroting van het lopende jaar waarin de verplichting wordt aangegaan. Bestuur van de Stichting Regsam bestaande uit een aantal leden dat ten minste gelijk is aan het aantal aangesloten schoolbesturen en daarnaast een onafhankelijk voorzitter. Uit zijn midden wijst het bestuur een secretaris en een aan. Het Bestuur is belast met het besturen van de Stichting Regsam. Het Bestuur kan worden vertegenwoordigd door ten minste twee personen uit de kring van. Een door de directeur voorgestelde en door het Bestuur geaccordeerde functionaris en met een met name genoemde en omschreven budgetbewakingstaak. Een budgethouder heeft geen procuratiebevoegdheid. Hij/zij mag wel offertes aanvragen en ontvangen en beoordelen Functionaris belast met de taken boekhouding en financiële controles Medewerker financiën betreft dus geen functie binnen het functiebouwwerk van de Stichting Regsam, maar een taak belegd bij een medewerker. Een verbintenis die de Stichting Regsam aangaat met derden (uitgezonderd arbeidsovereenkomsten) Gevolmachtigde van het Bestuur op basis van deze procuratieregeling. 1 Bijzondere verplichtingen b.v. afvloeiingsregelingen, afkoopsommen en bijzondere zaken die boven de CAO gaan vallen dus wel onder deze procuratieregeling. Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7

2 VVP VVV Verklaring van Prestatie Verklaring van Verplichting 1.3 Verschillende verplichtingen Er wordt onderscheid gemaakt in de volgende verplichtingen: 1. Arbeidsovereenkomst Het aangaan van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd waarmee de Stichting Regsam de verplichting aangaat met een natuurlijk persoon 2. Overeenkomst (I) Het aangaan van overeenkomsten waarmee de Stichting Regsam de verplichting aangaat tot de levering van diensten en/of verkoop van goederen aan een derde en waaruit voor deze derde financiële verplichtingen voortvloeien jegens de Stichting Regsam 2 ; 3. Overeenkomst(II) Het aangaan van overeenkomsten waarmee een derde de verplichting aangaat voor de levering van diensten en/of goederen en waaruit voor de Stichting Regsam financiële verplichtingen voortvloeien jegens deze derde 3 ; 4. Inkooporder Hierbij worden door de Stichting Regsam verplichtingen aangegaan tot het éénmalig afnemen van (standaard) producten of diensten van leveranciers 4 voor de normale bedrijfsvoering van de Stichting Regsam. 5. Treasuryhandelingen Het verrichten van financiële handelingen in het kader van het Treasurystatuut. 2 ALGEMENE BEPALINGEN De volgende algemene bepalingen zijn van kracht voor de procuratie : 1. Deze procuratieregeling is van kracht vanaf 1 januari Deze procuratieregeling vervangt alle eventueel voorgaande procuratieregelingen. Deze procuratieregeling kan alleen door het Bestuur worden bekrachtigd en gewijzigd. 2. Alleen die functionarissen zijn bevoegd tot de procuratie die door het Bestuur als zodanig zijn benoemd. De medewerker financiën dient een registratie bij te houden van de procuratiehouders met vermelding van naam, functie, het bedrag en evt. looptijd. 3. Een fiat voor het aangaan van de verplichting betekent niet dat er in de Begroting (additionele) budgetruimte is gecreëerd voor deze uitgave. Omgekeerd geldt dat de in de Begroting weergegeven budgettaire ruimte voor het doen van bepaalde uitgaven niet betekent dat dan ook tevens het fiat is gegeven om een bepaalde verplichting aan te gaan. 4. Het is niet toelaatbaar dat verplichtingen worden gesplitst om de aanbestedingsregels te omzeilen en/of de procuratieregeling te omzeilen. 5. Elk jaar dient bij de accountantscontrole van de jaarrekening te worden gecontroleerd of de regeling juist is toegepast en of er aanleiding is om de regeling te wijzigen. 2 bijvoorbeeld detachering personeel, verhuur van ruimte, verkoop oude computersystemen, verkoop, verhuur gebouwen. Deze verplichtingen kunnen een éénmalig karakter of een meerjarig karakter hebben 3 Ook deze verplichtingen kunnen een éénmalig karakter hebben (b.v. verbouwing) of een meerjarig karakter hebben (b.v. energie, huur van ruimten, service/onderhoudscontracten, licentieovereenkomsten). 4 Meestal op basis van hun standaard leveringsvoorwaarden Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7

3 3 HET AANGAAN VAN VERPLICHTINGEN Op grond van artikel 7 van de Statuten 5 is het Bestuur belast met het besturen van de stichting. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting. De bevoegdheid de stichting te vertegenwoordigen komt tevens toe aan twee personen tezamen uit de kring van. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen anders dan in het kader van een schenking of erfrechtelijke verkrijging, tenzij het besluit wordt genomen met algemene stemmen van alle in functie zijnde bestuurders. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, tenzij het besluit wordt genomen met algemene stemmen van alle in functie zijnde bestuurders. De directeur geeft leiding aan de dagelijkse gang van zaken binnen het samenwerkingsverband en is belast met de voorbereiding en uitvoering van het beleid en de activiteiten van de stichting en is bevoegd alle daarvoor noodzakelijke handelingen te verrichten. Voorbehouden aan het bestuur is (besluitvorming strekkende tot): a. goedkeuring en vaststelling van de strategische doelstellingen van de stichting (missie en visie) b. goedkeuring en vaststelling van het ondersteuningsplan en de (meerjaren)begroting van de stichting c. vaststelling van het jaarverslag van de stichting d. vaststelling van het managementstatuut alsmede vaststelling van eventuele kaders voor de directeur e. de aanwijzing van de registeraccountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek f. het toezicht op de naleving van de wettelijke verplichtingen en op de naleving van vigerende code voor goed bestuur als bedoeld in artikel 103 lid 1 a van de WVO en de afwijkingen van die code g. het toezicht op de rechtmatige verwerving en doelmatige besteding en aanwending van de middelen van de stichting verkregen op grond van de WVO h. aanvraag van faillissement van de stichting en van surseance van betaling i. benoeming of ontslag en vaststelling of wijziging van de arbeidsvoorwaarden van de directeur j. wijziging van de statuten, tot fusie of splitsing van de stichting en ontbinding van de stichting, waaronder bestemming van een eventueel batig saldo. De directeur kan dus verplichtingen aangaan die binnen de kaders van de begroting vallen. Het Bestuur geeft op grond van dit artikel de volgende functionarissen procuratiebevoegdheden. Het voltallig bestuur Directeur In de volgende paragrafen wordt per overeenkomst aangegeven wat de strekking van de procuratiebevoegdheid is. 3.1 Arbeidsovereenkomsten 1. De directeur is bevoegd voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst, mits dit binnen de begroting valt. Het bestuur of twee personen uit de kring van zijn eveneens bevoegd tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst. 2. Een arbeidsovereenkomst is alleen rechtsgeldig indien hij is ondertekend door de bevoegde procuratiehouder 3. Een arbeidsovereenkomst kan alleen worden aangegaan of gewijzigd conform het gestelde in de vigerende CAO en binnen de gestelde kaders van de (meerjaren) begroting. 5 De Stichting Regionaal Samenwerkingsverband Passend Voortgezet Onderwijs Zoetermeer 28-07, laatstelijk gewijzigd op 7 januari 2013 Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7

4 4. Voor alle overige zaken zoals b.v. afvloeiingsregelingen, afkoopsommen en bijzondere zaken die boven de CAO die een aanmerkelijk aantal medewerkers betreft is instemming van het Bestuur vereist. 3.2 Overeenkomsten 1. Indien naar verwachting de totale kosten van de gevraagde producten en/of dienstverlening boven de door de overheid vastgestelde grenzen uitkomt zal conform de regelgeving voor aanbestedingen van de overheid worden gehandeld. 2. De financiële waarde van een overeenkomst is het totale bedrag wat aan financiële verplichtingen wordt aangegaan voor de looptijd van de overeenkomst. 3. Indien een overeenkomst een clausule voor een verlenging of stilzwijgende verlenging bevat wordt voor de berekening van de financiële waarde een looptijd van vier jaar genomen. 4. Een overeenkomst is voor de Stichting Regsam rechtsgeldig getekend als de bevoegde procuratiehouder elke bladzijde van de overeenkomst inclusief de bijlagen heeft geparafeerd en de overeenkomst heeft ondertekend. 5. Een overeenkomst is voor de Stichting Regsam alleen rechtsgeldig indien hij is ondertekend door de bevoegde procuratiehouder 6. De volgende functionarissen zijn als procuratiehouder bevoegd voor het aangaan van een overeenkomst : Functionaris Max. bedrag Max. looptijd Opmerking Twee personen uit de kring van Binnen de kaders van de Begroting Directeur Binnen de kaders van de Begroting 3.3 Aanvragen offertes en Inkooporders 1. Alleen een procuratiehouder of budgethouder is bevoegd voor het aanvragen van een offerte bij een leverancier 2. Een inkooporder van meer dan kan uitsluitend verstrekt worden op basis van een door de leverancier opgestelde en door de Stichting Regsam gecontroleerde offerte. 3. Indien naar verwachting totale kosten van de gevraagde producten en/of dienstverlening boven de uitkomt zullen ten minste twee offertes worden aangevraagd. 4. Een inkooporder is voor de Stichting Regsam alleen rechtsgeldig indien hij is ondertekend door de bevoegde procuratiehouder. 5. Ter bevordering van de praktische gang van zaken bestaat er de mogelijkheid om bedragen tot 3.000,- per verplichting achteraf te laten fiatteren door een procuratiehouder. 6. De volgende functionarissen zijn als procuratiehouder bevoegd voor het plaatsen van een inkooporder: Binnen de kaders van de Begroting Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7

5 Directeur Binnen de kaders van de Begroting 3.4 Treasuryhandelingen 1. Het verrichten van transacties vindt plaats binnen het gestelde in het Treasurystatuut 2. Het uitzetten van middelen op deposito en spaarrekeningen dient zodanig te gebeuren dat de Stichting Regsam ten allen tijde over (net) voldoende middelen beschikt om alle lopende betalingen te kunnen verrichten. 3. De volgende functionarissen zijn bevoegd tot het uitzetten van middelen op deposito en spaarrekeningen met beperkte looptijd : Binnen de kaders van de begroting Directeur Binnen de kaders van de Begroting 4. De volgende functionarissen zijn als procuratiehouder bevoegd voor geven van een opdracht tot aan/verkoop van effecten : Binnen de kaders van de begroting Directeur Binnen de kaders van de Begroting 5. Voor het verrichten van betaalopdrachten voor financiële diensten in het kader van het Treasurystatuut geldt de procuratie zoals is aangegeven in hoofdstuk 4 : betaalbaarstelling en feitelijke betaling. 4 BETAALBAARSTELLING EN FEITELIJKE BETALING 1. Betalingen kunnen uitsluitend verricht worden op basis van een factuur 2. Na binnenkomst van de factuur op de administratie vinden de volgende controles plaats aan de hand van de beschikbare gegevens : De medewerker financiën controleert of de verplichting op correcte 6 wijze is aangegaan (procedurele controle) De directeur of de betreffende budgethouder controleert of de levering van de goederen en/of de diensten op correcte wijze heeft plaatsgevonden (inhoudelijke controle) 3. Indien de procuratiehouder geen onjuistheden bij zijn controle heeft gevonden tekent hij voor de Verklaring Van Verplichting (VVV) 4. Indien de budgethouder heeft geconstateerd dat de levering van de goederen en/of diensten op correcte wijze heeft plaatsgevonden tekent hij de Verklaring Van Prestatie (VVP) 5. De VVV en VVP wordt via de procuratie van het digitale factuurverwerkingsprogramma afgehandeld 6. De goedgekeurde facturen worden door de medewerker financiën vanuit het digitale 6 Dus controle op rechtmatigheid Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7

6 factuurverwerkingsprogramma klaar gezet voor betaling middels een betaalopdracht. 7. De betaalopdrachten worden met betrekking tot de betaalrekening van de stichting ten minste ondertekend door de medewerker financiën en directeur. 8. De volgende functionarissen zijn als procuratiehouder bevoegd voor het geven van een opdracht tot betaling : Binnen de kaders van de begroting Directeur Binnen de kaders van de Begroting 9. Kasbetalingen worden door de financieel medewerker uitgevoerd. Kasbetalingen geschieden op basis van een bewijsstuk. De ontvanger van de liquide middelen krijgt een getekend ontvangstbewijs. Deze is zowel door de ontvanger als de verstrekker van de liquide middelen getekend. Een afschrift hiervan wordt bewaard in het kasboek. Maandelijks wordt de kasstaat opgemaakt. Deze wordt getekend door de directeur. Een medewerker die niet betrokken is bij het kasverkeer controleert het kastotaal conform de kasstaat met de aanwezige liquide middelen. Daartoe ondertekent deze medewerker de kasstaat. Er wordt een maximumkassaldo van 500 gehanteerd. Daartoe worden de overtollige middelen afgestort op de betaalrekening. Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7

7 Aldus vastgesteld door het Bestuur, Zoetermeer, oktober 2014 Procuratieregeling Stichting Regsam 15 september /7