Procuratiereglement Versie: Vastgesteld door bestuur: 16 november 2016

Transcriptie

1 Procuratiereglement Versie: Vastgesteld door bestuur: 16 november 2016

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Uitgangspunten Procuratiereglement Begroting en budgetten Aangaan verplichtingen Geen budget of budget overschreden Proces accorderen facturen en betalingen Diversen Correspondentie Afboeken vorderingen Vervangingsregeling directeur-bestuurder Volmachten per functie... 9 Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 1

3 1. Inleiding Het procuratiereglement houdt in dat aangewezen personen/functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Woonkwartier. De algehele vertegenwoordigingsbevoegdheid voor Woonkwartier behoort statutair tot de taak van de directeurbestuurder. Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen geldt dat deze moeten passen binnen de door de bestuurder vastgestelde en door de raad van toezicht goedgekeurde jaarschijf van de (meerjaren)begroting. Ondanks het feit dat verplichtingen passen binnen de goedgekeurde jaarschijf, zullen verplichtingen die gevolgen hebben voor het beleid van de organisatie eerst in het MT worden besproken en bestuurlijk worden vastgesteld. Het reglement wordt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel om zowel Woonkwartier als derden te beschermen. Uitsluitend functionarissen vermeld in hoofdstuk 5 hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. Het procuratiereglement ligt daarnaast ter inzage op het kantoor van Woonkwartier en staat tevens vermeld op de website De bestuurder van Woonkwartier is conform artikel 7 en artikel 8 van de statuten bevoegd de stichting Woonkwartier te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de Raad van Toezicht, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. De bestuurder is conform artikel 7 en artikel 8 van de statuten bevoegd om volmachten te verlenen. De bestuurder verleent per vaststellingsdatum van dit procuratiereglement volmacht uitsluitend aan de in hoofdstuk 5 genoemde functionarissen met inachtneming van de voorwaarden zoals genoemd in dit reglement. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 2

4 2. Uitgangspunten Bij afwezigheid en voor specifieke situaties die hier niet zijn geregeld tekent de leidinggevende van de uitvoerende functionaris, danwel de bestuurder. Bij afwezigheid van de bestuurder wordt gehandeld volgens de vervangingsregeling bestuur. Het 4-ogen principe is van toepassing voor het accorderen van facturen en voor het verrichten van betalingen. Bijzondere/incidentele activiteit: eerst toestemming of melding in MT alvorens verplichting aan te gaan, ook al is het bedrag in de jaarbegroting opgenomen (dit is de bestaande werkwijze). Alleen schriftelijk (niet mondeling) opdracht verstrekken. Verplichtingen worden aangegaan volgens het (nog op stellen) aanbestedingsbeleid/inkoopbeleid. Voor de nevenstructuur is dit procuratiereglement ook van toepassing, dat wil zeggen dat de nevenstructuur geen ruimere bevoegdheid heeft dan Woonkwartier zelf. De genoemde bedragen zijn exclusief btw. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 3

5 3. Procuratiereglement 3.1. Begroting en budgetten In het ondernemingsplan worden de te realiseren doelstellingen van Woonkwartier geformuleerd. arlijks wordt bepaald welke doelen dat jaar worden gerealiseerd en welke middelen daarvoor nodig zijn. Iedere manager stelt daartoe op zijn eigen domein en taakgebied een afdelingsplan op met een beschrijving van de benodigde middelen voor activiteiten of processen met een financiële vertaling. Deze afdelingsplannen worden vooraf behandeld in het MT en vastgesteld door de bestuurder en zijn taakstellend. In de jaarlijkse begroting zijn de budgetten uit het jaarplan opgenomen, naast budgetten voor onderhoud, leefbaarheid en reguliere bedrijfsvoering. arlijks wordt de begroting voor het komende jaar door het bestuur vastgesteld en door de raad van toezicht goedgekeurd. Iedere manager is als budgethouder verantwoordelijk voor de eigen vastgestelde budgetten en mag alleen uit eigen budget verplichtingen aangaan. Elk trimester wordt verantwoording afgelegd via de trimesterrapportage over de voortgang van de afdelingsdoelen en de uitputting van het budget. Budgetoverschrijdingen zijn in principe niet toegestaan. Daar waar ze door onvoorziene omstandigheden onvermijdelijk zijn, worden ze expliciet toegelicht Aangaan verplichtingen In onderstaande tabel wordt de procuratieregeling weergegeven. In hoofdstuk 5 wordt per functie aangegeven binnen welke budgetten en tot welk bedrag de volmacht wordt verleend. Inkopen: - eenmalige verplichtingen - meerjarige verplichtingen - raamcontracten Personeel: - aanname vast personeel - ondertekening arbeidsovereenkomst - mutatie arbeidsvoorwaarden - ontslag vast personeel - aanname uitzendkrachten - aanname stagiairs e.d. - declaraties - verlof Externe afspraken zoals prestatie-afspraken, convenanten en dergelijke Verhuur: - huurcontracten individuele woningen, zorgeenheden, parkeerplaatsen ed Bestuurder 1 MT-lid 2 (Senior) medewerker Onbeperkt Onbeperkt Onbeperkt, mits 3, mits 3, mits 3, mits 3 Alleen mng WZ Sr. Klantadviseur 1 Binnen kaders bestuursreglement. 2 Alleen voor eigen afdeling c.q. binnen eigen begroting. 3 Het totale bedrag van de verplichting binnen de eigen bevoegdheid valt. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 4

6 - huurcontracten BOG/MOG - huurcontracten ZOG ( bulk contracten) - afboeken vorderingen Verkoopovereenkomsten woningen en aankoop verkoop onder voorwaarden Bestuurder 1 MT-lid 2 (Senior) medewerker Alleen mng WZ Alleen mng WZ Alleen mng WZ Alleen mng WZ 4 De medewerker mag handelingen verrichten die nodig zijn voor een goede uitvoering van zijn/haar taken die binnen de kaders van deze procuratieregeling vallen en binnen het toegekende budget. Bij het aangaan van een verplichting boven de afgesproken grenzen is accordering van een MTlid/bestuurder nodig. MT-leden kennen binnen Woonkwartier geen vervangers. Bij afwezigheid van een MT-lid zal een collega MT-lid of de bestuurder tekenen. Bij langdurige afwezigheid kan een waarnemer van een functie volmacht worden verleend. Het is niet toegestaan verplichtingen te splitsen om de procuratie te omzeilen Geen budget of budget overschreden Voor niet reguliere uitgaven en uitgaven die niet zijn begroot wordt vooraf een MT voorstel ingediend. Denk hierbij aan nieuwbouw, renovatie, ondernemingsplan en bijzondere posten in de reguliere budgetten. Ook bij wijzigingen in plannen voor nieuwbouw of renovatie met financiële consequenties (ook als er dekking van een hogere huur tegenover staat) wordt vooraf een MT voorstel ingediend. Over deze posten en niet begrote activiteiten, dan wel bij overschrijding van goedgekeurde budgetten wordt op de volgende wijze verantwoording afgelegd: <10% of onder afwijking én alternatieve dekking binnen eigen afdelingsbegroting: manager beslist en neemt verklaring overschrijding op in de trimesterrapportage (ter goedkeuring achteraf); >10% of boven én alternatieve dekking binnen eigen afdelingsbegroting: goedkeuring bestuur vooraf op basis van een ingediend voorstel; geen alternatieve dekking: vooraf toestemming vragen door het indienen van een bestuursvoorstel (en waar nodig goedkeuring RvT); een budget bestaat uit taakstellende activiteiten waaraan geld is gekoppeld. Het is dus niet de bedoeling bij een budgettekort minder activiteiten uit te voeren om erbinnen te blijven Proces accorderen facturen Het zetten van de (digitale) handtekening betekent dat prijs en/of prestatie akkoord is. Er wordt gewerkt volgens het 4-ogenprincipe: iedere factuur behoeft (digitale) goedkeuring van tenminste 2 medewerkers, degene die de opdracht verstrekt heeft en een hogere medewerker/leidinggevende met procuratie voor het betreffende bedrag. 4 Prijsonderhandelingen kunnen, binnen de gegeven kaders, wel door de senior adviseur worden gevoerd, de ondertekening van de overeenkomst is voorbehouden aan de manager woonzaken. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 5

7 De medewerker financiële administratie scant en verwerkt de facturen (registratie). Facturen die niet aan de (factuur)eisen voldoen gaan retour. Vervolgens is de routing als volgt: Stap 1 o Specificatie door financiële administratie 5 inclusief controle op wettelijke factuurvereisten, tenaamstelling, rekenkundige juistheid, btw bedrag en juistheid btw-percentage, G-rekening bedrag, etc. Stap 2 o Stap 3 o Stap 4 o Specificatie (en controle specificatie) en eerste goedkeuring (inhoudelijk akkoord) door de medewerker die de opdracht verstrekt heeft. Goedkeuring (en daarmee betaalbaarstelling) door de budgethouder. Tot coördinator / projectleider / senior medewerker (inkoopordergerelateerd) of manager Tot manager Boven bestuurder Na twee goedkeuringen volgt opstart betaalproces door financiële administratie en ondertekening Proces betalingen In het kader van betalingen per bank is de bestuurder zelfstandig bevoegd tot het doen van betalingen, binnen de kaders van statuten en reglementen. Voor betalingen geldt een twee handtekeningen-stelsel door twee tekeningsbevoegden. Tekeningsbevoegd zijn de bestuurder en de managers. Zij voeren (steekproefsgewijs) controles op rechtmatigheid uit. De manager Bedrijfsvoering zet de eerste handtekening voor akkoord betaling en voert nog (steekproefsgewijs) controles op rechtmatigheid uit. De bestuurder zet de tweede handtekening als eindverantwoordelijke. Als vervanging voor de bestuurder is de manager Woonzaken aangewezen. Als vervanging voor de manager bedrijfsvoering tekent een van de andere managers. Naast de bestuurder (limiet per week) en MT-leden (limiet per week) beschikt het secretariaat over een bankpas (limiet 500 per week). Met een bankpas kunnen betalingen worden gedaan die niet via een factuur kunnen worden betaald. Wat betreft het secretariaat is deze pas bestemd voor kleine betalingen (met ideal), zoals bijvoorbeeld een bos bloemen of gebak. 5 Aandacht voor 4-ogenprincipe als de opdrachtgever ook een medewerker financiële administratie is. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 6

8 3.7. Diversen Het bestuur is bevoegd tot het aantrekken van leningen conform begroting. Hierboven is vooraf toestemming van de RvT nodig. Het verwachte aan te trekken leningbedrag is opgenomen in het treasuryjaarplan als onderdeel van de begroting. Bij autorisatie van de begroting verleent de RvT ook specifiek toestemming aan het bestuur tot het aantrekken van leningen tot de in de begroting genoemde limiet; Het bestuur is bevoegd tot het aangaan van investeringen, inclusief aan- en verkoop van registergoederen overeenkomstig datgene wat vastgelegd is in het bestuursreglement, dat gepubliceerd is op de website van Woonkwartier. Periodieke uitgaven tijdig afstemmen met financiën vanwege liquiditeitsplanning; Het openen en wijzigen van bankrekeningen ten name van de stichting is gemachtigd aan de bestuurder; Het in gebruik geven of nemen van een persoonlijke credit card ten name van de stichting is gemachtigd aan de bestuurder; 3.8. Correspondentie Ondertekening van brieven met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties o Algemeen: bestuurder of manager betreffende verantwoordelijkheid; o Arbeidsovereenkomsten: bestuurder; o Huurovereenkomsten woningen: medewerkers die op basis van functieomschrijving belast zijn met verhuurwerkzaamheden onder verantwoordelijkheid van de manager woonzaken; o Overige huurovereenkomsten (zoals voor bedrijfsruimten): bestuurder; o Standaard afdelingsbrieven: medewerker betreffende afdeling; o Niet standaard afdelingsbrieven: manager betreffende afdeling. Ondertekening van brieven met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties bij afwezigheid tekenbevoegde o Algemeen: bestuurder of manager; o Huurovereenkomsten woningen: in beginsel coördinator KAC of manager woonzaken; o Overige huurovereenkomsten (zoals voor bedrijfsruimten): in beginsel manager woonzaken met kopie naar bestuurder; o Niet standaard afdelingsbrieven: bestuurder of manager Afboeken vorderingen Het afboeken van vorderingen op zittende of vertrokken huurder is de verantwoordelijkheid van de manager woonzaken op basis van per dossier onderbouwde afboekingsvoorstellen. De manager woonzaken rapporteert hierover achteraf in de trimesterrapportage. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 7

9 4. Vervangingsregeling directeur-bestuurder Het betreft hier kortdurende vervanging, bij langdurige ontstentenis van de bestuurder moet de RvT een nadere regeling treffen conform artikel 6 van de statuten. Onder kortdurende vervanging wordt verstaan het tijdelijk niet kunnen functioneren als bestuurder wegens vakantie, ziekte, studie en dergelijke. De waarnemer van de directeur-bestuurder mag namens stichting Woonkwartier de navolgende taken te verrichten ingeval van kortdurende afwezigheid: a. het vervangen van de bestuurder bij de dagelijkse werkzaamheden b. het verwerven en vervreemden van registergoederen overeenkomstig de begroting en de bevoegdheden van de bestuurder zoals vastgelegd in het bestuursreglement c. het verstrekken van opdrachten, ondertekenen van opdrachten en fiatteren van facturen, waarbij wordt ondertekend samen met een ander lid van het managementteam d. het mede ondertekenen van betaalbatches (als eerste ondertekenaar) e. het aantrekken van leningen, waarbij wordt ondertekend samen met een ander lid van het managementteam f. het verrichten van alle handelingen genoemd onder a. tot en met e. voor zowel stichting Woonkwartier (toegelaten instelling) als haar dochtermaatschappijen. De waarnemer wordt tevens aangewezen als adjunct-directeur. Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 8

10 5. Volmachten per functie Naam Afdeling Betreffende (o.b.v. begroting) Bijzonderheden Procuratie Bestuurder Bestuur Overall Inschrijving KvK Onbeperkt 6 Manager woonzaken Woonzaken Personeelslasten (afdeling) Onderhoudslasten Niet planmatig onderhoud (mutatieonderhoud en klachtenonderhoud) Lasten servicecontracten Overige bedrijfslasten (afdeling) Verkoopkosten Manager bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Investeringen activa t.d.v. exploitatie Afschrijvingen activa t.d.v. exploitatie Personeelslasten (afdeling) Overige bedrijfslasten (overall) Belastingen Verzekeringen Saneringssteun Verhuurdersheffing Rentelasten en soortgelijke kosten Manager vastgoed Vastgoed Projecten (o.b.v. projectbesluiten) Woningverbetering Personeelslasten (afdeling) Onderhoudslasten Planmatig onderhoud Overige bedrijfslasten (afdeling) Lasten servicecontracten Manager wijk & kernzaken Senior medewerkers en adviseur communicatie Wijk & Kernzaken Personeelslasten (afdeling) Overige bedrijfslasten (afdeling) Leefbaarheid Inschrijving KvK Volmacht inzake aankoop VOV en (door) verkoop van woningen Inschrijving KvK Inschrijving KvK Inschrijving KvK Algemeen Binnen eigen taak/verantwoordelijkheden N.v.t Medewerker Algemeen Binnen eigen taak/verantwoordelijkheden N.v.t. 500 Projectleider vastgoed Vastgoed Projecten (o.b.v. projectbesluiten) Woningverbetering Onderhoudslasten Planmatig onderhoud N.v.t Projectopzichter vastgoed Vastgoed Projecten (o.b.v. projectbesluiten) Woningverbetering Onderhoudslasten Planmatig onderhoud Wijkregisseur Senior klantadviseur woonzaken Wijk & Kernzaken Woonzaken Onderhoudslasten Niet planmatig onderhoud (mutatieonderhoud en klachtenonderhoud) Onderhoudslasten Niet planmatig onderhoud (mutatieonderhoud en klachtenonderhoud) Woningverbetering Coördinator KAC Woonzaken Onderhoudslasten Niet planmatig onderhoud (mutatieonderhoud en klachtenonderhoud) Woningverbetering Senior klantadviseur woonzaken TA VVE / Verkoop Woonzaken Binnen eigen taak/verantwoordelijkheden Verkoopkosten N.v.t N.v.t N.v.t N.v.t Inschrijving KvK m.b.t. VVE beheer Met in achtneming van bestuursreglement, goedgekeurde (meerjaren) begroting en projectbesluiten Stichting Woonkwartier Procuratiereglement 9