Deze procuratieregeling staat op de website en is gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Transcriptie

1 PROCURATIEREGELING Definitief Vastgesteld door raad van bestuur dd Tergooi T Postbus DA Hilversum Afzender Van Riebeeckweg XZ Hilversum ALGEMEEN In deze procuratieregeling worden de interne bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. Waarmee helder inzicht wordt geboden zowel intern als extern wie van Tergooi de organisatie kan en mag binden ten opzichte van externe partijen Deze procuratieregeling staat op de website en is gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. VOLMACHT IN CATEGORIEEN Deze procuratieregeling bepaalt dat expliciet aangewezen functionarissen (alleen van toepassing op personeel in loondienst) volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Tergooi (alsook het verlengen, wijzigen en beëindigen van een externe contractuele verplichting), dit met inachtneming van de voorwaarden opgenomen in de toelichting bij deze regeling. De in de procuratieregeling genoemde bedragen gelden voor het totale bedrag voor de gehele looptijd van het af te sluiten contract of overeenkomst, inclusief BTW en eventuele bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld indexaties. De raad van bestuur van Tergooi verleent procuratie uitsluitend aan de in onderstaande tabel opgenomen functionarissen (op functienaam) onderverdeeld in categorieën (persoonsnaam, functie, categorie en ingangsdatum procuratie zijn geregistreerd in het procuratieregister, zie bijlage 1). Categorie Omschrijving gebied Functie procuratiehouder A Algemeen Voorzitter Raad van Bestuur Lid Raad van Bestuur B1 Arbeid 1. Manager Opleiding & Ontwikkeling Tergooi heeft vestigingen in Blaricum, Hilversum en Weesp. Het ziekenhuis en de daaraan verbonden vrijgevestigde medisch specialisten hebben hun algemene voorwaarden gedeponeerd ter griffie van de Rechtbank te Amsterdam onder nummer: 33/2015.

2 Procuratieregeling Tergooi 2/7 2. Bedrijfsvoeringmanager of Manager Stafafdeling* B2 Opleidingen Manager Opleiding & Ontwikkeling C1 Inkoop Bedrijfsvoeringmanager of Manager Stafafdeling* C2 - Nieuwbouw, verbouw en Programmadirecteur ** renovatie binnen de kaders van project Nieuwbouw & Locatieontwikkeling - Virtueel ziekenhuis D Zorgverkoop Manager Marketing, Klantrelaties & Services E Treasury Conform bepalingen Treasurystatuut * Onder de noemer Manager Stafafdeling vallen: Manager Marketing, Klantrelaties & Services Manager Opleiding & Ontwikkeling Manager Financiën & Control ** zie onderstaande Bevoegdheden BEVOEGDHEDEN : (Conform de statuten d.d. 16 december 2016 zijn voor sommige ondertekeningen de handtekening dan wel goedkeuring van raad van toezicht noodzakelijk) Procuratiehouder A is slechts zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Tergooi tot een maximum bedrag van ; is samen met een andere procuratiehouder A, met inachtneming van hetgeen in de Statuten van de Stichting Tergooi is bepaald, onbeperkt bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen. Procuratiehouder B1 (1) is zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van arbeidsovereenkomsten voor alle in loondienst medewerkers tot FWG 70 - inpassingstabel nr. 60 namens Tergooi binnen de vastgestelde HR procedures; (2) is zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het inhuren van personeel niet in loondienst, tot een bedrag vergelijkbaar aan FWG 70 - inpassingstabel nr. 60. Procuratiehouder B2 is zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van interne en externe contractuele verplichtingen namens Tergooi in het kader van opleidingen tot een maximum bedrag van ,- binnen de vastgestelde begrotingen, Tergooi Academie procedures en Tergooi contractmanagement. Procuratiehouder C1

3 Procuratieregeling Tergooi 3/7 is zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Tergooi tot een maximum bedrag van binnen de vastgestelde inkoopprocedures mits voorafgaand vastgelegd positief advies inkoper; Procuratiehouder C2 Programmadirecteur Nieuwbouw: zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Tergooi tot een maximum bedrag van mits binnen het door de raad van bestuur vastgestelde (deel)budget betreffende project Nieuwbouw & Locatieontwikkeling en vallend binnen de afspraken vastgelegd in de Notitie Financiële beheersing investeringskosten locatieontwikkeling. Programmadirecteur Virtueel ziekenhuis: zelfstandig bevoegd Tergooi te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Tergooi tot een maximum bedrag van mits binnen het door de raad van bestuur vastgestelde (deel)budget en conform de voor de programmadirecteur geldende afspraken. Procuratiehouder D is als voorzitter van het lokaal onderhandelingsteam bevoegd namens Tergooi de onderhandelingen uit te voeren met de zorgverzekeraars op basis van het jaarplan / de begroting. Procuratiehouder E Ontleent de bevoegdheid aan de bepalingen in het door raad van bestuur vastgestelde treasurystatuut. TOELICHTING BIJ PROCURATIEREGELING Algemeen Tergooi wil duidelijke richtlijnen en procedures opstellen om de beheersingsrisico s van haar uitgaven te verlagen en zo te voldoen aan alle eisen die de wet aan de organisatie stelt. Duidelijke (interne) richtlijnen zijn nodig zodat niet iedereen in het ziekenhuis bevoegdheden heeft om bijvoorbeeld (financiële) verplichtingen aan te gaan, nieuw personeel aan te nemen en/of bestellingen te doen. Door Tergooi wordt onderscheid gemaakt tussen autorisatie en procuratie. In de autorisatieregeling worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten opzichte van de interne partijen tot elkaar transparant vastgelegd. In de procuratieregeling worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten opzichte van externe partijen vastgelegd. Doelstellingen De procuratieregeling van Tergooi heeft de volgende doelstellingen: 1. De reductie van met name de financiële risico s door middel van:

4 Procuratieregeling Tergooi 4/7 a. functiescheiding, waardoor belangenverstrengeling wordt tegengegaan; b. het 4-ogen principe, waardoor fouten worden voorkomen en fraude wordt tegengegaan; c. het tegengaan van ongeautoriseerd en onbevoegd aangaan van externe verplichtingen of fraude. 2. Het verkrijgen van controle op de externe verplichtingen door het vastleggen van een beperkt aantal personen die bevoegd zijn deze externe verplichtingen formeel aan te gaan. 3. Communiceren welke personen bevoegd zijn tot het aangaan van externe (contractuele) verplichtingen en tot welk bedrag. Functionarissen die niet genoemd worden op de procuratietabel zijn daarmee niet bevoegd externe (contractuele) verplichtingen aan te gaan. Uitgangspunten De procuratieregeling is een kaderregeling waarin de bevoegdheden tot het aangaan van (financiële) verplichtingen namens Tergooi vastgelegd zijn. Deze kaderregeling wordt extern gedeponeerd en is zo te raadplegen door externen voordat men met Tergooi zaken doet. De bevoegdheden zijn alleen geldig als de onderliggende procedures nauwgezet zijn gevolgd en procuratie valt binnen de door de raad van bestuur vastgestelde en door raad van toezicht goedgekeurde begroting of met een op andere wijze schriftelijk verkregen bestuursbesluit is onderbouwd. Voorbeelden van onderliggende procedures zijn o.a. de procedures rondom interne autorisatie, inkoop en O&O. De onderliggende procedures dienen zodanig opgesteld / gewijzigd te worden door de proceseigenaren dat zij passen in deze procuratieregeling. Tevens dient het 4-ogen principe in de procedure steeds tot uitdrukking te komen. De procuratieregeling is alleen van toepassing op personeel in loondienst. Voor personeel niet in loondienst, zoals de medisch specialisten, interim- of ingehuurd personeel, geldt dat zij bevoegd zijn om onderhandelingen uit te voeren binnen het kader van hun functie en de overeenkomst mede te paraferen doch de raad van bestuur (of door de raad van toezicht met betrekking tot bestuursleden) bevestigen de overeenkomst middels hun ondertekening De in de procuratieregeling genoemde bedragen gelden voor het totale bedrag voor de gehele looptijd van het af te sluiten contract, inclusief BTW en eventueel bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld indexaties. Voorbeeld: een af te sluiten huurovereenkomst van 1000,- per maand welke wordt afgesloten voor 5 jaar. Het totaalbedrag is dan 1000,- * 12 maanden * 5 jaar = In geval na ondertekening van de overeenkomst of overeenkomsten mocht blijken dat de vastgelegde bedragen overschreden worden en daarmee de genoemde procuratiedrempel, dient de procuratiehouder de procedure opnieuw aan te gaan. Alle eerdere procuratieregelingen komen met deze procuratieregeling te vervallen. De bepalingen uit deze procuratieregeling worden zichtbaar gemaakt door de tekenenbevoegdheid, zoals vastgelegd in het procuratieregister. Het procuratieregister wordt beheerd door de secretaris raad van bestuur/ ambtelijk secretaris raad van toezicht Toekenning- / Wijzigingen- / Beëindiging- procuratie

5 Procuratieregeling Tergooi 5/7 Een aanvraag voor, wijziging of beëindiging van procuratie wordt voor akkoord getekend door de raad van bestuur (bij aan vraag procuratie B, C1, C2, D of E) of door de raad van toezicht (procuratie A). Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Mutatieformulier Procuratie. Alleen originele handtekeningen zijn toegestaan (geen stempels!). De handtekeningen dienen te zijn voorzien van naam, functie en datum. Van wijzigingen in de procuratie wordt raad van toezicht door raad van bestuur op de hoogte gebracht. Dat dient schriftelijk te geschieden. De procuratie toekenning, wijziging of beëindiging wordt schriftelijk bevestigd door de secretaris raad van bestuur. In de bevestiging is vermeld vanaf en/of tot welke datum de procuratie geldig is en waarvoor de functionaris bevoegd is. Vanaf de datum van uitdiensttreding komt de procuratie automatisch te vervallen. De raad van bestuur is te allen tijde bevoegd om een procuratie te wijzigen of in te trekken zonder opgaaf van redenen. Procuratiebevoegdheden kunnen niet worden gedelegeerd aan andere functionarissen anders dan middels een door de raad van bestuur ondertekend mandaat voor bepaalde tijd (maximaal 2 maanden). Bij afwezigheid van de bevoegde functionaris gaat de procuratie naar een functionaris met procuratiebevoegdheid A. Beheer procuratieregister De ingevulde Mutatieformulieren Procuratie worden door de secretaris raad van bestuur gearchiveerd en verwerkt in het procuratieregister. In het procuratieregister is de procuratie uitgewerkt met de namen van de functionarissen, de functiebenamingen en het personeelsnummer. De bijbehorende handtekeningen en parafen zijn vastgelegd in de betreffende formulieren en worden gearchiveerd en up-to-date gehouden door de secretaris raad van bestuur. De secretaris raad van bestuur ziet er op toe dat bij nieuwe dan wel gewijzigde bevoegdheid een nieuw formulier wordt ondertekend en dat dit vastgelegd wordt in het procuratieregister. Het procuratieregister wordt na elke mutatie weer voor maximaal 1 jaar vastgesteld door raad van bestuur. De secretaris raad van bestuur draagt zorg voor de (interne en externe) communicatie aangaande wijzigingen betreffende de procuratieregeling of het register. NADERE TOELICHTINGEN PROCURATIEGEBIEDEN In alle gevallen geldt dat de aanwijzingen zoals gesteld in de geldende Notitie Contractmanagement (beschikbaar op Idoc) van Tergooi gevolgd dienen te worden. Gebieden die niet separaat zijn benoemd of bij overeenkomsten waar eventuele twijfel is over wie dient te tekenen vallen onder algemeen en vereisen procuratie door de raad van bestuur. Arbeid Personeel in loondienst Het opstellen van de overeenkomsten met de werknemers van Tergooi is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van O&O en de betrokken manager. De betreffende arbeidsovereenkomsten met een salaris tot FWG 70 - inpassingstabel nr. 60 worden ondertekend door de Manager Opleiding en Ontwikkeling, alle overigen door de raad van bestuur. Verder gelden hierbij de bestaande Tergooi

6 Procuratieregeling Tergooi 6/7 en/of wettelijke procedures met betrekking tot personeelsrichtlijnen en het afsluiten van een overeenkomst. Personeel niet in loondienst Overeenkomsten met ingehuurd personeel met een salaris vergelijkbaar tot FWG 70 -inpassingstabel nr. 60 worden ondertekend door de begroting verantwoordelijke bedrijfsvoeringsmanager of manager stafafdeling*, alle overigen door de raad van bestuur mits er geen bezwaar is van inkoop dan wel O&O. Hierbij gelden de bestaande Tergooi en/of wettelijke procedures met betrekking tot het inhuren van personeel en het afsluiten van een overeenkomst. Detachering van personeel Overeenkomsten met derden in verband met detachering van personeel in loondienst van Tergooi is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van afdeling O&O en betrokken manager en medewerker. De betreffende overeenkomst met een salaris vergelijkbaar tot FWG 70 -inpassingstabel nr. 60 wordt ondertekend door de Manager Opleiding en Ontwikkeling en betrokken medewerker, alle overigen door de raad van bestuur en de betreffende medewerker. Hierbij gelden de bestaande Tergooi en/of wettelijke procedures met betrekking tot het detacheren van personeel en het afsluiten van een overeenkomst Opleiding Overeenkomsten met derden in verband met opleidingen van personeel in loondienst van Tergooi is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Tergooi Academie en betrokken manager. De betreffende overeenkomst wordt indien de totale kosten onder ,- blijft ondertekend door de Manager Opleiding & Ontwikkeling, alle overigen door raad van bestuur. Overeenkomsten met derden in het kader van door Tergooi Academie aangeboden opleidingen (ongeacht de wijze) worden indien de totale kosten onder ,- blijft ondertekend door de Manager Opleiding & Ontwikkeling, alle overige door raad van bestuur mits er geen bezwaar is van inkoop dan wel O&O. Hierbij gelden de bestaande Tergooi en/of wettelijke procedures met betrekking tot het opleidingen en het afsluiten van een overeenkomst. Inkoop Materieel (goederen en diensten, incl. onderhoudscontracten) De inkopen moeten passen binnen de vastgestelde inkoopprocedures (onder meer afgesproken assortimenten). Inkoopovereenkomsten worden ondertekend door voor de overeenkomst verantwoordelijke bedrijfsvoeringsmanager dan wel manager stafafdeling*, mits het totaal bedrag niet de ,- overschrijdt en de afdeling inkoop middels het contractbegeleidingsformulier schriftelijk positief advies heeft gegeven voor het afsluiten van de overeenkomst. Bestellingen vinden plaats via het systeem (via inkoop). De afdeling inkoop controleert bij deze interne bestellingen de bevoegdheid op basis van de autorisatieregeling. Overige bestellingen via Inkoop vinden (nog) plaats via inkoopbonnen. De afdeling inkoop controleert ook bij deze interne bestellingen de bevoegdheid op basis van de autorisatieregeling. Bestellingen buiten Inkoop om zijn niet toegestaan en in beginsel voor eigen risico van degene die ondertekent.

7 Procuratieregeling Tergooi 7/7 Verder gelden hierbij de bestaande en/of wettelijke procedures met betrekking tot verwerving van materieel. Investeringen Investeringen moeten passen binnen het investeringsbudget en dienen geaccordeerd te zijn door de investeringscommissie. Naast de investeringenprocedure zijn hier de overige procedures met betrekking tot verwerving van materieel van toepassing. Nieuwbouw, verbouw en renovatie De Programmadirecteur nieuwbouw is bevoegd op basis van de door de raad van bestuur vastgestelde (deel)budgetten en binnen de kaders van de door raad van bestuur vastgestelde en door raad van toezicht goedgekeurde Notitie Financiële beheersing investeringskosten locatieontwikkeling overeenkomsten met adviseurs en aannemers aan te gaan tot een maximum van mits er geen bezwaar is van inkoop. Zorgverkoop Productieafspraken met zorgverzekeraars Alleen de raad van bestuur heeft de bevoegdheid om productieafspraken met de zorgverzekeraars te maken. Ter voorbereiding zullen door hiertoe aangewezen functionarissen in het onderhandelingsteam de onderhandelingen worden gevoerd. Hierbij gelden de bestaande en/of te ontwikkelen procedures met betrekking tot het maken van productieafspraken. Het vastgestelde en goedgekeurde ziekenhuisbeleid vormen hiervoor het inhoudelijke kader Alle overige activiteiten die leiden tot een (financiële) opbrengst voor Tergooi vallen onder de procuratie door de raad van bestuur. Hier is tevens het contractmanagement op van toepassing. Treasury-activiteiten Op alle treasury-activiteiten is het door de raad van bestuur vastgestelde treasury-statuut van toepassing. *zie voor betreffende functies de procuratieregeling (Volmacht in categorieën) Bijlage 1) procuratieregister