PROCURATIEREGELING. FidesWonen

Transcriptie

1 PROCURATIEREGELING FidesWonen Versie 3.0 Middelharnis, 09 juli 2014

2 FidesWonen Langeweg KA Middelharnis Tel.: Internet: Datum van oprichting: 20 juli 1916 Datum en nummer Koninklijk Besluit waarbij de instelling is toegelaten: 7 augustus 1948, nr. B 1815 De vereniging is regionaal toegelaten en heeft als werkgebied de gemeente Goeree-Overflakkee. Nummer van inschrijving in het Handelsregister: Laatstelijk gewijzigde statuten ministerieel goedgekeurd bij beschikking: 18 november 2011 Nummer van inschrijving in Nationaal Register Volkshuisvestingsinstellingen: 949 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FidesWonen FidesWonen 2

3 1. Inleiding In deze Procuratieregeling is vastgelegd welke bevoegdheden zijn toegekend aan medewerkers van FidesWonen en onder welke voorwaarden die bevoegdheden gelden. Toekenning vindt plaats op basis van functie en niet op persoonlijke titel. Een apart aanhangsel behorende bij deze regeling bevat een overzicht van personen/functionarissen en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn. Uitsluitend de personen vermeld in aanhangsel A hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De Procuratieregeling is vastgesteld door de directeur-bestuurder, die daartoe volgens de Statuten bevoegd is. Op grond van artikel 9 lid 2 van de statuten besluit de Raad van Commissarissen over vervanging van de directeur-bestuurder. Omdat in hoofdstuk 7 daarvoor een regeling is opgenomen, wordt deze Procuratieregeling ter instemming aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. Door deze regeling te deponeren bij de Kamer van Koophandel en door de regeling te publiceren (ondermeer op onze website) bereiken we dat deze regeling ook externe werking heeft. 2. De relatie met de Statuten De procuratieregeling is in overeenstemming met onze Statuten. In de Statuten is onder andere het volgende bepaald: Artikel 12 Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, een en ander met inachtneming van hetgeen in artikel 13, lid 1, sub k, is bepaald. Artikel Aan de goedkeuring van de raad van commissarissen zijn onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a. de vaststelling van de begroting, het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag; b. de vaststelling en wijziging van de voor enig jaar of reeks van jaren opgestelde beleidsplannen; c. de uitgifte van schuldbrieven ten laste van de vereniging; d. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de vereniging met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is; e. een voorstel tot wijziging van de statuten; f. een voorstel tot ontbinding van de vereniging; g. aangifte van faillissement en aanvraag van surseance van betaling; h. de beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers; i. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; j. het aangaan van geldleningen boven een limiet die jaarlijks door de raad van commissarissen wordt vastgesteld; 3

4 k. het aangaan van overeenkomsten als bedoeld in artikel 12; l. het vaststellen dan wel wijzigen van het beleggings- en treasurybeleid; m. het oprichten van rechtspersonen n. het uitoefenen van stemrecht op aandelen in een dochtermaatschappij van de vereniging alsook op aandelen die een deelneming van de vereniging vormen; o. de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij de vereniging en de wijze van uitvoering van en verslaggeving over de visitatie. 2. Het ontbreken van de goedkeuring van de raad van commissarissen op een besluit als bedoeld in lid 1 tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of leden van het bestuur niet aan. Van de procuratieregeling zijn uitgezonderd de handelingen volgens artikel 12 en de besluiten waarvoor volgens artikel 13 van de Statuten de goedkeuring van de Raad van Commissarissen is vereist. Deze blijven voorbehouden aan de directeur bestuurder. In artikel 11 van de statuten is bepaald dat de vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Het bestuurs- en directiestatuut is een nadere uitwerking van de Statuten en geeft regels met betrekking tot de taken, rolinvulling en het functioneren in algemene zin van de directeurbestuurder. In het bestuurs- en directiestatuut is onder andere het volgende bepaald: Artikel 2 De uitwerking van de bepaling in artikel 12 van de statuten is als volgt: a. de geprognosticeerde verkopen van bestaand bezit worden opgenomen in de vast te stellen jaarbegroting. De verantwoording over de feitelijke verkopen wordt periodiek opgenomen in de tussentijdse rapportages b. voor elke vergadering van de Raad van Commissarissen wordt een overzicht verstrekt van de niet in de jaarbegroting opgenomen gerealiseerde aan- en verkopen met een transactiewaarde van minder dan ,-- c. aan- en verkopen met een transactiewaarde van meer dan ,-- worden altijd vooraf aan de Raad van Commissarissen voorgelegd Besluiten van de directeur-bestuurder waarvoor op grond van artikel 13 van de statuten goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn vereist, kunnen pas worden uitgevoerd nadat de Raad van Commissarissen deze goedkeuring heeft verstrekt. Goedkeuring wordt verstrekt door besluiten in de besluitenlijst van de vergadering van de Raad van Commissarissen op te nemen. Artikel 4 Procuratie en mandatering 1. De directeur-bestuurder is behoudens het bepaalde in artikel 13 lid 1 en artikel 12 van de statuten zelfstandig bevoegd tot het uitvoeren van rechtshandelingen als het aangaan van verplichtingen en het verrichten van betalingen. 4

5 2. De directeur-bestuurder is bevoegd medewerkers te mandateren. Indien er sprake is van een zwaarwegend mandaat, stelt de directeur-bestuurder de Raad van Commissarissen hiervan op de hoogte. 3. De directeur-bestuurder is bevoegd een procuratieregeling vast te stellen. Deze procuratieregeling wordt ter kennisname aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. Op basis van het voorgaande, stelt de directeur-bestuurder deze procuratieregeling vast. 3. Het aangaan van verplichtingen Voor alle opdrachten geldt dat deze in principe schriftelijk worden verstrekt en ondertekend door de volgens het procuratieschema hiertoe gerechtigde functionaris. Ook opdrachten die per fax of per worden uitgezet dienen voorzien te zijn van een handtekening van de volgens het procuratieschema hiertoe gerechtigde persoon. Uitzondering betreft opdrachtverstrekking door middel van een werkbon (onderhoud) en opdrachtverstrekking langs de elektronische weg (internet). Voor dit soort verplichtingen dient een bevestiging te worden uitgedraaid en ondertekend door de functionaris die de verplichting is aangegaan. De directeur-bestuurder is bevoegd volmachten te verlenen aan medewerkers van de vereniging. De directeur-bestuurder verleent per datum van vaststellen zoals vermeld op pagina 8 van deze regeling volmacht uitsluitend aan de in aanhangsel A opgenomen personen/functionarissen, te weten: A. manager bedrijfsvoering & projecten - procuratiehouder A. B. manager wonen & beheer - procuratiehouder B. C. medewerker vastgoedmanagement - procuratiehouder C. D. beleidsadviseur en projectleider onderhoud, - procuratiehouder D. projectleider onderhoud E. technisch opzichter, woonconsulent - procuratiehouder E. F. technisch medewerker, klant- en huurconsulent, - procuratiehouder F. en administratief medewerker G. financieel economisch medewerker en financieel - procuratiehouder G. medewerker H. directiesecretaresse - procuratiehouder H. I. adviseur nieuwbouw en verkoop - procuratiehouder I. Procuratiehouder A. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde investeringsbegroting, ten behoeve van nieuwbouw- en grootschalige renovatieprojecten. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve financiële en fiscale aangelegenheden, planning en control, informatisering, ICT, vastgoedbeleid, vastgoedmanagement, afdelingsoverstijgende facilitaire zaken en afdelingskosten. 5

6 Procuratiehouder B. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting en/of investeringsbegroting, ten behoeve van duurzaamheid, woningverbetering en onderhoudswerkzaamheden. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van woonbeleid, wijkontwikkeling, dienstverlening aan klanten van de vereniging en afdelingskosten. Procuratiehouder C. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van vastgoedmanagement, inkoopbeleid, nieuwbouw- en grootschalige renovatieprojecten, en facilitair beheer. Procuratiehouder D. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van duurzaamheid, woningverbetering en onderhoudswerkzaamheden. Procuratiehouder E. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van onderhoud, comfortverbeteringen tegen kostendekkende huurverhoging, WMO voorzieningen en overige dienstverlening aan klanten van de vereniging. Procuratiehouder F. verplichtingen tot 1.000, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden, en overige dienstverlening aan klanten van de vereniging en facilitair beheer. Procuratiehouder G. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 2.500, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van informatisering, ICT en facilitair beheer. Procuratiehouder H. verplichtingen tot 2.500, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van representatie, abonnementen, publicaties, en advertenties van de vereniging. 6

7 Procuratiehouder I. verplichtingen tot , welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van verkoop, nieuwbouw en verplichtingen uit hoofde van het Sociaal Statuut Sloop van de vereniging. Voor de afdelingsmanagers geldt dat aangegane financiële verplichtingen van de afdeling passen binnen het kader van de begroting, indien wordt voldaan aan de volgende eisen: Het bedrag van de aan te gane verplichting past binnen het totaal van het beschikbare budget per begrotingspost. Een overschrijding op een begrotingspost uit de exploitatiebegroting mag worden gecompenseerd met een onderschrijding op een andere begrotingspost binnen dezelfde kostencategorie. Dit noemen we compensatie. Er kan geen compensatie plaats vinden tussen de exploitatiebegroting en de investeringsbegroting en tussen investeringsbegrotingen onderling. Voor alle procuratiehouders gelden bij het aangaan van verplichtingen de volgende bepalingen: Bij het aangaan van de verplichting wordt nadrukkelijk niet alleen gekeken naar het bedrag van de verplichting, maar wordt ook inhoudelijk getoetst of de opdracht past binnen het budgettaire kader. Budgetten mogen slechts worden besteed daar waar ze voor bestemd zijn. Het bedrag van de verplichting dient te worden bepaald inclusief BTW, tenzij er sprake is van een begrotingspost/budget waarbij de BTW als voordruk kan worden verrekend. Verplichtingen mogen niet worden gesplitst in meerdere kleinere verplichtingen (opknippen). 4. Het betaalbaar stellen van facturen Voor het accorderen van facturen voor betaling gelden de volgende bepalingen: De administratief medewerker dient vast te stellen dat de factuur voldoet aan de wettelijke factuurvereisten: o naam, adres, BTW-nummer, KvK nummer, van crediteur moet op factuur vermeld zijn; o factuur moet gedateerd zijn op datum waarop die is gemaakt; o naam en adres van FidesWonen moet zijn vermeld; o geleverde goederen en/of diensten moet zijn vermeld en voldoende omschreven; o het BTW-tarief en bedrag moet zijn vermeld; o in geval van BTW-verleggingsregeling moet zijn vermeld BTW-verlegd en het BTW nummer van FidesWonen; o Bij onderhoudsfacturen moet het op de G-rekening te storten bedrag zijn vermeld (behoudens uitzonderingen). De procuratiehouder moet hebben vastgesteld dat de prestatie is geleverd; de kwaliteit, inhoud en omvang (hoeveelheid) van de prestatie moet overeen stemmen met de aangegane verplichting. De factuur moet rekenkundig juist zijn. De afdelingsmanager is vervolgens bevoegd om de factuur voor betaling te accorderen. 7

8 5. Beschikkingsbevoegdheid banken Op grond van de Statuten is de directeur-bestuurder bevoegd om te beschikken over banktegoeden van FidesWonen. De directeur-bestuurder machtigt de afdelingsmanagers om te kunnen beschikken over de banktegoeden van FidesWonen. Zij worden hiertoe in het bezit gesteld van een bankpas waarmee betalingen elektronisch kunnen worden gefiatteerd. Voor het doen van betalingen zijn altijd twee handtekeningen (directeur en/of managers) vereist. Betalingen worden in principe verricht door de directeur-bestuurder en de manager bedrijfsvoering & projecten. Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder of manager bedrijfsvoering & projecten gelden de vervangingsregels zoals weergegeven in hoofdstuk 7, en dient de manager Wonen & Beheer in het betaalproces te worden betrokken. Opdracht tot betaling mag slechts worden verstrekt nadat is vastgesteld dat aan iedere betaling een deugdelijke factuur of ander bewijsstuk ten grondslag ligt. Bovendien moet uit elke factuur of bewijsstuk blijken dat door een daartoe bevoegde medewerker is vastgesteld dat de prestatie volgens de afgesproken kwaliteit is geleverd en dat het te betalen bedrag en de betalingscondities overeenkomstig afspraak zijn. De directeur-bestuurder en de manager bedrijfsvoering & projecten hebben de beschikking over een bankpas, waarmee zij tot een limiet van per week kunnen beschikken over de banktegoeden. Voor het gebruik van deze betaalmiddelen geldt het volgende: De betaalmiddelen dienen bij wijze van hoge uitzondering te worden gebruikt; bijvoorbeeld indien betaling op andere wijze niet mogelijk is, of indien het noodzakelijk is om over contant geld te beschikken (tot een maximum van per week). De betaalmiddelen mogen alleen worden aangewend voor zakelijke betalingen. In geen geval mogen hiermee privé betalingen worden gedaan. Onmiddellijk na het gebruik van de betaalmiddelen wordt een kopie betalingsbewijs ingeleverd bij de medewerker bedrijfsvoering die belast is met de bankadministratie. Deze voegt het betalingsbewijs bij het rekeningoverzicht en toetst of de betaling past binnen de procuratieregeling. 6. Het voeren van correspondentie Voor zover het voeren van correspondentie het karakter heeft van het aangaan van verplichtingen wordt verwezen naar onderdeel 3 van deze procuratieregeling. De procuratie met betrekking tot het tekenen van uitgaande post, zowel op papier als digitaal geldt het volgende: Niet standaard correspondentie gaat in principe via de manager van de afdeling of via de directeur-bestuurder. Standaardcorrespondentie die normaal gesproken geacht kan worden uit te gaan van de werkorganisatie, kan worden ondertekend door een medewerker van de werkorganisatie Voor uitgaande post middels digitale media ( ) is de in het bericht opgenomen Disclaimer van toepassing. Ontvangers van uitgaande papieren post mogen er vanuit gaan dat, mits het stuk is opgesteld op het briefpapier van onze vereniging, de vereniging zich verbindt aan hetgeen in het poststuk is vermeld. 8

9 7. Vervanging bij afwezigheid In dit hoofdstuk is geregeld hoe wij om gaan met vervanging bij afwezigheid. Van vervanging bij afwezigheid is slechts sprake bij ziekte, vakantie, verlof, scholing, schorsing of anderszins langdurig niet aanwezig zijn. Kortdurende afwezigheid leidt niet tot het overgaan van bevoegdheden op een vervanger. Op grond van de Statuten (artikel 9 lid 2)) wordt de directeur-bestuurder vervangen door de Raad van Commissarissen en kunnen zij al dan niet uit hun midden, iemand anders aanwijzen. Door in te stemmen met deze Procuratieregeling stemt de Raad van Commissarissen in met de volgende aanwijzing: Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder worden alle zaken betreffende de normale bedrijfsvoering afgehandeld door de manager bedrijfsvoering & projecten. Bij zaken van bijzondere aard die niet kunnen worden gerekend tot de normale bedrijfsvoering vindt overleg plaats met de voorzitter van de Raad van Commissarissen en wordt in overleg met hem een besluit genomen. In ieder geval de handelingen volgens artikel 12 van de Statuten en de besluiten waarvoor volgens artikel 13 lid 1 van de Statuten de goedkeuring van de Raad van Commissarissen is vereist, zijn voorbehouden aan de Raad van Commissarissen. Vervanging van de afdelingsmanagers vindt plaats door de directeur-bestuurder of in overleg door een andere afdelingsmanager. Vervanging van medewerkers vindt plaats: door een andere medewerker die is aangesteld in dezelfde functie en die derhalve dezelfde bevoegdheden heeft; door een andere medewerker van de afdeling die minimaal dezelfde bevoegdheden heeft door de betreffende afdelingsmanager bij afwezigheid van de afdelingsmanager diens plaatsvervanger (zie de vorige alinea). 8. Vaststelling Deze procuratieregeling is na verkregen instemming van de Raad van Commissarissen d.d. 27 maart 2012 vastgesteld door de directeur-bestuurder van FidesWonen en is laatstelijk gewijzigd op 9 juli Middelharnis, 9 juli 2014, G.J. van der Valk, directeur-bestuurder. 9

10 Aanhangsel A: Overzicht personen die vanaf 9 juli 2014 bevoegd zijn namens FidesWonen opdrachten aan derden te verstrekken. Naam Functie Procuratiehouder De heer G.J. van der Valk directeur-bestuurder Algemeen bevoegd De heer J. Capitain manager bedrijfsvoering & projecten A De heer P.C. Klink manager wonen & beheer B De heer D. Korbijn medewerker vastgoedmanagement C De heer A. van Biert projectleider onderhoud D De heer E. Droogendijk beleidsadviseur en projectleider onderhoud D De heer J.G. Maliepaard projectleider onderhoud D De heer A. de Blok technisch opzichter E De heer P. Vijfhuizen technisch opzichter E De heer P.J. Bakelaar technisch medewerker F De heer P. Prins technisch medewerker F De heer P. Struik technisch medewerker F Mevrouw M. Slui klantconsulent F Mevrouw M.A. Campfens huurconsulent F Mevrouw C.G. Driesse huurconsulent F Mevrouw G. van Lenten-Flikweert huurconsulent F Mevrouw M. de Jong huurconsulent F Mevrouw G. Struik-van der Linden huurconsulent F Mevrouw P.C. van der Waal-Kom adviseur nieuwbouw en verkoop I De heer A.J. van den Berg financieel economisch medewerker G Mevrouw C. Troost-Roskam financieel economisch medewerker G Mevrouw L.N. Nauta financieel medewerker G Mevrouw J.A. Hartog- van Welie administratief medewerker F Mevrouw J. Vroegindeweij administratief medewerker F Mevrouw L. Briel-Dekker directiesecretaresse H Mevrouw M. Slui directiesecretaresse H 10