Reglement Algemene Vergadering Versie 1.0 Vastgesteld door de Algemene Vergadering op 30 november 2016

Transcriptie

1 Reglement Algemene Vergadering Versie 1.0 Vastgesteld door de Algemene Vergadering op 30 november 2016 RWS partner in wonen Stationspark DZ GOES Postbus AD GOES T (0113) F (0113) Info@rwsgoes.nl

2 Inhoudsopgave 1. Algemene bepalingen Definities Functie, vaststelling en wijziging Inwerkingtreding Citeertitel Lidmaatschap Leden Ledenregister Toelating Contributie Beroepsprocedure Rechten en verplichtingen van de leden Algemene Vergadering Bevoegdheid agenda Onderwerpen agenda Vergadering Toezending vergaderstukken Informatie Jaarverslag en jaarplan Thema s voor dialoog Raad van Commissarissen Bestuur Reglement Algemene Vergadering versie pagina 2 van 5

3 1. Algemene bepalingen 1.1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. Algemene Vergadering: de leden van de Vereniging, in vergadering bijeen. b. Bestuur: het orgaan dat de Vereniging bestuurt als bedoeld in artikel 2:44 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 25 van de Woningwet. c. Commissaris: een lid van de Raad van Commissarissen. d. Raad van Commissarissen (RvC): de Raad van Toezicht als bedoeld in artikel 30 van de Woningwet. e. Vereniging: Regionale Woningbouwvereniging Samenwerking, statutair gevestigd in de gemeente Goes Functie, vaststelling en wijziging 1. Dit reglement geeft nadere voorschriften, die de Algemene Vergadering bij de uitoefening van haar taak in verhouding tot de Vereniging dient na te leven, ter uitwerking en aanvulling op het bepaalde in de statuten van de Vereniging. 2. Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuur. Het Bestuur behoeft voor zijn voorstel de goedkeuring van de RvC Inwerkingtreding Het reglement treedt in werking met ingang van 1 januari Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als Reglement Algemene Vergadering. 2. Lidmaatschap 2.1. Leden In artikel 2.1 lid 1 en 2 van de statuten staat wie er lid kunnen worden van de Vereniging Ledenregister 1. Het Bestuur houdt een ledenregister bij waarin de gegevens van alle leden van de Vereniging zijn opgenomen. Dit register is niet openbaar. 2. Bij toetreding ontvangt een lid de bevestiging van zijn lidmaatschap, een afschrift van de statuten van de Vereniging en het Reglement Algemene Vergadering. 3. Het Bestuur zorgt dat het ledenregister zodanig wordt bijgehouden, dat daaruit te allen tijde de samenstelling van de leden van de Vereniging kan worden gekend. 4. Ieder lid is verplicht zijn (adres)gegevens, alsmede wijzigingen daarin onverwijld schriftelijk of langs elektronische weg (info@rwsgoes.nl) aan de Vereniging op te geven Toelating 1. Degene die lid van de Vereniging wil worden, dient hiertoe een schriftelijke aanvraag in bij het Bestuur. 2. Het Bestuur beslist binnen 30 dagen over de toelating van een aspirant-lid en informeert het aspirant-lid hierover zo spoedig mogelijk schriftelijk Contributie 1. Het boekjaar (verenigingsjaar) is gelijk aan het kalenderjaar en loopt dus van 1 januari tot en met 31 december. 2. De leden van de Vereniging betalen een contributie die jaarlijks door het Bestuur wordt vastgesteld. 3. Indien het lidmaatschap aanvangt na 1 januari van een jaar is het nieuwe lid over dat jaar toch de contributie voor het gehele jaar verschuldigd. 4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het boekjaar eindigt, blijft toch de jaarlijkse bijdrage voor het gehele jaar verschuldigd. Het Bestuur kan evenwel dispensatie verlenen Reglement Algemene Vergadering versie pagina 3 van 5

4 2.5. Beroepsprocedure 1. Het (aspirant) lid wordt ten spoedigste schriftelijk met opgave van redenen, in kennis gesteld van een besluit van het Bestuur tot niet-toelating tot de Vereniging, opzegging van het lidmaatschap of ontzetting uit het lidmaatschap. 2. Het (aspirant) lid staat binnen één maand na ontvangst van kennisgeving van het besluit van het Bestuur tot niet-toelating, opzegging of ontzetting beroep open bij de RvC. Het beroep moet schriftelijk worden ingesteld bij de RvC. Ter zake van het beroep wordt in de eerstvolgende vergadering van de RvC uitspraak gedaan. Van de uitspraak van de RvC wordt, nadat het (aspirant) lid is geïnformeerd, in de eerstvolgende vergadering van de Algemene Vergadering melding gemaakt. 3. Indien het een besluit betreft van het Bestuur tot opzegging van of ontzetting uit het lidmaatschap van de Vereniging is het lid gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep geschorst Rechten en verplichtingen van de leden 1. Een lid van de Vereniging is verplicht: a. de statuten en reglementen van de Vereniging na te leven; b. de belangen van de Vereniging niet te schaden. 2. Zolang het lidmaatschap van de Vereniging niet is beëindigd, behoudt het lid zijn rechten en moet hij zijn verplichtingen nakomen. 3. Algemene Vergadering 3.1. Bevoegdheid agenda 1. Krachtens de statuten zijn het Bestuur, de RvC en het in de statuten genoemde aantal leden bevoegd om onderwerpen aan de agenda voor de Algemene Vergadering toe te voegen. Zodanige voorstellen komen slechts voor toevoeging in aanmerking indien zij uiterlijk één week voor de Algemene Vergadering schriftelijk bij het Bestuur zijn ingediend. 2. Behoudens een voorstel van orde kunnen tijdens een vergadering geen voorstellen worden ingediend ter behandeling in diezelfde vergadering Onderwerpen agenda Op de agenda van de Algemene Vergadering zullen in elk geval worden geplaatst: a. de notulen van de laatstgehouden Algemene Vergadering; b. de samenvatting van de hoofdpunten uit het jaarverslag waaronder in ieder geval; - de toegekende vergoedingen van de leden van de RvC - de verantwoording over het handelen van de RvC. c. de hoofdlijnen van het jaarplan; d. de conform de in artikel 3.6 van de statuten ingediende voorstellen; e. de inventarisatie van thema s waarover in commissies, zoals bedoeld in artikel 4.2 van dit reglement, in dialoog wordt gegaan; f. de rondvraag Vergadering 1. De voorzitter respectievelijk de vicevoorzitter van de RvC heeft tot taak het leiden van (voorzitten van) de vergaderingen van de Algemene Vergadering. 2. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door anderen dan de leden wordt verstoord, hen, die dit doen, te doen vertrekken. Hij kan de vergadering voorstellen aan een lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert (voor de dag waarop de vergadering wordt gehouden) de aanwezigheid bij de vergadering te ontzeggen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd. Bij aanneming moet het lid de vergadering onmiddellijk verlaten. Bij weigerachtigheid doet de voorzitter hem verwijderen. 3. Indien aan een lid de toegang tot de vergadering is ontzegd, wordt hij van de presentielijst afgevoerd. 4. De vergadering is niet openbaar. Op voorstel van het Bestuur kan de Algemene Vergadering ook anderen dan leden de gelegenheid geven de vergadering bij te wonen. Deze hebben evenwel geen stemrecht Reglement Algemene Vergadering versie pagina 4 van 5

5 5. Het Bestuur draagt zorg voor de aanwezigheid van een presentielijst. Het Bestuur controleert de juistheid ervan en is gerechtigd correcties aan te brengen dan wel doorhalingen te verrichten Toezending vergaderstukken 1. De oproeping en toezending van de vergaderstukken geschiedt zoveel mogelijk door toezending langs elektronische weg. Wanneer dit niet mogelijk is, geschiedt dit schriftelijk. De leden worden hiertoe opgeroepen om adressen door te geven. 4. Informatie 4.1. Jaarverslag en jaarplan 1. Aan de leden wordt jaarlijks na vaststelling van het jaarverslag een samenvatting van de hoofdpunten verstrekt en toegelicht. 2. Alvorens het Bestuur het jaarplan opstelt, legt het Bestuur de hoofdlijnen hiervan voor aan de Algemene Vergadering met het verzoek om hier input op te leveren Thema s voor dialoog 1. Themagewijs kunnen commissies worden gevormd om met het Bestuur en een vertegenwoordiging van de RvC in dialoog te gaan. Het streven is om in deze commissies zoveel mogelijk dorpen en kernen vertegenwoordigd te zien. Aan de leden wordt gevraagd om de diversiteit in samenstelling bij de vorming van deze commissies te bevorderen Raad van Commissarissen 1. De profielschets van de RvC wordt ter kennis gebracht van de Algemene Vergadering die de vrijheid heeft zijn gevoelen hierover uit te spreken. 2. Wanneer de RvC voornemens is om de omvang van het aantal leden van de RvC, zoals bepaald in de statuten artikel 6.1 lid 2, te wijzigen, wordt dit voorgelegd aan de Algemene Vergadering ter advisering. 3. Alvorens de RvC overgaat tot de benoeming van een nieuw lid van de RvC, wordt dit lid in de Algemene Vergadering geïntroduceerd Bestuur 1. De profielschets van het Bestuur wordt ter kennis gebracht van de Algemene Vergadering die de vrijheid heeft zijn gevoelen hierover uit te spreken. 2. Alvorens de RvC overgaat tot de benoeming van een nieuw Bestuur, wordt dit Bestuur aan de Algemene Vergadering geïntroduceerd. Figuur 1 - Jaarcyclus RWS Reglement Algemene Vergadering versie pagina 5 van 5