Bestuursreglement. Bestuursreglement Stichting Verpleeghuis het Parkhuis Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 1 van 6

Transcriptie

1 Bestuursreglement Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 1 van 6

2 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: - Bestuur: de raad van bestuur van Stichting Verpleeghuis Het Parkhuis - Raad van Toezicht: de raad van Toezicht van Stichting Verpleeghuis Het Parkhuis - Statuten: de statuten van Stichting Verpleeghuis Het Parkhuis, zoals laatstelijk gewijzigd op 29 december Stichting: Stichting Verpleeghuis Het Parkhuis, statutair gevestigd te Dordrecht, kantoorhoudende te 3319 GB Dordrecht, Haaswijkweg Oost 69 A ALGEMEEN Artikel 1 1. Dit reglement blijft van kracht totdat het wordt gewijzigd in overeenstemming met de hierna vermelde bepalingen. 2. In geval van strijdigheid tussen dit reglement en de wet en/of de Statuten, prevaleert de wet respectievelijk prevaleren de Statuten. 3. Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen, regels met betrekking tot aangelegenheden van het Bestuur, welke regels door het Bestuur dienen te worden nageleefd. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN BESTUUR Artikel 2 1. Het Bestuur is belast met het besturen van de Stichting, hetgeen onder meer inhoudt dat het Bestuur verantwoordelijk is voor: - de realisatie van de doelstellingen van de Stichting, voortvloeiend uit de wet en de statuten van de Stichting; - de strategie en het (meerjaren)beleid; - de uit het voorgaande voortvloeiende resultatenontwikkeling; - verantwoorde zorg 2. Het Bestuur legt over het in lid 1 bepaalde verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Het Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie (waaronder begrepen financiële informatie) die verband houdt met de in lid 1 genoemde verantwoordelijkheden en die nodig is voor de uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht. Zie hiervoor het Informatieprotocol inzake communicatie tussen Bestuurder en Raad van Toezicht. 3. Het Bestuur stelt jaarlijks een beleidsplan op waarin de voornemens met betrekking tot het in een volgend boekjaar te voeren beleid worden uiteengezet. Het Bestuur legt het beleidsplan en de op het beleidsplan afgestemde begroting ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht. Een en ander wordt tijdig verstrekt teneinde de Raad van Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 2 van 6

3 Toezicht in staat te stellen uiterlijk in de maand voor het einde van het lopende boekjaar zijn goedkeuring te verlenen. De hoofdzaken van het beleidsplan worden vermeld in het jaardocument van het Bestuur. Tevens verstrekt het Bestuur jaarlijks aan de Raad van Toezicht een voorstel/prognose van de financiële consequenties van het beleidsplan. Dit voorstel/deze prognose van de financiële consequenties dient in overeenstemming te zijn met de begroting. 4. Bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. 5. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de interne procedures met betrekking tot het opstellen en de publicatie van het jaardocument, de jaarrekening, de kwartaal- en/of de halfjaarcijfers en ad hoc financiële informatie. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de openbaar gemaakte financiële berichten. 6. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij het Bestuur bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. 7. Het Bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de Stichting aan het Bestuur of aan een door hem aangewezen functionaris. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van het Bestuur betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. 8. Het Bestuur is bevoegd, voorzover in het navolgende niet anders is aangegeven, de hem op grond van dit reglement toegekende bevoegdheden te mandateren aan andere personeelsleden in dienst van de Stichting. Deze mandatering wordt op schrift gesteld. 9. Bij langdurige afwezigheid van het Bestuur (langer vier weken) voorziet het Bestuur in de plaatsvervanging. Het Bestuur draagt in dat geval zorg voor een schriftelijke volmacht aan de gevolmachtigde, met een duidelijke omschrijving van de bevoegdheden, zoals een en ander is vastgelegd in een separaat protocol (conform bijlage). PERSONEEL EN ORGANISATIE Artikel 3 1. De vaststelling van de hoofdstructuur van de organisatie is voorbehouden aan het Bestuur. 2. Het Bestuur is binnen de grenzen van de jaarbegroting en andere van toepassing zijnde bepalingen, verantwoordelijk voor het ontwerp, de realisering en de aanpassing van de organisatiestructuur van de werkorganisatie met een zodanige taak- en functieverdeling dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van personeelsleden duidelijk zijn vanuit het oogpunt van interne controle, een voldoende functiescheiding is gewaarborgd en een effectieve en efficiënte taakuitoefening door de werkorganisatie en de daarin werkzame personen mogelijk is. Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 3 van 6

4 3. Het Bestuur is verantwoordelijk voor een adequate personele bezetting van de werkorganisatie. 4. Het Bestuur is verantwoordelijk voor een goed arbeidsklimaat en treft maatregelen die hiervoor van belang zijn, rekening houdend met en gebruik makend van adequate overlegvormen. Het Bestuur is verantwoordelijk voor een adequate interne overlegstructuur in de organisatie. ACTIVITEITEN VAN DE WERKORGANISATIE Artikel 4 Het Bestuur is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van werkzaamheden van de organisatie. BESLUITVORMING BESTUUR Artikel 5 1. Besluitvorming van het Bestuur kan zowel in als buiten vergadering plaatsvinden. Het Bestuur stelt de Raad van Toezicht tijdig op de hoogte van het voornemen tot het nemen van ingrijpende besluiten, en treedt, onverminderd het bepaalde in artikel 8 van de Statuten, tijdig in overleg met de Raad van Toezicht. 2. In geval van belet of ontstentenis van het Bestuur berust het bestuur van de Stichting tijdelijk bij één door de Raad van Toezicht al dan niet uit zijn midden daartoe aangewezen persoon. 3. Aan de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn onderworpen de bestuursbesluiten van de Stichting als bedoeld in artikel 8 van de Statuten, alsmede alle overige bestuursbesluiten ten aanzien waarvan de Raad van Toezicht heeft besloten dat deze aan zijn voorafgaande goedkeuring zullen worden onderworpen. Laatstgenoemde besluiten zullen steeds duidelijk omschreven worden. 4. Het Bestuur neemt geen besluiten die ingevolge de wet, de Statuten of dit reglement de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven zo lang de vereiste goedkeuring niet is verkregen. TEGENSTRIJDIG BELANG Artikel 6 1. Het Bestuur zal elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de Stichting en het Bestuur vermijden. 2. Het Bestuur zal: - niet in concurrentie treden met de Stichting; - geen (substantiële) schenkingen van de Stichting voor zichzelf, voor bloed- en aanverwanten tot de derde graad vorderen of aannemen; - ten laste van de Stichting derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen; - geen zakelijke kansen die aan de Stichting toekomen voor zichzelf of anderen dan Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 4 van 6

5 de Stichting benutten. 3. Het Bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor de Stichting en/of voor het betreffende bestuurslid terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Het Bestuur dat een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake bloed- en aanverwanten als bedoeld in lid 2 van dit artikel. De Raad van Toezicht besluit buiten aanwezigheid van het Bestuur of sprake is van een tegenstrijdig belang. 4. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon of samenwerkingsverband: - waarin het Bestuur een financieel belang houdt; of - waarbij het Bestuur een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult. 5. In alle gevallen waarin de Stichting een tegenstrijdig belang heeft met het Bestuur, wordt zij vertegenwoordigd op de wijze als bepaald in artikel 9 lid 2 van de statuten. 6. Een lid van de Raad van Bestuur kan niet tegelijkertijd de functie vervullen van lid van de Raad van Toezicht van de zorgorganisatie of van een andere zorgorganisatie die binnen het verzorgingsgebied van de zorgorganisatie geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden als de zorgorganisatie verricht, tenzij de andere zorgorganisatie als groeps- of dochtermaatschappij of anderszins nauw verbonden is met de zorgorganisatie. 7. Een lid van de Raad van Bestuur zal zonder de toestemming van de Raad van Toezicht geen betaalde of onbetaalde nevenfunctie aanvaarden of continueren als deze nevenfunctie, al dan niet in samenhang met andere betaalde of onbetaalde nevenfuncties, een meer dan minimale werkbelasting kan opleveren of anderszins strijdig kan zijn met de belangen van de zorgorganisatie. 8. De Raad van Bestuur geeft de Raad van Toezicht op eerste verzoek inzicht in de door hem uitgeoefende nevenfuncties. INFORMATIE AAN DE RAAD VAN TOEZICHT Artikel 7 Er is een Informatieprotocol op grond waarvan de informatieverstrekking plaatsvindt. BEOORDELING BESTUUR Artikel 8 1. Het Bestuur wordt jaarlijks beoordeeld door de Raad van Toezicht. 2. Van de beoordeling wordt een verslag opgesteld. In dit verslag ligt ten minste vast: - een algemeen oordeel over het functioneren van het Bestuur; - de verbeterpunten; - de reactie van het Bestuur op de verbeterpunten; - eventuele tussen het Bestuur en de Raad van Toezicht gemaakte afspraken voor het komende jaar. Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 5 van 6

6 VERTROUWELIJKHEID Artikel 9 Tenzij het reglement, de Statuten of toepasselijke wet of regelgeving anders voorschrijft, verbindt het Bestuur zich ertoe alle informatie en documenten die hij in de uitoefening van zijn functie verkrijgt, als strikt vertrouwelijk te behandelen. De inhoud van deze bepaling blijft van toepassing ook indien het Bestuur ophoudt Bestuur te zijn. Vastgestelde versie 15 april 2014 Pagina 6 van 6