Reglement bestuur UWOON. Artikel 1 Definities

Transcriptie

1 Reglement bestuur UWOON Artikel 1 Definities In dit reglement hebben de met een hoofdletter geschreven begrippen de navolgende betekenis: Bestuur/ Bestuurder het bestuur van de Stichting als bedoeld in artikel 5 van de Statuten Code de Governancecode Woningcorporaties Raad van Commissarissen de raad van commissarissen van de Stichting als bedoeld in artikel 14 van de Statuten Reglement het onderhavige reglement ex artikel 13 van de Statuten Statuten De vigerende statuten van de Stichting Stichting UWOON Artikel 2 - Functie Reglement 1. Dit reglement geeft nadere voorschriften, welke het bestuur bij de uitoefening van zijn taak in verhouding tot de Stichting en in verhouding tot de Raad van Commissarissen dient na te leven, zulks ter aanvulling op het bepaalde in de Statuten. 2. De onderhavige bepalingen vormen derhalve een nadere uitwerking van zowel de rechtspersonenrechtelijke verhouding tussen de Stichting en het Bestuur als van de tussen het Bestuur en de Raad van Commissarissen bestaande verhouding. 3. Dit reglement kan te allen tijde worden gewijzigd door het Bestuur, zulks met goedkeuring van de Raad van Commissarissen. 4. Dit reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de wet en/of de Statuten. Onverminderd het bepaalde in dit Reglement zal het Bestuur voor zijn functioneren als uitgangspunt hanteren de algemene beginselen van governance zoals neergelegd in de Code. Artikel 3 - Taken en bevoegdheden van het Bestuur 1. Het Bestuur is belast met het besturen van de Stichting. 2. Het Bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de Stichting in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de Stichting betrokkenen af. 3. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en voor het beheersen van de risico s verbonden aan de activiteiten van de Stichting. 4. Het Bestuur is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten, die het belang of de reputatie van de Stichting schaden. Het Bestuur bevordert dat de medewerkers van de Stichting zich ook volgens deze norm gedragen. 5. Onverminderd hetgeen in de Statuten, de Code en elders in dit Reglement is bepaald, heeft het Bestuur tot taak: - de visie voor het besturen van de Stichting te ontwikkelen en te implementeren; - de doelen van het beleid van de Stichting en van de uitvoering daarvan vast te stellen; - de strategie te vormen, te implementeren, te voeren, en te evalueren; Pagina 1 van 5

2 - te beslissen als eindverantwoordelijke in de besluitvorming; - intern en extern te communiceren; - leiding te geven en medewerkers te motiveren; - als werkgever van de medewerkers op te treden; - de organisatie in al zijn facetten te beheren, en daarbij de continuïteit te waarborgen; - de Stichting extern als bestuur verantwoording af te leggen in overeenstemming met de algemene beginselen van governance. Artikel 4 - Verantwoording 1. Het Bestuur is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Commissarissen. 2. Het afleggen van verantwoording door het Bestuur vindt plaats in een vergadering van de Raad van Commissarissen, dan wel in overleg dat daartoe plaatsvindt met de Raad van Commissarissen. Artikel 5 - Goedkeuring besluiten/ rechtshandelingen 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11 van de Statuten behoeft het Bestuur de goedkeuring van de Raad van Commissarissen voor het namens de Stichting nemen van de volgende besluiten c.q. verrichten van de navolgende rechtshandelingen: (a) de vaststelling van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag; (b) de vaststelling van het volkshuisvestingsverslag; (c) de vaststelling en wijzigingen van de voor enig jaar, of reeks van jaren opgestelde beleidsplannen; (d) vaststelling en wijziging van het Reglement als bedoeld in artikel 13 en het reglement als bedoeld in artikel 35 lid 2 van de Statuten; (e) het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is; (f) wijziging van de statuten van de Stichting; (g) ontbinding van de Stichting; (h) aangifte van faillissement en aanvraag van surseance van betaling; (i) de beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; (j) een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; (k) het aangaan van geldleningen boven een limiet die jaarlijks door de raad van commissarissen wordt vastgesteld; (l) het aangaan van overeenkomsten als bedoeld in artikel 10 van de Statuten boven een door de Raad van Commissarissen jaarlijks vast te stellen limiet of omvang; (m) het aangaan van overeenkomsten, waarbij de Stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt, of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. (n) de opdracht tot het uitvoeren van een visitatie en de wijze waarop deze opdracht moet worden uitgevoerd en de wijze waarop verslag wordt gedaan van de visitatie; Pagina 2 van 5

3 (o) andere besluiten van het bestuur dan omschreven onder a. tot en met n. zoals door de Raad van Commissarissen duidelijk bij dit Reglement of besluit omschreven en uitdrukkelijk aan het Bestuur zijn medegedeeld. 2. In het beleidsplan als bedoeld in lid 1 onder c. komen tenminste tot uitdrukking: de volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstellingen van de woningcorporatie; de operationele en financiële doelstellingen van de woningcorporatie; de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd. 3. Het in lid 1 bepaalde is van overeenkomstige toepassing bij het uitoefenen van stemrecht door het Bestuur in deelnemingen waarin de stichting bestuurder is en het uitoefenen van stemrecht op de door de Stichting gehouden aandelen in deelnemingen waarin de Stichting overwegende zeggenschap uitoefent, indien en voor zover die aangelegenheden in die deelnemingen aan de orde zijn. 4. Ten aanzien van de besluiten c.q. rechtshandelingen genoemd in lid 1 zal het Bestuur er steeds naar streven voorafgaand aan het nemen van de betreffende besluiten c.q. verrichten van de betreffende rechtshandelingen goedkeuring te verzoeken aan de Raad van Commissarissen, zulks tenzij het belang van de Stichting zich daartegen verzet. 5. Bij het omschrijven van een besluit als bedoeld in artikel 1 onder o. door de Raad van Commissarissen zal het Reglement dienovereenkomstig worden aangepast. Artikel 6 - Informatieverstrekking 1. Het Bestuur verschaft de Raad van Commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. 2. Het Bestuur zal de Raad van Commissarissen, naast de jaarlijkse verslaggeving als in de statuten geregeld, op de hoogte houden van de gang van zaken binnen de Stichting en de met haar verbonden onderneming(en). 3. Met name zal het Bestuur de Raad van Commissarissen op de hoogte houden van de ontwikkelingen op het gebied van de volkshuisvesting en van de voor de stichting belangrijke ontwikkelingen in de markt waarin zij opereert. 4. Nadere informatieverstrekking zoals bedoeld in het vorige lid zal plaatsvinden, zodra het Bestuur daartoe aanleiding aanwezig acht en voorts indien de voorzitter van de Raad van Commissarissen daarom verzoekt. 5. Tenminste eenmaal per kwartaal zal het Bestuur de Raad van Commissarissen een schriftelijke tussentijdse rapportage (kwartaalrapportage) verstrekken, met betrekking tot de werkorganisatie, de ontwikkelingen van de stichting en de met haar verbonden onderneming(en). Deze rapportage zal steeds in een eerstvolgende vergadering van de Raad van Commissarissen worden besproken. Naast de kwartaalrapportage zal het Bestuur de Raad van Commissarissen periodiek informeren over realisering van de strategie en realisering van de ondernemingsdoelstellingen van de Stichting en de interne beheersystematiek, alsmede de risico s van de onderneming(en) in beeld brengen. Pagina 3 van 5

4 Artikel 7 Besluitvorming 1. Besluitvorming vindt plaats in een bestuursvergadering. Bestuurder heeft tenminste eenmaal per drie weken bestuursvergadering 2. Van de bestuursvergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt. 3. De bestuurder streeft transparantie na in besluitvorming. De argumentatie onder besluiten worden in het verslag opgenomen. 4. Bestuursbesluiten worden genomen met in acht neming van de (verplichte) adviezen van MTleden conform de RVB-lijst. 5. Indien twee of meer MT-leden, of de controller, een negatief advies hebben gegeven, voorafgaand aan een bestuursbesluit, zal schriftelijk een toelichting gegeven worden waarom het bestuursbesluit desondanks genomen is. Artikel 8 Medezeggenschap 1. Het Bestuur onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens medewerkers (personeelsvertegenwoordiging/ ondernemingsraad) en namens de huurders (huurdersvertegenwoordiging) als een functioneel element van de organisatie. 2. Het Bestuur neemt de vigerende wet- en regelgeving terzake in acht en bevordert in verband met het bepaalde in lid 1 de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt conform deze reglementen. Artikel 9 - Externe verantwoording/ tegenstrijdig belang 1. Het Bestuur draagt er voor zorg voor dat de activiteiten van de Stichting en de met haar verbonden onderneming(en) bestuurlijk, juridisch, organisatorisch, financieel goed en inzichtelijk geregeld zijn en verantwoord worden. 2. Indien het Bestuur voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid zou kunnen optreden, meldt het dit terstond aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 3. Indien naar het oordeel van het Bestuur sprake is van een incidentele tegenstrijdigheid en de bezwaren daarvan kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het Bestuur aan die voorziening mee. Indien naar het oordeel van het Bestuur sprake is van een meer dan incidentele onverenigbaarheid van belangen, dan zorgt het Bestuur onverwijld voor opheffing van de tegenstrijdige of onverenigbare belangen. 4. Het Bestuur meldt het voornemen om een nevenfunctie of nevenwerkzaamheden uit te oefenen aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 5. Indien het Bestuur voorziet dat een nevenfunctie of het uitoefenen van nevenwerkzaamheden invloed zal kunnen hebben op zijn positie in het Bestuur, dan meldt hij dit terstond aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Indien de nevenfunctie of nevenwerkzaamheden naar de mening van de Raad van Commissarissen schade kunnen veroorzaken aan de stichting of de positie van het Bestuur, dan beëindigt deze laatste de nevenfunctie of nevenwerkzaamheden. Pagina 4 van 5

5 Artikel 10 - Benoeming, schorsing en ontslag van het Bestuur 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 lid 3 van de Statuten is de Raad van Commissarissen bevoegd de bestuurder te benoemen, te schorsen en/ of te ontslaan. 2. Een voorstel tot schorsing of ontslag van het Bestuur dient met redenen te zijn omkleed. Voordat het voorstel tot schorsing of ontslag wordt behandeld, worden de leden van het Bestuur van de stichting door de Raad van Commissarissen gehoord. 3. De Raad van Commissarissen nodigt ingeval van een voorstel tot schorsing of ontslag het Bestuur bij monde van de voorzitter, maar tevens per aangetekende brief uit ter vergadering te verschijnen, alwaar hem/haar de gelegenheid wordt geboden verweer te voeren. Zowel de Raad van Commissarissen als het bestuur kan zich laten vergezellen danwel laten vertegenwoordigen door een (juridisch) deskundige. 4. Het niet ter vergadering verschijnen van het Bestuur na daartoe te zijn uitgenodigd, vormt geen belemmering voor het nemen van een besluit over schorsing of ontslagverlening. 5. De Raad van Commissarissen neemt een met redenen omkleed besluit over de schorsing of ontslagverlening van het Bestuur. Dit besluit wordt door de voorzitter van de Raad van Commissarissen op schrift gesteld. Hij draagt tevens zorg voor (aangetekende) verzending aan betrokkene. Artikel 11 - Functioneren en salarisvoorwaarden van het Bestuur 1. Tenminste eenmaal per jaar vindt overleg tussen de Raad van Commissarissen en het Bestuur plaats omtrent het functioneren alsmede de salariëring, de opleiding en overige arbeidsvoorwaarden van het Bestuur. Van dit overleg wordt een schriftelijk verslag gemaakt. 2. Voorafgaand aan het boekjaar van de stichting worden de prestatiedoelstellingen van het Bestuur in een overleg tussen de Raad van Commissarissen en het Bestuur vastgesteld. Aan het einde van het boekjaar van de stichting vindt in een overleg tussen de Raad van Commissarissen en het Bestuur beoordeling plaats of al dan niet voldaan is aan de vooraf vastgestelde prestatiedoelstellingen van het Bestuur. Artikel 12 - Vervanging van het Bestuur In geval van ontstentenis of belet van het Bestuur, neemt de Raad van Commissarissen onverwijld zodanige maatregelen dat op de kortst mogelijke termijn de bestuurstaak wordt uitgeoefend door ten minste één al dan niet tijdelijk benoemde bestuurder. Aldus overeenkomstig het bepaalde in artikel 11 lid 1 onder d van de Statuten door de Raad van Commissarissen goedgekeurd in zijn vergadering van. C.H.P. Oosterwijk voorzitter Raad van Commissarissen Pagina 5 van 5