BEVOEGDHEDENREGELING WONINGSTICHTING LEUSDEN

Transcriptie

1 BEVOEGDHEDENREGELING WONINGSTICHTING LEUSDEN 3

2 1. Inleiding Woningstichting Leusden heeft twee statutaire organen, te weten een bestuur (dat op dit moment bestaat uit één directeur) en een Raad van Toezicht. Het managementteam (MT) heeft geen statutaire basis. Dit geldt ook voor andere medewerkers van Woningstichting Leusden. Dit betekent dat de leden van het managementteam en andere medewerkers van Woningstichting Leusden geen rechtstreekse bevoegdheden kunnen ontlenen aan de statuten. De taken van individuele leden van het managementteam en overige medewerkers staan omschreven in de bij hun arbeidsovereenkomst behorende functieomschrijving en in de beschrijving van de administratieve organisatie van Woningstichting Leusden. De bevoegdheden van het bestuur vloeien enerzijds rechtstreeks voort uit de wet (artikel 291 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) en anderzijds uit de statuten van Woningstichting Leusden (artikel 3, 6 en 7 van de statuten van Woningstichting Leusden). Bij het uitoefenen van bestuursbevoegdheden vertegenwoordigt de directie van Woningstichting Leusden de stichting (artikel 6 van de statuten van Woningstichting Leusden). Vertegenwoordigen betekent (in juridische zin) het binden van de stichting door een vertegenwoordiger aan een derde, bijvoorbeeld door namens de stichting opdracht te verlenen aan een derde of het sluiten van een overeenkomst met een derde. De directie kan bestuursbevoegdheden delegeren aan niet-bestuurders zoals leden van het MT of andere medewerkers van Woningstichting Leusden. Naast de delegatie van bestuursbevoegdheden kan de directie ook vertegenwoordigingsbevoegdheid verlenen aan leden van het MT of andere medewerkers van Woningstichting Leusden. Dit kan bij volmacht, op permanente basis of tijdelijk, ten behoeve van een éénmalige gebeurtenis. Indien op permanente basis vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt verleend, dan is sprake van procuratie. Door de directie van Woningstichting Leusden worden door vaststelling van deze bevoegdhedenregeling, bestuursbevoegdheden en vertegenwoordigingsbevoegdheid verleend aan in de bevoegdhedenregeling genoemde leden van het MT of andere medewerkers van Woningstichting Leusden (horizonregeling). Deze bevoegdhedenregeling vervalt op het moment dat er een nieuwe of gewijzigde regeling wordt vastgesteld. Deze bevoegdhedenregeling geeft aan welke bevoegdheden of taken door welke medewerkers van Woningstichting Leusden kunnen worden uitgeoefend en wie Woningstichting Leusden daarbij vertegenwoordigt. De bevoegdhedenregeling bevat ook regels voor opdrachtverlening. Onder opdrachtverlening kan in dit verband bijvoorbeeld worden verstaan het bestellen van kantoorartikelen, het afnemen van diensten, maar ook het verlenen van een opdracht tot het uitvoeren van (ver)bouw- of (projectmatige) onderhoudswerkzaamheden. Het gaat daarbij steeds 4

3 om het aangaan van overeenkomsten waaruit voor Woningstichting Leusden verplichtingen voortvloeien die over het algemeen zullen bestaan uit het betalen van een geldbedrag. Als uitgangspunt zowel voor wat betreft de delegatie van bestuursbevoegdheden als het verlenen van vertegenwoordigingsbevoegdheid, geldt het zogenaamde vier-ogen-principe, dat wil zeggen dat er waar nodig sprake is van het meekijken of mede-beoordelen door een naast, hogere functionaris. Dit voorkomt bedoeld en onbedoeld onwenselijk en onrechtmatig handelen. Deze Bevoegdhedenregeling is voor wat betreft het delegeren van bestuursbevoegdheden onlosmakelijk verbonden met de beschrijving van de administratieve organisatie van Woningstichting Leusden en individuele functiebeschrijvingen. Ingeval van tegenstrijdigheid tussen enerzijds de bevoegdhedenregeling en anderzijds de beschrijving van de administratieve organisatie en/of individuele functiebeschrijvingen, prevaleren deze laatsten. De bevoegdhedenregeling is onlosmakelijk verbonden met bij Woningstichting Leusden geldende integriteitscode. 2. Wettelijk kader De statuten van Woningstichting Leusden regelen de bestuurs- en vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur c.q. de directie. Zij regelen ook voor welke bestuursbesluiten de goedkeuring vereist is van de Raad van Toezicht. 2.1 Bestuursbevoegdheid Naast de algemene bepaling dat de stichting wordt bestuurd door een bestuur (i.c. de directie), waaraan de directie algemene bestuursbevoegdheid ontleent, bepalen de statuten uitdrukkelijk dat het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij Woningstichting Leusden zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. Voor wat betreft het toezicht op de uitoefening van de bestuursbevoegdheid bepalen de statuten dat de volgende besluiten van het bestuur aan goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn onderworpen: 1. De vaststelling en de wijziging van de begroting, het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening, het jaarverslag en het overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses; 2. De vaststelling en wijziging van ondernemingsplannen en van jaarplannen; 3. De uitgifte van schuldbrieven; 5

4 4. Het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van Woningstichting Leusden met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is; 5. Aangifte van faillissement en aanvraag van surséance van betaling; 6. De beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers; 7. Een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; 8. Een ingrijpende wijziging van de organisatie; 9. Het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij Woningstichting Leusden zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt; 10. Het beleggings- en treasurybeleid en/of treasurystatuut; 11. Het nemen van een deelneming in het kapitaal van een vennootschap boven een waarde die jaarlijks door de Raad van Toezicht wordt vastgesteld; 12. (Des)investeringen boven een waarde die jaarlijks door de Raad van Toezicht wordt vastgesteld; 13. Juridische procedures waarmee een groot belang gemoeid is; 14. Het aanstellen en ontslaan van managementteamleden en de controller 15. Overeenkomsten met in het belang van de huurders werkzame organisaties; 16. Prestatieafspraken met de gemeente(n); 17. De operationele en financiële doelstellingen van de stichting; 18. De strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; 19. De randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd; 20. De wijze waarop de principes van de horizontale verantwoording ten opzichte van de belanghebbenden worden vormgegeven; 21. De vaststelling en wijziging van het bestuursreglement; 22. De opdracht tot het uitvoeren van een visitatie en de wijze waarop deze opdracht moet worden uitgevoerd en de wijze waarop verslag wordt gedaan van de visitatie; 23. Vaststelling van een toetsingskader voor verbindingen of investeringen; 24. Het over de 1 tot en met 23 genoemde aangelegenheden uitoefenen van stemrecht door het bestuur in deelnemingen waarin de stichting bestuurder is, en het uitoefenen van stemrecht op de door de stichting gehouden aandelen in deelnemingen waarin de stichting overwegende zeggenschap uitoefent, indien en voor zover die aangelegenheden in die deelnemingen aan de orde zijn. Bij twijfel of een besluit goedkeuringsplichtig is, overlegt de bestuurder met de voorzitter van de Raad van Toezicht of en op welke manier het onderwerp in de vergadering van de Raad van Toezicht wordt gebracht. Het ontbreken van de goedkeuring van de Raad van Toezicht van de 6

5 hiervoor bedoelde besluiten tast de hierna te noemen vertegenwoordigingsbevoegdheid van de directie niet aan. Voor wat betreft de hiervoor onder 12. bedoelde waarde, houdt de Raad van Toezicht ten aanzien van investeringen de begroting als maatstaf aan. Investeringen die niet zijn begroot, zijn in overeenstemming met het hiervoor bepaalde onder 12. aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht onderworpen. Voor wat betreft de hiervoor onder 9 genoemde besluiten, heeft de Raad van Toezicht besloten nu al goedkeuring te verlenen aan besluiten van het bestuur tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen voor zover het belang van een dergelijke overeenkomst een bedrag van (zegge: zevenhonderd vijftigduizend euro) per overeenkomst niet te boven gaat. 2.2 Vertegenwoordiging Op grond van de statuten wordt de stichting vertegenwoordigd door: 1. Het bestuur 2. Elk bestuurslid afzonderlijk Daarnaast wordt Woningstichting Leusden vertegenwoordigd door de Raad van Toezicht in alle gevallen waarin Woningstichting Leusden naar het oordeel van de Raad van Toezicht een tegenstrijdig belang heeft met één of meer leden van het bestuur. 2.3 Delegatie bestuursbevoegdheden Door de directie kunnen behoudens de hierna te noemen uitzonderingen geen bestuursbevoegdheden worden gedelegeerd. Voor zover aan deze delegatie vertegenwoordigingsbevoegdheid aan leden van het Management Team (MT) en/of medewerkers wordt toegekend, kan dit uitsluitend (permanent) krachtens deze bevoegdhedenregeling dan wel op basis van een incidenteel door de directie van Woningstichting Leusden verleende volmacht. Delegatie van bestuursbevoegdheden kan niet plaatsvinden bij onderwerpen als hierna genoemd, waarvan de bestuursbevoegdheid is voorbehouden aan de directie. Delegatie van bestuursbevoegdheden aan afdelingshoofden blijkt uit beleidsnotities, memo s, procedurevoorschriften, standaardcontractteksten, overeenkomsten met belangenorganisaties en gemeenten, organisatieschema s, formatieplannen, functieomschrijvingen, begrotingen enzovoort. Door de delegatie van bestuursbevoegdheden kunnen de managers (leden van het MT) zelfstandig beslissingen nemen op hun werkterrein binnen het kader van het vastgelegde beleid van Woningstichting Leusden. Leden van het MT kunnen op hun beurt deze bevoegdheid delegeren aan medewerkers, mits: 1. De gedelegeerde bevoegdheid past bij de inhoud van de functie van de desbetreffende medewerker (maatgevend is hiervoor de functieomschrijving); 2. De wil en de intenties van Woningstichting Leusden voldoende duidelijk zijn overgebracht; 7

6 3. Het betreffende lid van het MT toeziet op een juiste toepassing van de gedelegeerde bevoegdheid. De delegatie van bestuursbevoegdheden door de directie is in zoverre begrensd doordat een besluit van de directie steeds is vereist: 1. ten aanzien van alle onderwerpen die zijn genoemd in 2.1. van deze bevoegdhedenregeling; 2. ten aanzien van wensen of voorstellen van diensten om bestaande beleidsstandpunten of werkprocedures te wijzigen, dan wel geheel opnieuw vast te stellen; 3. ten aanzien van onderwerpen waarover geen expliciet beleid is of wordt geformuleerd, zoals: a. het vaststellen van algemene programma s van eisen voor nieuwbouw en planmatig onderhoud b. het formuleren van bedrijfsdoelstellingen en prestatienormen per taakveld c. de definitieve beslissing over het jaarlijkse huurverhogingpercentage d. de vaststelling van het managementinformatiesysteem en van de daarmee samenhangende rapportages e. de jaarlijkse vaststelling van de begrotingsposten binnen de begrotingsruimte f. het doen van uitgaven voor activiteiten die niet zijn begroot of die tot begrotingsoverschrijding leiden g. het vaststellen van arbeidsvoorwaarden, zowel op bedrijfsniveau als op individueel niveau, één en ander met inachtneming van de CAO h. het treffen van disciplinaire maatregelen ten aanzien van personeelsleden; i. het beslissen over het al dan niet opvullen van vacatures j. het bekrachtigen van voordrachten voor het aanstellen van nieuwe medewerkers; k. de uitgangspunten en uitwerking van de bedrijfsorganisatie De bestuursbevoegdheid is ten aanzien van de genoemde onderwerpen voorbehouden aan de directie, met dien verstande dat bestuursbesluiten als hiervoor bedoeld door de directie worden genomen op voorstel van de desbetreffende afdeling(en) of gehoord de afdeling(en) die het aangaat(n). Indien de directie daarbij afwijkt van een voorstel of standpunt van de afdeling, dan zal dat besluit gemotiveerd worden toegelicht, zodat duidelijk is op welke gronden de beslissing is genomen. 2.4 Vier-ogen-principe Daar waar uit hoofde van deze bevoegdhedenregeling bestuursbevoegdheden worden gedelegeerd aan leden van het MT, dan wel andere medewerkers van Woningstichting Leusden, gebeurt dit met name waar het gaat om opdrachtverlening onder toezicht van diegene die de bestuursbevoegdheden heeft gedelegeerd. Dit betekent dat waar nodig sprake is van het meekijken of mede-beoordelen door een naast, hogere functionaris die in de bevoegdhedentabel 8

7 (bijlage 1) bij deze bevoegdhedenregeling als zodanig is aangeduid. Dit principe is leidend in de hiernavolgende regelingen. 9

8 3. Vertegenwoordiging Vertegenwoordiging van Woningstichting Leusden vindt plaats overeenkomstig de bevoegdhedentabel die als bijlage 1 bij de bevoegdhedenregeling is gevoegd. De bevoegdhedentabel zal bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken worden gedeponeerd, zodat derden daarvan kennis kunnen nemen. Deze bevoegdhedenregeling kan worden gewijzigd door de directie, na goedkeuring van de Raad van Toezicht. Vastgesteld door de Raad van Toezicht op 26 september 2013 te Leusden en gewijzigd op 2 september H.A. Voortman #trj... J.G. Hofland RA RE M.F. Brewster Voorzitter Raad van Toezicht Voorzitter audit commissie Directeur bestuurder 10

9 Bijlage 1: Bevoegdhedentabel Woningstichting Leusden Onderwerp/ belang Aangaan van verplichtingen/opdrachtverlening Mede-beoordeling Opdrachtverlening Elke medewerker van WSL kan uitsluitend opdrachten plaatsen binnen de begroting, het budget en de taakvelden van de eigen afdeling. Algemeen Tot Van tot Elke medewerker waaraan deze bevoegdheid is verleend Elke medewerker ihkv de afhandeling van een klacht van een huurder Elke medewerker waaraan bevoegdheid is verleend Leidinggevende Accorderen inkoopfactuur Leidinggevende Leidinggevende Van tot Vanaf 5000, indien niet begroot Betreffende manager of senior Betreffende manager of senior MT of m.u.v. opdrachten opgenomen in OHB Betreffende manager of senior Betreffende manager of senior Vanaf Betreffende manager of senior Vanaf MT Vastgoed Aangaan overeenkomst tot aan- of verkoop van onroerend goed Tot Manager Bedrijfsvoering gezamenlijk met senior of manager Wonen Vanaf Goedkeuring door Raad van Toezicht 3

10 Overig Aangaan overige overeenkomsten, Goedkeuring door de Raad van Toezicht zoals vastgelegd in Statuten, Investeringsstatuut en Reglement Raad van Toezicht en Bestuur Overige rechtshandelingen Personeel Aangaan arbeidsovereenkomst met manager en controller Aangaan arbeidsovereenkomst met overige medewerkers Betalingen/afboekingen Ieder bedrag en manager Bedrijfsvoering MT lid Manager Bedrijfsvoering of bij afwezigheid daarvan directie, manager Wonen of senior Personeelsfunctionaris Goedkeuring Raad van Toezicht Personeelsfunctionaris Door 2 e bevoegde persoon: directie of bij afwezigheid daarvan door ander MT-lid of senior Overig Aangaan huurovereenkomsten met natuurlijke personen ten aanzien van woningen en/of garages en/of parkeerplaatsen Aangaan huurovereenkomsten met natuurlijke en/of rechtspersonen ten aanzien van bedrijfsruimte Ondertekenen bevestiging/aanhangsel huurovereenkomst bij medehuurderschap Woonconsulent Manager Wonen Woonconsulent manager Bedrijfsvoering 4

11 Woningtoewijzing aan huurder en Woonconsulent woningruil Huurprijswijziging bij nieuwe huurder, Woonconsulent Senior medewerker Financiën huurharmonisatie Individuele Medewerker Bedrijfsbureau Senior medewerker Financiën huurprijswijziging in geval van geriefsverbetering Huurprijswijziging naar aanleiding van het Woonconsulent Senior medewerker Financiën toekennen van een huurbezwaar Collectieve huurprijswijziging (= jaarlijkse Manager Wonen Na vaststelling MT huurverhoging) Aanpassen bedragen kosten leveringen Manager Wonen Senior medewerker FEZ en diensten Incasso-opdracht voor automatische Medewerker Financiële administratie incasso maandelijkse huren Vertegenwoordigen van Betreffende medewerker en/ of manager o.b.v. volmacht directie Woningstichting Leusden bij Huurcommissie en Kantongerecht en/of senior Vertegenwoordigen van Betreffende manager en/of senior o.b.v. volmacht directie Woningstichting Leusden bij Rechtbank of Raad van Arbitrage Ingebrekestelling aan huurders bij schade Opzichter aan de woning Ingebrekestelling aan huurders n.a.v. huurachterstand/treffen betalingsregeling Woonconsulent medewerker Financiële administratie Afboeken vorderingen op huurders Manager Wonen Manager Bedrijfsvoering NB. De bedragen in de regeling zijn exclusief BTW en zullen elke drie jaar geïndexeerd worden. 5