Reglement Procuratie & Mandatering

Transcriptie

1 Versie: vastgesteld MT 29 februari 2012 : 14 maart 2012 Aangepast (tekstueel) Raymond Rensen, Lienden Reglement Procuratie & Mandatering

2 Inhoud ALGEMEEN... 2 PARAGRAAF 1: UITGANGSPUNTEN PROCURATIEREGELING... 3 PARAGRAAF 2: WAARNEMING... 4 PARAGRAAF 3: STATUTAIRE BEPALINGEN... 5 PARAGRAAF 4 BESLISBEVOEGDHEDEN LEIDINGGEVENDEN... 7 PARAGRAAF 5: ONDERTEKENEN VAN CORRESPONDENTIE... 8 PARAGRAAF 6: NIEUWBOUW PROJECTEN... 9 PARAGRAAF 7: VERKOPEN WONINGEN PARAGRAAF 8: AANGAAN VAN VERPLICHTINGEN PARAGRAAF 9: FIATTEREN VAN FACTUREN PARAGRAAF 10: VERRICHTEN VAN BETALINGEN PARAGRAAF 11: KASSIERSINSTRUCTIE PARAGRAAF 12: KWIJTING OP VORDERINGEN PARAGRAAF 13: PROCURATIE DOCHTERMAATSCHAPPIJEN Procuratie & Mandatering 1 11 juli 2012

3 Algemeen 1. Dit reglement Procuratie & Mandatering is vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d. 14 maart Het vastgestelde en goedgekeurde reglement wordt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. 2. In de uitwerking zijn de volgende afkortingen toegepast: = Raad van Commissarissen Stichting Woningbeheer Betuwe = ecteur/bestuurder M = Manager MB = Manager Bedrijf MV = Manager Vastgoed MW = Manager Wonen T = Teamleiders TB = Teamleider Bedrijf TVB = Teamleider VastgoedBeheer TW = Teamleider Wonen AS = Adviseur Strategie C = Controller HRM = HRM adviseur MCK = Medewerker Communicatie en Kwaliteit PMO = Projectleider Maatschappelijk Ondernemen PM = ProjectManager TBh = Technisch Beheerder TM = Technisch Medewerker SC = Senior Consulent VM = VerhuurMakelaar O = Opzichter MR = Medewerker Reparatie DS = ectiesecretaresse Arbo = Arbo coördinator MT = Managementteam SWB (ecteur/bestuurder + managers) IC = Investeringscommissie (ecteur/bestuurder, Manager Bedrijf, Manager Vastgoed, Controller) PO = Projectenoverleg (Manager Bedrijf, Manager Vastgoed, Manager Wonen, Adviseur Strategie) TC = TreasuryCommissie (ecteur/bestuurder, Manager Bedrijf, Teamleider Bedrijf, Controller) LG = Leidinggevenden OR = OndernemingsRaad Procuratie & Mandatering 2 11 juli 2012

4 Paragraaf 1: Uitgangspunten procuratieregeling 1. Statuten en overige richtlijnen De procuratieregels zijn afgestemd op en niet in strijd met de in de statuten vastgelegde regels en andere interne richtlijnen (o.a. Aedes Code, Governance Code, reglement, reglement Bestuur etc.) en algemeen wettelijke bepalingen. 2. Procuratiebevoegdheden Alleen aan de in dit stuk genoemde functionarissen zijn procuratiebevoegdheden verleend. 3. Vertegenwoordigingsbevoegdheid statutair directeur/bestuurder De ecteur/bestuurder is onvoorwaardelijk vertegenwoordigingsbevoegd. De in de statuten en deze procuratieregeling vermelde beperkingen van de bestuursbevoegdheid van de ecteur/bestuurder hebben een interne werking. De Raad van Commissarissen heeft de bevoegdheid de uitvoering van besluiten van de ecteur/bestuurder te schorsen. Een schorsing dient met redenen te zijn omkleed. (artikel 18 lid 3 statuten) 4. Vertegenwoordigingsbevoegdheid managers en medewerkers De in dit reglement vermelde beperkingen van de bevoegdheid van de managers, teamleiders en medewerkers hebben zowel een interne als externe werking en gelden ten opzichte van derden. Hiertoe is deze regeling gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. 5. Delegatie bevoegdheden De ecteur/bestuurder kan besluiten de aan hem en door hem aan de managers toegekende bevoegdheden te delegeren aan functionarissen bij de SWB. Hierbij kunnen randvoorwaarden worden gesteld. In deze regeling is de delegatie van bevoegdheden richting functionarissen en de daarbij geldende randvoorwaarden benoemd. 6. Niet benoemde situaties Bij niet benoemde situaties beslist de ecteur/bestuurder. 7. Deponeren Nadat de procuratieregels zijn vastgesteld door de ecteur/bestuurder en de Raad van Commissarissen hieraan goedkeuring heeft verleend, zullen deze worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (ten behoeve van derden) en zover van toepassing is bij diverse financiële instellingen. Procuratie & Mandatering 3 11 juli 2012

5 Paragraaf 2: Waarneming 1. Vertegenwoordigende taken directeur/bestuurder Bij ontstentenis of langdurig belet (tot maximaal geschat 4 weken) - voor zover de werkzaamheden niet tot terugkomst kan wachten - van de directeur/bestuurder worden zijn vertegenwoordigende taken waargenomen door MW In geval de ontstentenis of langdurig belet naar schatting langer gaat duren dan 4 weken neemt de manager Wonen contact op met de voorzitter van de. De wijst vervolgens een plaatsvervanger aan. 2. Dagelijkse leiding bij afwezigheid directeur De waarneming bij kortdurende afwezigheid van de directeur/bestuurder, betreffende het gestelde in deze procuratieregeling geschiedt door Bij afwezigheid van en MW waarneming door (gezamenlijk) MW 1. MB 2. MV 3. Afwezigheid manager Wonen Bij afwezigheid van de MW wordt de dagelijkse gang van zaken op deze afdeling waargenomen door TW 4. Afwezigheid manager Vastgoed Bij afwezigheid van de MV wordt waargenomen door voor de dagelijkse gang van zaken op de afdeling Vastgoedbeheer voor de dagelijkse gang van zaken voor projecten TVB PM 5. Afwezigheid manager Bedrijf Bij afwezigheid van de MB wordt de dagelijkse gang van zaken op deze afdeling waargenomen door TB 6. Zichtbare waarneming Functionarissen die waarnemen maken dit zichtbaar door te tekenen met toevoeging b/a (bij afwezigheid). Procuratie & Mandatering 4 11 juli 2012

6 Paragraaf 3: Statutaire bepalingen Onderwerp 1. Besluiten met betrekking tot 1.1 Het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. De in dit lid vermelde besluiten zijn onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de indien het belang hoger is dan het in het directiereglement overeengekomen bedrag (art. 7.4 a) (invulling: ,-) * 1.2 Aan de voorafgaande goedkeuring van de zijn, onverminderd het elders in de statuten bepaalde, onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: b. de vaststelling van het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening, het jaarverslag en de (meerjaren) begroting *; c. wijziging van de begroting (> ,-); d. de vaststelling dan wel wijziging van de statuten en/of reglementen ***; e. ontbinding van de stichting; f. het uitgeven van schuldbrieven; g. het vaststellen van een beleggings- en treasurybeleid *; h. het aangaan of verbreken van een al dan niet duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon, als deze samenwerking ingrijpend is; i. het vaststellen van een ondernemingsplan; j. het vaststellen van een meerjaren beleidsplan; k. het nemen van een deelneming in het kapitaal van een vennootschap *; l. investeringen boven een door de te bepalen waarde, anders dan die welke voortvloeien uit de besluitvorming op grond van artikel 7, lid 4 (invulling: niet in een vastgestelde begroting of projectbegroting opgenomen of overschrijdingen voor zover hoger dan ,-) *; m. een ingrijpende wijziging in de organisatiestructuur of een ingrijpende wijziging in de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers dan wel het beëindigen van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers; n. het aanvragen van surséance van betaling of faillissement *; o. het aangaan van gerechtelijke procedures tegen andere rechtspersonen, waarbij het belang hoger ligt dan een door de te bepalen waarde;(art. 7.4) (invulling: ,-) * MT MT MT MT/OR MT/OR MT MT/TC MT/OR MT/OR MT/OR MT MT MT MT MT OR advies instemmen vaststellen goedkeuren Procuratie & Mandatering 5 11 juli 2012

7 Vervolg Paragraaf 3: Statutaire bepalingen Onderwerp 2. Samenstelling en benoeming De leden van de worden benoemd door de (art. 12.1). Hierbij worden de bepalingen uit de Governance Code in acht genomen. advies instemmen / Hv** / OR vaststellen goedkeuren 3. Schorsing en ontslag a. De kan een lid van de schorsen. (art. 16.1) b. De kan een lid van de ontslaan wegens verwaarlozing van zijn taak, wegens andere gewichtige redenen of wegens ingrijpende wijziging van de omstandigheden op grond waarvan zijn handhaving als lid van de redelijkerwijs niet van de stichting kan worden verlangd. (art. 16.2) * 4. Benoeming, schorsing en ontslag bestuur De leden van het bestuur worden benoemd, geschorst en ontslagen door de. (art. 4.3) OR 5. Waarnemen bestuur Indien het bestuur door welke oorzaak ook komt te ontbreken, wordt het bestuur waargenomen door de manager Wonen totdat een nieuw bestuur is benoemd. Hierbij gelden de bepalingen in paragraaf 2 punt 1 en de waarneemregeling ecteur SWB als nadere invulling van dit artikel. OR 6. Aanwijzen accountant De laat de in lid 24.1 bedoelde stukken onderzoeken door een door hem aangewezen accountant als bedoeld in artikel 393, derde lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Wijst de geen accountant aan dan wordt deze door het bestuur aangewezen. (art. 24.2) / OR * Deze besluiten worden ter informatie verstuurd aan de OR ** De huurders van de woningen van de stichting en de in het belang van die huurders werkzame organisaties hebben het recht voor twee zetels een persoon aan de voor te dragen voor benoeming in de. Deze voordracht is bindend. In geval er sprake is van meerdere voordrachten maakt de een keuze uit de voorgedragen personen. (art. 12.6) *** Bij ingrijpende wijzigingen in de bevoegdhedenstructuur Procuratie & Mandatering 6 11 juli 2012

8 De paragrafen 4 en 5 bevatten gedetailleerde uitwerkingen op uitvoerend niveau vallend onder de directe verantwoordelijkheid van directeur/bestuurder en zullen periodiek worden gewijzigd. Wijzigingen in deze paragrafen zullen niet opnieuw aan de worden voorgelegd. Paragraaf 4 Beslisbevoegdheden leidinggevenden Handeling (binnen de procuratieregeling, procedures, beleid, CAO, wetgeving). Procuratie (beslisbevoegdheid) Geven van aanwijzingen mbt voortgang en kwaliteit van het werk B= Beslissen V= Voorstel, nemen initiatief A= Adviesbevoegdheid Teamleider Adviesbevoegd Manager. Advies HRM B B* B* Goedkeuren verlof B B* B* Toekennen buitengewoon verlof CAO B B* B* Goedkeuren overwerk B B* B* verplicht (A) Aanstellen uitzendkrachten, stagiairs B B* A Aanstellen van medewerkers A B B* A Onderhandelen over arbeidsvoorwaarden B B* A Ondertekenen arbeidsovereenkomst B A Besluiten inzake wet aanpassing arbeidsduur V B A Functiebeschrijving vaststellen V B A Functiewaardering vaststellen B A (extern) Houden formele gesprekken plus ondertekenen verslagen B B* B* Noodzakelijke opleidingen B B* B* A Goedkeuren bestedingen ind. Loopbaan ontwikkelings budget Geven van een beoordeling (waaruit beloning voortvloeit) Begeleiden zieken, kort verzuim (tot 6 weken) Begeleiden zieken, langer verzuim, opstellen en ondertekenen plan van aanpak A B A B B* B* B B* Disciplinaire maatregelen, mondeling B B* B B* A Disciplinaire maatregelen, schriftelijk V B A Ontslag van medewerkers V B A (extern) Alles wat afwijkt van beleid, CAO, procedures e.d. * Voor zover het de direct aangestuurde medewerkers aangaat V B A Procuratie & Mandatering 7 11 juli 2012

9 Paragraaf 5: Ondertekenen van correspondentie Type correspondentie Naam onder brief Ondertekenaar* De basisafspraak is dat standaard correspondentie zelfstandig afgehandeld en ondertekend kan worden (werkstroom: ondertekenen zonder controle). De meest voorkomende voorbeelden zijn: - Bevestiging huuropzegging - Inspectieformulieren - Afspraken over sleuteluitgifte, data eindinspecties etc. - Mutatie woningbestand aan gemeente - Machtiging-/betalingsgegevens - Staat van onderhoud Koopgarant - Algemene informatie over woonruimteverdeling, woningwaardering, huursubsidie, urgentieverklaringen etc Op bepaalde typen correspondentie (gevoelige onderwerpen en/of financiële mutaties) wordt de interne controle zichtbaar gemaakt (werkstroom: ondertekenen na controle). De meest voorkomende voorbeelden zijn: - Urgentieverklaringen op basis van adviezen (incl. afwijzingen) - Huurprijswijzigingen t.g.v. aanvraag voorzieningen - Huurprijswijzigingen t.g.v. jaarlijkse huurverhoging - Eindafrekening vertrekkende huurder - Zelf Aangebrachte Voorzieningen - Aanvragen woningverbetering en WMO aanpassingen, toekenningen en financiële afrekeningen - Offerteaanvraag en afhandeling (o.b.v. aanbestedingsbeleid)** - Betalingsregelingen - Opdrachten tot incasso (deurwaarder) - Correspondentie over bewindvoering en schuldhulpverlening - Correspondentie over (voornemen tot) ontruimingen en rechtzaken - Mailings Planmatig Onderhoud en Niet Planmatig Onderhoud Huurovereenkomsten Huurovereenkomsten maatschappelijk vastgoed Medewerker Hiërarchisch Leidinggevende MW Medewerker Hiërarchisch Leidinggevende TW Correspondentie met een beleidsmatig karakter M / AS / PMO M / AS / PMO P.r. / perscontacten, algemene mailings en uitdragen algemeen beleid Correspondentie naar aanleiding van klachten ingediend bij Klachtencommissie Overeenkomsten met medewerkers * Indien de naam onder de brief niet gelijk is aan de ondertekenaar, wordt i.o. toegevoegd ** Voor opdrachtverstrekking aan derden geldt paragraaf 8 Aangaan van verplichtingen Procuratie & Mandatering 8 11 juli 2012

10 Paragraaf 6: Nieuwbouw projecten Besluit Goedkeuring Fasering projecten 1. Initiatief Start Initiatief Haalbaarheid* MV (MT) 2. Definitie Projectplan* (MT) Definitie Voorlopig Ontwerp Definitie Definitief Ontwerp MV MV 3. Realisatie* (MT) 4. Nazorg* (MT) (ter kennisname) Besluitvorming 1. Aankoop registergoederen (boven > vooraf goedkeuring door ) 2. Sloopbesluit* (MT) 3. Sloopbesluit indien niet opgenomen in (MT) Financiële Meerjaren Raming / Strategisch Voorraad Beleid* 4. Start verkoop* (MT) 5. Gunning project binnen het budget vastgesteld in fasedocument Definitie 6. Substantiële afwijkingen op (MT) goedgekeurde fasedocumenten met een verwachte impact groter dan ,- * * De MT voorstellen dienen vooraf te zijn afgestemd met de overige afdelingen / projectteamleden en indien relevant behandeld in het projectenoverleg en/of investeringscommissie. Afwijkende meningen worden weergegeven in de projectvoorstellen. Procuratie & Mandatering 9 11 juli 2012

11 Paragraaf 7: Verkopen woningen 1. Verkoopbeleid Verkoopbeleid (inclusief verdeling reguliere verkoop en verkoop onder voorwaarden) is geformuleerd. Mutaties in het verkoopbeleid worden vooraf ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. Hiermee is de verkoop van individuele woningen vooraf goedgekeurd en voldaan aan de statutaire bepalingen in artikel 7 lid 4a. 2. Aanwijzen verkoopwoningen De Adviseur Strategie bereidt wijzigingen in het Strategisch Voorraad Beleid voor. Na besluitvorming in MT en worden woningen op de verkooplijst geplaatst. ect na besluitvorming wordt door de Senior Consulenten de verkooplijst bijgewerkt (incl. Viewpoint). Onroerend goed dat niet eerder voor verkoop is aangewezen (bijvoorbeeld in Strategisch Voorraad Beleid of fasedocumenten bij nieuwbouw) wordt vooraf ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd (artikel 7 lid 4a statuten). Uit verkoopoverwegingen kan de Manager Wonen besluiten een woning die muteert niet te verkopen, maar in de verhuur te houden. Hiervan wordt mededeling gedaan in het bestuursverslag. Voor nieuwbouwprojecten of verkopen vanuit grondexploitaties verloopt de besluitvorming via fasedocumenten. 3. Verkoopprijzen bestaand bezit Een te verkopen woning wordt getaxeerd door een onafhankelijk (niet bij de verkoop betrokken) makelaar. Op basis van het taxatierapport en een voorstel van de Senior Consulent stelt de Manager Wonen de vraagprijs voor de woning vast. De vraagprijs is minimaal gelijk aan de taxatieprijs. 4. Kortingen De ecteur/bestuurder kan vanuit verkoopoverwegingen (op voordracht van de Manager Wonen) een verkoopprijs beneden de vraagprijs overeenkomen. De verkoopprijs mag echter niet beneden 90% van de taxatiewaarde komen. Kortingen > 10% (uitgezonderd Verkoop onder voorwaarden, maar niet altijd!) behoeven goedkeuring van de vooraf en er is tevens goedkeuring vooraf van het Ministerie noodzakelijk. Ook indien woongelegenheden niet aan natuurlijke personen voor eigen bewoning wordt verkocht dient de verkoop vooraf te worden goedgekeurd door het Ministerie. Zie ook Circulaire MG Vaststellen verkoopprijzen nieuwbouw De ecteur/bestuurder stelt per project de verkoopprijzen voor nieuwbouw schriftelijk vast, waarbij door de Projectmanager tevens de door de makelaar getaxeerde waarden inzichtelijk zijn gemaakt. 6. Ondertekenen koop- / aanneemovereenkomsten nieuwbouw en verkoopovereenkomsten bestaand bezit De ecteur/bestuurder parafeert en ondertekent koop-/aanneemovereenkomsten nieuwbouw en verkoopovereenkomsten bestaand bezit na zichtbare controle (d.m.v. parafering) door Senior Consulent (bestaand bezit) of Projectmanager (nieuwbouw). 7. Machtigen notaris ten behoeve van overdracht van een woning De ecteur/bestuurder kan ten behoeve van de overdracht van een woning een medewerker van de notaris schriftelijk machtigen ter ondertekening van de akten namens de SWB. Procuratie & Mandatering juli 2012

12 Paragraaf 8: Aangaan van verplichtingen Voor alle opdrachten geldt dat het verlenen van de opdracht alleen kan plaatsvinden als dit past binnen de hiervoor gestelde bedragen en specificaties volgens de goedgekeurde begroting of faseverslagen bij projecten. Toegestane afwijkingen hierop zijn hieronder benoemd. Daarnaast is het Aanbestedingsbeleid SWB van toepassing. Bedragen zijn exclusief BTW. Alle opdrachten worden schriftelijk aangegaan of bevestigd. Administratieve voorwaarden van de SWB worden afgestemd. 1 Specifieke transacties 1.1 Overeenkomsten tot verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen (indien het belang van de overeenkomst hoger ligt dan ,- na goedkeuring, anders kan goedkeuring achteraf plaats vinden) 1.2 Opdrachten die een bedrag van ,- te boven gaan, voor zover deze niet in een eerder vastgestelde begroting zijn opgenomen (indien het belang van de overeenkomst hoger ligt dan ,- na goedkeuring ). 1.3 Aangaan van transacties binnen Treasury statuut. Indien niet passend binnen het mandaat van het Treasury jaarplan is een advies van de Treasury commissie en goedkeuring vooraf van de noodzakelijk. 2. Opdrachten vastgoedprojecten 2.1 Opdrachtverlening tot uitvoering < Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf PM 2.3 Opdrachtverlening tot uitvoering > paraaf MV PM MV 3. Opdrachten planmatig onderhoud / contractonderhoud 3.1 Opdrachtverlening tot uitvoering < Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf TB 3.3 Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf TVB 3.4 Opdrachtverlening tot uitvoering > paraaf MV TBh TVB MV 4. Opdrachten mutatieonderhoud 4.1 Opdrachtverlening tot uitvoering < Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf VM 4.3 Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf TW 4.4 Opdrachtverlening tot uitvoering > paraaf MW VM TW MW Procuratie & Mandatering juli 2012

13 Vervolg Paragraaf 8: Aangaan van verplichtingen 5. Opdrachten WMO 5.1 Opdrachtverlening tot uitvoering < Opdrachtverlening tot uitvoering> en < paraaf VM/O 5.3 Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf TW 5.4 Opdrachtverlening tot uitvoering > paraaf MW VM/O TW MW 6. Opdrachten storingsonderhoud 6.1 Vaststellen overzicht van de in te schakelen bedrijven die onderhouds- en andere bouwkundige c.q. installatietechnische opdrachten kunnen uitvoeren voor de SWB (jaarlijks in MT) 6.2 Opdrachtverlening tot uitvoering < Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf MR 6.4 Opdrachtverlening tot uitvoering > en < paraaf TW/O 6.5 Opdrachtverlening tot uitvoering > paraaf MW MV MR TW/O MW 7. Opdrachten materiaalinkopen voor uitvoering door vaklieden 7.1 Opdrachtverlening tot levering < Opdrachtverlening tot levering > 250 en < Opdrachtverlening tot levering > en < paraaf MR 7.4 Opdrachtverlening tot levering > en < paraaf TW 7.5 Opdrachtverlening tot levering > paraaf MW Vaklieden MR TW MW 8. Opdrachten overige inkopen / verplichtingen 8.1 Opdrachtverstrekking tot levering < Opdrachtverlening tot levering > en paraaf zie Opdrachtverlening tot levering > paraaf M T/AS/C/ PMO/ HRM/MCK/PM /Arbo/SC MB/MV/MW 9. Opdrachten niet passend binnen c.q. vallend buiten de begroting Het is budgethouders toegestaan binnen de vastgestelde begroting gelden posten te compenseren, maar dit dient wel schriftelijk te worden vastgelegd en gecommuniceerd! 9.1 Niet-begrote activiteiten die leiden tot een opdracht. Voor alle niet-begrote planmatig onderhoudsactiviteiten moet voorafgaand aan de opdrachtverstrekking een budget aangevraagd worden Goedkeuring budgetaanvragen MV tot < Goedkeuring budgetaanvragen door de ecteur/bestuurder in het MT > Opdrachtverstrekking geschiedt op hierboven beschreven wijze. 9.2 Meer- en/of minderwerk Bij meerwerk moet een aanvullend budget aangevraagd worden Goedkeuring aanvullend budget tot max. van door TVB/PM Goedkeuring aanvullend budget tot < door MV Goedkeuring aanvullend budget > door ecteur/bestuurder in het MT Procuratie & Mandatering juli 2012

14 Paragraaf 9: Fiatteren van facturen 1. Cijfermatige juistheid van facturen Na binnenkomst van de facturen controleert de Administratief Medewerker Bedrijf de cijfermatige juistheid van de factuur en andere administratieve voorwaarden (tenaamstelling etc.). 2. Inhoudelijke juistheid De functionaris die de verplichting is aangegaan (eventueel samen met een medewerker die de prestatie kan beoordelen) beoordeelt de inhoudelijke juistheid van de factuur. Hiermee wordt bedoeld dat vastgesteld wordt dat de factuur overeenkomt met de gemaakte afspraken en dat de prestatie voldaan heeft aan de daaraan te stellen eisen. Een kopie van de schriftelijke opdracht wordt bijgevoegd bij de factuur bij opdrachten > ,- (bij aanneemovereenkomsten hoeft deze alleen bij termijnstaat 1 te worden gevoegd). 3. Eindcontrole / ondertekening facturen voor akkoord De factuur wordt getekend door teamleider, manager of directeur/bestuurder. Het vier ogen principe wordt gehanteerd. Dus de controle van de inhoudelijke juistheid (zie punt 2) en de eindcontrole kan niet door dezelfde medewerker worden uitgevoerd. 4. Fiattering facturen voor gezien De directeur/bestuurder tekent alle facturen > ,- voor gezien. 5. Toets naleving procuratie verplichtingen De afdeling Bedrijf toetst of de procuratiebevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen juist is nageleefd. Afwijkingen van de regeling worden gemeld aan de betrokkenen en de ecteur/bestuurder. 6. Eindcontrole facturen De ecteur/bestuurder beoordeelt de uitgaande facturen bij het betaalvoorstel en tekent deze voor gezien. 7. Zichtbare controles Op de factuur worden de controles zichtbaar gemaakt middels het zetten van de paraaf in de blokstempel op de factuur. Procuratie & Mandatering juli 2012

15 Paragraaf 10: Verrichten van betalingen 1. Ondertekenen van betaalopdrachten Betaalopdrachten worden altijd van twee handtekeningen voorzien. Bij de banken zijn de handtekeningen gedeponeerd van functionarissen die bevoegd zijn betaalopdrachten te ondertekenen. De volgende functionarissen zijn bevoegd betaalopdrachten te ondertekenen: 1. Medewerker Bedrijf, met plaatsvervanging door Teamleider Bedrijf of Manager Bedrijf 2. ecteur/bestuurder, met plaatsvervanging door Manager Wonen of Manager Vastgoed 2. Telefonische overboekingen (spoedbetalingen) De bank heeft de verplichting na de ontvangst van de opdracht van een telefonische of gefaxte overboeking een telefonische contracontrole uit te voeren bij de ecteur/bestuurder of Manager Bedrijf (niet zijnde de opdrachtgever). Het beleid van de SWB is erop gericht het gebruik van telefonische overboekingen zoveel mogelijk te voorkomen. Procuratie & Mandatering juli 2012

16 Paragraaf 11: Kassiersinstructie 1. Kasontvangsten Er kan worden gepind. Ontvangen bedragen worden door de kassier direct in Itris Viewpoint vastgelegd. Na verwerking van de ontvangst wordt vanuit Itris een doorlopend genummerd ontvangstbewijs geprint. De kassier tekent voor ontvangst. Een kopie van het ontvangstbewijs wordt meegegeven aan de debiteur. Procuratie & Mandatering juli 2012

17 Paragraaf 12: Kwijting op vorderingen 1. Huurdebiteuren 1.1 Kwijting < 3 maanden met een maximum van Kwijting > 3 maanden of > MW 2. Overige debiteuren 2.1 Kwijting < Kwijting > MB Procuratie & Mandatering juli 2012

18 Paragraaf 13: Procuratie dochtermaatschappijen Het besturen van de vennootschap (art. 18 lid 1) De directie vertegenwoordigt de vennootschap, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit (art. 22) Het verkrijgen, vervreemden, bezwaren, huren, verhuren en op andere wijze in gebruik geven van registergoederen (art. 21 lid 1a) Het verbinden van de vennootschap als borg of hoofdelijk medeschuldenaar; het stellen van goederenrechtelijk zekerheid; het zich sterk maken van de vennootschapvoor een derde en het verbinden van de vennootschap voor de schuld van een derde (art. 21 lid 1b) De in de art 21 lid 1 a en 1b genoemde besluiten zijn onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de raad van commissarissen indien het belang hoger is dan het in het directiereglement overeengekomen bedrag ( ,-) Het aangaan van kredietovereenkomsten en het lenen van gelden, daaronder niet begrepen het opnemen van gelden op het bankkrediet van de vennootschap (art. 21 lid 1c) Het aangaan van vaststellingsovereenkomsten, het berusten in rechtsvorderingen en het optreden in rechte, met uitzondering van het nemen van spoedeisende of louter conservatoire maatregelen (art 21 lid 1d) Het aangaan en wijzigen van arbeidsovereenkomsten, waarbij een beloning wordt toegekend (art. 21 lid 1e) Het treffen van pensioenregelingen en het toekennen van pensioenrechten boven die, welke uit bestaande regelingen voortvloeien (art. 21 lid 1f) Het vestigen en opheffen van nevenvestigingen, het uitbreiden van de zaken met een nieuwe tak van bedrijf of een deel daarvan; het duurzaam samenwerken met en het aanvaarden van de directie over andere ondernemingen en het beëindigen daarvan en het rechtstreeks of middellijk deelnemen in het kapitaal van een andere onderneming en het wijzigen van de omvang van een zodanige deelneming (art. 21 lid 1g) Het aanstellen van procuratiehouders en het vaststellen van hun bevoegdheid (art. 21 lid 1h) Het uitoefenen van stemrecht op niet ter beurze genoteerde aandelen (art. 21 lid 1i) Benoemen, schorsen en ontslaan van de directeur en het vaststellen van het salaris en de verdere arbeidsvoorwaarden van de directeur (art. 19) - o O o - Procuratie & Mandatering juli 2012