Administratie, bestuursondersteuning en advisering: de governance puzzel

Transcriptie

1 Administratie, bestuursondersteuning en advisering: de governance puzzel 1. Efficiency, agency en kwaliteit Vroeger was het leven van pensioenfondsbestuurders simpel. Pensioenfonds en uitvoerder waren vaak een en dezelfde organisatie. Andere fondsen kozen bewust voor uitbesteding, maar dan wel voor een uitvoerder die het merendeel of soms zelfs alle werkzaamheden uitvoerde voor het fonds. Gemak was de meest aangevoerde reden daarvoor. Na de ontvlechting van fondsen en hun uitvoerders aan het begin van deze eeuw had het merendeel van de fondsen een externe uitvoerder. Eentje die vrijwel alle voorkomende werkzaamheden uitvoerde. Die werkzaamheden waren (en zijn): vermogensbeheer; administratie; bestuursondersteuning; advieswerkzaamheden. Is dit een dergelijk model met bundeling van werkzaamheden simpel? Ja! Is het een efficiënt model? Ja, zeker! Alle werkzaamheden onder 1 dak leidt doorgaans tot nauwe samenwerking tussen de betrokken personen en afdelingen. Korte lijnen zouden lage kosten moeten betekenen. Toch hebben veel fondsen op enig moment het vermogensbeheer, de administratie en de advieswerkzaamheden opgeknipt. Reden? De beste administrateur is niet persé de beste vermogensbeheerder. En evenmin de beste adviseur. Fondsen gingen daarom best in class uitbesteden, wat leidde tot uitbesteding van werkzaamheden bij verschillenden partijen. Administratie en bestuursondersteuning bleven vaak wel nog onder 1 dak. Een andere reden voor het opknippen of unbundling van de werkzaamheden ligt in de agency-problematiek. Partijen aan wie werkzaamheden worden uitbesteed, hebben per definitie nooit hetzelfde belang als het pensioenfonds. En als een uitvoerder veel werkzaamheden waaronder de bestuursondersteuning voor een fonds uitvoert, is de verleiding groot om in de bestuursondersteuning zaken aan te stippen of verborgen te houden als dat de administratie of het vermogensbeheer ten goede komt. Pensioenfondsbestuurders realiseren zich dat laatste meer en meer. Vandaar dat recent de laatste stap in het proces van unbundling wordt gezet: ook de bestuursondersteuning wordt steeds vaker buiten de administrateur neergelegd. 2. Twee modellen Als sluitstuk van de ontvlechting zijn 2 governancemodellen ontstaan die van elkaar verschillen door de plaats van de bestuursondersteuning. Volgens de agency-theorie zou die bestuursondersteuning onderdeel van het pensioenfonds moeten zijn. Idealiter is er namelijk geen belangenverschil tussen het bestuur en zijn ondersteuners. De mensen die werken in de bestuursondersteuning, staan idealiter dan ook op de loonlijst van het fonds. 1

2 Adviseurs Adviseurs Bestuursondersteuners Grafisch ziet dit er als volgt uit. Model 1: interne bestuursondersteuning Fonds Bestuur Bestuursondersteuners Administrateur Vermogensbeheerders Sommige fondsen willen echter liever geen eigen personeel. In die gevallen wordt de bestuursondersteuning uitbesteed (ingehuurd), tegenwoordig dus veelal apart van de administrateur. Grafisch ziet dit er als volgt uit. Model 2: externe bestuursondersteuning Fonds Bestuur Administrateur Vermogensbeheerders 2

3 3. Scheiding en aansluiting van werkzaamheden De werkzaamheden van de vermogensbeheerders zijn vaak simpel te scheiden van die van de overige partijen. Bij de administrateur en de bestuursondersteuners is dat minder eenduidig, zowel onderling als in relatie tot derden. Als de werkzaamheden van de administrateur en de bestuursondersteuners gescheiden worden, is het zaak om die werkzaamheden nauw op elkaar aan te sluiten. Werkzaamheden mogen niet vergeten worden maar moeten evenmin dubbel gedaan worden. Dat laatste is ook een risico met externe adviseurs. De oplossing hiervoor ligt in een duidelijke afbakening wie waarvoor verantwoordelijk is. Vanuit risicomanagement is het RACI-model voorhanden om een dergelijke afbakening vorm te geven. Daarbij worden de diverse werkzaamheden uniek gekoppeld aan de verschillende partijen. Wij zien doorgaans de volgende afbakening van werkzaamheden Administratie Deelnemers- en aansprakenadministratie; Financiële administratie waaronder de boekhouding, debiteurenmanagement, consolidatie van beleggingsgegevens van de verschillende vermogensbeheerders voor het opstellen van de jaarrekening en jaarverslag, de DNB-staten en de overige DNB-rapportages; Actuariële diensten benodigd voor de samenstelling van de DNB-staten en overige DNB-rapportages en het actuarieel jaarrapport; Jaarverslag en jaarrekening waaronder de coördinatie van het jaarwerkproces; Uitkeringenadministratie; Cash management / afstemming met vermogensbeheerder(s) over geldstromen; Wettelijk vereiste communicatie (startbrief / UPO e.d.); Helpdesk (telefonisch / / brieven); Bij beroeps en bedrijfstakpensioenfondsen: werkgeversadministratie, incassoadministratie, invordering, handhaving en vrijstelling. Op dit moment staan veel administrateurs niet of slechts beperkt open voor nieuwe klanten. Dat geldt bijvoorbeeld voor APG, PGGM, MN en TKP. Partijen die wel nog capaciteit hebben zijn bijvoorbeeld AZL, Blue Sky Group, AGH, Appel en Dion. Contracten met dergelijke partijen gelden vaak voor een duur van 3 of 5 jaar op hebben een looptijd met onbepaalde duur en een jaarlijkse opzegmogelijkheid Bestuursondersteuning Bestuursondersteuning wordt doorgaans in 3 elementen onderverdeeld: Bestuurssecretariaat; Algemene en licht juridische werkzaamheden; Eenvoudige communicatiewerkzaamheden. Onder bestuurssecretariaat wordt in ieder geval verstaan: Plannen, voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen van bestuur, commissies en toezichtsorganen; Uitzetten en bewaken van besluiten en acties van bestuur, commissies en toezichtsorganen; Verzenden van stukken (intern en extern); Archiveren van stukken. 3

4 Onder coördinerende en licht juridische werkzaamheden wordt in ieder geval verstaan: Opstellen en bewaken van de jaarkalender / jaarplanning van het fonds; Onderhouden, zowel mondeling als schriftelijk, van contact met derden en maken van afspraken met / tussen bestuursgremia en derden; Contact onderhouden met de administrateur en de vermogensbeheerder(s) alsmede periodiek overleggen met de verantwoordelijken bij deze partijen om de voortgang van hun werkzaamheden te kunnen beoordelen aan de hand van toegestuurde rapportages waaronder de SLA-rapportages; Opstellen van voorleggers bij stukken van adviseurs, de administrateur, de vermogensbeheerder(s) en andere ingehuurde organisaties of ingehuurde personen; Bewaken van het geschiktheidsplan en het opleidingsplan; Doen van aanbevelingen voor nieuw (of aanpassing van bestaand) beleid op de diverse beleidsterreinen; Ondersteunen bij wijzigingen in statuten, reglementen en alle overige fondsdocumenten; Voorbereiden van (her)benoemingen. Onder eenvoudige communicatiewerkzaamheden wordt in ieder geval verstaan. Beheren van de website. Dit betreft het in ieder geval het functioneel beheer; signaleren dat informatie verouderd is en deze vervangen door nieuwe informatie. De inhoudelijke informatie komt soms ook van derden, dus daar moet dan mee overlegd worden. Soms wordt ook het technische beheer waaronder de hosting neergelegd bij de bestuursondersteuning; Uitvoering geven aan het communicatiejaarplan, dus agenderen en opvolgen; Toezien op tijdige verstrekking, begrijpelijkheid en correctheid van communicatiematerialen en communicatiemiddelen (veelal gemaakt door specialisten). NB: Bij het opstellen van voorleggers is het niet de bedoeling dat de opdracht van de externe adviseur / externe partij overnieuw wordt gedaan of dat er een tweede advies wordt geformuleerd naast dat van de externe. De bestuursondersteunende partij dient wel te controleren of het document c.q. het advies volledig en duidelijk is, en tegemoet komt aan de vraagstelling van het betreffende fondsgremium. Verder moet beoordeeld worden of het document c.q. het advies een duidelijke vraagstelling bevat dan wel louter voor informatiedoeleinden bedoeld is. Als dit niet duidelijk is, dient de bestuursondersteunende partij aan de bel te trekken bij de betreffende externe partij. Enkele partijen die bestuursondersteuning aanbieden zijn Actor, BB3.0, Montae en ABB voor Pensioenfondsen. Geadviseerd wordt om de contractduur van de bestuursondersteuning gelijk te schakelen aan die van de administrateur Advieswerkzaamheden Adviseurs zijn er voor de inhoudelijke en strategische vraagstukken. Deze vraagstukken liggen doorgaans op het gebied van vermogensbeheer, pensioenrecht, risicomanagement (waaronder ICT) en actuariaat. Soms zijn dit ad hoc vraagstukken maar steeds vaker zien we dat het bestuur gestructureerd en doorlopend geadviseerd wordt aan de hand van een vooraf besproken strategische agenda. 4

5 Partijen die vrijwel alle voorkomende advieswerkzaamheden voor pensioenfondsen verrichten, zijn Willis Towers Watson, Mercer, AonHewitt en Sprenkels & Verschuren. Afspraken moeten ook bij dergelijke partijen vastliggen in een opdrachtbrief of contract. Mocht er geen contract gewenst worden door het bestuur, dan dient het zich er rekenschap van te geven dat voorafgaand aan elke nieuwe significante opdracht een selectieprocedure gevolgd moet worden. Dit volgt immers uit de richtlijnen voor uitbesteding zoals opgesteld door DNB. Dit genereert veel terugkerend werk voor het bestuur waar het doorgaans niet op zit te wachten. 4. Positionering Sprenkels & Verschuren Door middel van dit white paper wil Sprenkels & Verschuren een bijdrage leveren aan een goede governance in de pensioensector. Voor wat betreft onze eigen positie: wij vervullen geen werkzaamheden op het gebied van administratie en vermogensbeheer. Wij adviseren er uiteraard wel over, als onderdeel van onze core business advisering. Soms verzorgen wij (tijdelijk of structureel) de bestuursondersteuning, al naar gelang de situatie bij een fonds en de wens van het betreffende bestuur. Hoe dan ook, wij adviseren altijd een scheiding der machten op elk van de genoemde werkzaamheden: administratie, vermogensbeheer en dus ook voor wat betreft bestuursondersteuning en advies. Het bestuursbureau moet immers in staat zijn om namens het fonds de werkzaamheden van externe partijen waaronder de adviezen van adviseurs, te challengen. Dan past het niet dat het bestuursbureau wordt ondergebracht bij een partij die ook administreert of adviseert. Zie ook de beide grafische modellen in paragraaf 2 van dit paper. 5. Geïnteresseerd? Wilt u meer weten over een goede governance bij pensioenfondsen of kosteloos sparren over het governancemodel bij uw fonds? Mail of bel dan met: Albert Smolenaers: albert.smolenaers@sprenkelsenverschuren.nl / ; Edward Snieder: edward.snieder@sprenkelsenverschuren.nl / ; Tobias Bastian: tobias.bastian@sprenkelsenverschuren.nl /