(Concept)Overeenkomst Aanbesteding tolkdiensten DJI

Transcriptie

1 (Concept)Overeenkomst Aanbesteding tolkdiensten DJI Bijlage nummer Versie 2.0 Horend bij Beschrijvend document Datum 27 januari 2015 Onze referentie C576.3/16509 A

2 De ondergetekenden: De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, namens deze, hoofddirecteur Immigratie- en Naturalisatiedienst, de heer R.J.T. van Lint, hierna te noemen: Opdrachtgever, en (volledige naam en rechtsvorm contractant), (statutair) gevestigd te..., te dezen vertegenwoordigd door... (en...) (naam ondertekenaar), hierna te noemen: Opdrachtnemer, OVERWEGENDE DAT: - De rijksoverheid in het kader van samenwerking op bedrijfsvoeringsdomeinen categoriemanagement voert; - Categoriemanagement voor Tolk- en Vertaaldiensten is ondergebracht bij het Inkoop Uitvoeringscentrum Vreemdelingenketen (IUC VK); De Immigratie- en Naturalisatiedienst optreedt als Opdrachtgever namens de volgende Afnemers: alle dienstonderdelen van de Dienst Justitiële Inrichtingen; - De Afnemers behoefte hebben aan de bemiddeling en het laten uitvoeren van tolkdiensten; - Opdrachtgever daartoe, namens de Afnemers, een Overeenkomst wil sluiten met een looptijd van twee jaar met driemaal een verlengingsoptie van een periode van maximaal 12 maanden, waarin de voorwaarden voor alle door Opdrachtnemer uit te voeren Diensten zijn vastgelegd; - Opdrachtgever de aanbesteding volgens de 2b-procedure van de Aanbestedingswet 2012 heeft uitgevoerd voor de gunning van deze Overeenkomst; - de Inschrijving op deze aanbesteding van Opdrachtnemer als economisch meest voordelige inschrijving is beoordeeld; - in deze Overeenkomst de voorwaarden zijn vastgelegd die van toepassing zijn op alle Diensten die Opdrachtnemer gedurende de looptijd van deze Overeenkomst voor de Afnemers uitvoert en partijen de rechtsverhouding schriftelijk wensen vast te leggen in deze Overeenkomst. Pagina 2 van 21

3 komen overeen: In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2014 (ARVODI- 2014). In aanvulling op de in artikel 1 van de ARVODI 2014 worden in deze Overeenkomst de volgende begrippen gebruikt: Begrippen Afnemers Aanvraag Opdrachtgever Inschrijving Diensten Alle dienstonderdelen van de Dienst Justitiële Inrichtingen Het (telefonische) verzoek van Afnemer aan Opdrachtnemer voor het uitvoeren van een Dienst. De Staat der Nederlanden, in deze vertegenwoordigd door de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het ministerie van Veiligheid en Justitie De in het kader van de aanbesteding Bemiddeling en uitvoering van tolkdiensten DJI , met kenmerk C576.3/16509 door Opdrachtnemer op basis van het Beschrijvend document ingediende Inschrijving d.d. xxxxx met kenmerk xxxx De door Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst ten behoeve van Afnemer uit te voeren bemiddeling voor en de uitvoering van de tolkdiensten alsmede de daaraan gerelateerde administratieve verwerking conform het Programma van Eisen. Bemiddelingstarief Is de vergoeding die afnemer aan de opdrachtnemer betaalt voor het uitvoeren van de overeenkomst exclusief de tolkvergoeding. Tolkvergoeding Is de vergoeding die afnemer aan de opdrachtnemer betaalt voor de tolkdiensten. Deze vergoeding bevat een minimum aandeel dat opdrachtnemer daadwerkelijk aan de tolk dient te betalen voor de tolkdienst en een aandeel dat opdrachtnemer flexibel kan aanwenden voor: - inzet duurdere tolken of tolken die schaars zijn - inzet tolken met specifieke vaardigheid - verbetering van de dienstverlening aan de tolken en/of de afnemer voor het efficiënter kunnen uitvoeren van tolkdiensten Pagina 3 van 21

4 1. Voorwerp van de Overeenkomst 1.1 Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer opdracht tot het verrichten van Diensten, in casu het bemiddelen en laten uitvoeren van tolkdiensten, overeenkomstig het als bijlage 1 bijgevoegde Programma van Eisen en op basis van de door Opdrachtnemer uitgebrachte Inschrijving d.d...., kenmerk...(bijlage 4), welke opdracht Opdrachtnemer bij dezen aanvaardt, een en ander voor zover daarvan niet in deze Overeenkomst wordt afgeweken. 1.2 Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de verscheidene documenten geldt de volgende rangorde waarbij het eerder genoemde document prevaleert boven het later genoemde: 1. De Aanvraag en eventuele Opdrachtbevestiging; 2. De Overeenkomst (inclusief bijlagen): Bijlage 1 - Programma van Eisen Bijlage 2 - Tarieven, vergoedingen Bijlage 5,6,7,8 en 9 Bijlage 3 - ARVODI-2014 Bijlage 4 - Inschrijving Opdrachtnemer 3. De overige aanbestedingsdocumenten 1.3 De Diensten worden op grond van de Aanvraag van de Afnemer door Opdrachtnemer geleverd. 1.4 Afnemers verplichten zich de Diensten bij Opdrachtnemer af te nemen zoals bepaald in deze Overeenkomst en met in achtneming van de in deze Overeenkomst opgenomen voorbehouden. 1.5 Tijdens de looptijd van de Overeenkomst, is het de Opdrachtnemer toegestaan om Opdrachtgever voorstellen te doen voor de inzet van (nieuwe) technologische voorzieningen voor (een deel van) het tolkwerk bij de Afnemer. Opdrachtnemer zal in een dergelijk voorstel uitwerken en onderbouwen dat het resultaat van de technologische voorziening: 1) kwalitatief goed is, 2) leidt tot een aantoonbare kostenbesparing en 3) leidt tot een efficiëntievoordeel bij Afnemer. Een dergelijk voorstel bevat tevens concurrerende tarieven en dient onder voorwaarden van de overeenkomst uitvoerbaar te zijn. Opdrachtgever verlangt hiervoor een proactieve houding van de Opdrachtnemer. Slechts voorstellen die in een wijzigingsovereenkomst zijn opgenomen en welke door beide partijen is ondertekend, zijn rechtsgeldig. Andere (mondelinge) overeenstemming is niet rechtsgeldig. 1.6 De voorwaarden van deze Overeenkomst zijn integraal van toepassing op alle Diensten gedurende de looptijd van deze Overeenkomst tenzij in een Aanvraag nadrukkelijk wordt afgeweken van deze Overeenkomst. 2. Totstandkoming en duur van de Overeenkomst 2.1 Deze Overeenkomst komt tot stand door ondertekening door beide Partijen. 2.2 De duur van de Overeenkomst is van 1 juni 2015 tot 1 juni Na deze periode heeft Opdrachtgever, eenzijdig uit te oefenen, driemaal een optie tot verlenging van deze Overeenkomst met een periode van telkens maximaal 12 maanden, dit onder gelijkblijvende voorwaarden. Pagina 4 van 21

5 2.4 Opdrachtgever stelt Opdrachtnemer uiterlijk 3 maanden voor het verstrijken van de initiële/dan geldende looptijd van de Overeenkomst schriftelijk in kennis indien gebruik wordt gemaakt van een verlengingsoptie. 2.5 Indien de verlengingsoptie door Opdrachtgever niet wordt uitgeoefend eindigt de Overeenkomst van rechtswege na het verstrijken van de op initiële/dan geldende looptijd van de Overeenkomst. 2.6 Beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook laat de rechten en verplichtingen van deze Overeenkomst op de onderhanden zijnde Diensten onverlet. 3. Aanvragen van Diensten 3.1 Opdrachtnemer is verplicht de Aanvraag voor de Diensten te behandelen conform hetgeen daarover in het Programma van Eisen is vastgelegd en is verplicht te allen tijden conform het in het Programma van Eisen vastgelegde selectieproces de juiste tolk te selecteren. 4. Tarieven, vergoedingen en overige financiële bepalingen 4.1 Opdrachtnemer factureert het Bemiddelingstarief per aangevraagde tolk en de Tolkvergoeding per minuut voor de geleverde en geaccepteerde Diensten, per maand achteraf conform de bepalingen hetgeen is opgenomen in bijlage 5 bij deze Overeenkomst en de tarieven en vergoedingen zoals opgenomen in bijlage 2 bij deze Overeenkomst. 4.2 Het Bemiddelingstarief en de Tolkvergoeding zoals opgenomen in bijlage 2 bij deze Overeenkomst liggen, gedurende de looptijd van deze Overeenkomst, vast. 4.3 De in artikel 4.1. bedoelde tarieven en vergoedingen hebben betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten Diensten en eventueel daartoe benodigde materialen en systemen en zijn inclusief alle eventueel nog bijkomende kosten (zoals bedoeld in bijlage 2 bij deze Overeenkomst) en exclusief BTW. 4.4 Opdrachtnemer zendt aan Afnemers de facturen digitaal aan facturen@dji.minjus.nl e.e.a. conform hetgeen is opgenomen in bijlage 5 bij deze Overeenkomst. 4.5 Op de maandelijkse facturen staan alle geaccepteerde Diensten en in het geval de Dienst op locatie is uitgevoerd is de factuur voor die specifieke Dienst voorzien van de door de tolk en de afnemer digitaal getekende urenverantwoording. 4.6 Facturen die niet aan de vereisten voldoen zoals vermeld in artikel 4.1, worden niet in behandeling genomen en worden door Afnemer retour gestuurd naar Opdrachtnemer. 4.7 Indien de tarieven of vergoedingen op de factuur niet corresponderen met hetgeen is overeengekomen, stelt de Afnemer de Opdrachtnemer terstond in de gelegenheid de factuur te herzien, te voorzien van een nieuwe datum en daaraan gekoppelde nieuwe betalingstermijn van 30 dagen. 4.8 Betaling vindt plaats na levering en acceptatie van de verrichte Diensten. 4.9 De top 20 meest gevraagde talen wordt jaarlijks per opnieuw vastgesteld. In januari van ieder jaar wordt op basis van de door Opdrachtnemer overgelegde rapportage van het voorgaande jaar vastgesteld welke talen in de top 20 staan voor dat jaar. Voor de talen in de top 20 geldt de Tolkvergoeding voor de top 20 meest gevraagde talen en voor de talen die naar de overige talen gaan geldt de Tolkvergoeding overige talen. Pagina 5 van 21

6 4.10 Wanneer DigiInkoop bij een Afnemer in gebruik is of wordt genomen, wordt Opdrachtnemer uitgenodigd door Afnemer om zich aan te melden voor aansluiting op DigiInkoop door de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Logius) e.e.a. conform de voorwaarden zoals opgenomen in bijlage 6 en de aansluitvoorwaarden van Logius zoals vermeld op Bij ingebruikname van DigiInkoop verplicht Opdrachtnemer zich om bij de keuze voor een directe digitale koppeling op DigiInkoop binnen een termijn van maximaal 4 kalendermaanden na ingebruikname door de Afnemer, via DigiInkoop te factureren, tenzij anders is overeengekomen. Bij een keuze voor aansluiting op het leveranciersportaal verplicht de Opdrachtnemer zich binnen een termijn van maximaal 1 kalendermaand na ingebruikname door Afnemer, via DigiInkoop te factureren, tenzij anders is overeengekomen. 5. Contactpersonen en overleg 5.1 Contactpersonen voor deze Opdracht zijn opgenomen in bijlage 7 bij deze Overeenkomst. 5.2 Overleg tussen de contactpersonen vindt plaats zoals beschreven in hoofdstuk 5 van het Programma van Eisen dat is bijgevoegd als bijlage 1 bij deze Overeenkomst. 6. Tijden en plaats Diensten 6.1 Indien de Diensten worden verricht ten kantore van Afnemer, verleent Afnemer het Personeel van Opdrachtnemer toegang tot de plaats waar de Diensten worden verricht, en stelt hij dit Personeel in staat de Diensten onder de bij die partij gebruikelijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende de regulier geldende kantoortijden. 6.2 Opdrachtnemer verplicht zich het Personeel op te dragen de ter plekke geldende huisregels na te leven. Personeel van Opdrachtnemer dient zich te allen tijde te kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. 7. Niet-leveringsverklaring 7.1 Indien Afnemer een niet-leveringsverklaring heeft ontvangen van Opdrachtnemer staat het de Afnemer vrij een derde in te schakelen voor het uitvoeren van die Diensten. De kosten die Opdrachtgever dan wel Afnemer voor de extra inspanning maakt en de eventuele meerkosten welke het inschakelen van een derde met zich meebrengt kunnen voor rekening komen van Opdrachtnemer en bedragen maximaal 500 euro per niet-lever verklaring. 8. Audits 8.1 Opdrachtnemer is verplicht audits uit te voeren op het tolken kwaliteitssysteem zoals beschreven in het Programma van Eisen paragraaf 4.2. Een eerste audit met betrekking tot het tolken kwaliteitssysteem dient zes maanden na de ingangsdatum van de Overeenkomst door Opdrachtnemer te worden uitgevoerd. 8.2 Opdrachtgever heeft het recht een onderzoek te laten instellen naar de juiste naleving van de in de Overeenkomst. Opdrachtnemer werkt volledig mee bij de uitvoering van een onderzoek. Pagina 6 van 21

7 8.3 In aanvulling op artikel 18.3 van de ARVODI-2014 geldt dat Opdrachtgever het recht heeft een onderzoek te laten instellen naar de juiste naleving van de in de Overeenkomst opgenomen financiële bepalingen en bepalingen met financiële aspecten en op de aanvaardbaarheid en eventuele afwijkingen van deze bepalingen. 8.4 Opdrachtgever en Opdrachtnemer treden met elkaar in overleg over de uitkomsten van de genoemde audits. 8.5 Indien een audit aanleiding geeft voor verbetermaatregelen dient Opdrachtnemer deze in overleg met Opdrachtgever en/of Afnemer door te voeren. De kosten voor de verbetermaatregelen aan de zijde van de Opdrachtnemer komen voor rekening en risico van Opdrachtnemer. 9. Sancties 9.1 Opdrachtgever en/of Afnemer kunnen sancties opleggen zoals beschreven in het Programma van Eisen. 10. Van toepassing zijnde Voorwaarden 10.1 Op deze Overeenkomst zijn uitsluitend van toepassing de "Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2014 (ARVODI-2014) bijlage 3 bij de Overeenkomst, voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. De toepasselijkheid van (eventuele) algemene en bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer is uitgesloten In afwijking van het bepaalde in artikel 4, 6.2, 14.1, 14.4, 15, 16, 17.4, 18, 20, 21, 24, 26.1 van de ARVODI-2014 geldt dat waar Opdrachtgever staat Afnemer daarvoor in de plaats komt Onverminderd de plicht genoemd in artikel 9 van de ARVODI-2014 is Opdrachtnemer in ieder geval gehouden periodiek managementinformatie te verstrekken conform de in paragraaf 5.6 van het als bijlage 1 toegevoegde Programma van Eisen vermelde opleverfrequentie en de daar vermelde inhoudelijke eisen Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen die ingevolge artikel 13 van de ARVODI-2014 en de bepalingen daarover in het als bijlage 1 toegevoegde Programma van Eisen op Opdrachtnemer en zijn Personeel rusten, is Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare en niet voor compensatie vatbare boete verschuldigd van 5.000,-- per gebeurtenis Artikel 19 van de ARVODI-2014 is niet van toepassing In afwijking op artikel 21.1 ARVODI is de partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichting tegenover de ander partij aansprakelijk voor de door deze geleden en/of te lijden directe schade In aanvulling op artikel 21.5 van de ARVODI-2014 vrijwaart Opdrachtnemer Opdrachtgever tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in artikel 21.3 van de ARVODI In aanvulling op artikel 24 van de ARVODI-2014 geldt met betrekking tot publicatie dat uitsluitend Opdrachtgever bevoegd is om (delen van) de rapportage openbaar te maken. Indien Opdrachtgever daartoe besluit, vermeldt hij daarbij Opdrachtnemer als uitvoerend bureau. Indien Opdrachtgever gelijktijdig met de publicatie van het eindrapport een Pagina 7 van 21

8 toelichting of commentaar daarop openbaar wil maken, pleegt hij daarover voorafgaand overleg met Opdrachtnemer In aanvulling op artikel 24 van de ARVODI-2014 geldt dat Opdrachtnemer de door de Diensten verkregen gegevens voor wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijk onderwijs mag gebruiken, met uitzondering van privacygevoelige gegevens. Opdrachtnemer handelt daarbij niet in strijd met de belangen van Opdrachtgever. Bij twijfel daarover treedt Opdrachtnemer vooraf in overleg met Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever besluit de resultaten van de Diensten niet te publiceren, kan Opdrachtnemer aan Opdrachtgever schriftelijk verzoeken de prestaties in eigen beheer te mogen uitgeven. Deze toestemming dient schriftelijk te worden gegeven en wordt niet zonder redelijke grond geweigerd. Opdrachtgever kan aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden verbinden Artikel 30 ARVODI-2014 is van overeenkomstige toepassing op Afnemer. 11. Integriteitsverklaring 11.1 Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de opdracht Personeel van Opdrachtgever en Afnemer generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever dan wel Afnemer te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten Opdrachtnemer beheert en archiveert de integriteitsverklaringen, geheimhoudingsverklaringen en de VOG s en draagt zorg dat wordt gewerkt conform de gedragscode, e.e.a. conform het bepaalde in bijlage 1 Programma van Eisen opgenomen bij deze Overeenkomst. 12. Sociale voorwaarden 12.1 De door Opdrachtnemer ingevulde Verklaring Sociale Voorwaarden is opgenomen in bijlage 8 en maakt onderdeel uit van deze Overeenkomst. 13. Slotbepaling 13.1 Afwijkingen van deze Overeenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen Diensten. Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Den Haag, [datum] De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, namens deze, [Plaats], [datum] Pagina 8 van 21

9 R.J.T. van Lint Hoofddirecteur Pagina 9 van 21

10 Bijlage(n): 1. Programma van Eisen 2. Tarieven, vergoedingen en overzicht basistalen 3. ARVODI Inschrijving van Opdrachtnemer 5. Factuurgegevens 6. Voorwaarden DigiInkoop 7. Contactpersonen 8. Verklaring Sociale Voorwaarden Pagina 10 van 21

11 BIJLAGE 1: Programma van Eisen De definitieve versie van het Programma van Eisen Vx.0 en als losse bijlage toegevoegd. Pagina 11 van 21

12 BIJLAGE 2: Vergoedings- en toeslagregeling en tarieven Conform het gestelde in 4.1 staan de overeengekomen tarieven en vergoedingen voor de bemiddeling en de uitvoering van tolkdiensten. Alle tarieven zijn van dien aard dat, de Opdrachtnemer gedurende de uitvoering van de Overeenkomst geen extra kosten in rekening zal brengen of dat de Opdrachtnemer bij uitvoering van de Overeenkomst een verminderde kwaliteit of kwantiteit levert van overeengekomen dienstverlening. Tarieven en vergoedingen en toeslagen Bemiddelingstarieven per aangevraagde tolkdienst Bemiddeling telefonisch ad hoc-tolkdienst door tussenkomst van medewerker Korting indien via geautomatiseerd systeem xx Nader te bepalen Bemiddeling telefonisch en persoonlijk gereserveerd door tussenkomst van medewerker Xx All- inn Bemiddelingstarief Het bemiddelingstarief is inclusief alle (in)directe kosten (all-in) waarin onder andere de volgende kosten berekend zijn: voor de voorbereiding op het tijdig inwerkingtreden van de overeenkomst; om te voldoen en te blijven voldoen aan het vereiste dit programma van eisen; voor het uitvoeren van overeengekomen werkzaamheden buiten dagdiensten op werkdagen (onregelmatigheidstoeslag); voor het nemen van maatregelen voor tijdige en juiste overdracht aan een opvolgende opdrachtnemer; voor de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer; voor de eventuele risico s (risico-opslag) bij de opdrachtnemer; voor het behalen van een positief bedrijfsresultaat te boeken (winstopslag) bij de opdrachtnemer; die opdrachtnemer draagt voor (sociale) verzekeringen, belastingen en alle overige premies; die niet nader zijn beschreven maar de wel (in)direct verband houden met de overeenkomst. Tolkvergoeding per minuut (beëdigde tolk en tolk van op uitwijklijst) Telefonische tolkdienst Pagina 12 van 21

13 Standaard Europees xx Top 20 meest gevraagde talen xx Persoonlijke tolkdienst Overige talen xx Standaard Europees xx Top 20 meest gevraagde talen xx Overige talen xx Tarief voor overige nietbeëdigde tolken Indien door omstandigheden, en na akkoord van de Afnemer, er geen registertolk ingezet is, of indien daartoe op nadrukkelijk verzoek van de afnemers om verzocht is, geldt de volgende vergoedingsregeling voor de niet-beëdigde tolk. De tolkvergoeding zoals bovenstaand beschreven voor telefonische of persoonlijke tolkdiensten minus 10%. Vergoeding Tolkvergoeding zoals overeengekomen en vastgelegd in deze bijlage worden vergoed voor de daadwerkelijk geleverde Diensten afgerond per minuut naar boven, e.e.a. conform de beschrijving in paragraaf van het Programma van Eisen. Minimum vergoeding aan tolk Opdrachtnemer vergoedt de tolk minimaal 95% van de in deze overeenkomst opgenomen tolkvergoedingen. De overige 5% van de in deze overeenkomst opgenomen tolkvergoeding, het flexibele aandeel, dient aangewend te worden voor: - inzet van een duurdere tolk of een tolk die een schaarse taal beheerst; - inzet van een tolk met een specifieke vaardigheid; - verbetering van de dienstverlening aan de tolken en/of de afnemers voor het efficiënt kunnen uitvoeren van de tolkdiensten. Minimum vergoedingsduur Voor telefonische tolkdiensten geldt geen minimum. Voor persoonlijke tolkdiensten geldt een minimum vergoeding van 30 minuten. Onregelmatigheidstoeslag De Tolkvergoeding, genoemd in deze bijlage, komt in aanmerking voor onregelmatigheidstoeslagen zoals beschreven in paragraaf van het Programma van Eisen All-in Tolkvergoeding De Tolkvergoeding is inclusief alle (in)directe kosten (allin) waarin onder andere de volgende kosten berekend zijn: minimale vergoeding aan de tolk voor de bedrijfsvoering van de tolk; voor de eventuele risico s (risico-opslag) bij de tolk; Pagina 13 van 21

14 voor het behalen van een positief bedrijfsresultaat te boeken (winstopslag) bij de tolk; die tolk draagt voor (sociale) verzekeringen, belastingen en alle overige premies; die niet nader zijn beschreven maar de wel (in)direct verband houden met de overeenkomst. Flexibel aandeel voor: De inzet van een duurdere tolk of een tolk die een schaarse taal beheerst; De inzet van een tolk met een specifieke vaardigheid; Verbetering van de dienstverlening aan de tolken en/of de afnemer voor het efficiënter kunnen uitvoeren van tolkdiensten. Het flexibele aandeel is dus niet bedoeld voor de ondersteunende diensten van de opdrachtnemer, diens bedrijfsvoering of diens (winst en/of risico)marges. Reisvergoedingen voor persoonlijke tolkdiensten Reistijd Geplande reistijd per minuut o.b.v. gebaseerd op de snelste autoroute volgens AND-routeplanner. De route bedraagt maximaal de afstand tussen woon-werk en bij efficiënt inplannen een kortere route. Maximale reisafstand De volgende maximale reisafstand, die in rekening gebracht mag worden, is van toepassing: Voor standaard Europese talen: maximaal 35km Voor top 20 meest bevraagde talen en overige talen: maximaal 135km Uitzonderingen op deze regel geldt in het geval dat een afnemer schriftelijk toestemming geeft in bijzondere situaties zoals de plicht om te voldoen aan de Wbtv of wanneer er sprake is van een schaarse taal. Reistijdvergoeding 50% van de Tolkvergoeding afgerekend tegen de geplande reistijd per minuut. Reiskostenvergoeding 0,19 cent per kilometer o.b.v. woon-werk gebaseerd op het aantal kilometers via de snelste autoroute volgens AND-routeplanner. Dreigende vertraging Bemiddelingstarief Voor de wijze waarop Bemiddelingstarief in rekening gebracht kan worden, zie Programma van Eisen Annulering door afnemer Bemiddelingstarief Voor de wijze waarop Bemiddelingstarief in rekening gebracht kan worden, zie Programma van Eisen Tolkvergoeding Indien de afnemer de overeengekomen tolkdienst binnen 24 uur voorafgaande aan de tolkdienst annuleert mag opdrachtnemer zowel het bemiddelingstarief als de indicatieve tolkvergoeding volledig (100%) in rekening Pagina 14 van 21

15 brengen bij de afnemer, e.e.a. tot een maximum van 8 uur. No-show Opdrachtnemer vergoedt de tolk, met wie de tolkdienst overeengekomen is, mimimaal 95% van de overeengekomen tolkdienst. De resterende 5% komen de opdrachtnemer toe voor de afhandeling van de annulering door afnemer. Bemiddelingstarief Voor de wijze waarop Bemiddelingstarief in rekening gebracht kan worden, zie Programma van Eisen Tolkvergoeding Indiende afnemer voor een no-show mag opdrachtnemer zowel het bemiddelingstarief als de indicatieve tolkvergoeding volledig (100%) in rekening brengen bij de afnemer, e.e.a. tot een maximum van 8 uur. Opdrachtnemer vergoedt de tolk, met wie de tolkdienst overeengekomen is, mimimaal 95% van de overeengekomen tolkdienst. De resterende 5% komen de opdrachtnemer toe voor de afhandeling van de annulering door afnemer. Pagina 15 van 21

16 BIJLAGE 3: ARVODI-2014 Reeds in bezit van beide Partijen en als losse bijlage toegevoegd. Pagina 16 van 21

17 BIJLAGE 4: Inschrijving van Opdrachtnemer Reeds in bezit van Partijen en als losse bijlage toegevoegd. Pagina 17 van 21

18 BIJLAGE 5: Factuurgegevens Alle pdf-facturen worden verstuurd naar: Indien het onmogelijk is facturen digitaal te versturen, dan kunnen facturen verzonden worden naar: SSC DJI <<Bedr.nr. Naam Inrichting/Dienst>> Postbus LV Den Haag Indien het factuuradres incorrect is of het bestelnummer of overeenkomstnummer van SSC Inkoop op de factuur ontbreekt, wordt de factuur niet in behandeling genomen en niet betaalbaar gesteld. Het ontbreken van de overige gegevens leidt tot een vertraagde betaling van de factuur. In verband met de geautomatiseerde verwerking worden alle facturen aangeleverd op A4 formaat. Naast de wettelijke eisen heeft DJI aanvullende facturatievoorwaarden. Het vermelden van de DJI facturatievoorwaarden kan de betalingstermijn verkorten. Iedere factuur bevat minimaal de volgende gegevens: De in de factuur genoemde specificaties hebben dezelfde terminologie als de Overeenkomst; - Opdrachtnemer brengt de vergoedingen voor de geleverde goederen achteraf en per inrichting/dienst/locatie aan Opdrachtgever in rekening; - Opdrachtgever heeft een (1) centrale afdeling Inkoop (SSC Inkoop). Het bestelnummer van het bestelformulier van het Ministerie van Veiligheid en Justitie dient te worden vermeld op de factuur. Alle inkopen verlopen alleen via deze afdeling. Indien Opdrachtnemer onverhoopt toch direct zaken doet met een inrichting/dienst/locatie van Opdrachtgever, dan vraagt Opdrachtnemer altijd om een bestelnummer; - Op iedere factuur wordt het contractnummer vermeld (beginnend met 409 ); - Voor losse bestellingen wordt op de factuur het unieke bestelnummer vermeld. Wanneer er sprake is van een langlopende order dan wordt op elke factuur gedurende de bepaalde periode hetzelfde bestelnummer vermeld. Indien er geen bestelnummer aanwezig is, dan wordt het contractnummer van de Overeenkomst vermeld; - Indien er een contractnummer vermeld dient te worden, kan er aanvullend gevraagd worden om een kostenplaats of projectnummer van de inrichting/dienst/locatie van Opdrachtgever toe te voegen waar de betreffende goederen en/of diensten geleverd zijn; - Het overheidsidentificatienummer (OIN), indien door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekt in het kader van facturatie via Digipoort; o Naam contactpersoon van Opdrachtgever; o Per tarief aanvullend: o Een specificatie van het tarief; o De afgenomen hoeveelheid; o De eenheidsprijs exclusief btw; o Het btw-tarief; o Eventuele kortingen op bestellingen. Indien gebruik gemaakt wordt van DigiInkoop, worden de facturen aangeleverd aan Opdrachtgever als XML-bestand en worden deze en bijlage(n) tevens als pdf-bestand naar het elektronisch factuuradres verzonden. Indien een of meerdere gegevens ontbreken, leidt dit tot vertraging in de betaling van de factuur dan wel tot het niet in behandeling (kunnen) nemen van de factuur. Indien het bestelnummer op de factuur ontbreekt, wordt de factuur niet in behandeling genomen en betaalbaar gesteld. Pagina 18 van 21

19 BIJLAGE 6: Voorwaarden DigiInkoop Reeds in bezit van Partijen en als losse bijlage toegevoegd. Pagina 19 van 21

20 BIJLAGE 7: Contactpersonen Pagina 20 van 21

21 BIJLAGE 8: Verklaring Sociale Voorwaarden Conform artikel 14.1 is de Verklaring Sociale Voorwaarden hier opgenomen en als losse bijlage toegevoegd. Pagina 21 van 21