Gemeenteraad Notulen 26 september 2014

Transcriptie

1 Gemeenteraad Notulen 26 september 2014 Aanwezig: Fractie N-VA: - de heer Lieven Dehandschutter, burgemeester; - de heer Peter Buysrogge, mevrouw Annemie Charlier, mevrouw Marijke Henne, de heer Carl Hanssens, schepenen; - de heer Bart Merckx, mevrouw Veerle De Beule, de heer Maxime Callaert, mevrouw Cansu Özen, de heer Marcel Van Looy, de heer Luk Huys, de heer Filip Baeyens, mevrouw Kelly Van Elslande, raadsleden; Fractie sp.a-groen: - mevrouw Sofie Heyrman (Groen), de heer Gaspard Van Peteghem (sp.a), de heer Wout De Meester (Groen), de heer Mike Nachtegael (sp.a), schepenen; - de heer Freddy Willockx (sp.a), raadslid-voorzitter; - de heer Kris Van der Coelden (sp.a), de heer Ali Alci (sp.a), mevrouw Ilse Bats (sp.a), de heer Bart Foubert (Groen), de heer Bart De Bruyne (Groen), raadsleden; Fractie CD&V: de heer Patric Gorrebeeck, de heer Marc Heynderickx, de heer Jos De Meyer, mevrouw Lieve Van Daele, de heer Julien Ghesquière, mevrouw Anita Dhollander, mevrouw Monique Van Hecke, raadsleden; Fractie Vlaams Belang: de heer Frans Wymeersch, de heer Roland Pannecoucke, de heer Piet De Cock, mevrouw Femke Pieters, de heer Jan Snellings, raadsleden; Fractie Open Vld: de heer Ronny Suy, raadslid; Fractie SOS 2012: de heer Ali Salhi, mevrouw Mia Mortier, raadsleden; met de heer Johan Verhulst, stadssecretaris; met de heer Ronan Rotthier, adjunct-stadssecretaris; met de heer Johan De Paepe, korpschef van politie, voor de behandeling van punt 2. Voegen zich bij de raad: Fractie Open Vld: mevrouw Ine Somers, raadslid, na de behandeling van punt 1; Fractie sp.a-groen: mevrouw Christel Geerts (sp.a), schepen, na de behandeling van punt 4a. Zijn afwezig tijdens de stemming over punt 16bis: Raadsleden Patric Gorrebeeck, Marc Heynderickx, Jos De Meyer, Lieve Van Daele, Julien Ghesquière, Anita Dhollander en Monique Van Hecke. Verlaten de raad en voegen zich opnieuw bij de raad: Raadslid Ronny Suy verlaat de raad na de behandeling van punt 5 en voegt zich opnieuw bij de raad na de behandeling van punt 6; Burgemeester Lieven Dehandschutter en raadslid Jos De Meyer verlaten de raad na de behandeling van punt 7b en voegen zich opnieuw bij de raad na de behandeling van punt 8; Raadslid Ine Somers verlaat de raad na de behandeling van punt 7b en voegt zich opnieuw bij de raad na de behandeling van punt 9; Raadslid Marcel Van Looy verlaat de raad na de behandeling van punt 8 en voegt zich opnieuw bij de raad na de behandeling van punt 9; Raadslid Piet De Cock verlaat de raad na de behandeling van punt 12a1 en voegt zich opnieuw bij de raad na de behandeling van punt 13c; Raadslid-voorzitter Freddy Willockx verlaat de raad na de behandeling van punt 16bis en voegt zich opnieuw bij de raad tijdens de gezamenlijke behandeling van de punten 16quinquies, 16sexies en 16septies. Verlaten definitief de raad: Schepen Mike Nachtegael, na de behandeling van punt 16bis; Raadsleden Ali Alci en Monique Van Hecke, na de behandeling van punt 16quater. Verontschuldigd voor heel de zitting: Fractie sp.a-groen: de heer Hasan Bilici (sp.a), raadslid. 1 GR 26 september 2014

2 Openbare zitting Voorzitter Freddy Willockx opent de openbare zitting om uur in de gemeenteraadzaal in het stadhuis. Hij verontschuldigt raadslid Hasan Bilici en deelt mee dat schepen Christel Geerts rond uur aanwezig zal zijn. De punten die tot haar bevoegdheid behoren werden dan ook als laatste punten van de openbare zitting geagendeerd. Voorzitter Freddy Willockx deelt mee, naar aanleiding van de vraag die raadslid Marc Heynderickx heeft gesteld tijdens de zitting van de gemeenteraadscommissie voor personeel, interne organisatie en sport op 15 september 2014, tijdens welke toelichting werd gegeven over de stand van zaken met betrekking tot de overdracht van het recreatiepark De Ster aan de provincie, of de overeenkomst met de provincie opnieuw moet worden voorgelegd aan de gemeenteraad ingevolge de toevoeging, bij de goedkeuring van het protocol door de provincieraad, van een ontbindende verklaring, dat aan het protocol geen wijzigingen werden aangebracht en dat het amendement is opgenomen in de artikels van het besluit van de provincieraad, zodat het protocol niet opnieuw aan de gemeenteraad moet worden voorgelegd. Voorzitter Freddy Willockx vraagt het akkoord van de raad voor de gezamenlijke behandeling van de punten 16quinquies. Tussentijds afbreken en heropbouwen van tent Sint in de Piste, 16sexies. Open brief van de horeca en 16septies. Organisatie donderdagse markt samen met evenementen op Grote Markt Sint- Niklaas, in het bijzonder tijdens Sint in de Piste en Winter in de Stad, die respectievelijk op verzoek van raadsleden Lieve Van Daele, Frans Wymeersch en Ine Somers aan de agenda werden toegevoegd. De raad stemt hiermee in. Voorzitter Freddy Willockx vraagt het akkoord van de raad voor de behandeling bij hoogdringendheid van punt 7. Patrimonium: b. Persoonlijke rechten: appartement Truweelstraat 136: bezetting ter bede: vaststellen voorwaarden overeenkomst. De raad stemt in met de behandeling bij hoogdringendheid van dit punt. Interpellatie van raadslid Frans Wymeersch die herinnert aan het feit dat niet werd ingegaan op zijn vraag, tijdens de gemeenteraadszitting van 29 augustus 2014, om, naar aanleiding van punt 7 over de principiële goedkeuring van de aankoop van een ondergrondse afvalcontainer voor het Sint-Nicolaasplein en de vaststelling van de voorwaarden van de gebruikersreglementen voor de ondergrondse afvalcontainers, in dezelfde zitting ook de tarieven voor het gebruik van die containers vast te stellen, vermits het college deze toch reeds principieel had bepaald, en die derhalve een verschillende benadering en aanpak vaststelt. Beantwoord door schepen Mike Nachtegael die uitlegt dat ook nog andere retributies moesten worden gewijzigd en dat ervoor werd geopteerd deze tegelijkertijd aan de gemeenteraad voor te leggen. Interpellatie van raadslid Jos De Meyer die de afvoering vraagt van punt 16bis. Openbare werken: verbeteringswerken aan bestaande grind- en dolomietverhardingen in Belselewegel (deel), Dorpswegel, Godsschalkwegel, Kruiswegel, Mispelaerwegel en Kattenheistraat: gunningsvoorwaarden en -wijze: vaststelling. Voorzitter Freddy Willockx vraagt het akkoord van de raad voor de afvoering, op verzoek van raadslid Mia Mortier, van punt 16undecies. Gemeenteraad: gemeenteraadscommissies: samenstelling: wijziging, en voor de behandeling bij hoogdringendheid, op verzoek van de fractie SOS 2012, van punt 16duodecies. Gemeenteraad: gemeenteraadscommissies: samenstelling: wijziging, als eerste punt van de agenda. De raad stemt in met de afvoering van punt 16undecies en met de behandeling bij hoogdringendheid van punt 16duodecies als eerste punt van de agenda. Vervolgens wordt overgegaan tot de behandeling van de agendapunten. 16duodecies. Gemeenteraad: gemeenteraadscommissies: samenstelling: wijziging 1 Algemeen beleid en veiligheid politieke organen /01 gemeenteraad Verslag Toelichtingen door raadslid Ali Salhi en voorzitter Freddy Willockx. GR 26 september

3 De fractie SOS 2012 dient heden een voordrachtakte in voor de wijziging van de samenstelling van volgende gemeenteraadscommissies: - gemeenteraadscommissie voor algemeen beleid, veiligheid, internationale samenwerking en erediensten: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor ruimtelijke ordening en stadsvernieuwing, groen en stadsreiniging, seniorenbeleid en evenementen: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor personeel, interne organisatie en sport: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor welzijn en diversiteit, flankerend onderwijsbeleid en burgerzaken: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor cultuur, toerisme en landbouw: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor openbare werken, waterbeheersing, foren en kermissen: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor stedelijk basisonderwijs en kinderopvang, wonen, inburgering en participatie: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor jeugd, duurzaamheid en natuur: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor mobiliteit, economie en werk: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor financiën: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid. Gemeentedecreet, artikelen 39 en 40, 7. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, artikel 21. Gemeenteraadsbeslissing van 2 januari 2013 houdende vorming, samenstelling en verkiezing voorzitters gemeenteraadscommissies. De gemeenteraad richt de gemeenteraadscommissies op, bepaalt het aantal en de bevoegdheden van die commissies en stelt de leden aan. De wijziging van de samenstelling van die commissies moet derhalve ook aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Artikel 39 3 van het gemeentedecreet bepaalt dat de voordrachten van mandaten voor een gemeenteraadscommissie worden ingediend door middel van een voordrachtakte, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Om ontvankelijk te zijn, moet de akte van voordracht, indien de fractie van het kandidaatcommissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, ondertekend zijn door minstens één lid van de betrokken fractie. De voordrachtakte is ontvankelijk. De wijziging van de samenstelling van vermelde gemeenteraadscommissies kan derhalve ter kennisneming aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Bijlagen Akte van voordracht fractie SOS Besluit: Enig artikel De gemeenteraad neemt kennis van de door de fractie SOS 2012 ingediende akte van voordracht voor de wijziging van de samenstelling van de hierna vermelde gemeenteraadscommissies: - gemeenteraadscommissie voor algemeen beleid, veiligheid, internationale samenwerking en erediensten: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor ruimtelijke ordening en stadsvernieuwing, groen en stadsreiniging, seniorenbeleid en evenementen: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; 3 GR 26 september 2014

4 - gemeenteraadscommissie voor personeel, interne organisatie en sport: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor welzijn en diversiteit, flankerend onderwijsbeleid en burgerzaken: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor cultuur, toerisme en landbouw: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor openbare werken, waterbeheersing, foren en kermissen: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor stedelijk basisonderwijs en kinderopvang, wonen, inburgering en participatie: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor jeugd, duurzaamheid en natuur: raadslid Mia Mortier als effectief lid en raadslid Ali Salhi als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor mobiliteit, economie en werk: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid; - gemeenteraadscommissie voor financiën: raadslid Ali Salhi als effectief lid en raadslid Mia Mortier als plaatsvervangend lid, waarna deze raadsleden zijn aangesteld als effectief of plaatsvervangend lid van de gemeenteraadscommissies waarvoor zij zijn voorgedragen. 1. Goedkeuring notulen gemeenteraadszitting 29 augustus 2014 Verslag Interpellatie van raadslid Jos De Meyer die herinnert aan de belofte van de burgemeester, naar aanleiding van de behandeling van punt 17sexies. De Stadskroniek - themanummer 2014, dat op zijn verzoek aan de agenda van vermelde zitting werd toegevoegd, om een gesprek te hebben met de directeurs van beide academies waarin de eventuele aanpassing van de website van beide instellingen aan bod zou kunnen komen, en die vraagt of dit gesprek ondertussen heeft plaatsgehad en binnen welke tijdsspanne de websites zullen worden aangepast met het oog op de verduidelijking van de informatie over de mogelijkheid om gebruik te maken van een kansenpas. Beantwoord door burgemeester Lieven Dehandschutter die meedeelt dat tijdens het gesprek van de directeurs de bereidheid bleek om de noodzakelijke aanpassingen te doen en die belooft betrokkenen nog eens te contacteren in verband met de tijdsdoelstellingen terzake. Beantwoord door voorzitter Freddy Willockx die bevestigt dat inderdaad een fout is geslopen in de informatie over één van beide instellingen. Interpellatie van raadslid Frans Wymeersch over het feit dat in het overzicht van de mondelinge vragen van vermelde gemeenteraadszitting 2 door hem gestelde vragen de status afgewerkt hebben gekregen, namelijk de vraag naar een betere bewegwijzering bij openbare werken en de vraag in verband met de doorgangsbewijzen voor de horeca tijdens het Na-Tourcriterium, terwijl uit de kolom opvolging niet duidelijk blijkt dat deze vragen zijn afgewerkt. Beantwoord door voorzitter Freddy Willockx die voorstelt dat de burgemeester deze aangelegenheid eens zou bekijken in de schoot van het college. Besluit: met algemene stemmen (38) De gemeenteraad keurt de notulen van de gemeenteraadszitting van 29 augustus 2014 goed. Raadslid Ine Somers en korpschef van politie Johan De Paepe voegen zich bij de raad. 2. Politieaangelegenheden: evaluatie camerasysteem kerngebied Sint-Niklaas: kennisneming 1 Algemeen beleid en veiligheid politiediensten /01 uitvoerende politiediensten Verslag Toelichting door burgemeester Lieven Dehandschutter. Interpellaties van raadsleden Patric Gorrebeeck, Filip Baeyens, Kris Van der Coelden en Ali Salhi. Beantwoord door korpschef van politie Johan De Paepe. GR 26 september

5 Eind januari 2014 nam de politie een camerasysteem in gebruik bestaande uit 21 camera's verspreid over het kerngebied van de stad. Na een goed half jaar werken met dit doorgedreven technisch middel, is het interessant enerzijds de meerwaarde ervan en anderzijds de beperkingen ervan te verwoorden. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van de beknopte evaluatie van het camerasysteem. Gemeentedecreet, artikel Met cameratoezicht wil het stadsbestuur de veiligheid op straat verhogen en de pakkans van daders vergroten. De beelden maken het o.a. mogelijk personen die strafbare feiten hebben gepleegd te herkennen en te identificeren. De camera s bewijzen ook hun nut in het beheer van massa-evenementen en helpen bij de aansturing van politieploegen bij incidenten allerhande. Ten slotte is het camerasysteem een nuttig instrument om het verkeer te observeren om de mobiliteit in de binnenstad te garanderen. Bijlagen Evaluatie camerasysteem kerngebied Sint-Niklaas. Besluit: Enig artikel De gemeenteraad neemt kennis van de evaluatie van het camerasysteem in het kerngebied van Sint- Niklaas. Korpschef van politie Johan De Paepe verlaat de raad. De punten 3a en 3b worden samen behandeld. 3. Erediensten: kerkfabrieken: Sint-Nicolaas: a. Pand Houtbriel 29: dringende instandhoudingswerken: gunstig advies en vaststelling stadsaandeel 1 Algemeen beleid en veiligheid erediensten Met brief van 19 augustus 2014 vraagt de kerkfabriek Sint-Nicolaas een investeringstoelage voor het uitvoeren van dringende instandhoudingswerken aan het pand Houtbriel 29. Op 24 juli 2014 is de gevel van de dakkapel van het pand, dat eigendom is van de kerkfabriek, losgekomen van het dak en werden dringende veiligheidsmaatregelen genomen. Nu moet de dakkapel opnieuw worden opgebouwd. Kostenraming werken: ,35 EUR, inclusief 6 % btw. Aan de raad wordt gevraagd de uitvoering van deze werken gunstig te adviseren en het stadsaandeel vast te stellen. Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 43 2, 11 betreffende het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten worden toegewezen en het vaststellen van de voorwaarden ervan en artikel 57 3 houdende vaststelling van de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten. 5 GR 26 september 2014

6 De kerkfabriek heeft firma's gecontacteerd om de nodige herstellingen te laten uitvoeren. 2 firma s hebben een offerte ingediend. De kerkraad heeft op 14 augustus 2014 de werken toegewezen aan de indiener van de meest voordelige offerte, namelijk NDS nv uit Deinze, voor een bedrag van ,75 EUR, btw inbegrepen. De kosten van de stelling worden geraamd op 2.607,60 EUR, btw inbegrepen. De huurinkomsten van het pand ( EUR op jaarbasis) worden gebruikt voor de exploitatie-uitgaven van de kerkfabriek. In afspraak met het stadsbestuur worden geen huurinkomsten gereserveerd voor eventuele investeringswerken aan het pand. De noodzakelijke wijziging van het budget voor het lopende jaar en van het meerjarenplan van de betrokken kerkfabriek wordt in zitting van heden eveneens voorgelegd aan de gemeenteraad. Adviezen Dienst monumentenzorg: Het betreft een waardevol gebouw dat is opgenomen in de Inventaris van het Bouwkundig Erfgoed. De dakkapel moet dan ook hersteld worden naar bestaand model. Dienst financiën: Investeringstoelage te verrekenen op budgetcode 2014/ /CVO/0720/03 -Actienummer (Investeringstoelagen toekennen aan kerkfabrieken, in relatie tot goedgekeurd meerjarenplan kerkfabrieken). Krediet ramingnummer: EUR (100 % beschikbaar op 4 september 2014). Visum financieel beheerder: Gunstig. Besluit: met 37 stemmen voor (N-VA, sp.a-groen, CD&V, Vlaams Belang, SOS 2012) en 2 onthoudingen (Open Vld) Artikel 1 De gemeenteraad geeft gunstig advies over de beslissing van 14 augustus 2014 van de kerkraad van de kerkfabriek Sint-Nicolaas voor de dringende uitvoering van instandhoudingswerken aan het pand Houtbriel 29. Artikel 2 De gemeenteraad stelt het stadsaandeel vast op ,35 EUR, btw inbegrepen. Artikel 3 De gemeenteraad beslist de uitgaven te verrekenen op budgetcode 2014/ /CVO/0720/03 -Actienummer (Investeringstoelagen toekennen aan kerkfabrieken, in relatie tot goedgekeurd meerjarenplan kerkfabrieken). Artikel 4 De gemeenteraad beslist voor de financiering van deze buitengewone uitgaven een lening op te nemen vóór het einde van het boekjaar waarin de uitgave effectief werd vastgelegd en gaat ermee akkoord om in afwachting van de effectieve opneming van de lening, de uitgave geheel of gedeeltelijk te prefinancieren met eigen middelen. 3. Erediensten: kerkfabrieken: Sint-Nicolaas: b. Budget 2014: wijziging nr. 1 en meerjarenplan : wijziging: goedkeuring 1 Algemeen beleid en veiligheid erediensten Het onroerend goed aan Houtbriel 29 is eigendom van de kerkfabriek Sint-Nicolaas. Op 24 juli 2014 is de gevel van de dakkapel losgekomen van het dak en waren dringende veiligheidsmaatregelen nodig om het neerstorten van stenen te vermijden. Om verdere kosten te vermijden, moesten zo snel mogelijk afbraakwerken en werken voor een tijdelijke bescherming tegen waterinsijpeling uitgevoerd worden. Aansluitend kon de stelling worden weggenomen. In een tweede fase in het najaar (niet vóór 1 oktober 2014) zal de dakkapel terug worden opgebouwd. De kostprijs voor voormelde werken bedraagt 2.607,60 EUR, inclusief btw, voor het huren van de stelling, en ,75 EUR, inclusief btw, voor afbraak en opbouw. Deze wer- GR 26 september

7 ken kunnen gefinancierd worden mits een bijkomende investeringstoelage van de stad van EUR in 2014, die past binnen de huidige kredieten. In het meerjarenplan van was voor 2015 een investeringstoelage van EUR voorzien, die nu bij wijziging van dit meerjarenplan wordt teruggebracht naar EUR. Hierdoor wordt de meeruitgave voor de stad in 2014 gecompenseerd door de minderuitgave in Aan de raad wordt gevraagd de wijziging nr. 1 van het budget 2014 en de wijziging van het meerjarenplan goed te keuren. Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten. Brief van 25 augustus 2014 van Centraal Kerkbestuur met betrekking tot indiening wijziging nr. 1 van het budget 2014 en wijziging van het meerjarenplan van de kerkfabriek Sint-Nicolaas. De werken, die niet voorzien waren in het oorspronkelijk meerjarenplan , moeten gefinancierd worden met een bijkomende investeringstoelage van EUR in De gemeenteraad moet deze budgetwijziging bijgevolg goedkeuren aangezien het budget wel nog kadert binnen het ingediende meerjarenplan van de betrokken kerkfabriek, maar een verschuiving van de kredieten heeft plaatsgevonden tussen 2014 en Invloed op de exploitatietoelage van de stad: geen. Invloed op de investeringstoelage van de stad: : EUR (de stadstoelage wordt EUR in plaats van EUR); : EUR (de stadstoelage wordt EUR in plaats van EUR). Adviezen Dienst financiën: Investeringstoelage te verrekenen op actie raming van het budget Krediet beschikbaar. Bij de opmaak van het budget 2015 van de stad zal de aanpassing van het meerjarenplan van de kerkfabrieken hierin worden verwerkt. Visum financieel beheerder: Gunstig. Bijlagen Budgetwijziging nr. 1 kerkfabriek Sint-Nicolaas. Meerjarenplan kerkfabriek Sint-Nicolaas. Brief kerkfabriek Sint-Nicolaas: toelichting werken. Coördinatietabel budget en meerjarenplan kerkfabrieken. Besluit: met 37 stemmen voor (N-VA, sp.a-groen, CD&V, Vlaams Belang, SOS 2012) en 2 onthoudingen (Open Vld) Artikel 1 De gemeenteraad keurt de wijziging nr. 1 van het budget 2014 en het aangepast meerjarenplan van de kerkfabriek Sint-Nicolaas, waarvan een exemplaar als bijlage aan de notulen van deze zitting wordt gehecht, goed. Artikel 2 De gemeenteraad beslist het stadsaandeel ten bedrage van EUR te laten verrekenen op het meerjarenplan van het centraal kerkbestuur. 4. Gemeentegebouwen: a. Politiehuis: vernieuwen ramen en deuren dienst maatschappelijke cel: gunningsvoorwaarden en -wijze: vaststelling 1 Algemeen beleid en veiligheid 0400 politiediensten 0400/99 overige politiediensten Door de stedelijke ontwerpendienst werden de gunningsvoorwaarden en -wijze opgemaakt voor het vernieuwen van de ramen en deuren in de dienst maatschappelijke cel van het politiehuis. De kosten van de- 7 GR 26 september 2014

8 ze werken, die zullen worden gegund via onderhandelingsprocedure na raadpleging, worden indicatief geraamd op EUR, btw verlegd. Aan de raad wordt gevraagd akkoord te gaan met de uitvoering van deze werken en de gunningsvoorwaarden en -wijze vast te stellen. Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 43 2, 11 betreffende het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten worden toegewezen en het vaststellen van de voorwaarden ervan en artikel 57 3 houdende vaststelling van de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. De houten buitenramen en -deuren van de dienst maatschappelijke cel zijn rot en kunnen niet meer hersteld worden. Zij zullen vervangen worden door ramen en deuren in aluminium. Adviezen Dienst financiën: Uitgave te verrekenen op artikel 33001/ van de begroting Krediet voorzien voor deze werken: EUR. Visum financieel beheerder: Gunstig. Besluit: met algemene stemmen (39) Artikel 1 De gemeenteraad gaat in principe akkoord met het vernieuwen van de ramen en deuren van de dienst maatschappelijke cel van het politiehuis. Artikel 2 De gemeenteraad stelt de gunningsvoorwaarden en -wijze voor deze werken, zoals opgemaakt door de stedelijke ontwerpendienst en waaruit o.a. blijkt dat de uitvoering van deze werken indicatief mag geraamd worden op EUR, btw verlegd, vast. De btw ten bedrage van 4.112,22 EUR zal rechtstreeks aan de Belgische Staat worden betaald. Artikel 3 De gemeenteraad beslist de werken te gunnen via onderhandelingsprocedure na raadpleging. Artikel 4 De gemeenteraad beslist de uitgaven te verrekenen op artikel 33001/ van de begroting Artikel 5 De gemeenteraad beslist voor de financiering van deze buitengewone uitgaven een lening op te nemen vóór het einde van het boekjaar waarin de uitgave effectief werd vastgelegd en gaat ermee akkoord om in afwachting van de effectieve opneming van de lening, de uitgave geheel of gedeeltelijk te prefinancieren met eigen middelen. Schepen Christel Geerts voegt zich bij de raad. 4. Gemeentegebouwen: b. Kasteel Walburg: renovatie stookplaats: gunningsvoorwaarden en -wijze: vaststelling 1 Algemeen beleid en veiligheid overige algemene diensten /09 gebouwen Verslag Interpellaties van raadsleden Marc Heynderickx, Frans Wymeersch, Ine Somers, Ali Salhi en Jos De Meyer. GR 26 september

9 Beantwoord door schepen Peter Buysrogge. De stookplaats van kasteel Walburg moet gerenoveerd worden om volgende redenen: - de operationaliteit van de stookinstallatie kan niet meer worden gegarandeerd (uitvallen ten gevolge van slijtage); - de stookplaats voldoet niet meer aan de wettelijke bepalingen (o.a. toegang tot de stookplaats moet gebeuren via een sas, onderverluchting stookplaats, loskomen bezetwerk plafond). Door het studiebureau Technum-Tractebel Engineering nv, Kortrijksesteenweg 1144A, 9051 Gent, werden de gunningsvoorwaarden en -wijze opgemaakt voor de renovatie van de stookplaats. Indicatieve raming: EUR, btw verlegd. Gunning: na open aanbesteding. Aan de raad wordt gevraagd in principe akkoord te gaan met de uitvoering van deze werken en de gunningsvoorwaarden en -wijze vast te stellen. Wet van 15 juni 2006 en KB plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en KB tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 43 2, 11 betreffende het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten worden toegewezen en het vaststellen van de voorwaarden ervan en artikel 57 3 houdende vaststelling van de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. Voor de renovatie van de stookplaats moeten volgende werken uitgevoerd worden: - bouwkundige aanpassingswerken: uit te voeren in eigen beheer (dienst gebouwen) - technische aanpassingswerken: uit te voeren door derden na het uitschrijven van een open aanbesteding. De aanneming voor de cv-installatie omvat in hoofdzaak: - het slopen en afvoeren van alle technische installaties in de stookplaats; - het opstoppen van niet-hergebruikte doorvoeren door wanden en vloeren en het volgens de regels van de kunst aanwerken van gebruikte doorvoeropeningen, inclusief het herschilderen (2 lagen) in dezelfde kleur als de huidige afwerking; - het leveren en plaatsen van een nieuwe cv-installatie met alle toebehoren zoals beschreven in het bestek, met inbegrip van ketels, collector, leidingen, circulatoren, kraanwerk, appendages, elektrisch bord en gebouwenbeheersysteem; - het leveren en plaatsen van nieuwe schouwelementen tot aan de gemetselde schouw en het uitrusten van deze schouw met een glasvezelkous of rvs-schoorsteen; - het plaatsen van gasdetectiekoppen met alle toebehoren, aan te sluiten op de bestaande gasdetectiecentrale "Dalemans - model F" naast de toegangsdeur. Uitvoeringstermijn: 20 werkdagen. De concessiehouder heeft gevraagd de noodzakelijke renovatiewerkzaamheden zeker af te ronden vóór 31 december Adviezen Dienst financiën: Uitgave te verrekenen op budgetcode 2014/ /ABV/0119/09 - actienummer (uitvoeren onderhoudsprogramma stadsgebouwen - Ramingnummer Krediet ramingnummer: EUR - Beschikbaar krediet ramingnummer op 5 september 2014: ,04 EUR. Raming budgettaire kost: EUR ,00 EUR (21 % btw rechtstreeks te storten aan de Belgische Staat volgens het systeem van verlegging) = EUR. Visum financieel beheerder: Gunstig. Besluit: met 24 stemmen voor (N-VA, sp.a-groen), 9 stemmen tegen (CD&V, SOS 2012) en 7 onthoudingen (Vlaams Belang, Open Vld) Artikel 1 De gemeenteraad gaat in principe akkoord met de renovatie van de stookplaats van kasteel Walburg. 9 GR 26 september 2014

10 Artikel 2 De gemeenteraad stelt de gunningsvoorwaarden en -wijze voor deze werken, zoals opgemaakt door de stedelijke ontwerpendienst en waaruit o.a. blijkt dat de uitvoering van deze werken indicatief mag geraamd worden op EUR, btw verlegd, vast. De btw ten bedrage van EUR zal rechtstreeks aan de Belgische Staat worden betaald. Artikel 3 De gemeenteraad beslist de werken te gunnen via open aanbesteding. Artikel 4 De gemeenteraad beslist de uitgaven te verrekenen op budgetcode 2014/ /ABV/0119/09 - actienummer (uitvoeren onderhoudsprogramma stadsgebouwen - Ramingnummer Artikel 5 De gemeenteraad beslist voor de financiering van deze buitengewone uitgaven een lening op te nemen vóór het einde van het boekjaar waarin de uitgave effectief werd vastgelegd en gaat ermee akkoord om in afwachting van de effectieve opneming van de lening, de uitgave geheel of gedeeltelijk te prefinancieren met eigen middelen. 5. Interne organisatie: voorstel organisatiebeheersing: goedkeuring 1 Algemeen beleid en veiligheid overige algemene diensten /01 beleidsondersteuning Verslag Toelichting door schepen Peter Buysrogge. Om tegemoet te komen aan de bepalingen over interne controle in het gemeentedecreet (artikels 99 tot en met 101), is een plan van aanpak uitgewerkt en voorgesteld in een document over organisatiebeheersing. Het voorstel bestaat uit twee delen. Het eerste deel is een theoretisch deel waarin de context, het wettelijk kader en de toegevoegde waarde van organisatiebeheersing worden beschreven. Het tweede deel omvat de wijze waarop het systeem van organisatiebeheersing kan worden uitgewerkt voor de stad Sint-Niklaas. Dit is een belangrijk punt, aangezien organisatiebeheersing maatwerk is en voor elke organisatie op een andere wijze wordt uitgevoerd. Aan de raad wordt gevraagd dit voorstel goed te keuren. Gemeentedecreet, artikelen 99 tot en met 101. Besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Audit Vlaanderen" en tot wijziging van diverse besluiten. Gemeenteraadsbeslissing van 28 september 2007 houdende goedkeuring van het internecontrolesysteem. Theoretisch deel Het eerste deel van het voorstel tot organisatiebeheersing in Sint-Niklaas gaat dieper in op: - de bepalingen van het gemeentedecreet; - de oprichting van het Agentschap Audit Vlaanderen; - het COSO-ERM-kader dat in 2007 door de gemeenteraad werd vastgesteld; - de toegevoegde waarde van organisatiebeheersing; - de verschillende begrippen rond organisatiebeheersing; - de randvoorwaarden voor het uitbouwen van een systeem van organisatiebeheersing. Voorstel plan van aanpak Het tweede deel van het voorstel bevat een stappenplan om op een gestructureerde wijze aan organisatiebeheersing te doen. Dit is het meest essentiële onderdeel van het voorstel. Het beschrijft namelijk de manier waarop organisatiebeheersing op een systematische wijze kan worden uitgewerkt voor de stad Sint- Niklaas. GR 26 september

11 De uitwerking van het systeem van organisatiebeheersing zal gestructureerd worden op twee niveaus: 1. Organisatieniveau; 2. Procesniveau. Hoewel de stappen hieronder na elkaar zijn weergegeven, kunnen de acties op beide niveaus wel parallel lopen. Er wordt tegelijkertijd gewerkt aan organisatiebeheersing op organisatieniveau en organisatiebeheersing op procesniveau. Stap 2.1. Leidraad Audit Vlaanderen: doelstellingen organisatiebeheersing en risico's bepalen Timing - Testversie uitgevoerd in maart Aanvullende zelfevaluatie door managementteam in maart - april Zelfevaluatie door organisatiebreed team in 2016 en daarna om de twee jaar 2.2 Vastleggen van maatregelen en acties Maatregelen en acties op organisatieniveau vastgelegd in augustus 2014, ter uitvoering in 2014 en Selectie van kritische processen Bevraging diensthoofden in voorjaar 2015 aan de hand van de prioriteitenmatrix stedelijke activiteiten 4. Risico-identificatie en analyse per proces Planning wordt opgemaakt na resultaten prioriteitenmatrix stedelijke activiteiten (half 2015) 5. Opvolging en rapportering Opvolging van maatregelen op organisatieniveau en procesniveau driemaandelijks door managementteam Stappen 1 en 2 hebben betrekking op het organisatieniveau. De documenten en/of instrumenten die hiervoor worden gebruikt, zijn de leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen, het VVSG-zelfevaluatiemodel en een actieplan met maatregelen. Stappen 3 en 4 hebben betrekking op het procesniveau. De documenten en/of instrumenten die hiervoor worden gebruikt, zijn de prioriteitenmatrix met stedelijke activiteiten, het sjabloon voor de risicoanalyse op procesniveau en de risico-actielijst. Stap 5 heeft betrekking op het opvolgen en monitoren van de verbeteracties en maatregelen op organisatie- en procesniveau. Dit zal elke drie maand gebeuren door het managementteam aan de hand van het actieplan met maatregelen op organisatieniveau en de risico-actielijst met maatregelen op procesniveau. Per stap wordt uitgelegd wat het doel is, wat de aanpak inhoudt en wat het vooropgestelde resultaat zal zijn. Bij sommige stappen zijn al resultaten geboekt, die worden dan ook toegelicht bij die betreffende stappen. Het doel van de vijf stappen is het ontwikkelen van een onderbouwd systeem van organisatiebeheersing door het in kaart brengen van mogelijke risico s en het voorstellen en uitwerken van beheersmaatregelen om die risico s te verkleinen of te vermijden. Huidige resultaten Wat de organisatiebeheersing op organisatieniveau betreft, zijn de volgende risico's gesignaleerd tijdens de testversie van de leidraad van Audit Vlaanderen: Nr. Risico-omschrijving Voorgestelde maatregel Realisatie 1 De doelstellingen uit het Witboek worden niet bereikt door onvoorziene gebeurtenissen of andere hinderpalen. Per departement doelstellingen in kaart 2016 brengen en analyseren op risico s: vóór opstellen Witboek, dus als onderdeel van het beleidsplanningsproces + evaluatie midden bestuursperiode om te kunnen bijsturen. Kan aan de hand van sjabloon risicoanalyse procesniveau. Zie ook maatregel bij risico s 5 en GR 26 september 2014

12 2 De processen zijn niet altijd voldoende in kaart gebracht, dus worden ook niet altijd op kwaliteit getoetst. 3 Medewerkers zijn onvoldoende formeel bezig met de risico s die met hun opdrachten te maken hebben. 4 Dezelfde gegevens kunnen dubbel worden geregistreerd of manueel ingegeven, waardoor fouten ontstaan. 5 Er zijn rapportagegegevens beschikbaar, maar: - ze bevatten niet altijd de juiste data; - ze zijn niet altijd tijdig opgesteld; - ze worden niet altijd aan de juiste bestemmeling bezorgd; - ze zijn soms moeilijk te begrijpen. 6 Er zijn nog niet voldoende indicatoren vastgelegd om beleidsinfo op te volgen. 7 Er wordt niet altijd systematisch gemonitord over de dagelijkse werking. 8 Het personeelsbeleid verloopt nog niet coherent en duurzaam genoeg. 9 Er is nog niet voldoende aandacht voor het behoefteplan of de personeelsplanning op middellange en lange termijn. 10 Het risico bestaat dat het personeelsbudget zonder bijkomende maatregelen ontoereikend kan zijn. 11 Omgaan met dilemma's of moeilijke situaties wordt te weinig onder de aandacht gebracht, medewerkers Actualisatie van de takeninventaris aan de hand van de prioriteitenmatrix stedelijke activiteiten. Een aantal risicovolle processen worden uitgetekend + risicoanalyse, zie oplijsting te onderzoeken processen in voorstel en in 2015 prioriteitenmatrix activiteiten. Actualisatie van de takeninventaris aan de hand van de prioriteitenmatrix stedelijke activiteiten + prioritisering risicovolle processen Inventarisatie van beheerde gegevens per dienst, integreren in visie informatiemanagement. - Bepalen welke rapporten het MT en het college nodig hebben, welke info relevant is (en wat we al van die info hebben) over de dagelijkse werking. - Een meetsysteem ontwikkelen (~hoe het gevraagde meten? En hoe de info ontsluiten?). Bijkomende indicatoren bepalen en vastleggen. - Bepalen welke rapporten het MT nodig heeft en welke info relevant is (en wat we al van die info hebben) over de dagelijkse werking. - Een meetsysteem ontwikkelen (~hoe het gevraagde meten? En hoe de info ontsluiten?) - Beleidsplannen uitwerken: personeelsbeleid, vormingsbeleid en budgetplan. - Voldoende ruimte krijgen om personeelsbeleid uit te werken. - HR-doelstellingen met termijnen opnemen in beleidsplannen. Behoefteplan en personeelsplanning laten uitwerken door clustermanagers, in samenwerking met personeelsdienst en dienst beleidsondersteuning. Maandelijks opvolgen via werkgroep budgetcontrole + behoefteplan. Arbeidsreglement en deontologische code opnieuw vaststellen in samenspraak met OCMW en daarna communiceren. Voorjaar spreiding van processen over de volgende jaren Voorjaar spreiding van processen over de volgende jaren 2016 Juni 2015 Juni 2015 Juni Permanent Na synergie personeel stad en OCMW + GR 26 september

13 worden hierin te weinig getraind. 12 Er worden veel richtlijnen verspreid waardoor de personeelsleden ze niet altijd meer lezen. 13 De informatiedoorstroming verloopt niet altijd efficiënt en effectief. 14 Er kunnen risico s bestaan op vlak van de inning van ontvangsten. 15 Verschillende mogelijke risico s i.v.m. inventaris, catalogi, processen. 16 Er is onvoldoende studie naar en concrete uitwerking van centrale databanken. 17 Het risico bestaat dat een globaal beeld van het managementteam op de organisatiebeheersing over de hele organisatie ontbreekt. Bijlagen Rapport organisatiebeheersing: context en stappenplan. Meer dilemmatrainingen houden en herhalen. Systeem van richtlijnen herbekijken in kader van het nieuwe intranet. herhaling om de 2 jaar Vastleggen van duidelijke informatielijnen Ontvangstenstroom in kaart brengen. Processen bekijken. De verschillende processen rond facilitaire middelen worden in kaart gebracht, verbeterd en geïmplementeerd in het kader van het FACILSYN-project. Werkgroep rond informatiemanagement. Het managementteam voert een zelfevaluatie uit aan de hand van het VVSG-model (reflectie over 4 onderdelen: management, middelen, dienstverlening, meten en verbeteren) Permanent April 2015 Besluit: met 26 stemmen voor (N-VA, sp.a-groen, Open Vld) en 14 onthoudingen (CD&V, Vlaams Belang, SOS 2012) Enig artikel De gemeenteraad keurt het voorstel om te werken rond organisatiebeheersing in vijf stappen goed. Een exemplaar van het rapport organisatiebeheersing wordt als bijlage aan de notulen van deze zitting gehecht. Raadslid Ronny Suy verlaat de raad. 6. Begraafplaatsen: parkbegraafplaats Heimolen: bouwen columbarium en aanleggen columbariumveld: gunningsvoorwaarden en -wijze: vaststelling 4 Welzijn begraafplaatsen Verslag Interpellatie van raadslid Patric Gorrebeeck. Beantwoord door schepen Sofie Heyrman. Door de stedelijke ontwerpendienst werden de gunningsvoorwaarden en -wijze opgemaakt voor de bouw van een nieuw columbarium op de parkbegraafplaats Heimolen. De kostprijs van deze werken, die zullen worden gegund via onderhandelingsprocedure na raadpleging, wordt indicatief geraamd op EUR, btw verlegd. Tevens werden door de groendienst de gunningsvoorwaarden en -wijze opgemaakt voor de aanleg van een columbariumveld. De eigen diensten zullen deze werken uitvoeren na aankoop van de nodige materialen. De kostprijs van de leveringen, die zullen worden gegund via onderhandelingsprocedure na raadpleging, wordt indicatief geraamd op EUR, btw inbegrepen. 13 GR 26 september 2014

14 Aan de raad wordt gevraagd in principe akkoord te gaan met de uitvoering van deze werken en de gunningsvoorwaarden en -wijze vast te stellen. Wet van 15 juni 2006 en KB plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en KB tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 43 2, 11 betreffende het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten worden toegewezen en het vaststellen van de voorwaarden ervan en artikel 57 3 houdende vaststelling van de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. Op de parkbegraafplaats Heimolen worden jaarlijks ongeveer 100 asurnen bijgezet in een columbariumnis. In 2012 werd een laatste columbarium gebouwd op het perk voor dit type teraardebestelling. Op dit ogenblik zijn nog slechts 39 nissen beschikbaar. Aangezien op de huidige locatie geen plaats meer is voor een nieuw columbarium moet een nieuwe zone worden aangelegd. Om te voorkomen dat de columbaria die in latere jaren gebouwd zullen worden zullen verschillen waardoor geen eenvormig perk zou worden gevormd, moet het nieuw perk in zijn totaliteit uitzicht en afmetingen van de columbaria, ligging van de wandelpaden, locatie van de rustpunten, beplanting en stadsmeubilair uitgevoerd worden zoals beschreven in het masterplan. Adviezen Dienst begraafplaatsen: Gunstig: Op de parkbegraafplaats Heimolen, achter de urnenheuvel, is een grote zone beschikbaar voor het plaatsen van columbaria. Uit esthetisch oogpunt is het aan te raden om nieuwe columbaria met een gelijkaardig strak design als het ovengebouw van de Intergemeentelijke Samenwerking Westlede te ontwerpen. Technische dienst: Gunstig: De groendienst, de dienst begraafplaatsen en de technische dienst hebben een masterplan uitgewerkt voor de realisatie van een nieuw columbariumperk. Er is gekozen voor een prefab betonnen columbariumelement voorzien van telkens 9 of 6 nissen. De columbariumwanden inclusief sokkel worden rug tegen rug ingepast op het nieuw te realiseren columbariumperk. Door de eenvoudige strakke vormgeving en de identieke materialen als het crematorium van Intercommunale Westlede vormen ze één geheel. Het element zal bestaan uit vlakke witte betonuitvoering, de nissen worden afgesloten met natuurstenen platen of met een helder plexiglas. Doordat de afsluitplaten dieper in de nissen worden gemonteerd, is er voldoende plaats voor een bloemetje, een kaars of andere gedenkingen. De nissen zijn zodanig ontworpen dat er twee urnen in passen. Een bijkomend argument voor de keuze van de prefab betonnen columbariumelementen is de snelle levering en montagesnelheid en de lage kostprijs. De kostprijs voor de levering en plaatsing van een 200-tal nissen wordt geraamd op EUR exclusief btw. Groendienst: Gunstig. Het masterplan werd opgebouwd vanuit twee hoofdpaden bestaande uit ternair zand. Op de kruising van deze paden zal een bezinningsplein geconstrueerd worden. Dit bezinningsplein zal een serene ontmoetingsplek worden met meerstammige witte berken waar enkele zitelementen geplaatst zullen worden bestaande uit dezelfde materialen als de columbariumwanden, namelijk strakke witte betonuitvoering. Naast de hoofdpaden worden ook enkele kleinere zijpaden voorzien om de ruimte verder op te delen en de verschillende columbariumelementen bereikbaar te maken. Deze paden worden eveneens in ternair zand uitgevoerd. De paden zullen de bestaande glooiingen van het huidig terrein volgen om het natuurlijk karakter van de parkbegraafplaats te versterken en onnodig grondverzet te vermijden. In het huidig terreinprofiel blijft, bij hevige regenval, op een bepaalde plaats steeds water staan. Op deze plaats zal een wadi voorzien worden. Hier kan het afstromende water van het terrein opgevangen worden en infiltreren. Het terrein rond de columbariumelementen zal onderhouden worden als gazon. Waar voldoende ruimte aanwezig is tussen de verschillende elementen zal een bloemenweide ingezaaid worden en extensief onderhouden worden. In deze zones zullen ook bomen voorzien worden. De plantdichtheid van de bomen zal toenemen naarmate het begraafbos dichterbij komt, dit om een overgangszone te creëren naar het begraafbos toe. De kostprijs voor de omgevingswerken wordt geraamd op EUR inclusief btw. (deze werken omvatten: grondwerken, verhardingswerken, groenaanleg, leveren en plaatsen van meubilair, ). GR 26 september

15 Logistieke dienst: Voor de aankoop van materialen nodig voor de omgevingswerken die door eigen personeel worden uitgevoerd, zal door onze dienst in overleg met de betrokken uitvoerende diensten prijs worden gevraagd. De toewijzing zal door onze dienst in een latere zitting (na de GR) aan het college worden voorgelegd. Dienst financiën: Bouw columbarium te verrekenen op budgetcode 2014/ /WEL/ Actienummer (Columbaria bouwen) Ramingnummer Voorziene kredieten: Dienstjaar 2014: EUR (100% beschikbaar op 10 juni 2014). Dienstjaar 2015: EUR. Dienstjaar 2016: EUR. Dienstjaar 2017: EUR. Dienstjaar 2018: 0 EUR. Dienstjaar 2019: EUR. Visum financieel beheerder: Gunstig. Besluit: met algemene stemmen (39) Artikel 1 De gemeenteraad gaat in principe akkoord met het bouwen van een columbarium en het aanleggen van een columbariumveld op de parkbegraafplaats Heimolen. Artikel 2 De gemeenteraad stelt de gunningsvoorwaarden voor de bouw van een columbarium, zoals opgemaakt door de stedelijke ontwerpendienst en waaruit o.a. blijkt dat de uitvoering van deze werken indicatief mag geraamd worden op EUR, btw verlegd, vast. De btw ten bedrage van EUR zal rechtstreeks aan de Belgische Staat worden betaald. Artikel 3 De gemeenteraad stelt de gunningsvoorwaarden voor de aankoop van materiaal voor de aanleg van een columbariumveld, zoals opgemaakt door de stedelijke groendienst en waaruit o.a. blijkt dat de levering indicatief mag geraamd worden op EUR, btw inbegrepen, vast. Artikel 4 De gemeenteraad beslist de werken en leveringen te gunnen via onderhandelingsprocedure na raadpleging. Artikel 5 De gemeenteraad beslist de uitgaven te verrekenen op budgetcode 2014/ /WEL/ Actienummer (Columbaria bouwen) Ramingnummer Artikel 6 De gemeenteraad beslist voor de financiering van deze buitengewone uitgaven een lening op te nemen vóór het einde van het boekjaar waarin de uitgave effectief werd vastgelegd en gaat ermee akkoord om in afwachting van de effectieve opneming van de lening, de uitgave geheel of gedeeltelijk te prefinancieren met eigen middelen. Raadslid Ronny Suy voegt zich opnieuw bij de raad. 7. Patrimonium: a. Zakelijke rechten: Vrije Ateliers: erfpacht en afsprakennota synergie: vaststellen voorwaarden akte en nota 2 Ruimte, milieu en economie gebiedsontwikkeling /01 onroerende rechten Verslag Toelichting door schepen Annemie Charlier. Interpellaties van raadsleden Luk Huys, Patric Gorrebeeck en Ilse Bats. 15 GR 26 september 2014

16 Beantwoord door schepen Annemie Charlier. De stad wenst de hoogbouw op de site van de Vrije Ateliers, Rode Kruisstraat 25, 9100 Sint-Niklaas, in erfpacht te geven aan de Volkshogeschool Waas-en-Dender (Vormingplus) om er haar werking te organiseren. Voor de synergie met de Vrije Ateliers wordt een afsprakennota opgemaakt. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de voorwaarden van het ontwerp van erfpachtakte en van de afsprakennota vast te stellen. Artikel 42 en 43 van het gemeentedecreet van 15 juli De Volkshogeschool Waas-en-Dender vzw (Vormingplus), Grote Baan 183, 9120 Beveren, is één van de dertien regionale volkshogescholen in Vlaanderen, erkend en gesubsidieerd door het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Ze heeft haar werking in de regio van de arrondissementen Sint-Niklaas en Dendermonde. Vormingplus organiseert een waaier aan educatieve activiteiten die volwassenen persoonlijke, sociale en culturele competenties bijbrengen en de deelname aan de samenleving stimuleren. Momenteel is Vormingplus op zoek naar een nieuwe locatie met voldoende ruimte om haar werking te organiseren. De stad wenst hiervoor de hoogbouw op de site van de Vrije Ateliers, Rode Kruisstraat 25, 9100 Sint- Niklaas, in erfpacht te geven. De belangrijkste bepalingen van het ontwerp van erfpachtakte zijn de volgende: - voorwerp: de hoogbouw gelegen Rode Kruisstraat 25, 9100 Sint-Niklaas, kadastraal bekend 7de afdeling, sectie B, deel van nummer 407V, welk goed uitsluitend bestemd is voor activiteiten in overeenstemming met de doelstellingen van Vormingplus, zoals bepaald in hoofdstuk 2 van de oprichtingsstatuten; - doel: het erfpachtrecht wordt verleend om reden van openbaar nut, namelijk met het oog op het organiseren van educatieve activiteiten in het kader van sociaal-cultureel volwassenenwerk en de stimulatie van de deelname aan de samenleving; - duur: 50 jaar, aanvang nemend op 15 augustus 2015 om van rechtswege te eindigen op 14 augustus 2065; - vergoeding: de cijns of canon, door de erfpachthouder aan de stad verschuldigd, wordt voor de eerste 25 jaar van deze akte vastgesteld op 1 symbolische EUR/jaar. Vanaf 15 augustus 2040 wordt de cijns of canon vastgesteld op EUR/jaar, overeenkomstig het schattingsverslag van 10 juni 2014, opgemaakt door de heer Johan Koppen, beëdigd landmeter-expert, jaarlijks aanpasbaar aan het gezondheidsindexcijfer; - de stad verleent aan de erfpachthouder een erfdienstbaarheid van doorgang en ondergrondse leidingen; - de erfpachthouder engageert zich ertoe een synergie op te starten met de activiteiten van de Vrije Ateliers. Hiervoor zal in samenspraak met de stad, voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze erfpachtakte, een praktische regeling worden uitgewerkt tussen de beide partijen door middel van een afsprakennota; - de stad verleent een medegebruiksrecht voor de buitenruimte met inbegrip van de parking. De modaliteiten van dit medegebruiksrecht zullen in de afsprakennota worden vastgesteld; - alle kosten voor het gebruik van water, gas, elektriciteit, enz. in het in erfpacht gegeven goed (o.a. abonnementsgelden, ) zijn ten laste van de erfpachthouder. De verrekening van de kosten voor het gebruik van water, gas en elektriciteit zal gebeuren op basis van de meetgegevens van de respectievelijke tussenmeters, de gangbare tarieven en de daaraan verbonden bijdragen; - de erfpachthouder verbindt zich ertoe de renovatiewerken op zich te nemen zoals beschreven in de haalbaarheidsstudie van 29 januari De kosten voor deze werken worden geraamd op EUR. De werken worden uitgevoerd binnen de 5 jaar na de inwerkingtreding van deze overeenkomst. Het ontwerp van afsprakennota voor de synergie met de activiteiten van de Vrije Ateliers werd al opgemaakt. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de voorwaarden van het ontwerp van erfpachtakte en afsprakennota vast te stellen en het college van burgemeester en schepenen te machtigen om de afsprakennota in overleg met Vormingplus te wijzigen indien nodig. Adviezen Directeur cultuur: Gunstig. GR 26 september