Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten --

Transcriptie

1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Auditplan Notagegevens Notanummer Datum Programma: Portefeuillehouder Weth. Grijsen Burgemeester Team PCA 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten -- Routing d.d. Directeur Wethouder par. [ ]adj.secr. -- [X]gem.secr BIS Openbaar Status Definitief Bijlagen Auditplan B & W d.d.: Besloten wordt: 1 Uitvoering te geven aan het auditplan ; 2 de auditcommissie en rekenkamercommissie in kennis te stellen van het auditplan ; 3 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Nee Nee Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb Nee Nee ADVIESRADEN:

2 Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding De artikelen 212 en 213a van de Gemeentewet bepalen dat het college jaarlijks zorg draagt voor de uitvoering van de interne controles en onderzoeken. Dit is uitgewerkt in de "financiële verordening" en in de verordening "onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid". Om dit alles gestructureerd uit te kunnen voeren is conform het intern auditcharter het auditplan opgesteld. Beoogd resultaat Het beoogde resultaat van de interne controles en onderzoeken is het realiseren van inzicht van risico's, doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid en getrouwheid. Het nemen van maatregelen n.a.v. bevindingen leiden tot verbeterde, effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering. Kader Artikel 212 en 213a Gemeentewet Financiële verordening Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Fiscaal Meerjaren Auditplan Intern auditcharter Fiscale wetgeving Argumenten voor en tegen Het belangrijkste argument voor is dat het uitvoeren van doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoeken een wettelijke verplichting betreft. Een ander belangrijk argument voor is dat interne controles en onderzoeken leiden tot belangrijke inzichten en leermomenten voor de gemeentelijke organisatie. Bovendien is het uitvoeren van fiscale audits een belangrijk onderdeel in relatie tot het convenant Horizontaal Toezicht. Een argument tegen het uitvoeren van interne controles en onderzoeken is de capaciteitsinzet en daarmee de middelen die hiermee gemoeid zijn. Extern draagvlak (partners) Zie argumenten voor. Tevens dient vermeld te worden dat het bepalen van de uit te voeren (verbijzonderde) interne controles in overleg met de huisaccountant tot stand is gekomen. Financiële consequenties Het uitvoeren van het auditplan alsmede de regie t.a.v. deze uitvoering, betekent organisatorisch dat de daarvoor aangewezen functionarissen voldoende tijd moeten kunnen inplannen om deze werkzaamheden op een goed kwalitatief niveau uit te kunnen voeren. Dus de uitvoerbaarheid van dit auditplan moet zijn gewaarborgd. Aanpak/uitvoering Het management wordt in kennis gesteld van de uit te voeren interne controles en onderzoeken. De wijze van uitvoering wordt uitgevoerd volgens het intern auditcharter. Periodiek worden voortgangsrapportages aangeboden aan directie en huisaccountant. Voor het college wordt de voortgang periodiek samengevat in een memo die het college vervolgens ter kennisname verstrekt aan de auditcommissie.

3 Auditplan Gemeente Deventer November 2016

4 Uitgave : Team PCA Naam : G. Hup Telefoonnummer : Mail : g.hup@deventer.nl Versie : 1.0 Definitief 2

5 Inhoudsopgave 1. Inleiding Fiscale audits Onderzoeken VIC s AO/IB Rapportage

6 1. Inleiding Jaarlijks wordt een auditplan opgesteld en vastgesteld door de directie en ter kennisname aangeboden aan het college en auditcommissie. In dit plan worden processen en producten benoemd die aan een nader onderzoek of controle worden onderworpen. De bovenlegger van dit auditplan is het strategisch audit en onderzoeksplan waarin ondermeer nader wordt ingegaan op de uitgangspunten van een audit- en onderzoeksplan, het intern control(e) raamwerk en het in control statement. In 2016 zijn er gesprekken gevoerd met de opgavetrekkers i.h.k.v. de Organisatie van de Toekomst vanuit risicobenadering en ontwikkelperspectief om de onderzoek- en controlebehoefte vast te stellen. Hierbij ligt de focus op professioneel en slagvaardig sturen en beheersen. Relatie auditfunctie met Organisatie van de Toekomst Als rode draad bij de Organisatie van de Toekomst kan de veranderstrategie worden genoemd. De aandachtsvelden Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB), Verbijzonderde Interne Controles (VIC s), audits en onderzoeken is ondergebracht bij de opgave De gemeente maakt mogelijk. Het doel van deze opgave is samengevat: Modern en innovatief intern dienstverlenen t.b.v. de andere opgaven. Door op een kwalitatief goede wijze uitvoering te geven aan de diverse ex- en interne wet- en regelgevingen op het werkgebied van AO/IB, VIC s, audits en onderzoeken kan aan de raad verantwoording worden afgelegd over het gevoerde beleid en de risicobeheersing en is er sprake van good governance (= sturen, beheersen en toezicht houden). Een belangrijk uitgangspunt / kader hierbij is dat de gemeente Deventer een in control en een zelf controlerende organisatie wil zijn. Om dit te realiseren vormt de auditfunctie hierbij een belangrijke schakel. Audit is nodig op basis van toegevoegde waarde, nut en noodzaak. De account geeft ook aan dat de huidige interne auditwerkzaamheden die de gemeente Deventer planmatig uitvoert en blijft uitvoeren nut respectievelijk toegevoegde waarde hebben. Om de kwaliteit, efficiency en effectiviteit van al dan niet verplichte VIC s, audits en onderzoeken te vergroten t.b.v. het in control zijn en een zelfcontrolerende organisatie heeft de sectie Audit & Onderzoek van het team Planning & Control en Audit (PCA) de afgelopen jaren een groot aantal zaken geïmplementeerd en doorontwikkeld. Dit ook afgestemd en in nauw overleg met de huisaccountant. Gelet op de transformatieopgaaf (OvdT) zal de auditfunctie verder moeten doorontwikkelen naar nog meer opgaven-focus en integraliteit. Dit kan worden gerealiseerd door uitvoering te gaan geven aan een deugdelijke AO/IB, dat van belang is om op de juiste wijze (financiële) verantwoording te kunnen afleggen. Verder zal bij de werkwijze, aanpak en uitvoering van onderzoeken / audits meer gefocust moeten worden op doelstellingen en strategie, de risico's, het ontwikkelperspectief en het controlvraagstuk (hoe stuur en beheers je de opgaaf). Vanuit een eigen transformatieopgave is de ontwikkeling dat er minder langlopende onderzoeken zullen plaatsvinden, maar meer transformatie ondersteunende quick scans met korte doorlooptijd. Kaders Er zijn diverse ex- en interne wet- en regelgevingen die het verplicht uitvoeren van AO/IB, VIC s, audits en onderzoeken benoemen en noodzakelijk maken. In de Wet dualisering gemeentebestuur is opgenomen dat de gemeenteraad verordeningen moet vaststellen die van belang zijn voor ondermeer de financiële functie van de gemeente. De verordeningen bevatten dan ook regels voor de administratieve organisatie, ambtelijke organisatie en beleidsmatige uitgangspunten voor de uitoefening van de financiële functie. De gemeente Deventer kent conform artikel 212 GW de Financiële verordening. Zo noemt artikel 6 van deze verordening dat het college ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van 4

7 de jaarrekening zorg draagt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Gelet op artikel 213 GW heeft de raad de Controleverordening vastgesteld. In deze verordening wordt nader ingegaan op de accountantscontrole en dat de accountant zijn oordeel baseert mede op grond van de door de interne controle functionarissen verrichte werkzaamheden en uitgebrachte rapportages. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Deventer is vastgesteld conform artikel 213a GW. Dit artikel verplicht het college tot het periodiek onderzoek laten verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Tevens kent het organisatiebesluit een aantal artikelen die de wijze van uitvoering en verantwoordelijkheden benoemen van de diverse uit te voeren audits en onderzoeken. Verder dient ook het toepassen van het individueel convenant horizontaal toezicht (belastingen), indien sprake is van een goede uitvoer van auditgerelateerde werkzaamheden, worden genoemd. Daarnaast zijn een groot aantal interne kaders, afgeleid van hogere wet- en regelgeving, vastgesteld die getoetst dienen te worden t.b.v. de beheersing van de bedrijfsvoering. Een tweetal voorbeelden zijn de inkoop- en aanbestedingsbeleidsregels en het normenkader rechtmatigheid. Accountantscontrole Verder dient vermeld te worden dat de accountant een oordeel moet geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten en baten van de exploitatierekening en de balansmutaties. Daarbij moet de accountant gebruik kunnen maken en kunnen steunen op een goede opzet van onze administratieve organisatie (AO) en uitgevoerde VIC s. Een adequate interne beheersing moet waarborgen dat processen doelmatig, doeltreffend, getrouw en rechtmatig verlopen. De VIC is daarmee een belangrijke en niet meer weg te denken factor bij de beheersing van de gemeentelijke processen. Ook het verzamelen van documenten, informatie en digitale bestanden t.b.v. een efficiënte accountantscontrole is onderdeel geworden van de taak van de VIC functie. Toekomstige ontwikkeling Een ander belangrijk aspect is dat er een wetswijziging komt die colleges van B&W verplicht tot een rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening. De rechtmatigheidsverklaring wordt nu nog door de accountant afgegeven. Die hoeft dat dan straks niet meer te doen. Dit heeft een directe koppeling met de opzet van en in control statement. Wel nog moet de accountant aangeven of de rechtmatigheidsverklaring van het college getrouw is. In die zin blijft de accountant over de schouder van het college meekijken. Een adequate interne beheersing op een rechtmatig verlopen proces wordt hierdoor nog belangrijker. De wetswijziging is op zijn vroegst van kracht met ingang van het verantwoordingsjaar Onderstaand worden de diverse controleonderdelen nader toegelicht. 2. Fiscale audits Het Fiscaal Meerjaren Auditplan (FMA) maakt onderdeel uit van dit gemeentebrede auditplan. In dit auditplan worden alleen de audits en thema s genoemd die in de jaren 2016 en 2017 worden uitgevoerd. BTW audits op systematische fouten Per kwartaal wordt de btw labeling van zowel nieuwe wbs-elementen als van de bestaande wbselementen achteraf gecontroleerd. Ook worden in 2016 btw mengpercentages berekend voor het gemeentebrede mengpercentage, Wet Werk & Bijstand en gymlokalen onderwijs. 5

8 BTW audits op niet-systematische fouten Om de niet-systematische fouten uit de administratie te filteren en snel op te sporen, wordt er om de twee jaar (2017) een significante steekproef van de in aftrek gebrachte en gecompenseerde btw getrokken en gecontroleerd. Tevens wordt er dan een significante steekproef naar de niet geclaimde btw posten getrokken. Daarnaast worden er in 2016 een tweetal aspecten nader beoordeeld die een meer formeel karakter hebben. Dit betreffen de factuurvereisten van zowel inkoop als verkoopfacturen en de teruggaaf van btw bij oninbare verkoopfacturen. In 2017 worden de relevante werkprocessen en de interne controles rondom vastgoed geïnventariseerd en wordt voor zover nodig de fiscaliteit hierin een plek gegeven. Tevens wordt in 2017 een controle uitgevoerd naar de juiste afdracht van btw. Audits loonheffingen Er vindt een jaarlijkse controle van de parameters in het loonadministratiesysteem plaats. Daarnaast vindt er een periodieke controle op de loonstroken plaats waarbij er op wordt toegezien dat de noodzakelijk benodigde (reken)gegevens correct zijn ingevoerd. In 2016 wordt gecontroleerd of de inkomensgegevens van de bijstandsgerechtigden correct geregistreerd staan en of er een correcte eenduidige vaststelling van het fiscaal loon plaats heeft gevonden. In 2017 wordt het werkproces en de interne controles rondom de fondsenvrijstelling geïnventariseerd. Indien daartoe aanleiding is, zal er een (extra) fiscale toets worden opgenomen. Verder wordt er in 2017 een controle uitgevoerd naar de pseudo-eindheffing over RVU-uitkeringen (regeling voor vervroegd uittreden) en zal een toets plaatsvinden op het proces van WNT (Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector). Vennootschapsbelasting (Vpb) plicht Naast de omzetbelasting, het BTW Compensatiefonds en de loonheffingen wordt ingaande 2016 het onderdeel vennootschapsbelasting toegevoegd aan de fiscale audits. De invoering van de Vpb plicht raakt niet alle activiteiten van de gemeente zoals bijvoorbeeld wel het geval is bij de omzetbelasting maar slechts die onderdelen die als Vpb belaste activiteit worden bestempeld. De aard en de omvang van de audits worden hierop afgestemd. De audits richten zich met name op de juistheid van de fiscale winstberekeningen van de Vpb belaste activiteiten. Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (Wdba). Naast bovengenoemde audits en thema s uit het FMA zal er een onderzoek plaatsvinden naar de risico s bij de inhuur van zelfstandigen zonder personeel (zzp-ers) en vraagt dit vervolgens om het treffen van fiscale beheersmaatregelen. Dit n.a.v. een op 2 februari 2016 door de Eerste Kamer aangenomen Wdba. Deze wet regelt dat per 1 mei 2016 de Verklaring Arbeids Relatie (VAR) is komen te vervallen. Ter vervanging van de VAR kunnen opdrachtgevers zoals de gemeente Deventer en zzp ers een modelovereenkomst gebruiken om vooraf zekerheid te hebben over de voorgenomen arbeidsrelatie en zo te weten dat er geen sprake is van een dienstbetrekking. Anders dan bij de VAR kent de Wdba geen vrijwarende werking voor opdrachtgevers van zzp ers. Dit betekent dat de opdrachtgever (i.c. gemeente Deventer) voor forse naheffingen aan loonbelasting kan worden aangeslagen indien achteraf blijkt dat er tussen opdrachtgever en zzp er een dienstbetrekking aanwezig was. 6

9 3. Onderzoeken Zoals in de inleiding vermeld hebben gesprekken met de opgavetrekkers plaatsgevonden waarbij de insteek was om vanuit een risicobenadering en ontwikkelperspectief de controlebehoefte en onderzoekbehoefte vast te stellen. De nadruk ligt hierbij op professioneel en slagvaardig sturen en beheersen. Hierbij waren de volgende vragen relevant: Hoe beheers en stuur je de opgave waar je voor aan de lat staat? Wat zijn je kritieke processen? Waar zit je zorg in de opgave? Hoe kom je achter de risico's? Hoe zorg dat je in control bent? Er zijn vervolgens basisafspraken gemaakt over sturing en beheersing en de opdracht die managers (en daarmee medewerkers) hebben als het gaat om het in control zijn van prestatie en middelen. Op basis van actieve horizontale en verticale signalering en adviezen kunnen er gedurende het jaar nieuwe opgaven volgen. De directie stelt aan het college voor de volgende onderzoeken uit te voeren: 2016: DOWR FA; extern doelmatigheidsonderzoek. OO ketenaudit teams Ondernemen & Vergunningen en Toezicht & Handhaving. Audit Informatiebeveiliging Suwinet Onderzoek rechtmatigheid Wmo declaraties Opzet en ondersteuning 1 e lijns controle Wmo. Onderzoek subsidieregistraties. Div. pré-controles incidentele accountantsverklaringen : Bestaan en werking risicomanagement inclusief verbetervoorstellen. o Een kwaliteitsbeoordeling op het functioneren van ons risicomanagement waarbij het vooral gaat over het totale risicobewustzijn in de organisatie van strategische risico s en beleidscontrol en niet zozeer de registratie van risico s. Een 213a GW onderzoek naar de doelmatigheid van de initiatieffase van grote projecten. o Hierbij de risicodossiers Poort van Deventer, Viking en Bibliotheek betrekken waarbij ook onderzoek wordt gedaan naar het proces hoe gekomen wordt tot een go. Ook aandacht voor Jeugd en Sociaal Domein omdat hier de grootste risico s zitten. Audit Informatiebeveiliging Suwinet Onderzoek rechtmatigheid Wmo declaraties Div. pré-controles incidentele accountantsverklaringen

10 4. VIC s Om een realistische planning en een efficiëntere werkwijze van VIC s te realiseren wordt de volgende werkwijze gehanteerd waarbij het uitgangspunt hierbij is dat er gewerkt wordt met de checklists van de huisaccountant zoals de VIC s in 2015 zijn uitgevoerd. Per kwartaal wordt er een uitvraag gedaan voor data / bestanden t.b.v. een door de accountant te trekken steekproef. Na ontvangst van de door de accountant bepaalde steekproef wordt uitvraag gedaan van op te leveren documenten t.b.v. de betreffende VIC. Na ontvangst van de op te leveren documenten wordt de VIC gestart. Na afronding van de VIC worden de uitkomsten aan de proceseigenaar kenbaar gemaakt en worden de uitkomsten middels de checklist en onderliggende documentatie naar de accountant gezonden. Op de onderstaande processen worden o.b.v. materiele omvang en risico s in 2016 en 2017 VIC s uitgevoerd op het rechtmatigheidsaspect; dit nadat afstemming met de huisaccountant had plaatsgevonden. Betalingen Inkopen Aanbestedingen Subsidieverstrekkingen Subsidievaststellingen Subsidieverkrijging SiSa, IMG en OA Participatiewet Wmo Personeel en salarissen DOWR (uitvoering door gemeente Raalte) Gemeentelijke Belastingen DOWR Omgevingsvergunningen Treasury Verhuuropbrengsten Tevens heeft de opgaaf de Gemeente Regelt, fysieke domein aangegeven de volgende drie VIC s te willen (laten) uitvoeren: Aan- en verkoop onroerend goed Haveninkomsten Parkeerinkomsten Naast deze rechtmatigheidscontroles worden er t.b.v. de jaarrekeningcontrole diverse getrouwheidcontroles uitgevoerd. 8

11 5. AO/IB De opzet van de belangrijkste processen dienen door de gemeente intern te zijn beschreven en jaarlijks te worden geactualiseerd. Uit deze beschrijving blijken de risico s en interne beheersmaatregelen op procesniveau. Bij de beschrijving van de processen moeten minimaal de zgn. vijf W vragen worden beantwoord: Wat en welk doel; wanneer, wie (functionaris) en waarmee. De gemeente Deventer heeft de beschrijving van de primaire processen vastgelegd. Voor het beschrijven of actualiseren van processen zijn er voor 2016 de volgende opdrachten: Optimalisatie processen Burgerzaken Actualisatie proces Treasury Actualisatie processen Gemeentelijk Regionaal Ondernemers Steunpunt (IAOZ/Bbz) 6. Rapportage Na afronding van een audit of onderzoek wordt met de opdrachtgever de uitkomsten en eventuele aanbevelingen besproken waarna een rapportage wordt opgesteld die aan de opdrachtgever wordt verstrekt. Driemaal per kalenderjaar wordt er aan de directie en de accountant over de voortgang van de uitgevoerde, onderhanden en nog uit te voeren onderzoeken, audits en VIC s gerapporteerd. De drie voortgangsrapportages worden opgesteld in de maanden juni, oktober (t.b.v. de interimcontrole) en februari (t.b.v. de jaarrekeningcontrole). Van de uitgevoerde onderzoeken, audits en VIC s worden de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en verbeteracties in deze voortgangsrapportages vermeld. Een samenvatting van deze rapportages wordt in de vorm van een memo verstrekt aan het college en de auditcommissie. 9