Mirjam Gosen, bureau Gosen projectmanagement en advies

Transcriptie

1 Notitie Van: Aan: Scenario s Oranjehorst Mirjam Gosen, bureau Gosen projectmanagement en advies Stadsdeel Amsterdam Zuidoost en stichting Koryo Datum: Het stadsdeel Zuidoost (het stadsdeel), de stichting Koryo (Koryo) en de Johan Cruyff Welfare Foundation (JCWF) zijn medio 1999 een project gestart met als doel een breed sportstimuleringsprogramma in Zuidoost op te zetten en uit te voeren. Een en ander heeft geresulteerd in de bouw van de sportlocatie Oranjehorst aan de Egoli 9 in Amsterdam Zuidoost. Alle partijen hebben geïnvesteerd. Het stadsdeel is eigenaar van het gebouw en de stichting Koryo heeft met het stadsdeel een huurovereenkomst gesloten voor het beheer en de exploitatie. Daarnaast zijn tussen partijen afspraken gemaakt over de opzet en uitvoering van een sportstimuleringsprogramma, waar de JCWF een financiële bijdrage aan heeft gedaan. De JCWF heeft na een periode van 3 jaar de financiële bijdrage aan het sportstimuleringsprogramma beëindigd. Sinds de start van het project is sprake geweest van een moeizame relatie tussen het stadsdeel en Koryo. Hierover is in het verleden veel contact geweest tussen partijen, zo zijn er diverse rapporten geschreven, er is door juristen gecorrespondeerd en zijn er besluiten genomen door de raad. Tot een, voor beide partijen, bevredigende, structurele oplossing is het tot op heden niet gekomen. In navolging van een raadsadres van Koryo heeft de raad van het stadsdeel in het voorjaar van 2012 het volgende advies van het Dagelijks Bestuur overgenomen: Het Dagelijks Bestuur adviseert om een nieuw scenario voor het gebruik van Oranjehorst uit te werken waarbij aan de positie van Koryo bij de uitoefening van haar activiteiten recht wordt gedaan en waarbij een intensiever gebruik door meerdere organisaties is gewaarborgd. Aanpassing van het huurcontract kan een onderdeel zijn van dit nieuwe scenario. Aan te bevelen is om dit nieuwe scenario uit te laten werken door een onafhankelijke derde partij. 1. Opdracht en werkwijze Aan Gosen projectmanagement en advies is de vraag gesteld om uitvoering te geven aan het advies. Hiertoe zijn (separaat) diverse gesprekken gevoerd met de twee direct betrokken partijen, te weten: - Stichting Koryo: de directeur en een vertegenwoordiger van het bestuur, respectievelijk de heer R. Baly en de heer J. van Meerendonk;

2 - Stadsdeel Zuidoost, gesproken is met de heer H. Posthuma, de heer D. Fit, de heer O. Hulscher en de heer K. Ramlal. Koryo heeft, in het kader van het onderzoek, met een aantal relevante partijen gesprekken gevoerd (potentiële gebruikers). Het doel van de gesprekken was om kansrijke scenario s te inventariseren en nader uit te werken. Een scenario wordt als kansrijk beoordeeld als aan het volgende wordt voldaan: - Beide partijen (Koryo en de gesproken medewerkers van het stadsdeel) zien het scenario (onder voorwaarden) als kansrijk; - Het scenario doet recht aan de positie van Koryo bij de uitoefening van haar activiteiten; - Uit het scenario blijkt dat een intensiever gebruik door meerdere organisaties mogelijk is. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: - Koryo houdt zich bij de uitvoering van haar activiteiten aan het bestemmingsplan en de eisen die gesteld zijn aan een huurovereenkomst; - Het scenario geeft de ruimte om te starten met een zogenaamde schone lei. Hiermee wordt bedoeld dat de zaken uit het verleden waar discussie of onenigheid over bestaat opgelost moeten zijn en dat de afspraken hierover duidelijk zijn vastgelegd. Uitgangspunt is een (hernieuwde) zakelijke overeenkomst, waar beide partijen zich aan kunnen houden en elkaar aan kunnen houden; De inzet van de gesprekken is geweest om de blik naar de toekomst te richten, met inachtneming van het afhechten van de misverstanden c.q. onduidelijke afspraken uit het verleden. Hierbij is gekeken naar een haalbaar scenario, wat daardoor realiteitsgehalte heeft. Dit betekent voor beide gesprekspartners dat zij niet volledig het eigen eisen en wensenpakket kunnen realiseren en dat zij, in het belang van de haalbaarheid, compromissen hebben moeten sluiten. Bij het beoordelen van het realiteitsgehalte van de misverstanden c.q. onduidelijke afspraken is getracht dit te doen op basis van objectieve stukken (bijv. accountantsverklaringen, rekeningen, contracten etc.). Doel van deze notitie is het beschrijven van realistische scenario( s), op basis waarvan beide partijen (het bestuur van de stichting Koryo en de stadsdeelraad) individueel een afweging kunnen maken om al dan niet akkoord te gaan met een scenario en het gekozen kansrijke scenario te implementeren. De inhoud van de gesprekken die hebben geleid tot deze notitie zijn vastgelegd in gespreksverslagen. Deze verslagen maken geen onderdeel uit van deze notitie. 2. Scenario s In de gesprekken is een aantal scenario s besproken. De scenario s worden hierna kort beschreven en er wordt aangegeven om welke reden het scenario al dan niet als kansrijk wordt beoordeeld. Scenario 1. Koryo blijft huurder van Oranjehorst, de huidige situatie wordt gecontinueerd. In dit scenario wordt de huidige situatie gecontinueerd. Omdat Koryo met haar huidige activiteiten onvoldoende opbrengsten genereert om de exploitatie sluitend te krijgen zal het stadsdeel de mogelijkheden voor exploitatie moeten verruimen. Dit kan bijvoorbeeld door het toevoegen van fitness, het beschikbaar stellen van de gymzaal om niet, externe partijen aan te dragen, te investeren in de horeca en het toestaan van feesten en partijen. 2

3 Uit de gesprekken met beide partijen (Koryo en de gesproken medewerkers van het stadsdeel) bleek al snel dat dit geen kansrijk scenario is. Beide partijen zijn van mening dat een continuering van de huidige situatie niet kansrijk is. In dit scenario zou de afhankelijkheid van het stadsdeel voor Koryo te groot zijn. Er zal gezocht moeten worden naar een scenario waarin Koryo vanuit eigen kracht samenwerking gaat zoeken met partijen en vanuit de core business (sport en functie voor de buurt) activiteiten gaat ontwikkelen. Scenario 2. Stadsdeel en Koryo ontbinden de huurovereenkomst In dit scenario ontbinden het stadsdeel en Koryo de huurovereenkomst op vrijwillige basis. Koryo kan dan de locatie Oranjehorst huren op uurbasis voor haar activiteiten. Het stadsdeel zal dan op zoek moeten gaan naar een oplossing voor het beheer en de exploitatie van de locatie met als doel om meerdere partijen op de locatie sport te laten beoefenen. Ook is het nadrukkelijk de wens van het stadsdeel om de locatie ook in te zetten voor buurtactiviteiten. Dit betekent dat er een plan ontwikkeld moet worden om te onderzoeken op welke wijze een en ander vorm gegeven kan worden. Hier is tijd voor nodig en er zijn kosten mee gemoeid. Ook zal er op enige wijze geïnvesteerd moeten worden in de locatie en in de opstart van het nieuwe exploitatiemodel. In de tijd die nodig is om deze plannen uit te werken zou de locatie ondergebracht kunnen worden bij het stadsdeel in het gymzalenbestand. Dit scenario is met beide partijen besproken. De gesproken medewerkers van het stadsdeel vonden dit scenario kansrijk omdat het een intensiever gebruik door meerdere partijen mogelijk maakt. Ook doet het recht aan de positie van Koryo, omdat zij in dit geval huurder blijven van de accommodatie voor de eigen activiteiten. Koryo heeft aangegeven dit scenario als kansrijk te zien indien zij wordt gecompenseerd op een aantal punten. Deze punten zijn tijdens de gesprekken aan de orde gekomen. Het resultaat van de gesprekken was dat dit scenario in eerste instantie niet verder wordt uitgewerkt als kansrijk scenario, omdat scenario 3 door Koryo als meest kansrijk wordt gezien. Scenario 3. Koryo blijft huurder van Oranjehorst en ontwikkeld zich tot martial arts center In dit scenario ontwikkeld Koryo de locatie Oranjehorst tot martial arts center met een functie voor de buurt. Doel is om het gebouw intensiever te gebruiken door: - Gebruik van de ruimte voor gymonderwijs en brede school activiteiten; - Gebruik van de ruimte door de bewonersverenigingen; - Samenwerking met partijen (bijvoorbeeld verenigingen, docenten) om een martial arts center te bewerkstelligen. Door intensiever gebruik van de ruimte kan Koryo vanuit de huuropbrengsten aan haar verplichtingen voldoen en in staat zijn om de gedane investeringen terug te verdienen. Het scenario wordt door zowel de gesproken medewerkers van het stadsdeel als door Koryo onder voorwaarden als kansrijk beoordeeld. In punt 3 wordt het scenario nader toegelicht. 3. Uitwerking scenario: martial arts center Koryo heeft het concept voor het martial arts center beschreven in een kort businessplan. Dit plan kort businessplan Koryo Martial Arts Center, Stichting Koryo, Amsterdam maart 2013 behoort als bijlage bij deze notitie. Het scenario martial arts center wordt als kansrijk beoordeeld: - Het scenario doet recht aan de positie van Koryo bij de uitoefening van haar activiteiten. 3

4 Koryo blijft in dit scenario huurder van de locatie en kan, door uitbreiding van de activiteiten op het gebied van sport, beter in staat zijn om aan de huurverplichtingen te voldoen en een sluitende exploitatie te draaien. Ook blijkt uit het scenario dat de organisatie van Koryo wordt uitgebreid met een aantal medewerkers (op vrijwillige basis). Op deze wijze wordt de directeur ontlast en is sprake van een bredere basis onder de organisatie, zonder de financiën onder druk te zetten. - Uit het scenario blijkt dat een intensiever gebruik door meerdere organisaties mogelijk is. Uit het businessplan blijkt dat Koryo de huidige martial arts activiteiten wenst uit te breiden met een aantal andere sporten. Daarbij is overleg geweest met verschillende bonden en docenten. Gezocht zal worden naar een mix van huurders van de locatie en docenten die onder de vlag van Koryo activiteiten zullen uitoefenen. Dit om de (financiële) risico s te spreiden. Daarnaast zijn, op initiatief van Koryo gesprekken gevoerd met PPOZO en de bewonersverenigingen. Er zijn intenties uitgesproken om samen te gaan werken op onderdelen en PPOZO is op dit moment afspraken aan het maken met Koryo om brede school activiteiten voor Shri Laksmi aan te bieden in de locatie Oranjehorst. Als de samenwerking bevalt is er een optie tot uitbreiding naar het volgend schooljaar. Uit het businessplan valt te lezen dat Koryo de blik naar buiten heeft gericht. In de komende periode moeten de intenties nog wel verzilverd worden. De voorwaarden om het scenario als kansrijk te implementeren zijn als volgt uitgewerkt: 1. Ten aanzien van het voldoen aan de eisen bestemmingsplan en huurovereenkomst: - Koryo moet maandelijks de huursom betalen. Tijdens de gespreksperiode was sprake van een huurachterstand, die deels te maken had met het betwisten van de door het stadsdeel gevorderde huurindexering. Met Koryo is afgesproken dat het per omgaande (vanaf januari 2013) zou starten met het betalen van het niet betwiste deel van de huursom. Voor het resterende deel van de huurachterstand (niet betwiste deel in de periode voor januari 2013) heeft Koryo een schriftelijk verzoek ingediend bij het stadsdeel om te komen tot een betalingsregeling. In het businessplan is een post huur opgenomen en een post afbetaling huurachterstand ; - Over het betwiste deel van de huur (inzake de indexering) moet door een objectieve partij uitspraak worden gedaan. Koryo heeft formeel bezwaar aangetekend tegen de (wijze van) indexering. De uitspraak zal duidelijk in de huurovereenkomst verwerkt moeten worden; - Koryo zal zich moeten houden aan de eisen die gesteld zijn in het bestemmingsplan aanzien van het gebruik van de locatie. De locatie heeft (in ieder geval de komende 5 jaar) een sportbestemming. In de implementatie van het scenario zal besproken moeten worden hoe bijvoorbeeld de gewenste bewonersactiviteiten passen binnen genoemde bestemming (in ieder geval geen openbare feesten en partijen). Verder is in het businessplan rekening gehouden met opbrengsten uit de kantine. In Oranjehorst is sprake van een eenvoudige kantineruimte. Dit past binnen het scenario van het martial arts center. Om aantrekkelijk te zijn voor leden en bewoners is het nodig dat Koryo haar kantinefunctie kan uitoefenen, additioneel aan de sportactiviteiten. Hiervoor zal Koryo een exploitatievergunning moeten aanvragen (geen alcohol). Onderzocht wordt of dit past binnen de huidige bestemming. Indien dit niet het geval is, zal een verzoek tot een bestemmingswijziging moeten worden ingediend; - Koryo zal zich moeten houden aan de afspraken in de huurovereenkomst ten aanzien van het gebruik van de locatie. 4

5 In de huurovereenkomst staat dat zonder toestemming van het stadsdeel geen (onder)verhuur plaats mag vinden. Omdat in het scenario, conform de wens van het stadsdeel, uitgegaan wordt van het gebruik van de locatie door meerdere partijen (scholen, andere verenigingen/stichtingen, bewonersactiviteiten) zullen duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over de onderhuur aan andere partijen. Deze afspraken moeten worden vastgelegd in de huurovereenkomst. In het businessplan is vooralsnog rekening gehouden met de gebruikelijke tarieven voor scholen en verenigingen; - Koryo ontwikkelt het martial arts center in de door Koryo gehuurde ruimte. Er zal geen gebruik worden gemaakt van de naastgelegen gymzaal. Deze gymzaal wordt door het stadsdeel geëxploiteerd. 2. Ten aanzien van het starten met een zogenaamde schone lei : - In de gesprekken met Koryo zijn de misverstanden c.q. onduidelijke afspraken uit het verleden aan de orde geweest. Koryo heeft hier in het raadsadres ook aan gerefereerd. Hierna is een voorstel opgenomen om te kunnen starten met een schone lei: o Koryo kan en zal geen aanspraak maken, op welke wijze dan ook, op de subsidie van fl ,-- die indertijd door het sportaccommodatiefonds ter beschikking is gesteld voor de bouw van Oranjehorst; o Koryo kan en zal geen aanspraak maken, op welke wijze dan ook, op de destijds het door het stadsdeel beschikbaar gestelde krediet van fl ,-- ten behoeve van de bouw van Oranjehorst; o Aan de huurovereenkomst wordt een inventarislijst gekoppeld waarin wordt opgenomen welke vaste inventaris tot het eigendom van Koryo behoort. Deze lijst is opgenomen in de gespreksverslagen; o Er is door Koryo in het verleden meebetaald aan de architectkosten. Volgens Koryo betrof het een bedrag van fl ,-- (ofwel ,--). Koryo heeft niet duidelijk kunnen maken hoeveel exact en op welke wijze betaald is aan architectkosten. Door Koryo is in stukken uit het verleden altijd gerefereerd aan dit bedrag. Het is in ieder geval niet gebruikelijk dat een huurder meebetaald aan de kosten van de architect voor de bouw van het gehuurde. Om voor eens en altijd de onduidelijkheden uit het verleden op te lossen en de kansen voor de toekomst te vergroten wordt het volgende voorgesteld. Koryo maakt geen aanspraak meer op welke wijze dan ook op de volgens Koryo betaalde architectkosten ad ,--. Het stadsdeel investeert in kleine aanpassingen om de locatie Oranjehorst beter geschikt te maken voor gebruik door meerdere partijen. Deze aanpassingen zijn genoemd in het businessplan van Koryo onder het hoofdstuk Investeringsbegroting. Hiervoor zullen offertes moeten worden aangevraagd. De totale investering is maximaal ,--, conform de begroting; o De tri-partite overeenkomst is geen onderdeel meer van de huurovereenkomst. 4. Tot slot In deze notitie wordt het kansrijke scenario martial arts center beschreven en worden voorwaarden genoemd die ingevuld moeten worden om het scenario te kunnen laten slagen. Dit betekent dat er nog de nodige stappen doorlopen moeten worden voordat partijen op een zakelijke manier verder kunnen. Het is belangrijk om deze stappen zorgvuldig te doorlopen. Stappen om te komen tot implementatie: - Zowel Koryo als het stadsdeel (stadsdeelraad) zullen moeten aangeven of zij het scenario martial arts center en de bijbehorende voorwaarden accorderen. Zo ja, dan zullen vervolgens de volgende stappen doorlopen moeten worden; 5

6 o o o o De afspraken en voorstellen zoals genoemd in de voorwaarden zullen in detail moeten worden uitgewerkt en duidelijk worden opgenomen in de huurovereenkomst; De huurovereenkomst moet aangepast worden; Er zal een exploitatievergunning moeten worden aangevraagd door Koryo. Indien nodig zal dit voorafgegaan moeten worden door een bestemmingsplanwijziging (Hierbij wordt er vooralsnog van uitgegaan dat wijziging op dit punt mogelijk is); Ten behoeve van de investeringen zullen offertes moeten worden opgevraagd. De genoemde investeringen zullen door het stadsdeel moeten worden gedaan en er zullen afspraken gemaakt moeten worden voor het vervolg (onderhoud, eigendom). Tot slot zullen partijen elkaar de kans moeten geven om het vertrouwen in elkaar te herstellen. Het in deze notitie uitgewerkte scenario met bijbehorende afspraken staan weliswaar op papier en zijn, indien wordt overgegaan tot implementatie, geaccordeerd door partijen, maar het vergt van beide partijen tijd en inspanning om een en ander ook waar te maken. Voorgesteld wordt om in een gesprek tussen stadsdeel en Koryo het basisvertrouwen naar elkaar uit te spreken en de nieuwe samenwerking op basis van een zakelijke huurovereenkomst na een half jaar met elkaar te evalueren. Het is in deze fase uitermate belangrijk dat partijen zich aan de gemaakte afspraken en de regels houden. 6