Informatiebrochure zaalverhuur Ontmoetingscentrum Atlas

Transcriptie

1 Informatiebrochure zaalverhuur Ontmoetingscentrum In deze informatiebrochure staan de huurtarieven van de lokalen van, en uw rechten en plichten als huurder van deze lokalen. Dit is een samenvatting van het verhuur- en retributiereglement. De volledige reglementen vindt u in de gemeenteraadsbesluiten van 24 januari 2011 (jaarnummers 21 en 27). Alvast bedankt voor het naleven van de afspraken. Veel succes met uw activiteit. In het kort Hoe vraagt u een zaal aan? 1. Vraag het aanvraagformulier aan via atlas@stad.antwerpen.be, via of via de website of haal het aanvraagformulier op bij het onthaal van. 2. Vul het aanvraagformulier volledig in. Enkel als u het aanvraagformulier volledig invult, kan uw aanvraag worden goedgekeurd. 3. Mail het ingevulde formulier naar atlas@stad.antwerpen.be of bezorg het aan het onthaal van. 4. Daarna ontvangt u een schriftelijke bevestiging per of per brief. Pas dan is de verhuring definitief in orde. Deze bevestiging geldt als contract tussen u als gebruiker en CISO vzw als beheerder van. I. Algemeen Als u een ruimte huurt, moet u dit reglement naleven. Dit reglement is zo volledig mogelijk. Wat niet opgenomen is in het reglement, wordt beslist door de beheerder van. Als u het reglement niet naleeft: - mag u geen lokalen meer huren in de stedelijke ontmoetingscentra gedurende twee jaar, - moet u wel de huur betalen - en krijgt u geen schadevergoeding. In dit reglement gebruiken we volgende namen: - de beheerder: dit is de verantwoordelijke van. Dit kan zijn de vzw CISO, de stad Antwerpen en hun afgevaardigden. - de gebruiker: een persoon, organisatie of vereniging die een lokaal huurt of gebruikt. 1

2 II. Tarieven Het huurtarief wordt bepaald door de aard van de activiteit. Er zijn twee categorieën activiteiten: Categorie 1: Categorie 2: socioculturele activiteiten commerciële activiteiten privé-activiteiten Het huurtarief wordt bepaald door de duur van de activiteit. Er wordt gewerkt met tijdsblokken of per dag. Eén tijdsblok bedraagt maximum 4 uur en omvat de tijd voor opbouw en afbraak. Dit kan bijvoorbeeld ook van 10 uur tot 14 uur. Voor kortere periodes wordt de huur voor één tijdsblok aangerekend. U kan een lokaal huren voor maximum 11 uur per dag. Dit omvat de tijd voor opbouw en afbraak. Hiervoor betaalt u dan drie tijdsblokken. Voor de lokalen van gelden volgende tarieven: Lokaal Categorie 1 socioculturele activiteiten Categorie 2 commerciële activiteiten privé-activiteiten Denim 6 euro per tijdsblok 35 euro per tijdsblok Canvas 20 euro per tijdsblok 40 euro voor een hele dag 120 euro per tijdsblok 250 euro voor een hele dag Extra huur s nachts Als uw activiteit voortduurt na 24 uur s nachts wordt er een bijkomende huur van 75 euro aangerekend. Na 1 uur s nachts geldt: als uw activiteit en de opruim niet afgelopen is op het afgesproken einduur, betaalt u bovenop een bijkomende huurperiode volgens de geldende tarieven. Dit is een extra tijdsblok of een extra dag. Volgende gebruikers betalen geen huur: Antwerpse stadsdiensten, regie- en interne operationele vzw s die met een beheersovereenkomst aan de stad verbonden zijn, verzelfstandigde agentschappen en het OCMW van Antwerpen Alle erkende scholen van alle netten uit de stad Antwerpen voor schoolse activiteiten. 2

3 Hoe betaalt u de huur? U moet de huur betalen binnen 30 dagen na toezending van de factuur van vzw CISO. Indien u deze termijn van dertig dagen niet respecteert, kan de beheerder van weigeren u tot het lokaal toe te laten. Op de factuur staat hoe u moet betalen. U betaalt de huur door overschrijving of storting. Als u niet betaalt Als u niet betaalt, wordt de overeenkomst beëindigd. U kan dan geen lokalen meer huren tot de openstaande facturen betaald zijn. Als u niet betaalt en u komt met vzw CISO niet tot een minnelijke schikking, kan de vzw CISO een rechtszaak aanspannen en de betaling via de rechtbank vorderen. Taksen en auteursrechten U moet er zelf voor zorgen dat u voor uw activiteit de nodige taksen betaalt en alle wettelijke verplichtingen respecteert. U kan hierover meer informatie vragen aan de beheerder van. De belangrijkste verplichting voor een activiteit is het betalen van SABAM. Dit is auteursrecht voor auteurs, componisten en uitgevers van muziek, voor regisseurs, scenarioschrijvers, dichters, choreografen, schilders, beeldhouwers, fotografen, architecten, Bij live optredens, gratis of betalend, dient u SABAM te betalen. Bij het gebruik van opnames (cd s, platen, ) dient u enkel SABAM te betalen als u inkom vraagt voor uw activiteit. Als u muziekopnames gebruikt bij een gratis activiteit dekt het abonnement van bij SABAM deze kosten. U kan hen contacteren via: SABAM Inningskantoor Antwerpen Frankrijklei 65, bus Antwerpen

4 III. Voor welke activiteiten kan u een lokaal huren? Doelstelling van de ontmoetingscentra Door lokalen te verhuren wil de stad iedereen de mogelijkheid bieden om in zijn wijk activiteiten, burgerinitiatieven en feesten te ontwikkelen en te organiseren. De stad wil zo ontmoeting tussen haar bewoners en betrokkenheid van haar bewoners bij het samenleven in de wijk en de stad stimuleren. De volgende activiteiten zijn niet toegelaten in de lokalen van : levensbeschouwelijke activiteiten, erediensten, religieuze activiteiten openbare verkopen commerciële activiteiten die niet passen in de doelstellingen van de ontmoetingscentra activiteiten die niet vermeld zijn op de aanvraag. Als u het lokaal gebruikt voor iets anders dan afgesproken, mag u geen lokalen meer huren gedurende 2 jaar in de vijf stedelijke ontmoetingscentra. activiteiten die in strijd zijn met de mensenrechten en de grondwet. Als u een lokaal huurt in, moet u op een constructieve manier meewerken aan de opbouw van een stad waarin mensen zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Dit betekent dat u met uw activiteit de wetten van het Belgische volk naleeft en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden respecteert. Uitzonderingen op dit artikel worden beslist door de beheerder. De beheerder kan een activiteit weigeren of de toelating annuleren in volgende gevallen: - als er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde, - bij overmacht, - als de belangen van de stad voorrang hebben, - als de activiteit in strijd is met de visie of de doelstellingen van de beheerder. De stad is niet aansprakelijk voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van het weigeren of het intrekken van de toelating. 4

5 IV. Reserveren en annuleren Wanneer vraagt u een lokaal aan? Een lokaal aanvragen kan ten vroegste 6 maanden vóór de activiteit. U kan een lokaal reserveren voor een maximumperiode van 6 maanden. U kan telefonisch of schriftelijk een optie nemen. Deze optie blijft tien dagen geldig. Hoe vraagt u een lokaal aan? 1. Vraag het aanvraagformulier aan via atlas@stad.antwerpen.be, via of via de website of haal het aanvraagformulier op bij het onthaal van. 2. Vul het aanvraagformulier volledig in. Enkel als u het aanvraagformulier volledig invult, kan uw aanvraag worden goedgekeurd. 3. Mail het ingevulde formulier naar atlas@stad.antwerpen.be of bezorg het aan het onthaal van. 4. Daarna ontvangt u een schriftelijke bevestiging per of per brief. Pas dan is de verhuring definitief in orde. Deze bevestiging geldt als contract tussen u als gebruiker en CISO vzw als beheerder van. Hoe kan u een reservatie van een lokaal annuleren? Als de activiteit niet doorgaat, moet u de aanvraag ten laatste 2 werkdagen vóór de activiteit schriftelijk per of per brief annuleren. Voor weekend- en avondactiviteiten moet u de zaalaanvraag ten laatste 2 weken op voorhand schriftelijk annuleren. Als u de reservatie niet tijdig annuleert, blijft het huurcontract geldig en moet u de huur toch betalen. Als u op tijd annuleert, moet u de huur niet betalen. 5

6 V. Wat moet u op voorhand regelen? Verantwoordelijke Stel een verantwoordelijke aan en vermeld de naam van deze verantwoordelijke op het aanvraagformulier. Deze verantwoordelijke zorgt ervoor dat de activiteit goed verloopt en is tijdens de activiteit altijd aanwezig. Deze verantwoordelijke zorgt ervoor dat de geluidsnormen niet overschreden worden. Het maximaal geluidsniveau is 85 db(a)l Aeq, 15 min. Indien u van plan bent versterkte muziek te gebruiken tijdens de activiteit, dient u een uitzondering op deze geluidsnormen aan te vragen bij de beheerder van en bij het college van burgemeester en schepenen. U mag uw toelating voor het huren van een lokaal niet doorgeven aan iemand anders, een derde partij. Technisch materiaal Wanneer u een zaal huurt, kan u voor uw activiteit gratis technisch materiaal bijbestellen, op voorwaarde dat het materiaal beschikbaar is: Lokaal Denim Canvas Technisch materiaal laptop beamer, projectiescherm witbord, flip-over inductielus voor personen met een gehoorapparaat podium laptop beamer, projectiescherm witbord, spreekgestoelte kleine geluidsinstallatie en micro s kleine lichtinstallatie inductielus voor personen met een gehoorapparaat Als u technisch materiaal wenst te gebruiken voor uw activiteit, moet u dit op voorhand reserveren via het aanvraagformulier. Het personeel van zet het materiaal op voorhand klaar, sluit de apparatuur aan en controleert de werking ervan. U zorgt zelf voor de bediening van deze apparatuur tijdens uw activiteit. Drank bestellen Drank bestelt u op voorhand via het aanvraagformulier. De prijzen hiervan vindt u op het aanvraagformulier. Eigen drank meebrengen kan niet. U mag geen eten bereiden in. U mag er niet afwassen. Uitzonderingen worden beslist door de beheerder. 6

7 Extra materiaal voor uw activiteit U vermeldt op het aanvraagformulier altijd welk materiaal u meebrengt voor uw activiteit. U moet toestemming vragen aan de beheerder van voor het gebruik van extra materiaal voor uw activiteit. U maakt met de beheerder van duidelijke afspraken over het leveren, het stockeren en het verwijderen van dit materiaal. U kunt in sommige gevallen gratis gebruik maken van het uitleenmateriaal van de stad, zoals tafels, stoelen, vlaggen, U dient dit materiaal minimum zes weken op voorhand te reserveren bij het evenementenloket van het district Antwerpen. U kan het evenementenloket van het district Antwerpen bereiken via district.antwerpen@stad.antwerpen.be of via Meer informatie over dit uitleenmateriaal en de uitleenvoorwaarden vindt u ook op Communicatie over de activiteit Vermeld in alle communicatie over de activiteit: - de naam van de organisator of vereniging, - het lokaal - en de toegangsprijs. U mag de communicatie niet zo opstellen dat het lijkt alsof de beheerder (mede)organisator is van de activiteit. Voor rechtstreekse uitzendingen op televisie, radio of digitale kanalen, vraagt u altijd op voorhand de toelating aan de beheerder. Soms zal deze het college van burgemeester en schepenen laten beslissen. 7

8 VI. Tijdens de activiteit Startuur De verantwoordelijke van de activiteit moet aanwezig zijn op het afgesproken startuur. Als er één uur na het afgesproken startuur niemand aanwezig is, kan de activiteit niet meer plaatsvinden. U moet wel nog de huur betalen voor die activiteit. Einduur De activiteit moet stoppen op het afgesproken uur. De sluitingsuren van zijn: van maandag tot en met zaterdag: 23 uur (in overleg met de beheerder) op zondag: gesloten Uitzonderingen op deze sluitingsuren moet u altijd op voorhand afspreken met de beheerder van. Na 1 uur s nachts geldt: als uw activiteit en de opruim ervan niet afgelopen is op het afgesproken einduur, betaalt u bovenop een bijkomende huurperiode volgens de geldende tarieven. Dit is een extra tijdsblok of een extra dag. Het gebouw en het lokaal Elk lokaal heeft een vaste schikking. Na de activiteit moet u alle spullen weghalen die er niet thuishoren en het lokaal terug zetten in zijn oorspronkelijke opstelling. Als u dit niet doet, wordt dit beschouwd als schade en moet u een vergoeding betalen. U mag de gebruikers van andere lokalen niet storen. U mag niet binnengaan in andere lokalen dan de lokalen die u heeft aangevraagd. Dit kan enkel als u daarvoor de uitdrukkelijke toestemming van de beheerder hebt. Roken is verboden in. Techniek U moet het advies van de medewerkers van altijd strikt naleven. Het is verboden binnen te gaan in bepaalde technische ruimtes. Veiligheid U moet de nodige maatregelen treffen voor alle veiligheidsaspecten van uw activiteit. De beheerder van kan een activiteit weigeren of de toelating annuleren als hij gevaar vermoedt voor de veiligheid en/of de openbare orde. Bewaking: De beheerder van doet geen bewaking. De beheerder is niet verantwoordelijk voor beschadiging, verlies, diefstal of brand van wat er in het lokaal staat. U neemt daarvoor zelf de nodige voorzorgen, bijvoorbeeld door bewaking voor een tentoonstelling te voorzien. 8

9 U mag externe veiligheidsmensen inschakelen. Deze mogen de dagelijkse werking niet hinderen en de toegankelijkheid van het gebouw voor andere activiteiten niet verstoren. Brandpreventie: U moet de normen en reglementen over brandveiligheid altijd respecteren. Een gedetailleerde omschrijving van deze normen en reglementen vindt u in de politiecodex. Deze politiecodex vindt u op (zoek op politiecodex ). Een uitgeprint exemplaar ligt ook ter beschikking aan het onthaal van. U mag nooit gemakkelijk brandbaar materiaal gebruiken voor versieringen. Voorbeelden hiervan zijn rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, losse plafonddoeken, makkelijk brandbaar textiel en kunststoffen. U mag alleen beperkte sfeerverlichting met open vuur, zoals kaarsen of petroleumlampen, gebruiken, als dit geen brand kan veroorzaken. Fakkels zijn niet toegelaten. U mag nooit toestellen gebruiken die werken op gas. Verplaatsbare verwarmingstoestellen (stralingskachels, luchtverhitters, ) of een hoeveelheid brandstof (benzine, stookolie, ) zijn verboden. U mag elektrische toestellen alleen gebruiken op de plaats die de beheerder heeft aangeduid. Bij brand: Een begin van brand probeert u snel en doeltreffend te bestrijden. Bij brand zorgt u voor een veilige en snelle evacuatie van de aanwezige personen en u roept onmiddellijk de hulp van de brandweerdiensten in. Evacuatie: Elk lokaal van moet altijd snel en veilig evacueerbaar zijn. U mag daarom nooit méér mensen tot een lokaal toelaten dan de maximumcapaciteit voorschrijft. Zaal maximumcapaciteit zittend publiek maximumcapaciteit staand publiek Denim 20 personen 20 personen Canvas 80 personen 150 personen Alle uitgangen en nooduitgangen moeten altijd vrij zijn. Er mag niets in de weg staan. De uitgangen mogen tijdens de activiteit nooit vergrendeld of met de sleutel gesloten worden. De bordjes met uitgang en nooduitgang moeten altijd duidelijk zichtbaar zijn. U mag zelf geen extra podium of toog plaatsen zonder overleg met de beheerder van. Alle brandbestrijdingsmiddelen moeten altijd goed zichtbaar en bereikbaar blijven. 9

10 Geluidsoverlast U moet de rust van de buren respecteren. Dit betekent dat er niet te veel lawaai mag zijn binnen het gebouw en in de buurt van het gebouw. De muziek mag dus niet te luid staan en er mag geen lawaai zijn op straat. U moet de wet op de geluidsnormen respecteren in het gebouw. In mag het geluidsniveau van versterkte muziek niet hoger zijn dan 85 db(a)l Aeq, 15 min, tenzij het college van burgemeester en schepenen een uitzondering hierop heeft goedgekeurd. Als de buren klagen over lawaai of als u de geluidsnormen niet respecteert, mag de beheerder uw activiteit stopzetten. Als u de instructies van de beheerder niet opvolgt, kan de politie uw activiteit stilleggen. Schade U mag de lokalen, het materieel en de apparatuur niet beschadigen. U bent als gebruiker zelf verantwoordelijk voor schade aan het gebouw of de inhoud. Het maakt niet uit of de schade is veroorzaakt door uzelf, een medewerker of een deelnemer van de activiteit. U meldt elke schade onmiddellijk aan de beheerder. Bij schade moet u de herstelling ervan betalen. Als het personeel van de stad de schade herstelt, moet u de uurlonen van het personeel betalen. Afval U moet zelf uw afval sorteren en weggooien. Als u dit niet doet, is dit schade en moet u ervoor betalen. Controle door de beheerder De beheerder heeft de leiding. Hij/zij geeft alle nodige aanwijzingen. U dient deze aanwijzingen steeds op te volgen. De beheerder mag de activiteiten altijd controleren en mag altijd in het lokaal binnen. Als u de afspraken niet respecteert, kan de beheerder uw activiteit stopzetten en u verplichten het gebouw te verlaten. Als u weigert uw activiteit stop te zetten of het gebouw te verlaten, wordt de politie verwittigd. Hebt u vragen over dit reglement? Contacteer dan het secretariaat van via of atlas@stad.antwerpen.be. Wij helpen u graag verder. 10