Verhuurreglement. Polyvalente Zaal Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai

Transcriptie

1 Verhuurreglement Polyvalente Zaal Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai editie: juli 2017

2 Beste huurder Wilt u de polyvalente zaal huren in het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai? Dan moet u zich houden aan het verhuurreglement. In dit reglement staan: de huurtarieven voor de polyvalente zaal; wat u moet doen als u deze zaal wilt huren. Extra info Het reglement voor het ter beschikking stellen van infrastructuur: gemeenteraadsbesluit met jaarnummer 1436 van 25/10/2010. Het retributiereglement: gemeenteraadsbesluit 2013 GR van 19/11/2013. De stad vraagt u om de normen en reglementen te respecteren. Een gedetailleerde omschrijving staat in de politiecodex. Het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai wordt beheerd door JES, de stad Antwerpen en hun afgevaardigden, de verantwoordelijke van. Zij nemen, in onderling overleg, de beslissingen over het gebruik van het de polyvalente zaal in het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai. Hebt u vragen? Of wilt u meer informatie? Contacteer : tel zaalzoeker@stad.antwerpen.be 1

3 Hoe vraagt u de huur van de zaal aan? 1. Vul het aanvraagformulier in Surf naar Zoek op Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai en download het aanvraagformulier. Vraag het aanvraagformulier op via zaalzoeker@stad.antwerpen.be. 2. het ingevulde aanvraagformulier naar naar zaalzoeker@stad.antwerpen.be. 3. U ontvangt een bevestiging per De bevestiging is het contract tussen u en. De bevestiging bevat informatie over de huurprijs, betalingswijze, voorwaarden en andere afspraken. U mag deze bevestiging niet aan iemand anders geven. 4. Betaal de huurprijs U betaalt met een overschrijving. Pas als de betaling op de rekening van de stad Antwerpen staat, is de verhuring definitief in orde. 2

4 Inhoud Hoe vraagt u de huur van de zaal aan? Vul het aanvraagformulier in het ingevulde aanvraagformulier naar U ontvangt een bevestiging per Betaal de huurprijs... 2 I. Algemeen... 5 Artikel 1 Gedeeld gebruik van het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai... 5 Artikel 2 Wie kan de zaal huren?... 5 Artikel 3 Wanneer kan u de zaal huren?... 5 Artikel 4 Wat als u dit reglement niet naleeft?... 6 Artikel 5 Vrijwaringsprincipe... 6 Artikel 6 Camerabewaking... 7 II. Huurprijzen... 8 Artikel 7 Hoeveel bedraagt de huurprijs?... 8 Artikel 8 Wie moet geen huur betalen?... 9 Artikel 9 Hoe betaalt u de huur?... 9 Artikel 10 Wat als u niet betaalt? Artikel 11 Hoe betaalt u taksen en auteursrechten? III. Activiteiten Artikel 12 Waarom verhuurt de stad zalen? Artikel 13 Welke activiteiten kan u niet organiseren in de zaal? Artikel 14 Wanneer kan uw activiteit of de overeenkomst beëindigen? IV. Reserveren en annuleren Artikel 15 Wanneer kan u een aanvraag indienen? Artikel 16 Hoe vraagt u een zaal aan? Artikel 17 Kan u de reservatie annuleren of wijzigen? Artikel 18 Wat met terugkerende activiteiten? Artikel 19 Wat is een sleuteldrager?

5 V. Op voorhand Artikel 20 Duid een verantwoordelijke aan Artikel 21 Wilt u extra materiaal bestellen? Artikel 22 Hoe communiceert u over uw activiteit? Artikel 23 Kan u de zaal op voorhand bezichtigen? VI. Tijdens de activiteit Artikel 24 Wanneer mag uw activiteit starten? Artikel 25 Wanneer moet uw activiteit stoppen? Artikel 26 Mag u eten en drinken in de zaal? Artikel 27 Mag u roken in de zaal? Artikel 28 Hoe zorgt u voor een veilige activiteit? Artikel 29 Vermijd overlast VII. Na de activiteit Artikel 30 Hoe ruimt u de zaal op? Artikel 31 Wat met afval? Artikel 32 Wat met diefstal en schade aan het gebouw? Artikel 33 Kan u controleren?

6 I. Algemeen Artikel 1 Gedeeld gebruik van het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai Het Jeugd- en Ontmoetingscentrum bestaat uit verschillende ruimtes. Al deze ruimtes worden van woensdag tot en met zaterdag gebruikt door de jeugdwerking JES. Enkel buiten de schoolvakanties verhuurt de polyvalente zaal met de bijhorende ruimtes (keuken, toiletten, gang en hal) op maandag en op dinsdag. Tijdens de schoolvakanties verhuurt geen enkele ruimte in het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai. Artikel 2 Wie kan de zaal huren? Enkel verenigingen kunnen de zaal van het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai huren. Artikel 3 Wanneer kan u de zaal huren? Verenigingen kunnen de zaal huur buiten de schoolvakanties op: Maandag van 10 tot 23 uur Dinsdag van 9 tot 23 uur Let op: Tijdens de schoolvakanties kan u de zaal niet huren. 5

7 Artikel 4 Wat als u dit reglement niet naleeft? Als u de zaal huurt, dan moeten u en de gebruikers dit reglement en eventuele bijkomende regels van naleven. Als u of de gebruikers deze regels niet naleeft: betaalt u toch de huurprijs, kan u de zaal niet (verder) gebruiken, maakt u geen aanspraak op een schadevergoeding, mag u zalen in het beheer van maximaal 2 jaar lang niet huren. Artikel 5 Vrijwaringsprincipe Iedereen die een subsidie van de stad Antwerpen ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruikmaakt van de stedelijke infrastructuur, engageert zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, en met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Dit betekent de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden. Een subsidie of infrastructuur gebruiken op een wijze die in strijd is met het engagement leidt altijd tot sancties zoals: weigeren of terugvorderen van de subsidie, eenzijdig beëindigen van de samenwerking, verhuurverbod in alle stedelijke centra, weigeren van logistieke ondersteuning. De stad Antwerpen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die wordt geleden naar aanleiding van de opgelegde sancties. 6

8 Artikel 6 Camerabewaking Het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai heeft 4 camera s. Deze camera s vallen onder de wet tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera s (21 maart 2007). Enkel bevoegde personen kunnen de beelden bekijken tot 30 dagen na opname. Wilt u uw eigen beelden bekijken? Contacteer dan de verantwoordelijke van het Jeugd- en Ontmoetingscentrum: Koen Beckx, koen.beckx@jes.be. Zodra u het gebouw betreedt, geeft u stilzwijgend het akkoord dat u gefilmd mag worden. 7

9 II. Huurprijzen Artikel 7 Hoeveel bedraagt de huurprijs? De huurprijs hangt af van: Het type activiteit o Categorie 1: sociaal-culturele activiteiten zonder winstoogmerk o Categorie 2: commerciële en activiteiten van politieke partijen De duur van de activiteit o U betaalt huur per tijdsblok van 4 uur. o Een tijdsblok kan op elk uur starten vanaf 10 uur (maandag) en 9 uur (dinsdag). o Een tijdsblok kan op elk uur eindigen tot ten laatste 23 uur. Categorie 1 Categorie 2 6 euro per tijdsblok van 4 uur 35 euro per tijdsblok van 4 uur Wat als uw activiteit geen 4 uur duurt? Dan betaalt u huur voor 1 tijdsblok. Wat als uw activiteit langer duurt dan gepland? Dan moet u per overschrijding van 4 uur de huur van een extra tijdsblok betalen. Wat als uw activiteit stopt tussen 23 en 24 uur? Dan moet u 75 euro extra betalen. 8

10 Artikel 8 Wie moet geen huur betalen? Stad Antwerpen Diensten van de stad Antwerpen, regie- en interne operationele vzw s die een overeenkomst met de stad hebben, verzelfstandigde agentschappen en OCMW Antwerpen. Antwerpse scholen Erkende scholen van alle netten in Antwerpen (voor schoolse activiteiten). Leden van Buurtsecretariaten Leden van Buurtsecretariaten kunnen de zaal 1 keer per maand 4 uur gratis huren. Woonhaven Woonhaven kan de zaal gratis huren. Jes vzw Jes vzw kan de zaal gratis huren. Let op: ook als u geen huur moet betalen, moet u de aanvraagprocedure volgen. Artikel 9 Hoe betaalt u de huur? U ontvangt een met de betaal- en verhuurgegevens. Vervolgens betaalt u de huur met een overschrijving. Zorg ervoor dat huur ten laatste 14 dagen voor de start van uw activiteit op de rekening van de stad Antwerpen staat. Pas als de stad de huur heeft ontvangen, is de verhuring definitief in orde. 9

11 Artikel 10 Wat als u niet betaalt? Als u niet betaalt, wordt de overeenkomst beëindigd. U kan de zaal dan niet huren. Artikel 11 Hoe betaalt u taksen en auteursrechten? U moet zelf taksen en auteursrechten betalen. Dit zijn de 2 belangrijkste: SABAM SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Als u muziek van anderen wilt exploiteren, moet u het auteursrecht respecteren en SABAM betalen. U vindt meer informatie op Billijke Vergoeding Als u openbaar muziek gebruikt, moet u een Billijke Vergoeding betalen aan de uitvoerende muzikanten en producenten. U vindt meer informatie op 10

12 III. Activiteiten Artikel 12 Waarom verhuurt de stad zalen? De stad Antwerpen biedt haar bewoners infrastructuur aan om activiteiten, burgerinitiatieven en feesten te ontwikkelen en te organiseren. De stad wil zo ontmoeting tussen haar bewoners stimuleren. Ze wil ook de betrokkenheid van bewoners bij het samenleven in de wijk stimuleren. Artikel 13 Welke activiteiten kan u niet organiseren in de zaal? Levensbeschouwelijke activiteiten, privé-activiteiten, erediensten en religieuze activiteiten Activiteiten waarbij wordt gedanst Openbare verkopen Commerciële doelstellingen die niet passen in de doelstellingen Activiteiten die niet werden vermeld in de aanvraag Activiteiten die in strijd zijn met de mensenrechten en de grondwet Organiseert u een activiteit die u niet hebt aangevraagd? Dan mag u 2 jaar lang geen zaal huren via. Als twijfelt aan de aard van uw activiteit, kan de dienst beslissen om uw activiteit niet te laten plaatsvinden. De dienst kan wel uitzonderingen toestaan. Bespreek uitzonderingen op voorhand met. 11

13 Artikel 14 Wanneer kan uw activiteit of de overeenkomst beëindigen? kan uw activiteit of de overeenkomst weigeren als: er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde; uw activiteit in strijd is met het verhuurreglement; de dienst twijfelt aan de aard van uw activiteit; uw activiteit in strijd is met de afspraken met ; u de toelating voor het huren aan iemand anders geeft; er sprake is van overmacht; de belangen van de stad Antwerpen voorrang hebben; uw activiteit in strijd is met de visie of de doelstellingen van de stad Antwerpen. De stad Antwerpen en Jes kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die wordt geleden omdat een activiteit werd geweigerd of een overeenkomst werd beëindigd. 12

14 IV. Reserveren en annuleren Artikel 15 Wanneer kan u een aanvraag indienen? U kan ten vroegste 6 maanden voor de start van uw activiteit een aanvraag indienen. U kan ten laatste 1 maand voor de start van uw activiteit een aanvraag indienen. U kan tot maximaal 6 maanden in de toekomst aparte en terugkerende activiteiten aanvragen. Artikel 16 Hoe vraagt u een zaal aan? 1. Vul het aanvraagformulier in Surf naar Zoek op Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai en download het aanvraagformulier. Of vraag het aanvraagformulier op via zaalzoeker@stad.antwerpen.be. 2. het ingevulde aanvraagformulier naar naar zaalzoeker@stad.antwerpen.be. 3. U ontvangt een bevestiging per De bevestiging is het contract tussen u en. De bevestiging bevat informatie over de huurprijs, betalingswijze, voorwaarden en andere afspraken. U mag deze bevestiging niet aan iemand anders geven. 4. Betaal de huurprijs U betaalt met een overschrijving. Pas als de betaling op de rekening van de stad Antwerpen staat, is de verhuring definitief in orde. 13

15 Artikel 17 Kan u de reservatie annuleren of wijzigen? U annuleert of wijzigt de reservatie door schriftelijk of via te informeren. Als de annulatie minimaal 2 werkdagen voor de start van uw activiteit ontvangt, moet u geen huur betalen. U hebt dan recht op de terugbetaling van de huur. Als u deze deadline niet respecteert, moet u wel huur betalen. Wilt u uw reservatie wijzigen of annuleren? Neem dan altijd contact op met. Het kan namelijk zijn dat uw wijziging of annulatie niet kan worden uitgevoerd (bv. de zaal is niet meer vrij, er is geen sleuteldrager beschikbaar). Wat met noodgevallen? U kan uw reservatie op het laatste moment annuleren door te telefoneren naar Werkhaven. Het permanentienummer van Werkhaven staat in de bevestigingsmail. Artikel 18 Wat met terugkerende activiteiten? U kan terugkerende activiteiten organiseren. beslist of deze activiteiten kunnen plaatsvinden. De dienst doet dit op basis van de beschikbaarheid van de zaal en uw aanvraag. 14

16 Artikel 19 Wat is een sleuteldrager? Een sleuteldrager is een medewerker van de stad Antwerpen-project Werkhaven. Deze persoon opent en sluit de zaal. Voor de start van uw activiteit Ga naar de voordeur van het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai. Meld u aan bij de sleuteldrager op het tijdstip dat in de bevestigingsmail staat. De sleuteldrager: o opent samen met u de zaal, o geeft u praktische informatie, o overloopt de afspraken, o vult samen met u een plaatsbeschrijving in. Tijdens uw activiteit In de bevestigingsmail staat het permanentienummer van Werkhaven. Telefoneer Werkhaven in geval van nood. Na afloop van uw activiteit Wacht op de sleuteldrager. De sleuteldrager komt op het afgesproken einduur naar de zaal (zie bevestigingsmail). De sleuteldrager: o controleert de zaal; o kijkt na of u het reglement hebt nageleefd, o vult samen met u een plaatsbeschrijving in, o sluit samen met u de zaal af. Als uw activiteit vroeger stopt dan gepland, telefoneert u naar het permanentienummer van Werkhaven. Werkhaven kijkt dan na of de sleuteldrager uitzonderlijk vroeger kan komen. U moet altijd wachten op de sleuteldrager zodat u samen de zaal kan afsluiten. 15

17 V. Op voorhand Artikel 20 Duid een verantwoordelijke aan U moet op voorhand een verantwoordelijke voor uw activiteit aanduiden. Deze persoon moet aanwezig zijn tijdens uw activiteit en zorgt ervoor dat alles goed verloopt. Vermeld de naam van deze persoon op het aanvraagformulier. Let op: u mag de toelating om de zaal te huren niet aan iemand anders geven. Artikel 21 Wilt u extra materiaal bestellen? Feestmateriaal District Antwerpen - evenementenloket o tel o district.antwerpen@stad.antwerpen.be Website van de stad Let op: overleg met voor u materiaal bestelt. Beamer en projectiescherm U kan gratis een beamer en projectieschermen gebruiken. Vermeld dit op het aanvraagformulier. 16

18 Artikel 22 Hoe communiceert u over uw activiteit? Vermeld in uw communicatie altijd: de naam van de organisator, de locatie en de naam van de zaal, de datum en het tijdstip van de activiteit, de toegangsprijs. U mag in uw communicatie niet de indruk wekken dat en de stad Antwerpen medeorganisatoren zijn van uw activiteit. Wordt uw activiteit uitgezonden op televisie, radio of digitale kanalen? Bespreek dit op voorhand met. Soms zal het college van burgemeester en schepenen toelating moeten geven. Artikel 23 Kan u de zaal op voorhand bezichtigen? Neen. U kan de zaal niet op voorhand bezichtigen. 17

19 VI. Tijdens de activiteit Artikel 24 Wanneer mag uw activiteit starten? U kan de zaal enkel huren op maandag en dinsdag. Uw activiteit start ten vroegste om: 10 uur op maandag, 9 uur op dinsdag. Uw activiteit moet starten op het afgesproken uur. Sleuteldragers Houd u aan de afspraken met de sleuteldragers. U vindt meer informatie in artikel 19. Artikel 25 Wanneer moet uw activiteit stoppen? U moet uw activiteit voor het afgesproken uur stoppen (zie bevestigingsmail). Uw activiteit stopt ten laatste om 22 uur. Ten laatste om 23 uur wordt het gebouw afgesloten. Sleuteldragers Houd u aan de afspraken met de sleuteldragers. U vindt meer informatie in artikel

20 Artikel 26 Mag u eten en drinken in de zaal? U mag eten en drinken in de zaal. U kan uw eigen drank en vooraf klaargemaakt eten meebrengen. U mag geen verwarmings- en keukenapparaten meebrengen. U kan wel de aanwezige keukenapparaten gebruiken. Artikel 27 Mag u roken in de zaal? Roken is verboden in de zaal. U mag niet roken in het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai. Artikel 28 Hoe zorgt u voor een veilige activiteit? Bewaking bewaakt het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai niet. U bent zelf verantwoordelijk om beschadiging, verlies en diefstal te voorkomen. U kan externe veiligheidsmensen inschakelen. Maar zij mogen: de dagelijkse werking van het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai niet hinderen, de toegang tot het gebouw niet verstoren. Toegang tot het gebouw Sluit altijd de ingang van het gebouw af. Laat deze deur dus nooit openstaan. U krijgt geen sleutel van de toegangsdeur. Zorg er dus voor dat er altijd iemand aanwezig is in het gebouw en laat het gebouw niet onbeheerd achter. Deze persoon kan de deur openen voor deelnemers. Hou hier rekening mee wanneer u het gebouw verlaat om boodschappen te doen of materiaal te leveren. 19

21 Eerste Hulp Bij Ongevallen (EHBO) U moet uw activiteit zo veilig mogelijk maken. voorziet geen EHBO-koffer of verbanddoos. Daarom moet u zelf zorgen voor EHBO-materiaal. Brandveiligheid U moet uw activiteit zo brandveilig mogelijk te maken. Leef de normen en reglementen over brandveiligheid na. Informeer de gebruikers over normen en reglementen over brandveiligheid. Gebruik geen versieringen. Gebruik nooit toestellen die werken op gas. U mag enkel de elektrische toestellen gebruiken die aanwezig zijn in de zaal en keuken. Hou alle uitgangen en nooduitgangen vrij. Zet er dus geen tafels of stoelen voor. Hou de bordjes met uitgang en nooduitgang altijd goed zichtbaar. Plaats geen podium of toog. Evacuatie Het Jeugd- en Ontmoetingscentrum Rozemaai moet snel geëvacueerd kunnen worden. Daarom mag u nooit meer dan 49 deelnemers toelaten tot uw activiteit. 20

22 Artikel 29 Vermijd overlast U mag geluidsversterking gebruiken, maar u mag het volume niet te hoog zetten. Hou hierbij rekening met de buren. U mag enkel niet-elektrisch versterkte muziekinstrumenten gebruiken. Veroorzaak tijdens het bespelen geen geluidsoverlast voor de buren. Is er spraken van overlast? Dan kunnen of de Politie uw activiteit stopzetten. Hoe beperkt u geluidsoverlast? Zet muziek niet te luid en speel enkel achtergrondmuziek. Maak geen lawaai op straat en in de omgeving van gebouw. Schakel de geluidsversterking uit vanaf 22 uur. Gebruik enkel niet-elektrisch versterkte muziekinstrumenten. Houd alle ramen en deuren steeds gesloten. 21

23 VII. Na de activiteit Artikel 30 Hoe ruimt u de zaal op? U moet de zaal opruimen en, als het nodig, is ook poetsen. Dit betekent dat u: al uw materiaal meeneemt, de tafels afruimt en ze, indien nodig, poetst met een natte doek, de tafels en stoelen schikt volgens het schema voor de zaalschikking, de keuken en het keukenmateriaal proper maakt, de afwas doet, de toiletten proper maakt, het afval opruimt en het zelf verwijdert. U moet de zaal, alle gebruikte ruimtes en het materiaal (tafels, toiletmeubilair, ) zelf opruimen. Als het nodig is, moet u de zaal, de ruimtes en het materiaal poetsen met zuiver water en een allesreiniger. De beheerder voorziet een emmer, veegborstel, vloerwisser, schuurborstel, handveger, vuilblik, allesreiniger en afwasmiddel. U zorgt zelf voor ander poetsmateriaal zoals schuursponzen, keukenhanddoeken, schotelvodden, dweilen, handdoekjes voor in de toiletten, Let op: als u de zaal, de ruimtes en het materiaal niet opruimt en poetst, beschouwt dit als schade. rekent u dan de kosten van de schoonmaak aan. 22

24 Artikel 31 Wat met afval? U neemt al het afval mee. U moet het zelf verwijderen. Artikel 32 Wat met diefstal en schade aan het gebouw? U bent zelf verantwoordelijk voor diefstal en schade aan het gebouw. Het maakt niet uit of de schade/diefstal is veroorzaakt door uzelf of een deelnemer van uw activiteit. Beschadig de lokalen en het gebouw niet. Beschadig het materiaal niet. Breng geen versiering aan in het gebouw. Stelt u schade/diefstal vast? Meld dit onmiddellijk aan de sleuteldrager. Stuur ook onmiddellijk een naar zaalzoeker@stad.antwerpen.be. Schade Wie schade veroorzaakt, moet de herstelling van de schade betalen. Diefstal Wie diefstal pleegt, moet de kosten om het gestolen goed te vervangen betalen. Artikel 33 Kan u controleren? U moet de richtlijnen van en zijn vertegenwoordiger altijd volgen. De dienst kan uw activiteit controleren en de zaal betreden tijdens uw activiteit. Als u de afspraken niet naleeft, kan uw activiteit stopzetten en u verplichten om de zaal te verlaten. Als u weigert om uw activiteit te stoppen, kan de Politie verwittigen. 23