GEBRUIKSOVEREENKOMST EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT KOETSHUIS HALLEHOF KASTEELDREEF 55, 2980 HALLE-ZOERSEL

Transcriptie

1 GEBRUIKSOVEREENKOMST EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT KOETSHUIS HALLEHOF KASTEELDREEF 55, 2980 HALLE-ZOERSEL GEBRUIKSOVEREENKOMST Vandenplas-Events BVBA de gebruiker. Vandenplas-Events BVBA stelt aan de gebruiker volgende lokalen ter beschikking: Zaal Koetshuis met keuken (beneden), Zaal Parkzicht met dakterras (boven), zaal Meeting (boven)(20 pers) De zalen en lokalen mogen enkel worden betreden tijdens de gereserveerde uren. De zalen en lokalen worden per uur verhuurd. Deze lokalen mogen niet worden onderverhuurd, tenzij dit door een bedrijf of venootschap gebeurt. Reserveringen door erkende en niet erkende verenigingen worden enkel gebruikt voor de activiteiten van de vereniging zelf, alle andere activiteiten vallen onder privé of bedrijfs verhuur. De gebruiker beheert de gereserveerde lokalen als een goede huisvader, en past het huishoudelijk reglement toe. Wanneer bepalingen uit dit reglement niet worden nageleefd, kan een meerprijs of schadevergoeding worden aangerekend. De reservatie is pas definitief na ondertekening van deze overeenkomst. Deze overeenkomst hangt vast aan het aanvraagformulier van de online reservatie, enkel wanneer de huurder akkoord is met deze gebruikersovereenkomst is de reservatie geldig. Enkel dan kan er een sprake zijn van een geldige aanvraag. Vandenplas-Events heeft het recht de huurder een zaal of lokaal toe te wijzen dat voldoet aan de behoefte van de huurder. Contactgegevens Vandenplas-Events: Vandenplas-Events BVBA Pastorijlaan 6 Bus Wijnegem BTW nr BE Contactgegevens gebruiker: Naam gebruiker: Contactpersoon: (Facturatie)adres: Ondernemingsnummer: Telefoon/GSM: HUISHOUDELIJK REGLEMENT 1. BESCHRIJVING EN MOGELIJK GEBRUIK INFRASTRUCTUUR Beschrijving: dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op alle zalen en lokalen van het pand Het Koetshuis HalleHof zijnde : Zaal Koetshuis : beneden oppervlakte 160m2 met sanitair Zaal Koetshuis : beneden oppervlakte 160m2 met toog en keuken met sanitair Lokaal Groen : beneden 40m2 met sanitair (nu groendienst vanaf 2018 beschikbaar) Huishoudelijk reglement 1/6

2 Zaal Parkzicht : boven 100m2 met sanitair incl. dak terras 185m2 Lokaal Meeting : boven 45m2 met sanitair en bij keuken Opbergruimte : boven wordt één lokaal voorzien als opbergruimte (boven rechts met aparte ingang langs buiten. Deze ruimte wordt voorzien van afsluitbare opberg kasten voor verenigingen die op regelmatige basis gebruikmaken van één van de lokalen of zalen. Mogelijk gebruik infrastructuur: De polyvalente zalen en lokalen kunnen zowel door erkende Zoerselse verenigingen, niet-erkende verenigingen, private gebruikers of bedrijven worden gereserveerd. De polyvalente zalen kunnen worden gebruikt voor vergaderingen, vormingsactiviteiten, voordrachten, optredens, voorstellingen, tentoonstellingen en privé-, bedrijfs- of verenigingenfeesten. Openbare fuiven zijn niet toegestaan ten zij mits toelating van de burgemeester en het schepen college. Alle ruimtes kunnen apart van elkaar worden gereserveerd. 2. RESERVEREN Reserveren. Vandenplas-Events BVBA coördineert alle reserveringen van de polyvalente zalen. Aanvragen kunnen enkel gebeuren via de website. De gebruiker reserveert ook de periode die hij nodig heeft voor opbouw en opruimen van de zaal. Gebruikers kunnen maximum één jaar en minimum veertien dagen op voorhand reserveren, met inachtneming van onderstaande specifieke modaliteiten. Zalen en lokalen worden per uur verhuurd. Specifieke modaliteiten bij het reserveren van de polyvalente zaal: Iedereen krijgt de kans om de zalen te huren, bij de reservatie wordt geen onderscheid gemaakt tussen, erkende, niet erkende Zoerselse verenigingen, private personen of bedrijven wie eerst reserveerd is eerst! Materialen: verenigingen kunnen eigen materialen in de bergruimtes of in afgesloten kasten plaatsen, mits hierover afspraken gemaakt zijn met de verhuurder. Deze kasten bevinden zich in één bepaalde ruimte boven (uiterst rechtse buiten deur), kasten worden enkel voorzien voor verenigingen die op regelmatige basis gebruik maken van het Koetshuis. Controlerecht:Vandenplas-Events BVBA is bevoegd om controle uit te oefenen bij reservering van de polyvalente zalen of lokalen. Vandenplas-Events BVBA kan de gebruiker bij bepaalde evenementen verplichten tot extra organisatorische maatregelen. Dat wordt steeds gemotiveerd! Tijdig annuleren: Elke annulering dient veertien dagen op voorhand (voor verenigingen) en eveneens 14 dagen op voorhand voor privé en bedrijven enkel via mail aan de verhuurder te worden door gegeven, enkel via het adres van het koetshuis (tijdstip controle annulatie). Bij niet-tijdige annulering wordt de verschuldigde retributie aangerekend. Reservatie privé of bedrijf : Bij der reservatie van privé of bedrijf wordt een borg van 75 gevraagd te betalen 5 werkdagen na de reservatie bevestiging door de verhuurder via overschrijving. Deze borg kan worden ingehouden als bepaalde voorwaarden van deze overeenkomst niet worden vervuld (schade, niet correct opkuisen van zaal, laat tijdige annulatie, ) Reservatie verenigingen : De reservatie voor evenementen verenigingen is gratis, komen er meerdere reservaties van een vereniging voor een bepaalde periode, zal 20 worden aangerekend per extra reservatie. (Kies één bepaalde datum voor uw activiteit) de kalender vol reserveren is niet gratis toegelaten! 3. TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN Tarieven en betalingsmodaliteiten: Tarieven zijn terug te vinden op de website Vandenplas-Events BVBA stelt de tarieven voor verhuur op. De zalen en lokalen worden per uur dat de gebruiker aanwezig is in het gebouw verhuurt. Tarieven hangen af van welke ruimte in het gebouw, doel van de activiteit, wie de huurder is (erkende, niet-erkende verenigingen, privé of bedrijf) Betaling geschied per overschrijving of zoals afgesproken. Huishoudelijk reglement 2/6

3 4. PRAKTISCHE AFSPRAKEN 4.1. VOOR DE ACTIVITEIT Gebouwverantwoordelijken : Vandenplas-Events BVBA Dranken : Worden steeds afgenomen van Vandenplas-Events en enkel van Vandenplas- Events! Bestellen drank: is niet nodig!!! Er is ten allen tijde een voldoende grote drankvoorraad aanwezig in het pand. Alle gangbare bieren, frisdranken alsook wijn (wit, rood,rosé) en cava zijn in voorraad alsook de nodige glazen. Extra stoelen, tafels, tapinstalatie, enz kan steeds bij gereserveerd worden (bv voor terras voor koetshuis of boven terras) invullen bij extra s op het reservatie formulier van de website! Koffie is ook aanwezig in het koetshuis incl het gebruik van koffie tassen. Verbruikte, niet verbruikte drank Alle verbruikte en niet verbruikte drank dienen binnen de verhuurperiode op de daarvoor voorziene plaats te worden gestald. Dit is enkel en alleen in de kelder! Verbruik wordt daar door de leveranciers of Vandenplas-Events geteld. Traiteurdienst/catering Vandenplas-Events BVBA werkt ook samen met enkele traiteurdiensten uit de regio, via de website kunt U zelf met deze traiteurdienst contact opnemen over de mogelijkheden voor uw feest, deze mensen zijn vertrouwd met het Koetshuis en kunnen voor U een feest op maat regelen. Zij zijn dan ook bevoorrechte partners van Vandenplas-Events BVBA. Bij reservatie vermelden met welke traiteurdienst U gaat werken. Zelf catering : Uiteraard ben U niet verplicht om traiteur te nemen en mag U zelf uw eigen feest organiseren (Food)! Eigen drank : Indien de huurder beslist om zelf drank heeft de verhuurder heeft het recht om Stop geld te vragen voor dranken vreemd aan het Koetshuis. Sabam: de betaling van het auteursrecht via SABAM is ten laste van de gebruiker. Billijke Vergoeding: de Billijke Vergoeding van de zaal wordt door de verhuurder betaald. Aanlevering infrastructuur: Vandenplas-Events BVBA zorgt ervoor dat de gebruiker kan beschikken over een functionele polyvalente zaal in goede staat. De gebruiker meldt elke onregelmatigheid aan Vandenplas-Events BVBA voor aanvang van de activiteit. Opmerkingen worden via mail verstuurd naar de gebouwverantwoordelijken. Toegang infrastructuur: De lokalen mogen enkel worden betreden tijdens de gereserveerde uren. Wanneer de zaal of het pand betreden wordt, loopt de huur tijd! Opbouw van de zalen: De gebruiker reserveert ook de periode die hij nodig heeft voor voorbereiding en klaarzetten van de activiteit. Die periode moet aansluiten aan de activiteit. Vlaggen, versieringen, panelen etc. mogen alleen worden aangebracht wanneer deze geen schade kunnen veroorzaken. (Duim)spijkers, plakband etc. voor het ophangen van attributen, affiches, versieringen,.. mogen niet worden gebruikt, behalve op de daartoe voorziene plaatsen. Aan de vaste voorzieningen (zekeringkasten, verlichting, geluid,, ) worden geen wijzigingen aangebracht. Schade aan de infrastructuur afkomstig van deze attributen wordt ten allen tijde doorgerekend aan de huurder! Gebruik van materialen: De gebruiker kan zich informeren over de werking van alle materialen TIJDENS DE ACTIVITEIT Afspraken & (brand)veiligheid: in het gebouw geldt een algemeen rookverbod en is geen vuur toegelaten. Koken ( bakken, ) mag alleen in de keuken. De locatie van brandblusapparaten en nooduitgangen staat aangeduid via de gebruikelijke pictogrammen. De gebruiker ziet erop toe dat er geen obstakels voor de nooduitgangen worden geplaatst. Op het elektriciteitsnet worden geen toestellen aangesloten die het vermogen van het aanwezige net overtreffen. Huishoudelijk reglement 3/6

4 Wanneer deze veiligheidsvoorschriften niet worden nageleefd kan Vandenplas-Events de activiteiten stopzetten, en alle eventueel geleden schade terugvorderen van de gebruiker. Parkeren: Er is een parking voorzien op wandelafstand van het Koetshuis (grote parking) voor het koetshuis wordt tijdens de activiteiten niet geparkeerd (enkel laden en lossen). Linkse kant van het gebouw wordt ook niet geparkeerd, ook niet tijdens de activiteiten. Dit totaal parkeer verbod heeft te maken met de bereikbaarheid van Brandweer en hulpdiensten indien nodig. Indien hulpdiensten de wagen van huurder of gast moeten verplaatsen kan de eventuele schade nooit op de verantwoordelijke gebouw worden afgewend. BBQ : Voor het gebouw, op ruime afstand ervan alsook op ruime afstand van de bomen (park) kan een BBQ geplaatst en gebruikt worden, NIET ONDER DE LUIFEL!!! Bij de BBQ blijft ten allen tijde, zolang het vuur brand een verantwoordelijke aanwezig! De BBQ wordt tijdens de huurperiode nog verwijderd en geblust, houtskool resten worden NIET in het park gestort! Schade aan het gebouw en de omgeving ten gevolge van BBQ activiteiten worden steeds verhaald op de huurder van de activiteit! De huurder voorziet ook zelf brand blussende middelen of producten, indien ingeval van nood toch brand blussende middelen gebruikt worden eigendom van het Koetshuis zullen deze aangerekend worden. Beperken van overlast: Bij het spelen van muziek moeten de buitendeuren gesloten blijven. Om uur wordt de muziek steeds stiller gezet. De burgemeester kan steeds een ander sluitingsuur opleggen of afwijkingen op het sluitingsuur toestaan. De rust van de buurtbewoners moet ten allen tijde worden gerespecteerd. Het is niet omdat U zich in een park bevindt zonder directe buren dat U niet voor overlast kan zorgen! Ook bij het verlaten van het park respecteert U en al uw leden, genodigden de (nacht) rust van de buurtbewoners. Klachten over een bepaalde activiteit door buurtbewoners zullen ten allen tijde ten last vallen van de huurder. Toezicht: Tijdens de activiteit zorgt de gebruiker voor voldoende toezicht. Eén vooraf aangeduide persoon draagt de verantwoordelijkheid! 4.3. NA DE ACTIVITEIT Netjes achterlaten: de gebruiker zorgt ervoor dat de polyvalente zaal of lokaal netjes wordt achtergelaten: op het einde van de gereserveerde periode worden alle gebruikte ruimten bezemschoon achtergelaten, de vloer net voor en achter de toog wordt door de gebruiker gedweild, tafels worden proper gemaakt, tafels en stoelen worden teruggezet op hun oorspronkelijke plaats, alle gebruikte toestellen worden proper gemaakt. Indien de keuken werd gebruikt wordt ook de keukenvloer gedweild en worden de keukentoestellen schoongemaakt. Zwerfvuil rond het Koetshuis ook speeltuin, wordt opgeruimd. Afvalzakken worden door de gebruiker op de daarvoor voorziene plaats gezet. (worden opengepikt door vogels). Opkuis : Door de huurder diend de zaal of lokaal bezem proper achter gelaten te worden, togen en keuken netjes gepoetst. Stoelen en tafels terug op de daarvoor voorziene plaats. Na de activteit wordt de desbetrefende zaal grondig gepoetst door de verhuurder tegen een tarief vooraf bepaald. Bezem proper : Het bezem proper achterlaten van het gehuurde lokaal geld voor iedereen en na elke activiteit!!! Sluiten: De gebruiker doet de lichten uit en sluit af. Op dat moment loopt ook de huurtijd af. 5. AANSPRAKELIJKHEID Algemene aansprakelijkheid: De infrastructuur mag niet worden onderverhuurd, tenzij dit door een bedrijf of vennootschap gebeurt. De gebruiker beheert de gereserveerde lokalen als een goede huisvader, en past het huishoudelijk reglement toe. Wanneer bepalingen uit dit huishoudelijk reglement niet worden nageleefd, kan een meerprijs of schadevergoeding worden aangerekend. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor zijn activiteit. Deze activiteit mag niet in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden. Indien de zaal gebruikt wordt door een organisatie of vereniging, verklaart de gebruiker dat zijn organisatie/vereniging in orde is met alle wetgeving en voorschriften rond vrijwilligerswerk en tewerkstelling. Schade: De gebruiker is verantwoordelijk voor iedere schade die aan het gebouw of bijhorende accommodatie werd aangebracht als gevolg van de door hem georganiseerde Huishoudelijk reglement 4/6

5 activiteit. Beschadigingen moeten onmiddellijk worden gemeld bij de gebouwverantwoordelijke. Aanrekenen van schade en extra schoonmaak: Herstellingen gebeuren enkel in opdracht van Vandenplas-Events BVBA, en worden doorgerekend aan de gebruiker. Ook als na de activiteit blijkt dat de zaal niet netjes was achtergelaten, en extra schoonmaak nodig is, zal de kostprijs voor deze extra schoonmaak worden doorgerekend. Burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering: De gebruiker staat zelf in voor een ongevallenverzekering en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van organisatoren ten aanzien van derden. Diefstal, verlies of beschadiging van materiaal: Vandenplas-Events BVBA is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort of meegebracht werd door de gebruiker. Camera bewaking Het Koetshuis is voorzien van camera bewaking. D. SLOTBEPALING Bezwaren: Eventuele bezwaren i.v.m. de toepassing van dit reglement moeten uiterlijk 4 kalenderdagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan via . E. BETALINGS VOORWAARDEN Verenigingen, erkend of niet erkend kunnen huren onder zeer gunstige tarieven. Verenigingen die wekelijks een lokaal huren of gebruiken betalen per kwartaal. Alle andere verenigingen krijgen na hun activiteit of op het einde van de maand een factuur aangeboden. Betaling max 14 dagen na factuur datum voor vereningingen. Privé of bedrijven krijgen maximaal 5 dagen na de activiteit een factuur aangeboden. Privé of bedrijven betalen deze factuur maximaal 5 dagen na ontvangst. Betaling geschied steeds via overschrijving met als referentie : Indien het om een voorschot gaat : VOORSCHOT RES KTHS + DATUM VAN ACTIVITEIT Indien het om betaling gaat : BETALING KTHS + DATUM ACTIVITEIT Op het moment dat de gebruiker zijn gegevens online heeft ingevuld en een datum voor zijn activiteit heeft gekozen gaat de verhuurder ervan uiit dat de gebruiker het gebruikers regelement heeft gelezen en hier volledig en onvoorwaardelijk mee akkoord gaat. VANDENPLAS-EVENTS BVBA PASTORIJLAAN 6 BUS WIJNEGEM BTW BE BANK KBC BE Huishoudelijk reglement 5/6

6 Huishoudelijk reglement 6/6