Alleen met regels win je geen vertrouwen

Transcriptie

1 Alleen met regels win je geen vertrouwen Is het mogelijk om op basis van principles en trust compliancedoelstellingen te bereiken? Hoe krijgen we een betere balans tussen vertrouwen en regels? Philip Wallage, 29 april 2009, VU Seminar, AMsterdam

2 Programma De balans tussen regels en vertrouwen 1. De aanleiding 2. De zoektocht 3. Enkele best practices Is het mogelijk om op basis van principles en trust compliancedoelstellingen te bereiken? 4. De 9 Trust Rules Hoe krijgen we een betere balans tussen vertrouwen en regels? 5. Afsluiting 2

3 Balans tussen regels en vertrouwen Aanleiding 3

4 Balans tussen regels en vertrouwen Aanleiding 4

5 Balans tussen regels en vertrouwen Aanleiding Rem op creativiteit en ondernemerschap Strategische waarde van informatie komt niet tot zijn recht Nieuwe generatie laat zich niet leiden door structuren en regels Incidentalisme viert hoogtij 5

6 De zoektocht naar de balans Wat gedaan? White Paper Hypegiaphobia Sessies met de Argumentenfabriek Deelnemers: accountants, toezichthouders, bestuurders, overigen Doel: scherp krijgen van de argumenten voor en tegen regels Produkt: een argumentenkaart om het debat te ondersteunen Onderzoek Analyse van 30 cases Literatuur Interviews Debat met stakeholders Deelnemers: geïnteresseerden, journalisten Doel: inzichten verdiepen door het debat te voeren Produkt: concrete aanbevelingen voor een nieuwe balans Ontbijtbijeenkomsten KPMG partners Toezichthouders Slotdebat (11 november) Deelnemers: geïnteresseerden Doel: bereiken van consensus en het aanzetten tot verandering Produkt: een slotrapport voor de stakeholders White Paper Trust Rules Integriteitstoolkit voor het hoger onderwijs 6

7 Zoektocht naar de balans The fear of responsibility Hypegiaphobia. is een verschijnsel dat in de huidige maatschappij wijdverbreid is: angst voor het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Dit heeft alles te maken met de wijze waarop risico s worden beheerst in onze maatschappij. 7

8 Zoektocht naar de balans Voorbeelden If you think you are in control, you are not going fast enough Mario Andretti 8

9 Zoektocht naar balans Voorbeelden De bestuursvoorzitter benadrukt ethiek & integriteit in al zijn toespraken Maar medewerkers in de vuurlinies worden verteld alles te doen om de onrealistische doelen te halen De organisatie heeft een uitgebreid compliance beleid Maar het management toetst de werking niet, noch houdt iemand verantwoordelijk voor overtredingen De organisatie heeft een hotline Maar.er wordt nooit gebeld, weinig medewerkers weten van het bestaan, en wie het kent heeft er geen vertrouwen in 9

10 Zoektocht naar balans Voorbeelden 1998 Annual Report, Our Values : RESPECT: We treat others as we would like to be treated ourselves. We do not tolerate abusive or disrespectful treatment. Ruthlessness, callousness, and arrogance don't belong here. INTEGRITY: We work with customers and prospects openly, honestly and sincerely. When we say we will do something, we will do it; when we say we cannot or will not do something, we won't do it. COMMUNICATION: We have an obligation to communicate. Here, we take the time to talk with one another...and to listen. We believe that information is meant to move and that information moves people. EXCELLENCE: We are satisfied with nothing less than the very best in everything we do. We will continue to raise the bar for everyone. The great fun here will be for all of us to discover just how good we can really be. 10

11 Zoektocht naar balans in gezamenlijkheid 1 Bestuurders & Commissarissen Toon leiderschap Opereer obv eigen strategie Neem verantwoordeijkheid 2 Politici Weersta de roep naar incident management Doorbreek spiraal van juridisering 3 4 Toezichthouders Accountants Naar de geest niet naar de letter Toepassing van wet en regelgeving met gezonde verstand Professional judgement Top down & risk based Vernieuw en signaleer ontwikkelingen 11

12 De zoektocht naar de balans Enkele best practices Roombeek Interpolis Rabobank Essent KL Belastingdienst UWV Monderman KPMG vertrouwen geven om terug te geven vertrouw de klant unplug sturen op gezamelijke doelstellingen commanders intent horizontaal toezicht leefregels shared spaces materialiteit 12

13 Rabobank Interpolis Essent Blind mutual trust Clear procedures Shared vision resulting in spectacular and great results Unplug Bonnetjes Leiderschap & Gezamenlijkheid 13

14 Commander s intent Shared Spaces Belastingdienst Wat i.p.v. hoe Eigen verantwoordelijkheid Geïnformeerd vertrouwen 14

15 De zoektocht naar de balans Enkele best practices 15

16 Trust Rules! 1. Geef persoonlijk contact een belangrijke rol 2. Definieer gezamenlijke doelen 3. Geef het goede voorbeeld 4. Bouw vertrouwen op met goede regels 5. Geef elkaar verantwoordelijkheid en vertrouwen 6. Houd koers en bewaar rust, ook als er iets misgaat 7. Zet in op geïnformeerd vertrouwen, niet op blind vertrouwen 8. Ga mild om met misverstanden, maak korte metten met misbruik 9. Durf te experimenteren en leer van ervaringen 16

17 Trust Rules Hoe kom je tot vertrouwen? 1 Geef persoonlijk contact een belangrijke rol Wederzijds vertrouwen tussen partijen is pas mogelijk wanneer partijen een gezicht hebben en wanneer ze elkaar en elkaars achtergronden kennen. De juiste interactie en interfaces dragen daaraan bij. 2 Definieer gezamenlijke doelen Gezamenlijke doelen verbinden partijen en bieden een opstap naar vertrouwen. Als dat gezamenlijke doel helder is, hoeft er minder op regels gestuurd te worden. 17

18 Trust Rules Hoe kom je tot vertrouwen? 3 Geef het goede voorbeeld Mensen laten hun gedrag voor een groter deel afhangen van het gedrag van hun leiders en peers, dan van wetten en regels. Wie wil sturen op vertrouwen moet dus goede voorbeelden laten zien. 4 Bouw vertrouwen op met goede regels Vertrouwen vraagt om regels. En dat is geen paradox. Het gaat erom goede regels te maken die vervolgens goed ingevoerd worden. En om het lef te hebben regels te schrappen vanuit een visie op de relatie tussen regels en vertrouwen. 18

19 Trust Rules Hoe kom je tot vertrouwen? 5 Geef elkaar verantwoordelijkheid en vertrouwen Vertrouwen krijg je door het eerst te geven. Maak daarom glasheldere afspraken over het wat, en zorg dat het hoe door de mensen zelf kan worden ingevuld. Doe daarmee een appel op hun creativiteit en zelfcorrigerend vermogen. 6 Houd koers en bewaar rust, ook als er iets misgaat Sturen op vertrouwen druist vaak in tegen het menselijk gevoel en roept dus veel kritische reacties op. Consistent leiderschap is nodig om door te zetten en om vertrouwen in het werken met vertrouwen te blijven houden als er wat misgaat. 19

20 Trust Rules Hoe kom je tot vertrouwen? 7 Zet in op geïnformeerd vertrouwen, niet op blind vertrouwen Ultiem vertrouwen is blind vertrouwen. Maar we hoeven onze ogen niet te sluiten voor de werkelijkheid. Dat zou naief zijn en al snel roekeloos. Geïnformeerd vertrouwen betekent dat er checks zijn die laten zien of het vertrouwen al dan niet gerechtvaardigd is. 8 Ga mild om met misverstanden, maak korte metten met misbruik Fouten maken mag, moet vaak zelfs. Maar misbruik van vertrouwen, en vooral herhaaldelijk misbruik, kan niet ongestraft blijven omdat het de eigen geloofwaardigheid ondermijnt. Waar het om gaat is elkaar voortdurend aanspreken. 20

21 Trust Rules Hoe kom je tot vertrouwen? 9 Durf te experimenteren en leer van ervaringen Wie niet waagt, wie niet wint. Sturen op basis van vertrouwen is voor iedereen een zoektocht met vallen en opstaan. Het moet via de weg van de geleidelijkheid gebeuren. 21

22 Trust Rules! Ethos Wantrouwen als uitgangspunt Conformeren aan opgelegde regels Vertrouwen als uitgangspunt Regulering obv gedeelde waarden Doel Aansturing Methoden Gedragsveronderstellingen Tegengaan overtredingen Compliance oficer, jurist Training, audit & controls, sancties Mensen zijn opportunistisch Moreel handelen ontwikkelen en bevorderen Management Idem aangevuld met leiderschap, verantwoording en dialoog Verantwoordelijke en loyale mensen, geïnspireerd door waarden (eigen belang maar ook idealen en principes). 22

23 Sturen op geinformeerd vertrouwen vereist controls Hard controls Activiteiten Controles Inspecties Beleid en reglementen Reconciliaties Functiescheiding Autorisatie matrices, user id s, passwords Controle totalen Soft controls Mensen Gedeelde waarden Competenties Communicatie Leiderschapstijl Transparantie Bewustwording Tevredenheid en commitment Sociale en commerciële druk Belonen van gewenst gedrag Bijsturen ongewenst gedrag 23

24 Sturen op geinformeerd vertrouwen vereist keiharde aandacht voor soft controls Acht dimensies van soft controls 1. Helderheid: Is voor iedereen exact duidelijk wat er van ze wordt verwacht? 2. Voorbeeld gedrag: geven managers het goede voorbeeld? 3. Uitvoerbaarheid: worden realistische doelstellingen gesteld? 4. Betrokkenheid: bestaat er voldoende draagvlak voor gegeven verantwoordelijkheden? 5. Transparantie: is er voldoende zicht op het gedrag van mensen? 6. Bespreekbaarheid: zijn dilemma s bespreekbaar? 7. Aanspreekbaarheid: bestaat er (sociale) controle? Spreken medewerkers elkaar aan op ongewenst gedrag? 8. Sanctioneerbaarheid: wordt gewenst gedrag beloond en ongewenst gedrag bestraft? 24

25 Afsluiting Meld u aan (wallage.philip@kpmg.nl) als "launching customer" om samen scans en cultuur trajecten uit voeren om tot meer Trust te komen. 25