COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS - BESLUIT

Transcriptie

1 COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS - BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 31 juli 2012 nummer: 2012_BW_00158 Onderwerp Bijdrage 2012 aan VVV Warmond - vormend Beknopte samenvatting De VVV Warmond vertegenwoordigt de gemeente voor de voorziening toeristische en recreatieve informatie. De VVV is gevestigd in Warmond en is sinds 2010 een nieuwe stichting. De VVV werkt hard aan een betere recreatieve informatievoorziening en samenwerking met bedrijven en andere toeristische/recreatieve organisaties. Hiervoor zijn prestatie afspraken met de gemeente gemaakt. Om dit mogelijk te maken, vraagt de VVV Warmond een bijdrage van om ook in 2012 deze trend door te zetten en te verbeteren. Bevoegd: Kees van Velzen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Subsidieaanvraag 2012 Begroting balans 2011 MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: De VVV Warmond is sinds 1 januari 2010 zelfstandig en heeft nu twee jaar succesvol gefunctioneerd. De VVV dient ieder jaar een verzoek in voor een financiële bijdrage gekoppeld aan prestatieafspraken, die in overleg met de gemeente gemaakt worden. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1.1 De VVV is een meerwaarde voor de lokale economie Dankzij de VVV worden onder andere horeca, hotels en andere recreatieve voorzieningen lokaal, regionaal en nationaal gepromoot. Dit zorgt voor meer recreanten in de gemeente. p 1 van 19

2 1.2 De gemeente is tevreden over de ontwikkeling De gemeente heeft geconstateerd dat de VVV kansen benut, die een positieve werking hebben op de lokale economie. Er zijn nog veel mogelijkheden om Teylingen beter te promoten. Daarvoor worden er nu prestatie afspraken gemaakt. 1.3 De gemeente moet bezuinigen De gemeente heeft in haar besluit voor de bijdrage 2010 aangegeven, te zullen gaan bezuinigen op de bijdrage van de VVV. De financiële situatie verandert de komende jaren waardoor de gemeente al haar bijdrages aan bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen genoodzaakt is af te bouwen. 2.1 De VVV wordt op de hoogte gebracht Na het besluit van het college wordt de VVV, middels een brief, op de hoogte gesteld over het genomen besluit. Beslist het volgende: BESLISSING punt 1: De VVV Warmond voor 2012 een financiële bijdrage te geven van ,-. Het college vraagt de VVV wel in de loop van het komend jaar antwoorden te geven op de volgende vragen: "Wat wordt anno 2015 de beste werkwijze om het voorzien in toeristische en recreatieve informatie te organiseren?" en "Met welke organisaties staan we voor het beantwoorden van deze vraag?". punt 2: De VVV Warmond schriftelijk op de hoogte te stellen over het genomen besluit. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Ruimte Programma's & Projecten Financile consequenties: De bijdrage aan de VVV is ,-. Dit bedrag is reeds opgenomen in de begroting van p 2 van 19

3 BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Subsidieaanvraag 2012 p 3 van 19

4 Subsidieaanvraag 2012.pdf p 4 van 19

5 Jaarverslag VW 2011 Inleiding 2011 was een jaar van verandering en verbetering. Nadat de VW verhuisde naar een nieuwe plek in het dorp Warmond was duidelijk dat er meer ondernomen moest worden om hier bekendheid aan te geven het geen ook gedaan is. Via sociale media o.a. kunnen volgers tevens kennis nemen van nieuwe producten, activiteiten en andere van belangzijnde zaken. Deze huidige locatie is echter niet optimaal. Verkennende gesprekken en inventarisatie voor een betere locatie hebben inmiddels plaatsgevonden en zullen een vervolg krijgen. De winkel is opnieuw ingericht voor een efficiënter vloergebruik. Personele bezetting 2 vrijwilligers gaven helaas in het verslagjaar aan dat zij niet langer actief konden zijn bij de VW Warmond. De VW is er echter in geslaagd een voldoende aantal nieuwe vrijwilligers te vinden om de weekbezetting compleet te kunnen vullen. Het VW beschikt tevens over een reservebestand zodat winkelsluiting nagenoeg niet voorkomt. Bezoekersaantallen Ondanks de grote inspanning van het bestuur, de kantoormanager en de vrijwilligers is het bezoekerstotaal 4224, aan de VW-winkel over 2011 iets gedaald, t.w personen t.o.v Nieuwe uitgaven en extra activiteiten mochten hier niet direct verandering in brengen. De terugloop in bezoekersaantallen is naast een aantal nauwelijks te beïnvloeden factoren te wijten aan de relatief ongunstige plek in het dorp, waardoor er nauwelijks "impuls aankopen" worden gedaan. Buiten de bezoekersaantallen kwamen 627 telefonische verzoeken om informatie binnen. Het totale aantal informatieverstrekkingen en verkopen komt daarmee op Website Ook de website is gevuld met meer actuele informatie, waarvan vooral de maandagenda en de evenementenlijsten veel bezoekers trekken. In totaal hebben veel mensen de website bezocht. Ook de beschikbaar gestelde foto's (uit eigen archief) verlevendigen de website. Via de website kunnen nu ook onze Twitter berichten worden gelezen. Fotoarchief WV Ten behoeve van nieuw geplande uitgaven is het vorige jaar gestarte fotoarchief verder uitgebouwd en voorzien van nieuw materiaal. Nieuwe uitgaven in 2011: - Fietsroute (Lang de Molens) (mei) - Kaagwaterroute (juli) Extra activiteiten in 2011: - Medewerking aan de fietsbeurs van Warmerdam - Bemensing kraam bij de Voorjaarsmarkt in Sassenheim Bemensing extra stand i.v.m. uitgave nieuwe fietsroute WV Bemensing kraam bij Deelname/medewerking aan de Kunstweek o Aanpassing etalage p 5 van 19

6 Financiën Steeds meer artikelen worden door het VW in consignatie aangehouden hetgeen een financieel risico beperkt. Door de penningmeester is een nieuw boekhoudkundig systeem opgezet en is ook de basisomzetlijst aangepast. Dit jaar hebben we opnieuw een wervingsactie voor donateurs gehouden: - schriftelijke wervingsactie aan zaken en instellingen wervingsactie t.b.v. particulieren Externe contacten De externe contacten zijn in 2011 ook uitstekend onderhouden met o.a.; met de Gemeente - met de TOV, zowel met het algemeen bestuur als met alle drie de afdelingen apart diverse VW kantoren regio Duin-en Bollenstreek - VW 't Groene Hart Stichting Voetveer Warmond - Historisch genootschap Warmelda - Ambassadeur voor de Bollenstreek ( Herman van Amsterdam) p 6 van 19

7 PLAN VAN AANPAK 2012 VVV WARMOND Sassenheim en Voorhout, gemeente Teylingen. p 7 van 19

8 Inhoudsopgave: 1. Introductie blz Doelstelling blz Winkelactiviteiten blz Bestaande samenwerkingsverbanden blz Extra activiteiten blz Plannen blz Slotwoord blz. 5 Pagina 2 van 5 p 8 van 19

9 1. Introductie Voor u ligt het Plan van Aanpak In dit plan van aanpak vindt u de doelstelling, activiteiten en plannen voor 2012 en de daarop volgencle jaren. Dit Plan van Aanpak dient in de eerste plaats om een onderbouwing te zijn van de bij de Gemeente Teylingen ingediende begroting over 2012 én wil in de twee plaats ook aangeven in welke richting de VW Warmond, gem. Teylingen zich wil gaan ontwikkelen. 2. Doelstelling De doelstelling van de VW Warmond, gemeente Teylingen is het op alle mogelijke manieren promoten van de drie kernen van de Gemeente Teylingen: Sassenheim, Voorhout en Warmond. Dit wordt niet alleen gedaan door de (standaard)winkelactiviteiten (zie hieronder), maar ook door het deelnemen aan diverse extra activiteiten en overleg in de regio. 3. Winkelactiviteiten Deze activiteiten vormen de standaardactiviteiten van de vrijwilligers onder leiding van de kantoormanager en zijn wezenlijk veranderd voor de toekomstige jaren. De standaardactiviteiten bestaan uit: Informatieverstrekking aan toeristen, aan inwoners van Teylingen en aan zakelijke en recreatieve bezoekers van Teylingen;! - Verkoop van: o VW-bonnen, Bioscoopkaarten, Podiumkaart, Dinercheques en Bol.com bonnen. o souvenirs en cadeauartikelen; o vaarvergunningen aan watersporters, (veranderde regelgeving voor 2012) o Toegangsbewijzen en kaarten voor de Amsterdamse Waterleidingduinen. o ANWB Water Almanak en Waterkaarten aan watersporters o diverse andere ANWB producten; o fiets-, wandel- en vaarroutes in Teylingen en de regio o Producten uit de gemeente Teylingen o kaarten voor Theater het Trefpunt; o kaarten van andere (Teylingse) activiteiten! o door Warmondse en Teylingse clubs en ondernemers ontwikkelde uitgaven (zoals b.v. de Warmelda kalender en de wandeling door Sassenheim van de Vereniging Oud Sassenheim) - verstrekken van gratis foldermateriaal van evenementen in de Teylingen en de regio. - Uitgiftepunt van weekkranten van de regio; - Het uitgeven van een maandagenda met alle van belang zijnde evenementen in Sassenheim, Voorhout en Warmond (een jaaroverzicht is op verzoek verkrijgbaar) Zorgen voor vermelding evenementen en activiteiten van geheel Teylingen in de media; Bijhouden van de website met informatie over alle drie de kernen; - Gidsrondleidingen door Warmond, Voorhout en Sassenheim. Podium voor amateur kunstenaars uit Teylingen. Mogelijkheid werken op te hangen. 4. Bestaande samenwerkingsverbanden Buiten de hierboven genoemde standaardactiviteiten wordt ook meer en meer samengewerkt met de verschillende verenigingen en organisaties. Zoals onder meer: - Beleef de Bollenstreek: (actieve deelname.) - de Kunstgalerieën Historisch Genootschap Warmelda Pagina 3 van 5 p 9 van 19

10 - de Bibliotheek - Stichting Voetveer Warmond - Ambassadeur voor de Bollenstreek (Herman van Amsterdam) - organisatoren van de Kunstweek - de Eendenkooi - diverse lokale amateur kunstenaars Moestuinvereniging Koudenhoorn. 5. Extra activiteiten Voor de in deze paragraaf genoemde activiteiten wordt een extra beroep gedaan op de VWvrijwiliigers, t.w. fietsbeurs, Warmond opbouwdagen bloemencorso, Voorhout/Sassenheim voorjaarsbeurs, Sassenheim - dag van het kasteel. Voorhout - monumentendagen introductie fiets-/wandelroutes - Etc. - Alle vrijwilligers helpen ieder afzonderlijk met specifiek afgesproken taken in de winkel zoals winkelinrichting, etalage, schoonmaak, media, administratie etc. 6. Plannen 1 De komende jaren zal er veel veranderen op het gebied van het toerisme en financiering. Het is daarom zaak de volgende plannen voor het komend jaar in overleg met betrokken partijen uit te voeren. i Goede contacten onderhouden met de Gemeente Teylingen en/of de raad en haar ambtenaren, door deze (ook tussentijds) op de hoogte te stellen van nieuwe plannen Door middel van periodiek overleg. Uitkijken, ontwikkelen en plannen andere locatie VW. - Uitbouwen van reeds gelegde contacten, o.a. met alle afdelingen van de TOV (Teylingen Ondernemers Vereniging en diverse VW kantoren in de regio Duin-en Bollenstreek); - Inspelen op het door de Provincie Zuid-Holland aangegeven thema voor Mogelijkheid een Maatschappelijke stageplek te bieden aan het Rijnlands Lyceum, Sassenheim Start fietsverhuur ( Union E-bikes) Begin maken met automatisering, (voorraadbeheer) - Digitale informatievoorziening in de winkel (PC voor bezoekers) - Onze website meer herkenbaar maken als vertegenwoordigers van geheel Teylingen. Onderzoek naar een ander Host/provider en meer mogelijkheden zoals het ontwikkelen van een webshop e.d. - Er gaat meer sociale media aandacht besteedt worden aan Sassenheim en Voorhout, ook via Twitter. - Professioneel PR plan uitwerken en opstarten, (externe expertise) - Het reservebestand van vrijwilligers uitbreiden om alle extra activiteiten en ontwikkeling van nieuwe artikelen mogelijk te maken. - Nieuwe wandel/fietsroutes/vaarroutes ontwikkelen, waarbij het zwaartepunt in 2012 komt te liggen bij de Kaag. - Meer streekgebonden producten presenteren en verkopen van ondernemers uit de gemeente Teylingen. (Seizoensgebonden en thematisch) Pagina 4 van 5 p 10 van 19

11 Voortzetting podium voor amateur kunstschilders e.d. uit Teylingen. 7. Slotwoord De VW Warmond zal in 2012 weer haar uiterste best doen om met de vrijwilligers een steeds betere dienstverlening te leveren en in te spelen op de behoeften die er zijn vanuit de regio. N.B. Enkele zaken zijn in ontwikkeling en/of staan op ons wensenlijstje. Met de daarbij behorende financiële verwachting voor wat betreft de kosten, gaat het om de volgende zaken: - Opzetten nieuwe website met webwinkel ,00 - Via extern bureau een PR plan op de rails zetten ,00 - Bekendheid VW in omgeving vergroten (o.a. door het verspreiden van posters e.d.) ,00 Pagina 5 van 5 p 11 van 19

12 Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 31 juli 2012 p 12 van 19