EVENEMENTENFORMULIER Hoe kunt u weten welk soort evenement u organiseert. A, B of C evenement. Het tijdig indienen van het evenementenformulier.

Transcriptie

1 EVENEMENTENFORMULIER Raadhuisstraat 1 Postbus 500, 5800 AM Venray Telefoon (0478) Telefax (0478) gemeente@venray.nl Internet KvK-nummer IBAN NL20 BNGH (belastingen) IBAN NL11 BNGH (algemeen) BIC BNGHNL2G U wilt een evenement organiseren. Onder een evenement wordt verstaan elk voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Voorbeelden van evenementen zijn; een braderie, een optocht, een festiviteit op een openbare plaats, een muziekvoorstelling, een wedstrijd op of aan de weg. Besloten feesten worden niet aangemerkt als een evenement. Gemeente Venray kent 3 soorten evenementen: Een A evenement: grootschalig evenement met een verhoogd risico Een B evenement: grootschalig evenement met een gemiddeld risico Een C evenement: eenvoudig Hoe kunt u weten welk soort evenement u organiseert. Hiervoor maakt u gebruik van het rekenmodel. Als u het rekenmodel invult, krijgt u een totaalscore. Deze score geeft aan om welk soort evenement het gaat. Het rekenmodel vindt u op de website van de gemeente Venray. Zoek naar evenement organiseren en klik vervolgens op het tabblad aanvraag. Het ingevulde rekenmodel dient u als bijlage aan het evenementenformulier toe te voegen. A, B of C evenement. Vul het rekenmodel in. Is de score lager dan 6, dan gaat het om een C evenement. U bent verplicht het C evenement te melden. Hiervoor maakt u gebruik van dit evenementenformulier. Is de score 6 of hoger? Dan gaat het om een A of B evenement. Een A of B evenement is een vergunning plichtig evenement. U heeft een vergunning nodig en u kunt deze aanvragen door het invullen van dit evenementenformulier. Voor een A en B evenement is een calamiteitenplan (veiligheidsplan) vereist. Deze dient u als bijlage aan het evenementenformulier toe te voegen. Een voorbeeld van een calamiteitenplan kunt u downloaden van de website Zoek naar evenement organiseren en klik op het tabblad voorwaarden. De gemeente beoordeelt uiteindelijk of het evenement vergunning plichtig is. Dus voor een evenement dat volgens het rekenmodel een C evenement is, kan de gemeente alsnog een vergunning eisen. Het evenementenformulier zal dan in behandeling worden genomen als een aanvraag voor een evenementenvergunning. Dit geldt te allen tijde als - er voor het evenement verkeersmaatregelen genomen moeten worden op doorgaande en/of provinciale wegen; - één van de hulpverleningsdiensten het nodig acht het evenement op te schalen naar een klasse B of A evenement. Het tijdig indienen van het evenementenformulier. Het evenementenformulier moet tijdig worden ingediend. Het formulier kunt u indienen bij de Gemeente Venray, Afdeling Wonen Werken en Leven, Postbus 500, 5800 AM Venray, of verzenden via naar gemeente@venray.nl. Indieningstermijn - voor een A en B evenement is dit 12 weken voor de datum van het evenement. - voor een C evenement is dit 4 weken voor de datum van het evenement. Wanneer u het evenementenformulier met de vereiste stukken niet tijdig indient, kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen en kan dus de door u geplande festiviteit/activiteit/evenement geen doorgang vinden (Artikel 4:5 van de Algemene Wet Bestuursrecht). Vragen? Heeft u nog vragen, dan kunt u tijdens werkdagen contact opnemen met de gemeente Venray, afdeling Wonen Werken Leven en vragen naar een medewerker Evenementen. Het telefoonnummer is: (0478) Let op: - Organiseert u een feest of andere activiteit waarbij zwak-alcoholhoudende dranken worden verstrekt, dan is het noodzakelijk dat u een ontheffing op grond van artikel 35 Drank en Horecawet heeft. - Vindt het evenement plaats op een Zondag, op Hemelvaartsdag of op Eerste kerstdag vóór uur dan is een ontheffing op grond van artikel 4 lid 3 van de Zondagswet noodzakelijk. - Plaatst u een tijdelijk bouwwerk (denk aan een tent, podium, luifel) dan is een tijdelijke gebruiksvergunning noodzakelijk. Pagina 1 van 7

2 1. Heeft u het rekenmodel ingevuld? Ja, voeg het rekenmodel als bijlage toe aan het evenementenformulier., vul alsnog het rekenmodel in en voeg het rekenmodel als bijlage toe aan het evenementenformulier. 2. Bent u tijdig met de melding/vergunningsaanvraag voor het evenement? Ja, het evenement kan niet doorgaan op de door u gewenste datum. U kunt een latere datum kiezen. 3. Is de totaalscore van het rekenmodel lager dan 6? Ja, volgens het rekenmodel betreft het een C evenement. Het evenement is niet vergunning plichtig., volgens het rekenmodel betreft het een A of B evenement. U heeft een vergunning nodig. Het evenementenformulier wordt in behandeling genomen als een vergunningsaanvraag. 4. Gegevens organisator/particuliere aanvrager Naam organisatie/vereniging/stichting KvK-nummer BSN-nummer contactpersoon BSN-nummer particuliere aanvrager Naam en voorletters vrouw man Straat + huisnummer Postcode/Woonplaats Geboortedatum adres contactpersoon Telefoonnummer Vast: Mobiel: 5. Mobiel telefoonnummer van de contactpersoon die bereikbaar is tijdens het evenement Naam contactpersoon (1) vrouw man Mobiel telefoonnummer Naam contactpersoon (2) vrouw man Mobiel telefoonnummer 6. Naam evenement 7. Korte omschrijving evenement (beschrijf alle activiteiten) 2

3 8. Te verwachten aantal bezoekers/deelnemers Het gehandicaptenplatform Venray vertegenwoordigt de algemene belangen van mensen met een beperking en kan u adviseren op het gebied van vervoer, toegankelijkheid en andere zaken ( (geschatte) aantal bezoekers (geschatte) aantal deelnemers tegelijkertijd aanwezig tegelijkertijd aanwezig Leeftijdscategorie < 15 jaar jaar jaar > 45 jaar 9. Datum(s) en tijd(en) evenement en aantal te verwachten deelnemers/bezoekers* Datum(s) Tijd Tijd te verwachten deelnemers/bezoekers dag 1 van uur tot uur aantal dag 2 van uur tot uur aantal dag 3 van uur tot uur aantal dag 4 van uur tot uur aantal dag 5 van uur tot uur aantal *Duurt het evenement langer dan 5 dagen, dan dient u een overzicht met dagen en tijden als bijlage toe te voegen. 10. Datum(s) op- en afbouw evenement Opbouwperiode dd. van uur tot uur dd. van uur tot uur Afbouwperiode dd. van uur tot uur dd. van uur tot uur 11. Ontheffing van de Zondagswet Vindt het evenement plaats op een zondag, op Hemelvaartsdag, of op Eerste Kerstdag voor uur?, ga door naar 12 Ja, op grond van artikel 4.1 van de Zondagswet is het verboden om op zondag voor uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen. Op grond van artikel 4.3 van de Zondagswet kan ontheffing worden aangevraagd. Vraagt u voor het houden van het evenement ontheffing aan op grond van artikel 4.3 van de Zondagswet?, het evenement kan niet op geplande dag(en) en tijd(en) doorgaan. Ja, hiervoor zijn legeskosten verschuldigd. (meer informatie vindt u op de site Waar vindt het evenement plaats Vindt het evenement plaats in het centrum van Venray?* Ja nee, ga door naar 13 *Het evenement vindt plaats in het centrum van Venray als het evenement wordt gehouden op of aan: De Bleek, De Omloop, Henseniusstraat, Grote Markt, Grotestraat, Henseniusplein, Hofstraat, Kapelaanspad, Kleinestraat, Leeuwstraat, Marktstraat, Passage, Schoolstraat, Schoutenstraatje, Schouwburgplein, Wilhelminastraat. 3

4 Aanvraag centrumtoegang (activiteitenpas) Het centrum Venray is op bepaalde tijden door afsluitpalen afgesloten voor verkeer. U kunt toestemming vragen voor toegang tot het centrum, als de beschreven activiteit plaats heeft buiten de venstertijden* en het gebruik van de auto daarbij strikt noodzakelijk is. Op de website vindt u meer informatie over de centrumafsluiting. *De venstertijden zijn: - maandag tot en met donderdag: uur tot uur en uur; - vrijdag: uur tot uur en uur; - zaterdag: uur tot uur en uur. Heeft u een toegangspas nodig? nee Ja, u dient hiervoor een aanvraag in te dienen. Het aanvraagformulier centrumtoegang kunt u vinden op de gemeente website Aan een toegangspas zijn kosten verbonden. Fonteinen schouwburgplein Moet(en) de fontein(en) op het schouwburgplein worden uitgeschakeld? nee ja, op de volgende dagen en tijden Datum van uur tot uur Datum van uur tot uur Datum van uur tot uur 13. Gegevens locatie/terrein evenement Adres locatie/terrein evenement Het terrein is Verhard Onverhard Het terrein is eigendom van Gemeente Anders, naam en adres eigenaar 14. Gegevens accommodatie Het evenement is binnen buiten binnen en buiten in de bossen Vindt het evenement plaats in een vast gebouw? Ja Is er een gebruiksvergunning/melding Ja, nummer vergunning/melding N.v.t. Maximaal gelijktijdig te verwachten bezoekers/deelnemers binnen N.v.t. Aantal Is er een tijdelijk bouwwerk? Ja Tent Luifel Tribune Podium Paviljoen Anders, Maximaal gelijktijdig te verwachten bezoekers/deelnemers in tijdelijk bouwwerk N.v.t. Aantal Is het evenement in een vast gebouw of tijdelijk bouwwerk dan is een situatietekening of plattegrond verplicht. (schaal 1:200) 4

5 Vindt het evenement niet plaats in een vast gebouw of tijdelijk bouwwerk, ga door naar 15. Waaruit bestaat het materiaal van het tijdelijk bouwwerk: Materiaal Wanden Materiaal dak Materiaal vloer Afmetingen gebouw/tijdelijk bouwwerk Lengte m x breedte Lengte m x breedte Lengte m x breedte m = m2 m = m2 m = m2 Hoogte zijwanden m Hoogte nok m Afstand accommodatie tot omliggende bebouwing m Nooduitgangen aanwezig Ja, aantal Uitgangsbreedte totaal m Is er noodverlichting/transparantverlichting Ja, aantal Worden er versieringen aangebracht/opgehangen? Ja, nl. Soort materiaal Overnachting(en) tijdens het evenement Wordt er overnacht?* Ja, aantal personen In een gebouw of tijdelijk bouwwerk Ja *Het is mogelijk om een ontheffing voor recreatief verblijf aan te vragen. Voor meer info zie website Aanvraag tijdelijke gebruiksvergunning Vindt het evenement plaats in een tent en zijn er meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig? (Dit geldt ook voor tenten en overkappingen aan bestaande gebouwen.) Blijven er meer dan 10 personen overnachten in een gebouw of tijdelijk bouwwerk? Ja Ja Heeft u één van bovenstaande vragen met ja beantwoord, dan moet u in het bezit zijn van een tijdelijke gebruiksvergunning. Vraagt u een tijdelijke gebruiksvergunning aan? nee Ja, hiervoor zijn legeskosten verschuldigd. 16. Veiligheid Is er open vuur (bijv. kampvuur) tijdens het evenement? Ja Worden er bak- en braadtoestellen gebruikt? Ja, LPG is verboden Blusapparatuur aanwezig? Ja Brandslaghaspels stuks Brandblussers stuks Anders, nl. Zijn er EHBO-ers aanwezig? (zie voorschriften) Ja, aantal 17. Hygiëne Hoeveel toiletten zijn er aanwezig? aantal in bestaand gebouw aantal in tijdelijke voorziening 5

6 aantal Anders, nl Zijn er water vernevelende installaties (douche, fontein, sproei installatie) Ja Is er een drinkwatervoorziening Ja Is aansluiting op riool of oppervlaktewater nodig? Ja 18. Geluid Is er tijdens het evenement muziek?, ga door naar 19 Ja, soort muziek Mechanische muziek/geluidinstallatie Live muziek Aanvangstijd muziek uur Eindtijd muziek* uur (*uiterlijk 1.00 uur) Wordt er gebruik gemaakt van een omroepinstallatie? Ja 19. Drankverstrekking Wilt u zwak-alcoholische dranken verstrekken?, ga door naar 20 Ja, dan is een ontheffing op grond van art. 35 Drank en horecawet verplicht. Hiervoor zijn legeskosten verschuldigd. Het aanvraagformulier ontheffing artikel 35 Drank en horecawet kunt u vinden op de website Let op: - Bent u ten tijde van het evenement niet in het bezit van een ontheffing, mag u tijdens het evenement geen zwakalcoholische dranken verstrekken. - Het verstrekken van sterke drank met een ontheffing van op grond van artikel 35 van de Drank en horecawet is verboden, dat mag alleen met een drank en horeca vergunning. - Vindt het evenement in de buitenlucht plaats, dan is het gebruik van kunststof bekers/glazen verplicht. 20. Verkeersmaatregelen en parkeren Is het noodzakelijk dat er wegen worden afgesloten.? Ja, zo ja welke Straat dd. van Uur tot uur Is een omleidingsroute noodzakelijk voor verkeer? Ja, intekenen op situatietekening/plattegrond Is er voldoende parkeergelegenheid? Ja Bij meerdere straten voeg een bijlage toe. Een situatietekening of plattegrond is verplicht. 21. Afval Het afval tijdens een evenement, ook het afval dat bezoekers achterlaten, moet door de organisatie van het evenement zelf worden opgeruimd. Dit geldt zowel voor het in gebruik genomen evenemententerrein als voor de aangrenzende straten en pleinen. Voor meer informatie en voorschriften zie de bijlage algemene voorschriften. Moeten er afvalbakken geleverd worden? Ja, s.v.p. opgeven bij 22. Hier zijn kosten aan verbonden. Wilt u dat de gemeente het terrein tegen betaling schoon maakt? Ja 22. Materialen/voorzieningen tegen betaling Wilt u gebruik maken van materialen/voorzieningen? Ja, s.v.p. aankruisen welke. 6

7 Watervoorzieningen Ja Stroomvoorzieningen Ja, hoeveel ampère Afvalbakken Ja, aantal stuks Schrikhekken voor wegafzetting Ja, aantal stuks Dranghekken Ja, aantal stuks (max. 80 stuks) Dranghekken: Het kan zijn dat er minder dranghekken beschikbaar zijn. U dient dan zelf voor dranghekken te zorgen. Wanneer dit het geval is wordt er met u contact opgenomen. Stroom en watervoorzieningen: Alleen op locaties waar deze voorzieningen aanwezig zijn. Kosten materialen/voorzieningen: De kosten van de materialen/voorzieningen kunt u opvragen bij de gemeente. 23. Indelingstekening en/of plattegrond Bij het plaatsen van tenten, podia, aggregaten, voorraadcontainers en andere objecten moet er een indelingstekening (schaal 1:200) worden ingediend waarin in ieder geval wordt aangegeven: de inrichting van het terrein; de afmetingen van het tijdelijk bouwsel; de in- en uitgangen met afmetingen; waar de bijzondere activiteiten plaatsvinden (b.v. bakken, frituren); de brandpreventie voorzieningen zoals; brandblussers, noodverlichting, transparantverlichting ten behoeve van de uit- en/of nooduitgangen; de omgeving van het tijdelijk bouwsel; plaats van eventuele gasopslag en stroomaggregaten, toiletvoorzieningen Bij het afsluiten van wegen (en een omleidingsroute) moet er een plattegrond worden ingediend, waarop duidelijk wordt aangegeven: de afzetting de omleidingsroute 24. Is de melding/aanvraag compleet? De melding/aanvraag is compleet als u: het rekenmodel heeft ingevuld en toegevoegd, en alle vragen heeft beantwoord, en het evenementenformulier heeft ondertekend, en bij een wegafzetting/omleiding een plattegrond heeft toegevoegd, en bij het plaatsen van een tent, en/of andere objecten (zie 23) een indelingstekening heeft toegevoegd. Bij een A of B evenement een calamiteitenplan en afvalplan heeft toegevoegd Let op: - De aanvraag kan pas in behandeling worden genomen als deze compleet is. - Zorg dat uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel correct is. Dit in verband met koppeling van gegevens. Ondergetekende verklaart hierbij de voorschriften evenementen, beschikbaar op de website te hebben gelezen en zorg te dragen voor de naleving van deze voorschriften. Aldus naar waarheid ingevuld Plaats Datum Handtekening 7