EVA. Elektronisch Verlof Aanvragen. Kelio. Versie

Transcriptie

1 EVA Elektronisch Verlof Aanvragen Kelio Versie

2

3 Inhoud. Inleiding Hoe werkt Eva (Kelio)? Afspraken persoonlijk uurrooster Inloggen op EVA Soorten aanvragen in EVA en vervaldatum toegekend verlof Soorten verlofaanvragen vervaldatum toegekend verlof Soorten aanvragen i.v.m. prestatie van overuren Persoonlijke afwezigheidskalender Verlof of terugname van overuren aanvragen Datum kiezen Periode specificeren Verlof of terugname overuren voor een volledige dag Verlof of terugname overuren voor een voor of namiddag Verlof en terugname overuren voor enkele uren Prestatie van overuren aanvragen Datum kiezen Periode specificeren Uitzonderlijke aanvragen Meerdere aanvragen op dag Prestatie van overuren tijdens collectief verlof en op een brug- of feestdag Nu verlof aanvragen voor een volgend kalenderjaar Een aanvraag wijzigen of verwijderen Een aanvraag in afwachting verwijderen Een aanvraag in afwachting wijzigen Een goedgekeurde aanvraag verwijderen Een goedgekeurde aanvraag wijzigen Saldi raadplegen De dienstplanning raadplegen Eenvoudige dienstplanning (best niet gebruiken) Eenvoudige dienstplanning (enkel voor leidinggevenden) Uitgebreide dienstplanning Een aanvraag goedkeuren (enkel voor leidinggevenden) Instellen van een vervanger-goedkeurder bij afwezigheid van de goedkeurder (enkel voor leidinggevenden) Activatie van het doorsturen van aanvragen naar een vervanger-goedkeurder Deactivatie van het doorsturen van aanvragen naar een vervanger-goedkeurder... 4

4 . Overzichten opvragen Overzicht van persoonlijke aanvragen Overzicht van aanvragen van andere personeelsleden (enkel voor leidinggevenden) Overzicht van saldi van andere personeelsleden (enkel voor leidinggevenden)

5 . Inleiding.. Hoe werkt Eva (Kelio)? Aanvrager Mail Leidinggevende Superieure goedkeurder Je doet een aanvraag: in EVA wordt geregistreerd dat de aanvraag in afwachting is (gearceerd weergegeven). De leidinggevende en de superieure goedkeurder ontvangen een mail met de melding dat er een aanvraag ter goedkeuring is: Als zij in EVA de aanvraag accepteren, ontvang je een mail met deze beslissing en wordt de aanvraag definitief zichtbaar in EVA (volledig gekleurd weergegeven). Als zij de aanvraag weigeren, ontvang je een mail met deze beslissing en verdwijnt de voorlopige aanvraag uit EVA. In EVA kan je o.a.: Je aanvragen van afwezigheden, overuren in kalendervorm raadplegen; Afwezigheden aanvragen; Gepresteerde overuren laten goedkeuren; Aanvragen wijzigen en verwijderen; De saldi van je verlof en overuren opvolgen; De planning van je dienst raadplegen. Let op: elke actie in EVA is gebaseerd op je uurrooster zoals in EVA geregistreerd door de dienst HRM. Zorg er dus voor dat je je dossierbeheerder steeds op de hoogte brengt van veranderingen in je uurrooster (zie punt.). 5

6 .. Afspraken persoonlijk uurrooster Gezien de werking van EVA gebaseerd is op je persoonlijk uurrooster, blijkt duidelijk het belang van een correct uurrooster. Je kan je uurrooster altijd raadplegen op PEP: Personeel - Afspraken i.v.m. het kiezen van een uurrooster (in uitvoering van protocol ): Wekelijks moet het voltijds administratief en technisch personeelslid effectief 8 uur presteren (jaarprestatie = 550 uren). Het voltijds opvoedend hulppersoneel dat tewerkgesteld was bij de rechtsvoorganger Provinciale Hogeschool Limburg moet effectief 8 uur per week presteren. Het voltijds opvoedend hulppersoneel dat tewerkgesteld was bij de rechtsvoorganger Xios Hogeschool Limburg moet effectief 6 uur per week presteren. Voor een deeltijds personeelslid wordt bovengenoemde gangbare arbeidsuur per week vermenigvuldigd met de opdrachtbreuk; De prestaties moeten worden geleverd tussen 7u45 en 8u0, met een maximum van 9 uur per dag; De aanvang van de prestaties mag op elk kwartier plaatsvinden, vanaf 7u45 en uiterlijk om 9u00; De prestaties moeten geleverd worden tussen maandagmorgen en vrijdagavond; Het personeelslid mag maximum 5 uur zonder onderbreking prestaties leveren. Na 5 uur ononderbroken prestaties is het nemen van een pauze verplicht; De pauze bedraagt minimum 0 minuten en wordt niet gelijkgesteld met effectief gepresteerde werktijd. Indien het personeelslid dit wenst en de directe leidinggevende is akkoord, kan een langere pauze gekozen worden; Niemand mag meer dan halve vrije dag in zijn uurrooster opnemen. Deze halve vrije dag is vastgesteld op een vaste weekdag. In overleg met de directe leidinggevende kan ook een hele dag om de weken genomen worden; Deeltijdse personeelsleden kunnen in overleg met hun directe leidinggevende een -wekelijks alternerend uurrooster opstellen; Voor de diensten met een dienstverlenend karakter (PXL-Congress, PXL-Catering, onderhoud) kan van deze specificaties afgeweken worden in functie van de noodwendigheid en met akkoord van het personeelslid. Een wijziging van uurrooster kan in principe enkel ingaan op een maandag. Om je rooster te wijzigen vul je het sjabloon uurregeling in dat terug te vinden is op PXL-Intranet (Formulieren => Personeel) en bezorgt het aan je dossierbeheerder. Dit moet ondertekend zijn door de directe leidinggevende en jezelf. Je dossierbeheerder past dan in PEP en EVA het rooster aan zodat dit altijd up-to-date is. Dit is essentieel voor het opnemen van verlof en het opnemen en maken van overuren. Zo n wijziging mag maximum keer per kalenderjaar worden aangevraagd 6

7 . Inloggen op EVA Via de link kom je op het startscherm van EVA. Je komt vervolgens op het inlogscherm: Je inloggegevens zijn dezelfde als voor PXL-mail, Blackboard, PEP, Intranet kortom je PXL-login. Gebruikersnaam: je PXL-personeelsnummer (000**** ) Wachtwoord: je PXL-wachtwoord 7

8 . Soorten aanvragen in EVA en vervaldatum toegekend verlof.. Soorten verlofaanvragen vervaldatum toegekend verlof Opname van verlof huidig kalenderjaar: vrij te kiezen dagen die je krijgt op januari. - Het personeel dat werkt volgens het systeem van 8 uren per week, mag van deze dagen maximum 5 dagen = 8 uur = 80 minuten overdragen van het huidige kalenderjaar naar het volgende kalenderjaar (overschot vervalt na december). - Het personeel dat werkt volgens het systeem van 6 uren per week, mag van deze dagen maximum 5 dagen = 6 uur = 60 minuten overdragen van het huidige kalenderjaar naar het volgende kalenderjaar (overschot vervalt na december). Deze minuten moeten dan opgebruikt zijn, vóór oktober van dat nieuwe kalenderjaar. Het saldo dat niet is opgebruikt, wordt op oktober van het nieuwe kalenderjaar op 0 gezet. Vb. Je werkt volgens het systeem van 8 uren per week Iemand met een voltijdse betrekking krijgt op januari 04 dagen x 7u6 = 598 minuten (98:48 uur) verlof in het potje verlof huidig kalenderjaar. Hiervan mag je maximaal 80 minuten (8:00 uur) meenemen van 04 naar 05. Deze 80 minuten moeten dan opgebruikt zijn vóór oktober 05. Opname van verlof vorig kalenderjaar: vrij te kiezen dagen die je hebt overgenomen van een vorig naar het huidige kalenderjaar (maximum 5 dagen = 8 uur of 6 uur). Deze minuten moeten op zijn vóór oktober van het huidige kalenderjaar. Het saldo dat niet is opgebruikt, wordt op oktober van het huidige kalenderjaar op 0 gezet. Vb. Je werkt volgens het systeem van 8 uren per week. Je had in december 0 nog 000 minuten verlof van het verlof huidig kalenderjaar. Van deze 000 minuten heb je automatisch 80 minuten (8:00 uur) mee overgenomen van 0 naar 04. Deze 80 minuten staan in 04 in het potje verlof vorig kalenderjaar en moeten opgebruikt zijn vóór oktober 04. Terugname overuren: afwezigheid wegens terugname van overuren. In principe mag op maart van elk kalenderjaar, het saldo van overuren van een personeelslid maximum 76 uren bedragen. Het personeelslid verliest op april het aantal overuren dat 76 uur overschrijdt. (voor meer informatie zie protocol Arbeidstijden van het administratief personeel en het technisch personeel van Hogeschool PXL via PXL-Intranet => Reglementen => Personeel). 8

9 .. Soorten aanvragen i.v.m. prestatie van overuren Overuren kunnen enkel gepresteerd worden in opdracht van of na toestemming van de directe leidinggevende. Zowel de aanvraag tot prestatie van overuren als het terugnemen van de gemaakte overuren gebeurt in EVA. Opgelet, in EVA wordt het presteren van overuren ook aangeduid als een afwezigheid. Voor maximaal 4 momenten per academiejaar (opendeurdagen of infodagen) worden de gepresteerde overuren aan 00% gecompenseerd, afhankelijk van het gemiddeld tewerkstellingspercentage van het personeelslid in het betreffende academiejaar: - Tussen 0% en 5%: moment; - Tussen 40% en 60%: momenten; - Tussen 65% en 85%: momenten; - Tussen 90% en 00%: 4 momenten. Andere overuren (inclusief deze tijdens een vakantie zoals opgenomen in het protocol m.b.t. de vakantieregeling van de Hogeschool PXL) worden als volgt gecompenseerd: - Overuren gepresteerd op weekdagen: compensatieverlof aan 00%; - Overuren gepresteerd op een zaterdag: compensatieverlof aan 50%; - Overuren gepresteerd op een zondag of wettelijke/decretale feestdag: compensatieverlof aan 00%; - Overuren die beschouwd kunnen worden als nachtarbeid (van 0u00 tot en met 06u00): compensatieverlof aan 00%. Overuren op een brugdag of een andere vervangingsdag van een feestdag die valt op een zaterdag of zondag buiten een periode van vakantie zoals opgenomen in het protocol m.b.t. de vakantieregeling van de Hogeschool PXL, worden gecompenseerd aan 50%. Aanvragen voor de prestatie van overuren, worden enkel goedgekeurd indien ze ten minste 0 minuten bedragen. Een personeelslid mag maximum 5 ononderbroken overuren presteren. Na 5 uur onderbroken prestaties is het nemen van een pauze van minimum 0 minuten verplicht. Indien een registratie meer dan 5 uren omvat, moet het personeelslid in EVA een specificatie toevoegen waaruit de goedkeurders kunnen opmaken dat er een onderbreking is geweest van minimum 0 minuten. Zo niet, dan wordt de aanvraag met 0 minuten verminderd. Personeelsleden van het A-niveau of, voor het onderwijzend personeel van de Centrale Diensten dat belast is met administratieve taken van minimum het niveau van lector, kunnen in principe geen overuren presteren. Uitzonderlijk is dit wel mogelijk in periodes van piekbelasting. Het bijwonen van VTO-gerelateerde activiteiten (congressen, vorming, seminarie, training, opleiding, workshop, ) geeft geen aanleiding tot de mogelijkheid om overuren te presteren, evenmin als de reistijd van en naar externe locaties. Enkel voor taken die hij normaal op zijn gewone werkplek uitvoert, die uitzonderlijk extern dienen plaats te vinden en voor vergaderingen, mag de reistijd als overuren ingediend worden indien ze meer dan uur omvat en slechts na het verstrijken van dit ene uur. Tenzij wegens uitzonderlijke omstandigheden, moet de goedgekeurde aanvraag tot het presteren van overuren uiterlijk op de werkdag volgend op de dag waarop de prestaties plaatsvonden, in EVA beschikbaar zijn voor de directie Personeel en Organisatie. Tenzij wegens uitzonderlijke omstandigheden, moet de goedgekeurde aanvraag tot het opnemen van overuren uiterlijk op de werkdag voorafgaand aan de dag van opname, in EVA beschikbaar zijn voor de directie Personeel en Organisatie. Overuren moeten teruggenomen worden binnen de dienst waar ze gepresteerd zijn. 9

10 4. Persoonlijke afwezigheidskalender In de persoonlijke afwezigheidskalender vind je al je afwezigheden en extra aanwezigheden terug wegens het presteren van overuren. Verlof, overuren terugnemen of presteren, kan je zelf aanvragen. De andere afwezigheden, zoals ziekte, worden door de dienst HRM geregistreerd maar zijn hier eveneens zichtbaar. Links kies je het tabblad Afwezigheidskalender (indien je hierin al niet onmiddellijk terecht komt na het inloggen). Kies een kalenderjaar. Met de pijltjes kun je een jaar terug/vooruit. Al je persoonlijke afwezigheden in het betreffende kalenderjaar worden getoond. De legende onderaan de pagina toont de betekenis van de verschillende ingeboekte afwezigheden. Bijvoorbeeld: Hier zie je een overzicht van alle aanvragen die je al gedaan hebt. 0

11 5. Verlof of terugname van overuren aanvragen 5.. Datum kiezen De gewenste verlofperiode aanduiden kan op twee manieren: Mogelijkheid : Links klik je op het tabblad Afwezigheidskalender. Daarna klik je op de startdatum van het gewenst verlof en nadien klik je op de einddatum. Indien je maar dag wil aanvragen klik je tweemaal op dezelfde datum. Er wordt gevraagd of je deze afwezigheid wenst in te geven. Klik op OK.

12 Het programma opent vervolgens zelf het tabblad Aanmaken van een aanvraag, waar je je aanvraag kan vervolledigen. Mogelijkheid : Je kan ook rechtstreeks het tabblad Aanmaken van een aanvraag aanklikken. Kies de data waarvoor je een afwezigheid aanvragen: van xx/xx/xxxx tot en met xx/xx/xxxx.

13 5.. Periode specificeren 5... Verlof of terugname overuren voor een volledige dag Als je een volledige werkdag of meerdere volledige werkdagen afwezig bent, dienen hier deze data te staan en duid je aan dat je van het begin van de dag, tot het einde van de dag afwezig wenst te zijn: Het programma weet zelf hoeveel uren je op de betreffende dag/dagen presteert en boekt het correcte aantal uren af. Je kan dus perfect een hele week of zelfs meerdere weken afwezigheid ingeven in EVA met slechts één aanvraag. Gelieve altijd een opmerking te noteren, zoals een motivering voor de aanvraag. Deze wordt meegestuurd naar je leidinggevende. De overige velden van het scherm mogen niet ingevuld worden.

14 Nadat je de periode hebt ingegeven waarvoor je verlof wenst, dien je nog het afwezigheidstype te selecteren. Je hebt de keuze tussen: - Terugname overuren - Verlof huidig kalenderjaar - Verlof vorig kalenderjaar Kies het afwezigheidstype en klik op Bevestigen. Je leidinggevende en de superieure goedkeurder ontvangen de aanvraag per mail. In je afwezigheidskalender wordt de aanvraag gearceerd weergegeven omdat de aanvraag nog in afwachting is. Toelichting afwezigheidstypes: zie hoofdstuk. 4

15 5... Verlof of terugname overuren voor een voor of namiddag Als je werkdag is onderverdeeld in een voormiddag (= gedeelte voor de pauze) en een namiddag (= gedeelte na de pauze) en je bent enkel of een voormiddag of een namiddag afwezig, dan kan je hier aangeven dat je op de betreffende dag: de voormiddag afwezig bent: de namiddag afwezig bent: Het programma weet zelf hoeveel uren jouw voor of namiddag omvat en boekt het correcte aantal uren af. OPGELET: in tegenstelling tot een aanvraag voor meerdere hele werkdagen, kan je geen aanvraag doen voor meerdere voor- of namiddagen tegelijk. Je dient dus je aanvraag per dag apart in te geven met aparte aanvragen, anders rekent EVA verkeerd. 5

16 Gelieve altijd een opmerking te noteren, zoals een motivering voor de aanvraag. Deze wordt meegestuurd naar je leidinggevende. De overige velden van het scherm mogen niet ingevuld worden. Nadat je de periode hebt ingegeven waarvoor je verlof wenst, dien je nog het afwezigheidstype te selecteren. Je hebt de keuze tussen: - Terugname overuren - Verlof huidig jaar - Verlof vorig jaar Kies het afwezigheidstype en klik op Bevestigen. Je leidinggevende en de superieure goedkeurder ontvangen de aanvraag per mail. In je afwezigheidskalender wordt de aanvraag gearceerd weergegeven omdat de aanvraag nog in afwachting is. Toelichting afwezigheidstypes: zie hoofdstuk. 6

17 5... Verlof en terugname overuren voor enkele uren Als je maar enkele uren afwezig bent, (dus geen volledige werkdag, geen volledige voor of namiddag) kies je eerst de datum en kan je dan het aantal uren opgeven dat je afwezig bent op de betreffende dag. Je laat echter staan dat je van het begin van de dag, tot het einde van de dag verlof neemt. Als je hier alsnog wat anders zou aangeven, dan kan dit een foutieve registratie tot gevolg hebben! Dit veld wordt immers genegeerd omdat je het aantal uren dat je verlof wenst op te nemen, specificeert in het veld Tijd per dag in uren. Je vult het aantal uren in dat je wenst op te nemen. Gelieve ook hier altijd een opmerking te noteren, zoals een motivering voor de aanvraag. Wij raden aan om hier voor de duidelijkheid te noteren welke uren je er niet/wel zal zijn indien de verlofaanvraag goedgekeurd zou worden. De overige velden van het scherm mogen niet ingevuld worden. 7

18 Nadat je de periode hebt ingegeven waarvoor je verlof wenst, dien je nog het afwezigheidstype te selecteren. Je hebt de keuze tussen: - Terugname overuren - Verlof huidig jaar - Verlof vorig jaar 4 4 Kies het afwezigheidstype en klik op Bevestigen. Je leidinggevende en de superieure goedkeurder ontvangen de aanvraag per mail. In je afwezigheidskalender wordt de aanvraag gearceerd weergegeven omdat de aanvraag nog in afwachting is. Toelichting afwezigheidstypes: zie hoofdstuk. 8

19 6. Prestatie van overuren aanvragen Opgelet: door EVA wordt het presteren van overuren ook aangeduid als een afwezigheid. Overuren presteren kan enkel in opdracht van of na toestemming van de leidinggevende. 6.. Datum kiezen De gewenste periode waarbinnen je overuren presteert aanduiden kan op twee manieren: Mogelijkheid : Je klikt in het tabblad Afwezigheidskalender tweemaal op de datum waarop je overuren gaat presteren. Er wordt gevraagd of je deze afwezigheid wenst in te geven. Klik op OK. 9

20 Het programma opent vervolgens zelf het tabblad Aanmaken van een aanvraag, waar je je aanvraag kan vervolledigen. Mogelijkheid : Je kan ook rechtstreeks het tabblad Aanmaken van een aanvraag aanklikken. Kies de datum waarop je de prestatie van overuren wilt aanvragen. 0

21 6.. Periode specificeren Op de betreffende dag, laat je staan dat je van het begin van de dag, tot het einde van de dag een afwezigheid wenst te creëren. Als je hier alsnog wat anders zou aangeven, dan kan dit een foutieve registratie tot gevolg hebben! Dit veld wordt immers genegeerd omdat je het aantal uren dat je extra wenst te presteren, specificeert in het veld Tijd per dag in uren. Je geeft het aantal uren in dat je extra wenst te presteren op de betreffende dag. Hier kan je zelf een opmerking noteren, zoals een motivering voor de aanvraag. Wij raden aan om hier voor de duidelijkheid te noteren welke uren je er extra zal zijn indien de aanvraag goedgekeurd zou worden. De overige velden van het scherm mogen niet ingevuld worden.

22 Nadat je de periode hebt ingegeven waarvoor je verlof wenst, dien je nog het afwezigheidstype te selecteren. Je hebt de keuze tussen: - Prestatie overuren 00% - Prestatie overuren 50% - Prestatie overuren 00% Als je uur gaat presteren op een zondag en je kies Prestatie overuren 00%, dan herrekent EVA dit ene uur zelf naar uur! 4 4 Kies het afwezigheidstype en klik op Bevestigen. Je leidinggevende en de superieure goedkeurder ontvangen de aanvraag per mail. In je afwezigheidskalender wordt de aanvraag gearceerd weergegeven omdat de aanvraag nog in afwachting is. Toelichting afwezigheidstypes: zie punt.

23 7. Uitzonderlijke aanvragen 7.. Meerdere aanvragen op dag Het kan nodig zijn om meer dan aanvraag te doen op eenzelfde dag, bijvoorbeeld omdat je in een potje niet meer voldoende minuten hebt om afwezig te blijven zoals gepland. Dan die je bijkomend minuten te putten uit een ander potje. Hiervoor dien je twee aanvragen te doen op de betreffende dag: eerst een verlofaanvraag in uren uit het eerste verlofpotje en vervolgens een verlofaanvraag met het gewenst aantal uren uit het volgende verlofpotje. Opgelet: De eerste aanvraag kan je doen door de datum te selecteren in de afwezigheidskalender of door handmatig de datum in te geven op het tabblad Aanmaken van een aanvraag. De tweede aanvraag MOET je doen door handmatig de data in te geven op het tabblad Aanmaken van een aanvraag. Als je dit niet doet, maar je klikt opnieuw op de datum in de kalender, dan wordt de eerste aanvraag overschreven! Praktisch voorbeeld verlofpotjes uitputten: Je werkt op maandag 8 uren. Je hebt u 45 minuten verlof van vorig jaar. Je hebt 60 u 48 minuten verlof van dit jaar. Je hebt geen overuren. Hoe verlof aanvragen op maandag mei? Verlofaanvraag : uur 45 minuten verlof op maandag mei uit Verlof vorig jaar. 4

24 4 Kies mei als verlofdag door te klikken in de kalender of handmatig via het tabblad Aanmaken van een aanvraag. Je laat staan dat je van het begin van de dag, tot het einde van de dag een afwezigheid wenst te creëren. Als je hier alsnog wat anders zou aangeven, dan kan dit een foutieve registratie tot gevolg hebben! Vraag verlof aan in uren, zijnde uur 45 minuten. (Zie punt 5..) Verstuur eventueel bijkomende uitleg mee met de aanvraag. Kies het afwezigheidstype en klik op Bevestigen. Verlofaanvraag : om in totaal 8 uur verlof aan te vragen, dien je nu de ontbrekende 5 u 5 minuten verlof aan te vragen uit Verlof huidig jaar (let op: je MOET via aanmaken van een aanvraag gaan en daar de juiste datum kiezen!) 4 4 Kies mei als verlofdag via het tabblad Afwezigheidsaanvraag, Aanmaken van een aanvraag. (Zie punt 5. mogelijkheid ). De tweede verlofaanvraag op eenzelfde dag kan namelijk niet aangevraagd worden door in de afwezigheidskalender te klikken, want dan overschrijf je de eerste aanvraag! Je laat staan dat je van het begin van de dag, tot het einde van de dag een afwezigheid wenst te creëren. Vraag verlof aan in uren, zijnde 5 uur 5 minuten. (Zie punt 5..) Verstuur eventueel bijkomende uitleg mee met de aanvraag. Kies het afwezigheidstype en klik op Bevestigen. 4

25 Je krijgt een foutmelding omdat de aanvraag op dezelfde dag plaatsvindt. Klik op Bevestigen. In je afwezigheidskalender verschijnen nu twee gearceerde veldjes op maandag mei omdat er aanvragen zijn gedaan die nog in afwachting zijn. 5

26 7.. Prestatie van overuren tijdens collectief verlof en op een brug- of feestdag Opgelet: door EVA wordt het presteren van overuren ook aangeduid als een afwezigheid. Overuren presteren kan enkel in opdracht van of na toestemming van de leidinggevende. Je kan enkel een aanvraag tot prestatie van overuren indienen, tijdens collectief verlof, op een brugdag of een feestdag, door te klikken op het tabblad Afwezigheidsaanvraag, en dan op Maken van een aanvraag. (Zie punt 5. mogelijkheid ). Dus niet door de datum aan te klikken in de afwezigheidskalender. 4 4 Kies de dag. Je laat staan dat je van het begin van de dag, tot het einde van de dag een afwezigheid wenst te creëren. Je vult het aantal overuren in. Je voegt eventueel een opmerking toe. Wij raden aan om hier voor de duidelijkheid te noteren welke uren je er zal zijn indien de aanvraag goedgekeurd zou worden. Kies prestatie overuren aan 00% of 50% of 00% overeenkomstig de regelgeving en klik op Bevestigen. Onderstaand scherm wordt geopend. Hier klik je nogmaals op Bevestigen. 6

27 In je afwezigheidskalender verschijnt nu een gearceerde veldje opdinsdag 5 juli mei omdat er bovenop het collectief verlof aanvraag gedaan is die nog in afwachting is. 7.. Nu verlof aanvragen voor een volgend kalenderjaar Je kan nu geen verlof aanvragen in EVA voor een volgend kalenderjaar want de verschillende verlofpotjes worden door EVA pas op punt gesteld op januari van dat nieuwe kalenderjaar. Om foutieve boekingen te vermijden, raden wij bijgevolg aan om in dit geval via mail een aanvraag te doen bij je leidinggevende, zodat je alvast weet of het verlof wordt goedgekeurd ja dan nee, en dan kan je het na januari ter bevestiging in EVA aanvragen. 7

28 8. Een aanvraag wijzigen of verwijderen 8.. Een aanvraag in afwachting verwijderen Je kan een aanvraag die nog niet is goedgekeurd verwijderen via je persoonlijke afwezigheidskalender. Klik de aanvraag open, verander de gegevens en verzend de nieuwe aanvraag of verwijder de gegevens. Praktisch voorbeeld Je hebt een dag verlof aangevraagd voor dec. De aanvraag is nog in afwachting, dus deze wordt gearceerd weergegeven in de afwezigheidskalender. Je wilt de aanvraag echter intrekken. Je hebt een dag verlof aangevraagd: Klik in de afwezigheidskalender op de aanvraag. Onderstaand scherm opent zich. Klik op Wissen. Bevestig het wissen met OK. De wijziging wordt meteen zichtbaar in de afwezigheidskalender: 8

29 8.. Een aanvraag in afwachting wijzigen Je kan een aanvraag die nog niet is goedgekeurd wijzigen via je persoonlijke afwezigheidskalender. Klik de aanvraag open, verander de gegevens en verzend de nieuwe aanvraag of verwijder de gegevens. Praktisch voorbeeld Je hebt een hele dag verlof aangevraagd voor december. De aanvraag is nog in afwachting, dus deze wordt gearceerd weergegeven in de afwezigheidskalender. Je wilt echter maar een voormiddag verlof nemen. Je hebt een hele dag verlof aangevraagd: Klik in de afwezigheidskalender op de aanvraag. Onderstaand scherm opent zich. Zorg dat Wijze van invoer van de afwezigheid op Van datum t/m datum met periode staat. Verander nu de aanvraag en geef in dat je een halve dag verlof wil nemen. Klik op Bevestigen. De wijziging wordt meteen doorgevoerd en wacht nu op goedkeuring. 9

30 8.. Een goedgekeurde aanvraag verwijderen Je kan een aanvraag die al is goedgekeurd, verwijderen op het tabblad Afwezigheidaanvraag, en dan op Aanpassen van een afwezigheidfiche. Dit kan enkel voor aanvragen die in de toekomst liggen. Indien er wat mis is met aanvragen op datum van vandaag of die al voorbij zijn, dien je de dienst HRM te contacteren. Praktisch voorbeeld Je hebt hele dagen verlof aangevraagd voor en augustus. De aanvraag is al goedgekeurd, dus deze wordt volledig gekleurd weergegeven in de afwezigheidskalender. Je wilt de aanvraag echter verwijderen. Klik op de aanvraag van en augustus. Klik op Wissen. Bevestig met OK. De wijziging wordt meteen zichtbaar in de afwezigheidskalender als een aanvraag tot verwijdering en is nog gearceerd. Pas als de goedkeurder dit geaccepteerd heeft, verdwijnt de aanvraag definitief. 0

31 8.4. Een goedgekeurde aanvraag wijzigen Je kan een aanvraag die al is goedgekeurd, wijzigen op het tabblad Afwezigheidaanvraag, en dan op Aanpassen van een afwezigheidfiche. Dit kan enkel voor aanvragen die in de toekomst liggen. Indien er wat mis is met aanvragen op datum van vandaag of die al voorbij zijn, dien je de dienst HRM te contacteren. Praktisch voorbeeld Je hebt hele dagen verlof aangevraagd voor en augustus. De aanvraag is al goedgekeurd door de leidinggevende, dus deze wordt volledig gekleurd weergegeven in de afwezigheidskalender. Je wilt echter enkel augustus verlof nemen. Klik op het tabblad Aanpassen van de afwezigheidfiche op de aanvraag van juni. Klik op de aanvraag van en augustus. Klik op Wijzigen.

32 4 4 Pas de einddatum aan naar augustus 04. Klik op Bevestigen. De wijziging wordt meteen zichtbaar in de afwezigheidskalender. Bij augustus zie je dat er een aanvraag tot goedkeuring staat, terwijl er bij augustus een aanvraag tot verwijdering staat. De goedkeurder moet dus voor beide data zijn/haar goedkeuring nog geven.

33 9. Saldi raadplegen Mogelijkheid : Via het tabblad Afwezigheidaanvraag en dan Voorziene afwezigheden. Hier kan je de saldi zien van al je aanvragen. Laat Huidig jaar aangevinkt staan. Je huidig saldo, rekening houdend met volgende opmerkingen: Gepresteerde overuren die niet goedgekeurd zijn, zijn niet in het saldo verwerkt. Gepresteerde overuren die wel goedgekeurd zijn, zijn in het saldo verwerkt, maar slechts vanaf het moment dat de dag waarop ze gepresteerd zijn, voorbij is. Terugname van overuren/opname van verlof in het verleden zijn enkel in het saldo verwerkt als de aanvraag is goedgekeurd. Terugname van overuren/opname van verlof op vandaag en in de toekomst zijn in het saldo verwerkt, ongeacht of het goedgekeurd is of niet.

34 Mogelijkheid : Je kan je saldo ook controleren via het tabblad Afwezigheidaanvraag bij de voorziene saldi. Er dient rekening gehouden te worden, met volgende opmerkingen: Gepresteerde overuren die niet goedgekeurd zijn, zijn niet in het saldo verwerkt. Gepresteerde overuren die wel goedgekeurd zijn, zijn in het saldo verwerkt, maar slechts vanaf het moment dat de dag waarop ze gepresteerd zijn, voorbij is. Terugname van overuren/opname van verlof in het verleden zijn enkel in het saldo verwerkt als de aanvraag is goedgekeurd. Terugname van overuren/opname van verlof op vandaag en in de toekomst zijn in het saldo verwerkt, ongeacht of het goedgekeurd is of niet. Als je meer afwezigheden aanvraagt dan waarop je recht hebt, krijg je een foutmelding: Let erop dat bepaalde aanvragen niet in de saldi die je ziet verwerkt zijn. Houd hier rekening mee opdat je niet te veel verlof of terugname van overuren aanvraagt! 4

35 0. De dienstplanning raadplegen 0.. Eenvoudige dienstplanning (best niet gebruiken) Via het tabblad Afwezigheidsaanvraag, Afwezigheden van de dienst, krijg je een overzicht van iedereen die in een betreffende dienst werkt. Dit overzicht best niet gebruiken want: Elke geregistreerde aanvraag wordt weergegeven als afwezigheid, dus ook een extra aanwezigheid wegens de prestatie van overuren. Een leidinggevende kan nooit iedereen, ongeacht de dienst waartoe een personeelslid behoort, die voor hem of haar werkt, tegelijk tonen. Er is enkel een overzicht van de dienst waartoe je zelf behoort mogelijk. Directeurs staan in een aparte dienst dus zien hier alleen hun eigen planning! 5

36 0.. Eenvoudige dienstplanning (enkel voor leidinggevenden) Via het tabblad Afwezigheidsaanvraag, Gegroepeerde kalender krijg je een overzicht van iedereen van wie jij goedkeurder bent of die jou is toegewezen via een populatie, met vermelding van: De geplande afwezigheden; De geplande extra aanwezigheden wegens de prestatie van overuren. In de legende vind je de verklaring van de verschillende kleuren terug. 6

37 0.. Uitgebreide dienstplanning Via het tabblad, Persoonlijke resultaten, Dienstplanning krijg je een overzicht van iedereen binnen je dienst met: Vermelding van het geldige uurrooster; Afwezigheden; Extra aanwezigheden wegens het presteren van overuren. Opgelet, deze planning is niet zichtbaar voor iedereen. In bepaalde uitzonderlijke gevallen, kan iemand enkel zijn of haar eigen overzicht zien. Deze beperking is een gevolg van andere opties die voor de persoon in kwestie dienden ingesteld te worden. Kies de periode waarvoor je de planning wenst te zien en klik op Weergeven. Onderstaand scherm verschijnt: 7

38 . Een aanvraag goedkeuren (enkel voor leidinggevenden) Wanneer een personeelslid een aanvraag doet, krijg je als leidinggevende een mail hierover en ga je in EVA de aanvraag goedkeuren of weigeren. Nadien wordt de aanvraag technisch gecontroleerd door een superieure goedkeurder van de dienst HRM. Het personeelslid krijgt vervolgens een mail m.b.t. of de aanvraag goed- of afgekeurd is. Praktisch voorbeeld aanvraag verlof goedkeuren: Een personeelslid doet een aanvraag om verlof te nemen op mei 04, voor een periode van de dag. In de mail die je krijgt, zie je volgende belangrijke info: De datum van de aanvraag Aanvullende informatie over de duur van de aanvraag: een volledige dag / een ochtend / een middag / een periode van de dag 4 De benaming van de aanvraag (verlof huidig kalenderjaar, prestatie overuren 00%, ) Een eventuele opmerking die het personeelslid heeft ingegeven 4 8

39 Je gaat naar EVA en logt in om de aanvraag te beantwoorden. Onder het tabblad Afwezigheidaanvraag kan je aanvragen van personeelsleden goedkeuren/weigeren door ze te selecteren onder de rubriek Te valideren. Vervolgens verschijnen alle aanvragen die op je goedkeuring wachten. 4 4 de naam de datum en een indicatie van de duur (de klokjes duiden aan dat er een periode van de dag verlof is genomen, de pijlen duiden hele dagen of dagdelen aan) het motief (overuren/verlof). Je kunt de aanvragen meteen goedkeuren of weigeren via de keuzebalk bij status, maar dan zie je niet de exacte uren die deze persoon aanvraagt. Je kunt dus best elke aanvraag (zeker die met de klokjes) apart aanklikken en in detail bekijken. 9

40 Je komt in het volgende scherm terecht: De naam van de aanvrager De begin en einddatum van het verlof (+ duur indien van toepassing) De benaming van de aanvraag (verlof huidig jaar, prestatie overuren 00%, ) 4 Kies Goedgekeurd of Geweigerd 5 Geef eventueel een opmerking in. 6 Klik op Bevestigen Keur tijdig de aanvragen goed! Als er een aanvraag in het verleden nog niet is goedgekeurd, gaat EVA ervan uit dat dit niet is doorgegaan en verrekent hij dit niet in het saldo dat het personeelslid controleert om te weten op hoeveel verlof/terugname overuren hij nog recht heeft. Hierdoor kan hij meer verlof/overuren aanvragen dan waarop hij recht heeft! 40

41 . Instellen van een vervanger-goedkeurder bij afwezigheid van de goedkeurder (enkel voor leidinggevenden).. Activatie van het doorsturen van aanvragen naar een vervanger-goedkeurder Bij een geplande afwezigheid kan je de aanvragen die jij normaal moet goedkeuren laten doorsturen naar jouw leidinggevende. De aanvragen die bij jou binnenkomen, worden dan automatisch doorgestuurd. Als je je aanvragen wilt laten doorsturen naar een andere leidinggevende tijdens je aanwezigheid, dan breng je de dienst HRM hiervan op de hoogte. Je dossierbeheerder maakt dit voor je in orde... Deactivatie van het doorsturen van aanvragen naar een vervanger-goedkeurder Als je het doorsturen van aanvragen uit EVA naar een andere leidinggevende tijdens je aanwezigheid wilt deactiveren, dan breng je de dienst HRM hiervan op de hoogte. Je dossierbeheerder maakt dit voor je in orde. 4

42 . Overzichten opvragen.. Overzicht van persoonlijke aanvragen Klik op het tabblad Afwezigheidsaanvraag, Lijsten van de afwezigheidsaanvragen. Standaard worden je aanvragen getoond die nog in afwachting van goedkeuring zijn. Om eventueel alle aanvragen te zien, of enkel deze die geweigerd of goedgekeurd zijn, verander je de status. Geef eventueel een periode op waar je een overzicht van wilt zien en klik op OK. 4

43 .. Overzicht van aanvragen van andere personeelsleden (enkel voor leidinggevenden) Klik op het tabblad Afwezigheidsaanvraag, Te valideren. Kies welke aanvragen je wilt zien, de geweigerde, goedgekeurde, de nog goed te keuren (= in afwachting) of alle aanvragen. Geef eventueel een periode op waar je een overzicht van wilt zien en klik op OK... Overzicht van saldi van andere personeelsleden (enkel voor leidinggevenden) Dit kan je niet zelf en dient opgevraagd te worden bij de dienst HRM. 4