Tijdsregistratie. Personal Handboek

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Tijdsregistratie. Personal Handboek"

René Vos
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Tijdsregistratie Personal Handboek

2 Deze gebruikersgids is bedoeld voor alle medewerkers die Efficiënt Personal gebruiken. Efficiënt maakt het mogelijk voor medewerkers om via een web browser de klokkaart te bekijken de verlofkaart in te zien, verlofaanvragen te regelen, een jaaroverzicht te raadplegen, planningsschema s op te vragen, maar ook in of uit te boeken enz. Deze gebruikersgids omvat alle taken die een medewerker maximaal kan doen. Voor alle basistaken is dit voor iedereen hetzelfde scherm. Het is mogelijk dat in functie van het gebruik van de tijdsregistratie in jouw dienst bepaalde elementen extra mogelijk zijn. Deze gebruikersgids is opgebouwd rond de taken die je als gebruiker kan uitvoeren. Het eerste deel bespreekt het inloggen in het programma en het afmelden Dan gaan we na hoe je dit programma kan hanteren om zelf in of uit te boeken en om afwezigheidsaanvragen in te dienen. Daarna bespreken we hoe je paswoord kan gewijzigd worden en vooral hoe je diverse rapporten kan raadplegen en afdrukken. Tenslotte gaan we even in op de self service mogelijkheden. TR personal handboekfb.doc 2

3 Voor deze module zijn de volgende snelkoppelingen beschikbaar: Boekingsscherm Boek in/uit, dienstreis of opleiding-vorming Afwezigheidaanvraag Klokkaart personal Aanwezigheidslijst Bekijken en wijzigen van afwezigheidaanvragen voor verlof zomeruren recuperatie van overuren en vormingsverlof Overzicht van boekingen, transacties en resultaten van de lopende maand Aanwezigheidslijst bruin tabblad Tegoedenrapport (statutaire bediende,contractueel bediende, statutair arbeider, contractueel arbeider) Planning rapport volgende maand Jaaroverzicht afwezigheden Overzicht tegoeden per statutaire bediende Maandplanning per medewerker voor de volgende maand Jaaroverzicht afwezigheden Selfservice (huidige week) Selfservice (vorige week) Wijzig paswoord Ingeven van ontbrekende boekingen en anomalieën van de huidige week corrigeren Ingeven van ontbrekende boekingen en anomalieën van de vorige week corrigeren Wijzig je paswoord In het programma kan je navigeren ofwel via de taakinstructies aan de linkerkant of via de knoppen in de internet explorer browser. TR personal handboekfb.doc 3

asp Ofwel ga je naar je intranet kies webtoepassingen kies klokkaart.

4 Je kan het adres intypen in de adresbalk van Internet Explorer Ofwel ga je naar je intranet kies webtoepassingen kies klokkaart. Ofwel klik je op de snelkoppeling in de linkerbovenhoek van de startpagina van intranet. Als u op de koppeling klikt of het adres in de balk bevestigt, wordt het programma geopend. TR personal handboekfb.doc 4

Op je bureaublad bevindt zich nog geen snelkoppeling naar Efficiënt Personal. Je kan dit best als volgt aanmaken. Je klikt op een willekeurige plaats in het beginscherm van Efficiënt personal.

5 Op je bureaublad bevindt zich nog geen snelkoppeling naar Efficiënt Personal. Je kan dit best als volgt aanmaken. Je klikt op een willekeurige plaats in het beginscherm van Efficiënt personal. Klik met de rechtermuisknop en selecteer snelkoppeling maken. Klik op OK om de snelkoppeling te maken op je bureaublad. Zo vind je steeds het icoontje terug om je snel aan te melden. Aanmelden op het beginscherm Efficient Personal 1. Voer uw gebruikersnaam, die u van Informatica hebt gekregen, in. = voornaam.naam zoals in je mail. 2. Voer eventueel het paswoord in. Als het paswoord nog niet is toegekend, dan kunt u dit direct zelf toekennen via de snelkoppeling Wijzigen Paswoord. Deze snelkoppeling treft u aan als u bent ingelogd. We raden aan om dit niet zomaar te gebruiken en steeds in samenspraak met informatica je toegekende paswoord te gebruiken. Zo kunnen we je steeds helpen als je dit vergeet. 3. Klik op Aanmelden. 4. Efficient Personal opent. TR personal handboekfb.doc 5

Als voorbeeld wordt hier Efficient Personal getoond zoals deze maximaal ingericht kan zijn.

Tijd registreren via Efficient Personal kan op twee manieren: 1.

Via acties in de blauwe kolom links op je scherm Boeken via boekingsscherm.

6 Als voorbeeld wordt hier Efficient Personal getoond zoals deze maximaal ingericht kan zijn. Afmelden Doe je door rechtsboven je scherm op afmelden te klikken. Daarna kan je het scherm sluiten. Tijd registreren via Efficient Personal kan op twee manieren: 1. Via de snelkoppeling Boek in/uit, dienstreis of opleiding-vorming 2. Via acties in de blauwe kolom links op je scherm Boeken via boekingsscherm. Als u inlogt, dan treft u de snelkoppeling Boek in/uit, dienstreis of opleiding-vorming aan: Als u wilt in/uitboeken met een afwezigheid dan kunt u de snelkoppeling boekingsscherm openen. 1. Selecteer het juiste Boekingstype. In/Uit OPL-VORM 2. Klik op boeking 3. Je krijgt een melding dat de boeking is geaccepteerd 4. Klik op OK TR personal handboekfb.doc 6

Als u een afwezigheid wilt aanvragen, dan gebruikt u de snelkoppeling Afwezigheidsaanvraag 1.

Klik op Nieuwe aanvraag. 4. Selecteer een afwezigheid en voer de start- en einddatum in.

recuperatieverlof voor overuren uit het weekend VERLOF = gewoon verlof VORMINGSV = recuperatie voor overuren bij vorming

7 Als u een afwezigheid wilt aanvragen, dan gebruikt u de snelkoppeling Afwezigheidsaanvraag 1. Klik op de snelkoppeling Afwezigheidsaanvraag. 2. Het onderdeel Taken wordt toegevoegd aan de linkerzijde van het scherm. 3. Klik op Nieuwe aanvraag. 4. Selecteer een afwezigheid en voer de start- en einddatum in. Je kiest zoals nu- voor: COMPVERL = compensatieverlof voor feestdagen RECUP TAO = recuperatieverlof voor overuren RECUP UWE = recuperatieverlof voor overuren uit het weekend VERLOF = gewoon verlof VORMINGSV = recuperatie voor overuren bij vorming ZOMERUREN = zomeruren BALANS OP = max. ½ dag /maand glij-uren voor voltijds personeel 5. Bepaal de soort. Standaard zal de soort zoals bepaald in de Telllerdefinitie getoond worden. Toelichting : TR personal handboekfb.doc 7

Absoluut = Opnemen van losse uren in de loop van de dag!!! voeg bij reden in bvb. van 10h.30 tot 12.

alleen in de voormiddag moeten presteren dat zij de volledige dag afwezig zijn op het werk (het systeem brengt het juiste aantal uur in mindering van je saldo aan verlof) Halve dag = forfait van uren

Het systeem berekent automatisch wat je al gewerkt hebt en wat je nog moet opnemen tot aan een Hele dag -waarde.

8 Absoluut = Opnemen van losse uren in de loop van de dag!!! voeg bij reden in bvb. van 10h.30 tot u Hele dag = forfait van uren voor volle dag dit betekent voor personeelsleden die deeltijds werken en bv. alleen in de voormiddag moeten presteren dat zij de volledige dag afwezig zijn op het werk (het systeem brengt het juiste aantal uur in mindering van je saldo aan verlof) Halve dag = forfait van uren voor halve dag!!! Voeg bij reden in of het een VoorMiddag (VM) of NaMiddag (NM) is dat je aanvraagt Aanvullen tot norm = Opnemen van losse uren tot aan het einde van de dag. Het systeem berekent automatisch wat je al gewerkt hebt en wat je nog moet opnemen tot aan een Hele dag -waarde. Deze condities gelden alleen voor de eerste dag en de laatste dag als het om meerdere dagen verlof gaat. Dit zijn immers dagen die anders kunnen zijn dan alle tussenliggende dagen. Tussenliggende dagen zijn vastgelegd in de systeeminstellingen. De eerste dag kan verschillend zijn bv: een halve dag of een paar uur. Dit geldt ook voor de laatste dag. 6. Voer een omschrijving in waar dit vereist is of een andere toelichting. 7. Klik op bewaar wijzigingen om de aanvraag te versturen. 8. In het overzicht heeft de aanvraag de status Niet behandeld. Zolang de aanvraag nog niet is geaccepteerd kunt u de aanvraag wijzigen. Klik hiervoor op de datum. Als de aanvraag wordt goedgekeurd dan verandert de status. Als de functie is ingeschakeld, dan ontvangt u een mailtje als de aanvraag is behandeld. Met deze snelkoppeling kunnen medewerkers hun paswoord wijzigen. 1. Klik op de snelkoppeling Wijzig Paswoord. 2. Voer uw huidige paswoord in 3. Voer het nieuwe paswoord in 4. Voer ter controle het nieuwe paswoord nogmaals in. 5. Klik op Bewaar Wijzigingen. TR personal handboekfb.doc 8

9 Via de snelkoppeling Aanwezigheidslijst, krijgt men een overzicht van de aanwezigheidsstatus van alle collega s. TR personal handboekfb.doc 9

Via Efficient Personal kunt u verschillende rapporten raadplegen.

Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van mogelijke rapporten.

menu anomalieën krijg je een overzicht van alle ontbrekende of verkeerde

10 Via Efficient Personal kunt u verschillende rapporten raadplegen. Klik op de snelkoppelingen om een rapport te openen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van mogelijke rapporten. Klokkaart Een voorbeeld van een klokkaart via Efficient Personal Via het menu anomalieën krijg je een overzicht van alle ontbrekende of verkeerde boekingen, onwettige afwezigheden. Die kan je via Self-service verantwoorden ofwel via je beheerder. TR personal handboekfb.doc 10

11 Planning raadplegen In het Planningsrapport zie je duidelijk welk werkrooster je op een bepaalde dag moet werken, wanneer je in verlof bent na autorisatie -, welke de dagen zijn waarop je niet moet werken en de feestdagen. TR personal handboekfb.doc 11

12 Jaaroverzicht Op het jaaroverzicht kan je duidelijk zien op welke dagen je afwezig was en om welke reden. Onderaan vind je de legende van de verschillende kleuren en afkortingen. TR personal handboekfb.doc 12

13 Tegoeden aan verlof raadplegen Op je tegoeden rapport kan je zien hoeveel uren verlof (Saldo VERL), compensatieverlof (Saldo CV), zomeruren (Sal ZOMERU), overuren van vorming (S VORMING), overuren (Saldo TAO) en overuren gepresteerd in het weekend (Saldo UWE) je nog hebt. TR personal handboekfb.doc 13

Om een afwezigheid in te geven, selecteer de juiste afwezigheid onder afwezigheden. 4. Om te bevestigen, vink Medewerker OK aan 5.

14 Als u de beschikking heeft over de snelkoppeling Selfservice, dan kunt u met dit rapport ontbrekende boekingen of afwezigheden ingeven. 1. Klik op de snelkoppeling Selfservice. 2. Geef de juiste tijd in voor de uitboeking en selecteer de juiste boekingscode. 3. Om een afwezigheid in te geven, selecteer de juiste afwezigheid onder afwezigheden. 4. Om te bevestigen, vink Medewerker OK aan 5. Klik op Bewaar Wijzigingen. Na goedkeuring door het Diensthoofd/afdelingshoofd of beheerder zal de boeking worden verwerkt in de klokkaart. TR personal handboekfb.doc 14

15 Voor meer vragen of toelichting kan je terecht bij de verschillende beheerders Voor hardware-problemen (sleutel of badgelezer) of toegang tot het intranet : helpdesk informatica tel. 130 Voor rapporten of afwijkingen: via je beheerder in je dienst of je diensthoofd Voor algemene problemen: Personeelsdienst TR personal handboekfb.doc 15

Vergelijkbare documenten

Handleiding Primetime voor medewerkers

Handleiding Primetime voor medewerkers Inhoudstafel 1. Aanmelden. p 2 2. Opbouw homescherm p 3 3. Aanvragen versturen... p 4 Aanvraag vakantie, credit, klein verlet p 5 Aanvraag persoonlijke roosterwissel.