HR - ICT Departement HR. XTremisWeb werknemer. Nederlands. Versie 2. Departemen HR Staf HR ICT ondersteuning Ingrid Bracke 09/

Transcriptie

1 HR - ICT Departement HR XTremisWeb werknemer Nederlands Versie 2 Departemen HR Staf HR ICT ondersteuning Ingrid Bracke 09/

2 2 XtremisWeb 1 AANMELDEN BIJ XTREMISWEB AANMELDEN EN INLOGGEN HOMESCHERM MAANDOVERZICHT HET TABBLAD MAANDOVERZICHT DAGROOSTERWISSEL AANVRAGEN ELEKTRONISCHE VAKANTIEKAART EN/OF ANDERE AFWEZIGHEDEN BOEKINGEN IN XTREMISWEB EEN BOEKING AANVRAGEN GOEDKEURING/AFKEURING VAN EEN BOEKING BOEKING WIJZIGEN OF VERWIJDEREN AFWEZIGHEDEN MELDEN IN XTREMISWEB AFWEZIGHEDEN EN/OF EXTRA PRESTATIES Vakantie vormingdsdag aanvragen Inhaalrust EXTRA PRESTATIES OPVOLGING VAN DE AANVRAGEN IN HET HOMESCHERM MIJN GEGEVENS... 17

3 3 1 AANMELDEN BIJ XTREMISWEB 1.1 AANMELDEN EN INLOGGEN Om XTremisWeb te openen, ga je in de Internet Explorer naar de pagina van Xtrtemisweb² Handig is om daarvoor een snelkoppeling te maken op je bureaublad. Zo hoef je niet telkens Internet Explorer te openen en het adres in te typen. Eens de pagina geopend, meld je je aan met je gebruikersnaam en paswoord. Pas op: die zijn steeds hoofdletter-gevoelig. Je paswoord kun je desgewenst wijzigen. Zie hiervoor verder in de handleiding.

4 4 1.2 HOMESCHERM Nadat je je ingelogd hebt, krijg je het homescherm te zien. Klik op HOME om dit scherm te zien. We overlopen even de onderdelen. 1. Linksboven staat: jouw inlog-rol en je naam 2. Rechtsboven staan: o Einde: uitloggen o Mijn gegevens: alle persoonlijke gegevens o Home: terugkeren naar dit homescherm 3. Vier tabbladen o BOEKINGEN: hier kun je een boeking aanvragen of wijzigen o MAANDOVERZICHT: overzicht van alle prestaties in een maand o RAPPORTEN: meerdere maandoverzichten opvragen o BEKIJK BERICHTEN: eventuele berichten 4. Het homescherm zelf: geeft een overzicht van al je aanvragen. Je kan dus volgen of iets goedgekeurd is (d.m.v. de status). o o o Eens de goedkeuring er is, kun je het item SLUITEN. Het zal dan ook van het homescherm verdwijnen. Zo hou je het overzicht. Je kan ook meer detail opvragen door op DETAILS te klikken. Een blauw uitroeptekentje wijst op extra commentaar van de leidinggevende.

5 5 2 MAANDOVERZICHT 2.1 HET TABBLAD MAANDOVERZICHT In XTremisWeb kun je op een makkelijke manier een overzicht opvragen van een bepaalde maand. Daarin zie je dan de eventueel geleverde prestaties en afwezigheden. De verschillende onderdelen: Bovenaan: o o selecteer de gewenste maand. Met de pijltjes kun je scrollen van de ene maand naar de andere het blauwe bolletje: verwijst naar de huidige maand (huidige dag) Onderaan het scherm : icoontjes met wat meer uitleg. In het maandrooster zelf zie je codes. Die verwijzen naar de geleverde prestaties/afwezigheden. De codes voor afwezigheid zie je op pag. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. De meeste gebruikte codes voor prestaties (aanwezigheid) geven we hier: PR[ ] Fiets MC VAK Andere codes Tijd geleverde prestatie Fietsvergoeding Maaltijdcheques Vakantie Zie overzicht codes

6 6 Ook kleuren zijn bepaald op dit maandoverzicht. Gewone prestaties: zonder kleur Prestaties (meestal niet op eigen werkplek) Alles soorten afwezigheden Weekends of andere niet-werkende dagen Andere codes, op maandbasis berekend : andere kleur Om de details van een werkdag (dagrooster) te zien, beweeg je over de afkorting. Dan zie je meer informatie. Een voorbeeld: v vaste werkuren voor die dag 8:00 8 uur te werken standaardtijd 7:00 11:30 Start werken van 7 uur tot half 12 12:00 15:30 na een pauze van 30 min werken tot 15:30 AWR1 valt onder het statuut v.d. arbeidswet

7 7 2.2 DAGROOSTERWISSEL AANVRAGEN Indien je werkt op een vrije dag kan je een wissel aanvragen met een andere dag. Ga hiervoor naar het maandoverzicht. Klik op de dagroosterafkorting. Je krijgt dan een detailscherm waar je de wisseldata kunt aanduiden. Klik hiervoor op.. Vul eventueel een commentaar in. Bevestig met OK. Vul zoveel mogelijk een commentaar in. Zo kun je later altijd daarop terugvallen. De leidinggevende moet deze aanvraag goedkeuren!

8 8 2.3 ELEKTRONISCHE VAKANTIEKAART EN/OF ANDERE AFWEZIGHEDEN Bij het maandoverzicht zie je ook telkens de saldi van alle mogelijke afwezigheden staan. Je kan dus op ieder moment de saldi raadplegen. 1. Maandtellers: saldi voor de huidige maand TGLYm totaal glijtijd voor maand TMOB totaal opgebouwd voor mobiel dienstencentrum (dienst burgerzaken) TBOLm totaal boltijd voor maand TMOB% totaal opgebouwd voor mobiel dienstencentrum (Gent Info) TADVm Totaal arbeidsduurvermindering maand TFTSm totaal fietsregistraties Jaartellers: saldi voor het huidige jaar - (beweeg over afkorting voor het saldo in dagen) TVAK TOVAK TVFDj TJSVj TEUVj TIR ToGLj TbplJ TOBVo TOBvv TADVj TOMVj 2. oneindige tellers Totaal vakantie (In uren uitgedrukt) Totaal opgenomen onverwachte vakantie (verwerkt in TVAK) Totaal van vervangende feestdag op jaarbasis Totaal jeugd/senioren vakantie Totaal Europese vakantie Totaal inhaalrust(op te nemen) (ook vroegere Tirza en Tirzo) Totaal opgenomen glijdtijd/jr Totaal opgenomen bloed- plasmagevers momenten/jr Totaal opgenomen onbetaald verlof onvoorzien/jr Totaal opgenomen onbetaald verlof voorzien/jr Totaal opgenomen arbeidsduurvermindering / jr Totaal Opgenomen Omstandigheidsverlof/jr TGYo Tot saldo Glijtijd/oneindig(technisch nodig om glij/boltijd in de toekomst op te kunnen nemen) TVTPO Tot Vorming Traject PO OZ

9 9 Door op een T-code te klikken, Krijg je het detailoverzicht van dat type afwezigheid. Bv. klik je op TVAK, dan zie je de elektronische vakantiekaart.

10 10 3 BOEKINGEN IN XTREMISWEB 3.1 EEN BOEKING AANVRAGEN Je vergeet te prikken. Of het was niet mogelijk te prikken. In dat geval vraag je een boeking aan. De leidinggevende moet deze boeking goedkeuren vooraleer ze definitief is. Klik linksboven op het tabblad BOEKINGEN (in het homescherm). De boekingen van de huidige week zijn zichtbaar. In het voorbeeld zie je dat vrijdag 6/2 niet geprikt is. We vragen de boeking aan. Klik op de betreffende datum (in dit geval 06/02). Er verschijnt een detailscherm. 1. Controleer of de datum correct is. 2. Vervolgens vul je het tijdstip in en de richting (in- of uitprikken je mag ook ongekend kiezen dan vult het systeem aan). 3. Kies indien nodig een functietoets. 4. Voeg een commentaar toe. Zo weet de leidinggevende waarom je de boeking toevoegt. 5. Bevestig met OK Deze aanvraag wordt goed- of afgekeurd door de leidinggevende. Hieronder een overzicht van de verschillende functies bij boekingen/prikkingen Bij dienstvrijstelling en dienstreis geven we de voorkeur aan gebruik van de codes. Dit zorgt voor een vlottere verwerking. Pas op! Een prikking in of uit moet wel steeds gebeuren!

11 GOEDKEURING/AFKEURING VAN EEN BOEKING Je kunt de aanvraag tot boeking volgen via je eigen homescherm, in het onderdeel boekingen. Bemerk: de status is hier nog In Aanvraag. Eens de aanvraag goedgekeurd, wordt de status goedgekeurd aangepast. Dan kun je de lijn sluiten zodat ze van de startpagina verdwijnt. 3.3 BOEKING WIJZIGEN OF VERWIJDEREN Soms moet je ook een boeking wijzigen of verwijderen. Bv. wanneer je tweemaal geprikt hebt. Dat doe je ook via het scherm van de boekingen. Wijzig de parameters in het detailscherm: Het tijdstip De richting De functietoets Vul steeds een commentaar in zodat je leidinggevende weet waarom je de wijziging aanvraagt. Dat voorkomt onnodig heen-en-weer-gebel.

12 12 4 AFWEZIGHEDEN MELDEN IN XTREMISWEB 4.1 AFWEZIGHEDEN EN/OF EXTRA PRESTATIES Je kan voor een heel aantal redenen afwezig zijn op het werk. Een afwezigheid kun je op een aantal manieren aanvragen of melden. Vertrek vanuit het maandoverzicht. Klik daar op de gewenste dag. Je kan zowel op het groene mannetje klikken als op de datum zelf. Bemerk: voor een aantal aanvraagrubrieken moet je aanduiden of je een BOLwerknemer bent of niet. Dit is louter iets technisch ivm Xtremis. Vervolgens krijg je een detailvenster waarin je een keuze kunt maken. We werken een aantal voorbeelden uit.

13 VAKANTIE Wil je een vakantiedag inplannen, dan klik je op een mogelijkheid uit de groep 01Vakantie. Je ziet vervolgens een detailscherm waarin je de aanvraag kunt doen. Vul alle gegevens aan: de periode: klik op om kalender te zien. de vakantiesoort de duurtijd Het eerste deel van de werkdag = voormiddag het tweede deel van de werkdag = namiddag uren van tot en met Bevestig uiteindelijk met OK. De leidinggevende ontvangt de aanvraag. In je persoonlijke maandoverzicht staat nu een vakantiemelding met een groen vraagteken. D.w.z. dat de aanvraag nog goedgekeurd moet worden.

14 VORMINGDSDAG AANVRAGEN Ook dienstvrijstelling voor opleidingsdagen kun je via XTremisWeb aanvragen. Vertrek opnieuw van het maandrooster. Klik op de betreffende dag. In de aanvraagrubriek klik je op 05 DIENSTVRIJSTELLING. 1. kies optie: DV Vorming volgen 2. duid de juiste periode aan; met kun je de data kiezen 3. Kies de correcte duurtijd 4. geef commentaar bv. de naam van de opleiding 5. bevestig met OK In je maandoverzicht en homescherm zul je de aanvraag zien. De leidinggevende keurt dit goed of af.

15 INHAALRUST Indien je inhaalrust Overwerk wil nemen dan kies je in de aanvraagrubriek 04 OPNAME INHAALRUST Vul steeds de juiste duurtijd in. Dat is belangrijk voor een juiste opvolging van je tijdsregistratie. Je kunt hier commentaar noteren, maar dat is niet verplicht. Eens je de aanvraag hebt ingediend, krijgt de leidinggevende de aanvraag binnen om die dan goed- of af te keuren. Ook in het maandrooster verschijnt een vermelding. Opnieuw met het vraagteken totdat er goed- of afkeuring is. Op dezelfde manier kan je compensatieverlof opnemen van je opgebouwde glijtijd of bolletjestijd. Klik hiervoor op de aanvraagrubriek 02 COMPENSATIEVERLOF TGLIJ/TBOL: Aanvraag glijtijd of bolletjestijd. Je kunt er enkel een halve of volledige dag aanvragen, met een maximum van 12 dagen per jaar.

16 EXTRA PRESTATIES Voor niet A-niveau medewerkers worden prikkingen buiten je dagrooster geregistreerd als overwerkprestaties. Van zodra jouw leidinggevende dit heeft geautoriseerd naar akkoord, zal de correcte inhaalrust en of toeslag berekend worden. De inhaalrust voor de dag vind je terug in de teller TIR. Voor A-niveau medewerkers kan er een code worden aangevraagd waardoor er voor 100 % inhaalrust wordt opgebouwd. Zie ook regelgeving ivm Extra Prestaties. De juiste code vind je onder de rubriek 10a Opbouw inhaalrust. Daar heb je de code voor LG akkoord 100 % inhaalrust. 4.3 OPVOLGING VAN DE AANVRAGEN IN HET HOMESCHERM Al je aanvragen voor dienstvrijstelling, vakantie en ander afwezigheden kun je in het homescherm volgen in de rubriek CODES. de aangevraagde periode De status (wijst op de opvolging) Acties o o details: meer gegevens sluiten: dit item verdwijnt van het homescherm

17 17 5 MIJN GEGEVENS Persoonlijke en dienstgegevens vind je terug bij mijn gegevens (rechts bovenaan het homescherm) Via de letter H die achter sommige gegevens staat, kun je de historiek ervan aanvragen. Via dit scherm kun je ook je wachtwoord wijzigen. Om je wachtwoord te wijzigen, geef je eerst het huidige wachtwoord in en vervolgens het nieuwe, dat je nogmaals ingeeft ter bevestiging.

18 18 INDEX boeking, 11 Boekingen, 10 elektronische vakantiekaart, 9 homescherm, 16 hoofdletter-gevoelig, 3 inhaalrust, 15 maandoverzicht, 4, 8, 12, 13 mijn gegevens, 4, 17 startscherm, 4, 10, 11, 16, 17 vakantiedag, 13 wachtwoord, 17