Gebruikershandleiding Sonet Self Service

Transcriptie

1 Sonet Self Service Gebruikershandleiding Sonet Self Service

2 Sonet Self Service Gebruikershandleiding Sonet Self Service Prato Services nv

3 1 INHOUDSOPGAVE 1 Inhoudsopgave Inleiding Handleiding Sonet Self Service Operationeel Aanloggen Overzichtscherm Periode Menu s Legende Kalender Aanvragen indienen Verlof Aanvraag ziekte melden Planningswijziging... 6

4 2 INLEIDING 2.1. HANDLEIDING In deze handleiding vindt u alle Sonet Self Service topics terug. Stap voor stap worden alle functionaliteiten aan de hand van voorbeelden toegelicht. Deze handleiding veronderstelt een goede kennis van Microsoft Windows en Windows terminologie SONET SELF SERVICE Met Sonet Self Service kunnen verlofaanvragen, ziektemeldingen en planningswijzigingen efficiënt en automatisch ingediend en beheerd worden. De eindgebruiker dient enkel te beschikken over een gebruikersnaam, paswoord en een link om toegang te krijgen tot Sonet Self Service. Indien je toegang wenst tot SOSS (Sonet Self Service) en je surft via een systeem binnen het netwerk van de ASAP HR groep, is de link: Indien je toegang wenst tot SOSS en je surft via een systeem dat geen toegang heeft tot het netwerk van de ASAP HR groep (bijvoorbeeld indien je werkt van op je thuis PC) dan is de link: Gebruikershandleiding Sonet Self Service 1

5 3 OPERATIONEEL 3.1. AANLOGGEN Je kan aanloggen door in het beginscherm je gebruikersnaam en je wachtwoord in te geven. In de rechterbovenhoek kan je een de gewenste taal selecteren OVERZICHTSCHERM Indien je met de juiste gebruikersnaam en het juiste wachtwoord bent aangemeld, kom je in onderstaand scherm terecht. Bovenaan kan je meteen de gebruiker en de firmanaam aflezen: Gebruikershandleiding Sonet Self Service 2

6 PERIODE Bij jaar en maand kan je een periode gaan selecteren waarvan je de kalender wil bekijken of waarin je een verlofaanvraag / ziektemelding / planningswijziging wenst aan te brengen MENU S Door het aanklikken van een van deze menu s zal je respectievelijk een verlofaanvraag, een ziektemelding en een planningswijziging kunnen registreren. (zie verder) Gebruikershandleiding Sonet Self Service 3

7 LEGENDE In de kalender worden verschillende kleuren gebruikt om aan te geven uit welk deel van Sonet de gegevens worden opgehaald: Sonet Historiek: staat voor de gegevens die reeds verloond zijn. SOSS Prestatie: staat voor de wijzigingen die je als gebruiker zelf hebt aangebracht in Sonet Self Service. Sonet Prestatie: dit zijn de gegevens die opgehaald worden uit de Snelingave van Sonet, de prestaties zijn dus al ingegeven maar nog niet verloond. Sonet Planning: geeft aan dat de gegevens uit de planning worden opgehaald. Dit kunnen bijvoorbeeld betaalde feestdagen of collectieve verlofdagen zijn die reeds voor de volledige firma werden ingepland in Sonet. Sonet Cyclus: slaat op het vast terugkeerpatroon dat maandelijks voor jou wordt ingelezen, dit zijn de normale prestaties die systematisch worden ingevuld KALENDER De kalender toont je prestaties van het gekozen jaar en de gekozen maand (zie punt 3.2.1). Indien je een overzicht wenst te bekomen van het volledige jaar, selecteer je het gewenste jaar en bij het veld maand selecteer je alle. Bij de dagen waarvoor je wijzigingen kan aanbrengen, staat een hokje dat je kan aanvinken. Niet bij elke dag zal er een dergelijk hokje terug te vinden zijn. In volgende situaties zal het hokje bij een bepaalde dag niet getoond worden: De HR-verantwoordelijke heeft ingegeven dat je niet moet werken (inactiviteitsdagen). Als er op een bepaalde dag dat je normaal gezien niet moet werken, toch een hokje staat, is dit bedoeld om eventuele uitzonderingen te kunnen registreren. De dagen van periodes die reeds verloond zijn. De dagen in een periode die de HR-verantwoordelijke aan het verwerken is. De dagen waarop de HR- verantwoordelijke aanpassingen heeft gedaan. Dit kan het geval zijn wanneer je bij ziekte zelf de code ZIE hebt ingegeven en jouw HR-verantwoordelijke deze heeft aangepast naar de correcte code MZB (maandloon ziekte bediende). Gebruikershandleiding Sonet Self Service 4

8 3.3. AANVRAGEN INDIENEN Om voor (een) bepaalde dag(en) een aanvraag in te dienen, moet je het vinkje bij deze dag(en) aanklikken. Vervolgens dien je en keuze te maken uit een van de 3 menu s: VERLOF AANVRAAG De datum verschijnt in de bovenstaande regel en je kan hier aanduiden van hoe laat tot hoe laat je vakantie of een andere afwezigheidscode wenst in te boeken. Bij het item Daycode kan je uit verschillende afwezigheidscodes een selectie maken: Gebruikershandleiding Sonet Self Service 5

9 Indien je een regel wenst te verwijderen klik je op Indien je op eenzelfde dag meerdere types vakantie wenst toe te voegen, dien je op het teken te klikken. Indien je alle informatie hebt ingeput, druk je op Save om deze te bewaren. Bij terugkeer naar het vorig scherm zie je dat de verlofdag in de kalender geregistreerd is. Aan de hand van het icoontje kun je de status van de aanvraag zien: : Nieuw: een nieuwe aanvraag, geen enkele teamleader heeft goedgekeurd : In verwerking: een aanvraag die goedgekeurd is door één of meerdere teamleaders, maar nog niet door alle teamleaders : OK: een aanvraag die goedgekeurd is door alle teamleaders : Niet OK: een aanvraag die afgekeurd is door één van de teamleaders ZIEKTE MELDEN Het registreren van ziektedagen verloopt analoog met het ingeven van verlof. Je vindt hier wel andere dagcodes terug: PLANNINGSWIJZIGING Gebruikershandleiding Sonet Self Service 6

10 Ook bij het uitvoeren van een wijziging in de planning, zal de inhoud van de dagcodes verschillend zijn, maar de procedure hetzelfde. Het wijzigen van je planning zal moeten gebeuren indien je op bepaalde dagen in een andere vestiging werkt of indien je een opleidingsdag hebt. Gebruikershandleiding Sonet Self Service 7