MODULE CORRECTIESCHERM EN ANOMALIËN

Transcriptie

1 1 MODULE CORRECTIESCHERM EN ANOMALIËN 1. HET CORRECTIESCHERM Het correctiescherm geeft de mogelijkheid om een overzicht te krijgen van alle boekingen, codes, anomaliën e.a. van één of meerdere personen. Het is een belangrijk scherm omdat je van hieruit kunt bekijken of alles in orde is in de tijdsregistratie van een persoon. 1. Links kun je selecteren voor welke werknemers je de gegevens wil bekijken. 2. Bovenaan kun je de gewenste datum instellen. Je kunt er ook kiezen of je de gegevens per week, per maand of per kwartaal wil bekijken. Je kunt steeds terugkeren naar vandaag door op het blauwe bolletje te klikken. XYLOS copyright Anomaliën 1

2 2 3. In het correctiegedeelte staan een aantal vaste kolommen met informatie. De datum Het dagrooster Verwijzing naar boekingen Verwijzing naar anomalieën Verwijzing naar aanwezigheden Verwijzing naar afwezigheden Overige codes Autorisaties Het saldo Glij/Bol OK (indien hier rood kruisje wordt een vermelding gemaakt op homescherm) XYLOS copyright Anomaliën 2

3 3 2. ANOMALIËN Zowel in het homescherm als correctiescherm krijg je als leidinggevende verwijzingen te zien naar anomaliën. Een anomalie is een afwijking van de verwachte situatie. Het is dus een indicatie dat er iets niet juist is. Actie is vereist! Belangrijk! Er zijn 2 soorten anomaliën. 1. Anomaliën die enkel moeten worden afgevinkt. Bv. een werknemer heeft niet uit en in geprikt voor de middagpauze. Het systeem verrekent automatisch een pauze, maar geeft ook de melding LUNCH. Dit vinke we af zodat we hier geen melding meer krijgen op het homescherm. 2. Anomaliën die moeten bijgestuurd worden door codes of andere wijzingen door te voeren. Bv. een werknemer is vergeten een vorming in te geven waardoor er een anomalie (DMIN ) verschijnt. In dit geval is het afvinken niet voldoende! Je moet dus, indien nodig, zaken aanpassen zodat alles correct wordt doorgegeven naar het SAP HRsysteem. De transfer van Xtremis² naar SAP gebeurt niet enkel dagelijks maar ook maandelijks is er nog een specifieke overdracht. Voor een leidinggevende kan het correctiescherm met gemelde anomaliën nuttige info bevatten om de medewerkers te monitoren en indien nodig bij te sturen. Een voorbeeld: een herhalende anomalie die erop wijst dat iemand vaak te laat komt is voor de leidinggevende hét moment om die persoon hierover aan te spreken. XYLOS copyright Anomaliën 3

4 4 3. ANOMALIËN IN HET HOMESCHERM In het homescherm is er een rubriek ANOMALIEËN. Daarbij staat vermeld over hoeveel werknemers het gaat. Klik op OVERZICHT om het correctiescherm, waarin de anomalieën staan, te openen. Telkens wanneer er een rood kruisje staat in de kolom OK in het correctiescherm, wordt in deze rubriek in het homescherm melding gemaak. Zoals reeds eerder vermeld: een anomalie 1. Los je op door wijzingen door te voeren via codes (zie verder) 2. Vink je als afwerkt aan zodat er geen melding meer gemaakt wordt op het homescherm. Klik hiervoor op het rode kruisje. Bevestig met ok en je ziet vervolgens een groen vinkje. XYLOS copyright Anomaliën 4

5 5 4. ANOMALIËN VIA CODES De anomalieën worden aangeduid door middel van codes. De betekenis van de codes hoef je niet uit het hoofd te kennen. Je kunt ze steeds opvragen door op de code te klikken. Onderaan verschijnt een deelvenster met uitleg over die code. Een overzicht van de anomaliën zie je hieronder. Nummer Afkorting Omschrijving 9000 ZaWRK Gewerkt op zaterdag LAAT Te laat aangekomen CASC Cascade verlofdagen uitgeput PAU! Onbetaalde pauze >12 min VROEG Te vroeg weggegaan STMIN Afwezig binnen de stamtijden MAX Te veel gewerkt WSTOP Maximum wachtvergoeding bereikt LMAX Te lange lunchpauze LUNCH Geen lunchpauze prikking DMIN Te weinig dagprestatie DMAX Te veel dagprestatie FRICH Foute boekingsriching PMIN Te laag overgangssaldo PMAX Te hoog overgangssaldo BOEK Anomalie op boekingen AFWEZ Afwezig XYLOS copyright Anomaliën 5

6 6 5. ANOMALIËN AANPAKKEN VOORBEELD 1: BOEK Een aantal anomalieën kun je oplossen d.m.v. boekingen. Dit is bv. het geval bij de code BOEK als de werknemer vergeet uit of in te prikken. In de kolom boekingen kun je achterhalen wat het probleem is. Klik op het briefje. Onderaan het correctiescherm verschijnt een overzicht van de boekingen van de betreffende persoon. Scroll naar de gewenste datum. In ons voorbeeld is de werknemer vergeten uit te prikken. Dat corrigeren we door een boeking toe te voegen. Klik op de datum en voer in het volgende detailscherm de boeking in. Vul alle velden in; ook het commentaarveld. Zo kun je later achterhalen wat het probleem was. Bevestig ten slotte met OK. De anomalie is nu uit de lijst verdwenen. XYLOS copyright Anomaliën 6

7 7 VOORBEELD2: DMIN Je kan bv. een code DMIN zien omdat de werknemer vergeten is een dag verlof aan te vragen via het systeem. De leidinggevende had wel zijn goedkeuring gegeven maar in het systeem werd het verlof niet aangevraagd. Klik in de kolom afwezigheden op het briefje. Onderaan het correctiescherm kun je via Nieuw de afwezigheid noteren. Kies de gepaste rubriek en vul de detail in. In het voorbeeld onderaan werken we verder met de situatie dat de werknemer vergeten is verlof aan te vragen. XYLOS copyright Anomaliën 7