BYLAE A. Fasiliteitsbestuur Steundiensooreenkoms

Transcriptie

1 BYLAE A Fasiliteitsbestuur Steundiensooreenkoms Desember 2010

2 STEUNDIENSOOREENKOMS tussen Afdeling Fasiliteitsbestuur (USFB) en...(kliënt) Hierdie Steundiensooreenkoms rig die voldoening aan die behoeftes en verwagtinge van US Omgewings met betrekking tot Fasiliteite en gepaardgaande dienste, asook die verpligtinge van die US se Afdeling Fasiliteitsbestuur vir die voorsiening van sodanige dienste en voldoening aan redelike, koste-effektiewe en ooreengekome diensstandaarde binne die algemene beleide en standaarde soos bepaal deur die US Bestuur. Dit vertolk die volle ooreenkoms tussen die Partye, tensy andersins van tyd tot tyd skriftelik ooreengekom. Hiermee bekragtig deur: Kliënt: Diensverskaffer: Fasiliteitsbestuur Amp: Amp: Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur Naam:. Naam: C.R. Munnik Handtekening:. Handtekening:... Datum:... Datum:... Desember

3 INHOUDSOPGAWE PAR ITEM BL. 1. Inleiding 2. Ooreenkoms 3. Prestasiebestuur - Visie van USFB - Mandaat van USFB - Samewerkingsooreenkoms - Doel van Ooreenkoms - Dienste gedek deur Ooreenkoms - Bestuur van diensvlakke en sub-kontrakteurs - Bestuur van koste-effektiwiteit - Bestuur van kwaliteit - Jaarliks Uitvoerende bestuursverslag - Kwartaalliks Bestuursverslag - Maandelikse verslae vanaf hulptoonbank - Prestasiemeting - Bestuur van wanprestasie en dispute 4. Verantwoordelikhede van die Partye Bylaes: - USFB verantwoordelikhede - Kliënt verantwoordelikhede - Ooreengekome Diensvlakke: Bylae A - Projek Templaat: Bylae B - Kontrakteursbepalings: Bylae C - Wet op Beroepsgesondheid en Beroepsveiligheid, Wet 85 van 1993: Bylae D - Spesiale bepalings uniek tot Kliënt se omgewing: Bylae E Desember

4 1. INLEIDING 1.1 VISIE EN WAARDES VAN FASILITEITSBESTUUR USFB VISIE Die toonaangewende kampus-omgewing in Suid-Afrika waar: Die Funksionele en veilige infrastruktuur en fasiliteitsdienste beduidend bydra tot 'n positiewe studente- en werkplek-ervaring; Doelmatige ruimtelike kampusbeplanning en -ontwikkeling 'n optimale balans handhaaf tussen vooruitgang en historiese erfenis; Die universiteit se infrastruktuur-bates en dienste kostedoeltreffend bedryf en bestuur word; Fasiliteitspersoneel en kontrakteurs in vennootskap saamwerk om voortreflike diens binne 'n gevestigde kultuur van kliëntgerigtheid te lewer; Volhoubaarheid in vennootskap met ander belanghebbers in die Stellenbosch omgewing bevorder word; Die kampus die integrasie van 'n universiteitsdorp- en gemeenskapsontwikkeling sigbaar demonstreer; Fasiliteitsbestuur strategies en operasioneel belyn is met die US se korporatiewe strategie, asook onderling met die onderskeie steundiens en kernfunksies. Desember

5 ONS KERNWAARDES Integriteit Ons het respek vir die behoeftes van ons kliënte en bou ons verhoudings op wedersydse vertroue. Ons verskaf akkurate en eerlike inligting aan ons kliënte. Hulle weet dat hulle kan staatmaak op ons beloftes en word nooit mislei nie. Ons erken ook ons foute en neem onmiddelik aksie om dit reg te stel. Kwaliteit Ons handhaaf hoë, maar kostedoeltreffende standaarde en is trots op die kwaliteit van ons werk. Daarom streef ons na foutvrye diensomgewings. Al ons werk voldoen aan of oortref die ooreengekome standaarde en ons kliënte kan daarop staatmaak dat ons onsself onderwerp aan ons eie streng maatstawwe vir kostedoeltreffendheid en kwaliteitsbeheer. Kliëntgerigtheid Ons bestaansdoel is gerig op voortreflike dienslewering aan ons kliënte. Ons moet dus voldoen aan hulle redelike verwagtinge en seker maak dat alle aspekte van ons diens tot hulle bevrediging is. Ons kliënte ervaar n volgehoue verbetering in die waarde wat ons toevoeg. Omgee Ons mense en die omgewing is ons belangrikste bates. Beide word met waardigheid en respek behandel. Ons waardeer ons mense se bydraes en moedig hulle aan om te ontwikkel en om verantwoordelikheid te neem. Ons gee om vir ons mense, want hulle gee om vir ons kliënte. Ons gee om vir die omgewing en die volhoubaarheid daarvan. Desember

6 1.2 MANDAAT VAN USFB Die US se Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur is die funksionaris wat verantwoordelik is vir die Universiteit se geboue, dienste-installasies, terreine en ondersteunende fasiliteitsdienste. Die bestuur van die operasionele funksies wat uit hierdie verantwoordelikheid voortspruit, is aan die onderskeie lynafdelings nl. Beplanning en Ontwikkeling, Eiendomsdienste, Fasiliteitsdienste en Risiko- en Beskermingsdienste gedelegeer. Die Afdeling Fasiliteitsbestuur konsulteer met die Fasiliteitsbestuur Advieskomitee (FBAK) oor alle lang-, medium- en korttermyn beplanning om sodoende USFB se strategiese doelwitte te belyn met dié van die US. Die drywers agter die USFB se strategie is vervat in die Visie van USFB soos vervat in paragraaf 1.1. USFB het ʼn mandaat van die US Bestuur om die fisiese fasiliteite en ondersteunende fasiliteitsdienste te beplan, te ontwikkel, te bestuur en te beveilig. Hierdie mandaat word uitgeoefen binne die magte van delegasies soos goedgekeur deur die US Raad en die US se Beleide en Prosedures. USFB tree op as Kurator van die US se fisiese fasiliteite bates en dienste en beskik oor die kundigheid om dit optimaal, volhoubaar en kosteeffektief te bestuur volgens verantwoordbare standaarde eie aan ʼn Institusionele Omgewing. Dit is dus nodig dat USFB sekere fasiliteitsbeleide, prosedures en norme in oorleg met US Bestuur en in konsultasie met US gebruikers van fasiliteite formuleer, moniteer en bestuur. 1.3 SAMEWERKINGSOOREENKOMS Die riglyn vir Steundiensooreenkomste binne die US is dat dit spesifieke en meetbare inligting aangaande die meting en evaluering van dienste wat gelewer word bevat. Dit verskaf ook die spesifieke ondersteuningsverwagtinge vir elke diens wat gelewer word. Die elemente waarteen die ondersteuningsdiens gemeet sal word, word duidelik in die ooreenkoms aangedui sodat daar geen onduidelikheid daaroor sal wees nie. Teen bogenoemde agtergrond omskryf Fasiliteitsbestuur die Steundiensooreenkomste wat met interne kliënte gesluit word soos volg: - ʼn Vennootskapsluiting tussen die Partye vind plaas wat moet lei tot ʼn langtermynverstandhouding, gebaseer op duidelike realistiese doelwitte en die deurlopende strategiese belyning van diensvlakke, koste en risiko. Beide streef daarna om die vennootskap te laat werk. - ʼn Verbintenis tussen die Partye waar die diensverskaffer ʼn gespesifiseerde gehalte diens moet lewer wat aan die redelike verwagtinge van Kliënt moet voldoen. - ʼn Verbintenis tot koste-effektiewe diensvlakke ter ondersteuning van Kliënt se strategiese bestuursaanwysers. - Dat beide hul onderskeie verantwoordelikhede nakom om die lewering van die diens moontlik te maak. Desember

7 2. OOREENKOMS 2.1 DOEL VAN OOREENKOMS Die doel van die Steundiensooreenkoms is om: - Die Dienste soos deur die diensverskaffer gelewer, te definieer. - Die vlak waarop die dienste gelewer moet word, ooreen te kom en te spesifiseer. - Risiko s tydig aan te spreek - Moontlike prestasiehindernisse, waar vooraf bekend, aan te dui en uit die weg te ruim. - Op ʼn prestasiemetingprosedure ooreen te kom wat die nakoming van die ooreengekome diensstandaarde sal aanmoedig. 2.2 DIENSTE GEDEK DEUR OOREENKOMS (LW: Waar van toepassing, word alle handelinge van Fasiliteitsbestuur wat n effek het op die fisiese werkplek en ondersteunende dienste, beplan en uitgevoer in oorleg met die Kliënt en eindgebruikers) Beplanning en Ontwikkeling - Kampus Meesterbeplanning (Akademies, Steun, Huisvesting, Vervoer en Parkeer) - Ruimtebestuur (allokering van ruimtes) - Ruimtelike beplanning van projekte, ontwerp en ontwikkeling - Bepaal en bestuur ruimtenorme en standaarde - Gebou-data administrasie - Skakeling met belanghebbers Stad- en Streeksowerhede m.b.t. US eiendomme - Aankoop en verkoop van eiendom - Verhuur- en huur administrasie van eiendom - Opstel, prioritisering en bestuur van Kapitaalbegroting - Ondersoek, spesifiseer standaarde, adviseer en doen kosteberamings vir kapitale projekte - Ondersoek, spesifiseer standaarde, adviseer, kosteberamings en koördineer van klein kapitale werke - Bestuur Fasiliteitsbestuur tenderprosesse - Verkryging, aanstelling en bestuur van konsultante - Projekbestuur en administrasie Desember

8 Eiendomsdienste - Identifisering, beplanning, uitvoering en bestuur van werk m.b.t. die onderhoud van geboue, gebouestelsels, vaste toerusting - Beplande en reaktiewe onderhoud - Bestuur instandhoudingsprojekte - Bestuur van dienskontrakte en diensvlakooreenkomste met diensverskaffers - Verskaf advies en ondersteuning m.b.t. spesialis kennis en ondervinding - Voldoening aan beroepsveiligheidsvereistes vir geboue - Oudiovisuele dienste - Nutsdienste - Afvalbestuur - Energiebestuur en volhoubaarheidsinisiatiewe - Bestuur Skoonmaakdienste - Bestuur Higiëne dienste - Bestuur Pesbeheer dienste Fasiliteitsdienste - Frontlinie diens wat as intreepunt dien om alle dienste van Fasiliteitsbestuur te integreer en te koördineer m.b.v. sentrale stelsels, interaktiewe kommunikasie en die bestuur van diensleweringsprosesse - Fasiliteitsbestuurders word aan portfolio's van akademiese, huisvesting, steundiens en satelliet kampus-omgewings toegewys. - Bestuur van lesingsaaldienste - Bestuur van Sportfasiliteite - Bestuur Terreindienste - Bestuur uitgekontrakteerde dienste - Die oorhoofse bestuur van USFB Steundiensooreenkomste, prestasiemeting en kliënt-opinie - Verskaf sentrale Hulptoonbankdienste vir aanmeldings en versoeke rakende terreine, geboue en ondersteunende dienste - Bestuur van integrale USFB kommunikasie en webbladstelsels - Voorsien bestuursinligting - Parkeeradministrasie - Gedesentraliseerde fasiliteitsbestuur (sagte dienste en 1 ste linie onderhoud) - Geïntegreerde bestuur van multidissiplinêre fasiliteitsprojekte binne omgewings Desember

9 Risikodienste - Advies en ondersteuning aan US Bestuur en Omgewings - Administratiewe ondersteuning vir die US Risikobestuurskomitee (RBK) - Koördineer veiligheidsinspeksies, verslae en aanbevelings - Administrasie en koördinasie van veiligheidsverteenwoordigers - Koördineer beroepsgesondheid en veiligheidsopleiding Beskermingsdienste - Verantwoordelik vir die oorhoofse bestuur van ʼn veilige kampus-omgewing meer spesifiek m.b.t. die US se grondgebied - Kommunikeer met kampusgemeenskap oor veiligheidskwessies - Bestuur veiligheidspersepsies - Oorhoofse bestuur van toegangsbeheer beleid, stelsels en prosedure - Bestuur veiligheid- en sekuriteitspatrollies - Moniteer en reageer op vroeë waarskuwing- en alarmstelsels - Verskaf nooddienste aan studente, personeel en besoekers - Verskaf ʼn veiligheidspendeldiens - Bestuur sekuriteitsdienskontrakte en diensvlakooreenkomste - Monitering van veiligheidsinsidente en ondersoeke - Bewusmaking van kampusgemeenskap m.b.t. veiligheid en sekuriteit en bestuur van gepaardgaande persepsies - Kampus kamera-monitering 2.3 BESTUUR VAN DIENSVLAKKE BYLAE A EN B Fasiliteitsdienste sal in oorleg met die onderskeie USFB lynfunksies en kontrakteurs verseker dat diensvlakke gehandhaaf word en is oorhoofs verantwoordelik vir: - Die bestuur van die strategiese vennootskap tussen USFB en Kliënt m.b.t. die optimale balans tussen diensvlakke, koste-effektiwiteit en risiko s - Onderhandeling, koördinering en bestuur van USFB se Steundiensooreenkoms met die onderskeie Omgewings - Onderhandeling, koördinering en bestuur van Kliënt diensverwagtinge - Onderhandeling en koördinering van die hulpbronne Voortreflike dienslewering in ooreenstemming met die Steundiensooreenkoms - Periodieke verslagdoening oor die prestasie van dienslewering Desember

10 Die Fasiliteitsbestuurder sal: - Aanspreeklik wees vir die handhawing van diensstandaarde en n positiewe kliente opinie en ervaring - Kliënte van USFB se belange verteenwoordig en is verantwoordelik om ʼn kliëntgerigte, gedesentraliseerde en geïntegreerde diens aan Omgewings te fasiliteer - Deurlopend op hoogte wees van Omgewingsplanne en USFB se strategiese en taktiese planne ooreenkomstig informeer - Effektiewe kommunikasie en koördinering van kliëntverwagtinge binne die onderskeie lynfunksies van USFB fasiliteer - Diensleweringsprestasie en standaarde moniteer - Tydige en toepaslike advies aan USFB Afdelingshoofde en breë Bestuur te voorsien - Steundiensooreenkomsbepalings en vereistes moniteer - Die aanmelding van en vordering met versoeke by die USFB Hulptoonbank nougeset te moniteer en proaktief kliëntverwagtinge te antisipeer en aksies binne USFB waar nodig te inisieer en moniteer om te verseker dat USFB voldoen aan die Steundiensooreenkoms se bepalings - Die fasilitering en beslegting van twispunte en geskille tussen USFB en kliente rondom die voldoening aan die diensstandaarde volgens hierdie Steundiensooreenkoms behartig. 2.4 BESTUUR VAN KONTRAKTEURS BYLAE C EN D Waar konsultante en kontrakteurs se dienste ingekoop word deur USFB om dienste te verskaf soos beskryf in hierdie ooreenkoms, sal die kontrakte aangegaan en bestuur word in ooreenstemming met die seleksiekriteria en tenderproses volgens die US se Aankopebeleid. Die kontrakte sal bestuur word volgens die standaarde soos saamgevat in die tenderprosedures en spesifikasies soos beskryf in die tenderdokument. USFB aanvaar verantwoordelikheid vir die prestasie van die konsultante en kontrakteurs wat aangestel is en onderneem om te verseker dat nuwe kontrakteurs toepaslike induksie opleiding ontvang en blootstelling aan die protokol vir werkverrigting en dienslewering binne die Universiteit verkry. Die bepalings en vereistes van hierdie Steundiensooreenkoms word ooreenkomstig vervat in diensvlakooreenkomste met USFB se kontrakteurs wat ʼn integrale deel sal vorm van die betrokke dienskontrakte. Desember

11 2.5 BESTUUR VAN KOSTE-EFFEKTIWITEIT Die jaarlikse Omgewingsbeplanning- en begrotingproses verskaf ʼn meganisme vir die identifisering van oorhoofse behoeftes aan fasiliteite en gepaardgaande dienste. Daar word gestreef om te funksioneer binne die raamwerk van ʼn volkoste begrotingsmodel en die diens en/of die uitvoerbaarheid van diens, is direk proporsioneel tot die ruimte wat die befondsingsplanne en begrotings toelaat. Daar word in oorleg met Kliënt, gestreef om, deur die afspeling van prioriteite, optimaal aan kliënteverwagtinge te voldoen. USFB is daartoe verbind om deurlopend koste-effektiewe dienste te lewer binne die beleide en standaarde van die US. 2.6 BESTUUR VAN KWALITEIT Die Partye stem ooreen dat dit nie moontlik is om alle versoeke ten alle tye te kan diens nie. Waar dit binne die konteks van die US se beleid, standaarde en befondsing wel moontlik is om ʼn diens te lewer, is USFB se Bestuur daaraan verbind om die kwaliteit van dienste deurlopend te moniteer en te bestuur om te verseker dat die Kliënt die beste waarde vir geld ontvang, mits: - Dit binne USFB se vermoë is om is ʼn spesifieke diens binne die beleid en standaarde van die US te kan lewer; - Dit binne die prioriteitsorde van versoeke (soos met Omgewings van tyd tot tyd ooreengekom) geregverdig en gelewer kan word; - Kliënt dit moontlik maak om die diens te lewer; - Die behoefte gediens kan word binne die alternatiewe befondsingsbronne binne en buite die US. Desember

12 3. PRESTASIEBESTUUR 3.1 JAARLIKSE OORKOEPELENDE BESTUURSVERSLAG ʼn Jaarlikse Oorkoepelende Bestuursverslag word deur Fasiliteitsdienste in oorleg met die USFB lynhoofde saamgestel. Die verslag sal as basis dien vir jaarlikse individuele gesprekvoering deur die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur met Omgewingshoofde en die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies. 3.2 KWARTAALLIKSE BESTUURSVERSLAG ʼn Kwartaallikse Bestuursverslag word deur Fasiliteitsdienste saamgestel om aan Fakulteitsbestuurders / Omgewing Afdelingshoofde en USFB Afdelingshoofde geleentheid te bied om oor diensvlakke te besin, te onderhandel en/of korrektiewe stappe te doen. 3.3 MAANDELIKSE VORDERINGSVERSLAG ʼn Maandelikse verslag word deur Fasiliteitsdienste opgestel en aan USFB lynhoofde besorg wat vordering met projekte en versoeke rapporteer. Die Fasiliteitsbestuurder sal die verslag maandeliks aan die Omgewings wat hy bedien voorlê vir oorweging, insette en bespreking. Die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur en die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies word tydig ingelig oor enige afwykings wat risiko s vir US mag inhou, bv. t.o.v. Strategiese Doelwitte, Operasionele Doelwitte, Finansiële Implikasies, Veiligheid. 3.4 PRESTASIEMETING Fasiliteitsbestuur stel die volgende metodes in werking vir die evaluering van hulle interne dienste: - ʼn Kort evalueringsvraelys wat een maal ʼn jaar deur die interne kliënte voltooi word. - Kommentaar op jaarlikse-, kwartaallikse- en maandelikse verslae word verwerk en evalueer. - USFB se Een-Stop-Diens Stelsel monitering - Die uitkoms van Projekooreenkomste Desember

13 Die volgende kritiese prestasie indikatore word in werking gestel vir die prestasiemeting van Fasiliteitsbestuur se funksionele lynhoofde. - KPA s vir oorhoofse fasiliteitsbestuur en doeltreffendheid op makrovlak en die uitvoering van USFB se sakeplan- en strategiese doelwitte. - KPA s vir effektiwiteitsmeting deur steundiensomgewings aan die hand van USFB se diensvlakke en koste-effektiwiteit. - KPA s vir effektiwiteitsmeting deur die institusionele omgewings aan die hand van USFB se diensvlakke en koste-effektiwiteit. - Nienakoming van hierde Steundiensooreenkoms is ʼn direkte inset tot die USFB Afdelingshoofde se prestasiebestuur. 3.5 BESTUUR VAN WANPRESTASIE EN DISPUTE Dit is die bedoeling dat beide Partye die Steundiensooreenkoms sal bevorder en fasiliteer om die uitset van gehalte dienste te verhoog tot die US se voordeel. Geskille oor die nienakoming van die ooreenkoms, word vroegtydig deur enige van die Partye gerapporteer aan die Fasiliteitsbestuurder vir verdere beslegting met die betrokke Fakulteitsbestuurder / Afdelingshoof. Indien daar nie konsensus bereik word nie, kan enige van die Partye ʼn dispuut verklaar waarna dit na die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur en die betrokke Dekaan / Omgewingshoof sal eskaleer wat gesamentlik oor ʼn beslissing sal ooreenkom. 4. VERANTWOORDELIKHEDE VAN DIE PARTYE 4.1 USFB SE VERANTWOORDELIKHEDE - Om haar Visie met passie na te streef en haar Kernwaardes deurlopend uit te leef. - Om koste-effektiewe fasiliteitsoplossings te implementeer en te bestuur wat die vereistes, gehalte- en tydstandaarde soos gestel deur die Kliënt en binne die bestek van die Steundiensooreenkoms, behaal of oorskry. - Om voorste en bekostigbare tegnologie en besigheidsprosesse na te vors en te implementeer. - Gehalte van werk sal voldoen aan Wet 85 /1993 Wet op Beroepsgesondheid en Veiligheid, en Regulasies. - Indien ʼn probleem herhaaldelik voorkom, sal USFB dit navors en ʼn oplossing verkry. - USFB is verplig om dienste te lewer binne die beleide en prosedures van die US. Desember

14 4.2 KLIËNT SE VERANTWOORDELIKHEDE - Kliënt sal deurgaans redelikheid en die beperkinge van bekostigbaarheid in ag neem tydens die stel van behoeftes en diensverwagtinge. - Slegs aanmeldings en versoeke wat by die USFB Een-stop-diens Hulptoonbank X4666 geregistreer word en skriftelik ooreengekome Projekooreenkomste sal in aanmerking kom tydens die prestasiemeting van USFB. - Kliënt sal alles in sy vermoë doen om dit moontlik te maak vir USFB om ʼn betrokke diens te lewer en aan die ooreengekome diensverwagtinge te voldoen. - Alle inligting m.b.t. die werksversoek moet beskikbaar gestel word ter wille van goeie kommunikasie en uitvoering. - Kliënt sal USFB verantwoordelik hou vir die uitkomste van projekte kragtens die oorspronklike Projekooreenkomste. ʼn Tussentydse uitbreiding in die omvang van werke of vertragings weens goedkeuringsprosesse en befondsingsplanne buite die beheer van USFB, mag lei tot die oorskryding van die oorspronklike beraming en tydslyne. - Kliënt sal diensverwagtinge stel wat binne die konteks van die beleide en prosedures van die US, haalbaar is. Desember

15 BYLAE A: Eiendomsdienste USFB DIENSVLAKKE No. Prioriteit en Diens Beskrywing van Diens Reaksietyd (Kliënt kontak) Herstel Tydperk 1. Harde dienste Prioriteit 1: (ernstige lewensbedreiging) of kritiese diensonderbreking (byv. lesingsale) Elektries, meganies, siviel, struktureel, Algemene onderhoud 10 minute Beveiliging: 1 uur *Herstel: 8 ure 2. Harde dienste Prioriteit 2: (belangrik maar geen ernstige lewens / diens / omgewingsbedreiging nie) Elektries, meganies, siviel, struktureel, Algemene onderhoud 30 minute Interim oplossing: 24 uur *Herstel: 10 dae 3. Harde dienste Prioriteit 3: Roetine 4. Sagtedienste Prioriteit 1: (ernstige lewensbedreiging) of kritiese diensonderbreking (byv. lesingsale) Elektries, meganies, siviel, struktureel, algemene onderhoud Skoonmaak, higiëne, afval, landskapering, terreine en Omgewing 3 dae * 20 dae 10 minute Beveiliging: 1 uur *Herstel: 8 ure 5. Sagtedienste Prioriteit 2: (belangrik maar geen ernstige lewens / omgewingsbedreiging nie) Skoonmaak, higiëne, afval, landskapering, terreine en Omgewing 30 minute Interim oplossing: 24 uur *Herstel: 10 dae 6. Sagtedienste Prioriteit 3: Roetine Skoonmaak, higiëne, afval, landskapering, terreine en Omgewing 3 dae * 20 dae 7. Swak Dienslewering (Alle Prioriteite) Alle Dienste 30 minute Herstel: 24 ure *Die versoek en werk is afgehandel, of ʼn aanbeveling is gemaak m.b.t. die uitvoering van die werk indien omvang, beskikbaarheid en befondsing die onmiddellike herstel onmoontlik maak. Diensvlakke vir herstelwerk wat uitloop op projekte, word afsonderlik ooreengekom per Fasiliteitsbestuur Projekooreenkoms. Desember

16 Beskermingsdiens (USBD) No. Prioriteit en Diens Beskrywing van Diens Reaksietyd Beveiliging / Afhandelings Tydperk 1. Sekuriteitsdienste Prioriteit 1: (ernstige lewensbedreiging) Betreder, afdreiging, diefstal, skade, smokkel, alarms 10 minute Beveiliging: 1 uur 2. Sekuriteitsdienste Prioriteit 2: (belangrik, maar geen ernstige lewensbedreigings nie) Sekuriteit oorskryding en oortredings, skade aan heinings, hekke, deure en stelsels 1 uur Beveiliging: 1 uur *Interim oplossing/herstel: 24 uur 3. Sekuriteitsdienste Prioriteit 3: Roetine Verlore kaarte, Algemene patrollies, oorskryding van kampusreëls 2 uur *3 dae *Die versoek en werk is afgehandel, of ʼn aanbeveling is gemaak m.b.t. die uitvoering van die werk indien omvang, beskikbaarheid en befondsing die onmiddellike herstel onmoontlik maak. Diensvlakke vir herstelwerk wat uitloop op projekte, word afsonderlik ooreengekom per Fasiliteitsbestuur Projekooreenkoms. Beplanning en Ontwikkeling KKW No. Fase en Diens Reaksietyd 1. Fase 1: Ontvangs van KKW en kontak met Kliënt 7 dae 2. Fase 2: Doen ondersoek en kosteberaming Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 1 3. Fase 3: Kliënt gee voorlopige goedkeuring van kosteberaming vir inwin van amptelike kwotasies Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 1 4. Fase 4: Kliëntgoedkeuring van kwotasies 30 dae 5. Fase 5: Plaas amptelike bestelling Binne 5 dae na ontvangs van Kliëntgoedkeuring 6. Fase 6: Beplanning en Ontwikkeling, kontrakteur en Kliënt bepaal afhandelingsdatum 7. Fase 7: Magtiging van betaling na oorlegpleging met Kliënt Soos gekontrakteer Soos gekontrakteer Desember

17 Beplanning en Ontwikkeling Projekte (sien templaat Bylae B) No. Fase en Diens Reaksietyd 1. Fase 1: Ontvangs van KKW en kontak met Kliënt 7 dae 2. Fase 2: Doen ondersoek en kosteberaming en Kliënt teken af op konsepvoorstelle Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 1 3. Fase 3: Ontwerpsontwikkeling en plan goedkeuring Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 1 4. Fase 4: Tenderperiode Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 1 5. Fase 5: Kontrakteur begin met werk 7 dae na aanstelling en terrein oorhandiging 6. Fase 6: Beplanning en Ontwikkeling, kontrakteur en Kliënt bepaal afhandelingsdatum Soos gekontrakteer 7. Fase 7: Magtiging van betaling na oorlegpleging met Kliënt Soos gekontrakteer Instandhouding Projekte (sien templaat Bylae B) No. Fase en Diens Reaksietyd 1. Fase 1: Ontvangs van behoefte en kontak met Kliën t 7 dae 2. Fase 2: Doen ondersoek/oudits en kosteberaming Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 1 3. Fase 3: Projek ontwikkeling en goedkeuring Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 2 4. Fase 4: Tenderperiode Volgens program soos ooreengekom tydens besoek Fase 2 5. Fase 5: Kontrakteur begin met werk 7 dae na aanstelling en terrein oorhandiging 6. Fase 6: Beplanning en Ontwikkeling, kontrakteur en Kliënt bepaal afhandelingsdatum Soos gekontrakteer 7. Fase 7: Kontrakbeplanning en programmering Soos gekontrakteer Desember

18 Een-Stop-Diens Hulptoonbank (X4666) No. Beskrywing van Diens Reaksietyd 1. Beantwoording van een-stop-diens aanmeldings en versoeke Binne 15 sekondes 2. Hantering van algemene en navrae 24 uur 3. Terugvoer aan Kliënt 3 dae 4. Gereelde opvolg en terugvoer Weekliks Parkering No. Beskrywing van Diens Reaksie Tydperk 1. Voertuie obstruksie wat diensonderbrekend kan wees 1 uur 2. Onwettige parkering 2 ure 3. Valboomtoegang kaarte aktiveer/de-aktiveer 2 ure 4. Belangrike parkeringsversoek bv. permanente/tydelike gestremdes 2 ure 5. Gewone parkeringsversoek 2 dae 6. Spesiale Parkeerreëlings (groepe per bus, ens.) 5 dae Desember

19 BYLAE B: Fasiliteitsbestuur Projekooreenkoms Projek nommer: Projeknaam: Terrein: Projekbeskrywing: Omvang van Werke ( scope ): Verantwoordelikhede van Fasiliteitsbestuur: Verantwoordelikhede van Kliënt: Aanvangsdatum: Verwagte voltooiingsdatum: Projekberaming: Kostepunt: Befondsingsplan: Kliënt: Posbenaming: Datum: Fasiliteitsbestuur: Posbenaming: Datum: Desember

20 Amendement 1 Kliënt: Posbenaming: Datum: Fasiliteitsbestuur: Posbenaming: Datum: Amendement 2 Kliënt: Posbenaming: Datum: Fasiliteitsbestuur: Posbenaming: Datum: Amendement 3 Kliënt: Posbenaming: Datum: Fasiliteitsbestuur: Posbenaming: Datum: Desember

21 BYLAE C: FASILITEITSBESTUUR KONTRAKTEURSBEPALINGS Alle kontrakteurs wat betrokke is by die uitvoering van projekte of herstelwerk wat deur Fasiliteitsbestuur beheer word, is onderworpe aan die volgende bepalings: 1. Alle personeellede van kontrakteurs moet ten alle tye identifikasie besit hetsy d.m.v. n oorpak met die maatskappynaam daarop of n jurk of iets soortgelyks. ʼn Voorafbepaalde naamlys van werkers word op die perseel beskikbaar gehou. 2. Die kontrakteur moet kennis neem van die parkering wat tot sy beskikking gestel word, die afleweringsarea, die toegangsdeur en die reëlings vir die beheer daarvan, die afbakening van die bouperseel, die roete in die gebou na en van die bouperseel wat streng gevolg moet word en ook die roete na kafeteria areas. 3. Indien Beskermingsdienste n werker vind wat afdwaal van die bepaalde roetes moet daar gepoog word om sy naam vas te stel om sodoende die kontrakteur te verwittig wie die skuldige individu is. 4. Na-uurse werk moet gepaardgaan met kennisgewing aan Beskermingsdienste. 5. Daar moet ten alle tye n verantwoordelike persoon op die perseel wees. 6. Alle navrae, probleme en oorskrydings moet aan die betrokke projekbestuurder van Fasiliteitsbestuur gerig word. Laasgenoemde moet sorg dat bestaande reëlings streng nagekom word. 7. Alle geboue moet as rookvrye areas beskou word, en daar sal streng opgetree word teen oortreders. 8. Die kontrakteur sal vooraf reëlings tref (minstens 1 dag) om ʼn perseel te betree. 9. Die Kontrakteur sal ten alle tye n geldige US werksopdrag in sy besit hê wanneer hy n US perseel betree. 10. Die kontrakteur sal ten alle tye eers by Fasiliteitsbestuur aanmeld wat hom sal inlaat en na die werkperseel sal neem. 11. Die kontrakteur sal: - Alle gereedskap en skoonmaakmiddels van hul eie hê. - Alle afval en bourommel wat van die spesifieke taak oorgebly het gereeld te verwyder soos bepaal by die aanvang van die werk. - Nie radio s aanskakel nie. - Respekvol optree teenoor US personeel en studente. - Die bepalings van die Wet op Beroepsgesondheid en Beroepsveiligheid ten alle tye op die perseel nakom. - Die bepalings van die Wet op Arbeidsbetrekkinge ten alle tye op die perseel nakom. Desember

22 BYLAE D: WET OP BEROEPSGESONDHEID EN BEROEPSVEILIGHEID, WET 85 VAN 1993 Definisie van bouwerk ingevolge Algemene Administratiewe Regulasies van die Wet. Bouwerk sluit in enige werk in verband met A) die oprigting, instandhouding, verbouing, opknapping, herstel, sloping of aftakeling van of aanbouing aan ʼn gebou. B) die installering, oprigting of aftakeling van masjinerie. C) die bou, instandhouding, sloping of aftakeling van enige brug, dam, kanaal, pad, treinspoor, straat, aanloopbaan, riool of waternetwerkstelsel of werk aan enige soortgelyke projek. Of D) die verskuiwing van grond, die skoonmaak van ʼn stuk grond of die maak van ʼn uitgrawing of werk aan enige soortgelyke projek. - Die bouterrein word as ʼn werkplek ingevolge Art 2 (liv) van die bogenoemde wet beskou. - Ingevolge Art 16 moet die hoof uitvoerende beampte van die kontrakteur toesien dat die Wet en Regulasies van die Wet toegepas word en is hy/sy in sy/haar persoonlike hoedanigheid verantwoordelik en aanspreeklik vir die beroepsgesondheid en veiligheid van sy werknemers en ook (ingevolge Art 9) ander persone by die werkplek. - Die hoof uitvoerende beampte kan ingevolge Art 16(2) aan persone onder sy beheer opdrag gee om hom behulpsaam te wees met die uitvoering van sy wetlike verpligtinge. - Ingevolge Art 43(5) bly regulasies van die Wet op Masjinerie en Beroepsveiligheid 1983 van krag totdat dit met nuwe regulasies vervang word. - ART 37 VAN DIE WET BEPAAL DAT N DAAD VAN VERSUIM DEUR DIE KONTRAKTEUR (AS LASHEBBER) OM NIE DIE BEPALINGE VAN DIE WETGEWING EN REGULASIES NA TE KOM NIE, KAN LEI TOT SKULDBEVINDING AAN N KRIMINELE OORTREDING. Desember

23 BYLAE E: SPESIALE BEPALINGS UNIEK TOT KLIËNT SE OMGEWING Sonder om afbreuk te doen aan die algemene bepalings van hierdie Steundiensooreenkoms, kom die Partye ooreen dat die volgende spesiale bepalings van toepassing sal wees binne die omgewing van (OMGEWING): Desember