KONSTITUSIE. Van die. Hoedspruit Plaaswag. ( die Plaaswag )

Transcriptie

1 KONSTITUSIE Van die Hoedspruit Plaaswag ( die Plaaswag ) Aangesien die aanvanklike lede ondervermeld die plaaswag as n Vrywillige Assosiasie wil stig op voorwaardes hiervan: en Aangesien die Aanvanklike Lede voorsiening wil maak vir Bykomende lede om tot die Plaaswag toe te tree of bestaande Lede om hul lidmaatskap te beëindig; Nou derhalwe kon die Aanvanklike Lede as volg ooreen: 1. Naam en Gebied: Die Plaaswag sal heet die Hoedspruit Plaaswag en sal deur die lede bedryf word vir n gebied soos van tyd tot tyd deur die Algemene Vergadering bepaal. 2. Doelstellings: Die doelstellings van die Hoedspruit Plaaswag is die beskerming van alle lewens en eiendom in sy gebied. Riglyne vir die uitvoering van die doelstellings sal tot beskikking van lede gestel word. 3. Algemene Vergadering: Die Algemene Vergadering van Lede ( AV ) sal die Hoogste Gesag wees van die Plaaswag. 3.2 by wyse van mondelingse en/of skriftelike kennisgewing byeengeroep word deur die Voorsitter van die AV en by gebrek aan n Voorsitter deur die Onder-Voorsitter en by gebrek aan n Onder-Voorsitter deur die Sekretaris en by gebrek aan n Sekretaris deur enige van die Bestuur (Portefeulje leiers) en by die gebrek aan Portefeulje leiers deur enige lid van die AV. 3.3 ten minste een keer per jaar vergader om n Voorsitter, Onder-Voorsitter, Sekretaris en Portefeulje leiers te kies en aktiwiteite vir die jaar te bepaal; 3.4 die gebied van die Plaaswag opdeel in wyke soos dit nodig mag wees met hulle afsonderlike wyksleiers; 3.5 oor alle sake van die Plaaswag besluit insluitende aanvaarding en beëindiging van lidmaatskap;

2 n kworum vorm indien ten minste 50% van die Lede op die Vergadering teenwoordig is. 3.7 n geldige besluit neem by meerderheidstem van ten minste 50% van die teenwoordige Lede; 3.8 ingeval daar nie n kworum van Lede teenwoordig is nie, by meerderheidsbesluit van Lede wie wel teenwoordig is voorlopige besluite kan neem welke voorlopige besluite op die eersvolgende AV waar daar wel n kworum van Lede teenwoordig is voorgelê moet word vir heroorweging, moontlike wysiging en moontlike bekragtiging. 4. Die Bestuur: 4.1 bestaan uit die Voorsitter, Onder-Voorsitter, Sekretaris en Portefeulje leiers voormeld; 4.2 verrig handelinge wat deur die AV aan die Bestuur opgedra word; 4.3 kan nie die AV met regshandelinge verbind nie tensy die Bestuur skriftelik by wyse van besluit daartoe gemagtig is; 4.4 sal by wyse van mondelinge en/of skriftelike kennisgewing byeengeroep word deur die Voorsitter, Onder-Voorsitter of enige Lid van die Bestuur. 4.5 n kworum vorm indien ten minste 50% van die Lede van die Bestuur op die Vergadering teenwoordig is; 4.6 neem n geldige besluit by meerderheidstem van ten minste 50% van die teenwoordige Lede; 4.7 ingeval daar nie n kworum van Lede teenwoordig is nie by meerderheidsbesluit van Lede wie wel teenwoordig is voorlopige Besluite kan neem welke voorlopige Besluite op die eersvolgende Bestuursvergadering waar daar wel n kworum van Lede teenwoordig is voorgelê moet word vir heroorweging, moontlike wysiging en moontlike bekragtiging; 4.8 moet jaarliks herkies word maar bly aan totdat n opvolgende bestuur gekies is. 5. Finansies en Administrasie: 5.1 Die AV sal van tyd tot tyd fondse hef by die Lede vir spesifieke doeleindes ( die Heffings )

3 n Lid se aanspreeklikheid teenoor die Plaaswag word beperk tot die bedrag van die Heffings wat hy verskuldig mag wees; 5.3 Buiten vir die Heffings voormeld word die aanspreeklikheid van n Lid vir die verpligtinge van die Plaaswag beperk tot R1.00; 5.4 Die Sekretaris of enige ander persoon deur die AV aangewys sal n bankrekening(s) aanhou waarin alle oorskot fondse van die Plaaswag (indien enige) gehou en belê sal word. Persone aangewys deur die bestuur mag onttrekkings uit die rekening doen; 5.5 Die Sekretaris sal jaarliks skriftelik aan die Bestuur en die Bestuur aan die AV verslag doen waarin: (i) (ii) (iii) alle ontvangstes, betalings en saldo voorhande van die fondse van die Plaaswag uiteengesit word; alle fakture, kwitansies en ander ondersteunende rekords van die Plaaswag vir die betrokke jaar daarmee saam geliasseer word; n lys van Heffings en betalings voorgelê word waarin aangetoon word welke lede hul Heffings vir die afgelope jaar betaal het en welke nie en hoeveel n Lid agterstallig mag wees; 5.6 Die Sekretaris sal alle rekords van die Plaaswag en spesifieke rekords vermeld in 5.5(i) en 5.5(ii) voormeld vir ses jaar bewaar; 5.7 Die AV kan n lid se verpligtinge om heffings te betaal gedeeltelik of in die geheel kwytskeld op humanitêre gronde; 5.8 Die AV kan vereis dat n boekhouer/rekenmeester van sy keuse die rekords van die Plaaswag nagaan om te bevestig dat dit n getroue weergawe van die Plaaswag sake is; 5.9 Skriftelike notules sal gehou word van alle besluite deur die AV en die Bestuur welke besluite deur die Voorsitter, Onder-Voorsitter en Sekretaris onderteken sal word. 6. Lede: 6.1 Lys van Aanvanklike Lede: Die Aanvanklike Lede is soos per lys deur die Voorsitter gehou ( Aanvanklike Lede )

4 Aanvullende Lede: Aanvullende Lede soos per lys deur die Voorsitter gehou bo en behalwe die Aanvanklike Lede. 7. Die Aanvanklike Bestuur: Die Aanvanklike Bestuur is soos per besluit van die AV deur die Voorsitter gehou ( Aanvanklike Bestuur ) 8. Die Aanvanklike Portefeulje en Portefeulje leiers: Die Aanvanklike Portefeulje-indeling en Portefeulje leiers van die Plaaswag is soos per besluit van die AV deur die Voorsitter gehou ( Aanvanklike Portefeulje-indeling en Portefeulje leiers ) 9. Lidmaatskap: 9.1 Afgesien van die Aanvanklike Lede kan n Bykomende Lid slegs toegelaat word tot lidmaatskap op skriftelike uitnodiging deur die AV (vorm voltooi); 9.2 Indien n Lid nie sy Heffing(s) betaal 14 dae nadat hy deur enige Lid van die Bestuur mondelings of skriftelik aangemaan is om dit te doen nie, en indien die Lid ook nie mondelings of skriftelik vra dat enige gedeelte of die geheel van sy Heffings kwytgeskeld word op humanitêre gronde nie, kan die AV die Lid se lidmaatskap sonder enige verdere kennisgewing beëindig en dieselfde deur middel van mondelinge of skriftelike kennisgewing aan hom/haar meedeel; 9.3 Indien enige Lid hom/haar skuldig maak aan optrede/weerhouding van optrede wat na die oordeel van die AV onbehoorlike gedrag is vir n Lid van die AV, kan die AV na die aanhoor van albei kante of die gee van geleentheid daarvoor sodanige Lid se lidmaatskap beëindig. 10. Regshandelinge: 10.1 alle ooreenkomste en ander regshandelinge van die Plaaswag sal aangegaan word deur n besluit van die AV en onderteken deur die Voorsitter, Onder-Voorsitter en Sekretaris; 10.2 die AV mag van sy bevoegdhede delegeer aan die Bestuur en/of die Voorsitter en/of die Sekretaris; 10.3 die Plaaswag mag in sy eie naam dagvaar en enige aksie verdedig.

5 5. Ondertekening hiervan: Vir identifikasie doeleindes sal hierdie konstitusie direk ná verkiesing van die eerste Voorsitter, Onder-Voorsitter en Sekretaris deur hulle parafeer en onderteken word met aanvaarding hiervan deur die AV. GETEKEN TE. OP HIERDIE.DAG VAN.20. VOORSITTER.. ONDER-VOORSITTER SEKRETARIS