PROSEDURE VIR DIE OPNAME EN MONITERING VAN KRINGTELEVISIEBEELDE EN DIE BEWARING EN HANTERING DAARVAN

Transcriptie

1 1 PROSEDURE VIR DIE OPNAME EN MONITERING VAN KRINGTELEVISIEBEELDE EN DIE BEWARING EN HANTERING DAARVAN INLEIDING Die US maak gebruik van kringtelevisie ter ondersteuning van sekuriteitspatrollies op al die kampusse. Kringtelevisie kameras word reeds gebruik om veilige beweging van studente in die strate op kampus te monitor, terwyl kameras ook gebruik word om beelde op te neem in die voorportale van koshuise en ander US geboue. Daar word beplan om uiteindelik ʼn omvattende kamera netwerk regoor die kampus te vestig om beelde op te neem en te monitor ter bevordering en kontrole oor sekuriteitsdienste. DOEL Die doel van die prosedure is om prosedures te dokumenteer wat gevolg word om kringtelevisie beelde op te neem, te bewaar en beskikbaar te stel aan omgewingshoofde of die SAPD sodat dit voldoen aan die professionele, etiese, wetlike en normatiewe privaatheidsverwante verwagtinge van die breër kampusgemeenskap. INHOUD 1. Brondokumente 2. Kuratorskap 3. Privaatheid 4. Verdagte optrede 5. Argivering 6. Registers 7. Prosedure vir nie nakoming van die beleid. 1. BRONDOKUMENTE Hierdie prosedure erken en onderskraag die volgende brondokumente: 1.1 Die bepalings van die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting ( Inligtingswet );

2 2 1.2 Die bepalings van die Wet op die Reëling van Onderskepping van Kommunikasies en Verstrekking van Kommunikasie-verwante Inligting ( RICA ). 1.3 Die Wetsontwerp op die Beskerming van Inligting ( Privaatheidswet ). 1.4 Die algemene beginsels wat betrekking het op en inhoud gee aan die reg op privaatheid soos bepaal deur die gemene reg. 2. KURATORSKAP 2.1 Oorsig. Kuratorskap verwys na die institusionele eienaarskap van alle beeldmateriaal wat deur die US kringtelevisie kameras en opgeneem gestoor word. 2.2 Institusionele kuratorskap. Fasiliteitsbestuur (FB) is die institusionele kurator van alle US beeldmateriaal. Institusionele kuratorskap behels die volgende: FB tree op as oorhoofse kurator van alle beeldmateriaal. FB motiveer die aanstellings van subkurators aan die Universiteit Stellenbosch Sekuriteitskomitee (USSK) subkomitee verantwoordelik vir kringtelevisie. FB stel subkurators skriftelik aan. FB hou sentrale register van aangestelde subkurators. 2.3 Subkurators. ʼn Spesifieke aangewese persoon binne ʼn US omgewings wat die omgewing se kringtelevisie kameras bestuur en/of oor moniteringstoerusting beskik om die beelde te kan monitor of regte het om kopieë daarvan te kan maak, kan as ʼn subkurator aangestel word ʼn Sub-kuratorskap word aangestel op gesag van die US Sekuriteitskomitee (USSK) deur die CCTV subkomitee. Subkurators word aangestel slegs op aanbeveling van die betrokke omgewingshoof. ʼn Subkurator tree op as kurator van alle beelde wat deur die omgewing se toerusting opgeneem word. ʼn Subkurator sien toe dat die beleid oor die opname en monitering van kringtelevisie beelde nougeset nagekom word.

3 3 Subkurators moet enige afwykings van die beleid of insidente wat verband hou met die voldoening aan die beleid of hierdie prosedure, so spoedig moontlik maar binne drie werksdae, aan die Fasiliteitsbestuur Opskamerbestuurder per e-pos rapporteer. 3. PRIVAATHEID 3.1 Oorsig. Kringtelevisiemonitering word gebruik as afskrikmiddel vir ongemagtigde gedrag en misdaad, en om die US-gemeenskap en USeiendom te beveilig en te beskerm. Sodanige beveiliging en beskerming behels dat US-fasiliteite en -toerusting gemoniteer word en dat openbare kampusareas, omliggende strate en wandelpaaie gepatrolleer word. Dit beteken dat personeel, studente en besoekers noodwendig ook gemonitor word. Monitering word beperk tot aksies wat nie die redelike verwagting van privaatheid oorskry nie. Kringtelevisiemonitering in huisvestingsfasiliteite word tot ingange, gange, openbare ruimtes en fietsloodse beperk. Geen privaat kamers of kleedkamers mag gemonitor word nie. 3.2 Maatreëls ter behoud en bevordering van privaatheid Dit is streng verbode om kringtelevisiebeelde aan te wend vir enige ander redes as wat in die beleid vermeld word Kringtelevisiemonitering moet op ʼn professionele, etiese en wettige wyse onder verantwoordelike toesig gedoen word. Kringtelevisieoperateurs en -administrateurs moet hulle deur die ondertekening van ʼn vertroulikheidsverklaring tot die gemelde bepalings verbind, asook tot ander bepalings van hierdie beleid waar van toepassing Monitering mag nie diskriminerend toegepas word deur ras, geslag, seksuele oriëntasie, nasionaliteit of gestremdheid as motivering vir monitering te gebruik nie Monitering moet geskied in ooreenstemming met die bepalings van die Beleid oor die Opname en Monitering van Kringtelevisiebeelde, asook ander relevante US-beleide, soos die Beleid oor Seksuele Teistering en die Dissiplinêre Beleid.

4 Monitering mag sover moontlik slegs fokus op persone wie se gedrag redelikerwys op ongemagtigde of kriminele optrede dui deur monitering te beperk tot verdagte optredes Die volgende riglyne dien as aanduiding van verdagte optrede en word oordeelkundig deur sekuriteitspersoneel toegepas om verdagte omstandighede te identifiseer Die posisionering van kameras waar buitestaanders se onroerende eiendom binne beeld val moet sover moontlik beperk word. Waar sodanige onroerende eiendom wel direk binne beeld val, moet die betrokke partye se toestemming vooraf bekom word Eksterne partye, soos die SAPD en privaat ondersoekers, kan aansoek doen dat beeldmateriaal aan hulle beskikbaar gestel word. Daarvoor moet hulle ʼn volledige skriftelike motivering aan die Direkteur: Risiko en Beskermingsdienste rig. Sodanige beeldmateriaal mag beskikbaar gestel word slegs nadat die USSK daartoe toegestem het en met die Direkteur: Regsdienste oorleg gepleeg is Die besigtiging van sensitiewe beeldmateriaal word beperk tot diegene wat by die bepaalde ondersoek betrokke is, volgens die uitsluitlike diskresie van die Direkteur: Risiko en Beskermingsdienste en die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur In alle gevalle waar ʼn geregshof of toepaslike wetgewing met jurisdiksie oor die US die openbaarmaking van beeldmateriaal gelas, sal die USSK se komitee verantwoordelik vir kringtelevisie, in oorleg met die Direkteur: Regsdienste, daaraan gehoor gee. Veranderde omstandighede of wetgewing mag dit van tyd tot tyd nodig maak om die beleid te wysig. Sodanige wysigings moet volgens die US se bestaande goedkeuringsmeganismes vir beleidswysigings hanteer word. 4. VERDAGTE OPTREDE Kameras word gemonitor en beeldmateriaal word nagegaan ter wille van die identifisering van persone wat verdag optree of wat ʼn misdaad beplan of pleeg. Die volgende is onder andere aanduidings van verdagte optrede wat monitering regverdig.

5 5 4.1 ʼn Persoon wat doelloos rond dwaal/staan/kyk. 4.2 ʼn Persoon sonder ooglopende rede vir sy/haar teenwoordigheid ronddwaal of rondstaan en/of ʼn persoon wat aggressief optree wanneer navraag gedoen word oor die redes vir sy/haar teenwoordigheid. 4.3 ʼn Persoon wat peuter aan ʼn fiets se slot, in ʼn voertuig loer of ʼn gebou betree sonder dat hy belang daar het. 4.4 Indien dit blyk dat ʼn persoon onder die invloed van drank of dwelmmiddels is deurdat hy/sy onvas op sy/haar voete is, na drank ruik en/of met aangetaste spraak praat. 3.3 Indien dit voorkom dat ʼn persoon sy identiteit deur sy kleredrag wil verbloem deur byvoorbeeld ʼn kappie of hoody oor sy/haar kop te trek of ʼn groot jas dra waaronder ʼn wapen of gesteelde eiendom verberg kan word, veral as die kleredrag nie by die seisoen op persoon pas nie. 3.4 ʼn Persoon wat uitkenbare dele van sy voorkoms soos ou beserings of tatoeëermerke bedek of poog om dit te bedek. 3.5 Die persoon wat in kenmerkende skollie taal praat of skollie-styl skoorvoet stap en/of met sy hande diep in sy sakke stap terwyl hy verbygangers dophou. 3.6 ʼn Persoon wat verdag optree op grond van een of meer van bogenoemde eienskappe en dan skielik voorgee of hy besig is indien iemand hom dophou, waarneem of nader. 4 ARGIVERING 4.1 Oorsig. Alle kamerabeelde word primêr op die Stellenbosch Universiteit Informasietegnologie bedieners geargiveer. Buiten primêre argivering is dit ook moontlik dat beeldmateriaal op ander stoorspasies soos interne en eksterne hardeskywe, laserskywe of geheuestokkies gestoor word. Argivering moet saamgelees word met die dele van die prosedure wat kuratorskap en behoud van privaatheid omskryf. 5 REGISTER VAN US KRINGTELEVISIE STELSELS 5.1 Oorsig. Die volgende registers het ten doel om te dien as rekords van die US se kringtelevisie kurators, kameras en fasiliteite en beelde wat gestoor word.

6 6 Die registers word deur die Fasiliteitsbestuur Opskamerbestuurder bygehou en maandeliks deur die Direkteur: Risiko en Beskermingsdienste nagegaan en geoudit Register van kameras, moniteringsfasiliteite en subkurators. In hierdie register word rekord gehou van een en elke kameras wat deel vorm van die US se totale CCTV netwerk, sowel as wie die aangestelde subkurator is Register van gestoorde beelde. In hierdie register word aangeteken watter beelde op watter media anders as die IT bedieners gestoor word, tesame met die datum, tyd, rede en aan wie die beeldmateriaal verskaf is. 6 PROSEDURE VIR NIE NAKOMING VAN DIE BELEID Indien die beleid of dele daarvan nie nagekom word nie, volg die volgende prosedure: 6.1 ʼn Ondersoek na die voorval word in opdrag van die HD:FB of sy gedelegeerde gedoen om te bepaal of daar doelbewuste oortredings, nalatigheid of versuim betrokke was en of enige persoon aanspreeklik gehou moet word. 6.2 ʼn Verslag met aanbevelings oor die nienakoming word deur die Dir. R&BD na die HD:FB gerig vir beslissing, afhandeling of verwysing na die USSK.